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【ノーコードで実現】Gmailで受信したメール内容を他のアプリに自動入力する方法
■概要
Gmailで受信した特定メールの内容を、手作業でPipedriveなどのCRMに入力するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。このような定型的な情報入力を自動化したい際に、このワークフローが役立ちます。Gmailの情報を自動入力するような感覚で、特定のメール受信をきっかけにPipedriveへ自動でアクティビティを作成し、手作業による情報転記の手間や入力ミスをなくします。
■このテンプレートをおすすめする方
- GmailとPipedriveを連携させ、手作業での情報転記を効率化したいと考えている方
- Gmailの情報を自動入力するような仕組みで、タスクの登録漏れを防ぎたい方
- 顧客からの重要なメールへの対応を、Pipedrive上で抜け漏れなく管理したいチームの方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailで特定メールを受信した際にPipedriveへ自動でアクティビティが作成されるため、これまで手作業で行っていた情報入力の時間を短縮できます
- 手作業での転記による入力情報の誤りや、タスク登録の対応漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を高めます
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとPipedriveをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定キーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定し、検知したいキーワードを指定します
- 次に、オペレーションでPipedriveの「人物情報を検索」アクションを設定し、受信したメールの送信者情報を検索します
- 最後に、オペレーションでPipedriveの「アクティビティを作成」アクションを設定し、検索した人物情報に紐づく形でアクティビティを作成します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、検知の対象としたいキーワードを任意で設定してください
- Pipedriveで作成するアクティビティの件名や内容には、固定のテキストを設定するだけでなく、トリガーで取得したメールの件名や本文などの情報を変数として埋め込むことも可能です
■注意事項
- Gmail、PipedriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Gmailで受信した特定メールの内容を、手作業でPipedriveなどのCRMに入力するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。このような定型的な情報入力を自動化したい際に、このワークフローが役立ちます。Gmailの情報を自動入力するような感覚で、特定のメール受信をきっかけにPipedriveへ自動でアクティビティを作成し、手作業による情報転記の手間や入力ミスをなくします。
■このテンプレートをおすすめする方
- GmailとPipedriveを連携させ、手作業での情報転記を効率化したいと考えている方
- Gmailの情報を自動入力するような仕組みで、タスクの登録漏れを防ぎたい方
- 顧客からの重要なメールへの対応を、Pipedrive上で抜け漏れなく管理したいチームの方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailで特定メールを受信した際にPipedriveへ自動でアクティビティが作成されるため、これまで手作業で行っていた情報入力の時間を短縮できます
- 手作業での転記による入力情報の誤りや、タスク登録の対応漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を高めます
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとPipedriveをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定キーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定し、検知したいキーワードを指定します
- 次に、オペレーションでPipedriveの「人物情報を検索」アクションを設定し、受信したメールの送信者情報を検索します
- 最後に、オペレーションでPipedriveの「アクティビティを作成」アクションを設定し、検索した人物情報に紐づく形でアクティビティを作成します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、検知の対象としたいキーワードを任意で設定してください
- Pipedriveで作成するアクティビティの件名や内容には、固定のテキストを設定するだけでなく、トリガーで取得したメールの件名や本文などの情報を変数として埋め込むことも可能です
■注意事項
- Gmail、PipedriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
「Gmailで受信した問い合わせメールの内容を、手作業でコピー＆ペーストしている…」
「重要なメールを見落としたり、転記ミスをしてしまったりして困っている…」
このように、Gmailで受信したメールの内容を他のツールへ手入力する作業に、手間やストレスを感じていませんか？
もし、Gmailで特定のキーワードを含むメールを受信した際に、その内容を自動で他ツールに入力してくれる仕組みがあれば、こうした日々の反復作業から解放されるでしょう。
また、顧客対応や営業活動といった、より付加価値の高いコア業務に集中する時間を創れるかもしれません！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単にできます。
手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはGmailで受信したメールの内容を自動で入力する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
■概要
Gmailで受信した特定メールの内容を、手作業でPipedriveなどのCRMに入力するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。このような定型的な情報入力を自動化したい際に、このワークフローが役立ちます。Gmailの情報を自動入力するような感覚で、特定のメール受信をきっかけにPipedriveへ自動でアクティビティを作成し、手作業による情報転記の手間や入力ミスをなくします。
■このテンプレートをおすすめする方
- GmailとPipedriveを連携させ、手作業での情報転記を効率化したいと考えている方
- Gmailの情報を自動入力するような仕組みで、タスクの登録漏れを防ぎたい方
- 顧客からの重要なメールへの対応を、Pipedrive上で抜け漏れなく管理したいチームの方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailで特定メールを受信した際にPipedriveへ自動でアクティビティが作成されるため、これまで手作業で行っていた情報入力の時間を短縮できます
- 手作業での転記による入力情報の誤りや、タスク登録の対応漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を高めます
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとPipedriveをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定キーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定し、検知したいキーワードを指定します
- 次に、オペレーションでPipedriveの「人物情報を検索」アクションを設定し、受信したメールの送信者情報を検索します
- 最後に、オペレーションでPipedriveの「アクティビティを作成」アクションを設定し、検索した人物情報に紐づく形でアクティビティを作成します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、検知の対象としたいキーワードを任意で設定してください
- Pipedriveで作成するアクティビティの件名や内容には、固定のテキストを設定するだけでなく、トリガーで取得したメールの件名や本文などの情報を変数として埋め込むことも可能です
■注意事項
