GaroonとMicrosoft Teamsを連携して、Garoonでワークフローが承認されたらMicrosoft Teamsに通知する方法

ステップ1:GaroonとMicrosoft Teamsをマイアプリ連携

まず、GaroonとMicrosoft TeamsをYoomに連携するため、マイアプリに登録します。

1.Yoom管理画面の左側で「マイアプリ」を選択し、「+新規接続」をクリックします。

2.続く画面で、GaroonとMicrosoft Teamsを検索して選択すると、次の画面に進みます。

＜Garoonの場合＞

・アカウント名、アクセストークンを入力し、「追加」をクリックすると、マイアプリに登録が完了します。
※base64エンコードについては、こちらのヘルプページを確認ください。

＜Microsoft Teamsの場合＞

・サインインすると、マイアプリに登録が完了します。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

ステップ2:テンプレートのコピー

GaroonとMicrosoft Teamsを連携するためのテンプレートをコピーします。

1.下記のリンクを開きます。

2.「このテンプレートを試す」をクリックすると、コピーが完了します。

ステップ3:トリガーとなるGaroonの設定

フローの起点となるトリガーアクションを設定します。
このフローではGaroonのワークフローが承認されるとトリガーが起動します。

1.Yoom管理画面の「マイプロジェクト」を選択し、「【コピー】Garoonでワークフローが承認されたらMicrosoft Teamsに通知する」をクリックします。
※テンプレートのタイトルは次の画面で任意に変更できます。

2.「アプリトリガー ワークフローが承認されたら」をクリックします。

3.Garoonと連携するアカウントを確認し、「次へ」をクリックします。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。

4.トリガーの起動間隔、サブドメイン、申請フォームIDを設定してテストを行います。
※トリガーの起動間隔は5分、10分、15分、30分、60分が用意されており、プランによって選択できる時間が変わります。選択した間隔ごとに一度、トリガーとなるアクションを確認し、実行された場合にフローボットが起動します。メッセージをすぐ通知したいときは、短い間隔の設定がおすすめです。

5.テストが成功すると、アウトプットにGaroonから取得した情報が表示されます。
問題がなければ保存します。
※「申請項目1」や「申請項目2」といった項目名の変更方法は、こちらのヘルプページで解説しています。

ステップ4:Microsoft Teamsの設定

最後に、Microsoft Teamsにメッセージを通知する設定を行います。

1.「アプリと連携する Microsoft Teamsに通知する」をクリックします。

2.Microsoft Teamsと連携するアカウントを確認し、「次へ」をクリックします。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。

3.チームID、チャネルID、メッセージを設定してテストを行います。
※チームIDとチャネルIDは、枠をクリックして表示される「候補」から選択できます。
※メッセージは、定型文を直接入力できます。Garoonの情報を反映させたいときは、枠をクリックして表示されるアウトプットの「ワークフローが承認されたら」から設定します。（値は二重括弧で表示されます）

4.テストを行い成功すると、Microsoft Teamsにメッセージが通知されます。
問題がなければ保存します。

5.トリガーをONにすると、Garoonのワークフローが承認されるたび、Microsoft Teamsにメッセージが自動通知されます。

紹介したフローに不明点があれば、こちらのヘルプページを確認してみてください。

GaroonとMicrosoft Teamsを使ったその他の自動化例

他にもGaroonとMicrosoft Teamsを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。

1.毎日Garoonで承認待ちの申請データを取得しMicrosoft Teamsに通知する

Garoonで承認待ちの申請データを、毎日指定の時間に取得し、Microsoft Teamsに自動通知できます。
この連携により、承認待ちの申請を手動確認する手間を削減し、対応漏れを防止できるでしょう。

2.Garoonで予定が登録されたらMicrosoft Teamsのカレンダーに連携する

Garoonで予定が登録された際に、Microsoft Teamsのカレンダーに自動追加できます。
この連携により、予定の繰り返し登録を削減し、業務効率の向上が期待できます。

3.Garoonで予定が登録されたらMicrosoft Teamsに通知する

Garoonに予定が登録されたことを、Microsoft Teamsに自動通知できます。
この連携により、スケジュールの共有漏れを防止し、着実に予定を消化できるでしょう。

まとめ

Garoonのワークフロー承認時に、手動でメンバーへ通知する作業は手間と時間がかかります。
さらに、タイムラグや通知漏れが発生することがあり、承認者の負担となります。
GaroonとMicrosoft Teamsを連携すれば、通知業務を自動化でき、これらの課題を解決できるでしょう。
その結果、チーム全体の業務効率化が期待できます。
GaroonとMicrosoft Teamsの連携は、Yoomを使うことでノーコードで簡単に実現できます。
本記事で解説した手順に沿って設定するだけで導入できるので、この機会に自社に通知業務の自動化を取り入れてみてください。