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とにかく早く試したい方へ
YoomにはGmailで受信した特定のメールをGoogle Chatに自動通知するためのテンプレートが用意されているので、今すぐ試したい方は以下のバナーをクリックしてスタートしましょう！
■概要 日々の業務で利用するGmailには、重要な情報から広告まで様々なメールが届き、その確認やチームへの共有に手間がかかっていませんか。特に、Google ChatとGmailを併用している場合、手作業での情報連携は非効率であり、共有漏れのリスクも伴います。このワークフローは、Gmailで特定のメールを受信した際に、その内容をAIが自動で要約しGoogle Chatへ通知するものです。この連携により、情報共有のプロセスを効率化し、重要な情報の見落としを防ぎます。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
「Gmailに届いた重要なお知らせを、チームで使っているGoogle Chatにコピペして共有している…」
「毎日大量に届くメールの中から、特定の情報を探して通知するのが手間で、対応が遅れてしまうことがある…」
このように、GmailとGoogle Chatを日常的に利用する中で、手作業での情報共有に非効率さや課題を感じていませんか？
もし、Gmailで受信した特定のメールをGoogle Chatに自動通知する仕組みがあれば、情報共有の遅延や転記ミスのリスクから解放され、迅速で正確なコミュニケーションを実現します。
これにより、本来集中すべき重要な業務に時間を使えるようになるでしょう！
今回ご紹介する自動化の設定は、専門的な知識がなくてもノーコードで簡単に設定できます。
ぜひこの機会に導入して日々の定型業務を効率化してみましょう！
GmailとGoogle Chatの基本的な連携方法
GmailとGoogle Chatの連携は、業務効率を上げるのに便利ですが、いくつか面倒な点もあります。基本的な設定では、Google Workspaceでチャット機能を有効にして、Gmailからの通知をGoogle Chatに送ることができますが、通知の設定に制限があったり、カスタマイズがちょっと難しかったりします。
こうした問題を解決するためには、もっとシンプルで柔軟に使えるツールが必要です。YoomならGmailとGoogle Chatの連携を簡単に設定でき、複数のアプリをノーコードでスムーズに連携させることができるので、業務の自動化がぐっと楽になりますよ。
GmailとGoogle Chatを連携してできること
GmailとGoogle ChatのAPIを連携させることで、これまで手動で行っていた情報共有タスクを自動化できます！
気になる自動化例の「試してみる」をクリックしてアカウント登録するだけで、すぐにGmailとGoogle Chatの連携を実際に体験できます。
登録はたったの30秒で完了するので、ぜひ気軽にお試しください！
Gmailでメールを受信したら内容を要約して、Google Chatに通知する
Gmailで受信した長文メールをAIが要約し、その結果をGoogle Chatに通知します。
重要なメールの内容を瞬時に把握し、迅速にチームへ共有することが可能になります。
■概要 日々の業務で利用するGmailには、重要な情報から広告まで様々なメールが届き、その確認やチームへの共有に手間がかかっていませんか。特に、Google ChatとGmailを併用している場合、手作業での情報連携は非効率であり、共有漏れのリスクも伴います。このワークフローは、Gmailで特定のメールを受信した際に、その内容をAIが自動で要約しGoogle Chatへ通知するものです。この連携により、情報共有のプロセスを効率化し、重要な情報の見落としを防ぎます。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
Gmailで添付ファイルを受信したら、Google Chatに通知する
見積書や請求書など、重要なファイルが添付されたメールを受信した際にのみ、Google Chatに通知を送ります。
重要なファイルの見落としを防ぎ、関係者への迅速な共有や対応が可能になります。
■概要 Gmailに届く重要な添付ファイル付きのメールを、都度Google Chatでチームに共有する作業は、地味ながらも手間がかかるものです。手作業による共有は、対応の遅れや共有漏れにつながる可能性もあります。このワークフローは、特定のキーワードを含むメールをGmailで受信した際に、その内容を自動でGoogle Chatに通知するものです。この連携により、手作業による情報共有の手間を省き、迅速で確実なチーム連携を実現します。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
GmailとGoogle Chatの連携フローを作ってみよう
それでは、さっそく実際にGmailとGoogle Chatを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでGmailとGoogle Chatの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は、Gmailでメールを受信したら内容を要約して、Google Chatに通知するフローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
