Gmailで特定キーワードに一致するメールを受信したら、Pipedriveにアクティビティを作成する
試してみる
■概要
Gmailで受信した特定メールの内容を、手作業でPipedriveなどのCRMに入力するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。
このような定型的な情報入力を自動化したい際に、このワークフローが役立ちます。
Gmailの情報を自動入力するような感覚で、特定のメール受信をきっかけにPipedriveへ自動でアクティビティを作成し、手作業による情報転記の手間や入力ミスをなくします。
■このテンプレートをおすすめする方
・GmailとPipedriveを連携させ、手作業での情報転記を効率化したいと考えている方
・Gmailの情報を自動入力するような仕組みで、タスクの登録漏れを防ぎたい方
・顧客からの重要なメールへの対応を、Pipedrive上で抜け漏れなく管理したいチームの方
■注意事項
・Gmail、PipedriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
「Gmailで受信した問い合わせメールの内容を、手作業でコピー＆ペーストしている…」
「重要なメールを見落としたり、転記ミスをしてしまったりして困っている…」
このように、Gmailで受信したメールの内容を他のツールへ手入力する作業に、手間やストレスを感じていませんか？
もし、Gmailで特定のキーワードを含むメールを受信した際に、その内容を自動で他ツールに入力してくれる仕組みがあれば、こうした日々の反復作業から解放されるでしょう。
また、顧客対応や営業活動といった、より付加価値の高いコア業務に集中する時間を創れるかもしれません！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単にできます。
手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはGmailで受信したメールの内容を自動で入力する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Gmailで特定キーワードに一致するメールを受信したら、Pipedriveにアクティビティを作成する
試してみる
■概要
Gmailで受信した特定メールの内容を、手作業でPipedriveなどのCRMに入力するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。
このような定型的な情報入力を自動化したい際に、このワークフローが役立ちます。
Gmailの情報を自動入力するような感覚で、特定のメール受信をきっかけにPipedriveへ自動でアクティビティを作成し、手作業による情報転記の手間や入力ミスをなくします。
■このテンプレートをおすすめする方
・GmailとPipedriveを連携させ、手作業での情報転記を効率化したいと考えている方
・Gmailの情報を自動入力するような仕組みで、タスクの登録漏れを防ぎたい方
・顧客からの重要なメールへの対応を、Pipedrive上で抜け漏れなく管理したいチームの方
■注意事項
・Gmail、PipedriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Gmailのメール内容をPipedriveに自動で入力するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Gmailで特定キーワードに一致するメールを受信したら、Pipedriveにアクティビティとして自動で作成するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Gmail／Pipedrive
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- GmailとPipedriveのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- Gmailのトリガー設定と各アクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Gmailで特定キーワードに一致するメールを受信したら、Pipedriveにアクティビティを作成する
試してみる
■概要
Gmailで受信した特定メールの内容を、手作業でPipedriveなどのCRMに入力するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。
このような定型的な情報入力を自動化したい際に、このワークフローが役立ちます。
Gmailの情報を自動入力するような感覚で、特定のメール受信をきっかけにPipedriveへ自動でアクティビティを作成し、手作業による情報転記の手間や入力ミスをなくします。
■このテンプレートをおすすめする方
・GmailとPipedriveを連携させ、手作業での情報転記を効率化したいと考えている方
・Gmailの情報を自動入力するような仕組みで、タスクの登録漏れを防ぎたい方
・顧客からの重要なメールへの対応を、Pipedrive上で抜け漏れなく管理したいチームの方
■注意事項
・Gmail、PipedriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ステップ1：GmailとPipedriveをマイアプリ連携
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
※事前にYoomと使用するアプリにログインしてください。
Gmailをマイアプリ連携
