2024/11/22
アプリ同士の連携方法

GaroonとLINE WORKSを連携し、Garoonに登録した予定をLINE WORKSに自動通知する方法

s.miyamoto
GaroonとLINE WORKSを連携イメージ

目次

会議や面談のスケジュール管理や連絡に時間がかかっていませんか?
Garoonに登録した予定をLINE WORKSに自動通知するアプリ連携を利用することで、手動作業の大半を省くことが可能になります。
この記事では、プログラミング不要で手軽にアプリを連携する方法と具体的なメリットを解説します。
スケジュールの自動通知で時間を有効活用しましょう。ぜひ最後までご覧ください。

こんな方におすすめ

・GaroonとLINE WORKSを用いてスケジュール管理をしているが、情報連携に課題を感じている管理者
・GaroonとLINE WORKSのAPI連携を検討しているシステム管理者やIT担当者
・複数拠点やリモートワーク環境で、効率的なスケジュール共有手段を探しているチームリーダー
・会議やタスクの見逃しを防ぎ、業務効率化を目指したいプロジェクトマネージャー

GaroonとLINE WORKSの連携メリットと具体例

メリット1: スケジュール共有の効率化

Garoonに予定を登録するとLINE WORKSへスピーディーに通知され、関係者全員が迅速にスケジュールを把握できます。
たとえば、会議や商談などの重要な予定が登録された場合、メールや電話での連絡が不要になるため、スケジュール共有のタイムラグ解消に繋がります。
この自動化により、会議に向けた準備などの対応スピード向上に期待できるでしょう。

メリット2: 個別連絡を効率化

プロジェクトチームや部署間での連携が必要な場合、Garoonの予定がLINE WORKSで通知されることで、個別タスクの進行状況や会議スケジュールの可視化に繋がります。
たとえば、Garoonでプロジェクトの進捗会議が追加されると、参加者全員がLINE WORKSで簡単に予定を確認でき、個別連絡の手間が省けます。
これにより、チーム間の連携強化が期待できます。特にリモートワークや複数拠点での業務が多い場合に有効です。

メリット3: スケジュールの見逃しを防ぐ

Garoonの予定通知をLINE WORKSで受け取れる仕組みはスケジュールの抜け漏れを防ぎ、重要な会議や商談、締切が近いタスクなどを見逃すリスクが低減されます。
たとえば、会議に参加予定の従業員が時間や場所を忘れてしまうといったケースを防止でき、個人と組織全体の信用性向上に寄与することでしょう。
結果的に予定通りの業務遂行が可能となり、会社規模で生産性の向上が期待できます。

GaroonとLINE WORKSの連携フローの作り方

大まかな流れは以下となります。
・GaroonとLINE WORKSをマイアプリ連携
・テンプレートをコピーする
・Garoonでトリガーを設定し、LINE WORKSでアクションを設定する
・トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了
Yoomに登録済みの方はログインを、登録していない方は無料登録をしアプリ連携の設定をしていきましょう。
[Yoomとは]

ステップ1:GaroonとLINE WORKSをマイアプリ連携

まず、GaroonとLINE WORKSをマイアプリに登録しましょう。
Yoomにログイン後、左側の「マイアプリ」から「+新規接続」をクリックしてください。

次に表示される「アプリ一覧」からGaroonを検索しクリックしてください。‍

次に「アカウント名」と「アクセストークン」を入力します。
「アカウント名」には利用したいアカウントのメールアドレスを入力してください。
「アクセストークン」には「アカウント名:パスワード」をBase64形式にエンコードした文字列を入力してください。
各項目の入力が完了したら、「追加」をクリックしてください。

アプリ一覧からLINE WORKSを検索しクリックしてください。

次の画面ではLINE WORKSのDeveloper Consoleから取得した「クライアントID」と「クライアントシークレット」を入力してください。
「スコープ」に入力する値はLINE WORKSのプランによって異なるため、確認して設定してください。
※LINE WORKS(API2.0)のCallback設定方法はこちらをご参照ください。
各項目の入力が完了したら「追加」をクリックしましょう。

