とにかく早く試したい方へ
Yoomを利用することで、ノーコードで簡単にGoogle Driveにファイルがアップロードされたら、Gmailで送付する連携が可能です。
YoomにはあらかじめGoogle DriveとGmailを連携するためのテンプレートが用意されているため、APIの知識が無くても、登録するだけですぐ連携が実現できます。
Google Driveにファイルがアップロードされたら、Gmailで送付する
試してみる
■概要
「Google Driveにファイルがアップロードされたら、Gmailで送付する」ワークフローを利用すると、作業負担が軽減されます。
自動でファイルを送信できるため、作業時間が短縮され業務効率化につながります。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google Driveを利用してファイルの共有やバックアップを行っている方
・Google Driveにファイルがアップロードされたタイミングで迅速に対応したいと考えている方
・ファイルを素早く確認し、次のアクションにつなげたい方
・普段、Gmailを利用することが多い方
・Gmailを使って効率的に情報を共有したい方
・ファイルのアップロード状況をメール通知でスピーディに把握したい方
■注意事項
・Google DriveとGmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
毎日、膨大なメールを送ったり受け取ったりしているのに、データ転送や送信作業に時間がかかっていませんか？
手動でのファイル送信や転送作業は、どんなに効率的に思えても結局は時間がかかり、他の業務に影響を与えます。
そんなあなたのために、Gmailでデータを自動で送信・転送する方法を紹介します。
例えば、Google Driveにファイルがアップロードされたら、自動でGmailで送信するフローを作成すれば、わずらわしい作業を一気に解消できます。
忙しいビジネスパーソンにとって、この自動化は時間の節約になり、業務効率化にもつながるでしょう。
ぜひ、その手軽さを試してみてください！
Gmailの自動送信を実現するための基本的な方法
Gmailの自動送信は、ビジネスや日常的なメール管理を楽にしてくれる便利な機能です。基本的には、Gmailの送信予約機能を使えば、指定した時間に自動でメールを送ることができますし、少し手を加えるならGoogle Apps Scriptを使って、スプレッドシートから自動でメールを送ることもできます。でも、これってちょっと設定が面倒だったりしますよね。
そこで、ノーコードツールを使う方法がすごくおすすめです。例えば、Yoomのようなツールを使えば、プログラミングの知識がなくてもGoogleのさまざまなサービスと連携させて、Gmailでの自動送信が簡単にできます。毎週のレポート送信や定期的な通知を手間なく自動化できるので、かなり効率的に仕事を進められます。
Gmailでデータを自動で送信・転送する様々な方法
いろいろな方法で、Gmailでデータを自動で送信・転送することができます。その方法をいくつかピックアップしたので、ご覧ください！
気になる自動化例の「試してみる」をクリックしてアカウント登録するだけで、すぐにGmailの自動送信・転送を体験できます。登録はたったの30秒で完了するので、ぜひ気軽にお試しください！
ストレージサービスのデータをGmailで自動で送信・転送する
Google Driveなどのストレージアプリを起点に、Gmailで自動送信・転送するフローです。
ストレージアプリを起動することなく、ファイルをスムーズに共有できます。
Google Driveにファイルがアップロードされたら、Gmailで送付する
試してみる
■概要
「Google Driveにファイルがアップロードされたら、Gmailで送付する」ワークフローを利用すると、作業負担が軽減されます。
自動でファイルを送信できるため、作業時間が短縮され業務効率化につながります。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google Driveを利用してファイルの共有やバックアップを行っている方
・Google Driveにファイルがアップロードされたタイミングで迅速に対応したいと考えている方
・ファイルを素早く確認し、次のアクションにつなげたい方
・普段、Gmailを利用することが多い方
・Gmailを使って効率的に情報を共有したい方
・ファイルのアップロード状況をメール通知でスピーディに把握したい方
■注意事項
・Google DriveとGmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Dropboxでファイルが格納されたらGmailで送信する
試してみる
■概要
Dropboxに保存したファイルを、手動でGmailに添付して送信する作業に手間を感じていませんか。こうした定型的な作業は、ファイルの添付忘れや宛先の間違いといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Dropboxの特定フォルダにファイルが格納されるだけで、Gmailでのメール送信までを自動化できます。これにより、手作業によるファイル共有の手間を省き、業務の正確性を高めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
