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「Gmailで受信した問い合わせメールの内容を、手作業でコピー＆ペーストしている…」
「重要なメールを見落としたり、転記ミスをしてしまったりして困っている…」
このように、Gmailで受信したメールの内容を他のツールへ手入力する作業に、手間やストレスを感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">Gmailで特定のキーワードを含むメールを受信した際に、その内容を自動で他ツールに入力してくれる仕組み</span>があれば、こうした日々の反復作業から解放されるでしょう。
また、顧客対応や営業活動といった、より付加価値の高いコア業務に集中する時間を創れるかもしれません！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単にできます。
手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">Gmailで受信したメールの内容を自動で入力する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
それではここから代表的な例として、Gmailで特定キーワードに一致するメールを受信したら、Pipedriveにアクティビティとして自動で作成するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Gmail／Pipedrive
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
※事前にYoomと使用するアプリにログインしてください。
Gmailをマイアプリ連携
以下の手順をご参照ください。
Pipedriveをマイアプリ連携
以下の手順をご参照ください。
事前準備
今回ご紹介するテンプレートでは、Gmailの受信情報からPipedriveに登録している人物の情報を検索し、ヒットした人物にアクションを追加するといったように進みます。
そのため、実際にテストを行うには、まずPipedriveに任意のメールアドレスを持つ人物を登録する必要があります。
今回はテスト用に以下の人物を登録しました。
ご自身の状況に合わせて設定を行ってください。
以下のバナーにある試してみるボタンをクリックしてください。
テンプレートのコピーに成功すると、以下の画面が表示されますのでOKをクリックしましょう。
なお、コピーしたテンプレートはYoomのマイプロジェクトから確認できます。
特定のキーワードに一致するメールを受信したらをクリックします。
連携するアカウント情報にはステップ1で連携したアカウントか、連携時に使用していたYoomのアカウントが表示されます。
アカウントを確認して問題なければ次へをクリックしてください。
トリガーの起動間隔を設定します。
次に、事前準備でPipedriveの人物に登録したメールアドレスから、ステップ1で連携したGmailアカウントにメールを送信します。
今回ご紹介するテンプレートは、Gmailに特定のキーワードに一致するメールを受信したら起動します。
そのため、件名には特定のキーワードとして利用したいワードを含むように送信してください。
Yoomの画面に戻ります。
キーワードを設定します。
今回は以下のように設定しました。
キーワードは自由に設定可能ですので、別のキーワードを設定したい方は注釈をご確認ください。
設定できたらテストをクリックしましょう。
テストに成功するとテスト成功画面が表示され、取得した値が表示されます。
取得した値はこのあとの設定でも使用します。
確認できたら忘れずに完了をクリックしましょう。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
人物情報を検索をクリックします。
連携するアカウント情報にはステップ1で連携したアカウントか、連携時に使用していたYoomのアカウントが表示されます。
アカウントを確認して問題なければ次へをクリックしてください。
termを設定します。
デフォルトで設定されていますが、以下のように入力欄をクリックすることで取得した値から選択することも可能です。
取得した値を活用することで固定値ではなく、トリガーが実行されるたびに最新の情報が反映できます。
exact_matchを設定します。
今回はtermに設定した値と完全に一致するものを検索したいため、trueを選択します。
変更する際は注釈を確認し、検索したい項目に合わせて選択してください。
ここまで設定できたらテストをクリックしましょう。
テストに成功するとテスト成功画面と取得した値が表示されますのでご確認ください。
確認できたら完了をクリックしましょう。
アクティビティを作成をクリックします。
連携するアカウント情報にはステップ1で連携したアカウントか、連携時に使用していたYoomのアカウントが表示されます。
ステップ4と同じアカウントになっていることを確認したら次へをクリックしてください。
