ビジネスのスピードが加速する中、情報の迅速な共有と意思決定がますます重要になっていますよね。
プロジェクトマネージャー・リーダー・ディレクター・担当者など、プロジェクトを進行する人にとって、受信したデータの即時共有は後回しにできない作業ではないでしょうか。他の作業を同時に進行しながらだと、件数が多いほど煩わしく感じる作業かもしれません。
そこでこの記事では、Gmailで受け取ったファイルをChatworkに自動転送する方法を紹介します。
プログラミング不要で自動化を実現できるので、ぜひ試してみてくださいね！
こんな方におすすめ
- GmailとChatworkでの業務効率化を考えている方。
- Gmailで受信したファイルをChatworkに転送したい方。
- GmailとChatworkを連携してファイルの共有を円滑化したい方。
今すぐに試したい方へ
本記事ではノーコードツール「Yoom」を使用した連携方法をご紹介します。
難しい設定や操作は必要なく、非エンジニアの方でも簡単に実現できます。
下記のテンプレートから今すぐに始めることもできるので、ぜひお試しください！
Gmailで受け取ったファイルをChatworkに転送する
試してみる
Gmailで受け取ったファイルをChatworkに転送するフローです。
[Yoomとは]
それでは、「Googleドライブの特定フォルダにファイルが格納されたら、そのファイルをChatworkにも通知する」フローボットの作り方をYoomのテンプレートを用いてご紹介します。
ご利用はフリープランからお試しいただけます！まずはご登録をどうぞ♪
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Gmailで受け取ったファイルをChatworkに転送する連携フローの作り方
事前に準備するもの
Chatwork
Chatworkのログイン情報（メールアドレス、パスワード）
連携するChatworkへログインし、連携するトークルームのルームIDを取得しておきます。
ルームIDの確認方法はこちらの記事で詳しく解説しています。
ステップ1 Yoomのテンプレートをマイプロジェクトへコピーする
こちらのバナーをクリックすると、Yoomのワークスペースの「マイプロジェクト」にコピーされます。
Gmailで受け取ったファイルをChatworkに転送する
試してみる
Gmailで受け取ったファイルをChatworkに転送するフローです。
コピーされたら、右上の「編集する」をクリックで、各オペレーションの編集に進みます。
ステップ2 メールトリガーを設定「メールが届いたら」
1つめのプロセスボタンをクリックします。
(1/2)メールトリガーの条件設定
yoomのメール機能を使ったトリガーを設定します。赤枠に、任意の文字列を入力し、メールアドレスを作ります。このアドレス宛に条件を満たしたメールがChatworkに転送されます。
トリガー条件を設定します。Chatworkに転送される条件を設定します。
条件には「検索箇所」「検索条件」をプルダウンから選択し、任意の文字列が入れば転送条件が整います。
メールトリガーについてもっと詳しい記事がこちら
→次へ
(2/2)メールトリガーをテスト
条件に合致するメールを「yoom.test.trigger.timetech@yoom.fun」に送信した上で、テストをクリックしてください。
Gmailから先程作ったアドレス宛てにファイルを添付してメールを送りました。
→テスト
→成功
アウトプットが抽出されました。
→保存する
ステップ3 アプリと連携する「Chatwork ファイルをアップロードする」
2つめのプロセスボタンをクリックします。
(1/2)連携アカウントとアクションを設定
タイトル→ファイルをアップロードする
アプリ→Chatwork
Chatworkと連携するアカウント情報→「＋連携アカウントの追加」をクリック。ログインするアカウントのメールアドレスとパスワードを入力。Yoomがアクセスすることの許可を求められるので、「許可」してください。
アクション→ファイルをアップロードする
(2/2)API接続設定
ルームID→編集欄をクリックで候補のルームIDが表示されます。今回はテスト用に作っておいた「yoom_test」というチャットルームを使います。
メッセージ内容→ファイルと一緒に送るメッセージを選択します。編集欄をクリックで先程のアウトプットから選択できますし、任意のメッセージを入力でもOKです。
ファイルの添付方法→アウトプットを利用する→添付ファイル1
→テストをクリック
→成功 ChatworkのルームにGmailから送ったファイルが転送されてきました。
→保存する
ステップ5 アプリトリガーを【ON】にする
フローボットの１つめのプロセスについてるスイッチを【ON】にすると、設定完了です。慣れたら5分程度でできます！
Gmailで受け取ったファイルをChatworkに転送する
試してみる
Gmailで受け取ったファイルをChatworkに転送するフローです。
GmailやChatworkを使ったその他の自動化例
本日ご紹介した連携以外にもGmailやChatworkのAPIを活用することで様々な自動化を実現することが可能です。
もし気になるものがあれば、ぜひ試してみてください！
GmailとChatworkを連携した自動化例
Gmailで特定条件のメールを受信したら、Chatworkに通知する連携も可能です。
また、Gmailの添付ファイルをGoogle DriveにアップロードしてからChatworkに通知したり、Chatworkで新しいメッセージがルームに投稿されたらGmailでメールを送ることもできます。
