リモートワークを取り入れている企業も多くあり、スケジュールを管理するのも大変ですよね。
会議のスケジュールが追加されていたのに、見逃してしまうこともあります。
こういった事態を防いでくれるのがYoomです。
Yoomでは難しいコードを入力する必要もなく、誰でも簡単に自動化ができるようになっています。
本記事では「Garoonで予定が登録されたらTeamsに通知する方法」をご紹介します。
GaroonとTeamsを連携させるメリットと自動化例は以下の通りです。
1.一元でデータを管理できる
GaroonとTeamsを連携させることで、複数のアプリで管理していたデータの一元化が可能です。
たとえば、GaroonのスケジュールをTeamsのスケジュールと連携することができます。
スケジュールの重複がなくなるので、スピーディーに会議の決定ができるのは大きなメリットです。
また、アプリ間の行き来をする必要がないため、手間が省けます。
2.ワークフローを自動通知できる
Garoonのワークフローが承認された際には、Teamsに通知するといったフローを作成できます。
チーム全体が常に最新の情報を得られるため、業務の漏れや抜けを防ぐことが可能です。
承認を確認する作業は意外と見落としがちなので、オススメの自動化例と言えます。
また、特定のメンバーのみに通知を送ることができるので、とても便利です。
3.予定管理がしやすい
Garoonで予定が登録された際や変更があった際に、Teamsに通知する設定ができます。
どちらかのアプリを見るだけで予定の確認ができるため、予定確認のミスを防ぐことが可能です
リアルタイムで予定変更に対応できるので、予定変更に気づかないままということは起こりにくいです。
これにより、業務効率がアップするので、予定管理に時間を取られることはありません。
GaroonとTeamsの自動化例についてお伝えしましたが、ここからは実際にアプリを連携させて自動化するフローを作成していきます。
フローの作成にはYoomを用いると、ノーコードでパパッとできるので簡単です。
Yoomのアカウントをすでにお持ちの方は、Yoomにログインします。
アカウントをお持ちでない方は、こちらから新規に発行しましょう。
今回は以下の「Garoonで予定が登録されたらTeamsに通知する」フローをご紹介します。
まずは、YoomとGaroon、Teamsを連携させるマイアプリ登録をします。
Garoonのマイアプリ登録から行っていきましょう。
Yoomにログインした後に、左側にある「マイアプリ」→「新規接続」を選択します。
表示されているアプリの一覧から探すか、「アプリ名で検索」からGaroonを検索してください。
以下の画面に移行したら、「アカウント名」、「アクセストークン」を入力します。
「アカウント名」については、管理用の名前を登録してください。(例)tanaka@yoom.fun
「アクセストークン」については、ログイン名とパスワードを合わせた「ログイン名:パスワード」のような文字列を入力します。
次にTeamsのマイアプリ登録をしていきましょう。
Garoonと同様に、マイアプリをクリックし、Teamsを選択します。
以下の画面に移行したら、サインインしてください。
マイアプリ欄にGaroonとTeamsの表示があれば、マイアプリ登録は完了しています。
今回は「Garoonで予定が登録されたらTeamsに通知する」といったフローボットを作成していきます。
ステップは以下の2つのみなので、誰でも安心して作成することが可能です。
それでは一緒に作成していきましょう。
Yoom画面左側にある「プロジェクト一覧」より任意のプロジェクトを選択してください。
新規に作成する場合は、「プロジェクト一覧」横の「+」より作成できます。
プロジェクトを選択したら、右上の「新規作成」→「はじめから作成」でフローを作成しましょう。
「タイトル」と「説明」は任意で設定してください。
起動するフローボットの条件を「特定のアプリイベントを受信したとき」に設定し、Garoonを選択します。
以下の画面に移行したら、「アプリトリガーのタイトル」を任意で設定し、「トリガーアクション」を「予定が登録されたら」に設定してください。
以下の画面に移行したら、「トリガーの起動間隔」を「5分」にします。
「サブドメイン」はGaroonのURL内にある「https://●●●●●●●.cybozu.com/」の「●●●●●●●」部分がサブドメインです。
設定が完了したら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をします。
先ほど設定したGaroonのアプリトリガー下部にある「+」を選択し、「アプリと連携する」をクリックし、Teamsを選択してください。
「タイトル」を任意で設定し、「アクション」を「チャネルにメッセージを送る」に設定します。
以下の画面に移行したら、「チームID」と「チャネルID」を候補から選択してください。
メッセージ欄は任意で設定し、以下のようなGaroonのアウトプットを利用します。
{{予定メニュー}}こちらがアウトプットになるので、必要な項目をピックアップしてください。
メンションを設定したい場合は、スクロールした先にある「メンション情報」に入力しましょう。
「テスト」→「テスト成功」→「保存」をします。
最後にアプリトリガーを「ON」にしたら、全ての設定が完了です。
今回は「Garoonで予定を登録」→「Teamsに通知」といったフローを解説しました。
応用編としてGaroonとTeamsを利用したテンプレートをご紹介します。
1つ目は「Garoonで予定が登録されたらTeamsのカレンダーに連携する」といったフローです。
基本のフローでご紹介したものとよく似ていますが、応用編はTeamsのカレンダーに直接予定が登録される設定です。
Yoom内にあるデータを操作・変換といったオペレーションを利用するので、今回のフローに少し肉付けさせるようなイメージです。
こちらのテンプレートを利用すれば、Teamsのカレンダーにも連携されるのでとても便利ですね。
通知だけでなく、直接予定を登録したいという方にオススメのテンプレートです。
2つ目は「ワークフローが承認されたらTeamsに通知する」といったフローです。
ワークフローの承認を見逃すことなく、通知に気づくことができます。
アプリをわざわざ立ち上げなくても、承認を確認できるので無駄がありません。
また、Teamsの通知先も自由に変更できるので、幅広くご利用いただけます。
本記事では「Garoonで予定が登録されたらTeamsに通知する」フローをご紹介しました。
GaroonとTeamsを連携させると、一元でデータを管理できたり、予定管理がしやすくなります。
これでスケジュールを見逃すといったことはなくなるでしょう。
YoomではGaroonやTeams以外にも連携できるアプリはたくさんあります。
気になっている方は2週間の無料体験も実施しているので、ぜひ活用してみてくださいね。
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