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ワークフローの承認状況を都度確認している作業を効率化したい！とお考えの方もいらっしゃると思います。
特に重要度や緊急度の高いワークフローが承認されたら可能な限りすぐ対応されたいのではないでしょうか？
この要望を叶えるために、アプリを連携して自動通知を実現してみましょう！
この記事では、GaroonとSMSLINKを連携して、通知する作業を自動化する方法をご紹介します。
その他に、アプリを連携するメリットやノーコードでアプリ連携できるYoomを活用して業務フローボットを作成する方法について詳しくご説明していきます。
是非最後までご覧ください！
Garoonでワークフローが承認されたら、SMSLINKでSMSを送信する作業を自動化することができます。
例えば、チームリーダーやマネージャーが重要な案件を承認したら、すぐにメンバーに通知できるので、情報共有が容易になり、緊急度の高いワークフローにも迅速に対応できます。
また、営業や外出が多い職種の方も、場所を問わずにワークフローの承認状況を確認できるので、スピーディーな対応が可能になり、業務の生産性を向上させることができそうですね！
手作業で行っていた通知業務を自動化できるので、入力ミスや漏れなどを減少させることが可能になります。
万が一、緊急度の高いワークフローを通知し忘れていたら、、、と想像したくはないですね。
そのようなリスクを減らし、事務作業の行程を減らすことができれば、業務に集中できる環境を整えられて、仕事効率を向上することができそうですね！
[Yoomとは]
ここからは「Garoonで緊急度の高いワークフローが承認されたらSMSLINKに通知する」というフローボットの作成方法についてご紹介します。
アクションとトリガーを設定するだけでフローボットが作成できるので、画面を見ながら一緒に作ってみましょう！
フローボットを作成する前に、マイアプリ登録を行います！
Yoomのワークスペースにログインできたら、画面左上に表示されている「マイアプリ」→「新規接続」→「連携したアプリ名」の順番でクリックします。
・上記に記載の「はじめに」の手順で進み、Garoonを選択しましょう。
・アカウント名とアクセストークンを入力します。
・先程と同様に、「はじめに」の手順で進み、 SMS LINKを選択しましょう。
・アカウント名とアクセストークンを入力します。
マイアプリ登録の設定が終わったら、下に表示されているバナーの「試してみる」をクリックしましょう！
■概要
Garoonで緊急度の高いワークフローが承認されたらSMSLINKに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Garoonでワークフローを利用する業務担当者
・緊急度の高いワークフローの承認を即座にメンバーに伝えたい方
・承認状況をリアルタイムで把握して迅速な対応を必要とする業務に関わる方
・メール通知だけでは見逃してしまう可能性があり、確実な連絡手段を確保したい方
2.チームリーダー・マネージャー
・緊急度の高い案件の承認状況を常に把握して迅速な意思決定をしたい方
・重要な承認をチームメンバーに確実に伝えて対応の遅延を防ぎたい方
3.緊急対応が必要な業務に関わる部署
・緊急度の高いワークフローの承認を待って直ぐにアクションを起こす必要がある方
・承認状況をリアルタイムで把握して業務の進捗に遅れが生じないようにしたい方
■このテンプレートを使うメリット
Garoonは業務効率化に大きく貢献しますが、緊急度の高いワークフローの承認状況を常に把握して迅速に対応することは容易ではありません。承認待ちの状態がわかりにくいため対応が遅れてしまい、ビジネスチャンスを逃したり顧客満足度を低下させてしまうリスクがあります。
このフローを導入することで、Garoonで緊急度の高いワークフローが承認されると同時にSMSLINKを通じて担当者に通知が届きます。これにより担当者は場所を問わずに重要な案件の承認をリアルタイムで把握して迅速な対応が可能になり業務効率の改善になります。
■注意事項
・Garoon、SMSLINKそれぞれとYoomを連携してください。
テンプレートがコピーされましたというポップアップが表示されたらコピー完了です。
早速「ワークフローが承認されたら」という項目をクリックして設定していきましょう。
・タイトルやアクションなどは設定済みですので、連携するアカウントに誤りがないか確認して、そのまま「次へ」を押して進みましょう。
・タイトルは任意でOKですので変更したい場合は入力してください。
・トリガーの起動間隔、サブドメイン、申請フォームIDを設定してください。
・トリガーの起動間隔は、プランによって設定できる時間が異なりますのでご確認ください。
・設定が完了したら、テストして保存しましょう。
※申請フォームIDの確認方法はこちらをご覧ください。
次に「SMSを送信する」の項目をクリックして設定しましょう。
・タイトルやアクションは設定済みですので、連携するアカウントに誤りがないか確認して、そのまま「次へ」をクリックしましょう。
・タイトルは任意でOKですので、変更したい場合は入力してください。
・必須項目を入力しましょう。
・メッセージ内容はGaroonの内容をアウトプットから埋め込みながら作成しましょう。
・入力ができたら、テストして保存しましょう。
・フローボットの設定が完了したら、「トリガーON」をクリックしましょう！
これで全ての設定が完了しました！
■概要
Garoonで緊急度の高いワークフローが承認されたらSMSLINKに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Garoonでワークフローを利用する業務担当者
・緊急度の高いワークフローの承認を即座にメンバーに伝えたい方
・承認状況をリアルタイムで把握して迅速な対応を必要とする業務に関わる方
・メール通知だけでは見逃してしまう可能性があり、確実な連絡手段を確保したい方
2.チームリーダー・マネージャー
・緊急度の高い案件の承認状況を常に把握して迅速な意思決定をしたい方
・重要な承認をチームメンバーに確実に伝えて対応の遅延を防ぎたい方
3.緊急対応が必要な業務に関わる部署
・緊急度の高いワークフローの承認を待って直ぐにアクションを起こす必要がある方
・承認状況をリアルタイムで把握して業務の進捗に遅れが生じないようにしたい方
■このテンプレートを使うメリット
