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「問い合わせが集中すると、1件1件回答を作成するのに時間がかかってしまう」こういったお悩みはありませんか？
そんなときに活躍するのが、Gmailで受信した問い合わせ内容からAI（Dify）が回答案を生成し、担当者に提示してくれる仕組みです。この仕組みを使えば、メールの返信内容を一から作成する手間を省き、顧客へ迅速に返信できます。
通常、こうしたアプリ連携にはプログラミングが必要ですが、本記事で紹介するテンプレートを使えば、ノーコードで誰でも簡単に設定可能です。このフローボットの便利さと、具体的な設定方法について詳しくご紹介するので、ぜひ最後まで読んでくださいね。
こんな方におすすめ
このフローボットは、以下のような方にぴったりです。
今すぐに試したい方へ
本記事ではノーコードツール「Yoom」を使用した連携方法をご紹介します。
難しい設定や操作は必要なく、非エンジニアの方でも簡単に実現できます。
下記のテンプレートから今すぐに始めることもできるので、ぜひお試しください！
■概要 日々寄せられるお問い合わせメールへの対応、特に返信文の作成に多くの時間を費やしていると感じることはないでしょうか。一つひとつ丁寧に対応していると、他の重要な業務に手が回らなくなることもあります。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のお問い合わせメールを受信した際に、Difyが自動で回答案を作成しGmailで担当者に通知するため、メール対応にかかる手間と時間を削減し、より迅速な顧客対応を実現します。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ■このワークフローのカスタムポイント
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
[Yoomとは]
Gmailでお問い合わせメールを受信したら、回答案をDifyで生成し、Gmail（担当者宛）に送信する方法
Yoomのトリガー機能を活用して、Gmailの特定のラベルがついたメール情報を取得します。この取得した情報を基に、Difyへ指示を送り、AIが回答案を生成します。その回答案をGmailのAPI機能を通じて担当者・関係者に送信することで、問い合わせ情報の共有と対応がスムーズに行える仕組みを実現します。一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても可能です。
連携プロセス
事前に準備するもの
Gmail
Dify
ステップ1 マイアプリ連携の設定
ここでは連携するアプリ情報をYoomに登録する設定を行います。Yoomのワークスペースにログイン後、マイアプリ画面で＋新規接続をクリックします。
Yoomで接続可能なアプリの一覧が表示されます。検索窓から今回連携するアプリを検索し、マイアプリ登録を進めてください。
Gmail
検索結果からアプリ名をクリックします。
Dify
検索結果からアプリ名をクリックします。連携に必要な値を入力する画面が表示されます。
必須項目を入力して追加ボタンをクリックすると、Difyのマイアプリ登録が完了します。
ステップ2 Yoomのフローボットテンプレートをマイプロジェクトへコピーする
こちらのバナーから始められます。
■概要 日々寄せられるお問い合わせメールへの対応、特に返信文の作成に多くの時間を費やしていると感じることはないでしょうか。一つひとつ丁寧に対応していると、他の重要な業務に手が回らなくなることもあります。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のお問い合わせメールを受信した際に、Difyが自動で回答案を作成しGmailで担当者に通知するため、メール対応にかかる手間と時間を削減し、より迅速な顧客対応を実現します。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ■このワークフローのカスタムポイント
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
マイプロジェクトにテンプレートがコピーされます。マイプロジェクトは左のメニューバーからアクセスできます。
ステップ3 アプリトリガー「特定のラベルのメールを受信したら」
テンプレートの1つ目の工程をクリックします。
こちらではGmailの特定のラベルに届いたメールの情報を取得する設定を行います。
(1/2)連携アカウントとアクションを選択
この項目はすでに初期設定されています。
→次へをクリックします。
(1/2)アプリトリガーのAPI詳細設定
→テストをクリックします。 →成功します。 以下の項目が取得できます。取得した項目はDifyのプロンプト（指示文）に使用します。
→保存するをクリックします。
ステップ4 アプリと連携する「チャットメッセージを送信」
テンプレートの2つ目の工程をクリックします。
ここではDifyにプロンプト（指示文）を設定します。
(1/2)連携アカウントとアクションを選択
こちらは初期設定済みです。
→次へをクリックします。
(2/2)API接続設定
→テストをクリックします。 →成功 Difyの回答案（返答内容）を取得できます。
→保存するをクリックします。
ステップ5 メールを送る「メールを送る」
テンプレートの3つ目の工程をクリックします。
こちらでは担当者宛に、Difyで生成した回答案を送信する定型文を作成します。
(1/2)メールの設定
こちらは初期設定済みです。
◆メール内容
送信先を設定します。今回のフローでは、Difyの回答案を担当者に送信し、その回答案を基に担当者から顧客へ返信を行いますので宛先は【担当者のメールアドレス・またはメーリングリスト】を設定してください。
