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フローボット活用術

2025-10-23

【簡単設定】Gmailで受け取ったデータをMailchimpに自動反映する方法

Suguru Nakazawa
Suguru Nakazawa

とにかく早く試したい方へ

Yoomには、GmailとMailchimpを連携して、受け取ったメールデータから顧客情報を自動追加するためのテンプレートが用意されています。

今すぐ試したい方は以下のバナーの「試してみる」をクリックしてスタートしましょう!


■概要

Gmailに届くお問い合わせや資料請求のメール、それらの情報を手作業でMailchimpのリストに登録する作業は、時間もかかり入力ミスも起こりがちではないでしょうか。このワークフローは、特定のキーワードを含むメールをGmailで受信した際に、その内容から必要な情報を自動で抽出し、Mailchimpのコンタクトとして追加します。このGmailとMailchimpを連携させることで、面倒な手作業から解放され、見込み顧客へのアプローチを迅速化します。

■このテンプレートをおすすめする方

  • Gmailで受けたリード情報を手動でMailchimpに登録しているマーケティング担当者の方
  • メルマガ配信リストへの登録作業を効率化し、配信業務に集中したいチームリーダーの方
  • 手作業による顧客情報の転記ミスや登録漏れをなくしたいと考えている事業責任者の方

■このテンプレートを使うメリット

  • Gmailにメールが届くと自動でMailchimpにコンタクトが追加されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
  • 手作業でのデータ転記がなくなることで、メールアドレスの入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます

■フローボットの流れ

  1. はじめに、GmailとMailchimpをYoomと連携します
  2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します
  3. 続いて、オペレーションでテキスト抽出機能を選択し、受信したメールの本文から氏名やメールアドレスなどの情報を抽出するよう設定します
  4. 最後に、オペレーションでMailchimpの「コンタクトをオーディエンスに追加」アクションを設定し、抽出した情報を紐付けて登録します

※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

  • Gmailのトリガー設定では、処理対象としたいメールを特定するためのキーワード(件名や差出人など)を任意で設定してください
  • テキスト抽出機能では、ご利用のメールフォーマットに応じて、抽出したい情報(氏名、会社名、メールアドレスなど)のルールを任意で設定してください
  • Mailchimpでコンタクトを追加するアクションでは、追加先のリストを示すオーディエンスIDを任意で設定してください

注意事項

  • Gmail、MailchimpのそれぞれとYoomを連携してください。
  • トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
  • プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

「Gmailで受け取った問い合わせ情報を、一件ずつMailchimpに手作業で登録している…」
「特定のメールに含まれる顧客情報をMailchimpに転記する作業が面倒で、入力ミスも発生しがち…」
このように、GmailとMailchimpを利用する中で、二つのツール間のデータ連携を手作業で行うことに限界を感じていませんか?

もし、Gmailで特定のメールを受信した際に、その情報を自動でMailchimpのコンタクトとして登録する仕組みがあれば便利ですよね。

これらの定型業務から解放され、入力ミスによる機会損失を防ぐこともできます。
さらに、メルマガ配信の準備や顧客分析といった、より戦略的な業務に集中できる時間を生み出すこともできます!

今回ご紹介する自動化は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できるため、手間や時間をかけずに業務の効率化を図れます。
ぜひこの記事を参考にして、面倒な手作業をもっと楽にしてくださいね!

受信メールから必要な情報を抽出して、Mailchimpへ反映する方法

GmailからMailchimpへの情報反映を想定した場合、WordPressを活用していれば別途プラグインを導入することで顧客情報を連携することができるようになるでしょう。
ただ、特別なイベントやキャンペーンの実施を同時に行っている場合、別途対象メールの振り分けや情報の抽出を行う必要があります。
この作業を手動で行うには手間と時間がかかるため、担当者の負担となりがちです。
ノーコード自動化ツールYoomは、このような課題を解消する有用ツールとなる可能性があります。

GmailとMailchimpを連携してできること

GmailとMailchimpのAPIを連携させれば、これまで手作業で行っていた情報登録や更新作業を自動化できます。

そのため、自動化を導入することでリード管理の効率が向上するはずです。
ここでは、具体的な自動化の事例をいくつかご紹介するので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください!

Gmailで受信した内容をもとに、Mailchimpでコンタクトをオーディエンスに追加する

Gmailで受信した問い合わせや資料請求などのメール情報をもとに、自動でMailchimpに新しいコンタクトを登録するテンプレートです。

この連携により、リード情報を手作業で転記する手間がなくなり、スピーディーなメルマガ配信やナーチャリング施策の開始が可能になります。


■概要

Gmailに届くお問い合わせや資料請求のメール、それらの情報を手作業でMailchimpのリストに登録する作業は、時間もかかり入力ミスも起こりがちではないでしょうか。このワークフローは、特定のキーワードを含むメールをGmailで受信した際に、その内容から必要な情報を自動で抽出し、Mailchimpのコンタクトとして追加します。このGmailとMailchimpを連携させることで、面倒な手作業から解放され、見込み顧客へのアプローチを迅速化します。

