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■概要
日々大量に届くプロモーションメールや通知によって、Gmailの受信トレイがすぐに埋まってしまうことはないでしょうか。手作業での整理は時間がかかるだけでなく、重要なメールを見落とす原因にもなりかねません。このワークフローを活用することで、Gmailの受信トレイを自動で整理でき、指定したラベルのメールを定期的にゴミ箱へ移動させることが可能です。手作業によるメール整理から解放され、常にクリーンな受信環境を維持します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
「このメルマガ、毎回手動で削除するのが面倒…」
「問い合わせメールの内容をCRMに転記する作業に時間がかかっている…」
このように、日々大量に届くGmailのメール処理に追われ、本来の業務に集中できないと感じていませんか？
もし、特定のメールを条件に応じて自動で削除したり、受信した問い合わせ内容をCRMに自動でリードとして登録したり、重要な通知をチームのチャットツールに素早く共有したりできる仕組みがあれば、こうした日々の業務の悩みが解消され、より重要な業務に時間を使うことができます！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定可能です。
ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
YoomにはGmailで受信した特定のメールを自動で処理する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
■概要
日々大量に届くプロモーションメールや通知によって、Gmailの受信トレイがすぐに埋まってしまうことはないでしょうか。手作業での整理は時間がかかるだけでなく、重要なメールを見落とす原因にもなりかねません。このワークフローを活用することで、Gmailの受信トレイを自動で整理でき、指定したラベルのメールを定期的にゴミ箱へ移動させることが可能です。手作業によるメール整理から解放され、常にクリーンな受信環境を維持します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
普段お使いのGmailでのメール受信をきっかけに、様々な業務を自動化する方法を、具体的なテンプレートを使って紹介します！
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Gmailで受信した特定のメールを条件に応じて自動で削除することで、受信トレイを常に整理された状態に保ち、重要なメールを見逃すリスクを減らすことができます。
■概要
日々大量に届くプロモーションメールや通知によって、Gmailの受信トレイがすぐに埋まってしまうことはないでしょうか。手作業での整理は時間がかかるだけでなく、重要なメールを見落とす原因にもなりかねません。このワークフローを活用することで、Gmailの受信トレイを自動で整理でき、指定したラベルのメールを定期的にゴミ箱へ移動させることが可能です。手作業によるメール整理から解放され、常にクリーンな受信環境を維持します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
Gmailで受信したメールの内容をもとにSalesforceなどのCRMにリード情報を自動で登録することで、手作業による転記ミスや対応漏れを防ぎ、スムーズな営業活動を実現します。
■概要
Gmailで受信するお問い合わせなどの重要なメールを手作業で管理していませんか？手作業での転記は時間がかかるだけでなく、入力ミスや対応漏れの原因にもなり得ます。
このワークフローを活用すれば、特定のラベルが付いたGmailのメールを受信した際に、内容を自動でSalesforceへリードとして登録できるため、リード管理の初動を効率化し、機会損失のリスクを低減します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
Gmailで特定のメールを受信した際に、その概要をDiscordなどのチャットツールに自動で通知することで、スムーズなチーム内での情報共有を行い、素早い対応が可能になります。
■概要
Gmailで受信する重要なメールの確認漏れや、チームへの共有遅延に課題を感じていませんか？特定のメールを常に監視し、手動で通知するのは手間がかかる作業です。
このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のラベルが付いたメールを受信した際に、自動でDiscordに通知を送信できます。手作業による確認や転送の手間をなくし、重要な情報をスムーズにチームへ共有することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
それでは例として、Gmailで特定のメールを受信したら、指定ラベルのメールを受信トレイから自動削除するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Gmail
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
以下のナビの手順をご参照ください！
続いてYoomのテンプレートをコピーします。以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
■概要
日々大量に届くプロモーションメールや通知によって、Gmailの受信トレイがすぐに埋まってしまうことはないでしょうか。手作業での整理は時間がかかるだけでなく、重要なメールを見落とす原因にもなりかねません。このワークフローを活用することで、Gmailの受信トレイを自動で整理でき、指定したラベルのメールを定期的にゴミ箱へ移動させることが可能です。手作業によるメール整理から解放され、常にクリーンな受信環境を維持します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
