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【プログラミング不要】テキストから電話番号を自動で抽出し、記録する方法
■概要
Gmailで受信するお問い合わせなどから、電話番号といった特定の情報を手作業でコピー＆ペーストしていませんか？こうした定型的な作業は時間がかかるだけでなく、転記ミスなどのヒューマンエラーが発生する原因にもなります。このワークフローは、Gmailで特定のメールを受信した際に、正規表現を用いて本文から電話番号を自動で抽出し、Google スプレッドシートに直接追加することで、こうした課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信する問い合わせなどから、顧客リストを手動で作成しているご担当者様
- メールからのデータ転記作業において、入力ミスや情報連携の漏れをなくしたい方
- Google スプレッドシートでのデータ管理を効率化し、定型業務の自動化を進めたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailの受信をきっかけに電話番号の抽出からGoogle スプレッドシートへの追加までが自動化され、手作業での転記にかかっていた時間を短縮できます。
- 手作業によるコピー＆ペーストが不要になるため、電話番号の入力間違いや転記漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保ちます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでOCR機能の「正規表現によるデータの抽出」アクションを設定し、受信したメール本文から電話番号を抽出します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出した電話番号を所定のシートに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、フローを起動させたいメールの件名や本文に含まれるキーワード、およびフローの起動間隔を任意で設定してください。
- OCR機能の「正規表現によるデータの抽出」では、抽出したい情報（電話番号など）に合わせて正規表現のパターンを指定し、抽出対象のデータや抽出箇所を設定できます。
- Google スプレッドシートへのレコード追加アクションでは、データを追加したいスプレッドシートのID、タブ名、テーブル範囲を正確に指定し、どのセルにどの情報を追加するかを設定してください。
■注意事項
- Gmail、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Gmailで受信するお問い合わせなどから、電話番号といった特定の情報を手作業でコピー＆ペーストしていませんか？こうした定型的な作業は時間がかかるだけでなく、転記ミスなどのヒューマンエラーが発生する原因にもなります。このワークフローは、Gmailで特定のメールを受信した際に、正規表現を用いて本文から電話番号を自動で抽出し、Google スプレッドシートに直接追加することで、こうした課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信する問い合わせなどから、顧客リストを手動で作成しているご担当者様
- メールからのデータ転記作業において、入力ミスや情報連携の漏れをなくしたい方
- Google スプレッドシートでのデータ管理を効率化し、定型業務の自動化を進めたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailの受信をきっかけに電話番号の抽出からGoogle スプレッドシートへの追加までが自動化され、手作業での転記にかかっていた時間を短縮できます。
- 手作業によるコピー＆ペーストが不要になるため、電話番号の入力間違いや転記漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保ちます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでOCR機能の「正規表現によるデータの抽出」アクションを設定し、受信したメール本文から電話番号を抽出します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出した電話番号を所定のシートに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、フローを起動させたいメールの件名や本文に含まれるキーワード、およびフローの起動間隔を任意で設定してください。
- OCR機能の「正規表現によるデータの抽出」では、抽出したい情報（電話番号など）に合わせて正規表現のパターンを指定し、抽出対象のデータや抽出箇所を設定できます。
- Google スプレッドシートへのレコード追加アクションでは、データを追加したいスプレッドシートのID、タブ名、テーブル範囲を正確に指定し、どのセルにどの情報を追加するかを設定してください。
■注意事項
- Gmail、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
「メールの本文に記載されたお客様の電話番号を、一件一件手作業で顧客リストに転記している…」
「電話番号を探し出してコピーする作業に時間がかかりすぎている…」
このように、様々なテキストデータの中から電話番号を手作業で探し出し、転記する業務に手間やストレスを感じていませんか？
もし、受信したメールの本文から電話番号だけを自動で抽出し、Google スプレッドシートなどのデータベースに記録できる仕組みがあれば、こうした日々の煩わしい作業にもう追われません。
ヒューマンエラーを防ぎながら、より重要な業務に集中できる時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できて、手間や時間もかかりません。ぜひこの機会に導入して、面倒な情報抽出・転記作業を効率化しましょう！
とにかく早く試したい方へ
Yoomにはテキストから電話番号を抽出する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
■概要
Gmailで受信するお問い合わせなどから、電話番号といった特定の情報を手作業でコピー＆ペーストしていませんか？こうした定型的な作業は時間がかかるだけでなく、転記ミスなどのヒューマンエラーが発生する原因にもなります。このワークフローは、Gmailで特定のメールを受信した際に、正規表現を用いて本文から電話番号を自動で抽出し、Google スプレッドシートに直接追加することで、こうした課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信する問い合わせなどから、顧客リストを手動で作成しているご担当者様
- メールからのデータ転記作業において、入力ミスや情報連携の漏れをなくしたい方
- Google スプレッドシートでのデータ管理を効率化し、定型業務の自動化を進めたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailの受信をきっかけに電話番号の抽出からGoogle スプレッドシートへの追加までが自動化され、手作業での転記にかかっていた時間を短縮できます。
- 手作業によるコピー＆ペーストが不要になるため、電話番号の入力間違いや転記漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保ちます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでOCR機能の「正規表現によるデータの抽出」アクションを設定し、受信したメール本文から電話番号を抽出します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出した電話番号を所定のシートに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、フローを起動させたいメールの件名や本文に含まれるキーワード、およびフローの起動間隔を任意で設定してください。
