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セールスで使用する書類の作成、顧客管理、規約書類の準備、在庫管理などなど…パッと思いつくだけでもこれだけ存在する営業事務は、顧客が増えればそれに比例して業務負担が大きくなりがちです。
そうなると事務作業ばかりが増え、外回りやセールスの機会が減る要因になりかねませんよね。
今回はこのような悩みを解決すべく、営業をスムーズに行えるサポートツールのGENIEE SFA/CRMと、クリエイティブで無限大な使い方が可能なNotionを連携してみました。
まずはGENIEE SFA/CRMとNotionを連携するとどのようなメリットがあるのか、具体的に2つの例を紹介します！
GENIEE SFA/CRMに会社情報が登録される度に、Notionにリアルタイムで会社情報が追加されるようになります！
リアルタイムで追加されることにより、営業チーム全体が新しい会社情報を把握しやすくなり、担当者の割り振りやアポイントメントの取得といった次のフェーズへの移行がスムーズになることが期待できるでしょう。
また、GENIEE SFA/CRMに入力した会社情報を手動でNotionに再入力する手間が省ける上、手入力でおこりがちなタイピングミスなどが減り、会社情報を正確にNotionに転記することが可能です！
GENIEE SFA/CRMから会社情報がリアルタイムで自動転記されれば、その会社に対してどのようなアプローチをするべきかという戦略を記載したり、会社をより詳しく調べたデータを蓄積していくことが即座にできるようになります。
さらに、Notionは同時編集ができるツールのため、担当チーム全体でのデータ編集が可能です。
自由度が高いツールなので、マーケティングチームのようなクリエイティブな部署との連携も行いやすくなるでしょう。
[Yoomとは]
では、ここからは実際に「GENIEE SFA/CRMで会社情報が登録されたらNotionに追加する」というフローボットの作成手順を紹介しましょう。
今回はイチからフローボットを作成せず、すでにフローが組んであるテンプレートを使用します。
テンプレートを使用すればより簡単にアプリ同士の連携が可能になるのでおすすめです！
Yoomの登録が終わったら、以下のバナーをクリックして進んでくださいね。
■概要
GENIEE SFA/CRMで会社情報が登録されたらNotionに追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.GENIEE SFA/CRMを活用している企業
・営業活動の進捗管理を行う営業部長
・顧客データを管理し、追加している営業アシスタント
2.Notionを情報の一元管理場所として使用している企業
・プロジェクトのタスク管理を行う業務担当
・データベースを活用して情報の可視化を行う総務部の担当者
■このテンプレートを使うメリット
GENIEE SFA/CRMは営業活動に関するデータを可視化するために活用できるツールです。
さらにNotionのデータベースにも情報を管理することで、あらゆる情報の管理ができスムーズな営業活動を行うことができます。
しかし、GENIEE SFA/CRMに入力された会社情報をNotionに手入力することは、チーム全体の生産性にも悪影響を及ぼす可能性があります。
手入力の手間を省き、業務の効率化をしたいと考える方にこのフローは適しています。
GENIEE SFA/CRMに企業情報が登録されたら自動でNotionにも登録し、手入力の手間を省きます。
また引用した内容で登録をするため、情報の精度を高く保ちます。
■注意事項
・GENIEE SFA/CRM、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
次はGENIEE SFA/CRMとNotionをYoomと連携させましょう。これを「マイアプリ連携」と言います。
テンプレートのバナーをクリックすると、画面の下に「このテンプレートを試してみる」というボタンがあるので押します。
そうすると「マイプロジェクト」というページに飛ぶので、画面左側のメニューから「マイアプリ」を選択！
↓
まずはGENIEE SFA/CRMマイアプリ連携からいきましょう！
検索窓に「GENIEE SFA/CRM」と入力するとGENIEE SFA/CRMのアイコンが出てくるのでクリック！
アカウント名とアクセストークンを赤枠の通り入力しましょう。
入力出来たら右下の保存ボタンを押して、GENIEE SFA/CRMとYoomの連携は完了です！
次はNotionとYoomを連携させましょう。
NotionとYoomを連携するにあたり、この段階でGENIEE SFA/CRMの会社情報を転記するページをNotion側で用意しておく必要があります。
そのため、あらかじめ会社情報を転記したいNotionのページを作成しておきましょう。
今回は会社情報を管理したいので、上記のようなページを用意しました。
↓
準備ができたら右上の新規作成をクリック！検索窓に「Notion」と入力するとNotionのアイコンが出てくるので押します。
上記のような画面に移行するので「ページを選択する」を押します。
GENIEE SFA/CRMと連携するページを選択して、アクセス許可をクリックすると連携完了です！
これにてGENIEE SFA/CRMとNotionのマイアプリ連携はOKです！
2つのアプリがYoomと連携できたので、次はフローボットの設定に参りましょう。
今回のフローボットの手順は全部で2段階です！
■概要