Gmailで特定条件のメールを受信したら、Chatworkに通知する
試してみる
Gmailで特定条件のメールを受信したら、Chatworkに通知するフローです。
■注意事項
・GmailとChatworkのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Gmailの添付ファイルをGoogle Driveにアップロードし、Chatworkに通知する
試してみる
■概要
Gmailの添付ファイルをGoogle Driveにアップロードし、Chatworkに通知するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google Driveへのファイルの保存漏れを防止したい方
・Gmailで受信した添付ファイルを種別に応じてGoogle Driveで管理したい方
・Google Driveへ保存されたファイルをチーム全体で共有したい方
■注意事項
・Gmail、Google Drive、ChatworkのそれぞれとYoomを連携してください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Chatworkで新しいメッセージがルームに投稿されたら、Gmailでメールを送付する
試してみる
Chatworkで新しいメッセージがルームに投稿されたら、Gmailにメールを送付するフローです。
Gmailを活用した自動化例
Gmailで受信した内容をデータベースに追加する
Gmailで受信した内容をGoogle スプレッドシートやkintoneなどに自動で追加します。
Gmailで受信したお問い合わせメールの内容をkintoneに登録する
試してみる
Gmailで受信したお問い合わせメールの内容をkintoneに登録するフローです。
Gmailで受け取ったアンケート結果をMicrosoft Excelに格納する
試してみる
Gmailで受け取ったアンケート結果をMicrosoft Excelに格納するフローです。
■注意事項
・GmailとMicrosoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Gmailで受信したメール内容をスプレッドシートに連携する
試してみる
Gmailで受信したメール内容からAIで情報を抽出し、任意のスプレッドシートに連携するフローボットです。Yoomで作成したメールアドレスにGmailからメールを転送する形でご利用ください。
カレンダーの予定やタスクの期限をGmailにリマインドする
Googleカレンダーの予定やAsanaで期限が近いタスクなどをGmailで自動リマインドします。
毎朝決まった時間に当日のGoogleカレンダーの予定をまとめてメール送信する
試してみる
■概要
「Googleカレンダーから予定を取得してGmailでリマインドを送信する」フローは、Googleカレンダーの予定を自動的にチェックし、Gmailを通じてリマインドメールを送信する業務ワークフローです。
Yoomを活用することで、GoogleカレンダーとGmailの連携をスムーズに行い、リマインドの自動化が実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleカレンダーを日常的に利用しており、予定管理をもっと効率化したい方
毎日のスケジュールが多岐にわたり、手動でのリマインド設定を煩雑だと感じている方
・Gmailを主要なコミュニケーションツールとして活用しているビジネスパーソン
重要なメール通知を見逃さないために、Gmailでのリマインドを行いたい方
・業務の自動化を進めて効率アップを図りたい企業やチーム
手動でのリマインド設定や予定確認に時間を取られることなく、他の重要な業務にリソースを集中させたい方
■注意事項
・Googleカレンダー、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
Asanaの期限が近いタスクのリマインドをGmailで送信する
試してみる
■概要
「Asanaの期限が近いタスクのリマインドメールを自動送信する」ワークフローは、プロジェクト管理を効率化し、タスクの期限遵守をサポートする業務ワークフローです。
AsanaとGmailの連携を活用し、期限が近づいたタスクを自動的にリマインドメールで通知します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Asanaを活用してプロジェクト管理を行っており、タスクの期限管理に課題を感じているプロジェクトマネージャーの方
・Gmailを日常的に使用しており、チームメンバーへの効果的なコミュニケーションを図りたい方
・タスクのリマインドを手動で行う時間を削減し、業務の効率化を目指しているチームリーダーの方
・プロジェクトの進行状況を常に把握し、期限遵守を促進したい経営者や管理職の方
■注意事項
・Asana、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
リード詳細ページからGmailで定型メールを送信する
SalesforceやHubSpotなどの顧客管理ページから、1クリックで定型メールを送信します。
HubSpotのコンタクトに登録されたリード宛にGmailで定型メールを送信する
試してみる
HubSpotのコンタクトに登録されたリード宛にGmailで定型メールを送信するフローです。
Salesforceのリード詳細ページからGmailで定型メールを送信
試してみる
