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現代の企業では、プロジェクトや案件の進行を円滑に進めるために、承認フローが欠かせません。
しかし、手動で行う承認作業には、時間がかかりやすく、ミスの原因となることが多いのが実情です。
紙ベースやメールでの申請では、関係者のスケジュールによって承認が遅れることもあり、プロジェクト全体の進行が滞る場合も少なくありません。
このような課題を解決するために、ワークフローの自動化を取り入れることで、作業時間の短縮や効率化、さらに業務全体の透明性と正確性の向上が期待できます。
この記事では、Garoonでワークフローが承認された際に、SPIRALに自動的にレコードが登録されるフローを導入するメリットと設定方法を詳しく紹介します。
Garoonで承認されたワークフローが自動的にSPIRALに登録されることで、手動での入力ミスやデータの抜け漏れなど、ヒューマンエラーも軽減されます。
これにより、データを一つ一つ転記する時間を削減し、他の重要な作業、例えば顧客対応やチーム間の調整により多くの時間を割くことができるようになるでしょう。
特に、プロジェクトや案件の進行状況においては、データの正確性が重要です。
自動化によって承認プロセス全体が一貫して正確に処理され、従業員の負担が軽減されるため、プロジェクト管理もスムーズに進行するでしょう。
Garoonで承認されたワークフロー情報がSPIRALに自動登録されることで、全案件の進行状況や承認履歴がSPIRALのデータベースで一元管理されるため、担当者や管理者は最新の状況を簡単に把握でき、次の行動を効率よく判断できるようになるでしょう。
さらに、全データが集約されていることで、レポート作成や情報共有が簡単になり、必要な情報をいつでも正確に提供できるため、プロジェクト全体の可視化と精度の向上が期待できます。
GaroonとSPIRALを連携にYoomを使えば、プログラミングの知識が一切不要です。
ノーコードでアプリ同士を簡単に連携できるため、誰でもすぐに自動化を始められます。
また、Yoomでは連携したい業務に合わせて、フローボットを自分で作成できる柔軟なカスタマイズ機能も備わっています。
「最初から自分で作成するのは面倒」「どこから始めればいいか分からない」と感じている方も心配いりません。
Yoomでは豊富なテンプレートが用意されており、使用しているアプリ名を検索するだけで、さまざまなフローボットを見つけることができます。
気に入ったフローボットがあれば、すぐにダウンロードして利用可能です。
これにより、初めての方でもスムーズにGaroonとSPIRALの連携を開始できるのが大きな魅力です。
この機会に、Yoomのアカウント発行ページからアカウントを作成してみましょう。
ここからは「Garoonでワークフローが承認されたらSPIRALにレコードを登録する」フローの設定についてご紹介します。
Yoomにログインが完了したら、下記のバナーの「詳細を見る」から、「このテンプレートを試してみる」をクリックしてください。
コピーしたテンプレートはプロジェクト一覧の「マイプロジェクト」に格納されていますので、そちらをご確認ください。
(1)Yoomの画面左側にある「マイアプリ」をクリックし、画面右側に表示される「+新規接続」をクリック
(2)アプリの一覧からGaroonとSPIRAL(ver.2)を選択してください。
それぞれ新規登録画面の指示に従ってアカウント名、アクセストークンを設定し、「追加」をクリックすればマイアプリ連携が完了です。
(3)プロジェクト一覧から「マイプロジェクト」をクリックし、コピーしたテンプレートの…から「編集する」を選択してください。
次は、マイプロジェクトにテンプレートコピーして、フローボットを作成していきます。
コピーがまだの場合は、フローボットテンプレートを下記よりコピーしてください。
1.バナーにカーソルを合わせ「詳細を見る」をクリック
2.移行したページの「このテンプレートを試す」をクリック
3.Yoomの登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログインしましょう。
(1)フローの一覧画面から「アプリトリガー」をクリックします。
(2)タイトルを設定し、トリガーアクションに「ワークフローが承認されたら」が選択されていることを確認したら「次へ」をクリックします。
(3)アプリトリガーのAPI接続設定画面で、トリガーの起動間隔、サブドメイン、申請フォームIDを設定します。
設定が完了したら「テスト」をクリックし、エラーが出なければ「保存する」をクリックしてください。
(1)フローの一覧画面から「アプリトリガー」をクリックします。
(2)タイトルを設定し、アクションに「レコードを登録」が選択されていることを確認したら「次へ」をクリックします。
(3)API接続設定画面で、アプリID、データベースID、レコード情報を設定します。
今回、レコード情報のフィールドの識別名は、既存設定のまま進めます。値は、設定するアウトプットを選び直して設定します。
入力欄をクリックするとアウトプットが表示されるので、「ワークフローが承認されたら」の中から該当するものを選択してください。
(4)設定が完了したら「テスト」をクリックし、エラーが出なければ「保存する」をクリックしてください。
(5)最後に「トリガーをON」をクリック
お疲れ様でした！
紹介したフローボットのテンプレートは、Yoomに登録することでコピーして利用することができます。
GaroonとSPIRALの連携を活用したその他の自動化例を紹介します。
1. Googleフォームに回答された内容をもとにGoogleカレンダーとGaroonのカレンダーを更新するフローです。
このフローを活用することで、複数のカレンダーを一括管理でき、スケジュールの確認や調整がスムーズになるでしょう。カレンダーの手動同期が不要になり、チーム全員が同じ予定を把握できるため、業務の調整も容易になります。
2. Garoonでワークフローが承認されたらGoogle スプレッドシートに情報を追加するフローです。
このフローは、承認されたデータをGoogle スプレッドシート上で管理するのに最適です。データの手動入力を省くことで、報告や共有がスムーズになり、業務の効率化が期待できます。
3. SPIRALに追加されたキーワードで口コミをGoogle検索し、結果をGoogleスプレッドシートに更新するフローです。
このフローにより、口コミ情報や競合他社の評判を効率よく収集し、マーケティングや製品改善に役立てることができます。日々のデータ収集を自動化することで、より正確な情報に基づいた意思決定が可能になります。
Garoonでのワークフロー承認とSPIRALへの自動登録を連携させることで、企業は手動での入力作業を減らし、情報の透明性と正確さを確保できます。
この連携により、作業時間をより有効に使えるようになり、プロジェクト管理も効率的に進められるようになります。
また、ノーコードツールのYoomを使えば、専門的な知識がなくても簡単に連携が可能です。
業務プロセスの自動化を検討しているなら、Yoomで効率化を始めてみませんか？
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