Garoonでワークフローが承認されたらLINE WORKSに自動通知する方法

Garoonでワークフローの承認が行われても、通知が来ないと気づけないですよね。
また、通知する側も、毎回通知を送るのって面倒ではないでしょうか。

「Garoonでワークフローが承認された際に、LINE WORKSに自動で通知できたら便利なのに…」と思っている方も多いはず。
そこで本記事では、ノーコードでGaroonとLINE WORKSを連携する方法をわかりやすく解説します！
これにより、Garoonでワークフローが承認されたらLINE WORKSに自動で通知できるので、ぜひ試してみてくださいね！

‍こんな方におすすめ

GaroonとLINE WORKSでの業務効率化を考えている方。
Garoonでワークフローが承認されたらLINE WORKSに自動で通知したい方。
GaroonとLINE WORKSを連携して、承認後の通知漏れを防ぎたい方。

今すぐに試したい方へ

本記事ではノーコードツール「Yoom」を使用した連携方法をご紹介します。
難しい設定や操作は必要なく、非エンジニアの方でも簡単に実現できます。
下記のテンプレートから今すぐに始めることもできるので、ぜひお試しください！

Yoomとは？

Yoomは日々の事務作業を自動化して、業務の効率化を図りたい方におすすめの次世代自動化ツールです！API連携はエンジニアではないユーザーにとっては難しい作業ですが、 Yoomは専門的な知識や複雑なコーディングは不要で、直感的な操作でアプリを一元管理できるので非常に便利です。

Yoomの登録はコチラ。30秒で簡単に登録できます！

GaroonとLINE WORKSの連携フローの作り方

それでは、「Garoonでワークフローが承認されたらLINE WORKSに通知する方法」を解説していきます。

以下のようにステップはたったの2つしかありません。

ワークフローが承認されたら起動するフローボットの設定
LINE WORKSに通知するアクションの設定

Yoomをご利用でない方は、こちらから無料登録をしてみてください。
すでにYoomを利用しているという方は、ログインをしておきましょう。

GaroonとLINE WORKSをYoomと接続する方法

まずはYoomにGaroonとLINE WORKSを連携するマイアプリ登録を行っていきます。
1度連携してしまえば、他のアプリとの連携も簡単に行えます。

最初にGaroonのマイアプリ登録を行いましょう。

Yoom画面の左側にある「マイアプリ」→「新規接続」をします。
「アプリ名で検索」からGaroonを検索するか、アプリ一覧から探してください。

以下の画面の表示に従って、「アカウント名」と「アクセストークン」を入力しましょう。

次にLINE WORKSのマイアプリ登録を行います。

クライアントID、クライアントシークレット、スコープを入力し、「追加」をクリックすると、マイアプリに登録が完了します。
詳細は、こちらのヘルプページを確認してください。

両方のマイアプリ登録が完了したら、自身のマイアプリ欄にアプリが表示されます。

Garoonでワークフローが承認されたらLINE WORKSに通知する方法

以下のバナーにある「試してみる」をクリックし、自動化の設定をしていきましょう。

以下の画面に移行するので、「タイトル」と「説明」を変更したい場合は、以下の画面より変更します。
Garoonの設定からしていくので、「ワークフローが承認されたら」をクリックしてください。

以下の画面に移行したら、下記の設定を確認します。

「アプリトリガーのタイトル」→お好みで変更可能
「Garoonと連携するアカウント情報」→アカウントに間違いがないか確認
「トリガーアクション」→ワークフローが承認されたら

下記の設定をしていきましょう。

「トリガーの起動間隔」→任意で設定（プランによって選択できる時間が異なります。基本的に短い設定がおすすめです）
「サブドメイン」→「https://●●●●●●●.cybozu.com/」の「●●●●●●●」部分
※GaroonのURL内から取得が可能です。
「申請フォームID」→該当の申請フォームのURLの「fid=⚫️⚫️」が申請フォームID　例)「fid=3」の場合、申請フォームIDは3

「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックします。

続いてLINE WORKSの設定を行うので、「LINE WORKSに通知する」をクリックします。
下記の設定を確認しましょう。

「タイトル」→お好みで変更可能
「LINE WORKS (API2.0)と連携するアカウント情報」→アカウントに間違いがないか確認
「アクション」→トークルームにメッセージを送信

