Gmailで受け取ったファイルをChatworkに自動転送する方法

コピーされたら、右上の「編集する」をクリックで、各オペレーションの編集に進みます。

ステップ2 メールトリガーを設定「メールが届いたら」

1つめのプロセスボタンをクリックします。

(1/2)メールトリガーの条件設定

yoomのメール機能を使ったトリガーを設定します。赤枠に、任意の文字列を入力し、メールアドレスを作ります。このアドレス宛に条件を満たしたメールがChatworkに転送されます。

トリガー条件を設定します。Chatworkに転送される条件を設定します。

条件には「検索箇所」「検索条件」をプルダウンから選択し、任意の文字列が入れば転送条件が整います。

メールトリガーについてもっと詳しい記事がこちら

　→次へ

(2/2)メールトリガーをテスト

条件に合致するメールを「yoom.test.trigger.timetech@yoom.fun」に送信した上で、テストをクリックしてください。

Gmailから先程作ったアドレス宛てにファイルを添付してメールを送りました。

→テスト
→成功

アウトプットが抽出されました。

　→保存する

ステップ3 アプリと連携する「Chatwork　ファイルをアップロードする」

2つめのプロセスボタンをクリックします。

(1/2)連携アカウントとアクションを設定

タイトル→ファイルをアップロードする
アプリ→Chatwork
Chatworkと連携するアカウント情報→「＋連携アカウントの追加」をクリック。ログインするアカウントのメールアドレスとパスワードを入力。Yoomがアクセスすることの許可を求められるので、「許可」してください。

アクション→ファイルをアップロードする

(2/2)API接続設定

ルームID→編集欄をクリックで候補のルームIDが表示されます。今回はテスト用に作っておいた「yoom_test」というチャットルームを使います。
メッセージ内容→ファイルと一緒に送るメッセージを選択します。編集欄をクリックで先程のアウトプットから選択できますし、任意のメッセージを入力でもOKです。
ファイルの添付方法→アウトプットを利用する→添付ファイル1

→テストをクリック
→成功　ChatworkのルームにGmailから送ったファイルが転送されてきました。

　→保存する

ステップ5 アプリトリガーを【ON】にする

フローボットの１つめのプロセスについてるスイッチを【ON】にすると、設定完了です。慣れたら5分程度でできます！

GmailやChatworkを使ったその他の自動化例

本日ご紹介した連携以外にもGmailやChatworkのAPIを活用することで様々な自動化を実現することが可能です。

もし気になるものがあれば、ぜひ試してみてください！

‍‍GmailとChatworkを連携した自動化例

Gmailで特定条件のメールを受信したら、Chatworkに通知する連携も可能です。
また、Gmailの添付ファイルをGoogle DriveにアップロードしてからChatworkに通知したり、Chatworkで新しいメッセージがルームに投稿されたらGmailでメールを送ることもできます。

Gmailを活用した自動化例

Gmailで受信した内容をデータベースに追加する

Gmailで受信した内容をGoogle スプレッドシートやkintoneなどに自動で追加します。

カレンダーの予定やタスクの期限をGmailにリマインドする

Googleカレンダーの予定やAsanaで期限が近いタスクなどをGmailで自動リマインドします。

リード詳細ページからGmailで定型メールを送信する

SalesforceやHubSpotなどの顧客管理ページから、1クリックで定型メールを送信します。

Chatworkを活用した自動化例

フォームが送信されたらChatworkに通知する

Googleフォームなどで回答が送信されたことをChatworkに自動で通知します。

ワークフローで申請が承認されたらChatworkに通知する

Garoonやジョブカン経費精算・ワークフローなどで申請が承認されたらChatworkに自動で通知します。

Web会議が終了したら文字起こししてChatworkに通知する

Google MeetやZoomでWeb会議が終了したら、文字起こししてChatworkに自動で通知します。

Yoomでは市場調査し、ニーズがあるテンプレートを日々生産し続けています。GmailとChatworkと連携できるテンプレートや他のアプリを使ったテンプレートがもっとたくさんあるので、チェックしてみてくださいね♪

＞お手軽テンプレート一覧

Gmailで受け取ったファイルをChatworkに転送するメリット・しないデメリット

続いて、アプリ同士を連携するメリットを考察しました。

メリット1: プラットフォームの行き来を短縮

Gmailで受け取ったファイルをChatworkに自動転送すると、相互を行き来する手間が大幅に省けます。Chatworkの特定のルームでファイル情報を一元管理できれば、プロジェクトごとにファイル情報を追えるため、一貫性とアクセスの容易さが確保されるのではないでしょうか。

メリット2: 手動操作の削減による業務効率の向上

手動でファイルをダウンロードし、再度アップロードする手間が省ければ、業務効率が大幅に向上するはずです。特に、頻繁にファイルを共有する必要があるシーンでは、日々煩雑なやりとりが発生するため、この自動化によるメリットは大きいと言えそうです。例えば、営業チームがクライアントから受け取った資料をすぐに制作チームへ共有するシーンでは非常に有効になるのではないでしょうか。

まとめ

いかがでしたか。Gmailで受信したデータをダウンロードし、Chatworkにアップロードする時間を繰り返し行うと考えると、この短時間の連携作業だけで未来の時間確保が行えると思いませんか？

Yoomは、人生の中でもとりわけ多くの時間を消費する『仕事』の多くを自動化することができ、時間がより豊かになることで、世界がもっともっと加速するのではないでしょうか。

作業を自動化することで、勉強する時間や仲間とのディスカッション、コミュニケーションの時間を作ることにつながるはずです。Yoomを使って、あなたとチームの時間をもっと豊かにしましょう♪まずはフリープランのご登録からお試しくださいね！

では、また〜！