ステップ2:トリガーを設定

まずは、フローボットのテンプレートをコピーします。
以下のバナーの「試してみる」をクリックしてコピーしてください。

コピーができたら「OK」をクリックして、フローボットの設定画面に移りましょう。


次はGaroonのトリガー設定を行っていきます。
「予定が登録されたら」をクリックしてください。


次は、タイトルの任意編集とアカウント情報の確認をします。
「Garoonと連携するアカウント情報」で正しいアカウントが選択されているか確認しましょう。
複数のアカウントを所有している場合、別のアカウントが選択されている場合があります。
「タイトル」は任意で編集可能です。一方で「トリガーアクション」は変更せずに「次へ」をクリックしてください。


次にAPI接続設定を行います。
「トリガーの起動間隔」は5分、10分、15分、30分、60分から選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
「サブドメイン」はGaroonのURLから取得してください。
設定が完了したら「テスト」をクリックし、Garoonのカレンダー情報を取得できるか確認しましょう。


情報が取得できると、「アウトプット」にてGaroonに登録されている最新のカレンダー情報が取得できます。最後に「保存する」をクリックしましょう

ステップ3:アクションを設定

次にLINE WORKSのアクション設定を行っていきます。
「トークルームにメッセージを送信」をクリックしてください。

先ほどと同様、タイトルの任意編集とアカウント確認を行います。
アクションは変更せず「次へ」をクリックして先に進みましょう。

次にLINE WORKSのBOTやメッセージに関する設定を行なっていきます。
「ボットID」はDeveloper Consoleで作成したボットのIDを入力してください。
「トークルームID」はLINE WORKSのトーク画面、またはトークルーム作成時に確認できるチャンネルIDを入力してください。
「メッセージ」では、自動送信される内容を編集できます。テキストボックスをクリックすると先ほどGaroonから取得した情報を引用できます。
各項目の入力が完了したら「テスト」をクリックしましょう。
テストに成功すると、LINE WORKSのトークルームにメッセージが送信されます。
メッセージ等の確認ができたら「保存する」をクリックしてください。


最後にトリガーをONに設定すれば、フロー稼働の準備が完了します。
これで、Garoonのカレンダーに予定を登録すると、LINE WORKSに通知が自動送信されるようになりました。

Groonを使ったその他の自動化例

1. Garoonのカレンダーに予定が更新されたら、Googleカレンダーの予定も更新する

こちらは、GaroonとGoogleカレンダーを連携し、双方で予定の確認ができるフローです。
Garoonのみの更新作業となるため、二重操作が不要になるだけでなく、情報の正確性も向上し、結果としてスケジュール管理の効率化に寄与します。

2. Garoonでワークフローが承認されたらLINE WORKSに通知する

こちらは、Garoon内での承認をLINE WORKSに自動通知するフローです。
手動での報告作業が不要となり、承認ステップの迅速化と円滑なチーム連携が図れます。

3. Garoonで緊急度の高いワークフローが承認されたらSMSLINKに通知する

こちらは先ほどのフローと類似していますが、Garoon内で緊急度の高いワークフローが承認されたらSMSLINKで自動通知するフローです。
SMSLINKを連携することで電話番号宛に通知が送信されるため、管理部門内での連絡に活用できるでしょう。

まとめ

自動通知機能を活用すれば、個別連絡の手間を省き、スケジュールの見逃しを防げます。
これにより、チーム間の連携がスムーズになります。
これまで時間を費やしていた予定の管理や個別通知から開放されませんか?

プログラミング不要で簡単に導入できるため、ぜひ試してみてください。

この記事を書いた人
s.miyamoto
外資企業のカスタマーサクセス業界にて約5年の経験があります。 オペレーターや管理職など、さまざまな立場から培った現場の課題点を元に、日々お役立ちコンテンツを発信していきます。 Yoomを活用し、顧客体験を向上するヒントなど、お役立ち情報を皆様にお届けしていきます!
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