Garoonは業務効率化に大きく貢献しますが、緊急度の高いワークフローの承認状況を常に把握して迅速に対応することは容易ではありません。承認待ちの状態がわかりにくいため対応が遅れてしまい、ビジネスチャンスを逃したり顧客満足度を低下させてしまうリスクがあります。
このフローを導入することで、Garoonで緊急度の高いワークフローが承認されると同時にSMSLINKを通じて担当者に通知が届きます。これにより担当者は場所を問わずに重要な案件の承認をリアルタイムで把握して迅速な対応が可能になり業務効率の改善になります。
■注意事項
・Garoon、SMSLINKそれぞれとYoomを連携してください。
他にもGaroonとSMSLINKを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるのでいくつか紹介します。
1.今回はGaroonとSMSLINKの連携フローでしたが、通知をするアプリを変更することも可能です。
いつも自分が使っているチャットやメールツールにカスタマイズする事で、より業務に合わせたフローボットを作成できます。
■概要
Garoonでワークフローが承認されたらSlackに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.承認フローのステータスを迅速に共有する必要がある方
2.手動での承認ステータスの確認や情報共有を減らし、自動化したいと考えている方
3.GaroonとSlackを日常的に活用している方
■このテンプレートを使うメリット
・Slackを通じて承認情報が共有されることで、チーム内でのコミュニケーションと連携が強化されます。
・Slackの機能を活用してタスクのアサインやスケジュール管理などを効果的に行うことが可能です。
■注意事項
・Garoon、SlackそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
Garoonでワークフローが承認されたらGmailで通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Garoonでワークフローを利用する業務担当者
・承認されたワークフローの情報をGmailのメールで受け取りたい方
・ワークフローの承認情報をGaroonとGmail間で手動で共有する手間を削減したい方
・承認完了後、速やかに担当者への周知と次のアクションを促したい方
2.チームリーダー・マネージャー
・ワークフローの承認情報をGmailで一元管理してチームの状況把握を容易にしたい方
・承認状況をリアルタイムで把握して迅速な意思決定や次のアクションにつなげたい方
■このテンプレートを使うメリット
Garoonは業務効率化に貢献する一方で、ワークフローの承認状況をリアルタイムで把握することが難しいという課題があり、担当者はGaroonを頻繁に確認する必要があり、他の業務に集中することができなかったり対応が遅れるなどの問題が生じることがあります。
このフローを導入することで、承認完了をGmailで即座に通知して担当者はGaroonを逐一確認する必要がなくなり、他の業務に集中できます。また承認状況をリアルタイムで把握できるため、次のアクションを迅速に進めることができ、業務全体の効率化に繋がります。
■注意事項
・Garoon、GmailそれぞれとYoomを連携してください。
2.SMSLINKは様々なアプリと連携する事で通知作業を自動化することができるようになります。
情報が追加されて、通知がきた時にアプリを見れば、新しい情報を取得することができます。
確認作業を短縮でき、本来の業務に集中できる環境を整えられそうですね。
■概要
kintoneにレコードが登録されたら、該当の顧客に対してSMSLINKで自動でSMSを配信します。
登録された顧客の情報を元に、SMSの内容をカスタマイズすることができます。
■設定方法
kintoneとSMSLINKとの連携を行ってください。（マイアプリ連携）
kintoneの「レコードが登録されたら」オペレーションでWebhookURLをkintoneの管理画面で設定してください。
kintoneの「レコードを取得する」オペレーションで情報を取得してください。
SMSLINKの「SMSを送信」オペレーションを使用し、該当の顧客に対してSMSを配信する設定を行ってください。
■注意事項
・kintoneとSMSLINKそれぞれでの連携設定が必要です。
・SMSの内容や送信先の設定を適切にカスタマイズしてご利用ください。
■概要
Salesforceのリード情報をもとにSMSLINKから定型メールを送信するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Salesforceを利用する営業・マーケティング担当者
・特定の条件を満たすリードに自動でSMSを送信して効率的にアプローチしたい方
・手動でのSMS送信の手間を省いてリードへの対応スピードを向上させたい方
・顧客の行動や属性に応じたパーソナライズされたSMSを送信したい方
2.顧客とのコミュニケーションを強化したい企業
・顧客との接点を増やしてエンゲージメントを高めたい方
・SMSを活用してリードナーチャリングや顧客満足度向上を図りたい方
■このテンプレートを使うメリット
Salesforceは顧客管理に非常に強力なツールですが、リードの獲得から商談化までのプロセスにおいてタイムリーなコミュニケーションは成約率向上に不可欠です。しかしリード情報に基づいて適切なタイミングでSMSLINKから定型メールを送信する作業は、手作業で行うには負担が大きく対応漏れが発生するリスクもあります。
このフローを活用すれば、リードの状況変化に応じて自動的にSMSLINKから定型メールが送信されるため、担当者は手作業での送信作業を行う必要がなく業務効率が大幅に改善され人的ミスのリスクも軽減されます。
■注意事項
・Salesforce、SMSLINKのそれぞれとYoomを連携してください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
いかがでしたか？GaroonとSMSLINKを連携する事で、承認されたワークフローに対してすぐに対応できることが期待できますね。
さらに、手作業で行っていたメール送信作業を自動化できるので、ヒューマンエラーを減少させることが可能になり、業務の効率もアップすることができるかもしれません。
また、Yoomを活用する事で、これまでプログラミングなどの技術や知識が必要だったアプリ連携を、ノーコードで行い、業務のフローボットも簡単に作成することができました！
ぜひこの機会にGaroonとSMSLINKを連携させて、通知作業を自動化してみてください！