件名を設定します。
デフォルトで設定されていますが、自由に編集可能です。
以下のように入力欄をクリックすることで取得した値から設定することもできます。
また直接入力すると入力した値が固定値となり、このテンプレートを通して作成される全てのアクティビティに反映されますのでご注意ください。
種類を設定します。
入力欄をクリックし、候補の中から使用したいアクティビティの種類を選択してください。
所有者IDを設定します。
デフォルトで設定されていますが、以下のように入力欄をクリックすることで候補の中から選択可能です。
期日、期時刻、所要時間を設定します。
こちらもそれぞれデフォルトで設定されていますが、自由に変更可能です。
注釈を確認し設定を行ってください。
※直接入力すると入力した値が固定値となり、このテンプレートを通して作成される全てのアクティビティに反映されますのでご注意ください。
完了を設定します。
デフォルトで未完了が選択されていますが、プルダウンメニューから変更することも可能です。
参加者ユーザーID、主要参加者を設定します。
こちらもデフォルトで設定されていますが自由に変更可能です。
それぞれ注釈を確認し、設定してください。
優先度を設定します。
デフォルトでHighが選択されています。
以下のようにプルダウンメニューから変更可能です。
最後にメモを設定します。
こちらもデフォルトで設定されていますが、自由に編集可能です。
入力欄をクリックすることで取得した値を追加することも、直接文字を入力することもできます。
その他の項目について、今回は使用しないため設定しておりませんが、使用したい方は注釈を確認しご入力ください。
※このページで設定する全ての項目について、入力欄に直接記入する、もしくはプルダウンメニューから選ぶと、入力した値や設定した値が固定値となり、このテンプレートを通して作成される全てのアクティビティに適用されますのでご注意ください。
ここまで設定できたらテストをクリックしましょう。
テストをクリックすると、実際にアクティビティが作成されます。
テストに成功するとテスト成功画面と取得した値が表示されますのでご確認ください。
確認できたら完了をクリックしましょう。
また、実際にPipedriveにアクティビティが作成されますので確認してください。
先ほどのYoomの画面で完了をクリックすると以下の画面が表示されます。
トリガーをONをクリックしてください。
お疲れ様でした！ここまでで設定は完了です！
以上がGmailで特定キーワードに一致するメールを受信したら、Pipedriveにアクティビティとして自動で作成するフローでした！
受信したメールの内容を自動的に整理・保存できます。
例えば、重要な情報をデータベースに転記することが可能です。
また、受信した契約書やアンケート結果を自動的に処理し、通知を送ることでもできます。
さらに、リードやタスクの管理を自動化することで、営業活動の精度向上と時間短縮を実現します。
Gmailと他のアプリの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたメール内容の転記作業の手間を削減し、入力ミスや対応漏れといったヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
これにより、問い合わせやリードへの迅速な対応が可能となり、本来時間をかけるべきコア業務に集中できる環境が整うでしょう！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築可能です。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：本文の特定箇所を抜き出して入力できますか？
A：はい、可能です。
本文から特定の箇所を抜き出して取得した値として利用するには、フローボットの+をクリックし、テキスト抽出を選択します。
テキスト抽出では、AIを利用して項目を抽出することができます。また、テキスト抽出を利用すると、タスクを消費します。
詳しい設定方法を知りたい方、タスク実行数について知りたい方は以下のリンク先をご覧ください。
Q：件名以外の条件でメールを特定できますか？
A：はい、可能です。
Gmailには「特定のラベルのメールを受信したら」というトリガーアクションもございます。
トリガーアクションはステップ3の以下の箇所で変更可能です。
Q：Pipedrive以外のツールにも自動入力できますか？
A：はい、可能です。
別のアプリに変更したい場合は、以下のようにフローボットの…の箇所をクリックし、削除を選択することでPipedriveのアクションを削除できます。
新しくアプリを追加するには、先ほどのテキスト抽出を追加した際と同様に+をクリックしてアプリを追加し設定してください。
※新しくアプリを追加する際はステップ1と同様にマイアプリ連携が必要となりますのでご注意ください。
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