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日々の業務において複数のツールを使用していると作業が煩雑になりがちです。
特に、カスタマーサポートチームでは顧客対応システムや検索ウィンドウ、社内チャットなど、複数ツールを行き来する場面が多く、それにより対応時間が伸びてしまうこともあるでしょう。
そこで、本記事ではGmailで受信した問い合わせメールに対する回答をDifyで自動作成し、その問い合わせ内容と回答案をGoogle Chatに通知する方法を解説します。
この仕組みを導入することで、毎日Gmailで多くのメール対応を行っている方の業務効率化に役立つでしょう。
今回ご紹介する方法は、専門的な知識がなくてもノーコードで手軽に設定できます。ぜひこの機会に自動化を導入して日々の業務をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
本記事ではノーコードツール「Yoom」を使用した連携方法をご紹介します。
難しい設定や操作は必要なく、非エンジニアの方でも手軽に実現できます。
下記のテンプレートから今すぐに始めることもできますので、ぜひお試しください！
■概要 Gmailに届くお問い合わせへの対応で、毎回返信内容を考えたり、社内への共有に手間を感じてはいないでしょうか。このワークフローは、Gmailで特定のお問い合わせメールを受信すると、Difyが自動で回答案を作成し、その内容をGoogle Chatに通知する一連の流れを自動化します。手作業による対応時間を減らし、顧客対応の迅速化と効率化を実現します。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
こんな方におすすめ
GmailとDify、Google Chatの連携メリットと具体例
メリット1：対応時間の短縮と手間の削減
Gmailで受信したお問い合わせメールに対し、Difyで自動的に回答内容を作成しGoogle Chatに通知することで、カスタマーサポート担当者の手作業を減らせるかもしれません。
さらに、作成された回答内容がGoogle Chatに通知されるため、担当者は内容を確認し、修正を加えるだけで返信できます。
これにより、迅速な対応が求められる場面で対応時間を短縮し、顧客満足度の向上にもつながるでしょう。
例えば、急な問い合わせや重要なクライアントからのメールに迅速に対応することで、信頼関係を強化できると予想されます。
メリット2：人的ミスの軽減と対応品質の均一化
Gmailの問い合わせをDifyを活用して回答内容を自動生成することで、担当者が手動で回答を作成する際に起こりがちな誤字脱字や情報の抜け漏れといった人的ミスを減らせるでしょう。
また、Difyは事前に設定したテンプレートやルールに基づいて回答を作成するため、どの担当者が対応しても一定の品質を保つことができます。
これは、複数の担当者が問い合わせ対応に当たるサポートチームや、複雑な問題に対処する場合に特に効果的です！
例えば、製品仕様に関する詳細な問い合わせでも、正確な情報を素早く提供できると予想されます。
メリット3：業務効率化とリソースの最適化
Gmail、Dify、Google Chatそれぞれのアプリ連携により、回答作成と通知が自動化されることで、担当者の業務時間を削減できるかもしれません。
その結果、空いた時間を他の重要な業務や顧客対応に充てられるようになるでしょう。
特に、多くのお問い合わせを処理する場合や、繁忙期でスタッフが不足している際には、業務効率化の効果が期待できます。
例えば、新製品のリリース時に問い合わせが殺到する場合でも、アプリ連携を活用することで組織全体の生産性向上に寄与するでしょう。
Gmailを使った自動化パターンの紹介
Gmailでのお問い合わせメール対応を、自動化テンプレートを使って紹介します！
これにより、一次対応の作業時間を削減し、対応スピードや業務効率の向上が期待できます。気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Gmailでお問い合わせメールを受信したら回答内容をDifyで作成しGoogle Chatに通知する
Gmailで特定のお問い合わせメールを受信すると、Difyが自動で回答案を作成し、その内容をGoogle Chatに通知するフローです。
これにより、手作業での対応時間を削減し、顧客対応の迅速化と効率化が期待できます。
また、AIが回答案を作成することで、担当者ごとの対応内容のバラつきを抑え、対応品質の均一化と業務の標準化につながります。
■概要 Gmailに届くお問い合わせへの対応で、毎回返信内容を考えたり、社内への共有に手間を感じてはいないでしょうか。このワークフローは、Gmailで特定のお問い合わせメールを受信すると、Difyが自動で回答案を作成し、その内容をGoogle Chatに通知する一連の流れを自動化します。手作業による対応時間を減らし、顧客対応の迅速化と効率化を実現します。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
Gmailの問い合わせ内容を抽出して自動返信を設定する
Gmailの問い合わせメールを自動で抽出し、AIが内容に応じて返信する仕組みです。
特定のラベルが付いたメールをAIが読み取り、適切な返信文を自動生成します。
これにより、これまで手作業で行っていた一次対応の時間を短縮できます。
