GaroonとOutlookを連携して、Garoonに商談予定が登録されたら、Outlookのスケジュールにも登録する方法

[Yoomとは]

Garoonに商談予定が登録されたら、Outlookのスケジュールにも登録する方法

Garoonに商談予定が登録されると、Garoon APIから情報を受け取り、Outlook API経由での予定が作成され、その内容をもとにOutlookのスケジュールにも自動登録されます。
Yoomというノーコードツールを活用することで、プログラミングの知識がなくてもGaroonとOutlookの連携を簡単に自動化できます。

今回の連携フローの手順は大きく分けて以下の通りです。

• GaroonとOutlookをマイアプリ連携
• テンプレートをコピー
• トリガー、アクションの設定
• 最後にトリガーが起動と確認

事前準備

1)まずはじめにYoomの公式サイトにアクセスし、アカウントを作成してください。
Yoomのアカウント発行ページ
アカウントを取得している場合は、ログインしてください。

2)Garoonのマイアプリ登録には、アクセストークンが必要です。
アクセストークンはログイン名とパスワードを「ログイン名:パスワード」という形式で接続した文字列をBase64エンコードしたものを設定してください。
Base64エンコードとは | Yoomヘルプセンター

ステップ1：GaroonとOutlookをマイアプリ連携

1)Yoomのアカウントにログインしたら、次に使用するアプリを登録します。
「マイアプリ」をクリックし、「新規接続」を選択してください。

2)Yoomで接続可能なアプリ一覧が表示され、一番上の検索窓から今回使用する2つのアプリ「Garoon」と「Outlook」を１つずつ検索します。

Garoonを選択できたら、アカウント名と事前準備で作成したアクセストークンを入力し、追加をクリックしてください。

同様にOutlookを選択したら、使用するアカウントでログインしてください。

同様にMicrosoft Teamsを選択したら、使用するアカウントでログインしてください。
詳しくはこちらをご確認ください。
Microsoft365サービス群におけるマイアプリ登録手順と注意事項 | Yoomヘルプセンター

3)登録が完了すると、マイアプリにアイコンが表示されます。
登録したアプリのアイコンが表示されるか確認してください。

ステップ2：テンプレートをコピー

さてここからは、テンプレートを使って解説します。
はじめにこちらのバナーをクリックしてください。

1)「このテンプレートを試す」のアイコンをクリックします。

2) 以下のような表示が出てくるので、「OK」をクリックします。

以下のように表示されたら、テンプレートのコピーができています。
タイトルや詳細はクリックすることで編集可能です。

また、コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに保存されているので、マイプロジェクトからも開くことができます。

ステップ3：トリガーを設定

右に「！」が表示されているアイコンを上から順番にクリックし、オペレーションを設定します。
まずは「アプリトリガー　予定が登録されたら」をクリックしてみましょう！

ステップ4：Garoonのアクションを設定

1) アクションは「予定が登録されたら」を選択して、「次へ」をクリックします。

2)  必須項目を入力してください。
トリガーの起動間隔は契約プランによって変わります。
各プランの内容についてはこちらを参考にしてください。
各プランの機能制限や使用上限の一覧 | Yoomヘルプセンター (intercom.help)
選択が完了したら「テスト」をクリックし、テスト成功後「保存」をクリックします。

ステップ5：Outlookのアクションを設定

1) フローに戻り、「アプリと連携する　予定表を作成する」のアイコンをクリックします。

2) アクションは「予定表を作成する」を選択し、必須項目を入力します。

3)  必須項目を入力してください。

予定表のタイトルは候補から選択が可能です。
候補から選択し、入力が完了したら「次へ」をクリックします。
テスト成功後、「保存」します。

これで【Garoonに商談予定が登録されたら、Outlookのスケジュールにも登録する】というフローが完成です。

ステップ6: テストと確認

設定が完了すると、以下のような表示が出てくるので、「トリガーをON」をクリックします。
フローボットを起動し、正しく作動するか確認してください。

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今回使用したテンプレートはこちら　

GaroonとOutlookを使ったその他の自動化例

上記の連携以外にも、GaroonとOutlookを組み合わせることで様々な自動化が可能です。
YoomにはGaroonとOutlookを使った自動化の例がたくさんあるので、その中からいくつかご紹介します。