次に送信する定型文を作成します。
これまでの操作で取得したアウトプットを引用して定型文を作成します。編集欄をクリックすると、プルダウンが開き、取得したアウトプットが表示されます。
→次へをクリックします。
(2/2)メール送信のテスト
→テストをクリックします。 →成功
→保存するをクリックします。今回の工程は以上になります。
ステップ6 アプリトリガーをONにする
全ての工程が設定されると、設定完了のコンプリート画面が表示されます。
トリガーをONにして、テンプレート左上のトグルでフローボットを起動します。
プログラミング不要で、フローボットの設定が簡単に完了しました。今回使用したテンプレートは、こちらです。
■概要 日々寄せられるお問い合わせメールへの対応、特に返信文の作成に多くの時間を費やしていると感じることはないでしょうか。一つひとつ丁寧に対応していると、他の重要な業務に手が回らなくなることもあります。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のお問い合わせメールを受信した際に、Difyが自動で回答案を作成しGmailで担当者に通知するため、メール対応にかかる手間と時間を削減し、より迅速な顧客対応を実現します。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ■このワークフローのカスタムポイント
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
GmailやDifyを使ったその他の自動化例
本日ご紹介した連携以外にもGmailやDifyのAPIを活用することで様々な自動化を実現することが可能です。
もし気になるものがあれば、ぜひ試してみてください！
GmailとDifyを連携した自動化例
Gmailでお問い合わせメールを受信したら回答内容をDifyで作成しチャットツールに通知したり、Googleフォームの情報をもとにDifyで文章を生成してGmailで自動返信したりする連携も可能です。
■概要 日々の業務でGmailに届く多くのお問い合わせメールへの対応に手間や時間を取られていないでしょうか。一件ずつ内容を確認し回答を作成する作業は、担当者にとって大きな負担となりがちです。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項 ■概要 日々Gmailで受信するお問い合わせメールの対応に手間と時間を取られていませんか？一件一件内容を確認し、回答文を作成して社内に共有する手作業は、対応漏れや遅延の原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Gmailでのお問い合わせ受信からDifyによる回答文の自動生成、Chatworkへの通知までが自動化され、これらの課題をスムーズに解消します。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項 ■概要 フォームで受け付けた問い合わせや申し込みに対し、一つひとつ手作業で返信メールを作成していませんか。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のお問い合わせメールを受信した際に、その内容を元にDifyが自動で回答文案を作成しSlackへ通知する一連の流れを自動化できるため、こうした課題をスムーズに解消します。
そうした作業は時間がかかるだけでなく、対応漏れや内容の誤りといったリスクも伴います。
このワークフローならGoogleフォームへの回答をきっかけに、Difyが内容に応じた文章を自動で生成し、Gmailでフォーム回答者に返信できます。
返信業務に関する課題を解消し、迅速で確実な顧客対応を実現しましょう。
フォームの回答内容やDifyが生成した文章を変数として埋め込むことも可能です。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9618925
Difyを活用した自動化例
チャットツールへのお問い合わせの回答をDifyで生成し返答する
ChatworkやSlackなどへのお問い合わせの回答をDifyで生成し自動で返信します。
■概要 Slackでメッセージが投稿されたら、Difyのチャットボットで自動生成し返答するフローです。 ■このテンプレートをおすすめする方 1.営業チーム ・顧客からの質問に自動で回答することでリードナーチャリングを効率化したいチーム 2.カスタマーサポートチーム ・Slack上で顧客からの問い合わせをDifyのチャットボットを活用して回答の自動生成を検討しているチーム ・顧客からの問い合わせに迅速かつ正確に回答して顧客満足度を向上させたいチーム ・よくある質問への回答を自動化してオペレーターの負担を軽減したいチーム 3.マーケティングチーム ・顧客からの質問に自動で回答することでブランドイメージ向上に繋げたいチーム ・顧客のニーズや関心事を把握してマーケティング戦略に活かしたいチーム ■このテンプレートを使うメリット Slackはチームコミュニケーションを円滑にするのに優れたツールです。 このフローを使用することで、DifyがSlackで受信したメッセージを自動的に分析して適切な返信を生成し、担当者は手入力作業を行う必要がなくなり、より重要な業務に集中することが可能となります。 ■注意事項 ・Dify、SlackのそれぞれとYoomを連携させてください。 ■概要 Microsoft Teamsでの問い合わせ対応、一つひとつに時間を取られていませんか？特に定型的な質問への返信は、手間がかかるものです。