また、AIが内容を解析して返信することで、確認漏れや返信の遅れといったヒューマンエラーのリスクも軽減されます。
■概要 Gmailに届く大量の問い合わせメールの対応に追われ、本来の業務に集中できないことはありませんか。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
一件一件内容を確認して返信する作業は、時間がかかるだけでなく、対応漏れなどのミスも起こりがちです。
このワークフローなら、Gmailの特定ラベルに届いたメールをAIで読み取り、適切な内容を自動で返信できます。
問い合わせ対応の初動を自動化し、業務の効率化を実現しましょう。
受信したメールの件名や本文の内容を含めて、より適切な返信文を生成するよう設定してください。
トリガーで取得した送信元アドレスや、AIが生成した本文などを変数として埋め込むことで、動的なメールを作成できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Gmailでお問い合わせメールを受信したらDIfyで回答内容を自動作成し、Google Chatに通知するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Gmailでお問い合わせメールを受信したら回答内容をDifyで作成し、Google Chatに通知するフローの作り方を解説します！
今回はYoomを使用して、ノーコードで連携を進めます。まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを作成しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Gmail／Dify／Google Chat
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
■概要 Gmailに届くお問い合わせへの対応で、毎回返信内容を考えたり、社内への共有に手間を感じてはいないでしょうか。このワークフローは、Gmailで特定のお問い合わせメールを受信すると、Difyが自動で回答案を作成し、その内容をGoogle Chatに通知する一連の流れを自動化します。手作業による対応時間を減らし、顧客対応の迅速化と効率化を実現します。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
ステップ1：GmailとDify、Google Chatのマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにします。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
ここからは、今回のフローで使用するアプリの連携方法を解説します。
Gmailの場合
Gmailのマイアプリ連携は、以下の手順をご確認ください。
Difyの場合
検索窓に「Dify」と入力し、検索結果に表示されたアプリを選択します。
新規登録画面が表示されるので、以下の設定を行います。
入力が完了したら、追加をクリックしましょう。
詳しい手順は、Difyマイアプリ登録方法と連携するとできることをご確認ください。
以上で、Difyのマイアプリ登録は完了です。
Google Chatの場合
Google Chatとの連携は、Google Workspace環境のみでご利用いただけます。
詳しい方法や設定については、Google Chatでスペースにメッセージを送る方法をチェックしてくださいね。
Google Chatのマイアプリ連携は、以下の手順をご確認ください。
ステップ2：テンプレートをコピーする
これからいよいよフローを作っていきます！
手軽に設定できるようテンプレートを利用しているので、まずはこちらをコピーしましょう。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
■概要 Gmailに届くお問い合わせへの対応で、毎回返信内容を考えたり、社内への共有に手間を感じてはいないでしょうか。このワークフローは、Gmailで特定のお問い合わせメールを受信すると、Difyが自動で回答案を作成し、その内容をGoogle Chatに通知する一連の流れを自動化します。手作業による対応時間を減らし、顧客対応の迅速化と効率化を実現します。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
自動的にテンプレートがコピーされるので、次に表示された画面で「OK」をクリックしてください。
ステップ3：Gmailのトリガー設定
「特定のラベルのメールを受信したら」をクリックしてください。
次に、「Gmailと連携するアカウント情報」を確認してください。
タイトルは自由に編集できますが、トリガーアクションは変更せず、「次へ」をクリックしてください。
APIの接続設定を行います。
まず、トリガーの起動間隔を設定します。
トリガーの起動間隔は、5分／10分／15分／30分／60分の中から選べます。
ただし、料金プランによって設定できる最短の間隔が異なるので、ご注意ください。
基本的には、そのプランで設定できる最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
「ラベル」は、欄をクリックして表示された候補からラベルを選択します。
この後のテスト操作で、特定のラベルに該当するメールを受信している必要があります。
今回はフィルタールールを作成し、下記のメールが「IMPORTANT」ラベルに振り分けられるように設定しました。