- OCR機能の「正規表現によるデータの抽出」では、抽出したい情報（電話番号など）に合わせて正規表現のパターンを指定し、抽出対象のデータや抽出箇所を設定できます。
- Google スプレッドシートへのレコード追加アクションでは、データを追加したいスプレッドシートのID、タブ名、テーブル範囲を正確に指定し、どのセルにどの情報を追加するかを設定してください。
■注意事項
- Gmail、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Gmailで受信するお問い合わせなどから、電話番号といった特定の情報を手作業でコピー＆ペーストしていませんか？こうした定型的な作業は時間がかかるだけでなく、転記ミスなどのヒューマンエラーが発生する原因にもなります。このワークフローは、Gmailで特定のメールを受信した際に、正規表現を用いて本文から電話番号を自動で抽出し、Google スプレッドシートに直接追加することで、こうした課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信する問い合わせなどから、顧客リストを手動で作成しているご担当者様
- メールからのデータ転記作業において、入力ミスや情報連携の漏れをなくしたい方
- Google スプレッドシートでのデータ管理を効率化し、定型業務の自動化を進めたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailの受信をきっかけに電話番号の抽出からGoogle スプレッドシートへの追加までが自動化され、手作業での転記にかかっていた時間を短縮できます。
- 手作業によるコピー＆ペーストが不要になるため、電話番号の入力間違いや転記漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保ちます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでOCR機能の「正規表現によるデータの抽出」アクションを設定し、受信したメール本文から電話番号を抽出します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出した電話番号を所定のシートに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、フローを起動させたいメールの件名や本文に含まれるキーワード、およびフローの起動間隔を任意で設定してください。
- OCR機能の「正規表現によるデータの抽出」では、抽出したい情報（電話番号など）に合わせて正規表現のパターンを指定し、抽出対象のデータや抽出箇所を設定できます。
- Google スプレッドシートへのレコード追加アクションでは、データを追加したいスプレッドシートのID、タブ名、テーブル範囲を正確に指定し、どのセルにどの情報を追加するかを設定してください。
■注意事項
- Gmail、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Gmailで受信したメールから電話番号を抽出し、スプレッドシートに記録するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Gmailで特定のメールを受信した際に、本文から正規表現を用いて電話番号を抽出し、Google スプレッドシートに自動で記録するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Gmail／Google スプレッドシート
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- GmailとGoogle スプレッドシートのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- Gmailのトリガー設定と抽出処理、Google スプレッドシートのアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
■概要
Gmailで受信するお問い合わせなどから、電話番号といった特定の情報を手作業でコピー＆ペーストしていませんか？こうした定型的な作業は時間がかかるだけでなく、転記ミスなどのヒューマンエラーが発生する原因にもなります。このワークフローは、Gmailで特定のメールを受信した際に、正規表現を用いて本文から電話番号を自動で抽出し、Google スプレッドシートに直接追加することで、こうした課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信する問い合わせなどから、顧客リストを手動で作成しているご担当者様
- メールからのデータ転記作業において、入力ミスや情報連携の漏れをなくしたい方
- Google スプレッドシートでのデータ管理を効率化し、定型業務の自動化を進めたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailの受信をきっかけに電話番号の抽出からGoogle スプレッドシートへの追加までが自動化され、手作業での転記にかかっていた時間を短縮できます。
- 手作業によるコピー＆ペーストが不要になるため、電話番号の入力間違いや転記漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保ちます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでOCR機能の「正規表現によるデータの抽出」アクションを設定し、受信したメール本文から電話番号を抽出します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出した電話番号を所定のシートに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、フローを起動させたいメールの件名や本文に含まれるキーワード、およびフローの起動間隔を任意で設定してください。
- OCR機能の「正規表現によるデータの抽出」では、抽出したい情報（電話番号など）に合わせて正規表現のパターンを指定し、抽出対象のデータや抽出箇所を設定できます。
- Google スプレッドシートへのレコード追加アクションでは、データを追加したいスプレッドシートのID、タブ名、テーブル範囲を正確に指定し、どのセルにどの情報を追加するかを設定してください。
■注意事項
- Gmail、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Gmailで受信するお問い合わせなどから、電話番号といった特定の情報を手作業でコピー＆ペーストしていませんか？こうした定型的な作業は時間がかかるだけでなく、転記ミスなどのヒューマンエラーが発生する原因にもなります。このワークフローは、Gmailで特定のメールを受信した際に、正規表現を用いて本文から電話番号を自動で抽出し、Google スプレッドシートに直接追加することで、こうした課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信する問い合わせなどから、顧客リストを手動で作成しているご担当者様
- メールからのデータ転記作業において、入力ミスや情報連携の漏れをなくしたい方
- Google スプレッドシートでのデータ管理を効率化し、定型業務の自動化を進めたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailの受信をきっかけに電話番号の抽出からGoogle スプレッドシートへの追加までが自動化され、手作業での転記にかかっていた時間を短縮できます。
