Gmailのお問い合わせ内容から、Difyで回答案を生成し担当者へメール送付する方法

マイプロジェクトにテンプレートがコピーされます。マイプロジェクトは左のメニューバーからアクセスできます。

ステップ3　アプリトリガー「特定のラベルのメールを受信したら」

テンプレートの1つ目の工程をクリックします。

こちらではGmailの特定のラベルに届いたメールの情報を取得する設定を行います。

(1/2)連携アカウントとアクションを選択

この項目はすでに初期設定されています。

• アプリトリガーのタイトル
• アプリ
• Gmailと連携するアカウント情報
• トリガーアクション

→次へをクリックします。

(1/2)アプリトリガーのAPI詳細設定

• トリガー起動間隔
  • フローの起動間隔を選択します。最短は5分間隔で起動できます。※ご契約のプランによって最短の起動間隔が異なります。

• ラベル
  • Gmailのラベルを選択します。編集欄をクリックすると候補が表示されます。デフォルトの値の下の方に任意で作成したラベルが表示されます。

→テストをクリックします。　→成功します。　以下の項目が取得できます。取得した項目はDifyのプロンプト（指示文）に使用します。

→保存するをクリックします。

ステップ4　アプリと連携する「チャットメッセージを送信」

テンプレートの2つ目の工程をクリックします。

ここではDifyにプロンプト（指示文）を設定します。

(1/2)連携アカウントとアクションを選択

こちらは初期設定済みです。

• タイトル
• アプリ
• Difyと連携するアカウント情報
• アクション

→次へをクリックします。

(2/2)API接続設定

• query
  • 顧客からのお問い合わせ内容を引用します。
  • 編集欄をクリックすると、Gmailで取得したアウトプットが表示されます。事前設定で{{メッセージ内容}}のコードが埋め込まれていますが、他のコードを引用したカスタマイズが可能です。

• users
  • 半角英数字で任意の識別子を設定します。

• 変数必須ではありませんが、活用することでプロンプトや通知をより柔軟で効率的に設定できます。例えば「名前」や「日付」など、動的な情報をプロンプトに自動反映できるため、設定の手間を減らし、ユーザーに最適な対応が可能になります。

→テストをクリックします。　→成功　Difyの回答案（返答内容）を取得できます。

→保存するをクリックします。

ステップ5　メールを送る「メールを送る」

テンプレートの3つ目の工程をクリックします。

こちらでは担当者宛に、Difyで生成した回答案を送信する定型文を作成します。

(1/2)メールの設定

こちらは初期設定済みです。

• タイトル
• アプリ
• Gmailと連携するアカウント情報

◆メール内容

送信先を設定します。今回のフローでは、Difyの回答案を担当者に送信し、その回答案を基に担当者から顧客へ返信を行いますので宛先は【担当者のメールアドレス・またはメーリングリスト】を設定してください。

次に送信する定型文を作成します。

これまでの操作で取得したアウトプットを引用して定型文を作成します。編集欄をクリックすると、プルダウンが開き、取得したアウトプットが表示されます。

• 件名
  • Gmailのアイコンのタブを開くと、件名や本文などの引用コードが表示されます。件名には件名のコードを埋め込むとわかりやすいです。

• 本文
  • Gmailから取得した情報を引用して、お問い合わせ内容を埋め込みます。

• 次に、Difyのアイコンのタブを開きDifyが生成した回答案の引用コードを埋め込みます。

→次へをクリックします。

(2/2)メール送信のテスト

• 作成したメールのプレビューが表示されます。問題がなければテスト送信に進みます。

→テストをクリックします。　→成功　　
→保存するをクリックします。今回の工程は以上になります。

ステップ6　アプリトリガーをONにする

全ての工程が設定されると、設定完了のコンプリート画面が表示されます。

トリガーをONにして、テンプレート左上のトグルでフローボットを起動します。

<span class="mark-yellow">プログラミング不要で、フローボットの設定が簡単に完了しました。</span>今回使用したテンプレートは、こちらです。

GmailやDifyを使ったその他の自動化例

本日ご紹介した連携以外にもGmailやDifyのAPIを活用することで様々な自動化を実現することが可能です。

もし気になるものがあれば、ぜひ試してみてください！

‍‍GmailとDifyを連携した自動化例

Gmailでお問い合わせメールを受信したら回答内容をDifyで作成しチャットツールに通知したり、Googleフォームの情報をもとにDifyで文章を生成してGmailで自動返信したりする連携も可能です。

