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■概要
Gmailで受信するお問い合わせなどから、電話番号といった特定の情報を手作業でコピー＆ペーストしていませんか？こうした定型的な作業は時間がかかるだけでなく、転記ミスなどのヒューマンエラーが発生する原因にもなります。このワークフローは、Gmailで特定のメールを受信した際に、正規表現を用いて本文から電話番号を自動で抽出し、Google スプレッドシートに直接追加することで、こうした課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
「メールの本文に記載されたお客様の電話番号を、一件一件手作業で顧客リストに転記している…」
「電話番号を探し出してコピーする作業に時間がかかりすぎている…」
このように、様々なテキストデータの中から電話番号を手作業で探し出し、転記する業務に手間やストレスを感じていませんか？
もし、受信したメールの本文から電話番号だけを自動で抽出し、Google スプレッドシートなどのデータベースに記録できる仕組みがあれば、こうした日々の煩わしい作業にもう追われません。
ヒューマンエラーを防ぎながら、より重要な業務に集中できる時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できて、手間や時間もかかりません。ぜひこの機会に導入して、面倒な情報抽出・転記作業を効率化しましょう！
Yoomにはテキストから電話番号を抽出する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
■概要
Gmailで受信するお問い合わせなどから、電話番号といった特定の情報を手作業でコピー＆ペーストしていませんか？こうした定型的な作業は時間がかかるだけでなく、転記ミスなどのヒューマンエラーが発生する原因にもなります。このワークフローは、Gmailで特定のメールを受信した際に、正規表現を用いて本文から電話番号を自動で抽出し、Google スプレッドシートに直接追加することで、こうした課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
それではここから代表的な例として、Gmailで特定のメールを受信した際に、本文から正規表現を用いて電話番号を抽出し、Google スプレッドシートに自動で記録するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Gmail／Google スプレッドシート
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
■概要
Gmailで受信するお問い合わせなどから、電話番号といった特定の情報を手作業でコピー＆ペーストしていませんか？こうした定型的な作業は時間がかかるだけでなく、転記ミスなどのヒューマンエラーが発生する原因にもなります。このワークフローは、Gmailで特定のメールを受信した際に、正規表現を用いて本文から電話番号を自動で抽出し、Google スプレッドシートに直接追加することで、こうした課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
以下よりご確認ください。
以下よりご確認ください。
上記全て終わりましたら今回使うアプリのマイアプリ登録は完了です。
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックします。
■概要
Gmailで受信するお問い合わせなどから、電話番号といった特定の情報を手作業でコピー＆ペーストしていませんか？こうした定型的な作業は時間がかかるだけでなく、転記ミスなどのヒューマンエラーが発生する原因にもなります。このワークフローは、Gmailで特定のメールを受信した際に、正規表現を用いて本文から電話番号を自動で抽出し、Google スプレッドシートに直接追加することで、こうした課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
Yoomのフローボットを動かす引き金となるアクションのことを「アプリトリガー」と呼びます。
まずはこのフローボットでトリガーになっている、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定していきましょう。
連携アカウントとアクションを確認していきます。
アカウント情報は、トリガーと連携したいアカウントが選択されているか確認してください。
トリガーアクションはデフォルト設定のまま、「次へ」を押して進みましょう。
トリガーの起動間隔を設定していきましょう。プルダウンをクリックして、任意の起動間隔を選んでください。
トリガーの起動は、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
トリガーに感知させたいキーワードを入力します。今回は「お問い合わせ」にしました。
ここで連携したメールアドレス宛てにテストメールを送っておきましょう。
※ハイフンなしの場合、抽出がうまくいかない場合があります。このためハイフンありの電話番号を入力してください。
ここまで終わったらテストボタンを押します。テストが成功し、取得した値が入ればOKです。
※取得した値とは？
取得した値とは、トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
取得した値は、後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に、変動した値となります。詳しくはこちらをご覧ください。
画面一番下の「完了」ボタンを押してください。
次に正規表現でのデータ抽出を行っていきます。「正規表現によるデータの抽出」をクリックしてください。
設定ページに移動します。今回は以下のように設定しました。
取得した値からは以下のように設定できます。
設定が終わったらテストボタンを押してみましょう。テストが成功し、取得した値が入ればOKです。
画面一番下の「完了」ボタンを押してください。
次はGoogleスプレッドシートにレコードを追加していきます。レコードを追加するスプレッドシートを用意したら、「レコードを追加する」をクリックしてください。
連携アカウントとアクションを確認していきます。
アカウント情報は、連携したいアカウントが選択されているか確認してください。
アクションはデフォルト設定のままでOKです。
データベースの連携箇所でスプレッドシートID、スプレッドシートのタブ名を候補より入力します。
テーブル範囲は今回「A1:G」としました。
設定が終わったら「次へ」で進みます。
追加するレコードの値は、抽出した値を取得した値より選んでください。
設定し終わったら「テスト」ボタンを押し、テストが成功したらOKです。