- Gmail、PipedriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Gmailで受信した特定メールの内容を、手作業でPipedriveなどのCRMに入力するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。このような定型的な情報入力を自動化したい際に、このワークフローが役立ちます。Gmailの情報を自動入力するような感覚で、特定のメール受信をきっかけにPipedriveへ自動でアクティビティを作成し、手作業による情報転記の手間や入力ミスをなくします。
■このテンプレートをおすすめする方
- GmailとPipedriveを連携させ、手作業での情報転記を効率化したいと考えている方
- Gmailの情報を自動入力するような仕組みで、タスクの登録漏れを防ぎたい方
- 顧客からの重要なメールへの対応を、Pipedrive上で抜け漏れなく管理したいチームの方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailで特定メールを受信した際にPipedriveへ自動でアクティビティが作成されるため、これまで手作業で行っていた情報入力の時間を短縮できます
- 手作業での転記による入力情報の誤りや、タスク登録の対応漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を高めます
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとPipedriveをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定キーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定し、検知したいキーワードを指定します
- 次に、オペレーションでPipedriveの「人物情報を検索」アクションを設定し、受信したメールの送信者情報を検索します
- 最後に、オペレーションでPipedriveの「アクティビティを作成」アクションを設定し、検索した人物情報に紐づく形でアクティビティを作成します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、検知の対象としたいキーワードを任意で設定してください
- Pipedriveで作成するアクティビティの件名や内容には、固定のテキストを設定するだけでなく、トリガーで取得したメールの件名や本文などの情報を変数として埋め込むことも可能です
■注意事項
- Gmail、PipedriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Gmailのメール内容をPipedriveに自動で入力するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Gmailで特定キーワードに一致するメールを受信したら、Pipedriveにアクティビティとして自動で作成するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Gmail／Pipedrive
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- GmailとPipedriveのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- Gmailのトリガー設定と各アクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
■概要
Gmailで受信した特定メールの内容を、手作業でPipedriveなどのCRMに入力するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。このような定型的な情報入力を自動化したい際に、このワークフローが役立ちます。Gmailの情報を自動入力するような感覚で、特定のメール受信をきっかけにPipedriveへ自動でアクティビティを作成し、手作業による情報転記の手間や入力ミスをなくします。
■このテンプレートをおすすめする方
- GmailとPipedriveを連携させ、手作業での情報転記を効率化したいと考えている方
- Gmailの情報を自動入力するような仕組みで、タスクの登録漏れを防ぎたい方
- 顧客からの重要なメールへの対応を、Pipedrive上で抜け漏れなく管理したいチームの方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailで特定メールを受信した際にPipedriveへ自動でアクティビティが作成されるため、これまで手作業で行っていた情報入力の時間を短縮できます
- 手作業での転記による入力情報の誤りや、タスク登録の対応漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を高めます
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとPipedriveをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定キーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定し、検知したいキーワードを指定します
- 次に、オペレーションでPipedriveの「人物情報を検索」アクションを設定し、受信したメールの送信者情報を検索します
- 最後に、オペレーションでPipedriveの「アクティビティを作成」アクションを設定し、検索した人物情報に紐づく形でアクティビティを作成します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、検知の対象としたいキーワードを任意で設定してください
- Pipedriveで作成するアクティビティの件名や内容には、固定のテキストを設定するだけでなく、トリガーで取得したメールの件名や本文などの情報を変数として埋め込むことも可能です
■注意事項
- Gmail、PipedriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Gmailで受信した特定メールの内容を、手作業でPipedriveなどのCRMに入力するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。このような定型的な情報入力を自動化したい際に、このワークフローが役立ちます。Gmailの情報を自動入力するような感覚で、特定のメール受信をきっかけにPipedriveへ自動でアクティビティを作成し、手作業による情報転記の手間や入力ミスをなくします。
■このテンプレートをおすすめする方
- GmailとPipedriveを連携させ、手作業での情報転記を効率化したいと考えている方
- Gmailの情報を自動入力するような仕組みで、タスクの登録漏れを防ぎたい方
- 顧客からの重要なメールへの対応を、Pipedrive上で抜け漏れなく管理したいチームの方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailで特定メールを受信した際にPipedriveへ自動でアクティビティが作成されるため、これまで手作業で行っていた情報入力の時間を短縮できます
- 手作業での転記による入力情報の誤りや、タスク登録の対応漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を高めます
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとPipedriveをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定キーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定し、検知したいキーワードを指定します
- 次に、オペレーションでPipedriveの「人物情報を検索」アクションを設定し、受信したメールの送信者情報を検索します
- 最後に、オペレーションでPipedriveの「アクティビティを作成」アクションを設定し、検索した人物情報に紐づく形でアクティビティを作成します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、検知の対象としたいキーワードを任意で設定してください
- Pipedriveで作成するアクティビティの件名や内容には、固定のテキストを設定するだけでなく、トリガーで取得したメールの件名や本文などの情報を変数として埋め込むことも可能です
■注意事項
- Gmail、PipedriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ステップ1：GmailとPipedriveをマイアプリ連携
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