Difyを活用した自動化例

チャットツールへのお問い合わせの回答をDifyで生成し返答する

ChatworkやSlackなどへのお問い合わせの回答をDifyで生成し自動で返信します。

カスタマーサポートツールに送信されたお問い合わせの回答をDifyで作成してチャットツールに通知する

IntercomやZendeskなどに送信されたお問い合わせの回答をDifyで作成してGoogle ChatやLINE WORKSなどに自動通知します。

フォームでお問い合わせがあったら回答をDifyで作成してチャットツールに通知する

Googleフォームなどでお問い合わせがあったら回答をDifyで作成してSlackやMicrosoft Teamsなどに自動で通知します。

Gmailを活用した自動化例

Gmailで受信したファイルをチャットツールに転送する

Gmailで受信したファイルをSlackやChatworkなどに自動で転送します。

Gmailで受信した内容をデータベースに追加する

Gmailで受信した内容をGoogle スプレッドシートやkintoneなどに自動で追加します。

SFAやCRMからGmailで定型メールを送信する

SalesforceやHubSpotなどの顧客管理ページから、1クリックで定型メールを送信します。

GmailとAI（Dify）を連携した問い合わせ対応のメリット

カスタマーサポート担当者、チームリーダー、サポートチーム全体の視点から、連携のメリットを掘り下げます。

1.回答案の自動生成で対応スピードをアップ

Gmailで受信した問い合わせメールの内容をもとに、Difyが自動で回答案を生成します。この回答案は担当者や指定したメーリングリストに送信されるため、担当者やチームで回答案を確認できます。従来であれば、問い合わせ内容を読んで必要な情報を調べ、それをもとに一から回答文を作成する手順が必要でした。<span class="mark-yellow">この仕組みを使えば、Difyが自動的に適切な回答案を生成し、それを基に内容を調整して送信できるため、一から回答を作成する手順を省けます。</span>その結果、対応スピードが格段に向上し、迅速に顧客対応を行えるようになります。
具体的には、お客様から「アカウントにログインできない」という問い合わせがあった場合、Difyが過去の対応履歴や設定済みのテンプレートを基に、「パスワードのリセット手順」を含む回答案を生成します。この案が担当者に共有され、担当者は案を確認し、必要に応じて微調整し返信できます。これにより、従来の対応方法と比べて返信スピードの向上が可能と考えられます。

2.AIが一貫性のある回答を生成し対応のばらつきを防ぐ

Difyは企業のルールやトーンを学習して、一貫性のある回答案を生成します。<span class="mark-yellow">この仕組みで担当者ごとの回答のばらつきを防ぎ、統一された対応が可能になります。</span>
例えば、新人スタッフが「返品手続きについて」という問い合わせを受けた場合でも、Difyが企業の返品ポリシーを反映した回答案を提示します。この案を参考にすることで、経験が浅いスタッフでも正確な対応を進められます。その結果、チーム全体での回答に一貫性が生まれ、顧客の信頼向上にもつながります。
さらに、チームリーダーにとっては、スタッフ全員がDifyを活用して統一された対応を行うことで、個々のスキルや経験に依存しない運営が可能となります。これにより、スタッフの育成にも集中しやすくなり、チーム全体の成長が期待できます。

3. 業務の属人化を防ぐ仕組み

専門知識が必要な問い合わせでは、一部のスタッフや責任者に案件が集中しがちです。このような状況をDifyがサポートします。Difyは問い合わせ内容を分析し、難易度が高い問い合わせにも対応できる回答案を生成します。<span class="mark-yellow">これにより、担当者全員がこの回答案を参考に対応を進められるため、負担が特定の人に集中する状況を緩和できます。</span>
例えば、「契約書の解釈に関する詳細な説明を求められる」という問い合わせがあった場合、Difyは過去の対応履歴や設定した回答テンプレートを基に、的確な回答案を提示します。この案を活用すれば、担当者が知識や経験に関係なく、適切に顧客に対応することが可能になります。その結果、属人化が防がれ、負担の偏りが解消されます。
また、働きやすい環境が整うことで、スタッフ全体のモチベーション向上にもつながります。チームリーダーにとっても、スタッフ全員が安定して対応できる環境が整うため、育成や運営に余裕が生まれると期待できます。

まとめ

今回ご紹介したGmailとDifyの連携フローボットを活用することで、顧客からの問い合わせに対する返信プロセスを大幅に短縮できます。また、AIが企業のルールを学習して回答案を生成するため、回答の一貫性を保つことができ、顧客対応の品質が向上します。
また、難しい問い合わせにも対応可能な仕組みを活用することで、業務の属人化を緩和し、負担の偏りを減らせます。Yoomのフローボットテンプレートでは、あらかじめ必要な設定が組み込まれています。そのため、個人のアカウントを紐付けるなど、基本的な設定を追加するだけで導入を進められます。
<span class="mark-yellow">直感的な操作で簡単に構築できるため、プログラミングスキルがなくても安心して使い始められます。</span>
ノーコードでスピーディに導入し、迅速かつ統一感のある対応を実現してください！