以下の手順をご参照ください。
Pipedriveをマイアプリ連携
以下の手順をご参照ください。
事前準備
今回ご紹介するテンプレートでは、Gmailの受信情報からPipedriveに登録している人物の情報を検索し、ヒットした人物にアクションを追加するといったように進みます。
そのため、実際にテストを行うには、まずPipedriveに任意のメールアドレスを持つ人物を登録する必要があります。
今回はテスト用に以下の人物を登録しました。
ご自身の状況に合わせて設定を行ってください。
ステップ2：該当のテンプレートをコピー
以下のバナーにある試してみるボタンをクリックしてください。
Gmailで特定キーワードに一致するメールを受信したら、Pipedriveにアクティビティを作成する
試してみる
■概要
Gmailで受信した特定メールの内容を、手作業でPipedriveなどのCRMに入力するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。
このような定型的な情報入力を自動化したい際に、このワークフローが役立ちます。
Gmailの情報を自動入力するような感覚で、特定のメール受信をきっかけにPipedriveへ自動でアクティビティを作成し、手作業による情報転記の手間や入力ミスをなくします。
■このテンプレートをおすすめする方
・GmailとPipedriveを連携させ、手作業での情報転記を効率化したいと考えている方
・Gmailの情報を自動入力するような仕組みで、タスクの登録漏れを防ぎたい方
・顧客からの重要なメールへの対応を、Pipedrive上で抜け漏れなく管理したいチームの方
■注意事項
・Gmail、PipedriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
テンプレートのコピーに成功すると、以下の画面が表示されますのでOKをクリックしましょう。
なお、コピーしたテンプレートはYoomのマイプロジェクトから確認できます。
ステップ3：Gmailに特定のキーワードに一致するメールを受信した際の設定
特定のキーワードに一致するメールを受信したらをクリックします。
連携するアカウント情報にはステップ1で連携したアカウントか、連携時に使用していたYoomのアカウントが表示されます。
アカウントを確認して問題なければ次へをクリックしてください。
トリガーの起動間隔を設定します。
- トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
次に、事前準備でPipedriveの人物に登録したメールアドレスから、ステップ1で連携したGmailアカウントにメールを送信します。
今回ご紹介するテンプレートは、Gmailに特定のキーワードに一致するメールを受信したら起動します。
そのため、件名には特定のキーワードとして利用したいワードを含むように送信してください。
Yoomの画面に戻ります。
キーワードを設定します。
今回は以下のように設定しました。
キーワードは自由に設定可能ですので、別のキーワードを設定したい方は注釈をご確認ください。
設定できたらテストをクリックしましょう。
テストに成功するとテスト成功画面が表示され、取得した値が表示されます。
取得した値はこのあとの設定でも使用します。
確認できたら忘れずに完了をクリックしましょう。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
ステップ4：Pipedriveの人物情報を検索する設定
人物情報を検索をクリックします。
連携するアカウント情報にはステップ1で連携したアカウントか、連携時に使用していたYoomのアカウントが表示されます。
アカウントを確認して問題なければ次へをクリックしてください。
termを設定します。
デフォルトで設定されていますが、以下のように入力欄をクリックすることで取得した値から選択することも可能です。
取得した値を活用することで固定値ではなく、トリガーが実行されるたびに最新の情報が反映できます。
exact_matchを設定します。
今回はtermに設定した値と完全に一致するものを検索したいため、trueを選択します。
変更する際は注釈を確認し、検索したい項目に合わせて選択してください。
ここまで設定できたらテストをクリックしましょう。
テストに成功するとテスト成功画面と取得した値が表示されますのでご確認ください。
確認できたら完了をクリックしましょう。
ステップ5：Pipedriveにアクティビティを作成する設定
アクティビティを作成をクリックします。
連携するアカウント情報にはステップ1で連携したアカウントか、連携時に使用していたYoomのアカウントが表示されます。
ステップ4と同じアカウントになっていることを確認したら次へをクリックしてください。
件名を設定します。
デフォルトで設定されていますが、自由に編集可能です。
以下のように入力欄をクリックすることで取得した値から設定することもできます。
また直接入力すると入力した値が固定値となり、このテンプレートを通して作成される全てのアクティビティに反映されますのでご注意ください。
種類を設定します。
入力欄をクリックし、候補の中から使用したいアクティビティの種類を選択してください。
所有者IDを設定します。
デフォルトで設定されていますが、以下のように入力欄をクリックすることで候補の中から選択可能です。
期日、期時刻、所要時間を設定します。
こちらもそれぞれデフォルトで設定されていますが、自由に変更可能です。
注釈を確認し設定を行ってください。
※直接入力すると入力した値が固定値となり、このテンプレートを通して作成される全てのアクティビティに反映されますのでご注意ください。
完了を設定します。