※事前にYoomと使用するアプリにログインしてください。
Gmailをマイアプリ連携
以下の手順をご参照ください。
Pipedriveをマイアプリ連携
以下の手順をご参照ください。
事前準備
今回ご紹介するテンプレートでは、Gmailの受信情報からPipedriveに登録している人物の情報を検索し、ヒットした人物にアクションを追加するといったように進みます。
そのため、実際にテストを行うには、まずPipedriveに任意のメールアドレスを持つ人物を登録する必要があります。
今回はテスト用に以下の人物を登録しました。
ご自身の状況に合わせて設定を行ってください。
ステップ2：該当のテンプレートをコピー
以下のバナーにある試してみるボタンをクリックしてください。
■概要
Gmailで受信した特定メールの内容を、手作業でPipedriveなどのCRMに入力するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。このような定型的な情報入力を自動化したい際に、このワークフローが役立ちます。Gmailの情報を自動入力するような感覚で、特定のメール受信をきっかけにPipedriveへ自動でアクティビティを作成し、手作業による情報転記の手間や入力ミスをなくします。
■このテンプレートをおすすめする方
- GmailとPipedriveを連携させ、手作業での情報転記を効率化したいと考えている方
- Gmailの情報を自動入力するような仕組みで、タスクの登録漏れを防ぎたい方
- 顧客からの重要なメールへの対応を、Pipedrive上で抜け漏れなく管理したいチームの方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailで特定メールを受信した際にPipedriveへ自動でアクティビティが作成されるため、これまで手作業で行っていた情報入力の時間を短縮できます
- 手作業での転記による入力情報の誤りや、タスク登録の対応漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を高めます
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとPipedriveをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定キーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定し、検知したいキーワードを指定します
- 次に、オペレーションでPipedriveの「人物情報を検索」アクションを設定し、受信したメールの送信者情報を検索します
- 最後に、オペレーションでPipedriveの「アクティビティを作成」アクションを設定し、検索した人物情報に紐づく形でアクティビティを作成します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、検知の対象としたいキーワードを任意で設定してください
- Pipedriveで作成するアクティビティの件名や内容には、固定のテキストを設定するだけでなく、トリガーで取得したメールの件名や本文などの情報を変数として埋め込むことも可能です
■注意事項
- Gmail、PipedriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Gmailで受信した特定メールの内容を、手作業でPipedriveなどのCRMに入力するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。このような定型的な情報入力を自動化したい際に、このワークフローが役立ちます。Gmailの情報を自動入力するような感覚で、特定のメール受信をきっかけにPipedriveへ自動でアクティビティを作成し、手作業による情報転記の手間や入力ミスをなくします。
■このテンプレートをおすすめする方
- GmailとPipedriveを連携させ、手作業での情報転記を効率化したいと考えている方
- Gmailの情報を自動入力するような仕組みで、タスクの登録漏れを防ぎたい方
- 顧客からの重要なメールへの対応を、Pipedrive上で抜け漏れなく管理したいチームの方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailで特定メールを受信した際にPipedriveへ自動でアクティビティが作成されるため、これまで手作業で行っていた情報入力の時間を短縮できます
- 手作業での転記による入力情報の誤りや、タスク登録の対応漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を高めます
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとPipedriveをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定キーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定し、検知したいキーワードを指定します
- 次に、オペレーションでPipedriveの「人物情報を検索」アクションを設定し、受信したメールの送信者情報を検索します
- 最後に、オペレーションでPipedriveの「アクティビティを作成」アクションを設定し、検索した人物情報に紐づく形でアクティビティを作成します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、検知の対象としたいキーワードを任意で設定してください
- Pipedriveで作成するアクティビティの件名や内容には、固定のテキストを設定するだけでなく、トリガーで取得したメールの件名や本文などの情報を変数として埋め込むことも可能です
■注意事項
- Gmail、PipedriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
テンプレートのコピーに成功すると、以下の画面が表示されますのでOKをクリックしましょう。
なお、コピーしたテンプレートはYoomのマイプロジェクトから確認できます。
ステップ3：Gmailに特定のキーワードに一致するメールを受信した際の設定
特定のキーワードに一致するメールを受信したらをクリックします。
連携するアカウント情報にはステップ1で連携したアカウントか、連携時に使用していたYoomのアカウントが表示されます。
アカウントを確認して問題なければ次へをクリックしてください。
トリガーの起動間隔を設定します。
- トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
次に、事前準備でPipedriveの人物に登録したメールアドレスから、ステップ1で連携したGmailアカウントにメールを送信します。
今回ご紹介するテンプレートは、Gmailに特定のキーワードに一致するメールを受信したら起動します。
そのため、件名には特定のキーワードとして利用したいワードを含むように送信してください。
Yoomの画面に戻ります。
キーワードを設定します。
今回は以下のように設定しました。
キーワードは自由に設定可能ですので、別のキーワードを設定したい方は注釈をご確認ください。
設定できたらテストをクリックしましょう。
テストに成功するとテスト成功画面が表示され、取得した値が表示されます。
取得した値はこのあとの設定でも使用します。
確認できたら忘れずに完了をクリックしましょう。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
ステップ4：Pipedriveの人物情報を検索する設定
人物情報を検索をクリックします。
連携するアカウント情報にはステップ1で連携したアカウントか、連携時に使用していたYoomのアカウントが表示されます。
アカウントを確認して問題なければ次へをクリックしてください。
termを設定します。
デフォルトで設定されていますが、以下のように入力欄をクリックすることで取得した値から選択することも可能です。
取得した値を活用することで固定値ではなく、トリガーが実行されるたびに最新の情報が反映できます。
exact_matchを設定します。
今回はtermに設定した値と完全に一致するものを検索したいため、trueを選択します。
変更する際は注釈を確認し、検索したい項目に合わせて選択してください。
ここまで設定できたらテストをクリックしましょう。
テストに成功するとテスト成功画面と取得した値が表示されますのでご確認ください。
確認できたら完了をクリックしましょう。
ステップ5：Pipedriveにアクティビティを作成する設定
アクティビティを作成をクリックします。
連携するアカウント情報にはステップ1で連携したアカウントか、連携時に使用していたYoomのアカウントが表示されます。
ステップ4と同じアカウントになっていることを確認したら次へをクリックしてください。
件名を設定します。
デフォルトで設定されていますが、自由に編集可能です。
