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人事部や営業部にとって迅速な契約書の作成・送付を行うことは、顧客との信頼感を向上するために重要だと思います。
しかし手作業で作成していると、手間や時間がかかります。
そこでこの記事ではGaroonとfreeeサインを連携して、「Garoonでワークフローが承認されたら契約書を作成しfreeeサインで送付する」方法をご紹介します。
これにより契約書作成フローを自動化でき、業務の効率向上が期待できるかもしれません。
さらにYoomを活用すれば、ノーコードでアプリ連携やフローボット作成ができます。
Yoomの詳しい操作方法についても解説していきます。
ぜひご覧ください。
以下のような方はGaroonとfreeeサインを連携してみましょう。
Garoonとfreeeサインを連携すれば、契約書作成と送付のフローを自動化できます。
これにより、手作業で行っていた業務を削減でき、手間と労力を省くことが期待できます。
例えば、営業担当者が手動で契約書作成を行っているとしましょう。
その場合作成に手間がかかり、非効率だと感じるかもしれません。
自動化することで、事務作業の時間を他の重要な業務に活用できそうです。
Garoonで承認されると自動的に契約書がfreeeサインで作成・送付されるため、スピーディーに契約書送付が行えるでしょう。
これにより、契約締結までのリードタイムが短縮できるため、スムーズな取引ができるでしょう。
例えば重要な契約が複数発生する人事部の場合、手作業で作成と送付を行っていると契約書を先方に送付するまでに時間を要するでしょう。
自動化することで、時間が短縮され、業務の効率向上が図れるかもしれません。
手作業で契約書を作成し送付していると、作成ミスや漏れが発生するかもしれません。
例えば、新規契約が多数あり、契約書作成する機会が多い環境だったとします。
手動の場合、入力ミスが発生し、契約が遅延することがあるかもしれません。
Garoonとfreeeサインを連携すれば、そのようなヒューマンエラーを防ぐことができ、業務を円滑に行うことができるでしょう。
それではここからノーコードツールYoomを使って、「Garoonでワークフローが承認されたら契約書を作成しfreeeサインで送付する」方法をご紹介します。
[Yoomとは]
このフローボットを活用すれば、手動で契約書作成する手間を省け、作成ミスなどのヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより、業務のスピードが向上し、迅速に顧客へ契約書送付することが期待できます。
今回は大きく分けて以下のプロセスで進めていきます。
Yoomのアカウント発行はこちらから。
すでにアカウントをお持ちの方はログインしておきましょう！
■概要
Garoonでワークフローが承認されたら契約書を作成しfreeeサインで送付するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ間の連携が可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
1. 業務でGaroonを利用している方
・企業の人事部門の担当者
・Garoonのワークフローを利用して申請を管理している方
2.freeeサインを業務で活用している方
・契約書の作成や送信を担当している方
・Garoonのデータを元に契約書を手動で作成している方
■このテンプレートを使うメリット
Garoonのワークフロー承認後に契約書を別途作成するのは、ツール間のデータの転記作業が必要となり非効率的です。
また、契約書の作成をfreeeサインで行っている場合、作成後の確認や修正作業が必要となり業務が煩雑になります。
このフローでは、Garoonでワークフローが承認されると契約書を自動で作成しfreeeサインで送付することができ、業務の効率化を図ることができます。
Garoonの申請に記載された情報を元に契約書の作成を行うため、手動による転記作業が不要となり、業務スピードを向上させることが可能です。
また、ワークフロー承認後の契約書作成がシームレスに行われるため、作成漏れも防止することができます。
■注意事項
・Garoon、freeeサインのそれぞれとYoomを連携してください。
・Garoomで申請フォームIDを確認する方法はこちらをご参照ください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Yoomとアプリを連携します。
Yoomのワークスペースにログインしたら、マイアプリを選択後、新規接続→Garoonの順でクリックしてください。
アカウント名、ログイン名、パスワードを入力してください。
これでGaroonのマイアプリ登録ができました。
先ほどと同様に、マイアプリ→新規接続→freeeサインの順で選択しましょう。
メールアドレス、パスワードを入力してください。
Googleアカウントやfreeeアカウントでも連携できます。
これでfreeeサインのマイアプリ登録ができました。
次に使用するテンプレートをYoomのマイプロジェクトにコピーします。
下記のバナーをクリックしてください。
■概要
Garoonでワークフローが承認されたら契約書を作成しfreeeサインで送付するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ間の連携が可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
1. 業務でGaroonを利用している方
・企業の人事部門の担当者
・Garoonのワークフローを利用して申請を管理している方
