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「Zoho CRMに新しい見込み顧客が登録されたら、関係者にすぐ通知したい。でも、毎回手動でメールを作成・送信するのは時間がかかる…」
「担当者への情報共有が遅れたり、連絡漏れでビジネスチャンスを逃してしまわないか不安…」
顧客管理システムのZoho CRMと、ビジネスコミュニケーションに欠かせないGmailを併用する中で、両者の手作業による情報共有に課題を感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">Zoho CRMに新しいデータが登録された時点で、関連情報を自動でGmailに通知する仕組み</span>があれば、こうした悩みは解消されます。営業担当者への迅速な情報共有が可能になり、顧客へのアプローチスピードを高め、フローやスケジュールの改善にもつなげられます。
手作業をなくすことで入力ミスや確認漏れといったヒューマンエラーも防止でき、重要な業務に集中できる時間を確保できます。紹介する自動化設定は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定可能。
日々の定型業務から解放され、業務効率を大幅に向上させられます。ぜひ本記事を参考に導入してみましょう。
Yoomには<span class="mark-yellow">Zoho CRMとGmailを連携するためのテンプレート</span>が用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
Zoho CRMとGmailのAPIを連携させれば、これまで手作業で行っていた2つのツール間の情報共有を自動化できます。
例えば、Zoho CRMに新しい見込み顧客が登録された際、その情報をGmailで担当者へ通知することが可能です。通知により、情報伝達のタイムラグや連絡漏れが解消され、チーム全体の業務効率向上にもつながります。
ここでは具体的な自動化の例を複数ご紹介しますので、気になる内容があればぜひご覧ください。
Zoho CRMに新しい見込み顧客が登録されると、その情報をGmailで指定の宛先に自動通知します。
この仕組みにより、<span class="mark-yellow">営業担当者への情報共有がスピーディーに行え、素早い初期対応が可能になる</span>ため、貴重なビジネスチャンスを逃すリスクを減らせます。
「特定のキャンペーンから登録された」「特定の商品に興味を示している」など、Zoho CRMで設定した条件に一致する見込み顧客が作成された場合のみGmailに通知します。
これにより、<span class="mark-yellow">担当者は必要な情報だけを受け取れる</span>ため、不要な通知に煩わされず効率的に業務を進められます。
それでは、さっそく実際にZoho CRMとGmailを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでZoho CRMとGmailの連携を進めていきます。まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は「Zoho CRMで見込み顧客が作成されたら、Gmailに通知する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
Yoomと各アプリを連携しましょう。
まずはYoomにログインして、マイアプリを選択後、新規接続をクリックしてアプリ一覧に進み、連携するアプリを選択しましょう。
新規アプリを連携する時は、この手順で操作してください。
アプリ一覧でZoho CRMを選択します。
注意事項を確認し、ドメインURLを入力してください。
メールアドレスを入力します。
パスワードを入力し、サインインしましょう。
内容に問題なければ、「承認する」を選択してください。
これでZoho CRMのマイアプリ登録が完了です。
マイアプリ一覧でGmailをクリックします。
「Sign in with Google」をクリックしましょう。
連携するアカウントを選びます。
「次へ」を選択してください。
「続行」を選択します。
これでGmailのマイアプリ登録が完了です！
次にYoomで用意されているテンプレートをコピーします。
テンプレートを活用すれば、初心者でも簡単に設定できます。
それでは下のバナーをクリックしてください。
「このテンプレートを試す」を選択します。
「OK」をクリックしてください。
これでテンプレートのコピーができました。
コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに保存されています。
次にフローボットを設定します。
コピーしたテンプレートの「新しく見込み客が作成されたら」をクリックしましょう。
連携アカウントとアクションを選択する画面は、設定ができているため、以下を確認後「次へ」をクリックしましょう。
アプリトリガーのAPI接続設定を行います。
この設定をすることで、ノーコードでZoho CRMに作成された見込み客の情報を取得することが可能になります。
トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違いますが、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしておきましょう！
Zohoドメインは、注釈を確認して、利用しているドメインを設定しましょう。
