GaroonとLINE WORKSを連携し、予定が登録されたら自動で通知する方法とメリット

ステップ1：GaroonとLINE WORKSをマイアプリ連携

まず、GaroonとLINE WORKSをマイアプリに登録しましょう。
Yoomにログイン後、左側の「マイアプリ」から「+新規接続」をクリックしてください。

次に表示される「アプリ一覧」からGaroonを検索しクリックしてください。‍

次に「アカウント名」と「アクセストークン」を入力します。
「アカウント名」には利用したいアカウントのメールアドレスを入力してください。
「アクセストークン」には「アカウント名:パスワード」をBase64形式にエンコードした文字列を入力してください。
各項目の入力が完了したら、「追加」をクリックしてください。

アプリ一覧からLINE WORKSを検索しクリックしてください。

次の画面ではLINE WORKSのDeveloper Consoleから取得した「クライアントID」と「クライアントシークレット」を入力してください。
「スコープ」に入力する値はLINE WORKSのプランによって異なるため、確認して設定してください。
※LINE WORKS(API2.0)のCallback設定方法はこちらをご参照ください。
各項目の入力が完了したら「追加」をクリックしましょう。

ステップ2：トリガーを設定

まずは、フローボットのテンプレートをコピーします。
以下のバナーの「試してみる」をクリックしてコピーしてください。

‍

コピーができたら「OK」をクリックして、フローボットの設定画面に移りましょう。

次はGaroonのトリガー設定を行っていきます。
「予定が登録されたら」をクリックしてください。

次は、タイトルの任意編集とアカウント情報の確認をします。
「Garoonと連携するアカウント情報」で正しいアカウントが選択されているか確認しましょう。
複数のアカウントを所有している場合、別のアカウントが選択されている場合があります。
「タイトル」は任意で編集可能です。一方で「トリガーアクション」は変更せずに「次へ」をクリックしてください。

次にAPI接続設定を行います。
「トリガーの起動間隔」は5分、10分、15分、30分、60分から選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
「サブドメイン」はGaroonのURLから取得してください。
設定が完了したら「テスト」をクリックし、Garoonのカレンダー情報を取得できるか確認しましょう。

情報が取得できると、「アウトプット」にてGaroonに登録されている最新のカレンダー情報が取得できます。最後に「保存する」をクリックしましょう

ステップ3：アクションを設定

次にLINE WORKSのアクション設定を行っていきます。
「トークルームにメッセージを送信」をクリックしてください。

先ほどと同様、タイトルの任意編集とアカウント確認を行います。
アクションは変更せず「次へ」をクリックして先に進みましょう。

次にLINE WORKSのBOTやメッセージに関する設定を行なっていきます。
「ボットID」はDeveloper Consoleで作成したボットのIDを入力してください。
「トークルームID」はLINE WORKSのトーク画面、またはトークルーム作成時に確認できるチャンネルIDを入力してください。
「メッセージ」では、自動送信される内容を編集できます。テキストボックスをクリックすると先ほどGaroonから取得した情報を引用できます。
各項目の入力が完了したら「テスト」をクリックしましょう。
テストに成功すると、LINE WORKSのトークルームにメッセージが送信されます。
メッセージ等の確認ができたら「保存する」をクリックしてください。

最後にトリガーをONに設定すれば、フロー稼働の準備が完了します。
これで、Garoonのカレンダーに予定を登録すると、LINE WORKSに通知が自動送信されるようになりました。

Groonを使ったその他の自動化例

1. Garoonのカレンダーに予定が更新されたら、Googleカレンダーの予定も更新する

こちらは、GaroonとGoogleカレンダーを連携し、双方で予定の確認ができるフローです。
Garoonのみの更新作業となるため、二重操作が不要になるだけでなく、情報の正確性も向上し、結果としてスケジュール管理の効率化に寄与します。

2. Garoonでワークフローが承認されたらLINE WORKSに通知する

こちらは、Garoon内での承認をLINE WORKSに自動通知するフローです。
手動での報告作業が不要となり、承認ステップの迅速化と円滑なチーム連携が図れます。

3. Garoonで緊急度の高いワークフローが承認されたらSMSLINKに通知する

こちらは先ほどのフローと類似していますが、Garoon内で緊急度の高いワークフローが承認されたらSMSLINKで自動通知するフローです。
SMSLINKを連携することで電話番号宛に通知が送信されるため、管理部門内での連絡に活用できるでしょう。

まとめ

自動通知機能を活用すれば、個別連絡の手間を省き、スケジュールの見逃しを防げます。
これにより、チーム間の連携がスムーズになります。
これまで時間を費やしていた予定の管理や個別通知から開放されませんか？

プログラミング不要で簡単に導入できるため、ぜひ試してみてください。