該当スプレッドシートも見に行ってみましょう。値が追加されていれば成功です。
ここまで終わったら、Yoom設定画面一番下の「完了」ボタンを押してください。
お疲れ様でした！これですべての設定が完了です。
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
これですべての設定が完了したので、動作確認をしてみましょう。
今回ご紹介した連携以外でも、GmailのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することができます。
受信メールや各種サービスでのアクションを自動で検知し、内容の要約・通知・データ登録・ファイル保存・カード作成・見積書作成・返信メール送信などを自動化できる仕組みです。
これにより、情報共有や事務処理を手作業なしで効率化し、ミスを防ぎながら業務をスムーズに進行できるでしょう。
◼️概要
フォームに回答されたら、Zoomでミーティングを作成しGmailにメールを送付するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
・ZoomとGmailなどのメッセージツールを使用されている方
・Zoomを使った自動化を試してみたい方
・チャット通知された内容から自動でZoomのミーティングを作成してみたい方
■このテンプレートを利用するメリット
・Zoomにアクセスして、手動でミーティングを作成する手間を省略することができます。
・フォームに回答されたら、自動でZoomのミーティングを作成し、関係者にGmailでメールを送付することができるため、業務の効率化を図ることができます。
◼️注意事項
・Gmail、ZoomのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
Gmailで受け取ったファイルをChatworkに転送するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.GmailとChatworkを業務で使用している方
・GmailとChatworkを使用して業務の効率化を図りたい方
・Chatworkでの通知を自動化したい方
2.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務効率化を目指している中小企業の経営者
・入力作業の多い総務、事務の担当者
・デジタルツールを活用して業務を行っているマーケティング担当者
■このテンプレートを使うメリット
・Gmailで受け取ったファイルを自動でChatworkに転送できるため、手作業による作業を省くことができます。
・定期的にGmailで受け取ったファイルをChatworkで共有する場面がある場合、業務の効率化を図ることができます。
・Chatworkに通知する内容、通知先のチャットルームは自由にカスタマイズでき、特定のユーザーにメンションすることも可能です。
・Chatworkでの通知を自動化できるため、ヒューマンエラーを防止することができます。
■注意事項
・Gmail、ChatworkのそれぞれとYoomを連携してください。
・GmailをYoom連携し、Gmailをトリガーとして使用した際の転送処理については下記を参照ください。
■概要
Gmailで受信したお問い合わせ内容をAirtableに登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.外部との連絡手段として主にGmailを利用している企業
・Gmailを使って多くの問い合わせを受けており、その管理に手間を感じている方
2.基幹データベースとしてAirtableを活用している企業
・手動でのデータ入力を自動化することで業務効率を向上させたい方
・Airtableにお問い合わせの内容を蓄積している方
■このテンプレートを使うメリット
このフローを使うメリットはいくつかあります。
まず第一に、GmailとAirtableを連携させることで、お問い合わせ内容を一元管理できる点が挙げられます。
これにより、問い合わせの見落としや対応漏れのリスクを減少させることができます。
また、Airtableの柔軟なデータ管理機能を活用して、問い合わせ内容をカテゴリ別やステータス別に整理することも容易です。
これにより、担当者はお問い合わせの情報を管理しやすくなります。
お問い合わせから得られた重要な知見を有効活用することができるため、顧客満足度の向上に寄与します。
■注意事項
・AirtableとGmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
Gmailで受信した請求書や重要書類の添付ファイルを、手動でGoogle Driveに保存する作業に手間を感じていませんか？
一つ一つ対応していると時間がかかり、保存忘れなどのミスが発生することもあります。
このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のラベルが付いたメールを受信した際に、添付ファイルを自動でGoogle Driveにアップロードすることが可能になり、ファイル管理業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Gmailの内容を元に、Trelloに新規カードを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.プロジェクト管理チーム
・Gmailの送信内容を基にプロジェクトやタスクを管理したいチーム
・顧客からのリクエストやフィードバックをTrelloで一元管理したいプロジェクトマネージャー
2.カスタマーサポートチーム
・Gmailで送付された顧客からの問い合わせやリクエストをTrelloにカードとして登録し、対応状況を管理したいサポート部門
3.マーケティング部門
・顧客のフィードバックやリクエストをTrelloで視覚的に管理し、マーケティング活動に活用したいチーム
■このテンプレートを使うメリット
・Gmail送信と同時に自動でカードが作成されるため、Gmailで受け取った問い合わせやリクエストをTrelloに迅速で連携できます。
・自動化により人的リソースを削減し、他の重要な業務にリソースを振り分けることができます。
■注意事項
・Gmail、TrelloのそれぞれとYoomを連携させてください。
・GmailをYoom連携し、Gmailをトリガーとして使用した際の転送処理については下記を参照ください。
■概要
Gmailでメールを受信したらYoomメールに転送し、メール文からAIで内容を取得・要約して、LINE WORKSに通知するフローです。
AIによるデータ抽出を活用することで、複雑な正規表現の設定が不要になりフローボット自体も短縮化が可能です。
■注意事項
・Gmailからメールを転送し、メールトリガーを起動する方法は下記を参照ください。