Salesforceのリード詳細ページから、Gmailで定型メールを送信します。メールの文面などは任意の値に変更してご利用ください。
Notionデータベースの情報を用いて、Gmailでメールを自動で送付する
試してみる
Notionデータベースの情報を用いて、Gmailでメールを自動で送付するフローです。
Chatworkを活用した自動化例
フォームが送信されたらChatworkに通知する
Googleフォームなどで回答が送信されたことをChatworkに自動で通知します。
Wixでフォームが送信されたらChatworkに通知する
試してみる
Wixでフォームが送信されたらChatworkに通知するフローです。
Googleフォームで回答が送信されたらChatworkに通知
試してみる
Googleフォームから回答が送信されたら、Chatworkの特定のルームに通知します。
Hubspotにフォームが送信されたら、Chatworkに通知する
試してみる
Hubspotにフォームが送信されたら、Chatworkに通知するフローです。
ワークフローで申請が承認されたらChatworkに通知する
Garoonやジョブカン経費精算・ワークフローなどで申請が承認されたらChatworkに自動で通知します。
kickflowで申請が承認されたらChatworkに通知する
試してみる
kickflowで申請が承認されたらChatworkに通知するフローです。
ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が承認されたらChatworkに通知
試してみる
ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が承認されたら、Chatworkの指定のルームに通知します。
Garoonでワークフローが承認されたらChatworkに通知する
試してみる
Garoonでワークフローが承認されたらChatworkに通知するフローです。
Web会議が終了したら文字起こししてChatworkに通知する
Google MeetやZoomでWeb会議が終了したら、文字起こししてChatworkに自動で通知します。
Zoomでミーティングが終了したら議事録の文字起こしと要約をし、Chatworkに通知する
試してみる
Zoomでミーティングが終了したら、自動的に会議内容を自動で文字起こしと要約をして、文字起こしの結果をChatworkに通知するフローです。
Google Meetで会議が終了したら、文字起こししてChatworkに自動通知する
試してみる
■概要
Google Meetで会議が終了したら、文字起こししてChatworkに自動通知するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google Meetを使用した定例会議や重要な商談を頻繁に行い、議事録の作成と共有に手間がかかっている営業担当者
・複数のプロジェクトを同時進行で管理しており、ミーティングの内容をチーム間で共有する必要があるプロジェクトの責任者
・会議に出席できなかったメンバーとChatworkで内容をスムーズに共有したい方
・リモートワークやフレックスタイム制を導入しており、効率的な非同期コミュニケーションを行いたい部署の責任者
■注意事項
・Google Meet、Google Drive、ChatworkのそれぞれとYoomを連携してください。
・「待機する」オペレーションおよび音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
Yoomには上記以外にも様々な連携テンプレートが用意されています。
GmailとChatworkと連携できるテンプレートや他のアプリを使ったテンプレートがもっとたくさんあるので、チェックしてみてくださいね♪
＞お手軽テンプレート一覧
Gmailで受け取ったファイルをChatworkに転送するメリット
続いて、アプリ同士を連携するメリットを考察しました。
メリット1: プラットフォームの行き来を短縮
Gmailで受け取ったファイルをChatworkに自動転送すると、相互を行き来する手間が大幅に省けます。Chatworkの特定のルームでファイル情報を一元管理できれば、プロジェクトごとにファイル情報を追えるため、一貫性とアクセスの容易さが確保されるのではないでしょうか。
メリット2: 手動操作の削減による業務効率の向上
手動でファイルをダウンロードし、再度アップロードする手間が省ければ、業務効率が大幅に向上するはずです。特に、頻繁にファイルを共有する必要があるシーンでは、日々煩雑なやりとりが発生するため、この自動化によるメリットは大きいと言えそうです。例えば、営業チームがクライアントから受け取った資料をすぐに制作チームへ共有するシーンでは非常に有効になるのではないでしょうか。
まとめ
いかがでしたか。Gmailで受信したデータをダウンロードし、Chatworkにアップロードする時間を繰り返し行うと考えると、この短時間の連携作業だけで未来の時間確保が行えると思いませんか？
Yoomは、人生の中でもとりわけ多くの時間を消費する『仕事』の多くを自動化することができ、時間がより豊かになることで、世界がもっともっと加速するのではないでしょうか。
作業を自動化することで、勉強する時間や仲間とのディスカッション、コミュニケーションの時間を作ることにつながるはずです。Yoomを使って、あなたとチームの時間をもっと豊かにしましょう♪まずはフリープランのご登録からお試しくださいね！
では、また〜！
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