・DropboxとGmailを使い、定型的なファイル共有を手作業で行っている方
・取引先やチームへのファイル送付を自動化し、業務効率を改善したい方
・ファイルの送信漏れや誤送信といったヒューマンエラーを未然に防ぎたい方
■注意事項
・DropboxとGmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
データベース/CRMサービスのデータをGmailで自動で送信・転送する
データベース/CRMサービスを起点にして、Gmailで自動送信・転送するフローです。
データの作成・更新がされた場合に、短時間でデータを共有できます。
Salesforceで新規リードが作成されたら、リード宛にGmailを自動送信する
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■概要
「Salesforceで新規リードが作成されたら、リード宛にGmailを自動送信する」フローは、営業プロセスの効率化と素早いコミュニケーションを実現する業務ワークフローです。
新しいリードがSalesforceに登録された瞬間、自動的にGmailを通じてリードに挨拶メールを送信します。
この連携により、営業チームは手動でのメール送信作業から解放され、重要なフォローアップに専念できるようになります。
■おすすめの方
・Salesforceを活用してリード管理を行っている営業担当者の方
・リードへの初回コンタクトを自動化し、迅速な対応を目指す営業チームのリーダー
・営業プロセスの効率化を図り、手動作業を減らしたいと考えている経営者や管理職の方
・SalesforceとGmailを既に利用しており、これらを連携させて業務を自動化したい方
・顧客対応の迅速化を通じて、顧客満足度を向上させたいマーケティング担当者の方
■注意事項
・Salesforce、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
Google スプレッドシートで行が追加されたらGmailでメールを送信する
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■概要
Google スプレッドシートで管理しているリストに新しい情報が追加されるたび、関係者へ手作業でメール通知をしていませんか？
手動でのメール作成と送信は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスや送信漏れといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。
このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートへの行追加をきっかけに、Gmailからのメール送信を自動化し、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google スプレッドシートの更新内容を都度Gmailで報告している方
・問い合わせリストなどへの新規追加時に、迅速なメール連絡をしたい方
・定型的なメール送信業務を自動化し、本来のコア業務に集中したい方
■注意事項
・Google スプレッドシート、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・Googleスプレッドシートをアプリトリガーとして使用する際の注意事項は下記を参照してください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/10010912
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
フォームのデータをGmailで自動で送信・転送する
Google Driveなどのフォームアプリを起点に、Gmailで自動送信・転送するフローです。
送信者に対して、フォローアップなど迅速に対応できるようになります。
HubSpotのフォーム送信をトリガーに担当者へ通知メールをGmailで送る
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■概要
「HubSpotのフォーム送信をトリガーに担当者へ通知メールをGmailで送る」フローは、HubSpotで受け取ったフォーム情報を自動的にGmailで担当者に通知するワークフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
・HubSpotのフォームを活用して顧客情報を収集しているマーケティング担当者
・フォーム送信後の迅速な対応を求める営業チーム
・手動での通知メール送信に時間を取られているカスタマーサポート担当者
・HubSpotとGmailの連携を強化して業務効率化を図りたい企業のIT担当者
・迅速な顧客対応を実現し、ビジネスのスピードアップを目指す経営者
■注意事項
・HubSpotとGmailのそれぞれとYoomを連携してください。
