Garoonで予定が登録されたらMicrosoft Teamsに通知する方法

[Yoomとは]

GaroonとMicrosoft Teamsの連携フローの作り方

それでは早速、「Garoonで予定が登録されたらMicrosoft Teamsに通知する」フローをご紹介します。

GaroonとMicrosoft TeamsをYoomに接続する方法

まずは、YoomとGaroon、Microsoft Teamsを連携させるマイアプリ登録をします。

Garoonのマイアプリ登録から行っていきましょう。
Yoomにログインした後に、左側にある「マイアプリ」→「新規接続」を選択します。
表示されているアプリの一覧から探すか、「アプリ名で検索」からGaroonを検索してください。

以下の画面に移行したら、「アカウント名」、「アクセストークン」を入力します。
「アカウント名」については、管理用の名前を登録してください。(例)tanaka@yoom.fun
「アクセストークン」については、ログイン名とパスワードを合わせた「ログイン名:パスワード」のような文字列を入力します。

次にMicrosoft Teamsのマイアプリ登録をしていきましょう。
Garoonと同様に、マイアプリをクリックし、Microsoft Teamsを選択します。
以下の画面に移行したら、サインインしてください。

マイアプリ欄にGaroonとMicrosoft Teamsの表示があれば、マイアプリ登録は完了しています。

Garoonで予定が登録されたらMicrosoft Teamsに通知する方法

今回は「Garoonで予定が登録されたらMicrosoft Teamsに通知する」といったフローボットを作成していきます。
ステップは以下の2つのみなので、誰でも安心して作成することが可能です。

1. Garoonで予定が登録されたら起動するトリガーの設定
2. Microsoft Teamsに通知するアクションの設定

それでは一緒に作成していきましょう。
Yoom画面左側にある「プロジェクト一覧」より任意のプロジェクトを選択してください。
新規に作成する場合は、「プロジェクト一覧」横の「+」より作成できます。
プロジェクトを選択したら、右上の「新規作成」→「はじめから作成」でフローを作成しましょう。

「タイトル」と「説明」は任意で設定してください。
起動するフローボットの条件を「特定のアプリイベントを受信したとき」に設定し、Garoonを選択します。

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以下の画面に移行したら、「アプリトリガーのタイトル」を任意で設定し、「トリガーアクション」を「予定が登録されたら」に設定してください。

以下の画面に移行したら、「トリガーの起動間隔」を「5分」にします。
「サブドメイン」はGaroonのURL内にある「https://●●●●●●●.cybozu.com/」の「●●●●●●●」部分がサブドメインです。
設定が完了したら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をします。

先ほど設定したGaroonのアプリトリガー下部にある「+」を選択し、「アプリと連携する」をクリックし、Microsoft Teamsを選択してください。

「タイトル」を任意で設定し、「アクション」を「チャネルにメッセージを送る」に設定します。

以下の画面に移行したら、「チームID」と「チャネルID」を候補から選択してください。
メッセージ欄は任意で設定し、以下のようなGaroonのアウトプットを利用します。
{{予定メニュー}}こちらがアウトプットになるので、必要な項目をピックアップしてください。
メンションを設定したい場合は、スクロールした先にある「メンション情報」に入力しましょう。
「テスト」→「テスト成功」→「保存」をします。

最後にアプリトリガーを「ON」にしたら、全ての設定が完了です。

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GaroonとMicrosoft Teamsを使ったその他の自動化例

今回ご紹介したフロー以外にもGaroonとMicrosoft TeamsのAPIを利用すれば、さまざまな業務の自動化を実現することができます。
いずれも簡単な設定で利用が可能になりますので、もし気になるものがあれば、ぜひお試しください！

GaroonとMicrosoft Teamsのその他の自動化例

毎日Garoonで承認待ちの申請データを取得しMicrosoft Teamsに通知したり、予定が登録されたらMicrosoft Teamsのカレンダーに連携することも可能です。

Garoonを活用した自動化例

Garoonでワークフローが承認されたらタスクを追加する

Garoonで承認された情報をBacklogにタスクとして自動で追加されるので、手入力によるミスや漏れの防止につながります。

Garoonでカレンダーに予定が登録されたら参加者にメールを送信する

自動通知により、チームメンバーは参加する予定の情報をすぐ受け取れるようになるでしょう。

ワークフローが承認されたら通知する

ワークフローが承認されたらチャットツールに通知するので、承認後の業務に素早く移行できるようになるはずです。

Microsoft Teamsを活用した自動化例

Microsoft Teamsにメッセージが送信されたら追加する

手動での転記作業が不要になることで、時間の節約とヒューマンエラーの防止につながります。

内容を要約してMicrosoft Teamsに通知する

状況に応じた適切な対応を行うことで、チームの協力体制が強化され、プロジェクトの進行がスムーズになるでしょう。

GaroonとMicrosoft Teamsを連携するメリット

1.データを一元管理できる

GaroonとMicrosoft Teamsを連携させることで、複数のアプリで管理していたデータの一元化が実現できるはずです。
たとえば、GaroonのスケジュールをMicrosoft Teamsのスケジュールと連携することができます。
スケジュールの重複がなくなるので、スピーディーに会議の決定ができるのは大きなメリットですよね。
アプリ間の行き来をする手間を省けるかもしれません。

2.ワークフローを自動通知できる

GaroonとMicrosoft Teamsを連携することで、チームメンバーが常に最新の情報を得られるため、業務の漏れや抜けを防ぐことにもつながります。
承認を確認する作業は意外と見落としがちなので、オススメの自動化例と言えます。
また、特定のメンバーのみに通知を送ることもできるので、必要な情報を的確な人材に届けられるようになるでしょう。

3.予定管理がしやすい

Garoonで予定が登録された際や変更があった際に、Microsoft Teamsに素早く通知することで予定を管理しやすくなるかもしれません。
どちらかのアプリを見るだけで予定の確認ができるため、予定確認のミスを防ぐことができるようになるはずです。
リアルタイムで予定変更に対応できるので、予定変更に気づかないままということは起こりにくいと予想されます。
予定管理の効率が向上することで、プロセスに時間を取られることなく、他の業務に専念できるようになるでしょう。

まとめ

本記事では「Garoonで予定が登録されたらMicrosoft Teamsに通知する」フローをご紹介しました。

GaroonとMicrosoft Teamsを連携させると、一元でデータを管理できたり、予定管理がしやすくなります。
これでスケジュールを見逃すといったヒューマンエラーが発生することはなくなるかもしれません。

YoomではGaroonやMicrosoft Teams以外にも連携できるアプリはたくさんあります。
気になっている方は2週間の無料体験も実施しているので、ぜひ活用してみてくださいね！

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