■概要 日々の業務で利用するGmailには、重要な情報から広告まで様々なメールが届き、その確認やチームへの共有に手間がかかっていませんか。特に、Google ChatとGmailを併用している場合、手作業での情報連携は非効率であり、共有漏れのリスクも伴います。このワークフローは、Gmailで特定のメールを受信した際に、その内容をAIが自動で要約しGoogle Chatへ通知するものです。この連携により、情報共有のプロセスを効率化し、重要な情報の見落としを防ぎます。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
ステップ1：GmailとGoogle Chatをマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
Gmailのマイアプリ連携
以下の手順をご参照ください。
Google Chatのマイアプリ連携
以下の手順をご参照ください。
※Google Chatとの連携は、Google Workspace環境でのみご利用いただけます。
詳細はこちらをご参照ください。
ステップ2：テンプレートをコピー
Yoomにログインし、下記バナーの「試してみる」をクリックしてください。
■概要 日々の業務で利用するGmailには、重要な情報から広告まで様々なメールが届き、その確認やチームへの共有に手間がかかっていませんか。特に、Google ChatとGmailを併用している場合、手作業での情報連携は非効率であり、共有漏れのリスクも伴います。このワークフローは、Gmailで特定のメールを受信した際に、その内容をAIが自動で要約しGoogle Chatへ通知するものです。この連携により、情報共有のプロセスを効率化し、重要な情報の見落としを防ぎます。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
コピーすると下記画像のようにテンプレートがお使いのYoom管理画面にコピーされるので、OKを押して設定を進めていきましょう。
ステップ3：Gmailのトリガー設定
「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」をクリックします。
タイトルは任意で変更可能です。
Gmailと連携するアカウント情報を確認し、トリガーアクションは「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」のままで「次へ」をクリックします。
編集欄をクリックし、5分、10分、15分、30分、60分から選択できます。
ご利用プランにより設定できる最短の間隔が異なるため、ご注意ください。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
次に特定のキーワードを入力します。
テキストボックス下部の説明通り、検索演算子の利用もできます。
今回は「subject:」という演算子を使って、件名の単語やフレーズでメールを検索し、キーワード「重要」を設定しました。
※検索演算子の詳細はこちらをご参照ください。
ここまでの設定が完了したらGmailにキーワードを含んだメッセージを送信します。
今回はこのように送信してみました！ぜひ参考にしてみてくださいね！
Yoomの画面に戻り「テスト」を実行します。
テストに成功すると、取得した値の各項目の横に先ほど送信したGmailの詳細情報が表示されます。
「保存する」をクリックしてください。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
ステップ4：要約設定
「要約する」をクリックします。
タイトルは任意で変更できます。
要約する際に使用するGPTの種類と、最大文字数を運用に合わせて任意で選択してください。
()内のタスクを消費します。
要約対象のテキストを選択します。
編集欄をクリックし、取得した値の「特定のキーワードに一致するメール」を選択し、本文を選んでください。
次に、要約する文字数の上限を設定してください。
要約の条件を任意で設定します。
出力したい言語を入力し「テスト」をクリックします。
テストに成功したら「保存する」をクリックします。
ステップ5：Google Chatにメッセージを送信する設定
「メッセージを送信」をクリックします。
こちらもタイトルは任意で変更できます。
Google Chatと連携するアカウント情報を確認し、トリガーアクションは「メッセージを送信」のままで「次へ」をクリックします。
要約したGmailの内容を投稿するスペースを選択します。
編集欄をクリックし、候補から対象のスペースを選んでください。
メッセージ内容は自由にカスタマイズできますので、必要な情報を入力してください。
編集欄をクリックして取得した値を選択すると、Gmailと要約の情報を簡単に引用できます。
入力が完了したらテストを実行します。
テストに成功したら、「保存する」をクリックします。
ステップ6：トリガーをONにして起動準備完了
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
実際にフローボットを起動して、Gmailに特定のキーワード含むメールを送信し、要約した内容がGoogle Chatに通知されるか確認してみてくださいね！
Google ChatのデータをGmailに連携したい場合
今回はGmailからGoogle Chatへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にGoogle ChatからGmailへのデータ連携を実施したい場合もあるかと思います。
その際は、下記のテンプレートも併せてご利用くださいね！
Google Chatでメッセージが投稿されたら内容を要約して、Gmailに通知する
投稿されたメッセージの要点をAIが自動でまとめてGmailに送信可能です。
重要な議論を見逃すことなく、効率的に内容を把握できます。