設定が完了したら「テスト」をクリックし、取得した値（アウトプット）にメールの詳細が表示されているか確認しましょう。
問題なくメールの情報が表示されていれば「保存する」をクリックしてください。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
ステップ4：Difyのアクション設定
次に、Difyのアクションを設定します。
「チャットメッセージを送信」をクリックしましょう。
タイトルの任意編集とアカウント情報の確認を行い、「次へ」をクリックしてください。
Difyに送信するメッセージ内容を設定します。
取得した値を活用することで、トリガーが実行されるたびに最新の情報が反映されます。
設定が完了したら「テスト」をクリックし、取得した値に情報が正しく表示されるか確認します。
問題なければ「保存する」をクリックしましょう。
ステップ5：Google Chatのアクション設定
次に、Google Chatのアクションを設定します。
「メッセージを送信」をクリックしてください。
タイトルの任意編集とアカウント情報の確認を行い、「次へ」をクリックしてください。
設定が終わったら「テスト」をクリックして、Google Chatにメッセージが送信されるか確認しましょう。
メッセージが送信されたことを確認したら「保存する」をクリックしてください。
ステップ6：トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了
設定が完了すると、以下のようなメニューが表示されます。
「トリガーをON」をクリックすると、フローボットが自動で起動します。
これで、Gmailでお問い合わせメールを受信したら回答内容をDifyで自動作成し、Google Chatに通知が届くようになります。
GmailやDify、Google Chatを使ったその他の自動化例
今回ご紹介したフロー以外にもGmailやDify、Google ChatのAPIを利用すれば、さまざまな業務の自動化を実現することができます。
いずれも簡単な設定で利用が可能になりますので、もし気になるものがあれば、ぜひお試しください！
Gmailを活用した自動化例
GmailとOutlook、Googleフォーム、Calendly、SmartHRなどのツールと連携することで、メール送信や通知、資料配布、課題登録などの作業を自動化できます。
これにより、受信メールやフォーム回答の処理、スケジュール連絡の手間を減らし、業務の効率化や情報共有のスピード向上につながります。
■概要 フォームに回答されたら、Workplaceに通知しGmailにメールを送付するフローです。 ■このテンプレートをおすすめする方 ・GmailとWorkplaceを使用されている方 ・部門間で使用しているコミュニケーションツールが異なる方 ・取引先企業とのやりとりを担当している営業アシスタント ■このテンプレートを使うメリット ・フォームに回答があれば、WorkplaceとGmailに通知されるため情報共有を迅速に行うことができます。 ・Workplace、Gmailの両方のアプリを確認する必要がなくなるため、業務の効率化を図ることができます。 ■注意事項 ・Gmail、WorkplaceのそれぞれとYoomを連携してください。 ■概要 Calendlyに予定が登録されたら、Gmailと連携して予定に参加する人に資料を送付するフローです。 ■このテンプレートをおすすめする方 1.Calendyを使用してスケジュール管理を行う方 ・デジタルツールを活用してスケジュール管理を行なっている事務職員 ・複数人での面接などを行う人事総務担当の方 2.イベント等の資料管理や運営を任されている方 ・イベントプランナーやプロデューサー ・ウェビナーを企画するカスタマーサービス部門の方 3.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方 ・業務効率化を目指している中小企業の経営者 ・入力作業の多い総務、事務の担当者 ・デジタルツールを活用して業務を行っているマーケティング担当者 ■このテンプレートを使うメリット ・カレンダーへの予定追加の情報を基にメールの送付を行うので、ミスや業務漏れを削減することができます。 ・一連の流れが自動で完結するため、業務の効率化を促進することができます。 ■注意事項 ・Calendly、GmailのそれぞれとYoomを連携させてください。 ■概要 GmailやOutlookに届いたメールの内容でBacklogに課題を追加するフローボットです。 GmailやOutlookからYoomで作成したメールアドレス宛にメールを転送してご利用ください。 Backlogに登録する内容を自由に変更してご利用ください。 ■注意事項 ・BacklogとYoomを連携してください。 ■概要 GmailのメッセージをDiscordのテキストチャンネルへ転送するフローです。 ■このテンプレートをおすすめする方 1.Gmailを顧客企業とのやりとりに使用している方 ・取引先企業とのやりとりを担当している営業アシスタント ・対顧客のやりとりに使用しているカスタマーサービス部門の担当者 2.Discordで情報の社内共有を行なっている企業 ・担当部署ごとにチャットルームを使用している企業の担当者 ・顧客からの情報をいち早くチーム共有したいプロジェクトマネージャー ・デジタルツールを活用してデータの管理を行なっている事務担当者 3.