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■概要
Zoho CRMで管理している新しい見込み客情報を、関係者に迅速に共有したいものの、その都度メールを作成して送信する作業に手間を感じていませんか。手作業での通知は、対応の遅れや共有漏れにつながる可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Zoho CRMに見込み客が作成されたタイミングで、指定した宛先にGmailから自動で通知メールを送信できます。Zoho CRMとGmailをスムーズに連携させ、見込み客へのスピーディーなアプローチを実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
「Zoho CRMに新しい見込み顧客が登録されたら、関係者にすぐ通知したい。でも、毎回手動でメールを作成・送信するのは時間がかかる…」
「担当者への情報共有が遅れたり、連絡漏れでビジネスチャンスを逃してしまわないか不安…」
顧客管理システムのZoho CRMと、ビジネスコミュニケーションに欠かせないGmailを併用する中で、両者の手作業による情報共有に課題を感じていませんか？
もし、Zoho CRMに新しいデータが登録された時点で、関連情報を自動でGmailに通知する仕組みがあれば、こうした悩みは解消されます。営業担当者への迅速な情報共有が可能になり、顧客へのアプローチスピードを高め、フローやスケジュールの改善にもつなげられます。
手作業をなくすことで入力ミスや確認漏れといったヒューマンエラーも防止でき、重要な業務に集中できる時間を確保できます。紹介する自動化設定は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定可能。
日々の定型業務から解放され、業務効率を向上させられます。ぜひ本記事を参考に導入してみましょう。
YoomにはZoho CRMとGmailを連携するためのテンプレートが用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
■概要
Zoho CRMで管理している新しい見込み客情報を、関係者に迅速に共有したいものの、その都度メールを作成して送信する作業に手間を感じていませんか。手作業での通知は、対応の遅れや共有漏れにつながる可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Zoho CRMに見込み客が作成されたタイミングで、指定した宛先にGmailから自動で通知メールを送信できます。Zoho CRMとGmailをスムーズに連携させ、見込み客へのスピーディーなアプローチを実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
Zoho CRMとGmailのAPIを連携させれば、これまで手作業で行っていた2つのツール間の情報共有を自動化できます。
例えば、Zoho CRMに新しい見込み顧客が登録された際、その情報をGmailで担当者へ通知することが可能です。通知により、情報伝達のタイムラグや連絡漏れが解消され、チーム全体の業務効率向上にもつながります。
ここでは具体的な自動化の例を複数ご紹介しますので、気になる内容があればぜひご覧ください。
Zoho CRMに新しい見込み顧客が登録されると、その情報をGmailで指定の宛先に自動通知します。
この仕組みにより、営業担当者への情報共有がスピーディーに行え、素早い初期対応が可能になるため、貴重なビジネスチャンスを逃すリスクを減らせます。
■概要
Zoho CRMで管理している新しい見込み客情報を、関係者に迅速に共有したいものの、その都度メールを作成して送信する作業に手間を感じていませんか。手作業での通知は、対応の遅れや共有漏れにつながる可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Zoho CRMに見込み客が作成されたタイミングで、指定した宛先にGmailから自動で通知メールを送信できます。Zoho CRMとGmailをスムーズに連携させ、見込み客へのスピーディーなアプローチを実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
「特定のキャンペーンから登録された」「特定の商品に興味を示している」など、Zoho CRMで設定した条件に一致する見込み顧客が作成された場合のみGmailに通知します。
これにより、担当者は必要な情報だけを受け取れるため、不要な通知に煩わされず効率的に業務を進められます。
■概要
Zoho CRMに登録された見込み顧客情報を、都度確認してGmailで対応するのは手間がかかる、といった課題はありませんか。特に重要な見込み顧客へのアプローチが遅れてしまうと、機会損失にも繋がりかねません。このワークフローを活用すれば、Zoho CRMで特定の条件に合致する見込み顧客が作成された際に、担当者のGmailへ自動で通知できます。これにより、手動での確認作業をなくし、迅速な顧客対応を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
それでは、さっそく実際にZoho CRMとGmailを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでZoho CRMとGmailの連携を進めていきます。まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は「Zoho CRMで見込み顧客が作成されたら、Gmailに通知する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
■概要
Zoho CRMで管理している新しい見込み客情報を、関係者に迅速に共有したいものの、その都度メールを作成して送信する作業に手間を感じていませんか。手作業での通知は、対応の遅れや共有漏れにつながる可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Zoho CRMに見込み客が作成されたタイミングで、指定した宛先にGmailから自動で通知メールを送信できます。Zoho CRMとGmailをスムーズに連携させ、見込み客へのスピーディーなアプローチを実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