■概要 Google Chatでの活発なコミュニケーションの中で、重要な情報が埋もれてしまい、後から内容を追うのに手間がかかっていませんか。このワークフローは、Google Chatに投稿されたメッセージをAIが自動で要約し、指定した宛先にGmailで通知します。これにより、Gmailで通知を受け取るだけで重要な議論や決定事項を効率的に把握でき、情報の見落としを防ぎます。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
Google Chatで特定条件のメッセージが投稿されたら、Gmailに通知する
自分宛てのメンションや特定のキーワードが含まれるメッセージのみをGmailに通知します。
無関係な通知に埋もれることなく、重要な投稿だけを確認できますよ！
■概要 日々の業務でGoogle Chatを利用していると、次々と流れてくるメッセージの中に重要な連絡が埋もれてしまうことはないでしょうか。特に複数のスペースに参加している場合、全ての情報を追いかけるのは大変であり、確認漏れが発生する可能性もあります。このワークフローは、Google Chatに特定の条件を満たすメッセージが投稿された際に、自動でGmailに通知を送信します。このGoogle ChatとGmailの効果的な連携により、重要なコミュニケーションの見逃しを防ぎ、迅速な対応を可能にします。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
GmailとGoogle ChatのAPIを使ったその他の自動化例
Gmailでは、受信した名刺画像のOCR読み取りや商談メールの自動登録など、営業やサポート業務を効率化する自動化が可能です。
Google Chatでは、フォーム回答やタスクの進捗情報などを即時に通知でき、チーム内の情報共有をスムーズに行えます。
Gmailを使った便利な自動化例
Gmailで受信したメールの内容をもとに、HubSpotやkintone、Google スプレッドシートなどと自動連携できます。
対応漏れを防ぎながら、名刺情報や問い合わせ内容のデジタル化・一元管理が可能です。
■概要 日々の業務でGmailとMicrosoft Teamsの両方を利用していると、重要なメールをチームに共有するために手動でコピー＆ペーストする作業が発生し、手間や通知漏れが起こりがちではないでしょうか。特に、見逃しが許されない重要な通知や問い合わせを扱う場面では、確実な情報伝達が求められます。このワークフローは、Gmailで特定のラベルが付いたメールを受信した際に、その内容を自動でMicrosoft Teamsの指定チャネルへ通知するものです。この連携により、Microsoft TeamsとGmail間での手作業による情報共有をなくし、迅速かつ正確なコミュニケーションを実現します。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ■このワークフローのカスタムポイント ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■注意事項 ■概要 Gmailで受信したお問い合わせメールの内容をkintoneに登録するフローです。 ■このテンプレートをおすすめする方 1.外部との連絡手段として主にGmailを利用している企業 ・Gmailを使って多くの問い合わせを受けており、その管理に手間を感じている方 2.基幹データベースとしてkintoneを活用している企業 ・手動でのデータ入力を自動化することで業務効率を向上させたい方 ・kintoneにお問い合わせの内容を蓄積している方 ■このテンプレートを使うメリット このフローを使うメリットはいくつかあります。 また、kintoneの柔軟なデータ管理機能を活用して、問い合わせ内容をカテゴリ別やステータス別に整理することも容易です。 ■注意事項 ・GmailとkintoneのそれぞれとYoomを連携してください。 ・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 ・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 ・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。 ■概要 Gmailで受信したお問い合わせや注文内容を、都度Google スプレッドシートに手作業でコピー＆ペーストしていませんか？ ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項 ■概要 「Gmailで受信した見込み顧客の商談希望メールの内容からHubSpotで取引を作成する」フローは、営業活動の効率化をサポートする業務ワークフローです。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット Gmailで受信した内容を元に手作業で取引を作成するのは、ヒューマンエラーの発生リスクを高めます。 ■概要 展示会や商談で交換した名刺を、一枚ずつ手作業でデータ化していませんか？顧客リストへの転記やお礼メールの送信は時間がかかるうえ、入力ミスや対応漏れといった課題も発生しがちです。このワークフローを活用すれば、Googleフォームで受け取った名刺画像をOCR機能で読み取り、Google スプレッドシートへの記録とGmailでのお礼メール送信までを一貫して自動化し、こうした名刺管理にまつわる業務を効率化します。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
まず、Gmailとkintoneを連携させることで、お問い合わせ内容を一元管理できる点が挙げられます。