■このテンプレートをおすすめする方

  • Gmailで受けたリード情報を手動でMailchimpに登録しているマーケティング担当者の方
  • メルマガ配信リストへの登録作業を効率化し、配信業務に集中したいチームリーダーの方
  • 手作業による顧客情報の転記ミスや登録漏れをなくしたいと考えている事業責任者の方

■このテンプレートを使うメリット

  • Gmailにメールが届くと自動でMailchimpにコンタクトが追加されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
  • 手作業でのデータ転記がなくなることで、メールアドレスの入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます

■フローボットの流れ

  1. はじめに、GmailとMailchimpをYoomと連携します
  2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します
  3. 続いて、オペレーションでテキスト抽出機能を選択し、受信したメールの本文から氏名やメールアドレスなどの情報を抽出するよう設定します
  4. 最後に、オペレーションでMailchimpの「コンタクトをオーディエンスに追加」アクションを設定し、抽出した情報を紐付けて登録します

※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

  • Gmailのトリガー設定では、処理対象としたいメールを特定するためのキーワード(件名や差出人など)を任意で設定してください
  • テキスト抽出機能では、ご利用のメールフォーマットに応じて、抽出したい情報(氏名、会社名、メールアドレスなど)のルールを任意で設定してください
  • Mailchimpでコンタクトを追加するアクションでは、追加先のリストを示すオーディエンスIDを任意で設定してください

注意事項

  • Gmail、MailchimpのそれぞれとYoomを連携してください。
  • トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
  • プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

Gmailで受信した特定条件の内容をもとに、Mailchimpでコンタクトをオーディエンスに追加する

「ファイルが添付されたメール」など、特定の条件に合致するメールを受信した時だけ、Mailchimpにコンタクトを追加するテンプレートです。

この設定により、重要なリードだけをフィルタリングしてリストに追加できるため、より柔軟なリスト管理が可能になり、より効果的なマーケティング活動を展開できるはずです。


■概要

Gmailで受信するお問い合わせやメルマガ登録の情報を、一件ずつ手作業でMailchimpに登録する作業に手間を感じていませんか。この定型的な作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスや登録漏れのリスクも伴います。このワークフローは、GmailとMailchimpの連携を自動化するものであり、特定のメール受信をきっかけにコンタクト情報を自動でオーディエンスに追加することが可能です。これにより、手作業による課題を解消し、効率的なリスト管理を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

  • Gmailで受信したリード情報をMailchimpへ手作業で登録しているマーケティング担当者の方
  • Mailchimpへのコンタクト登録を自動化し、メルマガ配信の準備を効率化したい方
  • GmailとMailchimp間の情報連携にかかる工数を削減し、コア業務に集中したい方

■このテンプレートを使うメリット

  • Gmailでのメール受信をトリガーに、Mailchimpへ自動でコンタクトが追加されるため、これまで費やしていた転記作業の時間を削減できます。
  • システムが自動で情報を処理するため、手作業で発生しがちな連絡先の入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーを防ぎます。

■フローボットの流れ

  1. はじめに、GmailとMailchimpをYoomと連携します。
  2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。
  3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件に合致した場合のみ後続の処理に進むようにします。
  4. 続いて、オペレーションでテキスト抽出機能を使い、メール本文からMailchimpに登録したい氏名やメールアドレスなどの情報を抽出します。
  5. 最後に、オペレーションでMailchimpの「コンタクトをオーディエンスに追加」アクションを設定し、抽出した情報を紐付けて登録を自動化します。

※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

  • 分岐機能では、特定の件名や差出人アドレスを持つメールのみを処理の対象とするなど、任意の条件を設定できます。
  • Mailchimpにコンタクトを追加するアクションでは、登録先となるオーディエンスIDを任意で設定し、適切なリストに振り分けることが可能です。

注意事項

  • Gmail、MailchimpのそれぞれとYoomを連携してください。
  • トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
  • プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
  • 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能(オペレーション)となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
  • ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能(オペレーション)を使用することができます。

GmailとMailchimpの連携フローを作ってみよう

それでは、実際にGmailとMailchimpを連携したフローを作成してみましょう!
今回はYoomを使用して、ノーコードでGmailとMailchimpの連携を進めていきます。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

[Yoomとは]

フローの作成方法

今回は「Gmailで受信した内容をもとに、Mailchimpでコンタクトをオーディエンスに追加する」フローを作成していきます!
作成の流れは大きく分けて以下です。

  • GmailとMailchimpをマイアプリ連携
  • 該当のテンプレートをコピー
  • Gmailのトリガー設定、テキストの抽出設定およびMailchimpのアクション設定
  • トリガーをONにし、フローが起動するかを確認


■概要

Gmailに届くお問い合わせや資料請求のメール、それらの情報を手作業でMailchimpのリストに登録する作業は、時間もかかり入力ミスも起こりがちではないでしょうか。このワークフローは、特定のキーワードを含むメールをGmailで受信した際に、その内容から必要な情報を自動で抽出し、Mailchimpのコンタクトとして追加します。このGmailとMailchimpを連携させることで、面倒な手作業から解放され、見込み顧客へのアプローチを迅速化します。

■このテンプレートをおすすめする方

  • Gmailで受けたリード情報を手動でMailchimpに登録しているマーケティング担当者の方
  • メルマガ配信リストへの登録作業を効率化し、配信業務に集中したいチームリーダーの方
  • 手作業による顧客情報の転記ミスや登録漏れをなくしたいと考えている事業責任者の方