Yoomと各アプリを連携しましょう。
まずはYoomにログインして、マイアプリを選択後、新規接続をクリックしてアプリ一覧に進み、連携するアプリを選択しましょう。
新規アプリを連携する時は、この手順で操作してください。
アプリ一覧でZoho CRMを選択します。
注意事項を確認し、ドメインURLを入力してください。
メールアドレスを入力します。
パスワードを入力し、サインインしましょう。
内容に問題なければ、「承認する」を選択してください。
これでZoho CRMのマイアプリ登録が完了です。
マイアプリ一覧でGmailをクリックします。
「Sign in with Google」をクリックしましょう。
連携するアカウントを選びます。
「次へ」を選択してください。
「続行」を選択します。
これでGmailのマイアプリ登録が完了です！
次にYoomで用意されているテンプレートをコピーします。
テンプレートを活用すれば、初心者でも簡単に設定できます。
それでは下のバナーをクリックしてください。
■概要
Zoho CRMで管理している新しい見込み客情報を、関係者に迅速に共有したいものの、その都度メールを作成して送信する作業に手間を感じていませんか。手作業での通知は、対応の遅れや共有漏れにつながる可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Zoho CRMに見込み客が作成されたタイミングで、指定した宛先にGmailから自動で通知メールを送信できます。Zoho CRMとGmailをスムーズに連携させ、見込み客へのスピーディーなアプローチを実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
「このテンプレートを試す」を選択します。
「OK」をクリックしてください。
これでテンプレートのコピーができました。
コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに保存されています。
次にフローボットを設定します。
コピーしたテンプレートの「新しく見込み客が作成されたら」をクリックしましょう。
連携アカウントとアクションを選択する画面は、設定ができているため、以下を確認後「次へ」をクリックしましょう。
アプリトリガーのAPI接続設定を行います。
この設定をすることで、ノーコードでZoho CRMに作成された見込み客の情報を取得することが可能になります。
トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違いますが、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしておきましょう！
Zohoドメインは、注釈を確認して、利用しているドメインを設定しましょう。
設定後、Zoho CRMに移動して、トリガーアクション（新しく見込み客が作成されたら）を実行します。
できたらYoomに戻り、テストをクリックしてください。
今回は添付画像のような見込み客を作成しました。
テストが成功して、Zoho CRMの情報が取得できたら、保存してください。
次に「メールを送る」をクリックしましょう。
つぎに、メールの設定を行います。
タイトルは必要に応じて編集して、Gmailと連携するアカウント情報を確認しましょう。
Toを設定してください。
件名を設定します。
Zoho CRMの取得した値を活用して、設定することも可能です。
取得した値は、フローボットの起動毎に変動します。
ですので、取得した値を設定すれば、自動的に値を置き換えてくれるので、とても便利です！
詳しくはこちらを確認してください。
本文を設定します。
件名の設定と同様に、Zoho CRMの取得した値（ここでは名前を例に設定しています）を活用して、設定しましょう。
設定後、次へをクリックしてください。
メール内容に問題なければ、テストをクリックします。
テストが成功して、Gmailでメールが送信できたら保存してください。
最後にトリガーをONにして、作成したフローボットが正常に作動するか確認しておきましょう！
これでフローボットの設定ができました。
今回はZoho CRMからGmailへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にGmailからZoho CRMへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
問い合わせメールの内容を自動でCRMに登録するなど、こちらも業務を大幅に効率化できる連携です。
特定のGmailアカウントでメールを受信した際に、そのメールに含まれる氏名や会社名、連絡先といった情報を抽出し、Zoho CRMに新しい連絡先として自動で登録します。
この仕組みにより、Webサイトのフォームから届いた問い合わせなどを手動で転記する必要がなくなり、入力ミスを防ぎながらリード情報を迅速に蓄積できます。
■概要
Gmailに届くお問い合わせや資料請求のメールを、都度Zoho CRMへ手入力していませんか。この定型的な作業は時間を要するだけでなく、コピー＆ペーストのミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Gmailでのメール受信をきっかけに、Zoho CRMへ連絡先情報を自動で作成できます。手作業によるデータ登録の手間を省き、顧客管理の初動を効率化することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
「件名に”問い合わせ”というキーワードが含まれる」など、特定の条件を満たすメールを受信した場合にのみ、その内容をZoho CRMに連絡先として登録します。
これにより、重要なメールだけを自動でCRMに連携し、不要な情報が登録されるのを防ぐことができるため、より質の高い顧客データベースを効率的に構築できます。