これにより、問い合わせの見落としや対応漏れのリスクを減少させることができます。
これにより、担当者はお問い合わせの情報を管理しやすくなります。
お問い合わせから得られた重要な知見を有効活用することができるため、顧客満足度の向上に寄与します。
こうした定型的な転記作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーの原因にもなりがちです。
このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信するだけで、その内容を自動でGoogle スプレッドシートに反映させることができ、データ管理の効率化を実現します。
このフローを活用することで、営業チームがGmailで受け取る見込み顧客からの商談希望メールを自動的に解析し、HubSpotに取引を作成します。
これにより、手動での入力作業を減らし、迅速なフォローアップが可能になります。
複数のツールを連携させることで、営業プロセス全体のスムーズな管理を実現します。
Google Chatを使った便利な自動化例
Google Chatは、さまざまなアプリからの情報通知に活用できます。
フォーム回答や課題更新などを即時で共有でき、チーム内の情報連携を効率化できるはずです！
■概要 Backlogで課題にコメントが追加されたら、Google Chatの特定のスペースに通知するフローボットです。 通知先のスペースや通知内容を自由に変更してご利用ください。 ■注意事項 ・Backlog、Google ChatそれぞれとYoomを連携してください。 ・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細はこちらをご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336 ◼️概要 Slackの特定のチャンネルに投稿された内容をGoogle Chatのスペースに自動で通知するフローボットです。 自社ではGoogle Chatを活用しているけれど、取引先とのやりとりでSlackを利用していて、Google Chatに通知を集約したい場合などにご利用ください。 ◼️注意事項 ・Google Chat、SlackそれぞれのアプリとYoomの連携が必要です。 ・SlackのチャンネルIDやGoogle Chatの投稿先のスペースなどの設定は自由に変更してご利用ください。 ・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。 ・詳細はこちらをご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336 ■概要 Jira Softwareで新しい課題が登録されたら、Google Chatに課題内容を通知するフローです。 Jira SoftwareとGoogle Chatを連携すると、課題の内容をチームメンバーと簡単に共有することができ、共有や管理の抜け漏れを防げます。 Jira Softwareに登録する内容を自由に変更してご利用ください。 ■注意事項 ・Jira Software、Google ChatそれぞれとYoomを連携してください。 ・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細はこちらをご参照ください。 ◼️概要 フォームに入力された問い合わせ内容をGoogleスプレッドシートに追加し、同時にGoogle Chatに通知するシステムを構築します。 フォームの内容を普段使用する指定のGoogleスプレッドシートに追加し、情報管理を自動化することができます。 また、フォームに回答された内容やGoogleスプレッドシートに追加された旨をGoogle Chatに通知することで、情報の蓄積と共有を一貫して行うことが可能です。 ◼️注意事項 ・Google Chat、GoogleスプレッドシートとYoomの連携が必要です。 ・連携するGoogleスプレッドシートの設定は自由に変更してご利用ください。 ・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細はこちらをご参照ください。
まとめ
GmailとGoogle Chatの連携を自動化することで、これまで手作業で行っていたアプリケーション間の情報伝達の手間を削減し、ヒューマンエラーによる共有漏れを防ぐことができます。
これにより、担当者は正確な情報をタイムリーに把握し、チーム全体のコミュニケーションが円滑になり、コア業務に集中できる環境が整うはずです！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
関連記事：Gmailで特定のキーワードに一致するメールと連携したフローを紹介した記事
よくあるご質問
Q：プランによる機能制限はありますか？
A：Yoomには、各プランごとに利用可能な機能や、毎月の無料タスク数・無料ライセンス数が異なります。
詳しい機能比較や料金プランについては、以下のヘルプページをご参照ください。
Q：設定したのに自動通知が届かない場合、何を確認すべきですか？
A：フローボットが起動中にエラーが発生した時は、Yoomに登録したメールアドレス宛に通知が届きます。通知内容にエラーの詳細が記載されているので、内容を修正してください。
修正後、再度フローボットを起動して、正常に作動するか確認しましょう。
エラー時の対応方法についてはこちらをご確認ください。
Q：「Aさんから」かつ「件名にB」など複数の条件を組み合わせられますか？
A：はい、分岐条件を追加することで登録対象となる内容も細かく絞り込むことができます。
ただ、分岐設定は有料プランでご利用いただけます。詳しくはこちらをご確認ください。
