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■概要
Gmailで受信した特定メールの内容を、手作業でPipedriveなどのCRMに入力するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。このような定型的な情報入力を自動化したい際に、このワークフローが役立ちます。Gmailの情報を自動入力するような感覚で、特定のメール受信をきっかけにPipedriveへ自動でアクティビティを作成し、手作業による情報転記の手間や入力ミスをなくします。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
「Gmailで受信した問い合わせメールの内容を、手作業でコピー＆ペーストしている…」
「重要なメールを見落としたり、転記ミスをしてしまったりして困っている…」
このように、Gmailで受信したメールの内容を他のツールへ手入力する作業に、手間やストレスを感じていませんか？
もし、Gmailで特定のキーワードを含むメールを受信した際に、その内容を自動で他ツールに入力してくれる仕組みがあれば、こうした日々の反復作業から解放されるでしょう。
また、顧客対応や営業活動といった、より付加価値の高いコア業務に集中する時間を創れるかもしれません！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単にできます。
手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
YoomにはGmailで受信したメールの内容を自動で入力する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
■概要
Gmailで受信した特定メールの内容を、手作業でPipedriveなどのCRMに入力するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。このような定型的な情報入力を自動化したい際に、このワークフローが役立ちます。Gmailの情報を自動入力するような感覚で、特定のメール受信をきっかけにPipedriveへ自動でアクティビティを作成し、手作業による情報転記の手間や入力ミスをなくします。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
それではここから代表的な例として、Gmailで特定キーワードに一致するメールを受信したら、Pipedriveにアクティビティとして自動で作成するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Gmail／Pipedrive
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
■概要
Gmailで受信した特定メールの内容を、手作業でPipedriveなどのCRMに入力するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。このような定型的な情報入力を自動化したい際に、このワークフローが役立ちます。Gmailの情報を自動入力するような感覚で、特定のメール受信をきっかけにPipedriveへ自動でアクティビティを作成し、手作業による情報転記の手間や入力ミスをなくします。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
※事前にYoomと使用するアプリにログインしてください。
Gmailをマイアプリ連携
以下の手順をご参照ください。
Pipedriveをマイアプリ連携
以下の手順をご参照ください。
事前準備
今回ご紹介するテンプレートでは、Gmailの受信情報からPipedriveに登録している人物の情報を検索し、ヒットした人物にアクションを追加するといったように進みます。
そのため、実際にテストを行うには、まずPipedriveに任意のメールアドレスを持つ人物を登録する必要があります。
今回はテスト用に以下の人物を登録しました。
ご自身の状況に合わせて設定を行ってください。
以下のバナーにある試してみるボタンをクリックしてください。
■概要
Gmailで受信した特定メールの内容を、手作業でPipedriveなどのCRMに入力するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。このような定型的な情報入力を自動化したい際に、このワークフローが役立ちます。Gmailの情報を自動入力するような感覚で、特定のメール受信をきっかけにPipedriveへ自動でアクティビティを作成し、手作業による情報転記の手間や入力ミスをなくします。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
テンプレートのコピーに成功すると、以下の画面が表示されますのでOKをクリックしましょう。
なお、コピーしたテンプレートはYoomのマイプロジェクトから確認できます。
特定のキーワードに一致するメールを受信したらをクリックします。
連携するアカウント情報にはステップ1で連携したアカウントか、連携時に使用していたYoomのアカウントが表示されます。
アカウントを確認して問題なければ次へをクリックしてください。
トリガーの起動間隔を設定します。
次に、事前準備でPipedriveの人物に登録したメールアドレスから、ステップ1で連携したGmailアカウントにメールを送信します。
今回ご紹介するテンプレートは、Gmailに特定のキーワードに一致するメールを受信したら起動します。
そのため、件名には特定のキーワードとして利用したいワードを含むように送信してください。
Yoomの画面に戻ります。
キーワードを設定します。
今回は以下のように設定しました。
キーワードは自由に設定可能ですので、別のキーワードを設定したい方は注釈をご確認ください。
設定できたらテストをクリックしましょう。