- 手作業によるコピー＆ペーストが不要になるため、電話番号の入力間違いや転記漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保ちます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでOCR機能の「正規表現によるデータの抽出」アクションを設定し、受信したメール本文から電話番号を抽出します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出した電話番号を所定のシートに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、フローを起動させたいメールの件名や本文に含まれるキーワード、およびフローの起動間隔を任意で設定してください。
- OCR機能の「正規表現によるデータの抽出」では、抽出したい情報（電話番号など）に合わせて正規表現のパターンを指定し、抽出対象のデータや抽出箇所を設定できます。
- Google スプレッドシートへのレコード追加アクションでは、データを追加したいスプレッドシートのID、タブ名、テーブル範囲を正確に指定し、どのセルにどの情報を追加するかを設定してください。
■注意事項
- Gmail、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ステップ1：GmailとGoogle スプレッドシートをマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
1．Gmailのマイアプリ連携
以下よりご確認ください。
2．Google スプレッドシートのマイアプリ連携
以下よりご確認ください。
上記全て終わりましたら今回使うアプリのマイアプリ登録は完了です。
ステップ2：テンプレートをコピーする
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックします。
■概要
Gmailで受信するお問い合わせなどから、電話番号といった特定の情報を手作業でコピー＆ペーストしていませんか？こうした定型的な作業は時間がかかるだけでなく、転記ミスなどのヒューマンエラーが発生する原因にもなります。このワークフローは、Gmailで特定のメールを受信した際に、正規表現を用いて本文から電話番号を自動で抽出し、Google スプレッドシートに直接追加することで、こうした課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信する問い合わせなどから、顧客リストを手動で作成しているご担当者様
- メールからのデータ転記作業において、入力ミスや情報連携の漏れをなくしたい方
- Google スプレッドシートでのデータ管理を効率化し、定型業務の自動化を進めたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailの受信をきっかけに電話番号の抽出からGoogle スプレッドシートへの追加までが自動化され、手作業での転記にかかっていた時間を短縮できます。
- 手作業によるコピー＆ペーストが不要になるため、電話番号の入力間違いや転記漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保ちます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでOCR機能の「正規表現によるデータの抽出」アクションを設定し、受信したメール本文から電話番号を抽出します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出した電話番号を所定のシートに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、フローを起動させたいメールの件名や本文に含まれるキーワード、およびフローの起動間隔を任意で設定してください。
- OCR機能の「正規表現によるデータの抽出」では、抽出したい情報（電話番号など）に合わせて正規表現のパターンを指定し、抽出対象のデータや抽出箇所を設定できます。
- Google スプレッドシートへのレコード追加アクションでは、データを追加したいスプレッドシートのID、タブ名、テーブル範囲を正確に指定し、どのセルにどの情報を追加するかを設定してください。
■注意事項
- Gmail、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Gmailで受信するお問い合わせなどから、電話番号といった特定の情報を手作業でコピー＆ペーストしていませんか？こうした定型的な作業は時間がかかるだけでなく、転記ミスなどのヒューマンエラーが発生する原因にもなります。このワークフローは、Gmailで特定のメールを受信した際に、正規表現を用いて本文から電話番号を自動で抽出し、Google スプレッドシートに直接追加することで、こうした課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信する問い合わせなどから、顧客リストを手動で作成しているご担当者様
- メールからのデータ転記作業において、入力ミスや情報連携の漏れをなくしたい方
- Google スプレッドシートでのデータ管理を効率化し、定型業務の自動化を進めたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailの受信をきっかけに電話番号の抽出からGoogle スプレッドシートへの追加までが自動化され、手作業での転記にかかっていた時間を短縮できます。
- 手作業によるコピー＆ペーストが不要になるため、電話番号の入力間違いや転記漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保ちます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでOCR機能の「正規表現によるデータの抽出」アクションを設定し、受信したメール本文から電話番号を抽出します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出した電話番号を所定のシートに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、フローを起動させたいメールの件名や本文に含まれるキーワード、およびフローの起動間隔を任意で設定してください。
- OCR機能の「正規表現によるデータの抽出」では、抽出したい情報（電話番号など）に合わせて正規表現のパターンを指定し、抽出対象のデータや抽出箇所を設定できます。
- Google スプレッドシートへのレコード追加アクションでは、データを追加したいスプレッドシートのID、タブ名、テーブル範囲を正確に指定し、どのセルにどの情報を追加するかを設定してください。
■注意事項
- Gmail、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
ステップ3：アプリトリガーを設定する
Yoomのフローボットを動かす引き金となるアクションのことを「アプリトリガー」と呼びます。
まずはこのフローボットでトリガーになっている、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定していきましょう。
連携アカウントとアクションを確認していきます。
アカウント情報は、トリガーと連携したいアカウントが選択されているか確認してください。
トリガーアクションはデフォルト設定のまま、「次へ」を押して進みましょう。
トリガーの起動間隔を設定していきましょう。プルダウンをクリックして、任意の起動間隔を選んでください。
トリガーの起動は、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
トリガーに感知させたいキーワードを入力します。今回は「お問い合わせ」にしました。
ここで連携したメールアドレス宛てにテストメールを送っておきましょう。
※ハイフンなしの場合、抽出がうまくいかない場合があります。このためハイフンありの電話番号を入力してください。
ここまで終わったらテストボタンを押します。テストが成功し、取得した値が入ればOKです。
※取得した値とは？
