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Yoomには<span class="mark-yellow">Gmailで受信した特定のメールをGoogle Chatに自動通知するためのテンプレート</span>が用意されているので、今すぐ試したい方は以下のバナーをクリックしてスタートしましょう！
「Gmailに届いた重要なお知らせを、チームで使っているGoogle Chatにコピペして共有している…」
「毎日大量に届くメールの中から、特定の情報を探して通知するのが手間で、対応が遅れてしまうことがある…」
このように、GmailとGoogle Chatを日常的に利用する中で、手作業での情報共有に非効率さや課題を感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">Gmailで受信した特定のメールをGoogle Chatに自動通知する仕組み</span>があれば、情報共有の遅延や転記ミスのリスクから解放され、迅速で正確なコミュニケーションを実現します。
これにより、本来集中すべき重要な業務に時間を使えるようになるでしょう！
今回ご紹介する自動化の設定は、専門的な知識がなくてもノーコードで簡単に設定できます。
ぜひこの機会に導入して日々の定型業務を効率化してみましょう！
GmailとGoogle Chatの連携は、業務効率を上げるのに便利ですが、いくつか面倒な点もあります。基本的な設定では、Google Workspaceでチャット機能を有効にして、Gmailからの通知をGoogle Chatに送ることができますが、通知の設定に制限があったり、カスタマイズがちょっと難しかったりします。
こうした問題を解決するためには、もっとシンプルで柔軟に使えるツールが必要です。YoomならGmailとGoogle Chatの連携を簡単に設定でき、複数のアプリをノーコードでスムーズに連携させることができるので、業務の自動化がぐっと楽になりますよ。
GmailとGoogle ChatのAPIを連携させることで、これまで手動で行っていた情報共有タスクを自動化できます！
気になる自動化例の「試してみる」をクリックしてアカウント登録するだけで、すぐにGmailとGoogle Chatの連携を実際に体験できます。
登録はたったの30秒で完了するので、ぜひ気軽にお試しください！
Gmailで受信した長文メールをAIが要約し、その結果をGoogle Chatに通知します。
<span class="mark-yellow">重要なメールの内容を瞬時に把握し、迅速にチームへ共有することが可能</span>になります。
見積書や請求書など、重要なファイルが添付されたメールを受信した際にのみ、Google Chatに通知を送ります。
<span class="mark-yellow">重要なファイルの見落としを防ぎ、関係者への迅速な共有や対応が可能</span>になります。
それでは、さっそく実際にGmailとGoogle Chatを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでGmailとGoogle Chatの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は、Gmailでメールを受信したら内容を要約して、Google Chatに通知するフローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
Gmailのマイアプリ連携
以下の手順をご参照ください。
Google Chatのマイアプリ連携
以下の手順をご参照ください。
※Google Chatとの連携は、Google Workspace環境でのみご利用いただけます。
詳細はこちらをご参照ください。
Yoomにログインし、下記バナーの「試してみる」をクリックしてください。
コピーすると下記画像のようにテンプレートがお使いのYoom管理画面にコピーされるので、OKを押して設定を進めていきましょう。
「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」をクリックします。
タイトルは任意で変更可能です。
Gmailと連携するアカウント情報を確認し、トリガーアクションは「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」のままで「次へ」をクリックします。
編集欄をクリックし、5分、10分、15分、30分、60分から選択できます。
ご利用プランにより設定できる最短の間隔が異なるため、ご注意ください。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
次に特定のキーワードを入力します。
テキストボックス下部の説明通り、検索演算子の利用もできます。
今回は「subject:」という演算子を使って、件名の単語やフレーズでメールを検索し、キーワード「重要」を設定しました。
※検索演算子の詳細はこちらをご参照ください。
ここまでの設定が完了したらGmailにキーワードを含んだメッセージを送信します。
