GaroonとLINE WORKSを連携して、毎日Garoonで承認待ちの申請データを取得しLINE WORKSに通知する方法

今回は、以下のプロセスです。
一緒に設定していきましょう!

• GaroonとLINE WORKSをマイアプリ連携する。
• テンプレートをコピーする。
• フロー起点のGaroonのトリガー設定と、その後のLINE WORKSのオペレーション設定を行う。
• トリガーボタンをONにして、GaroonとLINE WORKSの連携フローの動作確認をする。

ステップ1:マイアプリ連携

マイアプリ連携を先にしておくと、後の設定がスムーズに進みます。
まず、ご利用中のGaroonとYoomを連携していきます。
Yoomページの左側からマイアプリ→新規接続を選択します。

Garoonと検索し、以下の画面で必須項目を登録してください。

ログイン名はGaroon右上歯車マークを選択し、cybozu.com共通管理から確認できます。

組織とユーザーの設定画面に進み、赤枠の欄からご自身のログイン名を探してください。

続いてLINE WORKSと検索してください。
こちらを参考に、必須項目の設定をお願いします。

Garoon・LINE WORKSがマイアプリに連携されていればOKです。

ステップ2:トリガーやアクションを設定

今回はこのテンプレートを使用して進めます。

テンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしましょう。
Yoomをお使いの方はログインして、初めての方は会員登録をお願いします。
そのまま進むと、ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされています。
テンプレート名は、必要に応じて変更してください。
左側のマイプロジェクトをクリックすると先ほどコピーしたテンプレートが表示されます。
右側の三点リーダー(...)をクリックし、編集するを選択しましょう。

それでは、スケジュールトリガーを設定していきます。
「指定したスケジュールになったら」を選択します。
デフォルトの曜日と時刻で問題なければ保存しましょう。

続いて「【ワークフロー】承認待ちの申請データ一覧を取得」をクリックしましょう。
連携するアカウント情報の確認をお願いします。
次に進み、項目の設定を行います。
※1つのフローボットにつき1つのフォームIDに対して、申請データの取得ができます。
（例：有給休暇と残業申請について申請データの取得がしたい場合、それぞれについてのフローボットが必要）

• 申請フォームID:Garoon内右上歯車マーク→Garoon システム管理→各アプリケーションの管理→ワークフロー→申請フォームの一覧から取得可能です。

申請フォームの一覧が出るので、サンプルフォームより選択してください。
今回は給与関連→有給休暇を使います。
有給休暇およびその他休暇申請・欠勤届をクリックします。

以下の画面のアドレスバーに表示されているURLの最後のほうに「fid=●●」とあるので、その●●をフローボット内申請フォームIDに入力します。

ここで以下のように、Garoonテスト申請を行ってください。

申請できたらフローボットに戻り、テストします。
アウトプットにGaroonの承認待ち申請内容が反映したら保存します。

続いて「トークルームにメッセージを送信」をクリックします。
ボットID・トークルームIDの設定をお願いします。

メッセージはアウトプットを使用し、設定します。

こちらもテストをして、成功したら保存しましょう。LINE WORKS側では、このように表示されます。

ここまでお疲れ様でした。
プログラミングに詳しくない私でも、簡単に進めることができました。

今回使用したフローボットはこちら↓

Garoon・LINE WORKSを使ったその他の自動化例

1.Garoonでワークフローが承認されたらLINE WORKSに通知するフローです。

ワークフローが承認されるたび、手動で通知していた方におすすめです。
承認されたか何度も確認に行く手間が省けますね。

2.Garoonでカレンダーに予定が登録されたらLINE WORKSに通知するフローです。

このフローを使えば予定を自動で通知してくれるので、予定の見逃しを防ぐことができます。
通知内容もカスタマイズできるので、必要な情報だけを通知できます。

3.Garoonで予定が登録されたらLINE WORKSのカレンダーに予定を登録するフローです。

こちらはLINE WORKSのカレンダーで予定管理している方におすすめです。
二重で予定管理をする手間が省けます。

まとめ

今回は「毎日Garoonで承認待ちの申請データを取得しLINE WORKSに通知する」フローボットを紹介しました。
GaroonとLINE WORKSを連携して承認待ち申請データの通知を自動化することで、業務効率の大幅な向上が期待できます。
特にノーコードツールYoomを活用することで、複雑な設定を簡単に行うことができ、業務負担の軽減や申請データの見落とし防止、業務フローの改善に役立つでしょう。
結果として、企業全体の運営効率を向上させることが見込めます。

ぜひ、この機会にYoomを使ったGaroonとLINE WORKSの連携を試してください。