取得した値とは、トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
取得した値は、後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に、変動した値となります。詳しくはこちらをご覧ください。
画面一番下の「完了」ボタンを押してください。
ステップ4：正規表現でのデータ抽出を行う
次に正規表現でのデータ抽出を行っていきます。「正規表現によるデータの抽出」をクリックしてください。
設定ページに移動します。今回は以下のように設定しました。
- 抽出対象：取得した値より「本文」
- 抽出箇所を正規表現で指定：0[6-9]0-\d{4}-\d{4}（デフォルト）
取得した値からは以下のように設定できます。
設定が終わったらテストボタンを押してみましょう。テストが成功し、取得した値が入ればOKです。
画面一番下の「完了」ボタンを押してください。
ステップ5：Googleスプレッドシートにレコードを追加する
次はGoogleスプレッドシートにレコードを追加していきます。レコードを追加するスプレッドシートを用意したら、「レコードを追加する」をクリックしてください。
連携アカウントとアクションを確認していきます。
アカウント情報は、連携したいアカウントが選択されているか確認してください。
アクションはデフォルト設定のままでOKです。
データベースの連携箇所でスプレッドシートID、スプレッドシートのタブ名を候補より入力します。
テーブル範囲は今回「A1:G」としました。
設定が終わったら「次へ」で進みます。
追加するレコードの値は、抽出した値を取得した値より選んでください。
設定し終わったら「テスト」ボタンを押し、テストが成功したらOKです。
該当スプレッドシートも見に行ってみましょう。値が追加されていれば成功です。
ここまで終わったら、Yoom設定画面一番下の「完了」ボタンを押してください。
ステップ6：トリガーをONにして動作確認
お疲れ様でした！これですべての設定が完了です。
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
これですべての設定が完了したので、動作確認をしてみましょう。
Gmailを使ったその他の自動化例
今回ご紹介した連携以外でも、GmailのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することができます。
受信メールや各種サービスでのアクションを自動で検知し、内容の要約・通知・データ登録・ファイル保存・カード作成・見積書作成・返信メール送信などを自動化できる仕組みです。
これにより、情報共有や事務処理を手作業なしで効率化し、ミスを防ぎながら業務をスムーズに進行できるでしょう。
■概要Gmailに届く重要なメールの確認やチームへの共有を手作業で行っていませんか？大量のメールの中から必要な情報を探し出し、要点をまとめてLINE WORKSへ転記する作業は、時間がかかるだけでなく、共有漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、特定のGmailで受信した内容をAIが自動で要約し、LINE WORKSへ通知する一連の流れを自動化できるため、情報共有の迅速化と効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方- Gmailで受信した問い合わせ内容を、LINE WORKSを使ってチームに共有している担当者の方
- 重要なメールの見落としを防ぎ、LINE WORKSで迅速に内容を把握したいと考えている方
- GmailとLINE WORKS間の情報連携に手間を感じ、業務を効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット- Gmailの受信から内容の要約、LINE WORKSへの通知までが自動化されるため、手作業での転記や共有にかかる時間を短縮できます。
- システムが自動で処理を行うことで、手作業による転記ミスや重要な情報の共有漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、GmailとLINE WORKSをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでメールトリガーを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定し、特定のGmailの内容をYoomのメールアドレスに転送するように設定します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「データを抽出する」アクションを設定し、受信したメールの本文などを指定します。
- さらに、オペレーションでAI機能の「要約する」アクションを設定し、抽出した本文の要約を生成します。
- 最後に、オペレーションでLINE WORKSの「トークルームにメッセージを送信」アクションを設定し、要約した内容を指定のトークルームに送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- LINE WORKSの「トークルームにメッセージを送信」オペレーションでは、通知を送信したい任意のトークルームIDを設定してください。
- 送信するメッセージの内容は、固定のテキストと、トリガーや前段のオペレーションで取得したメールの件名やAIによる要約結果などを変数として組み合わせ、自由にカスタマイズすることが可能です。
■注意事項・Gmail、LINE WORKSのそれぞれとYoomを連携してください。・Gmailからメールを転送し、メールトリガーを起動する方法は「Gmailからメールを転送し、メールトリガーを起動する方法」を参照ください。
■概要
Gmailの内容を元に、Trelloに新規カードを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.プロジェクト管理チーム
・Gmailの送信内容を基にプロジェクトやタスクを管理したいチーム
・顧客からのリクエストやフィードバックをTrelloで一元管理したいプロジェクトマネージャー
2.カスタマーサポートチーム
・Gmailで送付された顧客からの問い合わせやリクエストをTrelloにカードとして登録し、対応状況を管理したいサポート部門
3.マーケティング部門
・顧客のフィードバックやリクエストをTrelloで視覚的に管理し、マーケティング活動に活用したいチーム
■このテンプレートを使うメリット
・Gmail送信と同時に自動でカードが作成されるため、Gmailで受け取った問い合わせやリクエストをTrelloに迅速で連携できます。
・自動化により人的リソースを削減し、他の重要な業務にリソースを振り分けることができます。
■注意事項
・Gmail、TrelloのそれぞれとYoomを連携させてください。
・GmailをYoom連携し、Gmailをトリガーとして使用した際の転送処理については下記を参照ください。
■概要
Gmailで受信したお問い合わせ内容をAirtableに登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.外部との連絡手段として主にGmailを利用している企業
・Gmailを使って多くの問い合わせを受けており、その管理に手間を感じている方
2.基幹データベースとしてAirtableを活用している企業
・手動でのデータ入力を自動化することで業務効率を向上させたい方
・Airtableにお問い合わせの内容を蓄積している方
■このテンプレートを使うメリット
このフローを使うメリットはいくつかあります。
まず第一に、GmailとAirtableを連携させることで、お問い合わせ内容を一元管理できる点が挙げられます。
これにより、問い合わせの見落としや対応漏れのリスクを減少させることができます。
また、Airtableの柔軟なデータ管理機能を活用して、問い合わせ内容をカテゴリ別やステータス別に整理することも容易です。