このワークフローを活用すれば、Teamsに投稿されたメッセージをきっかけに、DifyのAIチャットボットが内容を自動生成し返信するため、担当者の負担を軽減し、迅速な対応を実現します。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項 ■概要 Chatworkに新しいメッセージがルームに投稿されたら、Difyのチャットボットが返答内容を自動生成して投稿するフローです。 ■このテンプレートをおすすめする方 1.営業チーム ・Chatworkのルームで顧客とのコミュニケーションを図っており、Difyのチャットボットを活用して商談機会の創出を目指しているチーム ・顧客からの質問に自動で回答することで、リードナーチャリングを効率化したいチーム 2.カスタマーサポートチーム ・Chatworkで顧客からの問い合わせに対応しており、Difyのチャットボットを活用して回答の自動生成を検討しているチーム ・顧客からの問い合わせに迅速かつ正確に回答し、顧客満足度を向上させたいチーム ・よくある質問への回答を自動化し、オペレーターの負担を軽減したいチーム 3.マーケティングチーム ・Chatworkで製品やサービスに関する情報を発信しており、Difyのチャットボットを活用して顧客とのコミュニケーションを活性化させたいチーム ・顧客からの質問に自動で回答することでブランドイメージ向上に繋げたいチーム ・顧客のニーズや関心事を把握してマーケティング戦略に活かしたいチーム ■このテンプレートを使うメリット ・顧客からの問い合わせに対して、チャットボットが即座に返答できるため、顧客を待たせることなく対応することができるため顧客満足度の向上に繋がります。 ・よくある質問や簡単な問い合わせへの対応を自動化することで、担当者の負担を軽減し、より重要な業務に集中できるようになります。 ・Chatworkのルームへの通知内容や通知先などを自由にカスタマイズでき、自社の運用に合わせて柔軟に対応することができます。 ・Chatworkへのリアルタイムな情報共有とリートに対しての迅速な対応により顧客満足度の向上に繋がります。 ■注意事項 ・Dify、ChatworkのそれぞれとYoomを連携させてください。
しかし、すべてのメッセージに担当者が確認して手動で返信するのは非効率的で時間と労力がかかってしまいます。
Difyのチャットボットを連携させることで、これらの問題を解決することができます。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9618925
カスタマーサポートツールに送信されたお問い合わせの回答をDifyで作成してチャットツールに通知する
IntercomやZendeskなどに送信されたお問い合わせの回答をDifyで作成してGoogle ChatやLINE WORKSなどに自動通知します。
■概要 Intercomに届くお客様からの問い合わせ対応に、多くの時間を要していませんか。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項 ■概要 Zendeskでチケットが作成されたら、回答内容をDifyで作成してLINE WORKSに通知するフローです。 Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。 ■このテンプレートをおすすめする方 1. Zendeskで顧客対応を行っているカスタマーサポートチーム ・毎日多数の問い合わせを対応するチームメンバー ・顧客満足度の向上や業務効率改善に取り組む責任者 ・AIによる業務の最適化を目指す方 ■このテンプレートを使うメリット 顧客対応を手作業で行う場合、問い合わせの確認や回答の作成に時間がかかり、対応件数が多いほど業務効率が低下します。 このフローでは、Zendeskのチケット作成時にDifyで回答案が自動生成され、LINE WORKSに通知されます。 ■注意事項 ・Zendesk、Dify、LINE WORKSのそれぞれとYoomを連携してください。 ・Zendeskはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。 ・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。 ・Difyのマイアプリ連携方法はこちらをご参照ください。 ・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 ・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 ■概要 カスタマーサポートでChat Plusを利用しているものの、チケットが作成されるたびに回答内容を考え、チームに共有する作業に手間を感じていませんか？ ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
一つひとつ内容を確認し、回答を作成してチームに共有する作業は、手間がかかる上に担当者によって回答の質にばらつきが生じることもあります。
このワークフローを活用すれば、Intercomで新しい会話が作成された際に、その内容を基にDifyが回答案を自動で作成します。
さらに、生成結果をGoogle Chatに通知するため、問い合わせ対応の迅速化と品質の安定化を実現できるはずです。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336
2. Difyを業務に利用している方
手作業が削減されて問い合わせ対応を効率化できます。
顧客への回答提示前に担当者が内容を確認できるため、必要に応じて修正が可能です。
このワークフローを活用すれば、Chat Plusでチケットが作成されると、その内容をAIアシスタントのDifyが読み取り、回答案を自動で生成しDiscordに通知します。