Googleフォームが送信されたら回答者に自動でGmailを返信する
試してみる
Googleフォームが送信されたら回答者に自動でGmailを返信するフローです。
Gmailでデータを自動で送信・転送するフローを作ってみよう
それでは、さっそく実際にGmailでデータを自動で送信・転送するフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードで設定を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は、Google Driveにファイルがアップロードされたら、Gmailで送付するフローボットを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
- Google DriveとGmailをマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- Google Driveのトリガー設定およびGmailのアクション設定
- トリガーをONにして動作チェック
Google Driveにファイルがアップロードされたら、Gmailで送付する
試してみる
■概要
「Google Driveにファイルがアップロードされたら、Gmailで送付する」ワークフローを利用すると、作業負担が軽減されます。
自動でファイルを送信できるため、作業時間が短縮され業務効率化につながります。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google Driveを利用してファイルの共有やバックアップを行っている方
・Google Driveにファイルがアップロードされたタイミングで迅速に対応したいと考えている方
・ファイルを素早く確認し、次のアクションにつなげたい方
・普段、Gmailを利用することが多い方
・Gmailを使って効率的に情報を共有したい方
・ファイルのアップロード状況をメール通知でスピーディに把握したい方
■注意事項
・Google DriveとGmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ステップ1：Google DriveとGmailをマイアプリ連携
Yoomとそれぞれのアプリを連携して、アプリごとの操作を行えるようにしましょう。この設定は初回のみ必要です。
先ずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それでは、今回のフローで使用するGoogle DriveとGmailのマイアプリ登録方法を解説していきます。
【Google Driveの場合】
まずは、Google DriveとGmailをマイアプリ連携します。
Yoomにログインしたら、左のメニュー欄にある「マイアプリ」から「新規接続」をクリックしましょう。
(1)「Google Drive」と検索し、アプリ一覧からGoogle Driveを選択します。
(2)「Sign in with Google」をクリックします。
(3)Yoomと連携したいGmailのメールアドレス・パスワードを入力します。
【Yoomにログイン】の画面で「次へ」をクリックしましょう。
(4)「Yoomがアクセスできる情報を選択してください」の「すべて選択」をチェックし、「続行」をクリックします。
※すでに他のGoogleアプリを連携している場合は、「Yoomはすでに一部のアクセス権限を付与されています」と表示される可能性があります。
以上で、Google Driveのアプリ連携は完了です。
【Gmailの場合】
以下の手順をご参照ください。
以上で、Gmailのマイアプリ連携は完了です。
ステップ2：テンプレートをコピー
マイアプリ連携が完了したら、早速テンプレートを設定していきましょう。
以下のバナーにある「試してみる」をクリックし、テンプレートをコピーしてください。
Google Driveにファイルがアップロードされたら、Gmailで送付する
試してみる
■概要
「Google Driveにファイルがアップロードされたら、Gmailで送付する」ワークフローを利用すると、作業負担が軽減されます。
自動でファイルを送信できるため、作業時間が短縮され業務効率化につながります。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google Driveを利用してファイルの共有やバックアップを行っている方
・Google Driveにファイルがアップロードされたタイミングで迅速に対応したいと考えている方
・ファイルを素早く確認し、次のアクションにつなげたい方
・普段、Gmailを利用することが多い方
・Gmailを使って効率的に情報を共有したい方
・ファイルのアップロード状況をメール通知でスピーディに把握したい方
■注意事項
・Google DriveとGmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Yoomにテンプレートがコピーされると、次の画面が表示されるので「OK」を押します。
ステップ3：Google Driveのトリガー設定