これにより、担当者はお問い合わせの情報を管理しやすくなります。
お問い合わせから得られた重要な知見を有効活用することができるため、顧客満足度の向上に寄与します。
■注意事項
・AirtableとGmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
Gmailで受信した請求書や重要書類の添付ファイルを、手動でGoogle Driveに保存する作業に手間を感じていませんか？
一つ一つ対応していると時間がかかり、保存忘れなどのミスが発生することもあります。
このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のラベルが付いたメールを受信した際に、添付ファイルを自動でGoogle Driveにアップロードすることが可能になり、ファイル管理業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信する添付ファイルのダウンロードや整理に時間を要している方
- 取引先からの請求書などをGoogle Driveで一元的に管理したい経理担当者の方
- 手作業によるファイルの保存漏れや、格納場所の間違いなどのミスを防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでメールを受信するだけで添付ファイルが自動保存されるため、手作業でのファイル管理にかかる時間を削減できます。
- 手動でのアップロード作業がなくなることで、ファイルの保存漏れや格納フォルダの間違いといったヒューマンエラーを防止します。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogle DriveをYoomと連携します。
- トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」アクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、メールに添付ファイルがある場合のみ後続の処理に進むよう設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、受信した添付ファイルを指定のフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定で、自動化の対象とするメールを識別するためのラベルを任意で設定してください。
- 添付ファイルの有無で処理を分ける分岐の条件は、必要に応じて任意の内容に設定することが可能です。
- Google Driveにファイルをアップロードする際、保存先のフォルダIDやファイル名を任意で設定してください。
■注意事項
- Gmail、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- メールの自動振り分け設定で指定ラベルの添付ファイルの有無を判別している場合、分岐設定は不要です。
- 分岐機能（オペレーション）はミニプラン以上、Shopifyとの連携はチームプラン以上でご利用いただけます。対象外のプランの場合は設定しているオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- 有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用できます。
■概要
Gmailで受け取ったファイルをChatworkに転送するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.GmailとChatworkを業務で使用している方
・GmailとChatworkを使用して業務の効率化を図りたい方
・Chatworkでの通知を自動化したい方
2.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務効率化を目指している中小企業の経営者
・入力作業の多い総務、事務の担当者
・デジタルツールを活用して業務を行っているマーケティング担当者
■このテンプレートを使うメリット
・Gmailで受け取ったファイルを自動でChatworkに転送できるため、手作業による作業を省くことができます。
・定期的にGmailで受け取ったファイルをChatworkで共有する場面がある場合、業務の効率化を図ることができます。
・Chatworkに通知する内容、通知先のチャットルームは自由にカスタマイズでき、特定のユーザーにメンションすることも可能です。
・Chatworkでの通知を自動化できるため、ヒューマンエラーを防止することができます。
■注意事項
・Gmail、ChatworkのそれぞれとYoomを連携してください。
・GmailをYoom連携し、Gmailをトリガーとして使用した際の転送処理については下記を参照ください。
■概要
Meta広告（Facebook）でリード情報が登録されたら、リードへGmailを送付してSlackのチャンネルに通知するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Meta広告（Facebook）とSlackを併用しているマーケティング・営業担当者
・Meta広告（Facebook）から獲得したリード情報をSlackに自動で通知し、迅速な対応をしたい方
・手作業での通知や情報共有の手間を省きたい方
・リード情報をSlackで共有し、チーム全体の連携を強化したい方
2.Slackを活用している企業やチーム
・Slackを導入している企業
・日常的にSlackを使用してチーム内のコミュニケーションを行っているチームメンバー
3.手入力の作業を減らし、GmailとSlackのアクションを自動化したいと考えている方
・業務効率化を目指している中小企業の経営者
・入力作業の多い総務、事務の担当者
・デジタルツールを活用して業務を行っているマーケティング担当者
■このテンプレートを使うメリット
Meta広告（Facebook）から取得したリード情報を手動でGmailやSlackへ入力する必要がなくなり、大幅な時間短縮に繋がることによって業務の効率化を図ることができます。
Slack上でリードへの対応状況を共有することで、誰がどのリードに対応しているのかを把握することが容易になり、重複対応や対応漏れを防ぐことができ、リード獲得を直ぐに把握することにより、タイムリーなフォローアップが可能となります。
■注意事項
・Meta広告（Facebook）、Gmail、SlackそれぞれとYoomを連携してください。
◼️概要
フォームに回答されたら、Zoomでミーティングを作成しGmailにメールを送付するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
・ZoomとGmailなどのメッセージツールを使用されている方
・Zoomを使った自動化を試してみたい方
・チャット通知された内容から自動でZoomのミーティングを作成してみたい方
■このテンプレートを利用するメリット
・Zoomにアクセスして、手動でミーティングを作成する手間を省略することができます。
・フォームに回答されたら、自動でZoomのミーティングを作成し、関係者にGmailでメールを送付することができるため、業務の効率化を図ることができます。
◼️注意事項
・Gmail、ZoomのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
Squareで支払いが行われたらGmailで個別にサンクスメールを送信するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Squareを利用して決済業務を行う方
・Squareを導入している店舗
・オンライン販売の決済システムでSquareを利用している方
2.Gmailを利用している方
・サンクスメールの作成や送信を行うことが多い方
・Squareの支払いに応じてサンクスメールを自動で送付したい方
■このテンプレートを使うメリット
Squareは実店舗やオンライン店舗における決済業務を効率化できるシステムです。