2.freeeサインを業務で活用している方
・契約書の作成や送信を担当している方
・Garoonのデータを元に契約書を手動で作成している方
■このテンプレートを使うメリット
Garoonのワークフロー承認後に契約書を別途作成するのは、ツール間のデータの転記作業が必要となり非効率的です。
また、契約書の作成をfreeeサインで行っている場合、作成後の確認や修正作業が必要となり業務が煩雑になります。
このフローでは、Garoonでワークフローが承認されると契約書を自動で作成しfreeeサインで送付することができ、業務の効率化を図ることができます。
Garoonの申請に記載された情報を元に契約書の作成を行うため、手動による転記作業が不要となり、業務スピードを向上させることが可能です。
また、ワークフロー承認後の契約書作成がシームレスに行われるため、作成漏れも防止することができます。
■注意事項
・Garoon、freeeサインのそれぞれとYoomを連携してください。
・Garoomで申請フォームIDを確認する方法はこちらをご参照ください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
クリックすると、Yoomのテンプレートサイトに切り替わります。
その画面に表示される「このテンプレートを試す」をクリックしてください。
クリックするとYoomのワークスペースに移動し、コピーができたと表示されるので「OK」をクリックしましょう。
次にフローボットを設定していきましょう。
先ほどコピーしたテンプレートの「ワークフローが承認されたら」をクリックしてください。
タイトルは入力された状態ですが、変更できます。
Garoonと連携するアカウント情報を確認しておきます。
トリガーアクションは「ワークフローが承認されたら」を選択しましょう。
トリガーの起動間隔を選択しましょう。
起動間隔は契約プランによって最短時間が異なりますのでご確認ください。
サブドメイン、申請フォームIDを設定します。
すべて設定できたら、テストをクリックしてください。
テスト成功後、Garoonのアウトプットを取得したら保存しましょう。
次に「契約書をテンプレートから作成」をクリックしてください。
タイトルは変更できます。
freeeサインと連携するアカウント情報を確認しましょう。
アクションは「契約書をテンプレートから作成」を選択します。
設定できたら、「次へ」をクリックしてください。
事前にfreeeサインの契約書のテンプレートを登録しておきましょう。
契約書タイトル、使用する契約書テンプレートID、契約書の作成者となるユーザーID、作成した契約書の保存先フォルダのIDを候補から選択するか入力します。
入力項目IDを注意事項を参考に入力しましょう。
すべての必須項目が入力できたら、テストをクリックしましょう。
テストが成功して、freeeサインのアウトプットが取得できたら保存します。
最後のステップとなりました。
「契約書を送信」をクリックして設定を進めましょう。
タイトルは変更可能です。
freeeサインと連携するアカウント情報を確認しましょう。
アクションは「契約書を送信」を選択します。
設定できたら「次へ」をクリックしてください。
契約書IDは一つ前のfreeeサインで取得したアウトプットから「契約書ID」を選択します。
契約書の送信者となるユーザーのIDを候補から選択しましょう。
送り先メールアドレスはGaroonのアウトプットから選択します。
※今回は申請項目1にメールアドレスが入っている想定です。
すべての設定が終わったら、テストを実行して保存しましょう。
保存すると、すべての設定が完了したと表示されるので「トリガーをON」をクリックしてください。
これでフローボットの設定ができました。
■概要
Garoonでワークフローが承認されたら契約書を作成しfreeeサインで送付するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ間の連携が可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
1. 業務でGaroonを利用している方
・企業の人事部門の担当者
・Garoonのワークフローを利用して申請を管理している方
2.freeeサインを業務で活用している方
・契約書の作成や送信を担当している方
・Garoonのデータを元に契約書を手動で作成している方
■このテンプレートを使うメリット
Garoonのワークフロー承認後に契約書を別途作成するのは、ツール間のデータの転記作業が必要となり非効率的です。
また、契約書の作成をfreeeサインで行っている場合、作成後の確認や修正作業が必要となり業務が煩雑になります。
このフローでは、Garoonでワークフローが承認されると契約書を自動で作成しfreeeサインで送付することができ、業務の効率化を図ることができます。
Garoonの申請に記載された情報を元に契約書の作成を行うため、手動による転記作業が不要となり、業務スピードを向上させることが可能です。
また、ワークフロー承認後の契約書作成がシームレスに行われるため、作成漏れも防止することができます。
■注意事項
・Garoon、freeeサインのそれぞれとYoomを連携してください。
・Garoomで申請フォームIDを確認する方法はこちらをご参照ください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Yoomには多数のテンプレートがあります。
ここでは、Garoonを活用したテンプレートを3つご紹介します。
1.Garoonでワークフローが承認されたら、Backlogにタスクを自動追加するテンプレートです。
自動的にタスクを追加できるため手動作業を削減できるでしょう。