■このテンプレートを使うメリット

  • Gmailにメールが届くと自動でMailchimpにコンタクトが追加されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
  • 手作業でのデータ転記がなくなることで、メールアドレスの入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます

■フローボットの流れ

  1. はじめに、GmailとMailchimpをYoomと連携します
  2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します
  3. 続いて、オペレーションでテキスト抽出機能を選択し、受信したメールの本文から氏名やメールアドレスなどの情報を抽出するよう設定します
  4. 最後に、オペレーションでMailchimpの「コンタクトをオーディエンスに追加」アクションを設定し、抽出した情報を紐付けて登録します

※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

  • Gmailのトリガー設定では、処理対象としたいメールを特定するためのキーワード(件名や差出人など)を任意で設定してください
  • テキスト抽出機能では、ご利用のメールフォーマットに応じて、抽出したい情報(氏名、会社名、メールアドレスなど)のルールを任意で設定してください
  • Mailchimpでコンタクトを追加するアクションでは、追加先のリストを示すオーディエンスIDを任意で設定してください

注意事項

  • Gmail、MailchimpのそれぞれとYoomを連携してください。
  • トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
  • プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

ステップ1:GmailとMailchimpをマイアプリ連携

ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください!

 

Gmailのマイアプリ登録方法
以下のナビをご参照ください。


まずは、Gmailの登録が完了しました!
Mailchimpのマイアプリ登録方法

以下のナビを参考に操作を進めてください。


これで、2つのアプリの登録が完了しました!

ステップ2:テンプレートをコピー

ここからフローボットを作っていきます!
簡単に設定できるようにテンプレートを利用します。
バナーの「試してみる」をクリックしましょう。


■概要

Gmailに届くお問い合わせや資料請求のメール、それらの情報を手作業でMailchimpのリストに登録する作業は、時間もかかり入力ミスも起こりがちではないでしょうか。このワークフローは、特定のキーワードを含むメールをGmailで受信した際に、その内容から必要な情報を自動で抽出し、Mailchimpのコンタクトとして追加します。このGmailとMailchimpを連携させることで、面倒な手作業から解放され、見込み顧客へのアプローチを迅速化します。

■このテンプレートをおすすめする方

  • Gmailで受けたリード情報を手動でMailchimpに登録しているマーケティング担当者の方
  • メルマガ配信リストへの登録作業を効率化し、配信業務に集中したいチームリーダーの方
  • 手作業による顧客情報の転記ミスや登録漏れをなくしたいと考えている事業責任者の方

■このテンプレートを使うメリット

  • Gmailにメールが届くと自動でMailchimpにコンタクトが追加されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
  • 手作業でのデータ転記がなくなることで、メールアドレスの入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます

■フローボットの流れ

  1. はじめに、GmailとMailchimpをYoomと連携します
  2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します
  3. 続いて、オペレーションでテキスト抽出機能を選択し、受信したメールの本文から氏名やメールアドレスなどの情報を抽出するよう設定します
  4. 最後に、オペレーションでMailchimpの「コンタクトをオーディエンスに追加」アクションを設定し、抽出した情報を紐付けて登録します

※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

  • Gmailのトリガー設定では、処理対象としたいメールを特定するためのキーワード(件名や差出人など)を任意で設定してください
  • テキスト抽出機能では、ご利用のメールフォーマットに応じて、抽出したい情報(氏名、会社名、メールアドレスなど)のルールを任意で設定してください
  • Mailchimpでコンタクトを追加するアクションでは、追加先のリストを示すオーディエンスIDを任意で設定してください

注意事項

  • Gmail、MailchimpのそれぞれとYoomを連携してください。
  • トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
  • プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

コピーが成功すると、以下の画面が表示されるので「OK」をクリックします。

これで、マイプロジェクトにテンプレートが保存されます。

ステップ3:Gmailのトリガー設定

続いて、Gmailの設定を行います。
1番上の赤枠をクリックしてください。

  • ここでの設定により、Gmailで特定のキーワードを含むメールを受信するとフローボットが起動します。

続く画面は、すでに設定されているので内容を確認し、次へ進みます。

  • タイトルは変更可能です。
  • 連携するアカウント情報には、マイアプリ登録したアカウントが表示されます。
  • トリガーアクションには、自動化の起点となる操作が設定されています。

トリガーの起動間隔をプルダウンから設定し、キーワードを設定してください。

  • ここで設定した時間間隔ごとに1度、Mailchimpで購読者が追加されたかを確認します。
  • トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかを設定できます。
  • 利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が異なりますが、基本的にはそのプランの最短の起動間隔がおすすめです。