しかし、決済完了後の自動メールの他に別途サンクスメールを送信したい場合、宛先誤りが発生する恐れがあります。
このフローは、Squareで支払いが行われるとGmailから購入者の方に自動でサンクスメールを送信することができ、ヒューマンエラーの発生を防止します。
サンクスメールの送信は支払い完了後にシームレスに行われるため、時間帯を問わずタイムリーに送信することが可能です。
Gmailの本文は任意で設定可能なため、ビジネスに合わせた内容を送信することができます。
■注意事項
・SquareとGmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要kintoneで顧客情報や案件管理を行っているものの、レコード登録後の関係者への通知や関連フォルダの作成といった付随業務を手作業で行っていませんか？手動での対応は時間がかかるだけでなく、連絡漏れやフォルダの作成忘れといったミスにも繋がりかねません。このワークフローを活用することで、kintoneへのレコード登録をトリガーに、Gmailでの通知やGoogle Driveのフォルダ作成といった一連の流れを自動化し、業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方- kintoneへのレコード登録後、Gmailでの通知や共有を手作業で行っている方
- kintoneの案件情報と連携して、Google Driveで自動的にフォルダ管理を行いたい方
- 手作業による連絡漏れやフォルダの作成忘れといったミスを防ぎたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット- kintoneにレコードが登録されると、Gmailでの通知とGoogle Driveのフォルダ作成が自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 連絡やフォルダ作成といった定型業務を自動化することで、対応漏れや命名規則の間違いなどのヒューマンエラーを防ぎ、業務品質の向上に繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、kintone、Gmail、Google DriveをYoomと連携する
- 次に、トリガーでkintoneを選択し、「レコードが登録されたら」というアクションを設定する
- 続いて、オペレーションでGmailを選択し、「メールを送る」アクションで関係者への通知を設定する
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveを選択し、「フォルダを作成する」アクションで関連フォルダの作成を設定する
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- kintoneのトリガー設定では、自動化の対象としたいアプリのサブドメイン名やアプリIDを任意で設定してください。
- Gmailでメールを送るアクションでは、通知先を任意のアドレスに設定できるほか、件名や本文にkintoneで登録されたレコード情報を変数として埋め込むことも可能です。
- Google Driveでフォルダを作成するアクションでは、フォルダの名称を任意に設定したり、特定の親フォルダ配下に作成したりするよう指定できます。
■注意事項- kintone、Gmail、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- kintoneはミニプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・パーソナルプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプラン・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
■概要
Notionデータベースの情報でGoogle スプレッドシートで見積書を作成し、Gmailでメールを送信するフローです。
Chrome拡張機能を使用したトリガーを使用することで、Notion上から直接トリガーを起動させることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Notionを業務に活用している企業
・データベースに顧客情報や商品情報を登録している方
・見積の詳細内容を管理している方
2.Google スプレッドシートを業務に活用している企業
・帳票の雛形を作成し、業務に活用している方
3.Gmailを主なコミュニケーションツールとして活用している企業
・顧客企業との連絡手段に活用している方
■このテンプレートを使うメリット
Notionはデータベースに情報を登録することで情報の一元管理ができ、業務を円滑に行うことのできるツールです。
しかし、見積書を作成し送付する際に毎回Notionに登録された情報を手入力するのは手間も時間もかかり、業務の質を低下させる可能性があります。
このフローを活用することで、Googleスプレッドシートの雛形に自動でNotionの情報を追加して見積書を作成し、メールで送付することができます。
Notionの情報を引用して見積書を作成することで、手入力によるヒューマンエラーを未然に防ぎます。
見積書の作成から送付までを自動化することで、手作業にかかっていた手間を大幅に省き、業務効率化につなげます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信した問い合わせ内容を、LINE WORKSを使ってチームに共有している担当者の方
- 重要なメールの見落としを防ぎ、LINE WORKSで迅速に内容を把握したいと考えている方
- GmailとLINE WORKS間の情報連携に手間を感じ、業務を効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailの受信から内容の要約、LINE WORKSへの通知までが自動化されるため、手作業での転記や共有にかかる時間を短縮できます。
- システムが自動で処理を行うことで、手作業による転記ミスや重要な情報の共有漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとLINE WORKSをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでメールトリガーを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定し、特定のGmailの内容をYoomのメールアドレスに転送するように設定します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「データを抽出する」アクションを設定し、受信したメールの本文などを指定します。
- さらに、オペレーションでAI機能の「要約する」アクションを設定し、抽出した本文の要約を生成します。
- 最後に、オペレーションでLINE WORKSの「トークルームにメッセージを送信」アクションを設定し、要約した内容を指定のトークルームに送信します。
■このワークフローのカスタムポイント
- LINE WORKSの「トークルームにメッセージを送信」オペレーションでは、通知を送信したい任意のトークルームIDを設定してください。
- 送信するメッセージの内容は、固定のテキストと、トリガーや前段のオペレーションで取得したメールの件名やAIによる要約結果などを変数として組み合わせ、自由にカスタマイズすることが可能です。
■注意事項
■概要
Gmailの内容を元に、Trelloに新規カードを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.プロジェクト管理チーム
・Gmailの送信内容を基にプロジェクトやタスクを管理したいチーム
・顧客からのリクエストやフィードバックをTrelloで一元管理したいプロジェクトマネージャー
2.カスタマーサポートチーム
・Gmailで送付された顧客からの問い合わせやリクエストをTrelloにカードとして登録し、対応状況を管理したいサポート部門