以下のように入力欄をクリックすることで取得した値から設定することもできます。
また直接入力すると入力した値が固定値となり、このテンプレートを通して作成される全てのアクティビティに反映されますのでご注意ください。
種類を設定します。
入力欄をクリックし、候補の中から使用したいアクティビティの種類を選択してください。
所有者IDを設定します。
デフォルトで設定されていますが、以下のように入力欄をクリックすることで候補の中から選択可能です。
期日、期時刻、所要時間を設定します。
こちらもそれぞれデフォルトで設定されていますが、自由に変更可能です。
注釈を確認し設定を行ってください。
※直接入力すると入力した値が固定値となり、このテンプレートを通して作成される全てのアクティビティに反映されますのでご注意ください。
完了を設定します。
デフォルトで未完了が選択されていますが、プルダウンメニューから変更することも可能です。
参加者ユーザーID、主要参加者を設定します。
こちらもデフォルトで設定されていますが自由に変更可能です。
それぞれ注釈を確認し、設定してください。
優先度を設定します。
デフォルトでHighが選択されています。
以下のようにプルダウンメニューから変更可能です。
最後にメモを設定します。
こちらもデフォルトで設定されていますが、自由に編集可能です。
入力欄をクリックすることで取得した値を追加することも、直接文字を入力することもできます。
その他の項目について、今回は使用しないため設定しておりませんが、使用したい方は注釈を確認しご入力ください。
※このページで設定する全ての項目について、入力欄に直接記入する、もしくはプルダウンメニューから選ぶと、入力した値や設定した値が固定値となり、このテンプレートを通して作成される全てのアクティビティに適用されますのでご注意ください。
ここまで設定できたらテストをクリックしましょう。
テストをクリックすると、実際にアクティビティが作成されます。
テストに成功するとテスト成功画面と取得した値が表示されますのでご確認ください。
確認できたら完了をクリックしましょう。
また、実際にPipedriveにアクティビティが作成されますので確認してください。
ステップ6：トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
先ほどのYoomの画面で完了をクリックすると以下の画面が表示されます。
トリガーをONをクリックしてください。
お疲れ様でした！ここまでで設定は完了です！
以上がGmailで特定キーワードに一致するメールを受信したら、Pipedriveにアクティビティとして自動で作成するフローでした！
Gmailを使った自動化例
受信したメールの内容を自動的に整理・保存できます。
例えば、重要な情報をデータベースに転記することが可能です。
また、受信した契約書やアンケート結果を自動的に処理し、通知を送ることでもできます。
さらに、リードやタスクの管理を自動化することで、営業活動の精度向上と時間短縮を実現します。
■概要Gmailで受信したお問い合わせや特定の報告メールの内容を、都度Google スプレッドシートに手作業で転記するのは手間がかかる業務ではないでしょうか。また、手作業による転記では入力ミスや対応漏れが発生するリスクも伴います。このワークフローを活用することで、Gmailでのメール受信をきっかけに、AIが自動で内容を抽出しGoogle スプレッドシートへ連携するため、こうした課題を削減し、メール内容の管理を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方- Gmailで受信する問い合わせや報告などを手作業でリスト化している方
- メールからの情報転記における入力ミスや漏れを減らし、正確なデータ管理を目指す方
- 定型的なメール処理業務を自動化し、コア業務に集中できる環境を整えたい方
■このテンプレートを使うメリット- Gmailで特定のメールを受信するだけで、内容が自動でGoogle スプレッドシートに記録されるため、手作業での転記に費やしていた時間を削減できます。
- 人の手を介さずに処理が完了するため、コピー＆ペーストのミスや入力漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を維持することに繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、GmailとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでAI機能を活用し、受信したメール本文から問い合わせ内容などの必要な情報を抽出するように設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートを選択し、AIが抽出した情報を指定のシートに行として追加するように設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Gmailのトリガー設定では、自動化のきっかけとしたいメールに含まれるキーワードを任意で設定可能です。
- オペレーションのAI機能では、メール本文からどのような情報を抽出するか、指示内容（プロンプト）を業務に合わせて自由に設定できます。
- Google スプレッドシートにデータを追加する際、どのシートのどの列に情報を格納するかを任意で設定できます。
■注意事項- Gmail、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Gmailで受信した契約書をOCRで読み取りkintoneへ追加しSlackに通知するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1. Gmailを利用して仕事のやり取りを行っている方
・Gmailで受信した契約書や重要な書類を効率的に管理したい方
2. kintoneを活用して業務管理を行っている企業
・kintoneで契約書や文書の管理を行っているが、手動でのデータ入力に手間を感じている方
3. Slackをコミュニケーションツールとして利用している企業
・Slackを使って日常的に社内の情報共有を行っている方
■このテンプレートを使うメリット
Gmailで受信した契約書をOCRで読み取りkintoneへ追加しSlackに通知することで、情報管理が一元化され迅速な対応が可能となります。
これにより、業務効率が向上します。手作業によるデータ入力が不要になるため、入力ミスや見落としが減り、データの正確性が向上します。
通知機能を活用すれば、関連するメンバー全員が迅速に情報を把握できるため、コミュニケーションの円滑化にもつながるでしょう。
■注意事項
・Gmail、kintone、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要Gmailで受け取るアンケートの回答などを、手作業でMicrosoft Excelに転記する業務に手間を感じていませんか。一つひとつコピー＆ペーストを行う作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信するだけで、内容を自動でMicrosoft Excelに格納できるため、こうした定型業務を効率化し、データの正確性を高めることが可能です。■このテンプレートをおすすめする方- Gmailで受け取るアンケート結果の集計に時間を要しているマーケティング担当者の方
- Microsoft Excelへのデータ入力を手作業で行っており、ミスや手間を削減したいと考えている方
- 定期的なデータ集計業務を自動化し、より重要な分析業務に時間を割きたい方
■このテンプレートを使うメリット- Gmailでアンケートメールを受信するたびに自動でMicrosoft Excelへ内容が格納されるため、手作業での転記に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるコピー＆ペーストが不要になることで、入力間違いや転記漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、GmailとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでAI機能を選択し、「テキストからデータを抽出する」アクションでメール本文から必要な情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelのアクションを設定し、抽出したデータを指定のファイル・シートに行として追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション■このワークフローのカスタムポイント- Gmailのトリガー設定では、どのラベルが付いたメールを検知の対象にするか任意で設定してください。
- AI機能の設定では、受信したメール本文のどのテキストを対象に、どの項目（氏名、回答内容など）を抽出するかを具体的に指定できます。
- Microsoft Excelでデータを追加するアクションを設定する際に、格納先のファイルやシート名、どの列にどのデータを入力するかを任意で設定してください。