テストに成功するとテスト成功画面が表示され、取得した値が表示されます。
取得した値はこのあとの設定でも使用します。
確認できたら忘れずに完了をクリックしましょう。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
人物情報を検索をクリックします。
連携するアカウント情報にはステップ1で連携したアカウントか、連携時に使用していたYoomのアカウントが表示されます。
アカウントを確認して問題なければ次へをクリックしてください。
termを設定します。
デフォルトで設定されていますが、以下のように入力欄をクリックすることで取得した値から選択することも可能です。
取得した値を活用することで固定値ではなく、トリガーが実行されるたびに最新の情報が反映できます。
exact_matchを設定します。
今回はtermに設定した値と完全に一致するものを検索したいため、trueを選択します。
変更する際は注釈を確認し、検索したい項目に合わせて選択してください。
ここまで設定できたらテストをクリックしましょう。
テストに成功するとテスト成功画面と取得した値が表示されますのでご確認ください。
確認できたら完了をクリックしましょう。
アクティビティを作成をクリックします。
連携するアカウント情報にはステップ1で連携したアカウントか、連携時に使用していたYoomのアカウントが表示されます。
ステップ4と同じアカウントになっていることを確認したら次へをクリックしてください。
件名を設定します。
デフォルトで設定されていますが、自由に編集可能です。
以下のように入力欄をクリックすることで取得した値から設定することもできます。
また直接入力すると入力した値が固定値となり、このテンプレートを通して作成される全てのアクティビティに反映されますのでご注意ください。
種類を設定します。
入力欄をクリックし、候補の中から使用したいアクティビティの種類を選択してください。
所有者IDを設定します。
デフォルトで設定されていますが、以下のように入力欄をクリックすることで候補の中から選択可能です。
期日、期時刻、所要時間を設定します。
こちらもそれぞれデフォルトで設定されていますが、自由に変更可能です。
注釈を確認し設定を行ってください。
※直接入力すると入力した値が固定値となり、このテンプレートを通して作成される全てのアクティビティに反映されますのでご注意ください。
完了を設定します。
デフォルトで未完了が選択されていますが、プルダウンメニューから変更することも可能です。
参加者ユーザーID、主要参加者を設定します。
こちらもデフォルトで設定されていますが自由に変更可能です。
それぞれ注釈を確認し、設定してください。
優先度を設定します。
デフォルトでHighが選択されています。
以下のようにプルダウンメニューから変更可能です。
最後にメモを設定します。
こちらもデフォルトで設定されていますが、自由に編集可能です。
入力欄をクリックすることで取得した値を追加することも、直接文字を入力することもできます。
その他の項目について、今回は使用しないため設定しておりませんが、使用したい方は注釈を確認しご入力ください。
※このページで設定する全ての項目について、入力欄に直接記入する、もしくはプルダウンメニューから選ぶと、入力した値や設定した値が固定値となり、このテンプレートを通して作成される全てのアクティビティに適用されますのでご注意ください。
ここまで設定できたらテストをクリックしましょう。
テストをクリックすると、実際にアクティビティが作成されます。
テストに成功するとテスト成功画面と取得した値が表示されますのでご確認ください。
確認できたら完了をクリックしましょう。
また、実際にPipedriveにアクティビティが作成されますので確認してください。
先ほどのYoomの画面で完了をクリックすると以下の画面が表示されます。
トリガーをONをクリックしてください。
お疲れ様でした！ここまでで設定は完了です！
以上がGmailで特定キーワードに一致するメールを受信したら、Pipedriveにアクティビティとして自動で作成するフローでした！
受信したメールの内容を自動的に整理・保存できます。
例えば、重要な情報をデータベースに転記することが可能です。
また、受信した契約書やアンケート結果を自動的に処理し、通知を送ることでもできます。
さらに、リードやタスクの管理を自動化することで、営業活動の精度向上と時間短縮を実現します。
■概要
BubbleでThingが作成されたらGmailでメールを通知するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1. Bubbleを利用してアプリ開発やWeb制作を行う方
・業務に関する情報をBubbleで一括管理している方
・Bubbleに登録した情報を迅速にチームメンバーと共有したい方
2. Gmailを使った情報共有を行っている方
・チーム内のコミュニケーションにGmailを利用している方
・他アプリの情報をGmailで受け取りたい方
■このテンプレートを使うメリット
Bubbleはアプリ開発やWeb制作を効率化する便利なツールですが、GmailでThingが作成されるたびにチームメンバーにその情報を手動で連絡するのは、手間がかかります。
このテンプレートを活用することで、BubbleでThingが作成された際、チームメンバーにGmailで自動通知できます。連絡の手間が省けるほか、情報共有の迅速化や転記ミスなどのヒューマンエラーの減少につながります。
■注意事項
・Bubble、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
kintoneで請求に関するステータスが更新されたら、テーブル内の明細情報を取得します。
その後予め用意したスプレッドシートの請求書雛形で明細情報等を用いて請求書を発行し、メールで送付します。
実際に使用しているスプレッドシートの請求書雛形(閲覧権限のみ付与となります)