3.マーケティング部門
・顧客のフィードバックやリクエストをTrelloで視覚的に管理し、マーケティング活動に活用したいチーム
■このテンプレートを使うメリット
・Gmail送信と同時に自動でカードが作成されるため、Gmailで受け取った問い合わせやリクエストをTrelloに迅速で連携できます。
・自動化により人的リソースを削減し、他の重要な業務にリソースを振り分けることができます。
■注意事項
・Gmail、TrelloのそれぞれとYoomを連携させてください。
・GmailをYoom連携し、Gmailをトリガーとして使用した際の転送処理については下記を参照ください。
■概要
Gmailで受信したお問い合わせ内容をAirtableに登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.外部との連絡手段として主にGmailを利用している企業
・Gmailを使って多くの問い合わせを受けており、その管理に手間を感じている方
2.基幹データベースとしてAirtableを活用している企業
・手動でのデータ入力を自動化することで業務効率を向上させたい方
・Airtableにお問い合わせの内容を蓄積している方
■このテンプレートを使うメリット
このフローを使うメリットはいくつかあります。
まず第一に、GmailとAirtableを連携させることで、お問い合わせ内容を一元管理できる点が挙げられます。
これにより、問い合わせの見落としや対応漏れのリスクを減少させることができます。
また、Airtableの柔軟なデータ管理機能を活用して、問い合わせ内容をカテゴリ別やステータス別に整理することも容易です。
これにより、担当者はお問い合わせの情報を管理しやすくなります。
お問い合わせから得られた重要な知見を有効活用することができるため、顧客満足度の向上に寄与します。
■注意事項
・AirtableとGmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
Gmailで受信した請求書や重要書類の添付ファイルを、手動でGoogle Driveに保存する作業に手間を感じていませんか？
一つ一つ対応していると時間がかかり、保存忘れなどのミスが発生することもあります。
このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のラベルが付いたメールを受信した際に、添付ファイルを自動でGoogle Driveにアップロードすることが可能になり、ファイル管理業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信する添付ファイルのダウンロードや整理に時間を要している方
- 取引先からの請求書などをGoogle Driveで一元的に管理したい経理担当者の方
- 手作業によるファイルの保存漏れや、格納場所の間違いなどのミスを防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでメールを受信するだけで添付ファイルが自動保存されるため、手作業でのファイル管理にかかる時間を削減できます。
- 手動でのアップロード作業がなくなることで、ファイルの保存漏れや格納フォルダの間違いといったヒューマンエラーを防止します。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogle DriveをYoomと連携します。
- トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」アクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、メールに添付ファイルがある場合のみ後続の処理に進むよう設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、受信した添付ファイルを指定のフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定で、自動化の対象とするメールを識別するためのラベルを任意で設定してください。
- 添付ファイルの有無で処理を分ける分岐の条件は、必要に応じて任意の内容に設定することが可能です。
- Google Driveにファイルをアップロードする際、保存先のフォルダIDやファイル名を任意で設定してください。
■注意事項
- Gmail、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- メールの自動振り分け設定で指定ラベルの添付ファイルの有無を判別している場合、分岐設定は不要です。
- 分岐機能（オペレーション）はミニプラン以上、Shopifyとの連携はチームプラン以上でご利用いただけます。対象外のプランの場合は設定しているオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- 有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用できます。
■概要
Gmailで受け取ったファイルをChatworkに転送するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.GmailとChatworkを業務で使用している方
・GmailとChatworkを使用して業務の効率化を図りたい方
・Chatworkでの通知を自動化したい方
2.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務効率化を目指している中小企業の経営者
・入力作業の多い総務、事務の担当者
・デジタルツールを活用して業務を行っているマーケティング担当者
■このテンプレートを使うメリット
・Gmailで受け取ったファイルを自動でChatworkに転送できるため、手作業による作業を省くことができます。
・定期的にGmailで受け取ったファイルをChatworkで共有する場面がある場合、業務の効率化を図ることができます。
・Chatworkに通知する内容、通知先のチャットルームは自由にカスタマイズでき、特定のユーザーにメンションすることも可能です。
・Chatworkでの通知を自動化できるため、ヒューマンエラーを防止することができます。
■注意事項
・Gmail、ChatworkのそれぞれとYoomを連携してください。
・GmailをYoom連携し、Gmailをトリガーとして使用した際の転送処理については下記を参照ください。
■概要
Meta広告（Facebook）でリード情報が登録されたら、リードへGmailを送付してSlackのチャンネルに通知するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Meta広告（Facebook）とSlackを併用しているマーケティング・営業担当者
・Meta広告（Facebook）から獲得したリード情報をSlackに自動で通知し、迅速な対応をしたい方
・手作業での通知や情報共有の手間を省きたい方
・リード情報をSlackで共有し、チーム全体の連携を強化したい方
2.Slackを活用している企業やチーム
・Slackを導入している企業
・日常的にSlackを使用してチーム内のコミュニケーションを行っているチームメンバー
3.手入力の作業を減らし、GmailとSlackのアクションを自動化したいと考えている方
・業務効率化を目指している中小企業の経営者
・入力作業の多い総務、事務の担当者
・デジタルツールを活用して業務を行っているマーケティング担当者
■このテンプレートを使うメリット
Meta広告（Facebook）から取得したリード情報を手動でGmailやSlackへ入力する必要がなくなり、大幅な時間短縮に繋がることによって業務の効率化を図ることができます。
Slack上でリードへの対応状況を共有することで、誰がどのリードに対応しているのかを把握することが容易になり、重複対応や対応漏れを防ぐことができ、リード獲得を直ぐに把握することにより、タイムリーなフォローアップが可能となります。
■注意事項