■概要
Gmailで受信したお問い合わせや資料請求のメールを、都度Zoho CRMへ手作業で入力していませんか？こうした転記作業は時間がかかる上に、入力ミスや対応漏れが発生する原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、GmailとZoho CRMを連携させ、特定のメールを受信した際にZoho CRMへ自動で連絡先を作成できます。これにより、顧客対応の初動を早め、正確なデータ管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
■このワークフローのカスタムポイント
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■注意事項
Zoho CRMやGmailを使えば、日々の業務で行っている手作業を減らし、情報共有やデータ管理をもっとスムーズにできます。ちょっとした通知や記録作業も自動化できるので、重要な業務に集中しやすくなります。
Zoho CRMでは、取引先やタスク、商談などの登録をきっかけに、他のツールへ自動で情報を送ったり通知を出したりできます。これにより、入力漏れや連絡の遅れを防ぎ、チーム全体で最新情報を共有できます。
日々の記録や通知作業を自動化することで、営業活動や顧客対応のスピードアップにもつながります。
■概要
Zoho CRMに取引先が登録されたら、承認を受けた後Gmailに連携して登録した企業宛にメールを送付するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.名刺や企業担当者データをZoho CRM管理しているの方
・デジタルツールを活用してスケジュール管理を行なっている事務職員
・マーケティング業務の担当者3.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務自動化を目指している中小企業の経営者
・データの正確性を高めたい事務職員
2.Gmailを主なコミュニケーションツールとして使用している企業の担当者
・社内のコミュニケーションとして使用している各部門長の方
・取引先企業とのやりとりを担当している営業アシスタント
3.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務効率化を目指している中小企業の経営者
・入力作業の多い総務、事務の担当者
・デジタルツールを活用して業務を行っているマーケティング担当者
■このテンプレートを使うメリット
・一連の流れを自動で完了してくれるため、手作業の必要がなく業務効率化に繋がります。
・登録内容をもとに自動でフローボットが起動し、承認のアクションを入れることで確認もできるため確実な情報管理に繋がります。
■注意事項
・Zoho CRM、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
Zoho CRMで新しい取引先が作成されたら、自動的に指定のSlackチャンネルに通知します。
通知内容や送信先のSlackチャンネルはカスタマイズ可能です。
■設定方法
・Zoho CRM、Slack、Yoomのアプリを連携します。（マイアプリ連携）
・Zoho CRMの「新しい取引先が作成されたら」というトリガーでzohoドメインを設定します。
・Slackの「チャンネルにメッセージを送信」というオペレーションで、連携アカウントや送信先のチャンネル、メッセージ内容の設定を行います。
■注意事項
・Zoho CRM、Slackそれぞれでアカウントとの連携設定が必要です。
・Slackの投稿先のチャンネルや通知内容を任意の値に置き換えてご利用ください。
■概要
Zoho CRMでタスクが登録されたらMicrosoft Excelに追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.営業活動の情報管理でZoho CRMを利用している方
・Zoho CRMで顧客情報を一元管理している営業部門の方
・リードに応じたフォローアップのタスク管理をしている方
2.タスクの一元管理でMicrosoft Excelを活用している方
・Microsoft Excelでタスク管理をしているプロジェクトマネージャーの方
・Zoho CRMのタスクを都度Microsoft Excelに追加している方
■このテンプレートを使うメリット
Zoho CRMは顧客情報や営業活動の情報を一元管理することができ、営業活動の効率を向上させることができます。
しかし、チーム内のタスクをMicrosoft Excelで管理している場合、Zoho CRMに登録したタスクを都度反映させる必要があり、手間だと感じているかもしれません。
このテンプレートは、Zoho CRMでタスクが登録されるとMicrosoft Excelへのタスク追加を自動化できるため、タスク管理を効率化することができます。
Microsoft Excelへのタスク追加が自動化されることで、手動による作業が不要となり、ヒューマンエラーの発生を防止することが可能です。
また、チャットツールと連携することでZoho CRMに登録されたタスクをチームメンバーに共有することもできます。
■注意事項
・Zoho CRM、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
Zoho CRMでタスクが登録されたらGoogle スプレッドシートに追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Zoho CRMを利用して営業活動の管理をしている方
・フォローアップのタスクを管理している方
・営業活動の効率化でZoho CRMを導入している営業チーム
2.Google スプレッドシートでタスク管理をしている方
・Google スプレッドシートでチーム内のタスクを一元管理している方
・プロジェクトの進行状況の共有でGoogle スプレッドシートを利用している方
■このテンプレートを使うメリット
Zoho CRMを利用することで、営業プロセスの効率化ができ、作業負担を軽減できるのがメリットです。
