GaroonとSlackを連携して通知の自動化！業務の見落としを防ごう

連携フローは大きく分けて以下のプロセスで作成を進めます。

・GaroonとSlackのマイアプリ登録
・テンプレートをコピー
・フローの起点となるスケジュールトリガー設定と、その後に続くGaroonとSlackのオペレーション設定
・トリガーボタンをONにして、GaroonとSlackの連携動作を確認

Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方は、ログインしましょう。

ステップ1：GaroonとSlackをマイアプリ連携

初めに、使用するGaroonとSlackをYoomにマイアプリ登録しましょう！
最初にマイアプリ登録を済ませておくと、アプリの設定がスムーズになります。

まず、Garoonのマイアプリ設定から行いましょう。
はじめに、Yoomの画面左にあるマイアプリメニューにアクセスし、画面右の新規接続ボタンを押します。

次に検索窓にGaroonと入力し、表示された候補から「Garoon」を選択します。

・アカウント名→管理用の名前を入力
・ログイン名→ログインの際に使用しているログイン名（ログインID）を入力
・パスワード→ログインの際に使用しているパスワードを入力

「追加」を押して完了です。

続いてSlackも連携していきましょう。
先ほど同様、Yoomの画面左にあるマイアプリメニューにアクセスし、画面右の新規接続ボタンを押します。
検索窓にSlackと入力し、「Slack」を選択してくださいね。
すでにSlackにログインしている場合、以下の画面が表示されるので通知を行いたいチャンネルをプルダウンで選択し、「許可する」を押して設定完了です。

マイアプリにGaroonとSlackが表示されていれば、登録完了です！

ステップ2：フローを起動させるスケジュールトリガーを設定

ここからはフローの設定を行っていきましょう！
以下のバナーの「試してみる」をクリックしてフローボットをコピーしてくださいね。

以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。

以下の画面が表示されるので、「タイトル」と「説明」を確認しましょう。
変更が必要な場合は、該当箇所をクリックすることで変更できます。
一番初めにトリガーの設定を行うので、「指定したスケジュールになったら」をクリックしましょう。

以下の画面が表示されたら、詳細を設定していきます。

「タイトル」→必要に応じて変更可能
「スケジュール設定」→送信を実行したい日時を設定

今回は「毎日」「午前9時」に通知を行うように設定をしています。
平日のみ通知したい場合は土日のチェックを外したり、「午前9時」と「午後3時」の2回通知したい場合は「9,15」という形で設定できます。

設定が完了したら「保存」をクリックしましょう。

ステップ3：Garoonの「承認待ち申請データ一覧を取得」とSlackの「メッセージ送信」のアクションを設定

次に、Garoonの設定をしていくので「承認待ちの申請データ一覧を取得」のアクションをクリックしましょう。
以下の画面が表示されたら、設定を行います。

「タイトル」→必要に応じて変更可能
「Garoonと連携するアカウント情報」→アカウントが合っているか確認
「トリガーアクション」→【ワークフロー】承認承認待ち申請データ一覧を取得

設定が完了したら「次へ」をクリックして進みます。

以下のページが開かれるので、詳細を設定していきましょう。
別のページでGaroonを実際に開きながら設定するといいですよ！

上から内容を確認したら下記2点を設定します。

・サブドメイン→GaroonのURL内から取得して設定
・申請フォームID→URL内から取得して設定
※ワークフローの詳細画面を開いたところのURLから取得してください。

「テスト」をクリックして、成功したら「保存する」をクリックしましょう。

続けてSlackの設定も行いましょう。
Slackのアクション「チャンネルにメッセージを送る」をクリックして詳細画面に移動します。
以下の画面で設定を行いましょう。

「タイトル」→必要に応じて変更可能
「Slackと連携するアカウント情報」→アカウントが合っているか確認
「トリガーアクション」→チャンネルにメッセージを送る

設定完了したら「次へ」をクリックで進みます。

以下の画面に進んだら、内容を確認して、チャンネル登録から行います。
「投稿先のチャンネルID」のボックスをクリックすると、候補のチャンネルが表示されるので、その中から選択して設定します。

画面をスクロールし、進めて「メッセージ」の設定も行います。

定型的な部分は直接入力していただき、変動的な部分はアウトプットを使用していきましょう。
アウトプットで入力された部分は、{{〇〇}}のような形式で表示されます。
今回はGaroonのアクションで取得している「作成日時」「申請番号」「申請者名」のアウトプットがわかりやすく通知できるように、以下のようなメッセージ内容で設定を行いました。
※アウトプットについてはこちらをご覧ください。

設定後、「テスト」をクリックし、成功したら「保存する」で完了です！

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ステップ4：GaroonとSlackの自動化の動作確認

最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正しくフローボットが起動するかどうかを確認しましょう。

設定お疲れ様でした！

Garoon・Slackを使ったその他の自動化例

他にもGaroonを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。

1.Garoonでワークフローが承認されたらSlackに通知する
こちらのフローはワークフローが承認されたら通知を自動で行います。
承認を受けた後に続く業務へ素早く取り掛かることで、業務進行を加速させることが期待できますね。

2.Backlogで登録されたタスク情報をGaroonのカレンダーに登録する
次に紹介するフローは Garoonのカレンダー機能を活用して、タスクの情報の登録を行うフローです。
期日が可視化されることで、タスク解決を効率的に行います。また、入力漏れやミスを回避することで正確な予定管理にもつながりそうです。

3.Garoonで予定が登録されたらSlackに通知する
最後に紹介するフローは、予定の登録が行われたらSlack通知を行うフローです。
今回紹介しているフローもですが、チャットツールによる通知をアラームやリマインダーとして活用することで業務漏れを防ぐことができます。

まとめ

GaroonとSlackの連携は、滞っているワークフローの解消によって業務の効率化に大きく寄与します。承認待ちの申請に関する通知を自動化することで、業務の見落としを防ぎ、ボトルネックの早期解消を行うことが期待できます。これにより業務のスムーズな業務進行を実現し、結果としてチーム全体の生産性の向上へと繋げることができるかもしれません。

ぜひGaroonとSlackの連携を活用して、実際にどれだけ業務の効率化ができるのか体験してみてください。