デフォルトで未完了が選択されていますが、プルダウンメニューから変更することも可能です。
参加者ユーザーID、主要参加者を設定します。
こちらもデフォルトで設定されていますが自由に変更可能です。
それぞれ注釈を確認し、設定してください。
優先度を設定します。
デフォルトでHighが選択されています。
以下のようにプルダウンメニューから変更可能です。
最後にメモを設定します。
こちらもデフォルトで設定されていますが、自由に編集可能です。
入力欄をクリックすることで取得した値を追加することも、直接文字を入力することもできます。
その他の項目について、今回は使用しないため設定しておりませんが、使用したい方は注釈を確認しご入力ください。
※このページで設定する全ての項目について、入力欄に直接記入する、もしくはプルダウンメニューから選ぶと、入力した値や設定した値が固定値となり、このテンプレートを通して作成される全てのアクティビティに適用されますのでご注意ください。
ここまで設定できたらテストをクリックしましょう。
テストをクリックすると、実際にアクティビティが作成されます。
テストに成功するとテスト成功画面と取得した値が表示されますのでご確認ください。
確認できたら完了をクリックしましょう。
また、実際にPipedriveにアクティビティが作成されますので確認してください。
ステップ6：トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
先ほどのYoomの画面で完了をクリックすると以下の画面が表示されます。
トリガーをONをクリックしてください。
お疲れ様でした！ここまでで設定は完了です！
以上がGmailで特定キーワードに一致するメールを受信したら、Pipedriveにアクティビティとして自動で作成するフローでした！
Gmailを使った自動化例
受信したメールの内容を自動的に整理・保存できます。
例えば、重要な情報をデータベースに転記することが可能です。
また、受信した契約書やアンケート結果を自動的に処理し、通知を送ることでもできます。
さらに、リードやタスクの管理を自動化することで、営業活動の精度向上と時間短縮を実現します。
BubbleでThingが作成されたらGmailでメールを通知する
試してみる
BubbleでThingが作成されたらGmailでメールを通知するフローです。
kintoneのステータスが更新されたら、テーブル内の明細を用いて請求書を発行し、送付する
試してみる
■概要
・kintoneで請求に関するステータスが更新されたら、テーブル内の明細情報を取得します。
・その後予め用意したスプレッドシートの請求書雛形で明細情報等を用いて請求書を発行し、メールで送付します。
■実際に使用しているスプレッドシートの請求書雛形(閲覧権限のみ付与となります)
・https://docs.google.com/spreadsheets/d/1zkxfutABYs6smPd9Ui27vG1_b5481cRu2EN3yfduG-o/edit#gid=0
■作成方法
①アプリトリガーでkintoneのステータスが更新されたら(Webhook起動)アクションを選択し、以下の設定をして保存します。
・WebhookURLをコピーしてkintone側でWebhook設定を行います。
・実際にステータス変更を実施し、Yoomのトリガー設定画面に戻りテストを行いリクエストに成功したかを確認します。
※トリガーはステータス変更後、トリガー起動までのタイムラグが小さいWebhook起動を推奨します。
※kintoneのWebhook設定についてはこちらをご参照ください。 https://intercom.help/yoom/ja/articles/5974741
②＋マークを押し、データベースを操作するオペレーションからkintoneを選択して、対象のアプリIDの入力とレコードを取得するアクションを選択後、以下の設定を行いテスト・保存します。
・検索条件はレコード番号が等しいとして、値に①で取得したレコードIDを{{レコードID}}のように埋め込みます。
※アウトプットを動的に埋め込む設定詳細はこちらをご参照ください。 https://intercom.help/yoom/ja/articles/8223528
③＋マークを押し、データベースを操作するオペレーションからkintoneを選択して、特定のレコードの複数のサブテーブルを取得するアクションを選択後、指定のアプリIDと対象のサブテーブルのフィールドコードを候補から選択し、以下の設定を行いテスト・保存します。
・対象のレコード条件はレコードIDが等しいとして、値に①のトリガーで取得したレコード番号を{{レコード番号}}のように埋め込みます。
・取得したいサブテーブルの行の条件は、必ず値がある列(品目名など)が空でないと設定し、対象のテーブルデータがすべて取得できるように設定します。
④＋マークを押し、書類を発行するオペレーションからスプレッドシートを選択し、以下の設定を行ってテスト・保存します。
・スプレッドシートID：請求書の雛形として使用するスプレッドシートIDを候補から選択します。
・格納するGoogleDriveのフォルダID：書類発行後に格納するフォルダIDを候補から選択します。
・ファイル名：任意のファイル名を設定します。
・置換対象の文字列：対応する文字列に対して、②や③で取得した値を埋め込みます。
※書類を発行するオペレーションの設定方法はこちら。 https://intercom.help/yoom/ja/articles/8237765
⑤メールを送るオペレーションを選択し、任意のメールツールを選択して以下の設定を行い保存します。
・To：②でアドレスを取得していたら埋め込みます。