以下のポップアップが表示されたらOKをクリックし設定をはじめます！
コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに追加されます。
はじめに1つ目の工程をクリックしましょう。
ここではGmailに特定のラベルのメールを受信したらフローボットが起動する設定を行います。
この画面では、以下の項目がすでに設定されているため「次へ」をクリックして進みましょう。
トリガーの起動間隔
フローの起動間隔を選択します。
トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。ご契約のプランによって最短の起動間隔が異なります。最短は5分間隔で起動可能です。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
ここでテスト用に特定のラベルに該当するメールを受信している必要があります。
今回はフィルタールールを作成し、下記のメールが「テスト」というラベルに振り分けられるように設定しました。
ラベルのフィールドをクリックし、連携したいラベルを候補から選択します。
選択したらテストボタンをクリックします。
テストに成功すると以下のように表示され、取得した値が出力されます。取得した値は各アクションでテストを行うと取得でき、取得したそれ以降のアクションの設定で活用可能な変動値です。
取得した値についてはヘルプページのテストの重要性：「取得した値」のテスト値についてもご参照ください。
確認し「保存する」をクリックしましょう。
次に2つ目の工程をクリックします。ここではメッセージIDの一覧を取得する設定を行います。
先ほどと同様に必要な項目はすでに設定されているため、内容を確認してそのまま「次へ」をクリックします。
ラベルのフィールドをクリックし、候補からラベルを選択します。
注釈に従って任意で「検索クエリ」と「スパム・ゴミ箱を含む」を設定します。
設定したら「テスト」をクリックしましょう。
テストに成功すると、以下のように値が取得されます。確認し「保存する」をクリックしましょう。
次に3つ目の工程をクリックします。
「同じ処理を繰り返す」についてはこちらのヘルプページもご参照ください。
※「同じ処理を繰り返す」オペレーションを使う場合は、チームプランまたはサクセスプランが必要です。フリープラン・ミニプランだと、そのオペレーションやデータコネクトを設定してもエラーになってしまうのでご注意ください。
チームプランやサクセスプランなどの有料プランには、2週間の無料トライアルがついています。トライアル期間中は、通常は制限されるアプリや機能（オペレーション）も問題なく使えるので、この機会にぜひお試しくださいね。
以下のように設定されているか確認し、「保存する」をクリックします。
次に4つ目の工程をクリックします。
メールをゴミ箱に移動する設定をしていきましょう。
先ほどと同様に必要な項目はすでに設定されているため、内容を確認してそのまま「次へ」をクリックします。
メッセージIDは前項で取得した値から「メッセージIDの一覧のループ変数」を選択します。
取得した値を使用することで値が固定化されず、フローボットが起動する度に新しい値が反映されます。
入力したら「テスト」をクリックしましょう。
テストに成功すると以下のように表示され、テスト用のメールがゴミ箱に移動しましたね！
確認し、「保存する」をクリックしてください。
すべての設定が完了すると、以下のコンプリート画面が表示されます。
トリガーをONにして、フローボットを起動しましょう。
これですべての設定が完了しました！
Gmailで特定のメールを受信したら、指定ラベルのメールを受信トレイから自動削除する方法は以上です。
Gmailを利用した自動化を導入することで、顧客対応や社内コミュニケーションの効率が向上します。
例えば、決済後のフォローアップメール送信や、外部サービスからのイベントをトリガーにした通知の自動送付が可能です。これにより、営業担当者やカスタマーサポートの作業時間を削減し、対応漏れ防止や顧客満足度の向上につながります。
Yoomにはこれらの業務を効率化できるテンプレートが多数用意されているので、ぜひご活用ください！
■概要
フォームに回答されたら、Workplaceに通知しGmailにメールを送付するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
・GmailとWorkplaceを使用されている方
・部門間で使用しているコミュニケーションツールが異なる方
・取引先企業とのやりとりを担当している営業アシスタント
■このテンプレートを使うメリット
・フォームに回答があれば、WorkplaceとGmailに通知されるため情報共有を迅速に行うことができます。
・Workplace、Gmailの両方のアプリを確認する必要がなくなるため、業務の効率化を図ることができます。
■注意事項
・Gmail、WorkplaceのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
Calendlyに予定が登録されたら、Gmailと連携して予定に参加する人に資料を送付するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Calendyを使用してスケジュール管理を行う方
・デジタルツールを活用してスケジュール管理を行なっている事務職員
・複数人での面接などを行う人事総務担当の方
2.イベント等の資料管理や運営を任されている方
・イベントプランナーやプロデューサー
・ウェビナーを企画するカスタマーサービス部門の方
3.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務効率化を目指している中小企業の経営者
・入力作業の多い総務、事務の担当者
・デジタルツールを活用して業務を行っているマーケティング担当者
■このテンプレートを使うメリット