また、Google スプレッドシートでチーム内のタスクを一元管理している場合、Zoho CRMに登録されたタスク情報も共有でき、情報共有がスムーズになります。
しかし、Zoho CRMのタスクを手動でGoogle スプレッドシートに追加している場合、タスクの入力誤りや登録漏れが発生する可能性があります。
このテンプレートを利用することで、Zoho CRMでタスクが登録されるとGoogle スプレッドシートにもタスクを自動で追加できるため、ヒューマンエラーを防止することができます。
Google スプレッドシートへのタスクの追加を自動化することで、手動によるタスク追加の作業が不要となるため、業務を効率化することが可能です。
■注意事項
・Zoho CRM、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
Zoho CRMで管理している商談情報と、関連資料を保管するGoogle Driveの連携は、手作業で行っていませんか？商談が発生するたびに手動でフォルダを作成するのは手間がかかり、作成漏れや命名ミスの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Zoho CRMで新しい商談が作成されると、自動でGoogle Driveに指定した名前のフォルダが作成されるため、こうした連携作業を効率化し、ミスなく管理できるようになります。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
Gmailでは、受信したメールをもとに他ツールへデータを転記したり、ファイルを加工して保存したりといった作業を自動化できます。メールから直接アクションにつなげられるため、業務の効率化や情報整理がスムーズに行えます。
定型メールの送信や受信データの活用も簡単にできるので、手作業の削減と正確な情報管理が同時に実現します。
■概要
Googleフォームなどで受け付けたアンケート結果を、都度Gmailで確認し、手作業でGoogle Chatに共有するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。このワークフローを活用することで、Gmailで特定のラベルが付いたメールを受信した際に、アンケート結果を自動でGoogle Chatに通知し、手作業による共有の手間や情報共有の遅延といった課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336
■概要
Gmailで受信する請求書や発注書といった添付ファイルを、都度手作業でPDFに変換し、Dropboxへ保存する作業に手間を感じていませんか。このワークフローを活用すれば、Gmailでのファイル受信をきっかけに、RPA機能が自動でファイルをPDFに変換しDropboxへ格納するため、一連のファイル管理業務を自動化し、作業負担を軽減します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Gmailで受信した問い合わせなどの重要なメールを、一件ずつ手作業でNotionに転記していませんか？こうした繰り返し作業は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスや対応漏れといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のラベルが付いたメールをきっかけに、AIがメール本文から必要な情報を自動で抽出し、Notionのデータベースへページを作成するため、一連の業務を正確かつスムーズに処理できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
メールの本文から必要な情報をAIで抽出し、スプレッドシートに自動で転記するフローボットです。
Yoomのメールアドレスに直接メールを送信するか、GmailやOutlookなどからメールを転送することでも使用可能です。
■注意事項
・Yoomのメールアドレスに直接メールを送信するか、GmailやOutlookなどからメールを転送する形でご利用ください。
・スプレッドシートの設定項目やメールからのテキスト抽出項目は自由に変更してご利用ください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Zoho CRMとGmailの連携を自動化することで、これまで手作業で行っていた見込み顧客情報の共有や通知メールの作成といった定型業務の手間を完全に削減し、情報伝達の遅延や連絡漏れといったヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより、営業担当者は常に最新の顧客情報に基づいて迅速に行動でき、本来注力すべき商談や顧客との関係構築といった業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面上の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：この記事で紹介されている連携は、Yoomの無料プランで実現できますか？
A：Zoho CRMとGmailはフリープランから利用できるアプリで、トリガーとアクションを設定するだけの（2ステップ）シンプルなフローボットですので、無料プランで実現可能です。
Yoomでは2週間の無料トライアルもあり、期間中は通常だと制限があるアプリやAIオペレーションもすべて使えるので、気になる機能をぜひお試しください。
Q：通知メールの内容はどこまで自由に設定できますか？
A：メールの内容は自由にカスタマイズが可能です！
Zoho CRMの取得した値を活用すれば、値が動的に置き換わるため、とても便利です。
その他件名なども設定したい内容にすることが可能です。
Q：連携がエラーになった場合、どのように気づき、対処すればよいですか？
A：テンプレートを作成するページの右上の3点リーダーをクリックして、「ワークフロー通知をON」に設定しておきましょう！
これにより、フローボットが正常に起動したかどうか、メールで通知を受け取ることが可能になります。
