ビジネスのスピードが加速する中、情報の迅速な共有と意思決定がますます重要になっています。
プロジェクトマネージャー・リーダー・ディレクター・担当者など、プロジェクトを進行する人にとって、受信したデータの即時共有は後回しにできない作業ではないでしょうか。他の作業を同時に進行しながらだと、件数が多いほど煩わしく感じる作業かもしれません。
YoomではGmailで受け取ったファイルをChatworkに自動転送するフローボットをノーコードで設定できるサービスを提供しています。本記事では、連携するメリットとプログラミング不要でこちらの自動化を実現する方法を紹介します。
まずアプリ同士を連携するメリットを考察しました。
Gmailで受け取ったファイルをChatworkに自動転送すると、相互を行き来する手間が大幅に省けます。ChatWorkの特定のルームでファイル情報を一元管理できると、プロジェクトごとにファイル情報を追えるため、一貫性とアクセスの容易さが確保されます。
手動でファイルをダウンロードし、再度アップロードする手間が省けるため、業務効率が大幅に向上します。特に、頻繁にファイルを共有する必要があるシーンでは、日々煩雑なやりとりが発生するため、この自動化によるメリットは大きいと言えそうです。例えば、営業チームがクライアントから受け取った資料をすぐに制作チームへ共有するシーンでは非常に有効でしょう。
関連するタスクをそのルーム内で協議でき、プロジェクト管理の効率が向上します。
GmailとChatWorkの連携で得られるメリットをご紹介しました。上記の自動化を導入するには、プログラミングの技術と知識が必要です。
プログラミング…全く触れたことがなかったら、取り組みのハードルが上がってしまいますよね。プログラミングにも種類が色々あり、今回はどれを使うのが適切なのか調べながら作業をしているうちに、結局何ヶ月もかかってしまうなんてことも。想像すると心が折れてしまいますね。社内にリソースがあっても、毎回依頼するのもなぁ…なんてお悩みはありませんか？
でもYoomでは、アプリの連携をノーコードで実現できるサービスを提供しています！プログラミングの知識や技術がなくても大丈夫。
次のセクションから、「Googleドライブの特定フォルダにファイルが格納されたら、そのファイルをChatworkにも通知する」フローボットの作り方をYoomのテンプレートを用いてご紹介します。
ご利用はフリープランからお試しいただけます！まずはご登録をどうぞ♪
ChatWorkのログイン情報（メールアドレス、パスワード）
連携するChatWorkへログインし、連携するトークルームのルームIDを取得しておきます。
ルームIDの確認方法はこちらの記事で詳しく解説しています。
こちらのバナーをクリックで、Yoomのワークスペースの「マイプロジェクト」にコピーされます。
コピーされたら、右上の「編集する」をクリックで、各オペレーションの編集に進みます。
1つめのプロセスボタンをクリックします。
yoomのメール機能を使ったトリガーを設定します。赤枠に、任意の文字列を入力し、メールアドレスを作ります。このアドレス宛に条件を満たしたメールがChatWorkに転送されます。
トリガー条件を設定します。ChatWorkに転送される条件を設定します。
条件には「検索箇所」「検索条件」をプルダウンから選択し、任意の文字列が入れば転送条件が整います。
メールトリガーについてもっと詳しい記事がこちら
→次へ
条件に合致するメールを「yoom.test.trigger.timetech@yoom.fun」に送信した上で、テストをクリックしてください。
Gmailから先程作ったアドレス宛てにファイルを添付してメールを送りました。
→テスト
→成功
アウトプットが抽出されました。
→保存する
2つめのプロセスボタンをクリックします。
タイトル→ファイルをアップロードする
アプリ→ChatWork
ChatWorkと連携するアカウント情報→「＋連携アカウントの追加」をクリック。ログインするアカウントのメールアドレスとパスワードを入力。Yoomがアクセスすることの許可を求められるので、「許可」してください。
アクション→ファイルをアップロードする
ルームID→編集欄をクリックで候補のルームIDが表示されます。今回はテスト用に作っておいた「yoom_test」というチャットルームを使います。
メッセージ内容→ファイルと一緒に送るメッセージを選択します。編集欄をクリックで先程のアウトプットから選択できますし、任意のメッセージを入力でもOKです。
ファイルの添付方法→アウトプットを利用する→添付ファイル1
→テストをクリック
→成功 ChatWorkのルームにGmailから送ったファイルが転送されてきました。
→保存する
フローボットの１つめのプロセスについてるスイッチを【ON】にすると、設定完了です。慣れたら5分程度でできます！
Yoomでは市場調査し、ニーズがあるテンプレートを日々生産し続けています。GmailとChatWorkと連携できるテンプレートももっとたくさんご用意してるので、チェックしてくださいね♪
いかがでしたか。Gmailで受信したデータをダウンロードし、ChatWorkにアップロードする時間を繰り返し行うと考えると、この短時間の連携作業だけで未来の時間確保が行えると思いませんか？
私たちYoomは、人生の中でもとりわけ多くの時間を消費する『仕事』を自動化することで、人々の時間がより豊かになり、世界がもっともっと加速すると信じています。
「We Make Time」 テクノロジーの力で、人々に時間を取り戻すこと。
作業を自動化することで、勉強する時間や仲間とのディスカッション、コミュニケーションの時間を作ることに貢献できます。Yoomを使って、あなたとチームの時間をもっと豊かにしましょう♪まずはフリープランのご登録からお試しくださいね。
では、また〜！
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