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GaroonとLINE WORKSの連携で、承認待ち申請データの通知を自動化し、業務効率を向上させることが期待できます。
本記事では、ノーコードツールYoomを活用して、毎日決まった時間にGaroonの申請待ちデータを取得し、自動でLINE WORKSに通知されるよう設定する方法と、そのメリットについて詳しくご紹介します。
手間を省き、承認待ち申請データを効率よく管理しましょう。
・GaroonとLINE WORKSを業務で活用している方
・承認プロセスの迅速化や効率化を検討している管理者
・申請データの確認やフォローが滞りがちな承認者
・業務データを活用してフロー改善を目指す方
・リモートワーク環境で承認業務の効率化を模索している方
従来、申請者は承認が下りるまでに何度も状況を確認し、承認担当者は承認待ちの申請がないかを手動でチェックする必要がありました。
しかし、この自動化により、毎日Garoonで承認待ちの申請データが取得され、LINE WORKSに自動で通知が届くため、担当者は通知だけで申請状況を把握できます。
例えば、毎日数十件の経費精算申請があり、経理部門が手動でGaroonを確認して申請を処理していた場合、この自動化を導入することで、承認作業を効率的に進めることができ、作業負担が軽減されるでしょう。
これにより、担当者は承認作業に煩わされることなく、重要な業務に集中できる環境が整います。
LINE WORKSの通知機能を活用することで、承認者がGaroonにおける申請データを見落とすリスクを防げます。
特に多忙な業務の中では、システムに届く承認依頼を確認し忘れることが多々あります。
ですが、LINE WORKSを通じて毎日通知が届くことで、こうした課題を解消できます。
例えば、契約書の承認や、期限が決まっている稟議書の処理など、見落としがビジネスに影響を与える場面でも、この自動化を利用することで承認漏れのリスクを減らすことができるでしょう。
承認待ちの申請データを毎日LINE WORKSで通知することで、業務フローの進捗が把握でき、改善点の分析が可能になります。
これにより、申請から承認までの時間や、承認者ごとの処理速度など、業務のパフォーマンスを数値化しやすくなります。
従来、手動で進捗を追う場合、遅延やボトルネックが発生しても気づきにくいですが、このフローにより、どの部分で遅れが生じているのかを簡単に把握できるでしょう。
例えば、特定の承認者に依頼が偏り、プロセスが滞っている場合には、申請ルートの見直しや追加の承認者設定といった対策を講じることが期待できます。。
また、承認プロセスの中で手続きが重複していた部分を簡素化したり、承認者を適切に分担したりすることで、申請処理が迅速化し、全体の業務効率の向上が見込めるでしょう。
このように、業務進捗を把握し分析することは、改善策を効果的に導入することにつながります。
[Yoomとは]
ここまで、GaroonとLINE WORKSの連携によるメリットを紹介してきました。
それでは早速、Yoomを使って今回使用するアプリを連携しましょう!
マイアプリ登録が完了したあと、「毎日Garoonで承認待ちの申請データを取得しLINE WORKSに通知する」フローボットを作成していきます。
■概要
毎日Garoonで承認待ちの申請データを取得しLINE WORKSに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Garoonのワークフローを使用して業務を行う企業
・担当者や進行状況の可視化によって効率的に業務進行したい方
・業務フローによって作業軽減を期待している方
2.LINE WORKSを主な連絡手段として利用している企業
・社内のコミュニケーションツールとして情報の共有に使用している方
■このテンプレートを使うメリット
Garoonは社内の情報共有の円滑化が期待できるグループウェアです。
またワークフローを活用することで業務の円滑化も実現でき、企業全体の業務効率化に繋がります。
しかし承認待ちとなっている申請データの確認を毎日行うのは、業務フローの改善を阻害する可能性があります。
このフローを使用することで、承認待ちのワークフローの情報を自動で取得するだけでなくLINE WORKSに概要を通知することができます。
これによってチーム内へのリマインドを行い、滞りなく業務を進行させることにつながります。
業務進行を円滑化することによって社内全体の生産性向上へと繋げていくことができます。
■注意事項
・Garoon、LINE WORKSのそれぞれとYoomを連携してください。
今回は、以下のプロセスです。
一緒に設定していきましょう!