手入力を減らし、業務を効率化したいと考えている方 ・業務の自動化を目指している中小企業の経営者 ・入力作業の多い総務、事務の担当者 ■このテンプレートを使うメリット ・Gmailで受信した内容を自動でDiscordに転送することで、チーム全体への情報共有を即座に行うことができます。 ・Gmailの受信内容を引用してDiscordにチャットを送付するため、手入力によるミスを防ぐことができます。 ■注意事項 ・Gmail、DiscordのそれぞれとYoomを連携させてください。 ・GmailをYoom連携し、Gmailをトリガーとして使用した際の転送処理については下記を参照ください。 ■概要 Googleスプレッドシート内にある顧客リストのアドレスに対して、メールを一度に送信します。 同じ処理を繰り返す処理を用いることで、顧客別に社名や担当者名を変換してメールを送付することができます。 実際のフローボットの動き：https://youtu.be/dUv9YYx5wHo ■注意事項 ・今回使用している同じ処理を繰り返す操作はチームプラン以上でご利用可能となっています。 ※フリープランの場合でも、1度2週間の有料プランのトライアルが実施可能です。Yoomワークスペース(管理画面)の左下プラン変更からお申込が可能ですので、有料プランの機能検証の際はこちらをご活用くださいませ。 ※無料トライアルでできることと開始方法および注意点：https://intercom.help/yoom/ja/articles/9115350 ■概要 Gmailで受信したメールの内容からAIで情報を抽出し、任意のスプレッドシートに連携するフローボットです。 Yoomで作成したメールアドレスにGmailからメールを転送する形でご利用ください。 ■このテンプレートをおすすめする方 ・特定のメールをリスト管理したい方。 ■このテンプレートを使うメリット このテンプレートを利用することで、受け取ったメールから特定の内容を抽出してスプレッドシートで管理することが ■注意事項 ・Gmail、スプレッドシートそれぞれとYoomのアカウント連携が必要です。 ・AIで抽出する内容や、格納先のスプレッドシートの設定は自由に変更してご利用ください。 ・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。 ■概要 Gmailメールが届いたらメール文を転送処理してSlackに通知するフローです。 ■このテンプレートをおすすめする方 1.メールの内容を迅速にチームメンバーと共有する必要がある方 2.手動でのメール転送や情報共有を減らし、自動化したいと考えている方 3.GmailとSlackを日常的に活用している方 ■このテンプレートを使うメリット ・重要な情報の見落としを防ぎ、迅速な対応が可能になります。 ・チームメンバー全員が同じ情報をリアルタイムで共有できるため、コミュニケーションがスムーズになります。 ・メールを手動で転送する手間を省き、自動化することで業務の効率化に繋がります。 ■注意事項 ・SlackとYoomを連携してください。 ■概要 Googleフォームが送信されたら回答者に自動でGmailを返信するフローです。 ■このテンプレートをおすすめする方 1.業務効率化・自動化を進めたい方 ・定型的なメール送信作業を自動化して業務効率を向上させたい方 ・他のGoogle Workspaceアプリと連携した自動化フローを構築したい方 2.Googleフォームを活用して情報収集を行う方 ・Googleフォームの送信後に回答者へのお礼や確認メールを手動で送信する手間を省きたい方 ・回答者への対応漏れを防いで顧客満足度を高めたい方 ■このテンプレートを使うメリット Googleフォームは情報収集に非常に便利なツールですが、送信者への迅速な対応は顧客満足度向上や良好な関係構築に不可欠です。しかし、フォーム送信のたびに手動でGmailを返信するのは、時間と手間がかかってしまい対応漏れが発生するリスクもあります。 このフローを活用すれば、Googleフォームが送信されたら、自動的に回答者にGmailが返信されるため、対応者は手作業での返信作業を行う必要がなくなり業務効率が大幅に向上します。また人的ミスのリスクも軽減されることで、より迅速かつ正確な対応が可能になります。 ■注意事項 ・Googleフォーム、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。 ・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。 ■概要 SmartHRに従業員が登録されたら、Gmailに送信するフローです。 ■このテンプレートをおすすめする方 1.SmartHRを利用している人事・総務担当者 ・新規従業員登録を他の担当者に通知したい方 ・従業員情報をGmailで共有し、入社手続きを進めたい方 ・手作業での通知メール作成の手間を省きたい方 2.SmartHRを利用している経営者・管理者 ・新規従業員登録を把握し、歓迎メッセージを送りたい方 ・従業員情報をGmailで確認し、人事管理に役立てたい方 ■このテンプレートを使うメリット ・SmartHRへの登録と同時にGmailで通知を受け取ることで、新規従業員の情報をすぐに把握することができます。 ・人事担当者が各部署に新規従業員情報を個別に連絡する必要がありましたが、Gmail通知によって情報伝達を自動化することができます。 ・SmartHRに従業員が登録されたら、自動でGmailに通知メールが送信されるため、手作業での通知が不要となり業務効率が向上に繋がります。 ■注意事項 ・SmartHR、GmailのそれぞれとYoomを連携させてください。 ■概要 Gmailの情報からYouTubeのチャンネルレポートを取得し、メンバーにレポートの詳細をメールで送付するフローです。 ■このテンプレートをおすすめする方 1.マーケティング部門 ・YouTubeチャンネルのレポートを定期的に取得し、キャンペーンやプロモーション活動に活用したいチーム ・動画公開に伴うタスクやフォローアップを迅速に行いたいチーム 2.カスタマーサポートチーム ・新しい動画公開に対する顧客からの反応やフィードバックを管理し、迅速に対応したいチーム 3.コンテンツ制作チーム ・新しい動画の公開情報をトラッキングし、管理したいチーム ■このテンプレートを使うメリット ・Gmailで指定されたチャンネルID、期間を指定することでYouTubeのチャンネルレポートを効率的に取得することができます。 ・取得したチャンネルレポートはGmailで指定されたアドレスに自動で送付されるため、メンバー間の情報共有を迅速に行うことができます。 ■注意事項 ・Gmail、YouTubeのそれぞれとYoomを連携させてください。 ・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。 ・GmailをYoom連携し、Gmailをトリガーとして使用した際の転送処理については下記を参照ください。
・スプレッドシートの機能を利用してメールの分析を行いたい方。
可能になるため問い合わせメールの分析や数値管理可能です。顧客サポートの業務改善などで特にメリットが期待できます。
Difyを活用した自動化例
Microsoft TeamsやOutlook、Googleフォーム、kintoneなどのツールと連携し、OCRやDifyを使った文章解析や要約、翻訳作業を自動化できます。
これにより、受信ファイルや問い合わせの内容を手作業で確認・整理する手間を減らし、情報処理や共有の効率化につながります。
■概要 日々の業務でConfluenceに蓄積される情報を、一つひとつ確認し内容を把握するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。特に、次々と新しいページが作成される環境では、重要な情報を見落としてしまう可能性もあります。このワークフローは、Confluenceで新しいページが作成されると、その内容をAIチャットプラットフォームのDifyが自動で解析し、その結果をConfluenceに投稿します。DifyとConfluenceの連携を通じて、手作業での情報整理やレビュー業務を効率化し、ナレッジマネジメントの質を高めます。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項 ■概要 Google スプレッドシートで管理している情報を、手作業でConfluenceに転記してページを作成する業務は、手間がかかり更新漏れの原因にもなりがちです。特に、情報を要約したり整形したりする工程は大きな負担となり得ます。このワークフローは、Google スプレッドシートに行が追加されると、その内容をDifyが自動で解析し、Confluenceにナレッジとしてページを作成します。DifyとConfluenceを連携させることで、面倒なドキュメント作成業務を自動化し、情報共有の効率を高めます。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項 ■概要 「Microsoft SharePointにファイルが追加されたらOCRで読み取り、Difyで要約しSlackで送信する」フローは、文書管理とチームコミュニケーションを効率化する業務ワークフローです。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット このフローを活用することで、Microsoft SharePointにファイル追加後、自動で要約がSlackに送信されるため、チーム全体が即座に内容を把握できます。 ■概要 「Microsoft Teamsでファイルが送信されたらOCRで読み取り、Difyで要約しSlackに通知する」フローは、情報の受け取りから要約、共有までを自動化する業務ワークフローです。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット このフローを活用することで、OCRで自動でファイル内容を解析し、手作業の手間を削減することができます。 ■概要 LINE公式アカウントに届くお客様からの問い合わせについて、一件ずつ内容を確認し、担当者へ振り分ける作業に手間を感じていませんか。手動での対応は時間がかかるだけでなく、対応漏れや遅延のリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、LINEに届いたメッセージをAI（Dify）が自動で内容を判別し、分類結果に応じて担当者へ通知することが可能になり、問い合わせ対応の初動を効率化できます。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項 ■概要 「Outlookでファイルが送信されたらOCRで読み取り、Difyで要約しSlackに通知する」フローは、メールで受信したファイルを自動的に処理し、チームへの情報共有を効率化する業務ワークフローです。