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現代の企業では、プロジェクトや案件の進行を円滑に進めるために、承認フローが欠かせません。
しかし、手動で行う承認作業には、時間がかかりやすく、ミスの原因となることが多いのが実情です。
紙ベースやメールでの申請では、関係者のスケジュールによって承認が遅れることもあり、プロジェクト全体の進行が滞る場合も少なくありません。
このような課題を解決するために、ワークフローの自動化を取り入れることで、作業時間の短縮や効率化、さらに業務全体の透明性と正確性の向上が期待できます。
この記事では、Garoonでワークフローが承認された際に、SPIRALに自動的にレコードが登録されるフローを導入するメリットと設定方法を詳しく紹介します。
Garoonで承認されたワークフローが自動的にSPIRALに登録されることで、手動での入力ミスやデータの抜け漏れなど、ヒューマンエラーも軽減されます。
これにより、データを一つ一つ転記する時間を削減し、他の重要な作業、例えば顧客対応やチーム間の調整により多くの時間を割くことができるようになるでしょう。
特に、プロジェクトや案件の進行状況においては、データの正確性が重要です。
自動化によって承認プロセス全体が一貫して正確に処理され、従業員の負担が軽減されるため、プロジェクト管理もスムーズに進行するでしょう。
Garoonで承認されたワークフロー情報がSPIRALに自動登録されることで、全案件の進行状況や承認履歴がSPIRALのデータベースで一元管理されるため、担当者や管理者は最新の状況を簡単に把握でき、次の行動を効率よく判断できるようになるでしょう。
さらに、全データが集約されていることで、レポート作成や情報共有が簡単になり、必要な情報をいつでも正確に提供できるため、プロジェクト全体の可視化と精度の向上が期待できます。
GaroonとSPIRALを連携にYoomを使えば、プログラミングの知識が一切不要です。
ノーコードでアプリ同士を簡単に連携できるため、誰でもすぐに自動化を始められます。
また、Yoomでは連携したい業務に合わせて、フローボットを自分で作成できる柔軟なカスタマイズ機能も備わっています。
「最初から自分で作成するのは面倒」「どこから始めればいいか分からない」と感じている方も心配いりません。
Yoomでは豊富なテンプレートが用意されており、使用しているアプリ名を検索するだけで、さまざまなフローボットを見つけることができます。
気に入ったフローボットがあれば、すぐにダウンロードして利用可能です。
これにより、初めての方でもスムーズにGaroonとSPIRALの連携を開始できるのが大きな魅力です。
この機会に、Yoomのアカウント発行ページからアカウントを作成してみましょう。
ここからは「Garoonでワークフローが承認されたらSPIRALにレコードを登録する」フローの設定についてご紹介します。
Yoomにログインが完了したら、下記のバナーの「詳細を見る」から、「このテンプレートを試してみる」をクリックしてください。
■概要
Garoonでワークフローが承認されたらNotionにレコードを登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Garoonを活用したワークフローを実行している方
・プロジェクトマネージャーやチームリーダー
・業務プロセスの管理者や担当者
2.SPIRALを使用してデータ管理を行う方
・データベースを活用して顧客管理を行う企業
・リード管理を行う営業担当
■このテンプレートを使うメリット
Garoonは業務フローを電子化することでスムースな業務進行に有益なツールです。
併せてSPIRALのデータベースで全体の案件を管理することで、確実にタスクを解消することができます。
しかし、Garoonの情報をその都度SPIRALのデータベースに手入力することは、ビジネスチャンスの損失につながることがあります。
手作業に時間をかけず、よりクリエイティブな業務に時間を使いたいと考える方にこのフローは有効的です。
Garoonでワークフローが承認されたら、自動でSPIRALのデータベースに情報を追加するため、手入力の手間を省いて時間を短縮します。
短縮した時間を他の業務に充てることで、業務効率を上げることができます。
■注意事項
・Garoon、SPIRALのそれぞれとYoomを連携してください。
コピーしたテンプレートはプロジェクト一覧の「マイプロジェクト」に格納されていますので、そちらをご確認ください。
(1)Yoomの画面左側にある「マイアプリ」をクリックし、画面右側に表示される「+新規接続」をクリック
(2)アプリの一覧からGaroonとSPIRAL(ver.2)を選択してください。
それぞれ新規登録画面の指示に従ってアカウント名、アクセストークンを設定し、「追加」をクリックすればマイアプリ連携が完了です。
(3)プロジェクト一覧から「マイプロジェクト」をクリックし、コピーしたテンプレートの…から「編集する」を選択してください。