GENIEE SFA/CRMで会社情報が登録されたらNotionに追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.GENIEE SFA/CRMを活用している企業
・営業活動の進捗管理を行う営業部長
・顧客データを管理し、追加している営業アシスタント
2.Notionを情報の一元管理場所として使用している企業
・プロジェクトのタスク管理を行う業務担当
・データベースを活用して情報の可視化を行う総務部の担当者
■このテンプレートを使うメリット
GENIEE SFA/CRMは営業活動に関するデータを可視化するために活用できるツールです。
さらにNotionのデータベースにも情報を管理することで、あらゆる情報の管理ができスムーズな営業活動を行うことができます。
しかし、GENIEE SFA/CRMに入力された会社情報をNotionに手入力することは、チーム全体の生産性にも悪影響を及ぼす可能性があります。
手入力の手間を省き、業務の効率化をしたいと考える方にこのフローは適しています。
GENIEE SFA/CRMに企業情報が登録されたら自動でNotionにも登録し、手入力の手間を省きます。
また引用した内容で登録をするため、情報の精度を高く保ちます。
■注意事項
・GENIEE SFA/CRM、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
画面左側のマイプロジェクトから「【コピー】GENIEE SFA/CRMで会社情報が登録されたらNotionに追加する」をクリック！
右上の編集するを押しましょう。
↓
GENIEE SFA/CRMのアイコンの「会社情報が作成されたら」を押します。
テンプレートを利用したことによりあらかじめ必要項目は入力されているので、連携するアカウント情報が正しいか確認してから次へをクリック！
↓
Webhookの設定をしましょう。
Webhookを設定することで、会社情報が登録されたらリアルタイムで通知を受け取れるようになります！
赤枠のGENIEE SFA/CRMのWebhookの設定内に設定方法が詳しく記載されているので、別タブで開き確認しながら進めてください。
設定の途中、データの種類の選択という項目がありますが、今回は会社情報が登録された場合に通知を受け取りたいので、画像のように「会社」を選択しましょう！
↓
Webhookの設定ができたら、テスト送信のためにGENIEE SFA/CRMで会社情報を登録します。
登録ができたらYoomの画面に戻り、「テスト」と書かれたボタンを押してみましょう。
青く「テスト成功」と表示されれば保存をクリック！
GENIEE SFA/CRMの設定は以上です！
Notionのアイコンの「レコードを追加する」を押します。
こちらに関しても先ほどと同じく、テンプレートを利用したことによりあらかじめ必要項目は入力されているので、連携するアカウント情報が正しいか確認してから下へスクロールしましょう。
データベースIDを入力します。
赤枠の内容に沿ってコピペをすればOKです！次へを押しましょう。
↓
追加するレコードの値を設定していきましょう。
ここで設定したものがNotionに反映されるようになります！
ポイントとして、画像に表示されているボックス名は連携しているNotionのページに連動しています。
今回用意したのはこのようなNotionのページです。
Yoomの画面に表示されているボックスの項目と、用意したNotionの項目を等しく入力していく必要があります。
やり方はとても簡単なのでご安心ください！
値を入力したいボックスをクリックして、GENIEE SFA/CRMのアイコンの「会社情報が作成されたら」を押しましょう。
そうすると、GENIEE SFA/CRMの設定でテスト送信した会社情報が一覧で表示されるようになっています！
そのため、ボックス名に等しいものをチョイスすればOKです！
必要な項目の入力できたら画面下のテストを押して、青く「テスト成功」と表示されればOKです。
ここまでできたら保存を押しましょう。
これにてGENIEE SFA/CRMとNotionの連携は終了です。お疲れ様でした！
Yoomではこのように時短でフローボットの作成ができるテンプレートが豊富に取り揃えられているので、ぜひ一度ご覧ください！
■概要
GENIEE SFA/CRMで会社情報が登録されたらNotionに追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.GENIEE SFA/CRMを活用している企業
・営業活動の進捗管理を行う営業部長
・顧客データを管理し、追加している営業アシスタント
2.Notionを情報の一元管理場所として使用している企業
・プロジェクトのタスク管理を行う業務担当
・データベースを活用して情報の可視化を行う総務部の担当者
■このテンプレートを使うメリット
GENIEE SFA/CRMは営業活動に関するデータを可視化するために活用できるツールです。
さらにNotionのデータベースにも情報を管理することで、あらゆる情報の管理ができスムーズな営業活動を行うことができます。
しかし、GENIEE SFA/CRMに入力された会社情報をNotionに手入力することは、チーム全体の生産性にも悪影響を及ぼす可能性があります。
手入力の手間を省き、業務の効率化をしたいと考える方にこのフローは適しています。
GENIEE SFA/CRMに企業情報が登録されたら自動でNotionにも登録し、手入力の手間を省きます。
また引用した内容で登録をするため、情報の精度を高く保ちます。
■注意事項
・GENIEE SFA/CRM、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