(1)テンプレートの1番上にある「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」をクリックします。
(2)「Google Driveと連携するアカウント情報」で連携したGoogle Driveのアカウント情報を選択し、「次へ」をクリックします。
(3)トリガーの起動間隔を5分・10分・15分・30分・60分から選択します。
基本的には最短の時間を設定しておくのがおすすめです。
※起動間隔はご利用プランによって異なるので、ご注意ください。
(4)「フォルダID」にフローボットの起動対象となるフォルダのIDを設定します。
「候補」に連携したGoogle Drive内にあるフォルダのリストが表示されるので、運用対象のフォルダ名をクリックしましょう。自動でフォルダIDが入力されます。
(5)「テスト」をクリックしてテストを実行し、「アウトプット」に設定したフォルダ内のファイル情報が抽出されているか確認します。
アウトプットについて | Yoomヘルプセンター
問題がなければ、「保存する」をクリックして設定完了です。
ステップ4：ファイルのダウンロード設定
(1)テンプレートの「ファイルをダウンロードする」をクリックします。
(2)こちらも内容を確認し、次に進みます。
(3)「ファイルID」にステップ3で取得したファイルのIDを設定しましょう。
「アウトプット」の「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」にある「ファイルID」を選択することで、自動でファイルIDを引用できます。
(4)テストを実行して成功すると、「Untitled」という名称のファイルがダウンロードされます。
「ダウンロード」をクリックしてファイルをダウンロードし、実際にステップ3で取得したファイルと同一のファイルか確認してみましょう。
問題がなければ、「保存する」をクリックして設定完了です。
ステップ5：Gmailでメールを送信する設定
(1)テンプレートの「メールを送る」をクリックします。
(2)「Gmailと連携するアカウント情報」で連携したGmailのアカウント情報を選択します。
(3)「メール内容」にて、以下を設定します。
- From：メールの送信元となるメールアドレスを入力（未設定の場合はYoomに連携したメールアドレスで送信されます）
- To：送信先となるメールアドレスを入力
例えば、社内共有に活用したい場合は、共有したい社内のメールアドレスを設定すると良いでしょう。
- CC/BCC：「To」以外で送信したいメールアドレスがある場合は入力
- 差出人の名前：メールの送信者名を入力（未設定の場合はYoomに連携したGmailのメールアドレスが表示されます）
(4)次に以下を設定します。
- 件名：メール送信時の件名を入力
- 本文：メールの内容を任意で設定（「アウトプット」から前の項目で取得した「ファイル名」などを引用できます）
トリガーで取得した項目については、アウトプットから選択してください。
(5)添付ファイルを「アウトプットを使用」「Google Driveからの取得ファイル」に設定することで、メールにステップ3で取得したファイルを自動で添付できます。
設定が完了したら「次へ」をクリックしましょう。
(6)メールの送信内容を確認しましょう。
問題がなければ、「テスト」をクリックします。
(7)「テスト成功」と表示されたら、実際にメールが送信されているか確認してみましょう。
正常に送信が確認できたら、「保存する」をクリックして設定完了です。
ステップ6：トリガーをONにして動作チェック
以上で、すべての設定が完了です。
設定の完了後は、以下のようなポップが表示されるのでトリガーをONにします。
実際にフローが正常に動作するかをチェックしてみましょう！
Gmailを使ったその他の自動化例
Gmailを使った便利な自動化例
特定の条件にマッチしたメールの内容を自動でSlackに通知したり、フォローメールを自動で送信したりできます！
Gmailでメールを受信したら、Google Chatに通知する
試してみる
■概要
「Gmailでメールを受信したら、Google Chatに通知する」ワークフローを利用すると、情報共有が迅速になります。
普段利用しているチャット上に自動でメール内容が転送されるため、情報の見落としを防止します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailを日常的に利用している方
・Gmailで受信した重要なメールを迅速に対応したい方
・業務の効率化を図りたいと考えている方
・社内コミュニケーションツールとしてGoogleChatを使用している企業
・Google Chatを活用して迅速な情報共有や通知管理を行いたい方
■注意事項
・GmailとGoogle ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336
Googleスプレッドシート上のリストそれぞれにメールを送信する
試してみる
■概要
・Googleスプレッドシート内にある顧客リストのアドレスに対して、メールを一度に送信します。
・同じ処理を繰り返す処理を用いることで、顧客別に社名や担当者名を変換してメールを送付することができます。