次は、マイプロジェクトにテンプレートコピーして、フローボットを作成していきます。
コピーがまだの場合は、フローボットテンプレートを下記よりコピーしてください。
■概要
Garoonでワークフローが承認されたらNotionにレコードを登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Garoonを活用したワークフローを実行している方
・プロジェクトマネージャーやチームリーダー
・業務プロセスの管理者や担当者
2.SPIRALを使用してデータ管理を行う方
・データベースを活用して顧客管理を行う企業
・リード管理を行う営業担当
■このテンプレートを使うメリット
Garoonは業務フローを電子化することでスムースな業務進行に有益なツールです。
併せてSPIRALのデータベースで全体の案件を管理することで、確実にタスクを解消することができます。
しかし、Garoonの情報をその都度SPIRALのデータベースに手入力することは、ビジネスチャンスの損失につながることがあります。
手作業に時間をかけず、よりクリエイティブな業務に時間を使いたいと考える方にこのフローは有効的です。
Garoonでワークフローが承認されたら、自動でSPIRALのデータベースに情報を追加するため、手入力の手間を省いて時間を短縮します。
短縮した時間を他の業務に充てることで、業務効率を上げることができます。
■注意事項
・Garoon、SPIRALのそれぞれとYoomを連携してください。
1.バナーにカーソルを合わせ「詳細を見る」をクリック
2.移行したページの「このテンプレートを試す」をクリック
3.Yoomの登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログインしましょう。
(1)フローの一覧画面から「アプリトリガー」をクリックします。
(2)タイトルを設定し、トリガーアクションに「ワークフローが承認されたら」が選択されていることを確認したら「次へ」をクリックします。
(3)アプリトリガーのAPI接続設定画面で、トリガーの起動間隔、サブドメイン、申請フォームIDを設定します。
設定が完了したら「テスト」をクリックし、エラーが出なければ「保存する」をクリックしてください。
(1)フローの一覧画面から「アプリトリガー」をクリックします。
(2)タイトルを設定し、アクションに「レコードを登録」が選択されていることを確認したら「次へ」をクリックします。
(3)API接続設定画面で、アプリID、データベースID、レコード情報を設定します。
今回、レコード情報のフィールドの識別名は、既存設定のまま進めます。値は、設定するアウトプットを選び直して設定します。
入力欄をクリックするとアウトプットが表示されるので、「ワークフローが承認されたら」の中から該当するものを選択してください。
(4)設定が完了したら「テスト」をクリックし、エラーが出なければ「保存する」をクリックしてください。
(5)最後に「トリガーをON」をクリック
お疲れ様でした！
紹介したフローボットのテンプレートは、Yoomに登録することでコピーして利用することができます。
■概要
Garoonでワークフローが承認されたらNotionにレコードを登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Garoonを活用したワークフローを実行している方
・プロジェクトマネージャーやチームリーダー
・業務プロセスの管理者や担当者
2.SPIRALを使用してデータ管理を行う方
・データベースを活用して顧客管理を行う企業
・リード管理を行う営業担当
■このテンプレートを使うメリット
Garoonは業務フローを電子化することでスムースな業務進行に有益なツールです。
併せてSPIRALのデータベースで全体の案件を管理することで、確実にタスクを解消することができます。
しかし、Garoonの情報をその都度SPIRALのデータベースに手入力することは、ビジネスチャンスの損失につながることがあります。
手作業に時間をかけず、よりクリエイティブな業務に時間を使いたいと考える方にこのフローは有効的です。
Garoonでワークフローが承認されたら、自動でSPIRALのデータベースに情報を追加するため、手入力の手間を省いて時間を短縮します。
短縮した時間を他の業務に充てることで、業務効率を上げることができます。
■注意事項
・Garoon、SPIRALのそれぞれとYoomを連携してください。
GaroonとSPIRALの連携を活用したその他の自動化例を紹介します。
1. Googleフォームに回答された内容をもとにGoogleカレンダーとGaroonのカレンダーを更新するフローです。
このフローを活用することで、複数のカレンダーを一括管理でき、スケジュールの確認や調整がスムーズになるでしょう。カレンダーの手動同期が不要になり、チーム全員が同じ予定を把握できるため、業務の調整も容易になります。
■概要