・Meta広告（Facebook）、Gmail、SlackそれぞれとYoomを連携してください。
◼️概要
フォームに回答されたら、Zoomでミーティングを作成しGmailにメールを送付するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
・ZoomとGmailなどのメッセージツールを使用されている方
・Zoomを使った自動化を試してみたい方
・チャット通知された内容から自動でZoomのミーティングを作成してみたい方
■このテンプレートを利用するメリット
・Zoomにアクセスして、手動でミーティングを作成する手間を省略することができます。
・フォームに回答されたら、自動でZoomのミーティングを作成し、関係者にGmailでメールを送付することができるため、業務の効率化を図ることができます。
◼️注意事項
・Gmail、ZoomのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
Squareで支払いが行われたらGmailで個別にサンクスメールを送信するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Squareを利用して決済業務を行う方
・Squareを導入している店舗
・オンライン販売の決済システムでSquareを利用している方
2.Gmailを利用している方
・サンクスメールの作成や送信を行うことが多い方
・Squareの支払いに応じてサンクスメールを自動で送付したい方
■このテンプレートを使うメリット
Squareは実店舗やオンライン店舗における決済業務を効率化できるシステムです。
しかし、決済完了後の自動メールの他に別途サンクスメールを送信したい場合、宛先誤りが発生する恐れがあります。
このフローは、Squareで支払いが行われるとGmailから購入者の方に自動でサンクスメールを送信することができ、ヒューマンエラーの発生を防止します。
サンクスメールの送信は支払い完了後にシームレスに行われるため、時間帯を問わずタイムリーに送信することが可能です。
Gmailの本文は任意で設定可能なため、ビジネスに合わせた内容を送信することができます。
■注意事項
・SquareとGmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■このテンプレートをおすすめする方
- kintoneへのレコード登録後、Gmailでの通知や共有を手作業で行っている方
- kintoneの案件情報と連携して、Google Driveで自動的にフォルダ管理を行いたい方
- 手作業による連絡漏れやフォルダの作成忘れといったミスを防ぎたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- kintoneにレコードが登録されると、Gmailでの通知とGoogle Driveのフォルダ作成が自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 連絡やフォルダ作成といった定型業務を自動化することで、対応漏れや命名規則の間違いなどのヒューマンエラーを防ぎ、業務品質の向上に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、kintone、Gmail、Google DriveをYoomと連携する
- 次に、トリガーでkintoneを選択し、「レコードが登録されたら」というアクションを設定する
- 続いて、オペレーションでGmailを選択し、「メールを送る」アクションで関係者への通知を設定する
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveを選択し、「フォルダを作成する」アクションで関連フォルダの作成を設定する
■このワークフローのカスタムポイント
- kintoneのトリガー設定では、自動化の対象としたいアプリのサブドメイン名やアプリIDを任意で設定してください。
- Gmailでメールを送るアクションでは、通知先を任意のアドレスに設定できるほか、件名や本文にkintoneで登録されたレコード情報を変数として埋め込むことも可能です。
- Google Driveでフォルダを作成するアクションでは、フォルダの名称を任意に設定したり、特定の親フォルダ配下に作成したりするよう指定できます。
■注意事項
- kintone、Gmail、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- kintoneはミニプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・パーソナルプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプラン・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
■概要
Notionデータベースの情報でGoogle スプレッドシートで見積書を作成し、Gmailでメールを送信するフローです。
Chrome拡張機能を使用したトリガーを使用することで、Notion上から直接トリガーを起動させることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Notionを業務に活用している企業
・データベースに顧客情報や商品情報を登録している方
・見積の詳細内容を管理している方
2.Google スプレッドシートを業務に活用している企業
・帳票の雛形を作成し、業務に活用している方
3.Gmailを主なコミュニケーションツールとして活用している企業
・顧客企業との連絡手段に活用している方
■このテンプレートを使うメリット
Notionはデータベースに情報を登録することで情報の一元管理ができ、業務を円滑に行うことのできるツールです。
しかし、見積書を作成し送付する際に毎回Notionに登録された情報を手入力するのは手間も時間もかかり、業務の質を低下させる可能性があります。
このフローを活用することで、Googleスプレッドシートの雛形に自動でNotionの情報を追加して見積書を作成し、メールで送付することができます。
Notionの情報を引用して見積書を作成することで、手入力によるヒューマンエラーを未然に防ぎます。
見積書の作成から送付までを自動化することで、手作業にかかっていた手間を大幅に省き、業務効率化につなげます。
まとめ
Gmailで受信したメール本文から電話番号を自動で抽出し、Google スプレッドシートに記録するフローを自動化することで、これまで手作業で行っていた情報の検索や転記作業の手間を削減し、コピー＆ペーストによるヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより、顧客情報を正確かつ迅速にリスト化でき、営業活動やカスタマーサポートといったコア業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できるので、もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
よくある質問
Q：1通のメールに複数の電話番号がある場合は？
A：一番上のメールアドレスが抽出対象となりますので、メールには一件ずつメールアドレスを記載してください。
Q：電話番号以外の数字を誤抽出しませんか？
A：ハイフンありの電話番号の形式になっていない数字列の場合は、抽出の対象にはなりませんのでご安心ください。
Q：電話番号がうまく抽出できなかった場合のエラー対応はどのようになりますか？
A：電話番号がうまく抽出できないなどで、連携が一時的に失敗（エラー）した際、メールでその旨の通知が行われます。
また、自動での再実行（リトライ）は行われないため、エラー発生時は手動で再実行が必要です。詳しくは、以下のヘルプページをご参照ください。
エラー時の対応方法について
もし、それでも解決しない場合は以下お問い合わせ窓口よりご連絡ください。
Yoomお問い合わせ窓口
プログラミング知識なしで手軽に構築できます。