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット このフローを活用することで、ファイル内容を自動でOCR読み取りし、手作業の手間を削減することができます。 ■概要 Typeformに届く問い合わせの確認やその内容をまとめる作業に手間を感じていませんか。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項 ■概要 kintoneに日々蓄積される顧客情報や案件情報、その詳細な内容を都度確認し、要点をまとめる作業は手間がかかるのではないでしょうか。 特に情報量が多い場合、手作業での要約や更新作業は時間もかかり、ミスが発生する可能性もあります。 このワークフローを活用すれば、kintoneへのレコード登録をきっかけに、Difyが自動で内容を要約し、その結果をkintoneの該当レコードに更新するため、こうした課題の解消に繋がります。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項 ■概要 海外とのメールコミュニケーションにおいて、都度翻訳し、その内容をMicrosoft Excelに手入力する作業は手間がかかるのではないでしょうか？特に、受信したメールの内容を迅速に共有・管理したい場合、手作業によるタイムラグや入力ミスが業務のボトルネックになることもあります。このワークフローを活用すれば、メール受信をきっかけにDifyで自動翻訳し、Microsoft Excelへ情報を自動で追加するため、こうした課題をスムーズに解消できます。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項 ■概要 フォームから送信された問い合わせやアンケートの回答を手作業で確認し、内容を分類して転記する作業に手間を感じていませんか。このワークフローは、フォームからの回答をトリガーとして、AIアシスタント構築プラットフォームのDifyが自動で内容を解析し、その結果をGoogle スプレッドシートへ追加する処理を自動化します。DifyとGoogle スプレッドシートを連携させることで、面倒な手作業から解放され、データの集計や分析を効率化できます。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9618925
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9618925
Microsoft SharePointに新しいファイルがアップロードされると、自動的にOCR機能で内容を読み取り、Difyを活用して要約します。
その後、要約内容をSlackに自動送信することで、チーム全体が素早く情報を共有できるようになります。
これにより、情報の取り扱いがスムーズになり、業務の生産性向上が期待できます。
また、OCRとDifyの連携により、手作業での文書処理が不要になり、時間と労力を節約できます。
自動化されたプロセスにより、ヒューマンエラーのリスクを軽減し、信頼性の高い情報共有が可能です。
Microsoft Teamsで共有されたファイルをOCRで解析し、DifyのAI機能で内容を要約します。
その要約をSlackに通知することで、チーム全体の情報共有をスムーズに行います。
また、Difyによる要約と迅速なSlack通知で重要情報を素早く把握することにつながります。
ワークフローの自動化により業務効率と正確性を向上することが期待できます。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9618925
日々多くのメールをやり取りする中で、添付ファイルの内容を確認し要約する作業は時間と労力がかかります。
このワークフローでは、Yoomを活用してOutlookに送信されたファイルをOCRで読み取り、Difyで要約します。
その後、要約内容をSlackに自動的に通知することで、迅速かつ正確な情報共有を実現します。
さらにDifyによる要約で重要情報の迅速な把握や、Slackへの自動通知でチーム全体への情報共有がスムーズになります。
また、自動化によってエラーの発生リスクを低減し、信頼性を向上することができます。
手作業での転記は時間もかかり、重要な情報を見落とすリスクもあります。
このワークフローを活用すれば、Typeformにフォームが送信されると、AIモデルのDifyが自動で内容を要約します。
さらに、その結果をGoogle スプレッドシートに記録するため、問い合わせ管理の効率化を実現できます。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9618925
Google Chatを活用した自動化例
Google ChatやNotion、Google Drive、Zoomなどのさまざまなツールと連携させることで、通知送信やデータ登録、情報取得などの作業を自動化できます。
これにより、日々の情報確認や連絡作業の手間を減らし、業務の効率化やスムーズな情報共有が可能になります。