・カレンダーへの予定追加の情報を基にメールの送付を行うので、ミスや業務漏れを削減することができます。
・一連の流れが自動で完結するため、業務の効率化を促進することができます。
■注意事項
・Calendly、GmailのそれぞれとYoomを連携させてください。
■概要
Stripeで支払いが行われたらGmailでサンクスメールを送信するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Stripeで決済を受け付けている事業者
・Stripeで支払いが完了したら直ぐに顧客にサンクスメールを送信したい方
・手作業でサンクスメールを送信する手間を省いて業務効率を向上させたい方
2.Stripeの決済情報に基づいて顧客対応を行いたい方
・顧客ごとにパーソナライズされたサンクスメールを送信したい方
・サンクスメールを通じてクーポンやキャンペーン情報などを提供したい方
■このテンプレートを使うメリット
Stripeはオンライン決済が簡単できるツールですが、支払いが行われるたびに手動でサンクスメールを送信するのは顧客対応の遅れに繋がる可能性もあります。
このフローを活用すれば、Stripeで支払いが行われるとGmailから自動的にサンクスメールが送信されます。
このことによって顧客は支払いが完了したことを直ぐに確認することができ安心感と満足度向上に繋がります。
■注意事項
・Stripe、GmailのそれぞれとYoomを連携させてください。
・Stripeはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
■概要
WordPressで投稿が公開されたらGmailに追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.WordPressでブログやニュースサイトを運営している方
・記事の公開を関係者に迅速に知らせたい方
・公開通知を手作業で送る手間を省き業務効率を向上させたい方
・記事の更新情報を購読者にメールで配信したい方
2.Gmailを情報共有ツールとして活用しているチーム
・WordPressの投稿情報をGmailに集約し情報共有を一元化したい方
■このテンプレートを使うメリット
WordPressはブログやWebサイトを構築するツールですが、記事を公開するたびにチームメンバーなどに手動で通知メールを送信するのは人的なミスが起こる懸念があります。
WordPressとGmailを連携することで人的なミスを解決することができます。WordPressで記事が公開されるたびにGmailで自動的に通知メールを送信することができ情報共有の遅れを防ぐことが可能となります。
■注意事項
・WordPress、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
受信したメールの差出人をSendGridのコンタクトリストに追加し、Gmailを送付するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.マーケティングチーム
・受信したメールの宛先をSendGridのコンタクトリストに自動的に追加し、メールキャンペーンの対象リストを常に最新に保ちたいチーム
・顧客獲得からメールマーケティングまでのプロセスを一貫して自動化し、効率を上げたいチーム
2.営業部門
・新規顧客からのメールを受信するたびにSendGridでのメールコミュニケーションを開始し、営業活動を円滑に進めたいチーム
・リード情報を一元管理し、メールを通じたフォローアップを自動化したいチーム
3.カスタマーサポートチーム
・新規顧客からのメールを受信するたびにSendGridに追加し、サポートメールの送信リストを常に最新に保ちたいチーム
・サポート情報を一貫して管理し、効率的なメールサポートを行いたいチーム
■このテンプレートを使うメリット
・新規顧客からのメールを受信するたびに手動でSendGridに追加する手間を省けるため、作業時間を大幅に短縮することができます。
・SendGridへの追加後は、Gmailにて自動でメールが送信されるため、メールの返信漏れを防ぐことができます。
・リード情報の更新を迅速に反映することで、戦略の改善点を迅速に特定することができます。
■注意事項
・Gmail、SendGridのそれぞれとYoomを連携させてください。
Gmailと様々なツールを連携し自動化することで、これまで手作業で行っていたメールの仕分けや削除、他ツールへの転記といった作業から解放され、ヒューマンエラーの防止にも繋がります。
これにより、メール処理に費やしていた時間を削減し、より付加価値の高いコア業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築可能です。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたならぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：ラベル以外の条件でフローを起動（メールを特定）できますか？
A：他には、特定のキーワードに一致したメールを受信した場合に設定することも可能です。
Q：メールの削除以外にどんな操作が可能ですか？
A：特定のラベルの設定や削除、メッセージを取得することも可能ですのでアクションを変更してお試しください。
Q：自動処理が失敗した場合どうなりますか？
A：連携に失敗した場合は、フローボット内でエラーとして記録されます。
通知設定をしておけばメールなどで自動通知されます。
なお、自動での再実行は行われないため、エラー発生時は手動で再実行が必要です。
認証切れなどが原因の場合は、マイアプリから「削除→再接続」で復旧可能です。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
また、今回紹介した連携の「同じ処理を繰り返す」オペレーションは、チームプランまたはサクセスプランが必要なので、プランもご確認ください。