■注意事項- Gmail、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては「【Excel】データベースを操作するオペレーションの設定に関して」をご参照ください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Gmailで受信したお問い合わせ内容をAirtableに登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.外部との連絡手段として主にGmailを利用している企業
・Gmailを使って多くの問い合わせを受けており、その管理に手間を感じている方
2.基幹データベースとしてAirtableを活用している企業
・手動でのデータ入力を自動化することで業務効率を向上させたい方
・Airtableにお問い合わせの内容を蓄積している方
■このテンプレートを使うメリット
このフローを使うメリットはいくつかあります。
まず第一に、GmailとAirtableを連携させることで、お問い合わせ内容を一元管理できる点が挙げられます。
これにより、問い合わせの見落としや対応漏れのリスクを減少させることができます。
また、Airtableの柔軟なデータ管理機能を活用して、問い合わせ内容をカテゴリ別やステータス別に整理することも容易です。
これにより、担当者はお問い合わせの情報を管理しやすくなります。
お問い合わせから得られた重要な知見を有効活用することができるため、顧客満足度の向上に寄与します。
■注意事項
・AirtableとGmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
重要なクライアントからのメールやシステムアラートなど、すぐに確認したい連絡を見逃してしまい、対応が遅れてしまった経験はありませんか。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定の条件に合致するメールを受信した際に、Google Chatへ自動で通知することが可能です。これにより、重要な情報の見落としを防ぎ、チーム全体での迅速な情報共有と対応を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信する重要なお知らせや問い合わせの見落としを防止したい方
- Google Chatを活用して、チームへの情報共有をよりスピーディーに行いたい方
- メールの内容を手作業で転記して通知する手間を省き、業務を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailで特定のメールを受信すると自動で通知が作成されるため、都度手動で確認し連絡する手間や時間を短縮できます。
- 通知のし忘れや内容の転記ミスといった、手作業によるヒューマンエラーの発生を防ぎ、確実な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogle ChatをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定し、通知のきっかけとしたいラベルを指定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Chatの「メッセージを送信」アクションを設定し、通知したいスペースやメッセージ内容を構成することで設定は完了です。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Chatへ送信するメッセージは、固定のテキストだけでなく、トリガーで受信したメールの件名や送信者、本文の一部といった情報を変数として埋め込み、より具体的な通知内容を作成することが可能です。
■注意事項
・GmailとGoogle ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336
■概要Google スプレッドシートで管理しているリストに対し、一件ずつ手作業でメールを送るのは手間がかかり、宛先間違いなどのミスも起こりがちではないでしょうか。 特に、顧客リストへの案内やイベント参加者へのお礼など、定期的に発生する業務は担当者の負担になりやすい作業です。 このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートのリスト情報を基に、Gmailから自動でメールを送信する一連の流れを構築でき、こうした課題を解消へと導きます。■このテンプレートをおすすめする方- Google スプレッドシートで管理するリストをもとに、手作業でメールを作成・送信している方
- 営業リストやイベント参加者リストなど、特定の宛先へ定型文の連絡をする機会が多い方
- Gmailでのメール送信業務を効率化し、本来注力すべきコア業務に時間を割きたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット- Google スプレッドシートの情報を参照して自動でメールを送信するため、これまで手作業での転記や送信に費やしていた時間を短縮できます
- 宛先や本文への情報転記を自動化することで、入力間違いや送信漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぐことに繋がります
■フローボットの流れ- はじめに、Google スプレッドシートとGmailをYoomに連携します
- 次に、トリガーで「手動で起動」を選択し、任意のタイミングでフローを開始できるように設定します
- 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「値を取得する」アクションを設定し、送信対象のリスト情報を取得します
- 次に、オペレーションで「ループ機能」を設定し、取得したリストの行数分だけ処理を繰り返すようにします
- ループ処理の中で、Google スプレッドシートの「レコードを取得する」アクションを設定し、リストから一行ずつ情報を取得します
- 最後に、Gmailの「メールを送る」アクションを設定し、取得したメールアドレス宛にメールを送信します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Google スプレッドシートから値を取得、またはレコードを取得する際に、対象としたいスプレッドシートのIDやシート名、セルの範囲を任意で設定してください
- ループ機能では、前段のGoogle スプレッドシートで取得した値のうち、繰り返し処理の対象としたい値を任意で指定します
- Gmailでメールを送信するアクションでは、宛先や件名、本文を自由に設定できます。また、本文にはGoogle スプレッドシートから取得した氏名といった情報を変数として埋め込み、パーソナライズすることも可能です
■注意事項- Google スプレッドシート、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
BubbleでThingが作成されたらGmailでメールを通知するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1. Bubbleを利用してアプリ開発やWeb制作を行う方
・業務に関する情報をBubbleで一括管理している方
・Bubbleに登録した情報を迅速にチームメンバーと共有したい方
2. Gmailを使った情報共有を行っている方
・チーム内のコミュニケーションにGmailを利用している方
・他アプリの情報をGmailで受け取りたい方
■このテンプレートを使うメリット
Bubbleはアプリ開発やWeb制作を効率化する便利なツールですが、GmailでThingが作成されるたびにチームメンバーにその情報を手動で連絡するのは、手間がかかります。
このテンプレートを活用することで、BubbleでThingが作成された際、チームメンバーにGmailで自動通知できます。連絡の手間が省けるほか、情報共有の迅速化や転記ミスなどのヒューマンエラーの減少につながります。
■注意事項
・Bubble、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要kintone上で案件管理を行っているものの、請求フェーズになるとステータスを更新し、手作業で請求書を作成・送付する業務に手間を感じていないでしょうか。特にテーブル機能を利用している場合、明細の転記作業は複雑になりがちで、ミスが発生する原因にもなります。このワークフローを活用すれば、kintoneのステータス更新をトリガーに、テーブル内の明細情報を用いてGoogle スプレッドシートから請求書を自動で発行し、Gmailで送付する一連の流れを自動化できます。■このテンプレートをおすすめする方- kintoneの情報を元に、手作業で請求書発行や送付を行っている経理や営業担当者の方
- テーブル機能の明細データを活用した請求書作成を自動化し、転記ミスをなくしたい方