ここで設定したキーワードが含まれるメールを受信するとフローボットが起動します。

今回は、ウェビナーへの参加申し込みメールを受信したらMailchimpにコンタクトを登録することを想定して、「参加」というキーワードを設定しました。

設定後、連携したGmailにキーワードを含むメールを送信してください。

  • 今回は、以下のメールを送信しました。

メールを送信したらYoomに戻りテストを行いましょう。

テストが成功すると、Gmailから取得した値が表示されるので、確認して保存します。
取得した値のは、後のフローで使用します。

ステップ4:メールからMailchimpに登録する項目を抽出する設定

Gmailで受信したメールから、Mailchimpに登録する項目を抽出する設定を行います。
真ん中の赤枠をクリックしてください。

変換タイプを確認して次へ進みます。

  • 変換タイプは、受信するメールの最大文字数に応じて変更してください。

変換タイプは、以下から選択できます。
タスク()内のタスクを消費しますので、使用プランやデータの容量によって選択してください。

対象のテキストに、メール本文を以下のように設定してください。
取得した値を活用することで、値が固定化されず、取得した情報が毎回反映されます。
本文以外にも、件名などを設定できます。

抽出したい項目に、受信メールの中からMailchimpに登録する項目を設定します。
指示内容を任意で設定したら、テストを行いましょう。

テストが成功すると、指定した項目の情報が抽出されるので、確認したら保存してください。

ステップ5:Mailchimpにコンタクトを追加する設定

ここまでに取得した値を利用して、Mailchimpのオーディエンスにコンタクトを追加する設定を行います。
1番下の赤枠をクリックしてください。

続く画面は、先ほどと同様に内容を確認し、次へ進みます。

ここでコンタクトの追加に必要な項目を設定します。
まずオーディエンスIDを候補から選択してください。

続いて、コンタクトに登録する項目を設定します。
これまでに取得した値を利用する場合は、以下のように設定してください。
これにより、受信するメールごとに変わる情報を、Mailchimpのコンタクトへ動的に反映できます。

設定が完了したらテストを行いましょう。

テストが成功すると、Mailchimpにコンタクトが追加されるので確認してください。

コンタクトが追加されたことを確認したら、Yoomに戻り設定を保存します。

ステップ6:トリガーをONにしてフローボットを起動

Mailchimpの設定を保存すると、以下の画面が表示されます。
「トリガーをON」をクリックすると、すべての設定が完了です。

あとでトリガーをONにする場合は、フローボットの一覧画面から設定できます。

MailchimpのデータをGmailに連携したい場合

今回はGmailからMailchimpへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にMailchimpからGmailへのデータ連携もできます。
その場合は、下記のテンプレートも併せて利用してみてくださいね。

Mailchimpで購読者が追加されたら、Gmailに通知する

Mailchimpのオーディエンスリストに新しい購読者が追加された際に、その情報をGmailに通知する連携です。

この仕組みにより、新規リードの発生をスムーズに共有できるため、営業担当者のタイムリーなフォローアップアクションに繋がります。


■概要

Mailchimpに新しい購読者が追加されるたびに、手動で状況を確認し関係者に共有する作業は手間がかかるのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Mailchimpに購読者が追加されると自動でGmailに通知が届く仕組みを構築できます。GmailとMailchimpを連携させることで、手作業による確認漏れや共有の遅れといった課題を解消し、迅速な情報共有を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

  • Mailchimpで管理する購読者リストの更新を、手作業で確認・共有しているマーケティング担当者の方
  • Gmailをメインの連絡ツールとしており、Mailchimpの重要な更新をリアルタイムで把握したいチームの方
  • 購読者獲得後のフォローアップを迅速に行うため、通知プロセスを効率化したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

  • Mailchimpへの購読者追加を自動で検知しGmailに通知するため、手動での確認作業に費やしていた時間を短縮できます
  • 自動で通知が実行されることで、重要な購読者追加の見逃しや関係者への連絡漏れといったヒューマンエラーを防ぎます

■フローボットの流れ

  1. はじめに、GmailとMailchimpをYoomと連携します
  2. 次に、トリガーでMailchimpを選択し、「購読者が追加されたら」というアクションを設定します
  3. 最後に、オペレーションでGmailを選択し、「メールを送る」アクションを設定して、任意の宛先に通知メールが送信されるように設定します

※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

  • Mailchimpのトリガー設定では、通知の対象としたいオーディエンス(audience_id)を任意で設定してください
  • Gmailでメールを送るアクションを設定する際に、通知メールの送信先メールアドレスを任意で設定してください

注意事項

  • Mailchimp、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。

Mailchimpで特定条件の購読者が追加されたら、Gmailに通知する

特定のタグが付与された購読者や、特定のキャンペーン経由で登録された購読者など、条件に合致するコンタクトが追加された場合のみ、Gmailに通知を送ることもできます。

この連携を活用すれば、ホットリードやVIP顧客といった重要なコンタクトの発生をスムーズに共有できるため、優先度の高い購読者へ効率的にアプローチしたいときにおすすめです。


■概要

Mailchimpで新しい購読者が追加されるたびに、手動でリストを確認し、関係者にGmailで通知する作業は手間がかかるだけでなく、見落としのリスクもあります。このMailchimpとGmailを連携するワークフローを活用すれば、特定の条件に合致する購読者が追加された際に、自動で通知メールを送信できるため、こうした課題をスムーズに解消し、重要な購読者の追加を迅速に把握できます。

