データベース/CRMサービスのデータをGmailで自動で送信・転送する
データベース/CRMサービスを起点にして、Gmailで自動送信・転送するフローです。
データの作成・更新がされた場合に、短時間でデータを共有できます。
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毎日、膨大なメールを送ったり受け取ったりしているのに、データ転送や送信作業に時間がかかっていませんか？
手動でのファイル送信や転送作業は、どんなに効率的に思えても結局は時間がかかり、他の業務に影響を与えます。
そんなあなたのために、Gmailでデータを自動で送信・転送する方法を紹介します。
例えば、Google Driveにファイルがアップロードされたら、自動でGmailで送信するフローを作成すれば、わずらわしい作業を一気に解消できます。
忙しいビジネスパーソンにとって、この自動化は時間の節約になり、業務効率化にもつながるでしょう。
ぜひ、その手軽さを試してみてください！
YoomにはGmailを使った業務フローを自動化するためのテンプレートが用意されています！今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
いろいろな方法で、Gmailでデータを自動で送信・転送することができます。その方法をいくつかピックアップしたので、ご覧ください！
気になる自動化例の「試してみる」をクリックしてアカウント登録するだけで、すぐにGmailの自動送信・転送を体験できます。登録はたったの30秒で完了するので、ぜひ気軽にお試しください！
Google Driveなどのストレージアプリを起点に、Gmailで自動送信・転送するフローです。
ストレージアプリを起動することなく、ファイルをスムーズに共有できます。
データベース/CRMサービスを起点にして、Gmailで自動送信・転送するフローです。
データの作成・更新がされた場合に、短時間でデータを共有できます。
Google Driveなどのフォームアプリを起点に、Gmailで自動送信・転送するフローです。
送信者に対して、フォローアップなど迅速に対応できるようになります。
それでは、さっそく実際にGmailでデータを自動で送信・転送するフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードで設定を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は、Google Driveにファイルがアップロードされたら、Gmailで送付するフローボットを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
まずは、Google DriveとGmailをマイアプリ連携します。
Yoomにログインしたら、左のメニュー欄にある「マイアプリ」から「新規接続」をクリックしましょう。
【Google Driveの場合】
(1)「Google Drive」と検索し、アプリ一覧からGoogle Driveを選択します。
(2)「Sign in with Google」をクリックします。
(3)Yoomと連携したいGmailのメールアドレス・パスワードを入力します。
【Yoomにログイン】の画面で「次へ」をクリックしましょう。
(4)「Yoomがアクセスできる情報を選択してください」の「すべて選択」をチェックし、「続行」をクリックします。
※すでに他のGoogleアプリを連携している場合は、「Yoomはすでに一部のアクセス権限を付与されています」と表示される可能性があります。
以上で、Google Driveのアプリ連携は完了です。
【Gmailの場合】
(1)「Gmail」と検索し、アプリ一覧からGmailを選択します。
(2)「Sign in with Google」をクリックします。
(3)Yoomと連携したいGmailのメールアドレス・パスワードを入力します。
【Yoomにログイン】の画面で「次へ」をクリックしましょう。
(4)「Yoomがアクセスできる情報を選択してください」の「すべて選択」をチェックし、「続行」をクリックします。
以上で、Gmailのマイアプリ連携は完了です。
マイアプリ連携が完了したら、早速テンプレートを設定していきましょう。
以下のバナーにある「試してみる」をクリックし、テンプレートをコピーしてください。
Yoomにテンプレートがコピーされると、次の画面が表示されるので「OK」を押します。
(1)テンプレートの1番上にある「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」をクリックします。
(2)「Google Driveと連携するアカウント情報」で連携したGoogle Driveのアカウント情報を選択し、「次へ」をクリックします。
(3)トリガーの起動間隔を5分・10分・15分・30分・60分から選択します。
基本的には最短の時間を設定しておくのがおすすめです。
※起動間隔はご利用プランによって異なるので、ご注意ください。
(4)「フォルダID」にフローボットの起動対象となるフォルダのIDを設定します。
「候補」に連携したGoogle Drive内にあるフォルダのリストが表示されるので、運用対象のフォルダ名をクリックしましょう。自動でフォルダIDが入力されます。
(5)「テスト」をクリックしてテストを実行し、「アウトプット」に設定したフォルダ内のファイル情報が抽出されているか確認します。
問題がなければ、「保存する」をクリックして設定完了です。
(1)テンプレートの「ファイルをダウンロードする」をクリックします。
(2)こちらも内容を確認し、次に進みます。
(3)「ファイルID」にステップ3で取得したファイルのIDを設定しましょう。
「アウトプット」の「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」にある「ファイルID」を選択することで、自動でファイルIDを引用できます。
(4)テストを実行して成功すると、「Untitled」という名称のファイルがダウンロードされます。
「ダウンロード」をクリックしてファイルをダウンロードし、実際にステップ3で取得したファイルと同一のファイルか確認してみましょう。
問題がなければ、「保存する」をクリックして設定完了です。
(1)テンプレートの「メールを送る」をクリックします。
(2)「Gmailと連携するアカウント情報」で連携したGmailのアカウント情報を選択し、「次へ」をクリックします。
(3)「メール内容」にて、まずは以下を設定します。
(4)次に以下を設定します。
(5)添付ファイルを「アウトプットを使用」「Google Driveからの取得ファイル」に設定することで、メールにステップ3で取得したファイルを自動で添付できます。
設定が完了したら「次へ」をクリックしましょう。
(6)メールの送信内容を確認しましょう。
問題がなければ、「テスト」をクリックします。
(7)「テスト成功」と表示されたら、実際にメールが送信されているか確認してみましょう。
正常に送信が確認できたら、「保存する」をクリックして設定完了です。
以上で、すべての設定が完了です。
設定の完了後は、以下のようなポップが表示されるのでトリガーをONにします。
実際にフローが正常に動作するかをチェックしてみましょう！
特定の条件にマッチしたメールの内容を自動でSlackに通知したり、フォローメールを自動で送信したりできます！
Gmailでのデータ送信や転送を自動化することで、業務の効率化がぐっと進みます。
手動でファイルを送ったり、データを整理して共有する時間を削減でき、重要な業務にもっと集中できるようになるでしょう。
特に、Google DriveとGmailを連携させることで、ファイルの送信や転送が素早く完了し、チームやクライアントとの連携がスムーズに。
これらの自動化フローを設定すれば、もう手作業での転送に悩まされることはありません。
忙しいあなたの時間を大切にするために、ぜひ試してみてください！
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