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「問い合わせ本文から見込み客情報をコピーして、顧客リストにペーストする作業が面倒…」
「手作業で探していると、見落としや入力ミスが発生してしまう…」
このように、テキストの中から顧客情報を手作業で抽出する業務に時間と手間を取られていませんか？
もし<span class="mark-yellow">受信したメールの本文から見込み客情報を自動で読み取り、顧客管理システム（CRM）などに自動で登録できる仕組み</span>があればこうした日々の煩わしい作業から解放されますね。
その結果、本来注力すべき顧客対応や営業活動といったコア業務に集中する時間を確保できるかもしれません！
今回ご紹介する自動化フローは、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できる方法を使います。
ぜひこの機会に導入して、面倒なデータ入力作業を効率化しましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">メールなどのテキストから顧客情報を抽出する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックしてすぐに自動化を体験してみましょう！
それではここから代表的な例として、Gmailで受信した内容をもとに、Salesforceにリードを追加するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定していくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合はこちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Gmail／Salesforce
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここではYoomとそれぞれのアプリを連携して、操作を行えるようにしていきます。
GmailとYoomのマイアプリ登録
以下の手順をご参照ください。
SalesforceとYoomのマイアプリ登録
以下の手順をご参照ください。
※Salesforceは、チームプラン・サクセスプランをご利用の方向けのアプリです。フリープランやミニプランで使うと、フローボットのオペレーションやデータコネクトがエラーになってしまうのでご注意ください。
有料プラン（チームプラン・サクセスプラン）には2週間の無料トライアルがあります。トライアル期間中なら、普段は制限されているSalesforceも問題なくお試しいただけます。ぜひこの機会にいろいろと体験してみましょう！
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
「テンプレートがコピーされました」と表示されるので「OK」をクリックします。
「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」をクリック。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りに「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」のまま「次へ」をクリックします。
アプリトリガーのAPI接続設定という画面が表示されるので、まずトリガーの起動間隔をプルダウンから選択してください。
※トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
次にフローボットを起動するためのキーワードを設定しましょう。
今回は、件名の単語やフレーズでメールを検索する「subject:」という演算子を使っています。
※演算子についての詳細はGmail の検索を絞り込むをご参照ください。
最後に、連携したGmailアドレスに先ほど決めたキーワードを含むテストメールを送信しましょう。
今回は以下のように、件名に「資料請求」というワードが入ったメールを送信しました。
ここまで完了したらYoomの設定画面に戻りテストしてください。
成功したら保存しましょう。
ここで取得した値を次以降のステップで活用します。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に「テスト」を実行して取得した値のことです。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
先ほど取得したGmailの本文から、Salesforceでのリード登録に必要な項目を抽出します。
「テキストからデータを抽出する」をクリックしましょう。
テキスト抽出機能のアクションは以下の種類がありますので、扱う文章の長さに合わせて選択しましょう。
()内のタスクを消費しますので、使用プランやデータの容量によって選択してください。
対象のテキストの欄にはGmailから取得した「本文」の値が予め設定されているのでそのままで大丈夫です。
抽出したい項目も設定されていますが、編集・追加する場合は以下の赤枠のようにカンマ区切りで入力しましょう。
任意で指示内容も入力できます。
設定が完了したらテストしてください。
成功したら保存しましょう。
AIがリード登録のための必要事項を抽出してくれました！
先ほど抽出した内容をもとに、Salesforceで新規リードを登録します。
「レコードを追加する」をクリックしましょう。
データベースを連携していきます。まず連携するアカウントが正しいか確認してください。
次にテキストボックス下部の説明を参考に、マイドメインURLとオブジェクトのAPI参照名を入力して「次へ」をクリックしましょう。
今回は新規リードを登録するため、オブジェクトのAPI参照名は「Lead」にしました。
詳細設定に入るので、ステップ4で取得した値を設定して項目を埋めていきましょう。
ただし、各項目は任意なので全てを埋める必要はありません。
「部署」は専用の項目がないため、備考欄に固定のテキストと組み合わせて以下のように設定しました。
登録したい項目を設定し終えたらテストしてください。
成功したら保存しましょう。
※"Session expired or invalid"というエラーが表示された場合はSalesforceで"Session expired or invalid"というエラーが表示された場合をご確認ください。
Gmailの本文をもとに、Salesforceで新規リードが登録されました！
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正しくフローボットが起動するか確認しましょう。
以上が、Gmailで受信した内容をもとに、Salesforceにリードを追加する方法でした！
受信したメールの内容を自動的に整理・保存できます。
例えば、重要な情報をデータベースに転記することが可能です。
また、受信した契約書やアンケート結果を自動的に処理し、通知を送ることでもできます。
さらに、リードやタスクの管理を自動化することで、営業活動の精度向上と時間短縮を実現します。
GmailとSalesforceの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">メール本文に含まれる顧客情報を手作業で転記する手間をなくし、入力ミスといったヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
これにより問い合わせに対して迅速かつ正確にアプローチできるようになり、営業担当者はより重要な商談活動などに集中する環境が整うでしょう！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツールYoomを使えば、プログラミングの知識がない方でも直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたら、ぜひこちらから無料登録してYoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：Gmail以外のメールもトリガーにできる？
A：はい、できます。
例えばOutlookでのメール受信をトリガーにしたい場合、Gmailのトリガーを削除し、代わりにOutlookの「特定の件名のメールを受信したら」などに変更してください。
Q：抽出した情報を加工して登録できる？
A：データ変換アクションを追加することで可能です。
例えば「姓」と「名」を結合して「氏名」として登録したい場合、ステップ4で取得した値を設定して以下のように指示することで、加工した値を新たに取得できます。
Q：Salesforce以外のツールにも連携できる？
A：はい、できます。
例えばGoogleスプレッドシートに連携したい場合、Salesforceのアクションを削除し、代わりにGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」などを追加してください。
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