■実際のフローボットの動き
https://youtu.be/dUv9YYx5wHo
■注意事項
・今回使用している同じ処理を繰り返す操作はチームプラン以上でご利用可能となっています。
※フリープランの場合でも、1度2週間の有料プランのトライアルが実施可能です。
Yoomワークスペース(管理画面)の左下プラン変更からお申込が可能ですので、有料プランの機能検証の際はこちらをご活用くださいませ。
無料トライアルでできることと開始方法および注意点▼
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9115350
Zoomウェビナー終了後、Gmailでフォローメールを自動送信する
試してみる
■概要
Zoomウェビナー終了後、Gmailでフォローメールを自動送信するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1. Zoomでウェビナーを頻繁に開催する方
・ウェビナー終了後に参加者へのフォローメールを欠かさず送りたいが、手動での作業に手間を感じている方
・ウェビナーの参加者に迅速かつ効率的にフォローメールを送りたい方
2. Gmailを主要なコミュニケーション手段として利用している方
・Gmailを日常的に使っており、テンプレートメールを自動化することで業務効率を上げたい方
・参加者全員に個別にメールを送る手間を省きたい方
■注意事項
・ZoomとGmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
問い合わせメールへの返信内容をChatGPTで生成し、Gmailで返信する
試してみる
■概要
このワークフローでは、GmailとChatGPTの連携を活用して、顧客からの問い合わせ対応を自動化することが可能です。この自動化により、対応のスピードと精度が向上し、担当者の業務負担を軽減できるでしょう。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailを使用して多数の問い合わせメールを受け取っているサポート担当者の方
・ChatGPTとGmailの連携を通じて業務の自動化を図りたいIT担当者の方
・顧客対応の迅速化と品質向上を目指している経営者の方
・業務効率を高めつつ、顧客満足度を維持・向上させたい企業の担当者の方
■注意事項
・ChatGPTとGmailそれぞれとYoomを連携してください。
・ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
https://openai.com/ja-JP/api/pricing/
・ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
本文やタイトルが特定の条件にマッチしたGmailのメール内容をSlackに通知する
試してみる
本文やタイトルが特定の条件にマッチしたGmailのメール内容をSlackに通知するフローです。
■注意事項
・GmailとSlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
まとめ
Gmailでのデータ送信や転送を自動化することで、業務の効率化がぐっと進みます。
手動でファイルを送ったり、データを整理して共有する時間を削減でき、重要な業務にもっと集中できるようになるでしょう。
特に、Google DriveとGmailを連携させることで、ファイルの送信や転送が素早く完了し、チームやクライアントとの連携がスムーズに。
これらの自動化フローを設定すれば、もう手作業での転送に悩まされることはありません。
忙しいあなたの時間を大切にするために、ぜひ試してみてください！
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関連記事：AIと連携したフローを紹介した記事
よくあるご質問
Q：この自動化は月に何回まで実行できますか？
A：今回解説した連携を継続して使用する場合、2タスクを消費するため、毎月50回以内の実行であれば料金は発生しません。
Yoomでは、オペレーションの実行をタスクとしてカウントしており、無料プランでは毎月100タスクまで利用できます。毎月50回以上の利用がある場合は、有料プランへのアップグレードをおすすめします。
・Yoom料金プラン
・「タスク実行数」のカウント方法について
Q：特定の条件を満たすファイルだけ自動送信できますか？
A：はい、分岐条件を追加することで登録対象となる内容も細かく絞り込むことができます。
ただ、分岐設定は有料プランでご利用いただけます。詳しくはこちらをご確認ください。
Q：設定中のテストでエラーが出た場合はどうすればいいですか？
A：フローボットでエラーが発生した場合、Yoomのアカウント作成時に登録したメールアドレスに通知が送信されます。
通知内容に掲載されているリンクからエラーの原因を確認することができます。
エラー内容を確認し、修正が必要な場合は、Yoomのヘルプページを参考にしてみてください。
・Yoomヘルプセンター
・Yoomお問い合わせ窓口
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