1.Outlookで届いたメールの内容をもとにGaroonカレンダーに予定追加
このテンプレートは、Outlookで届いたメールの内容をもとに、自動でGaroonカレンダーに予定を追加する仕組みです。例えば、会議の招待メールを受け取ると、その内容を解析して、会議の日程や場所がGaroonカレンダーに反映されます。これにより、手動での予定入力が不要となり、スケジュール管理の効率化が見込めます。予定の抜け漏れを防ぎ、素早く正確に予定を追加できるため、時間の節約と業務のスムーズな進行が期待できます。

2.Garoonでカレンダーに予定が登録されたら参加者にOutlookでメールを送信する
このテンプレートは、Garoonでカレンダーに予定が登録された際、自動で参加者にOutlookでメールを送信する仕組みです。
例えば、会議がGaroonカレンダーに登録されると、参加者にその会議の日時や場所、アジェンダなどが記載されたメールがOutlookで自動的に送信されます。
これにより、手動での連絡を省け、参加者の迅速な情報把握が見込めます。
コミュニケーションの迅速化と正確な情報共有が実現し、会議の参加率向上や予定変更に対する迅速な対応が期待できます。

3.Garoonでワークフローが承認されたらOutlookで通知する
このテンプレートは、Garoonでワークフローが承認された際に、自動でOutlookで通知メールを送信する仕組みです。
例えば、経費申請や承認依頼がGaroonで承認されると、その内容と承認者の情報が含まれた通知メールがOutlookで関係者に自動的に送信されます。
これにより、手動での確認や通知が不要となり、スムーズなプロセスの進行が見込めます。
承認ステータスを迅速に把握でき、関連者への情報共有がタイムリーに行われるため、業務の効率化とミスの防止が期待できます。

GaroonとOutlookを連携するメリットと具体例

メリット1:スケジュール管理の一元化による業務効率の向上

GaroonとOutlookのスケジュールを自動連携することで、異なるカレンダーを手動で更新する手間を省けます。営業担当者はGaroonで商談予定を登録するだけで、Outlookにも自動的に反映されるため、二重登録ミスや登録忘れを防ぎ、作業負担を軽減できます。また、Outlookを主に使用する上司や他部署のメンバーとも情報共有がスムーズになり、商談の日程調整が円滑に進むようになります。

例えば、営業担当者がGaroonに商談予定を入力すると、Outlookにも即時反映され、営業マネージャーやサポートメンバーが予定を確認しやすくなります。予定を見た上司がすぐにフィードバックを送ったり、必要に応じてサポートを手配できるようになります。

メリット2:部門間の情報共有を強化し、連携をスムーズに

Garoonは主に営業や経営層が活用するケースが多く、Outlookは全社的に利用されることが一般的です。そのため、Garoonに登録した商談情報がOutlookに連携されることで、営業部門だけでなく、サポート部門や関連部署ともスケジュール情報を簡単に共有できます。特に、商談に関する準備やサポートが必要な場合、関係者全員が適切なタイミングで情報を把握できるようになります。

具体的には、営業が商談予定をGaroonに登録すると、技術サポートチームのOutlookにも予定が共有されます。これにより、商談前に必要な技術資料の準備やデモ環境のセットアップがスムーズに進み、商談の質を向上させることができます。

メリット3:ヒューマンエラーの防止とスケジュール管理の精度向上

GaroonとOutlookのスケジュールを自動連携することで、手動によるスケジュール登録ミスを防ぎ、ヒューマンエラーを大幅に削減できます。例えば、予定の二重登録や入力ミス、更新漏れといった人的ミスが発生しやすい状況でも、システムが自動で同期することで、常に最新の正しいスケジュールを維持できます。

営業担当者がGaroonに商談予定を入力し、Outlookとの連携機能により、誤った日時や場所を別途入力する手間がなくなります。また、Outlook上で関係者が予定をチェックし、誤りがあればすぐに指摘できるため、ミスの発見と修正が早まり、スムーズなスケジュール管理が可能となります。

まとめ

このブログでは、GaroonとOutlookを連携して商談予定を自動的に共有する方法をご紹介しました。
この連携により、スケジュールの二重管理による手間やヒューマンエラーを防ぎ、業務効率を向上させることが見込めます。
また、Yoomを活用すれば、ノーコードで連携設定が可能です。
ぜひ、この記事を参考にGaroonとOutlookの連携を実践し、スケジュール管理の最適化を図ってください！