マイアプリ連携を先にしておくと、後の設定がスムーズに進みます。
まず、ご利用中のGaroonとYoomを連携していきます。
Yoomページの左側からマイアプリ→新規接続を選択します。
Garoonと検索し、以下の画面で必須項目を登録してください。
ログイン名はGaroon右上歯車マークを選択し、cybozu.com共通管理から確認できます。
組織とユーザーの設定画面に進み、赤枠の欄からご自身のログイン名を探してください。
続いてLINE WORKSと検索してください。
こちらを参考に、必須項目の設定をお願いします。
Garoon・LINE WORKSがマイアプリに連携されていればOKです。
今回はこのテンプレートを使用して進めます。
■概要
毎日Garoonで承認待ちの申請データを取得しLINE WORKSに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Garoonのワークフローを使用して業務を行う企業
・担当者や進行状況の可視化によって効率的に業務進行したい方
・業務フローによって作業軽減を期待している方
2.LINE WORKSを主な連絡手段として利用している企業
・社内のコミュニケーションツールとして情報の共有に使用している方
■このテンプレートを使うメリット
Garoonは社内の情報共有の円滑化が期待できるグループウェアです。
またワークフローを活用することで業務の円滑化も実現でき、企業全体の業務効率化に繋がります。
しかし承認待ちとなっている申請データの確認を毎日行うのは、業務フローの改善を阻害する可能性があります。
このフローを使用することで、承認待ちのワークフローの情報を自動で取得するだけでなくLINE WORKSに概要を通知することができます。
これによってチーム内へのリマインドを行い、滞りなく業務を進行させることにつながります。
業務進行を円滑化することによって社内全体の生産性向上へと繋げていくことができます。
■注意事項
・Garoon、LINE WORKSのそれぞれとYoomを連携してください。
テンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしましょう。
Yoomをお使いの方はログインして、初めての方は会員登録をお願いします。
そのまま進むと、ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされています。
テンプレート名は、必要に応じて変更してください。
左側のマイプロジェクトをクリックすると先ほどコピーしたテンプレートが表示されます。
右側の三点リーダー(...)をクリックし、編集するを選択しましょう。
それでは、スケジュールトリガーを設定していきます。
「指定したスケジュールになったら」を選択します。
デフォルトの曜日と時刻で問題なければ保存しましょう。
続いて「【ワークフロー】承認待ちの申請データ一覧を取得」をクリックしましょう。
連携するアカウント情報の確認をお願いします。
次に進み、項目の設定を行います。
※1つのフローボットにつき1つのフォームIDに対して、申請データの取得ができます。
（例：有給休暇と残業申請について申請データの取得がしたい場合、それぞれについてのフローボットが必要）
申請フォームの一覧が出るので、サンプルフォームより選択してください。
今回は給与関連→有給休暇を使います。
有給休暇およびその他休暇申請・欠勤届をクリックします。
以下の画面のアドレスバーに表示されているURLの最後のほうに「fid=●●」とあるので、その●●をフローボット内申請フォームIDに入力します。
ここで以下のように、Garoonテスト申請を行ってください。
申請できたらフローボットに戻り、テストします。
アウトプットにGaroonの承認待ち申請内容が反映したら保存します。
続いて「トークルームにメッセージを送信」をクリックします。
ボットID・トークルームIDの設定をお願いします。
メッセージはアウトプットを使用し、設定します。
こちらもテストをして、成功したら保存しましょう。LINE WORKS側では、このように表示されます。
ここまでお疲れ様でした。
プログラミングに詳しくない私でも、簡単に進めることができました。
今回使用したフローボットはこちら↓
■概要
毎日Garoonで承認待ちの申請データを取得しLINE WORKSに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Garoonのワークフローを使用して業務を行う企業
・担当者や進行状況の可視化によって効率的に業務進行したい方
・業務フローによって作業軽減を期待している方
2.LINE WORKSを主な連絡手段として利用している企業
・社内のコミュニケーションツールとして情報の共有に使用している方
■このテンプレートを使うメリット
Garoonは社内の情報共有の円滑化が期待できるグループウェアです。
またワークフローを活用することで業務の円滑化も実現でき、企業全体の業務効率化に繋がります。
しかし承認待ちとなっている申請データの確認を毎日行うのは、業務フローの改善を阻害する可能性があります。
このフローを使用することで、承認待ちのワークフローの情報を自動で取得するだけでなくLINE WORKSに概要を通知することができます。
これによってチーム内へのリマインドを行い、滞りなく業務を進行させることにつながります。
業務進行を円滑化することによって社内全体の生産性向上へと繋げていくことができます。
■注意事項
・Garoon、LINE WORKSのそれぞれとYoomを連携してください。