Googleカレンダーの予定が更新されたら、Garoonのカレンダーも自動的に予定を更新するフローです。
Googleカレンダーの更新情報をわざわざ確認しなくても、自動的にGaroonのカレンダーにも情報が更新されるので、更新された予定の抜けや漏れをなくすことができます。
■注意事項
・Googleカレンダー、Garoon、GoogleフォームそれぞれとYoomの連携が必要です。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
2. Garoonでワークフローが承認されたらGoogle スプレッドシートに情報を追加するフローです。
このフローは、承認されたデータをGoogle スプレッドシート上で管理するのに最適です。データの手動入力を省くことで、報告や共有がスムーズになり、業務の効率化が期待できます。
■概要
Garoonでワークフローが承認されたらGoogle スプレッドシートのデータベースに情報を追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Garoonでワークフローを利用する業務担当者
・ワークフローの承認情報をGaroonとGoogle スプレッドシート間で手動で同期する手間を削減したい方
・常に最新の承認情報をGoogle スプレッドシート上で確認したい方
2.チームリーダー・マネージャー
・ワークフローの承認情報をGoogle スプレッドシートで可視化して進捗管理やチームの状況把握に役立てたい方
3.GaroonとGoogle スプレッドシートを併用している部署
・承認完了をGoogle スプレッドシート上で把握して迅速な対応を促したい方
・承認状況を手軽に確認したい方
■このテンプレートを使うメリット
Garoonは業務の効率化に役立つツールですが、承認されたワークフローの情報を他のシステムで活用したり、チームメンバーに迅速に共有したい場合などで手作業での情報転記や通知は非効率です。
このフローにより、Garoonでの承認作業が完了すると直ぐにGoogle スプレッドシートに情報が追加されるため、手作業による転記や通知作業が不要になります。これにより、入力ミスや情報共有の遅延を防ぎ業務効率の改善になります。
またGoogle スプレッドシート上で承認情報が一元管理されるため、データ分析や可視化を容易に行うことができます。更にGoogle スプレッドシートはチームメンバー間での共有も容易なため、情報伝達の効率化にも貢献します。
■注意事項
・Garoon、Google スプレッドシートそれぞれとYoomを連携してください。
3. SPIRALに追加されたキーワードで口コミをGoogle検索し、結果をGoogleスプレッドシートに更新するフローです。
このフローにより、口コミ情報や競合他社の評判を効率よく収集し、マーケティングや製品改善に役立てることができます。日々のデータ収集を自動化することで、より正確な情報に基づいた意思決定が可能になります。
■概要
SPIRALに追加されたキーワードで口コミをGoogle 検索し、結果をGoogle スプレッドシートに更新するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.業務においてSPIRALを使用する方
・SPIRALの情報をマーケティング戦略に役立てているカスタマーサポートの担当者
2.Google スプレッドシートを使用して情報を管理している方
・Google スプレッドシートに口コミ情報を蓄積したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
口コミ情報を分析することで、競合他社との比較や差別化のポイントを明確にすることができ、製品やサービスの改善に役立たせることが可能です。
しかし、収集したい口コミ情報のキーワードが多い場合、手動で収集するのは非効率的です。
効率的に口コミ情報を収集したいと考えている方に、このテンプレートは適しています。
SPIRALにキーワードが追加されると、都度Google 検索を行い、口コミ情報の収集と要約を自動で行うことが可能です。
Google 検索は任意のWebサイトからも口コミ情報を収集できるため、業務に合わせてカスタマイズすることができます。
■注意事項
・SPIRAL、Google 検索、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・検索の際は複数のキーワードを組み合わせることで、比較的正確な情報を取得することが可能です。
Garoonでのワークフロー承認とSPIRALへの自動登録を連携させることで、企業は手動での入力作業を減らし、情報の透明性と正確さを確保できます。
この連携により、作業時間をより有効に使えるようになり、プロジェクト管理も効率的に進められるようになります。
また、ノーコードツールのYoomを使えば、専門的な知識がなくても簡単に連携が可能です。
業務プロセスの自動化を検討しているなら、Yoomで効率化を始めてみませんか？