■このテンプレートをおすすめする方

  • Mailchimpでの購読者管理とGmailでの通知を手作業で行っているマーケティング担当者の方
  • 特定のセグメントの新規購読者に対して、迅速なアプローチをしたいと考えている営業担当者の方
  • MailchimpとGmailの連携を通じて、顧客エンゲージメントの向上を目指しているチームリーダーの方

■このテンプレートを使うメリット

  • Mailchimpに購読者が追加されると自動で通知が届くため、これまで確認作業に費やしていた時間を短縮し、コア業務に集中できます。
  • 手動での確認作業が不要になることで、通知の漏れや遅延といったヒューマンエラーを防ぎ、機会損失のリスクを軽減します。

■フローボットの流れ

  1. はじめに、GmailとMailchimpをYoomと連携します。
  2. 次に、トリガーでMailchimpを選択し、「購読者が追加されたら」というアクションを設定します。
  3. 次に、オペレーションで分岐機能を追加し、特定の条件(例:特定のタグが付いているなど)で処理を分岐させます。
  4. 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、条件に合致した場合にのみ、指定の宛先に通知メールを送信します。

※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

  • Mailchimpのトリガー設定では、通知の対象としたいオーディエンスIDを任意で設定してください。
  • 分岐機能では、購読者の情報(タグやステータスなど)をもとに、通知を送る条件を自由に設定可能です。
  • Gmailでメールを送信するアクションでは、通知を受け取りたいメールアドレスを宛先として任意で設定してください。

注意事項

  • Mailchimp、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
  • 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能(オペレーション)となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
  • ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能(オペレーション)を使用することができます。

GmailやMailchimpを活用したその他の自動化テンプレート

Yoomでは、GmailとMailchimpに関しての様々な業務効率化テンプレートを提供しています。

GmailとMailchimpでの操作をトリガーに、様々な業務工程を自動化することで業務の効率化と人的ミスの削減が可能です。

ご自身の業務に合わせて、これらのテンプレートもぜひ活用してみてくださいね!

Gmailを使った便利な自動化例

Zoomウェビナー終了後、Gmailでフォローメールを自動送信したり、Gmailで受信したメールの内容をAirtableに登録したりと、メール業務を自動化できます。


■概要

GmailのメッセージをDiscordのテキストチャンネルへ転送するフローです。

■このテンプレートをおすすめする方

1.Gmailを顧客企業とのやりとりに使用している方

・取引先企業とのやりとりを担当している営業アシスタント

・対顧客のやりとりに使用しているカスタマーサービス部門の担当者

2.Discordで情報の社内共有を行なっている企業

・担当部署ごとにチャットルームを使用している企業の担当者

・顧客からの情報をいち早くチーム共有したいプロジェクトマネージャー

・デジタルツールを活用してデータの管理を行なっている事務担当者

3.手入力を減らし、業務を効率化したいと考えている方

・業務の自動化を目指している中小企業の経営者

・入力作業の多い総務、事務の担当者

■このテンプレートを使うメリット

・Gmailで受信した内容を自動でDiscordに転送することで、チーム全体への情報共有を即座に行うことができます。

・Gmailの受信内容を引用してDiscordにチャットを送付するため、手入力によるミスを防ぐことができます。

■注意事項

・Gmail、DiscordのそれぞれとYoomを連携させてください。

・GmailをYoom連携し、Gmailをトリガーとして使用した際の転送処理については下記を参照ください。

https://intercom.help/yoom/ja/articles/7266653


■概要

Gmailで受信したお問い合わせ内容をAirtableに登録するフローです。

■このテンプレートをおすすめする方

1.外部との連絡手段として主にGmailを利用している企業

・Gmailを使って多くの問い合わせを受けており、その管理に手間を感じている方

2.基幹データベースとしてAirtableを活用している企業

・手動でのデータ入力を自動化することで業務効率を向上させたい方

・Airtableにお問い合わせの内容を蓄積している方

■このテンプレートを使うメリット

このフローを使うメリットはいくつかあります。
まず第一に、GmailとAirtableを連携させることで、お問い合わせ内容を一元管理できる点が挙げられます。
これにより、問い合わせの見落としや対応漏れのリスクを減少させることができます。

また、Airtableの柔軟なデータ管理機能を活用して、問い合わせ内容をカテゴリ別やステータス別に整理することも容易です。
これにより、担当者はお問い合わせの情報を管理しやすくなります。
お問い合わせから得られた重要な知見を有効活用することができるため、顧客満足度の向上に寄与します。

■注意事項

・AirtableとGmailのそれぞれとYoomを連携してください。

・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。

・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能(オペレーション)を使用することができます。


■概要

Gmailで受信した請求書や重要書類の添付ファイルを、手動でGoogle Driveに保存する作業に手間を感じていませんか?
一つ一つ対応していると時間がかかり、保存忘れなどのミスが発生することもあります。
このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のラベルが付いたメールを受信した際に、添付ファイルを自動でGoogle Driveにアップロードすることが可能になり、ファイル管理業務を効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方

  • Gmailで受信する添付ファイルのダウンロードや整理に時間を要している方
  • 取引先からの請求書などをGoogle Driveで一元的に管理したい経理担当者の方
  • 手作業によるファイルの保存漏れや、格納場所の間違いなどのミスを防ぎたい方