- kintoneのステータス更新を起点として、後続の請求関連業務を効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット- kintoneのステータスを更新するだけで請求書が自動発行・送付されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 明細の転記や宛先設定などを自動化することで、入力間違いや送付漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、kintone、Google スプレッドシート、GmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでkintoneを選択し、「ステータスが更新されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでkintoneの「レコードを取得する」アクションを設定し、更新されたレコード情報を取得します。
- さらに、kintoneの「特定のレコードのサブテーブルの複数行を取得する」アクションで、請求明細にあたるテーブル情報を取得します。
- 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「書類を発行する」アクションを設定し、取得した情報をもとに請求書を作成します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、発行した請求書を添付して取引先に送付します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- kintoneのトリガー設定では、対象としたいアプリのIDを任意で設定してください。
- Google スプレッドシートの書類発行オペレーションでは、元となる請求書の雛形ファイルや、発行する書類の保存先、ファイル名などを任意で設定できます。
- Gmailのメール送信オペレーションでは、宛先（To, CC, BCC）を任意で設定できるほか、本文にkintoneから取得した顧客名や金額などの情報を変数として埋め込むことも可能です。
■注意事項- kintone、Google スプレッドシート、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
HubSpotのコンタクトに登録されたリード宛にGmailで定型メールを送信するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
Chrome拡張機能を使用したトリガーを使用することで、HubSpot上から直接トリガーを起動させることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.HubSpotでリード管理を行っている方
・HubSpotを利用して新規リードを管理しているが、追跡やフォローアップの手間を感じている方
・リードに対して迅速に定型メールを送信し、スムーズなコミュニケーションを図りたい方
2.Gmailを日常的に利用している方
・定型メールの自動送信により、業務効率を向上させたいと考える方
■このテンプレートを使うメリット
HubSpotのコンタクトに登録されたリードに対してGmailで定型メールを送信することで、リードへのタイムリーなフォローが可能になります。
このフローを活用することで、手作業でメールを送る手間が省け、業務の効率化が図れます。
また、定型メールを使うことで、メールの内容が統一され、プロフェッショナルな印象を与えることができます。
これにより、リードナーチャリングが効果的に行われ、最終的には売上の向上につながるでしょう。
■注意事項
・HubSpotとGmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法はこちらをご参照ください。
■概要
Microsoft Dynamics365 Salesで新しいリードが登録されるたびに、関係者へ手動でメール通知を行う作業に手間を感じていませんか。定型的ながらも重要なこの作業は、本来注力すべきコア業務の時間を奪ってしまうことがあります。このワークフローを活用すれば、Microsoft Dynamics365 Salesでリードが作成されると同時に、Gmailから指定の宛先へ通知メールが自動送信されるため、こうした情報共有の課題を円滑に解決します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Microsoft Dynamics365 Salesでのリード管理と迅速な情報共有を徹底したい営業担当者の方
- Gmailを使った手作業での定型的な通知業務に、時間的なロスや漏れを感じている方
- 営業チーム内の情報伝達を円滑にし、より戦略的な活動に時間を割きたいマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Microsoft Dynamics365 Salesにリードが追加されると自動でメールが送信されるため、これまで通知作業にかかっていた時間を短縮することができます。
- 手作業による情報伝達が不要になることで、通知のし忘れや宛先の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft Dynamics365 SalesとGmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでMicrosoft Dynamics365 Salesを選択し、「リードが作成されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGmailを選択し、「メールを送る」アクションを設定して、通知したい宛先やメール内容を構成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Microsoft Dynamics365 Salesのトリガー設定では、ご利用の環境に応じたドメインを正しく設定してください。
- Gmailでメールを送るアクションでは、宛先（To, Cc, Bcc）を任意で指定できるほか、件名や本文に固定のテキストやMicrosoft Dynamics365 Salesから取得した情報を組み込めます。
■注意事項
- Microsoft Dynamics365 Sales、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- Gmailで受信する問い合わせや報告などを手作業でリスト化している方
- メールからの情報転記における入力ミスや漏れを減らし、正確なデータ管理を目指す方
- 定型的なメール処理業務を自動化し、コア業務に集中できる環境を整えたい方
- Gmailで特定のメールを受信するだけで、内容が自動でGoogle スプレッドシートに記録されるため、手作業での転記に費やしていた時間を削減できます。
- 人の手を介さずに処理が完了するため、コピー＆ペーストのミスや入力漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を維持することに繋がります。
- はじめに、GmailとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでAI機能を活用し、受信したメール本文から問い合わせ内容などの必要な情報を抽出するように設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートを選択し、AIが抽出した情報を指定のシートに行として追加するように設定します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、自動化のきっかけとしたいメールに含まれるキーワードを任意で設定可能です。
- オペレーションのAI機能では、メール本文からどのような情報を抽出するか、指示内容（プロンプト）を業務に合わせて自由に設定できます。
- Google スプレッドシートにデータを追加する際、どのシートのどの列に情報を格納するかを任意で設定できます。
- Gmail、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Gmailで受信した契約書をOCRで読み取りkintoneへ追加しSlackに通知するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1. Gmailを利用して仕事のやり取りを行っている方
・Gmailで受信した契約書や重要な書類を効率的に管理したい方
2. kintoneを活用して業務管理を行っている企業
・kintoneで契約書や文書の管理を行っているが、手動でのデータ入力に手間を感じている方
3. Slackをコミュニケーションツールとして利用している企業
・Slackを使って日常的に社内の情報共有を行っている方
■このテンプレートを使うメリット