今回はこのように送信してみました！ぜひ参考にしてみてくださいね！
Yoomの画面に戻り「テスト」を実行します。
テストに成功すると、取得した値の各項目の横に先ほど送信したGmailの詳細情報が表示されます。
「保存する」をクリックしてください。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
「要約する」をクリックします。
タイトルは任意で変更できます。
要約する際に使用するGPTの種類と、最大文字数を運用に合わせて任意で選択してください。
()内のタスクを消費します。
要約対象のテキストを選択します。
編集欄をクリックし、取得した値の「特定のキーワードに一致するメール」を選択し、本文を選んでください。
次に、要約する文字数の上限を設定してください。
要約の条件を任意で設定します。
出力したい言語を入力し「テスト」をクリックします。
テストに成功したら「保存する」をクリックします。
「メッセージを送信」をクリックします。
こちらもタイトルは任意で変更できます。
Google Chatと連携するアカウント情報を確認し、トリガーアクションは「メッセージを送信」のままで「次へ」をクリックします。
要約したGmailの内容を投稿するスペースを選択します。
編集欄をクリックし、候補から対象のスペースを選んでください。
メッセージ内容は自由にカスタマイズできますので、必要な情報を入力してください。
編集欄をクリックして取得した値を選択すると、Gmailと要約の情報を簡単に引用できます。
入力が完了したらテストを実行します。
テストに成功したら、「保存する」をクリックします。
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
実際にフローボットを起動して、Gmailに特定のキーワード含むメールを送信し、要約した内容がGoogle Chatに通知されるか確認してみてくださいね！
今回はGmailからGoogle Chatへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にGoogle ChatからGmailへのデータ連携を実施したい場合もあるかと思います。
その際は、下記のテンプレートも併せてご利用くださいね！
投稿されたメッセージの要点をAIが自動でまとめてGmailに送信可能です。
<span class="mark-yellow">重要な議論を見逃すことなく、効率的に内容を把握</span>できます。
自分宛てのメンションや特定のキーワードが含まれるメッセージのみをGmailに通知します。
<span class="mark-yellow">無関係な通知に埋もれることなく、重要な投稿だけを確認</span>できますよ！
Gmailでは、受信した名刺画像のOCR読み取りや商談メールの自動登録など、営業やサポート業務を効率化する自動化が可能です。
Google Chatでは、フォーム回答やタスクの進捗情報などを即時に通知でき、チーム内の情報共有をスムーズに行えます。
Gmailで受信したメールの内容をもとに、HubSpotやkintone、Google スプレッドシートなどと自動連携できます。
対応漏れを防ぎながら、名刺情報や問い合わせ内容のデジタル化・一元管理が可能です。
Google Chatは、さまざまなアプリからの情報通知に活用できます。
フォーム回答や課題更新などを即時で共有でき、チーム内の情報連携を効率化できるはずです！
GmailとGoogle Chatの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたアプリケーション間の情報伝達の手間を削減し、ヒューマンエラーによる共有漏れを防ぐ</span>ことができます。
これにより、担当者は正確な情報をタイムリーに把握し、チーム全体のコミュニケーションが円滑になり、コア業務に集中できる環境が整うはずです！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
関連記事：Gmailで特定のキーワードに一致するメールと連携したフローを紹介した記事
Q：プランによる機能制限はありますか？
A：Yoomには、各プランごとに利用可能な機能や、毎月の無料タスク数・無料ライセンス数が異なります。
詳しい機能比較や料金プランについては、以下のヘルプページをご参照ください。
Q：設定したのに自動通知が届かない場合、何を確認すべきですか？
A：フローボットが起動中にエラーが発生した時は、Yoomに登録したメールアドレス宛に通知が届きます。通知内容にエラーの詳細が記載されているので、内容を修正してください。
修正後、再度フローボットを起動して、正常に作動するか確認しましょう。
エラー時の対応方法についてはこちらをご確認ください。
Q：「Aさんから」かつ「件名にB」など複数の条件を組み合わせられますか？
A：はい、分岐条件を追加することで登録対象となる内容も細かく絞り込むことができます。
ただ、分岐設定は有料プランでご利用いただけます。詳しくはこちらをご確認ください。
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