■このテンプレートを使うメリット

  • Gmailでメールを受信するだけで添付ファイルが自動保存されるため、手作業でのファイル管理にかかる時間を削減できます。
  • 手動でのアップロード作業がなくなることで、ファイルの保存漏れや格納フォルダの間違いといったヒューマンエラーを防止します。

■フローボットの流れ

  1. はじめに、GmailとGoogle DriveをYoomと連携します。
  2. トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」アクションを設定します。
  3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、メールに添付ファイルがある場合のみ後続の処理に進むよう設定します。
  4. 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、受信した添付ファイルを指定のフォルダにアップロードします。

※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

  • Gmailのトリガー設定で、自動化の対象とするメールを識別するためのラベルを任意で設定してください。
  • 添付ファイルの有無で処理を分ける分岐の条件は、必要に応じて任意の内容に設定することが可能です。
  • Google Driveにファイルをアップロードする際、保存先のフォルダIDやファイル名を任意で設定してください。

■注意事項

  • Gmail、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
  • トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
  • プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
  • メールの自動振り分け設定で指定ラベルの添付ファイルの有無を判別している場合、分岐設定は不要です。
  • 分岐機能(オペレーション)はミニプラン以上、Shopifyとの連携はチームプラン以上でご利用いただけます。対象外のプランの場合は設定しているオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
  • 有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能(オペレーション)を使用できます。

■概要

Googleフォームが送信されたら回答者に自動でGmailを返信するフローです。

■このテンプレートをおすすめする方

1.業務効率化・自動化を進めたい方

・定型的なメール送信作業を自動化して業務効率を向上させたい方

・他のGoogle Workspaceアプリと連携した自動化フローを構築したい方

2.Googleフォームを活用して情報収集を行う方

・Googleフォームの送信後に回答者へのお礼や確認メールを手動で送信する手間を省きたい方

・回答者への対応漏れを防いで顧客満足度を高めたい方

■このテンプレートを使うメリット

Googleフォームは情報収集に非常に便利なツールですが、送信者への迅速な対応は顧客満足度向上や良好な関係構築に不可欠です。しかし、フォーム送信のたびに手動でGmailを返信するのは、時間と手間がかかってしまい対応漏れが発生するリスクもあります。

このフローを活用すれば、Googleフォームが送信されたら、自動的に回答者にGmailが返信されるため、対応者は手作業での返信作業を行う必要がなくなり業務効率が大幅に向上します。また人的ミスのリスクも軽減されることで、より迅速かつ正確な対応が可能になります。

■注意事項

・Googleフォーム、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。

・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。

https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133


■概要

ウェビナー開催後のフォローメールは重要ですが、参加者リストをもとに手作業で対応するのは時間がかかり、送信漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Zoomでのウェビナー終了をきっかけに、参加者情報をもとにGmailでフォローメールを自動で送信できます。この自動化により、迅速で確実なフォローアップが実現し、煩雑な手作業から解放されます。

■このテンプレートをおすすめする方

  • Zoomウェビナー後のフォローメールを手作業で送信し、手間を感じている方
  • ウェビナー参加者への迅速なフォローで、エンゲージメントを高めたい担当者の方
  • 手作業によるメールの送信漏れや宛先間違いなどのヒューマンエラーをなくしたい方

■このテンプレートを使うメリット

  • ウェビナー終了後、参加者リストを基にしたメール送信が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
  • 手作業による宛先間違いや送信漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、参加者全員へ確実なフォローアップが可能です。

■フローボットの流れ

  1. はじめに、ZoomとGmailをYoomと連携します。
  2. 次に、トリガーでZoomを選択し、「ミーティングが終了したら」というアクションを設定します。
  3. 続いて、オペレーションでZoomの「ウェビナー登録者の一覧を取得」アクションを設定し、終了したウェビナーの参加者情報を取得します。
  4. 次に、オペレーションで「繰り返し」機能を利用し、取得した参加者一人ひとりに対して後続の処理を実行するよう設定します。
  5. 最後に、繰り返し処理の中でGmailの「メールを送る」アクションを設定し、各参加者にフォローメールを送信します。

※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

  • Yoomと連携するZoomアカウントおよびGmailアカウントは、実際に業務で使用しているアカウントに設定してください。
  • Gmailの「メールを送る」アクションでは、送信するメールの件名や本文を自由に設定できます。Zoomから取得した参加者の氏名などの情報を差し込むことも可能です。
  • フォローメールを送信する対象のウェビナーは、トリガー設定で任意に指定してください。

Mailchimpを使った便利な自動化例

Acuity SchedulingやZoho Formsで送信された情報をもとにMailchimpにコンタクトを追加したり、Mailchimpのメールが開封されたらSlackやMicrosoft Excelに通知したりと、顧客管理や情報共有を自動化できます。


■概要

Acuity Schedulingで受け付けた予約情報を、手作業でMailchimpに登録していませんか。この作業は時間がかかるだけでなく、メールアドレスの入力ミスや登録漏れといったヒューマンエラーの原因にもなります。このワークフローを活用すれば、Acuity Schedulingで新しいアポイントが登録されると、自動でMailchimpにコンタクト情報が追加されるため、こうした課題を円滑に解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