1.Garoonでワークフローが承認されたらLINE WORKSに通知するフローです。
ワークフローが承認されるたび、手動で通知していた方におすすめです。
承認されたか何度も確認に行く手間が省けますね。
■概要
Garoonでワークフローが承認されたらLINE WORKSに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.メールの内容を迅速にチームメンバーと共有する必要がある方
プロジェクトマネージャーやチームリーダー
カスタマーサポート担当者や営業担当者
2.手動でのメール転送や情報共有を減らし、自動化したいと考えている方
業務の自動化や効率化を目指している中小企業の経営者
メール対応のスピードを上げたいカスタマーサービスマネージャー
3.GaroonとLINE WORKSを併用しているチーム
・Garoonで申請・承認業務を行い、LINE WORKSでコミュニケーションを行っている方
・承認完了をLINE WORKSでリアルタイムに通知し、迅速な対応を促したい方
・承認状況を手軽に確認したい方
■このテンプレートを使うメリット
・Garoonで承認が完了したら、自動でLINE WORKSに通知されるため、手作業での通知が不要となり業務効率が向上します。
・承認の状況や次のステップについて即座に把握でき、迅速な対応が可能となります。
・承認情報をLINE WORKSで共有することで、チームメンバーへの情報伝達がスムーズになります。
・LINE WORKSへの通知内容や通知先のトークルームなどを自由に設定できるため、個々のニーズに合わせてカスタマイズすることができます。
■注意事項
・Garoon、LINE WORKSそれぞれとYoomを連携してください。
2.Garoonでカレンダーに予定が登録されたらLINE WORKSに通知するフローです。
このフローを使えば予定を自動で通知してくれるので、予定の見逃しを防ぐことができます。
通知内容もカスタマイズできるので、必要な情報だけを通知できます。
■概要
Garoonでカレンダーに予定が登録されたらLINE WORKSに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.社内ツールとしてGaroonを導入している企業
・Garoonのカレンダーで予定を管理している方
・Garoonで新しく追加された予定をなるべく早く把握したい方
2.LINE WORKSを社内のコミュニケーションツールとして採用している企業
・チームへの共有として新しく追加された予定をLINE WORKSで通知したい方
・予定されている会議の把握漏れを防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
Garoonのカレンダー機能は会議や商談などの予定を管理する上で非常に便利な機能です。
しかし、Garoonにいつの間にか予定が登録されていて、会議があることに直前まで気づかなかったという経験はないでしょうか。
そんな時にこのテンプレートがおすすめです。
このテンプレートを利用すると、Garoonに新しく登録された予定と連動してLINE WORKSに自動で通知が送られます。
これにより、迅速に会議や商談の情報を把握でき、予定されている日までに適切な準備が可能になります。
結果として、商談の成約率アップや会議の質が向上するでしょう。
■注意事項
・GaroonとLINE WORKSのそれぞれとYoomを連携してください。
・LINE WORKSのマイアプリ連携方法はこちらをご参照ください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
3.Garoonで予定が登録されたらLINE WORKSのカレンダーに予定を登録するフローです。
こちらはLINE WORKSのカレンダーで予定管理している方におすすめです。
二重で予定管理をする手間が省けます。
■概要
Garoonで新しい予定が登録されたらLINE WORKSのカレンダーにも予定を追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.複数のカレンダーを同期させる必要がある方
2.手動でのスケジュール登録を減らし、自動化したいと考えている方
3.GaroonとLINE WORKSを日常的に活用している方
■このテンプレートを使うメリット
・予定を二重で管理する必要がなくなるため手動での情報入力や更新作業が削減されま、作業のミスや漏れが少なくなり、管理者やユーザーの作業効率が向上します。
・Garoonで登録した予定がすぐにLINE WORKSに反映されるため、チーム全体が最新の情報を共有することができ会議の重複予防やスケジュールの調整がスムーズに行えます。
■注意事項
・Garoon、LINE WORKSそれぞれとYoomを連携してください。
今回は「毎日Garoonで承認待ちの申請データを取得しLINE WORKSに通知する」フローボットを紹介しました。
GaroonとLINE WORKSを連携して承認待ち申請データの通知を自動化することで、業務効率の大幅な向上が期待できます。
特にノーコードツールYoomを活用することで、複雑な設定を簡単に行うことができ、業務負担の軽減や申請データの見落とし防止、業務フローの改善に役立つでしょう。
結果として、企業全体の運営効率を向上させることが見込めます。
ぜひ、この機会にYoomを使ったGaroonとLINE WORKSの連携を試してください。
