.png)
・
「メールの本文に記載されたお客様の電話番号を、一件一件手作業で顧客リストに転記している…」
「電話番号を探し出してコピーする作業に時間がかかりすぎている…」
このように、様々なテキストデータの中から電話番号を手作業で探し出し、転記する業務に手間やストレスを感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">受信したメールの本文から電話番号だけを自動で抽出し、Google スプレッドシートなどのデータベースに記録できる仕組み</span>があれば、こうした日々の煩わしい作業にもう追われません。
ヒューマンエラーを防ぎながら、より重要な業務に集中できる時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できて、手間や時間もかかりません。ぜひこの機会に導入して、面倒な情報抽出・転記作業を効率化しましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">テキストから電話番号を抽出する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
それではここから代表的な例として、Gmailで特定のメールを受信した際に、本文から正規表現を用いて電話番号を抽出し、Google スプレッドシートに自動で記録するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Gmail／Google スプレッドシート
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
以下よりご確認ください。
以下よりご確認ください。
上記全て終わりましたら今回使うアプリのマイアプリ登録は完了です。
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックします。
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
Yoomのフローボットを動かす引き金となるアクションのことを「アプリトリガー」と呼びます。
まずはこのフローボットでトリガーになっている、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定していきましょう。
連携アカウントとアクションを確認していきます。
アカウント情報は、トリガーと連携したいアカウントが選択されているか確認してください。
トリガーアクションはデフォルト設定のまま、「次へ」を押して進みましょう。
トリガーの起動間隔を設定していきましょう。プルダウンをクリックして、任意の起動間隔を選んでください。
トリガーの起動は、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
トリガーに感知させたいキーワードを入力します。今回は「お問い合わせ」にしました。
ここで連携したメールアドレス宛てにテストメールを送っておきましょう。
※ハイフンなしの場合、抽出がうまくいかない場合があります。このためハイフンありの電話番号を入力してください。
ここまで終わったらテストボタンを押します。テストが成功し、取得した値が入ればOKです。
※取得した値とは？
取得した値とは、トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
取得した値は、後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に、変動した値となります。詳しくはこちらをご覧ください。
画面一番下の「完了」ボタンを押してください。
次に正規表現でのデータ抽出を行っていきます。「正規表現によるデータの抽出」をクリックしてください。
設定ページに移動します。今回は以下のように設定しました。
取得した値からは以下のように設定できます。
設定が終わったらテストボタンを押してみましょう。テストが成功し、取得した値が入ればOKです。
画面一番下の「完了」ボタンを押してください。
次はGoogleスプレッドシートにレコードを追加していきます。レコードを追加するスプレッドシートを用意したら、「レコードを追加する」をクリックしてください。
連携アカウントとアクションを確認していきます。
アカウント情報は、連携したいアカウントが選択されているか確認してください。
アクションはデフォルト設定のままでOKです。
データベースの連携箇所でスプレッドシートID、スプレッドシートのタブ名を候補より入力します。
テーブル範囲は今回「A1:G」としました。
設定が終わったら「次へ」で進みます。
追加するレコードの値は、抽出した値を取得した値より選んでください。
設定し終わったら「テスト」ボタンを押し、テストが成功したらOKです。
該当スプレッドシートも見に行ってみましょう。値が追加されていれば成功です。
ここまで終わったら、Yoom設定画面一番下の「完了」ボタンを押してください。
お疲れ様でした！これですべての設定が完了です。
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
これですべての設定が完了したので、動作確認をしてみましょう。
今回ご紹介した連携以外でも、GmailのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することができます。
受信メールや各種サービスでのアクションを自動で検知し、内容の要約・通知・データ登録・ファイル保存・カード作成・見積書作成・返信メール送信などを自動化できる仕組みです。
これにより、情報共有や事務処理を手作業なしで効率化し、ミスを防ぎながら業務をスムーズに進行できるでしょう。
Gmailで受信したメール本文から電話番号を自動で抽出し、Google スプレッドシートに記録するフローを自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていた情報の検索や転記作業の手間を削減し、コピー＆ペーストによるヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
これにより、顧客情報を正確かつ迅速にリスト化でき、営業活動やカスタマーサポートといったコア業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できるので、もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：1通のメールに複数の電話番号がある場合は？
A：一番上のメールアドレスが抽出対象となりますので、メールには一件ずつメールアドレスを記載してください。
Q：電話番号以外の数字を誤抽出しませんか？
A：ハイフンありの電話番号の形式になっていない数字列の場合は、抽出の対象にはなりませんのでご安心ください。
Q：電話番号がうまく抽出できなかった場合のエラー対応はどのようになりますか？
A：電話番号がうまく抽出できないなどで、連携が一時的に失敗（エラー）した際、メールでその旨の通知が行われます。
また、自動での再実行（リトライ）は行われないため、エラー発生時は手動で再実行が必要です。詳しくは、以下のヘルプページをご参照ください。
エラー時の対応方法について
もし、それでも解決しない場合は以下お問い合わせ窓口よりご連絡ください。
Yoomお問い合わせ窓口
.png)
%E3%81%AE%E3%82%B3%E3%83%92%E3%82%9A%E3%83%BC2.png)
.webp)
.webp)