  • Acuity SchedulingとMailchimpの両方を利用し、顧客リスト管理を手作業で行っている方
  • 予約者へのフォローアップメール配信などを効率化したいマーケティングや営業担当者の方
  • 手作業による転記ミスをなくし、常に最新の顧客情報を維持したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

  • Acuity Schedulingでの予約登録を起点に、自動でMailchimpへコンタクトが追加されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
  • 手作業でのデータ転記が不要になるため、情報の入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減することに繋がります。

■フローボットの流れ

  1. はじめに、Acuity SchedulingとMailchimpをYoomと連携します。
  2. 次に、トリガーでAcuity Schedulingを選択し、「Webhookを受信したら」というアクションを設定します。
  3. 続いて、オペレーションでAcuity Schedulingの「アポイント情報の取得」アクションを設定し、登録された予約情報を取得します。
  4. 最後に、オペレーションでMailchimpの「コンタクトをオーディエンスに追加」アクションを設定し、取得した情報を基にオーディエンスへコンタクトを追加します。

※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

  • Mailchimpにコンタクトを追加する際、前のステップで取得したAcuity Schedulingの予約情報(氏名やメールアドレスなど)を、Mailchimpの任意の項目に変数として設定してください。
  • 特定のキャンペーン参加者を示すタグなど、すべてのコンタクトに共通の情報を付与したい場合は、固定値を設定することも可能です。
  • Acuity Schedulingのトリガー「Webhookを受信したら」では、特定の動きを検知してトリガーが起動するよう設定できます。今回はアポイントが登録された際に起動するよう設定します。

■注意事項

  • Acuity Scheduling、MailchimpのそれぞれとYoomを連携してください。

■概要

Mailchimpで新しいメールが開封されたら、Slackに通知するフローです。

■このテンプレートをおすすめする方

1.Mailchimpを利用するマーケティング担当者

・メール開封をリアルタイムで把握して顧客エンゲージメントを向上させたい方

・特定のキャンペーンやセグメントのメール開封をトリガーにしてSlackで通知を受け取り迅速なフォローアップアクションを取りたい方

2.Mailchimpのメール開封状況を把握したいチームメンバー

・顧客の反応をいち早く知り、対応策を検討したい方

・重要なメールの開封状況をSlackで共有し、チーム内での連携を強化したい方


■このテンプレートを使うメリット

Mailchimpを活用したメールマーケティングにおいてメール開封情報は顧客エンゲージメントを測る重要な指標です。しかし開封されたメールを一つ一つ確認してSlackなどのコミュニケーションツールに手動で通知するのは様々な労力がかかる作業です。

このフローを活用すれば、メールが開封されると同時にSlackに通知が届くためリアルタイムでの情報共有が可能となり、顧客の興味関心をいち早く把握して、迅速なフォローアップや個別対応を実現することができます。

また、Slackのチャンネル通知機能を活用することによって特定のメンバーやチームへの情報共有も容易となります。

■注意事項

・Mailchimp、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。


■概要

Zoho Formsで集めたイベント申込者や問い合わせの情報を、手作業でMailchimpに登録していませんか?この作業は単純ですが時間がかかり、入力ミスや登録漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Zoho Formsへのフォーム送信をきっかけに、Mailchimpへコンタクト情報を自動で追加できるため、手作業による手間やミスをなくし、迅速な顧客対応を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

  • Zoho Formsで得たリード情報を手作業でMailchimpに転記しているマーケティング担当者の方
  • フォームからのリード登録を迅速化し、機会損失を防ぎたいと考えている営業担当者の方
  • Zoho FormsとMailchimp間の連携を自動化し、業務の属人化を防ぎたいチームリーダーの方

■このテンプレートを使うメリット

  • Zoho Formsへの情報送信後、自動でMailchimpにコンタクトが追加されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
  • 手作業でのデータ転記が不要になることで、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、顧客情報の正確性を保つことに繋がります。

■フローボットの流れ

  1. はじめに、Zoho FormsとMailchimpをYoomと連携します。
  2. 次に、トリガーでZoho Formsを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します。
  3. 最後に、オペレーションでMailchimpを選択し、「コンタクトをオーディエンスに追加」のアクションを設定し、フォームから取得した情報を紐付けます。

※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

  • Mailchimpのオペレーション設定では、コンタクトを追加したいオーディエンスを任意で指定することが可能です。
  • Zoho Formsのトリガーで取得した氏名やメールアドレスなどの情報を、Mailchimpに登録するコンタクト情報の各項目に埋め込むことができます。

注意事項


■概要

Mailchimpで配信したメルマガの開封状況を確認し、手作業でMicrosoft Excelにリストアップしていませんか?この作業は時間がかかるだけでなく、コピー&ペーストのミスや更新漏れが発生しやすい業務の一つです。このワークフローを活用すれば、Mailchimpでメールが開封されるたびに、開封者の情報が自動でMicrosoft Excelの指定したファイルに追加されるため、手作業による手間やミスをなくし、効率的なリスト管理を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

  • Mailchimpの開封者リストを手動でMicrosoft Excelに転記している方
  • メールマーケティングの分析や効果測定をより効率的に行いたいと考えている方
  • 手作業によるデータ入力のミスをなくし、常に正確なリストを維持したい方