Gmailで受信した契約書をOCRで読み取りkintoneへ追加しSlackに通知することで、情報管理が一元化され迅速な対応が可能となります。
これにより、業務効率が向上します。手作業によるデータ入力が不要になるため、入力ミスや見落としが減り、データの正確性が向上します。
通知機能を活用すれば、関連するメンバー全員が迅速に情報を把握できるため、コミュニケーションの円滑化にもつながるでしょう。
■注意事項
・Gmail、kintone、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- Gmailで受け取るアンケート結果の集計に時間を要しているマーケティング担当者の方
- Microsoft Excelへのデータ入力を手作業で行っており、ミスや手間を削減したいと考えている方
- 定期的なデータ集計業務を自動化し、より重要な分析業務に時間を割きたい方
- Gmailでアンケートメールを受信するたびに自動でMicrosoft Excelへ内容が格納されるため、手作業での転記に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるコピー＆ペーストが不要になることで、入力間違いや転記漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
- はじめに、GmailとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでAI機能を選択し、「テキストからデータを抽出する」アクションでメール本文から必要な情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelのアクションを設定し、抽出したデータを指定のファイル・シートに行として追加します。
- Gmailのトリガー設定では、どのラベルが付いたメールを検知の対象にするか任意で設定してください。
- AI機能の設定では、受信したメール本文のどのテキストを対象に、どの項目（氏名、回答内容など）を抽出するかを具体的に指定できます。
- Microsoft Excelでデータを追加するアクションを設定する際に、格納先のファイルやシート名、どの列にどのデータを入力するかを任意で設定してください。
- Gmail、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては「【Excel】データベースを操作するオペレーションの設定に関して」をご参照ください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Gmailで受信したお問い合わせ内容をAirtableに登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.外部との連絡手段として主にGmailを利用している企業
・Gmailを使って多くの問い合わせを受けており、その管理に手間を感じている方
2.基幹データベースとしてAirtableを活用している企業
・手動でのデータ入力を自動化することで業務効率を向上させたい方
・Airtableにお問い合わせの内容を蓄積している方
■このテンプレートを使うメリット
このフローを使うメリットはいくつかあります。
まず第一に、GmailとAirtableを連携させることで、お問い合わせ内容を一元管理できる点が挙げられます。
これにより、問い合わせの見落としや対応漏れのリスクを減少させることができます。
また、Airtableの柔軟なデータ管理機能を活用して、問い合わせ内容をカテゴリ別やステータス別に整理することも容易です。
これにより、担当者はお問い合わせの情報を管理しやすくなります。
お問い合わせから得られた重要な知見を有効活用することができるため、顧客満足度の向上に寄与します。
■注意事項
・AirtableとGmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
重要なクライアントからのメールやシステムアラートなど、すぐに確認したい連絡を見逃してしまい、対応が遅れてしまった経験はありませんか。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定の条件に合致するメールを受信した際に、Google Chatへ自動で通知することが可能です。これにより、重要な情報の見落としを防ぎ、チーム全体での迅速な情報共有と対応を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信する重要なお知らせや問い合わせの見落としを防止したい方
- Google Chatを活用して、チームへの情報共有をよりスピーディーに行いたい方
- メールの内容を手作業で転記して通知する手間を省き、業務を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailで特定のメールを受信すると自動で通知が作成されるため、都度手動で確認し連絡する手間や時間を短縮できます。
- 通知のし忘れや内容の転記ミスといった、手作業によるヒューマンエラーの発生を防ぎ、確実な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogle ChatをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定し、通知のきっかけとしたいラベルを指定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Chatの「メッセージを送信」アクションを設定し、通知したいスペースやメッセージ内容を構成することで設定は完了です。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Chatへ送信するメッセージは、固定のテキストだけでなく、トリガーで受信したメールの件名や送信者、本文の一部といった情報を変数として埋め込み、より具体的な通知内容を作成することが可能です。
■注意事項
・GmailとGoogle ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336
- Google スプレッドシートで管理するリストをもとに、手作業でメールを作成・送信している方
- 営業リストやイベント参加者リストなど、特定の宛先へ定型文の連絡をする機会が多い方
- Gmailでのメール送信業務を効率化し、本来注力すべきコア業務に時間を割きたいと考えている方
- Google スプレッドシートの情報を参照して自動でメールを送信するため、これまで手作業での転記や送信に費やしていた時間を短縮できます
- 宛先や本文への情報転記を自動化することで、入力間違いや送信漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぐことに繋がります
- はじめに、Google スプレッドシートとGmailをYoomに連携します
- 次に、トリガーで「手動で起動」を選択し、任意のタイミングでフローを開始できるように設定します
- 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「値を取得する」アクションを設定し、送信対象のリスト情報を取得します
- 次に、オペレーションで「ループ機能」を設定し、取得したリストの行数分だけ処理を繰り返すようにします
- ループ処理の中で、Google スプレッドシートの「レコードを取得する」アクションを設定し、リストから一行ずつ情報を取得します
- 最後に、Gmailの「メールを送る」アクションを設定し、取得したメールアドレス宛にメールを送信します
■このワークフローのカスタムポイント
- Google スプレッドシートから値を取得、またはレコードを取得する際に、対象としたいスプレッドシートのIDやシート名、セルの範囲を任意で設定してください
- ループ機能では、前段のGoogle スプレッドシートで取得した値のうち、繰り返し処理の対象としたい値を任意で指定します
- Gmailでメールを送信するアクションでは、宛先や件名、本文を自由に設定できます。また、本文にはGoogle スプレッドシートから取得した氏名といった情報を変数として埋め込み、パーソナライズすることも可能です
- Google スプレッドシート、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
BubbleでThingが作成されたらGmailでメールを通知するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1. Bubbleを利用してアプリ開発やWeb制作を行う方
・業務に関する情報をBubbleで一括管理している方
・Bubbleに登録した情報を迅速にチームメンバーと共有したい方
2. Gmailを使った情報共有を行っている方
・チーム内のコミュニケーションにGmailを利用している方
・他アプリの情報をGmailで受け取りたい方
■このテンプレートを使うメリット