他にもGENIEE SFA/CRMを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。
1.GENIEE SFA/CRMで会社情報が登録されたらkintoneに追加する
kintoneとも連携可能！経理部が登録された会社に対する請求の管理などをしやすくなります。
■概要
GENIEE SFA/CRMで会社情報が登録されたらkintoneに追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.GENIEE SFA/CRMを活用している企業
・営業活動の進捗管理をしている営業部長
・顧客データの一元管理として活用している営業アシスタント
2.kintoneで案件の進捗状況を管理している企業
・取引先企業ごとにレコード登録を行う総務部担当者
・営業案件ごとに採番して件数管理を行う企業
■このテンプレートを使うメリット
GENIEE SFA/CRMは詳細な顧客情報を管理できるため、営業活動に有益なツールです。
併せて柔軟性の高いkintoneを使用することでデータの分析などができ、より業務進行を円滑にします。
しかしGENIEE SFA/CRMに登録された企業情報を改めてkintoneに手入力するのは、ミスの発生リスクを高める可能性があります。
手入力によるヒューマンエラーをなるべく減らしたいと考えている方にこのフローは適しています。
GENIEE SFA/CRMに情報が追加されたら引用した内容でkintoneにデータを追加するため、手入力によるミスを未然に防ぐことができます。
■注意事項
・GENIEE SFA/CRM、kintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
2.GENIEE SFA/CRMで会社情報が登録されたらSalesforceに追加する
GENIEE SFA/CRMとSalesforceを併用しているのなら、連携し、情報をシームレスに管理できるようしましょう！
■概要
GENIEE SFA/CRMで会社情報が登録されたらSalesforceに追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.GENIEE SFA/CRMを活用している企業
・営業活動の進捗管理をしている営業部長
・顧客データの一元管理として活用している営業アシスタント
2.Salesforceで商談管理を行なっている企業
・案件ごとに状況を登録してチームで共有している方
・社内案件すべてを確認している経営者や営業部長
■このテンプレートを使うメリット
GENIEE SFA/CRMは営業活動に関する情報の可視化に有効的なツールです。
併せてSalesforceを使用することで情報の分析ができ、業務の内容を深めていくことができます。
しかし、GENIEE SFA/CRMに登録された情報をSalesforceにも手入力しなければならないのは、業務の質を低下させる可能性があります。
入力作業になるべく時間をかけたくないと考える方にこのフローは適しています。
GENIEE SFA/CRMに情報が追加されたら自動でSalesforceにも登録を行うため、手入力を省くことができます。
手入力にかかっていた時間を他の業務に使うことができます。
■注意事項
・GENIEE SFA/CRM、SalesforceのそれぞれとYoomを連携してください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
3. GENIEE SFA/CRMで見込み客が登録されたらDiscordに通知する
見込み客をリアルタイムで把握できるようになるため、スピード感のあるセールス対応が期待できます！
■概要
GENIEE SFA/CRMで見込み客が登録されたらDiscordに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.GENIEE SFA/CRMを活用して顧客管理をしている方
・営業活動でGENIEE SFA/CRMを使用している営業担当者
・見込み顧客の情報を一元管理しているマーケティング担当者
2.業務でDiscordを使用している方
・顧客とのやり取りでDiscordを使用している方
・チーム間の連絡手段としてGoogle Chatを使用しているチームメンバー
■このテンプレートを使うメリット
GENIEE SFA/CRMは顧客管理を効率化する優れたツールですが、見込み客が登録されるたびにDiscordに手動で通知するのは、営業担当者にとって大きな負担となり、通知漏れや対応の遅れに繋がる可能性があります。
このフローを導入すると、GENIEE SFA/CRMで見込み客が登録後にDiscordへ自動通知され営業担当者は見込み客の登録を速やかに把握して迅速な対応が可能になります。また手作業での通知業務の必要がなくなることによって、より多くの時間を顧客とのコミュニケーションや商談に充てることができます。
■注意事項
・GENIEE SFA/CRM、DiscordのそれぞれとYoomを連携してください。
細かい入力作業はどうしても時間がかかってしまいがちですよね。また、今回のような会社情報は大切な顧客データです。
そのため、間違いがあるとセールスがしにくくなってしまう事も考えられます。
このような事態を防ぐためにも、GENIEE SFA/CRMとNotionを連携し、会社情報を正しく転記＆管理できるようにしましょう！
そして、セールスが上手くいくように様々なデータを集約し、チーム内で共有してみてくださいね。