■このテンプレートを使うメリット

  • Mailchimpでメールが開封されると、自動でMicrosoft Excelへデータが追加されるため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
  • 手作業でのデータ転記が不要になるため、入力間違いや更新漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保つことに繋がります。

■フローボットの流れ

  1. はじめに、MailchimpとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
  2. 次に、トリガーでMailchimpを選択し、「メールが開封されたら」というアクションを設定します。
  3. 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、トリガーで取得した開封者の情報を指定のファイルに追加します。

※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

  • Microsoft Excelの「レコードを追加する」アクションにて、情報を記録したいファイル名とシート名を任意で設定してください。
  • どの列にどの情報を追加するかを、Mailchimpのトリガーから取得したデータ(メールアドレス、開封日時など)と紐付けて指定します。固定のテキストを入力することも可能です。

■注意事項

  • Mailchimp、Microsoft ExcelとYoomを連携してください。
  • トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
  • プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
  • Microsoft365(旧Office365)には、家庭向けプランと一般法人向けプラン(Microsoft365 Business)があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
  • Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては下記をご参照ください。
    https://intercom.help/yoom/ja/articles/9003081

■概要

Mailchimpで獲得した新しいコンタクト情報をその都度Google スプレッドシートに手入力で転記する作業は、手間がかかる上にミスも発生しがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Mailchimpに新しい購読者が追加されるとその情報が自動でGoogle スプレッドシートの指定した行に追加されるため、こうした定型業務の負担を解消し、より重要な業務に集中できます。

■このテンプレートをおすすめする方

  • MailchimpとGoogle スプレッドシートを併用し、手作業でのデータ転記に課題を感じている方
  • リード管理の効率化を目指しており、入力ミスや情報更新の漏れをなくしたいマーケティング担当者の方
  • SaaS間のデータ連携を自動化し、チーム全体の生産性を向上させたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

  • Mailchimpにコンタクトが登録されると、自動でGoogle スプレッドシートにデータが追加されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
  • 手作業でのデータ転記が不要になることで、入力間違いや更新漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、データの正確性を保つことに繋がります。

■フローボットの流れ

  1. はじめに、MailchimpとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
  2. 次に、トリガーでMailchimpを選択し、「購読者が追加されたら(Webhook)」というアクションを設定します。
  3. 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートを選択し、「レコードを追加する」アクションを設定し、Mailchimpから取得した情報を紐付けます。

※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

  • Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションでは、どの列にどの情報を追加するかを任意に設定できます。例えば、Mailchimpから取得した氏名やメールアドレスといった動的な値と、スプレッドシートのヘッダー項目を自由に結びつけることが可能です。
  • 各列に追加する情報として、Mailchimpから取得したデータだけでなく、「Mailchimp経由」のような任意の固定テキストを設定することもできます。

■注意事項

  • Mailchimp、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。

まとめ

自動化を利用することで、GmailからMailchimpへのデータ転記作業の手間を完全に削減し、入力ミスといったヒューマンエラーを防ぐことができます。

これにより、担当者は面倒なリスト管理業務から解放され、メルマガのコンテンツ企画やキャンペーン分析といった、本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整うはずです!

今回ご紹介したような業務の自動化は、ノーコードツールの「Yoom」を使えばプログラミングの知識がない方でも、画面の指示に従って設定するだけで業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください!

関連記事:Google スプレッドシートと連携したフローを紹介した記事

よくあるご質問

Q:メールの内容に応じて、Mailchimpのタグを付け分けることは可能ですか?

A:

メールに指定したいタグが含まれていれば可能です。まず、テキストを抽出する設定でメール本文からタグに登録する項目を取得します。
その後、Mailchimpの設定でタグに取得した値を選択することでタグを付け分けることができます。

Q:同じ連絡先が送られてきた場合、重複登録されますか?

A:

同じ連絡先を重複登録することはありません。
Mailchimpでは、同じメールアドレスのコンタクトを追加することができないためです。
もし同じ連絡先からメールを受信した際にフローボットが起動しても、Mailchimpのオペレーションでエラーとなるため、重複登録を避けることができます。

Q:連携がエラーになった場合、どのように検知・対処できますか?

A:

アプリ連携時に「認証に失敗しました」「権限が無い」「設定内容に誤りがある」などのエラーメッセージがYoom画面上に表示されます。

また、フローボットがエラーになると、Yoomに登録する際に設定したメールアドレスに通知が送られます。
通知内容にはエラーになったオペレーションも記載されているので、エラーの発生個所がすぐにわかります。
エラー内容を確認のうえ、トリガーやオペレーションを修正いただき、必要に応じてフローボットを再度起動ください。なお、通知先は、メールの他にSlackやChatwarkも設定できます。

エラーが起きた際の対応方法については下記のサイトをご参照ください。

Yoomを使えば、今回ご紹介したような連携を
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この記事を書いた人
Suguru Nakazawa
Suguru Nakazawa
個人ブログを5年以上運営してきました。 執筆時は、読者様が知りたい情報をわかりやすく解説することを大切にしています。 ブログ運営で学んだライティング経験をもとに、複雑な業務もノーコードで自動化できるYoomの使い方や魅力をわかりやすくご紹介します。
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