入力ミスや漏れの防止も期待でき、業務の効率化を図れます。
■概要
Garoonでワークフローが承認されたら、Backlogにタスクを追加するフローです。
Yoomはプログラミング不要で簡単にアプリ同士の連携が行えます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Garoonで承認業務を行いBacklogでタスク管理をしている方
・Garoonで承認されたワークフローを手動でBacklogにタスク登録する手間を省いて自動化することで業務効率化を図りたい方
2.Backlogを活用してチームプロジェクトを行う方
・タスク管理に活用している方
・プロジェクトの計画、実行、完了までのプロセスの可視化に活用している方
■このテンプレートを使うメリット
Garoonは一貫した業務フローを使用することで進捗状況を可視化することができ、スムーズな業務進行につながります。
しかし、Garoonで承認されたワークフローをBacklogに手動でタスク登録するのは転記ミスや登録漏れなどの人的ミスの懸念があります。
[GaroonとBacklogを連携する]フローを使用することで、Garoonで承認された情報をBacklogにタスクとして自動で追加されます。
自動化することによって手入力によるミスや漏れを未然に防ぐことができ、人的なミスを軽減し業務の効率化にも繋がります。
■注意事項
・Garoon、BacklogのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
2.Garoonでカレンダーに予定が登録されたら参加者にGmailでメールを自動送信するテンプレートです。
例えば会議の予定をGaroonに登録し、手動で参加者にメール送信していると、手間と時間がかかります。
また送信漏れなどが発生することもあるでしょう。
このテンプレートを活用すれば、手作業で行う業務を自動化できるため、業務の生産性向上が期待できます。
■概要
Garoonでカレンダーに予定が登録されたら参加者にGmailでメールを送信するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1. Garoonをスケジュール管理に利用している方
・カレンダーに追加された予定をスピーディーに把握したい方
・参加者への連絡作業を手間に感じている方
2. Gmailを使った情報共有を行っている方
・参加する予定の詳細をGmailで受け取りたい方
■このテンプレートを使うメリット
Garoonのカレンダー機能は、チームや部署全体のスケジュール管理に役立ちます。しかし、予定をGaroonで頻繁に確認していると、他の業務に集中できない恐れがあります。
このフローを導入することで、Garoonのカレンダーに予定が登録された際、参加者にGmailで自動通知できます。チームメンバーは参加する予定の情報をすぐ受け取れるため、こまめにGaroonをチェックする必要がありません。また、自動通知により情報共有がスムーズになり、転記ミスや連絡漏れの発生を抑えることができます。
■注意事項
・Garoon、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
3.Garoonでワークフローが承認されたらGoogle スプレッドシートにレコードを自動登録するテンプレートです。
異なるツールで情報を管理する場合、手動で入力する必要があるでしょう。
入力する人のタイミングにより、最新のデータではないことがあるかもしれません。
そこでこのテンプレートを活用すれば、自動的に情報が追加され、データの整合性を保てるでしょう。
■概要
Garoonでワークフローが承認されたらGoogle スプレッドシートにレコードを登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Garoonを活用してワークフローを実行している方
・プロジェクトマネージャーやチームリーダー
・業務プロセスの管理者や担当者
2.Google スプレッドシートを業務で活用している方
・チーム内の共有シートで情報管理を行う事務職の方
・案件の一覧シートでタスク漏れがないか管理するリーダー
■このテンプレートを使うメリット
Garoonは一貫した業務フローを使用することで進捗状況を可視化することができ、スムーズな業務進行につながります。
加えてGoogle スプレッドシートで案件一覧を管理することで、チーム全体のタスクの管理の精度を上げます。
しかし、Garoonの情報を手入力でGoogle スプレッドシートに追加することは、チーム内での連携をスムーズに行うことを困難にします。
チーム内のタスクをスムーズに解決していきたいと考える方にこのフローは有効的です。
Garoonで承認されたワークフローの情報を自動でGoogle スプレッドシートに追加するため、手入力の手間を省きます。
また、情報を引用して登録を行うことで管理する情報の正確性を保つことができます。
■注意事項
・Garoon、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
Garoonとfreeeサインの連携により契約書作成・送付が自動化されるため、手作業で作成する手間を省けます。
また作成ミスや漏れなどの人的エラーを防ぐことも期待できるので、業務をスムーズに進めることができるでしょう。
さらにYoomを活用すれば、プログラミング不要でアプリ連携やフローボットの作成が可能です。
マイアプリ登録するだけで簡単に自動化できるのが、Yoomのメリットです。
この機会にGaroonとfreeeサインを連携して、契約書作成・送付フローを自動化しませんか？