下記の設定を行いましょう。

「ボットID」→Developer Consoleでボットを作成し、ボットIDを取得
※Developer Consoleでボットを作成した際、または管理者画面からボットを追加した際に取得可能です。
「トークルームID」→トークルーム画面のメニューにある「チャンネルID」をクリックすると表示されるIDがトークルームID
※対象のトークルームにボットが参加している必要があります。
「ボットを含むトークルームを作成」アクションを実行した際にもトークルームIDは取得が可能です。
「メッセージ」→任意で設定
※Garoonの承認内容をLINE WORKSに通知するために、赤枠よりアウトプットを入力する必要があります。
{{申請者名}}←こちらがアウトプットです。
必要な項目をピックアップしてください。

「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしましょう。

以下のアプリトリガーを「ON」にすれば、自動化設定は完了です。

今回ご紹介したテンプレートはこちらです。

GaroonやLINE WORKSを使ったその他の自動化例

本日ご紹介した連携以外にもGaroonやLINE WORKSのAPIを活用することで様々な自動化を実現することが可能です。

もし気になるものがあれば、ぜひ試してみてください！

‍‍GaroonとLINE WORKSを連携した自動化例

毎日Garoonで承認待ちの申請データを取得しLINE WORKSに通知する連携も可能です。
また、Garoonでカレンダーに予定が登録されたらLINE WORKSに通知したり、Garoonで予定が登録されたらLINE WORKSのカレンダーに予定を登録したりすることもできます。

Garoonを活用した自動化例

Garoonでワークフローが承認されたらデータベースにレコードを登録する

Garoonでワークフローが承認されたらkintoneなどにレコードを自動で登録します。

メールやフォームで送信された内容をGaroonのカレンダーに追加する

OutlookやGoogleフォームで送信された内容をGaroonのカレンダーに自動で追加します。

Garoonでワークフローが承認されたらタスク管理アプリに課題を追加する

Garoonでワークフローが承認されたら、AsanaやTrelloなどに自動で課題を追加します。

LINE WORKSを活用した自動化例

期日が今日までのタスクをLINE WORKSに通知する

AsanaやNotionなどで期日が今日までのタスクをLINE WORKSに自動で通知します。

フォームで回答が送信されたらLINE WORKSに通知する

GoogleフォームやHubSpotのフォームなどで回答が送信されたらLINE WORKSに自動で通知します。

Web会議が終了したら文字起こししてLINE WORKSに通知する

Google MeetやZoomでWeb会議が終了したら、文字起こししてLINE WORKSに自動で通知します。

GaroonとLINE WORKSを連携するメリットと自動化例

GaroonとLINE WORKSを連携することで、承認状況が明確化することや予定の登録を見逃さないというメリットがあります。
以下にGaroonとLINE WORKSを連携するメリットをまとめてみました。

メリット1:承認状況が明確になる

GaroonとLINE WORKSを連携するメリットは、承認状況が明確化することが挙げられます。
Garoonでワークフローが承認されたら、LINE WORKSに自動で通知されることで承認状況が明確化すれば、次の作業にスムーズに着手できるはずです。
また、承認者はGaroonの承認後にメッセージを送る必要がなくなるので、時間短縮にもなるのではないでしょうか。

メリット2:予定の登録を見逃さない

GaroonとLINE WORKSを連携するメリットは、予定の登録を見逃さないことが挙げられます。
Garoonで予定が登録されたら、LINE WORKSに通知することができるので、Garoon上で予定が登録された際に、見逃すことが少なくなりますよね。
また、予定が登録された日の記録がLINE WORKSに残るので、スケジュールの把握もしやすくなるのではないでしょうか。

メリット3:スケジュールの二重管理がしやすい

GaroonとLINE WORKSを連携するメリットは、スケジュールの二重管理がしやすいことが挙げられます。
Garoonのカレンダーに予定が登録されたら、LINE WORKSにも予定を登録することが可能できるので、予定の管理や作成を手動で行わなくてよくなり、情報が抜け落ちることがなくなるはずです。
スケジュール管理を2つのアプリで行っている方は、アプリの行き来が少なくなるので、効率的に予定の作成ができるのではないでしょうか。

まとめ

本記事では「Garoonでワークフローが承認されたらLINE WORKSに通知する」というフローの解説を行いました。
GaroonとLINE WORKSを連携することで、承認状況が明確化することや予定の登録を見逃さないというメリットがあります。
これにより、情報の漏れを防ぐことができ、チーム内で円滑にコミュニケーションを取ることができるはずです。
本記事をご覧いただいた通り、Yoomを利用することでノーコードで簡単に自動化を導入できるので、ぜひ効率化を体験してみてくださいね！