https://docs.google.com/spreadsheets/d/1zkxfutABYs6smPd9Ui27vG1_b5481cRu2EN3yfduG-o/edit#gid=0
■作成方法
①アプリトリガーでkintoneのステータスが更新されたら(Webhook起動)アクションを選択し、以下の設定をして保存します。
・WebhookURLをコピーしてkintone側でWebhook設定を行います。
・実際にステータス変更を実施し、Yoomのトリガー設定画面に戻りテストを行いリクエストに成功したかを確認します。
※トリガーはステータス変更後、トリガー起動までのタイムラグが小さいWebhook起動を推奨します。
※kintoneのWebhook設定についてはこちらをご参照ください。
②＋マークを押し、データベースを操作するオペレーションからkintoneを選択して、対象のアプリIDの入力とレコードを取得するアクションを選択後、以下の設定を行いテスト・保存します。
・ 検索条件はレコード番号が等しいとして、値に①で取得したレコードIDを{{レコードID}}のように埋め込みます。
※アウトプットを動的に埋め込む設定詳細はこちらをご参照ください。
③＋マークを押し、データベースを操作するオペレーションからkintoneを選択して、特定のレコードの複数のサブテーブルを取得するアクションを選択後、指定のアプリIDと対象のサブテーブルのフィールドコードを候補から選択し、以下の設定を行いテスト・保存します。
・ 対象のレコード条件はレコードIDが等しいとして、値に①のトリガーで取得したレコード番号を{{レコード番号}}のように埋め込みます。
・取得したいサブテーブルの行の条件は、必ず値がある列(品目名など)が空でないと設定し、対象のテーブルデータがすべて取得できるように設定します。
④＋マークを押し、書類を発行するオペレーションからスプレッドシートを選択し、以下の設定を行ってテスト・保存します。
・スプレッドシートID：請求書の雛形として使用するスプレッドシートIDを候補から選択します。
・格納するGoogleDriveのフォルダID：書類発行後に格納するフォルダIDを候補から選択します。
・ファイル名：任意のファイル名を設定します。
・置換対象の文字列：対応する文字列に対して、②や③で取得した値を埋め込みます。
※書類を発行するオペレーションの設定方法はこちら。
⑤メールを送るオペレーションを選択し、任意のメールツールを選択して以下の設定を行い保存します。
・To：②でアドレスを取得していたら埋め込みます。
・件名、本文：それぞれ入力します。②で取得した値を埋め込むことも可能です。
・添付ファイル：アウトプットを使用を選択し、値は発行した書類を選択します。
※実際のフローボットの動き：https://www.youtube.com/watch?v=QM_-Y2rR_bw
■概要
Googleスプレッドシート内にある顧客リストのアドレスに対して、メールを一度に送信します。
同じ処理を繰り返す処理を用いることで、顧客別に社名や担当者名を変換してメールを送付することができます。
実際のフローボットの動き：https://youtu.be/dUv9YYx5wHo
■注意事項
・今回使用している同じ処理を繰り返す操作はチームプラン以上でご利用可能となっています。
※フリープランの場合でも、1度2週間の有料プランのトライアルが実施可能です。Yoomワークスペース(管理画面)の左下プラン変更からお申込が可能ですので、有料プランの機能検証の際はこちらをご活用くださいませ。
※無料トライアルでできることと開始方法および注意点：https://intercom.help/yoom/ja/articles/9115350
■概要
重要なクライアントからのメールやシステムアラートなど、すぐに確認したい連絡を見逃してしまい、対応が遅れてしまった経験はありませんか。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定の条件に合致するメールを受信した際に、Google Chatへ自動で通知することが可能です。これにより、重要な情報の見落としを防ぎ、チーム全体での迅速な情報共有と対応を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
・GmailとGoogle ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336
■概要
Gmailで受信したお問い合わせ内容をAirtableに登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.外部との連絡手段として主にGmailを利用している企業
・Gmailを使って多くの問い合わせを受けており、その管理に手間を感じている方
2.基幹データベースとしてAirtableを活用している企業
・手動でのデータ入力を自動化することで業務効率を向上させたい方
・Airtableにお問い合わせの内容を蓄積している方
■このテンプレートを使うメリット
このフローを使うメリットはいくつかあります。
まず第一に、GmailとAirtableを連携させることで、お問い合わせ内容を一元管理できる点が挙げられます。
これにより、問い合わせの見落としや対応漏れのリスクを減少させることができます。
また、Airtableの柔軟なデータ管理機能を活用して、問い合わせ内容をカテゴリ別やステータス別に整理することも容易です。
これにより、担当者はお問い合わせの情報を管理しやすくなります。
お問い合わせから得られた重要な知見を有効活用することができるため、顧客満足度の向上に寄与します。
■注意事項
・AirtableとGmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
Gmailで受信したメールの内容からAIで情報を抽出し、任意のスプレッドシートに連携するフローボットです。
Yoomで作成したメールアドレスにGmailからメールを転送する形でご利用ください。
■このテンプレートをおすすめする方
・特定のメールをリスト管理したい方。
