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人事部や営業部にとって迅速な契約書の作成・送付を行うことは、顧客との信頼感を向上するために重要だと思います。
しかし手作業で作成していると、手間や時間がかかります。
そこでこの記事ではGaroonとfreeeサインを連携して、「Garoonでワークフローが承認されたら契約書を作成しfreeeサインで送付する」方法をご紹介します。
これにより契約書作成フローを自動化でき、業務の効率向上が期待できるかもしれません。
さらにYoomを活用すれば、ノーコードでアプリ連携やフローボット作成ができます。
Yoomの詳しい操作方法についても解説していきます。
ぜひご覧ください。
以下のような方はGaroonとfreeeサインを連携してみましょう。
Garoonとfreeeサインを連携すれば、契約書作成と送付のフローを自動化できます。
これにより、手作業で行っていた業務を削減でき、手間と労力を省くことが期待できます。
例えば、営業担当者が手動で契約書作成を行っているとしましょう。
その場合作成に手間がかかり、非効率だと感じるかもしれません。
自動化することで、事務作業の時間を他の重要な業務に活用できそうです。
Garoonで承認されると自動的に契約書がfreeeサインで作成・送付されるため、スピーディーに契約書送付が行えるでしょう。
これにより、契約締結までのリードタイムが短縮できるため、スムーズな取引ができるでしょう。
例えば重要な契約が複数発生する人事部の場合、手作業で作成と送付を行っていると契約書を先方に送付するまでに時間を要するでしょう。
自動化することで、時間が短縮され、業務の効率向上が図れるかもしれません。
手作業で契約書を作成し送付していると、作成ミスや漏れが発生するかもしれません。
例えば、新規契約が多数あり、契約書作成する機会が多い環境だったとします。
手動の場合、入力ミスが発生し、契約が遅延することがあるかもしれません。
Garoonとfreeeサインを連携すれば、そのようなヒューマンエラーを防ぐことができ、業務を円滑に行うことができるでしょう。
それではここからノーコードツールYoomを使って、「Garoonでワークフローが承認されたら契約書を作成しfreeeサインで送付する」方法をご紹介します。
[Yoomとは]
このフローボットを活用すれば、手動で契約書作成する手間を省け、作成ミスなどのヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより、業務のスピードが向上し、迅速に顧客へ契約書送付することが期待できます。
今回は大きく分けて以下のプロセスで進めていきます。
Yoomのアカウント発行はこちらから。
すでにアカウントをお持ちの方はログインしておきましょう！
Yoomとアプリを連携します。
Yoomのワークスペースにログインしたら、マイアプリを選択後、新規接続→Garoonの順でクリックしてください。
アカウント名、ログイン名、パスワードを入力してください。
これでGaroonのマイアプリ登録ができました。
先ほどと同様に、マイアプリ→新規接続→freeeサインの順で選択しましょう。
メールアドレス、パスワードを入力してください。
Googleアカウントやfreeeアカウントでも連携できます。
これでfreeeサインのマイアプリ登録ができました。
次に使用するテンプレートをYoomのマイプロジェクトにコピーします。
下記のバナーをクリックしてください。
クリックすると、Yoomのテンプレートサイトに切り替わります。
その画面に表示される「このテンプレートを試す」をクリックしてください。
クリックするとYoomのワークスペースに移動し、コピーができたと表示されるので「OK」をクリックしましょう。
次にフローボットを設定していきましょう。
先ほどコピーしたテンプレートの「ワークフローが承認されたら」をクリックしてください。
タイトルは入力された状態ですが、変更できます。
Garoonと連携するアカウント情報を確認しておきます。
トリガーアクションは「ワークフローが承認されたら」を選択しましょう。
トリガーの起動間隔を選択しましょう。
起動間隔は契約プランによって最短時間が異なりますのでご確認ください。
サブドメイン、申請フォームIDを設定します。
すべて設定できたら、テストをクリックしてください。
テスト成功後、Garoonのアウトプットを取得したら保存しましょう。
次に「契約書をテンプレートから作成」をクリックしてください。
タイトルは変更できます。
freeeサインと連携するアカウント情報を確認しましょう。
アクションは「契約書をテンプレートから作成」を選択します。
設定できたら、「次へ」をクリックしてください。
事前にfreeeサインの契約書のテンプレートを登録しておきましょう。
契約書タイトル、使用する契約書テンプレートID、契約書の作成者となるユーザーID、作成した契約書の保存先フォルダのIDを候補から選択するか入力します。
入力項目IDを注意事項を参考に入力しましょう。
すべての必須項目が入力できたら、テストをクリックしましょう。
テストが成功して、freeeサインのアウトプットが取得できたら保存します。
最後のステップとなりました。
「契約書を送信」をクリックして設定を進めましょう。
タイトルは変更可能です。
freeeサインと連携するアカウント情報を確認しましょう。
アクションは「契約書を送信」を選択します。
設定できたら「次へ」をクリックしてください。
契約書IDは一つ前のfreeeサインで取得したアウトプットから「契約書ID」を選択します。
契約書の送信者となるユーザーのIDを候補から選択しましょう。
送り先メールアドレスはGaroonのアウトプットから選択します。
※今回は申請項目1にメールアドレスが入っている想定です。
すべての設定が終わったら、テストを実行して保存しましょう。
保存すると、すべての設定が完了したと表示されるので「トリガーをON」をクリックしてください。
これでフローボットの設定ができました。
Yoomには多数のテンプレートがあります。
ここでは、Garoonを活用したテンプレートを3つご紹介します。
1.Garoonでワークフローが承認されたら、Backlogにタスクを自動追加するテンプレートです。
自動的にタスクを追加できるため手動作業を削減できるでしょう。
入力ミスや漏れの防止も期待でき、業務の効率化を図れます。
2.Garoonでカレンダーに予定が登録されたら参加者にGmailでメールを自動送信するテンプレートです。
例えば会議の予定をGaroonに登録し、手動で参加者にメール送信していると、手間と時間がかかります。
また送信漏れなどが発生することもあるでしょう。
このテンプレートを活用すれば、手作業で行う業務を自動化できるため、業務の生産性向上が期待できます。
3.Garoonでワークフローが承認されたらGoogle スプレッドシートにレコードを自動登録するテンプレートです。
異なるツールで情報を管理する場合、手動で入力する必要があるでしょう。
入力する人のタイミングにより、最新のデータではないことがあるかもしれません。
そこでこのテンプレートを活用すれば、自動的に情報が追加され、データの整合性を保てるでしょう。
Garoonとfreeeサインの連携により契約書作成・送付が自動化されるため、手作業で作成する手間を省けます。
また作成ミスや漏れなどの人的エラーを防ぐことも期待できるので、業務をスムーズに進めることができるでしょう。
さらにYoomを活用すれば、プログラミング不要でアプリ連携やフローボットの作成が可能です。
マイアプリ登録するだけで簡単に自動化できるのが、Yoomのメリットです。
この機会にGaroonとfreeeサインを連携して、契約書作成・送付フローを自動化しませんか？
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