■概要 Googleスプレッドシート上で日付が今日に該当するレコードを取得して毎日一括でGoogle Chatに通知するフローです。 ■このテンプレートをおすすめする方 1.Googleスプレッドシートを使用して業務を進めている方 ・クライアントとのスケジュールを管理しているコンサルタントの方 2.主要なコミュニケーションツールとしてGoogle Chatを使用している方 ・資料の共有でGoogle Chatを活用している方 ・プロジェクト運営におけるやり取りでGoogle Chatを使用している方 ■このテンプレートを使うメリット Googleスプレッドシートは、インターネット環境があればオフィス外でも編集できることがメリットです。 オフィス外にいてもGoogle Chatによる通知を自動化したいと考えている方に、このテンプレートは適しています。 ■注意事項 ・Googleスプレッドシート、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。 ・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細はこちらを参照ください。 ・Googleスプレッドシートのレコード取得は最大10件のため、10件以上取得する場合、「同じ処理を繰り返す」オペレーションが必要となります。 ※「同じ処理を繰り返す」オペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。 ・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。 ■概要 GENIEE SFA/CRMで見込み客が登録されたらGoogle Chatに通知するフローです。 ■このテンプレートをおすすめする方 1.GENIEE SFA/CRMを活用して顧客管理をしている方 ・営業活動でGENIEE SFA/CRMを使用している営業担当者 ・見込み顧客の情報を一元管理しているマーケティング担当者 2.業務でGoogle Chatを使用している方 ・顧客とのやり取りでGoogle Chatを使用している方 ・チーム間の連絡手段としてGoogle Chatを使用しているチームメンバー ■このテンプレートを使うメリット GENIEE SFA/CRMは顧客管理を効率化する優れたツールですが、見込み客が登録されるたびにGoogle Chatに手動で通知するのは営業担当者にとって大きな負担となってしまい通知漏れや対応の遅れに繋がる可能性があります。 このフローを導入することで、GENIEE SFA/CRMで見込み客が登録されたらGoogle Chatへ自動的に通知され、営業担当者は見込み客の登録を直ぐに把握して迅速な対応することが可能になります。 ■注意事項 ・GENIEE SFA/CRM、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。 ・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。 ■概要 Google Chatのスペースで行われる重要な議論やタスク依頼などを、後から参照するためにNotionへ手作業で転記していませんか？この作業は手間がかかるだけでなく、重要な情報の転記漏れや入力ミスにつながることもあります。このワークフローを活用すれば、Google Chatのスペースにメッセージが投稿されるたびに、その内容を自動でNotionのデータベースへ追加し、情報集約の効率化を実現します。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項 ■概要 Google Chatで投稿されたメッセージをLINE WORKSに通知するフローです。 ■このテンプレートをおすすめする方 1.Google ChatとLINE WORKSを併用しているチーム ・部署間やプロジェクトチーム間でコミュニケーションツールが異なる場合に、Google ChatのメッセージをLINE WORKSに自動転送することで、情報共有を効率化したい方 ・Google Chatの特定のスペースの投稿をLINE WORKSの特定のトークルームに通知し、重要な情報の見逃しを防ぎたい方 2.Google Chatの情報をLINE WORKSに集約して管理したい方 ・Google ChatのメッセージをLINE WORKSにアーカイブし、過去のやり取りを検索しやすくしたい方 ・LINE WORKSをメインのコミュニケーションツールとして利用しており、Google Chatからの通知も一元管理したい方 ■このテンプレートを使うメリット ・コミュニケーションツールを切り替える手間が省け、業務効率が向上します。 ・Google ChatとLINE WORKSを連携させることで、異なるコミュニケーションツール間での情報共有を効率化し、チームのコミュニケーションを円滑にします。 ■注意事項 ・Google Chat、LINE WORKSのそれぞれとYoomを連携させてください。 ・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細はこちらをご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336 ■概要 Google Driveに新しいファイルが追加された際、チームへの共有や通知が遅れてしまうことはありませんか。手動での通知は手間がかかるだけでなく、共有漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Google Driveの特定フォルダにファイルが作成されたタイミングをトリガーに、指定したGoogle Chatのスペースへ自動で通知することが可能になり、情報共有の迅速化と効率化を実現します。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項 ■概要 Hubspotにフォームが送信されたら、Google Chatに通知するフローです。 ■このテンプレートをおすすめする方 1.HubSpotを利用しているマーケティング担当者 ・フォーム送信をリアルタイムで把握し、迅速なリード対応をしたい方 ・フォーム送信情報をチームで共有し、連携を強化したい方 ・Google Chatを日常的に利用しており、通知をGoogle Chatで受け取りたい方 2.HubSpotを利用している営業担当者 ・見込み客からの問い合わせに迅速に対応したい方 ・フォーム送信情報を基に、商談機会を創出したい方 ・Google Chatでチームと連携し、効率的にリード対応を進めたい方 ■このテンプレートを使うメリット ・手作業での通知や情報共有が不要になるため、業務効率が向上し、他の業務に時間を割くことができます。 ・Google Chatのチャットやスレッド機能を活用して、リードに関する議論や情報共有をスムーズに行えます。 ■注意事項 ・Hubspot、Google ChatのそれぞれとYoomを連携させてください。 ・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細はこちらをご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336 ■概要 海外拠点や外国人メンバーとのやり取りで、Microsoft Teamsに投稿されたメッセージを翻訳し、Talknoteへ共有する作業に手間を感じていませんか。手作業での翻訳や転記は、時間がかかるだけでなくミスの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsの特定チャネルへの投稿を自動で翻訳し、Talknoteの指定スレッドへ投稿できるため、多言語でのコミュニケーションを円滑に進めることが可能です。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項 ■概要 Zoomでミーティングが終了したら、Google Chatの任意の送付先にミーティングのレコーディングURLを通知するフローです。 このフローにより、チーム全体宛てのレコーディングの共有を漏れなくスムーズに行うことができます。 Google Chatの通知先や通知文は自由にアレンジいただけます。 ■注意事項 ・Zoom、Google ChatそれぞれとYoomを連携してください。 ・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細はこちらをご参照ください。
しかし、Googleスプレッドシートの情報を毎回手動で通知するのは、非効率で時間がかかります。
このテンプレートを使用することで、デバイス環境が異なる場所においても手動で通知する必要がなくなり、通知業務を手間なく行うことができます。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336
まとめ
本記事では、GmailとDify、Google Chatを連携することで、メール対応の効率化を図る方法をご紹介しました。
この仕組みを導入することで、従来手動で行っていた回答作成や通知を自動化し、対応時間を短縮しながら品質を維持できると予想されます。
特に、問い合わせが多い時期や時間や人材リソースが限られる状況でも、素早く正確な対応を行えるようになるでしょう。
今回ご紹介したノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がなくても、直感的な操作で業務フローを構築することが可能です。自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひ登録フォームから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：Difyが生成する回答の精度を高めるコツは？
A：
Difyの回答精度を高めるには、質問をできるだけ具体的かつ詳細に伝えることが大切です。
たとえば、「この記事を要約して」と聞くよりも、「この記事の要点を3行で、箇条書きで簡潔に要約して」と伝える方が、より正確で意図に沿った回答が得られます。
Q：問い合わせ内容に応じてDifyへの指示を変えられますか？
A：
はい、可能です。
「特定のラベルのメールを受信したら」のあとに、有料プランで利用可能な「分岐」や「進行先を切り替える」オペレーションを追加することで、問い合わせ内容に応じてDifyへの指示を変更できます。
※有料プランは、2週間の無料トライアルが可能です。
トライアル期間中は、通常だと制限があるアプリやAIオペレーションもすべて使えるので、気になる機能をぜひお試しください。
Q：連携の途中でエラーが発生した場合、どうなりますか？
A：
運用中にエラーが発生すると、Yoomのアカウント作成時に登録したメールアドレス宛に通知が届きます。
また、Slack・Chatworkなどのチャットツールでエラー通知を受け取ることも可能です。
通知には、エラーが起きたオペレーションや、その詳細を確認できるリンクが記載されており、原因を迅速に把握できます。なお、エラーが発生するとフローの再実行は自動で行われないため、手動での対応が必要です。
エラーが発生した際の対応方法は、以下のヘルプページをご参照ください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口からお問い合わせいただけます。