■概要
Notionデータベースの情報でGoogle スプレッドシートで見積書を作成し、Gmailでメールを送信するフローです。
Chrome拡張機能を使用したトリガーを使用することで、Notion上から直接トリガーを起動させることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Notionを業務に活用している企業
・データベースに顧客情報や商品情報を登録している方
・見積の詳細内容を管理している方
2.Google スプレッドシートを業務に活用している企業
・帳票の雛形を作成し、業務に活用している方
3.Gmailを主なコミュニケーションツールとして活用している企業
・顧客企業との連絡手段に活用している方
■このテンプレートを使うメリット
Notionはデータベースに情報を登録することで情報の一元管理ができ、業務を円滑に行うことのできるツールです。
しかし、見積書を作成し送付する際に毎回Notionに登録された情報を手入力するのは手間も時間もかかり、業務の質を低下させる可能性があります。
このフローを活用することで、Googleスプレッドシートの雛形に自動でNotionの情報を追加して見積書を作成し、メールで送付することができます。
Notionの情報を引用して見積書を作成することで、手入力によるヒューマンエラーを未然に防ぎます。
見積書の作成から送付までを自動化することで、手作業にかかっていた手間を大幅に省き、業務効率化につなげます。
■概要
Meta広告（Facebook）でリード情報が登録されたら、リードへGmailを送付してSlackのチャンネルに通知するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Meta広告（Facebook）とSlackを併用しているマーケティング・営業担当者
・Meta広告（Facebook）から獲得したリード情報をSlackに自動で通知し、迅速な対応をしたい方
・手作業での通知や情報共有の手間を省きたい方
・リード情報をSlackで共有し、チーム全体の連携を強化したい方
2.Slackを活用している企業やチーム
・Slackを導入している企業
・日常的にSlackを使用してチーム内のコミュニケーションを行っているチームメンバー
3.手入力の作業を減らし、GmailとSlackのアクションを自動化したいと考えている方
・業務効率化を目指している中小企業の経営者
・入力作業の多い総務、事務の担当者
・デジタルツールを活用して業務を行っているマーケティング担当者
■このテンプレートを使うメリット
Meta広告（Facebook）から取得したリード情報を手動でGmailやSlackへ入力する必要がなくなり、大幅な時間短縮に繋がることによって業務の効率化を図ることができます。
Slack上でリードへの対応状況を共有することで、誰がどのリードに対応しているのかを把握することが容易になり、重複対応や対応漏れを防ぐことができ、リード獲得を直ぐに把握することにより、タイムリーなフォローアップが可能となります。
■注意事項
・Meta広告（Facebook）、Gmail、SlackそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
Squareで支払いが行われたらGmailで個別にサンクスメールを送信するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Squareを利用して決済業務を行う方
・Squareを導入している店舗
・オンライン販売の決済システムでSquareを利用している方
2.Gmailを利用している方
・サンクスメールの作成や送信を行うことが多い方
・Squareの支払いに応じてサンクスメールを自動で送付したい方
■このテンプレートを使うメリット
Squareは実店舗やオンライン店舗における決済業務を効率化できるシステムです。
しかし、決済完了後の自動メールの他に別途サンクスメールを送信したい場合、宛先誤りが発生する恐れがあります。
このフローは、Squareで支払いが行われるとGmailから購入者の方に自動でサンクスメールを送信することができ、ヒューマンエラーの発生を防止します。
サンクスメールの送信は支払い完了後にシームレスに行われるため、時間帯を問わずタイムリーに送信することが可能です。
Gmailの本文は任意で設定可能なため、ビジネスに合わせた内容を送信することができます。
■注意事項
・SquareとGmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
kintoneに新しいレコードを登録するたびに、関係者へのメール連絡やGoogle Driveでのフォルダ作成を手作業で行っていませんか？こうした定型的な作業は時間がかかるだけでなく、連絡漏れやフォルダの作り忘れといったミスの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、kintoneへのレコード登録をきっかけに、Gmailでの通知とGoogle Driveのフォルダ作成を自動化し、これらの課題を解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
Gmailで受信したメール本文から電話番号を自動で抽出し、Google スプレッドシートに記録するフローを自動化することで、これまで手作業で行っていた情報の検索や転記作業の手間を削減し、コピー＆ペーストによるヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより、顧客情報を正確かつ迅速にリスト化でき、営業活動やカスタマーサポートといったコア業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できるので、もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：1通のメールに複数の電話番号がある場合は？
A：一番上のメールアドレスが抽出対象となりますので、メールには一件ずつメールアドレスを記載してください。
Q：電話番号以外の数字を誤抽出しませんか？
A：ハイフンありの電話番号の形式になっていない数字列の場合は、抽出の対象にはなりませんのでご安心ください。
Q：電話番号がうまく抽出できなかった場合のエラー対応はどのようになりますか？
A：電話番号がうまく抽出できないなどで、連携が一時的に失敗（エラー）した際、メールでその旨の通知が行われます。
また、自動での再実行（リトライ）は行われないため、エラー発生時は手動で再実行が必要です。詳しくは、以下のヘルプページをご参照ください。
エラー時の対応方法について
もし、それでも解決しない場合は以下お問い合わせ窓口よりご連絡ください。
Yoomお問い合わせ窓口