・スプレッドシートの機能を利用してメールの分析を行いたい方。
■このテンプレートを使うメリット
このテンプレートを利用することで、受け取ったメールから特定の内容を抽出してスプレッドシートで管理することが
可能になるため問い合わせメールの分析や数値管理可能です。顧客サポートの業務改善などで特にメリットが期待できます。
■注意事項
・Gmail、スプレッドシートそれぞれとYoomのアカウント連携が必要です。
・AIで抽出する内容や、格納先のスプレッドシートの設定は自由に変更してご利用ください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
Gmailで受信した契約書をOCRで読み取りkintoneへ追加しSlackに通知するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1. Gmailを利用して仕事のやり取りを行っている方
・Gmailで受信した契約書や重要な書類を効率的に管理したい方
2. kintoneを活用して業務管理を行っている企業
・kintoneで契約書や文書の管理を行っているが、手動でのデータ入力に手間を感じている方
3. Slackをコミュニケーションツールとして利用している企業
・Slackを使って日常的に社内の情報共有を行っている方
■このテンプレートを使うメリット
Gmailで受信した契約書をOCRで読み取りkintoneへ追加しSlackに通知することで、情報管理が一元化され迅速な対応が可能となります。
これにより、業務効率が向上します。手作業によるデータ入力が不要になるため、入力ミスや見落としが減り、データの正確性が向上します。
通知機能を活用すれば、関連するメンバー全員が迅速に情報を把握できるため、コミュニケーションの円滑化にもつながるでしょう。
■注意事項
・Gmail、kintone、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
HubSpotのコンタクトに登録されたリード宛にGmailで定型メールを送信するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
Chrome拡張機能を使用したトリガーを使用することで、HubSpot上から直接トリガーを起動させることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.HubSpotでリード管理を行っている方
・HubSpotを利用して新規リードを管理しているが、追跡やフォローアップの手間を感じている方
・リードに対して迅速に定型メールを送信し、スムーズなコミュニケーションを図りたい方
2.Gmailを日常的に利用している方
・定型メールの自動送信により、業務効率を向上させたいと考える方
■このテンプレートを使うメリット
HubSpotのコンタクトに登録されたリードに対してGmailで定型メールを送信することで、リードへのタイムリーなフォローが可能になります。
このフローを活用することで、手作業でメールを送る手間が省け、業務の効率化が図れます。
また、定型メールを使うことで、メールの内容が統一され、プロフェッショナルな印象を与えることができます。
これにより、リードナーチャリングが効果的に行われ、最終的には売上の向上につながるでしょう。
■注意事項
・HubSpotとGmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法はこちらをご参照ください。
■概要
Microsoft Dynamics365 Salesで新しいリードが登録されるたびに、関係者へ手動でメール通知を行う作業に手間を感じていませんか。定型的ながらも重要なこの作業は、本来注力すべきコア業務の時間を奪ってしまうことがあります。このワークフローを活用すれば、Microsoft Dynamics365 Salesでリードが作成されると同時に、Gmailから指定の宛先へ通知メールが自動送信されるため、こうした情報共有の課題を円滑に解決します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
Gmailと他のアプリの連携を自動化することで、これまで手作業で行っていたメール内容の転記作業の手間を削減し、入力ミスや対応漏れといったヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより、問い合わせやリードへの迅速な対応が可能となり、本来時間をかけるべきコア業務に集中できる環境が整うでしょう！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築可能です。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：本文の特定箇所を抜き出して入力できますか？
A：はい、可能です。
本文から特定の箇所を抜き出して取得した値として利用するには、フローボットの+をクリックし、テキスト抽出を選択します。
テキスト抽出では、AIを利用して項目を抽出することができます。また、テキスト抽出を利用すると、タスクを消費します。
詳しい設定方法を知りたい方、タスク実行数について知りたい方は以下のリンク先をご覧ください。
Q：件名以外の条件でメールを特定できますか？
A：はい、可能です。
Gmailには「特定のラベルのメールを受信したら」というトリガーアクションもございます。
トリガーアクションはステップ3の以下の箇所で変更可能です。
Q：Pipedrive以外のツールにも自動入力できますか？
A：はい、可能です。
別のアプリに変更したい場合は、以下のようにフローボットの…の箇所をクリックし、削除を選択することでPipedriveのアクションを削除できます。
新しくアプリを追加するには、先ほどのテキスト抽出を追加した際と同様に+をクリックしてアプリを追加し設定してください。
※新しくアプリを追加する際はステップ1と同様にマイアプリ連携が必要となりますのでご注意ください。