・件名、本文：それぞれ入力します。②で取得した値を埋め込むことも可能です。
・添付ファイル：アウトプットを使用を選択し、値は発行した書類を選択します。
■実際のフローボットの動き
https://youtu.be/QM_-Y2rR_bw
Gmailでメールを受信したら、Google Chatに通知する
試してみる
■概要
「Gmailでメールを受信したら、Google Chatに通知する」ワークフローを利用すると、情報共有が迅速になります。
普段利用しているチャット上に自動でメール内容が転送されるため、情報の見落としを防止します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailを日常的に利用している方
・Gmailで受信した重要なメールを迅速に対応したい方
・業務の効率化を図りたいと考えている方
・社内コミュニケーションツールとしてGoogleChatを使用している企業
・Google Chatを活用して迅速な情報共有や通知管理を行いたい方
■注意事項
・GmailとGoogle ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336
Gmailで受け取ったアンケート結果をMicrosoft Excelに格納する
試してみる
Gmailで受け取ったアンケート結果をMicrosoft Excelに格納するフローです。
■注意事項
・GmailとMicrosoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Gmailで受信したお問い合わせ内容をAirtableに登録する
試してみる
Gmailで受信したお問い合わせ内容をAirtableに登録するフローです。
Gmailで受信したメール内容をスプレッドシートに連携する
試してみる
Gmailで受信したメール内容からAIで情報を抽出し、任意のスプレッドシートに連携するフローボットです。Yoomで作成したメールアドレスにGmailからメールを転送する形でご利用ください。
Gmailで受信した契約書をOCRで読み取りkintoneへ追加しSlackに通知する
試してみる
Gmailで受信した契約書をOCRで読み取りkintoneへ追加しSlackに通知するフローです。
HubSpotのコンタクトに登録されたリード宛にGmailで定型メールを送信する
試してみる
HubSpotのコンタクトに登録されたリード宛にGmailで定型メールを送信するフローです。
Googleスプレッドシート上のリストそれぞれにメールを送信する
試してみる
■概要
・Googleスプレッドシート内にある顧客リストのアドレスに対して、メールを一度に送信します。
・同じ処理を繰り返す処理を用いることで、顧客別に社名や担当者名を変換してメールを送付することができます。
■実際のフローボットの動き
https://youtu.be/dUv9YYx5wHo
■注意事項
・今回使用している同じ処理を繰り返す操作はチームプラン以上でご利用可能となっています。
※フリープランの場合でも、1度2週間の有料プランのトライアルが実施可能です。
Yoomワークスペース(管理画面)の左下プラン変更からお申込が可能ですので、有料プランの機能検証の際はこちらをご活用くださいませ。
無料トライアルでできることと開始方法および注意点▼
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9115350
Microsoft Dynamics365 Salesでリードに定型メールをGmailで通知する
試してみる
Microsoft Dynamics365 Salesでリードに定型メールをGmailに通知するフローです。
まとめ
Gmailと他のアプリの連携を自動化することで、これまで手作業で行っていたメール内容の転記作業の手間を削減し、入力ミスや対応漏れといったヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより、問い合わせやリードへの迅速な対応が可能となり、本来時間をかけるべきコア業務に集中できる環境が整うでしょう！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築可能です。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
よくあるご質問
Q：本文の特定箇所を抜き出して入力できますか？
A：はい、可能です。
本文から特定の箇所を抜き出して取得した値として利用するには、フローボットの+をクリックし、テキスト抽出を選択します。
テキスト抽出では、AIを利用して項目を抽出することができます。また、テキスト抽出を利用すると、タスクを消費します。
詳しい設定方法を知りたい方、タスク実行数について知りたい方は以下のリンク先をご覧ください。
Q：件名以外の条件でメールを特定できますか？
A：はい、可能です。
Gmailには「特定のラベルのメールを受信したら」というトリガーアクションもございます。
トリガーアクションはステップ3の以下の箇所で変更可能です。
Q：Pipedrive以外のツールにも自動入力できますか？
A：はい、可能です。
別のアプリに変更したい場合は、以下のようにフローボットの…の箇所をクリックし、削除を選択することでPipedriveのアクションを削除できます。
新しくアプリを追加するには、先ほどのテキスト抽出を追加した際と同様に+をクリックしてアプリを追加し設定してください。
※新しくアプリを追加する際はステップ1と同様にマイアプリ連携が必要となりますのでご注意ください。
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