Bubbleはアプリ開発やWeb制作を効率化する便利なツールですが、GmailでThingが作成されるたびにチームメンバーにその情報を手動で連絡するのは、手間がかかります。
このテンプレートを活用することで、BubbleでThingが作成された際、チームメンバーにGmailで自動通知できます。連絡の手間が省けるほか、情報共有の迅速化や転記ミスなどのヒューマンエラーの減少につながります。
■注意事項
・Bubble、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- kintoneの情報を元に、手作業で請求書発行や送付を行っている経理や営業担当者の方
- テーブル機能の明細データを活用した請求書作成を自動化し、転記ミスをなくしたい方
- kintoneのステータス更新を起点として、後続の請求関連業務を効率化したいと考えている方
- kintoneのステータスを更新するだけで請求書が自動発行・送付されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 明細の転記や宛先設定などを自動化することで、入力間違いや送付漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
- はじめに、kintone、Google スプレッドシート、GmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでkintoneを選択し、「ステータスが更新されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでkintoneの「レコードを取得する」アクションを設定し、更新されたレコード情報を取得します。
- さらに、kintoneの「特定のレコードのサブテーブルの複数行を取得する」アクションで、請求明細にあたるテーブル情報を取得します。
- 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「書類を発行する」アクションを設定し、取得した情報をもとに請求書を作成します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、発行した請求書を添付して取引先に送付します。
■このワークフローのカスタムポイント
- kintoneのトリガー設定では、対象としたいアプリのIDを任意で設定してください。
- Google スプレッドシートの書類発行オペレーションでは、元となる請求書の雛形ファイルや、発行する書類の保存先、ファイル名などを任意で設定できます。
- Gmailのメール送信オペレーションでは、宛先（To, CC, BCC）を任意で設定できるほか、本文にkintoneから取得した顧客名や金額などの情報を変数として埋め込むことも可能です。
- kintone、Google スプレッドシート、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
HubSpotのコンタクトに登録されたリード宛にGmailで定型メールを送信するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
Chrome拡張機能を使用したトリガーを使用することで、HubSpot上から直接トリガーを起動させることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.HubSpotでリード管理を行っている方
・HubSpotを利用して新規リードを管理しているが、追跡やフォローアップの手間を感じている方
・リードに対して迅速に定型メールを送信し、スムーズなコミュニケーションを図りたい方
2.Gmailを日常的に利用している方
・定型メールの自動送信により、業務効率を向上させたいと考える方
■このテンプレートを使うメリット
HubSpotのコンタクトに登録されたリードに対してGmailで定型メールを送信することで、リードへのタイムリーなフォローが可能になります。
このフローを活用することで、手作業でメールを送る手間が省け、業務の効率化が図れます。
また、定型メールを使うことで、メールの内容が統一され、プロフェッショナルな印象を与えることができます。
これにより、リードナーチャリングが効果的に行われ、最終的には売上の向上につながるでしょう。
■注意事項
・HubSpotとGmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法はこちらをご参照ください。
■概要
Microsoft Dynamics365 Salesで新しいリードが登録されるたびに、関係者へ手動でメール通知を行う作業に手間を感じていませんか。定型的ながらも重要なこの作業は、本来注力すべきコア業務の時間を奪ってしまうことがあります。このワークフローを活用すれば、Microsoft Dynamics365 Salesでリードが作成されると同時に、Gmailから指定の宛先へ通知メールが自動送信されるため、こうした情報共有の課題を円滑に解決します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Microsoft Dynamics365 Salesでのリード管理と迅速な情報共有を徹底したい営業担当者の方
- Gmailを使った手作業での定型的な通知業務に、時間的なロスや漏れを感じている方
- 営業チーム内の情報伝達を円滑にし、より戦略的な活動に時間を割きたいマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Microsoft Dynamics365 Salesにリードが追加されると自動でメールが送信されるため、これまで通知作業にかかっていた時間を短縮することができます。
- 手作業による情報伝達が不要になることで、通知のし忘れや宛先の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft Dynamics365 SalesとGmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでMicrosoft Dynamics365 Salesを選択し、「リードが作成されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGmailを選択し、「メールを送る」アクションを設定して、通知したい宛先やメール内容を構成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Microsoft Dynamics365 Salesのトリガー設定では、ご利用の環境に応じたドメインを正しく設定してください。
- Gmailでメールを送るアクションでは、宛先（To, Cc, Bcc）を任意で指定できるほか、件名や本文に固定のテキストやMicrosoft Dynamics365 Salesから取得した情報を組み込めます。
■注意事項
- Microsoft Dynamics365 Sales、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
まとめ
Gmailと他のアプリの連携を自動化することで、これまで手作業で行っていたメール内容の転記作業の手間を削減し、入力ミスや対応漏れといったヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより、問い合わせやリードへの迅速な対応が可能となり、本来時間をかけるべきコア業務に集中できる環境が整うでしょう！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築可能です。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
よくあるご質問
Q：本文の特定箇所を抜き出して入力できますか？
A：はい、可能です。
本文から特定の箇所を抜き出して取得した値として利用するには、フローボットの+をクリックし、テキスト抽出を選択します。
テキスト抽出では、AIを利用して項目を抽出することができます。また、テキスト抽出を利用すると、タスクを消費します。
詳しい設定方法を知りたい方、タスク実行数について知りたい方は以下のリンク先をご覧ください。
Q：件名以外の条件でメールを特定できますか？
A：はい、可能です。
Gmailには「特定のラベルのメールを受信したら」というトリガーアクションもございます。
トリガーアクションはステップ3の以下の箇所で変更可能です。
Q：Pipedrive以外のツールにも自動入力できますか？
A：はい、可能です。
別のアプリに変更したい場合は、以下のようにフローボットの…の箇所をクリックし、削除を選択することでPipedriveのアクションを削除できます。
新しくアプリを追加するには、先ほどのテキスト抽出を追加した際と同様に+をクリックしてアプリを追加し設定してください。
※新しくアプリを追加する際はステップ1と同様にマイアプリ連携が必要となりますのでご注意ください。
プログラミング知識なしで手軽に構築できます。