設定後、Zoho CRMに移動して、トリガーアクション（新しく見込み客が作成されたら）を実行します。
できたらYoomに戻り、テストをクリックしてください。
今回は添付画像のような見込み客を作成しました。
テストが成功して、Zoho CRMの情報が取得できたら、保存してください。
次に「メールを送る」をクリックしましょう。
つぎに、メールの設定を行います。
タイトルは必要に応じて編集して、Gmailと連携するアカウント情報を確認しましょう。
Toを設定してください。
件名を設定します。
Zoho CRMの取得した値を活用して、設定することも可能です。
取得した値は、フローボットの起動毎に変動します。
ですので、取得した値を設定すれば、自動的に値を置き換えてくれるので、とても便利です！
詳しくはこちらを確認してください。
本文を設定します。
件名の設定と同様に、Zoho CRMの取得した値（ここでは名前を例に設定しています）を活用して、設定しましょう。
設定後、次へをクリックしてください。
メール内容に問題なければ、テストをクリックします。
テストが成功して、Gmailでメールが送信できたら保存してください。
最後にトリガーをONにして、作成したフローボットが正常に作動するか確認しておきましょう！
これでフローボットの設定ができました。
今回はZoho CRMからGmailへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にGmailからZoho CRMへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
問い合わせメールの内容を自動でCRMに登録するなど、こちらも業務を大幅に効率化できる連携です。
特定のGmailアカウントでメールを受信した際に、そのメールに含まれる氏名や会社名、連絡先といった情報を抽出し、Zoho CRMに新しい連絡先として自動で登録します。
この仕組みにより、<span class="mark-yellow">Webサイトのフォームから届いた問い合わせなどを手動で転記する必要がなくなり、入力ミスを防ぎながらリード情報を迅速に蓄積</span>できます。
「件名に”問い合わせ”というキーワードが含まれる」など、特定の条件を満たすメールを受信した場合にのみ、その内容をZoho CRMに連絡先として登録します。
これにより、<span class="mark-yellow">重要なメールだけを自動でCRMに連携し、不要な情報が登録されるのを防ぐ</span>ことができるため、より質の高い顧客データベースを効率的に構築できます。
Zoho CRMやGmailを使えば、日々の業務で行っている手作業を減らし、情報共有やデータ管理をもっとスムーズにできます。ちょっとした通知や記録作業も自動化できるので、重要な業務に集中しやすくなります。
Zoho CRMでは、取引先やタスク、商談などの登録をきっかけに、他のツールへ自動で情報を送ったり通知を出したりできます。これにより、入力漏れや連絡の遅れを防ぎ、チーム全体で最新情報を共有できます。
日々の記録や通知作業を自動化することで、営業活動や顧客対応のスピードアップにもつながります。
Gmailでは、受信したメールをもとに他ツールへデータを転記したり、ファイルを加工して保存したりといった作業を自動化できます。メールから直接アクションにつなげられるため、業務の効率化や情報整理がスムーズに行えます。
定型メールの送信や受信データの活用も簡単にできるので、手作業の削減と正確な情報管理が同時に実現します。
Zoho CRMとGmailの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていた見込み顧客情報の共有や通知メールの作成といった定型業務の手間を完全に削減し、情報伝達の遅延や連絡漏れといったヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
これにより、営業担当者は常に最新の顧客情報に基づいて迅速に行動でき、本来注力すべき商談や顧客との関係構築といった業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面上の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：この記事で紹介されている連携は、Yoomの無料プランで実現できますか？
A：Zoho CRMとGmailはフリープランから利用できるアプリで、トリガーとアクションを設定するだけの（2ステップ）シンプルなフローボットですので、無料プランで実現可能です。
Yoomでは2週間の無料トライアルもあり、期間中は通常だと制限があるアプリやAIオペレーションもすべて使えるので、気になる機能をぜひお試しください。
Q：通知メールの内容はどこまで自由に設定できますか？
A：メールの内容は自由にカスタマイズが可能です！
Zoho CRMの取得した値を活用すれば、値が動的に置き換わるため、とても便利です。
その他件名なども設定したい内容にすることが可能です。
Q：連携がエラーになった場合、どのように気づき、対処すればよいですか？
A：テンプレートを作成するページの右上の3点リーダーをクリックして、「ワークフロー通知をON」に設定しておきましょう！
これにより、フローボットが正常に起動したかどうか、メールで通知を受け取ることが可能になります。
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