問い合わせ対応の初動を自動化し、業務を効率化します。
フォームでお問い合わせがあったら回答をDifyで作成してチャットツールに通知する
Googleフォームなどでお問い合わせがあったら回答をDifyで作成してSlackやMicrosoft Teamsなどに自動で通知します。
■概要 Googleフォームで受け付けたお問い合わせ内容を、一件ずつ手作業で確認し、要点をまとめてMicrosoft Teamsで共有する作業は手間がかかるものではないでしょうか。このワークフローを活用することで、Googleフォームに回答が送信されると、その内容をDifyが自動で処理し、指定のMicrosoft Teamsチャネルへ通知できます。煩雑な手作業による情報共有を自動化し、迅速な一次対応の実現をサポートします。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項 ■概要 Googleフォームから届くお問い合わせに対し、内容を確認して返信文を作成し、担当者に通知する一連の作業に手間を感じていませんか。手作業での対応は時間がかかるだけでなく、対応の遅れや漏れにつながる可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答をきっかけに、DifyがAIで回答文を自動作成し、その内容を即座にTelegramへ通知できるため、こうした課題を円滑に解消します。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項 ■概要 Webサイトのフォームから届くお問い合わせに、一件ずつ内容を確認して回答を作成するのは手間がかかる作業ではないでしょうか？ ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
手作業での対応は時間がかかるだけでなく、担当者によって回答の品質にばらつきが生じることもあります。
このワークフローを活用すれば、フォームが送信されると自動でDifyが回答案を作成し、Slackへ通知するため、迅速で質の高い顧客対応を実現できます。
Gmailを活用した自動化例
Gmailで受信したファイルをチャットツールに転送する
Gmailで受信したファイルをChatworkなどに自動で転送します。
■概要 Gmailで受信したメールに添付されているファイルを、都度手動でMicrosoft Teamsのチャンネルに共有する作業は、手間がかかるだけでなく共有漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、特定のGmailを受信するだけで、添付ファイルを自動でMicrosoft Teamsの指定チャンネルに共有できるため、こうした定型業務を効率化し、よりスムーズな情報連携を実現できます。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項 ■概要 Gmailで受け取ったファイルをChatworkに転送するフローです。 ■このテンプレートをおすすめする方 1.GmailとChatworkを業務で使用している方 ・GmailとChatworkを使用して業務の効率化を図りたい方 ・Chatworkでの通知を自動化したい方 2.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方 ・業務効率化を目指している中小企業の経営者 ・入力作業の多い総務、事務の担当者 ・デジタルツールを活用して業務を行っているマーケティング担当者 ■このテンプレートを使うメリット ・Gmailで受け取ったファイルを自動でChatworkに転送できるため、手作業による作業を省くことができます。 ・定期的にGmailで受け取ったファイルをChatworkで共有する場面がある場合、業務の効率化を図ることができます。 ・Chatworkに通知する内容、通知先のチャットルームは自由にカスタマイズでき、特定のユーザーにメンションすることも可能です。 ・Chatworkでの通知を自動化できるため、ヒューマンエラーを防止することができます。 ■注意事項 ・Gmail、ChatworkのそれぞれとYoomを連携してください。 ・GmailをYoom連携し、Gmailをトリガーとして使用した際の転送処理については下記を参照ください。
Gmailで受信した内容をデータベースに追加する
Gmailで受信した内容をGoogle スプレッドシートやkintoneなどに自動で追加します。
■概要 Gmailで受信したお問い合わせメールの内容をkintoneに登録するフローです。 ■このテンプレートをおすすめする方 1.外部との連絡手段として主にGmailを利用している企業 ・Gmailを使って多くの問い合わせを受けており、その管理に手間を感じている方 2.基幹データベースとしてkintoneを活用している企業 ・手動でのデータ入力を自動化することで業務効率を向上させたい方 ・kintoneにお問い合わせの内容を蓄積している方 ■このテンプレートを使うメリット このフローを使うメリットはいくつかあります。 また、kintoneの柔軟なデータ管理機能を活用して、問い合わせ内容をカテゴリ別やステータス別に整理することも容易です。 ■注意事項 ・GmailとkintoneのそれぞれとYoomを連携してください。 ・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 ・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 ・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。 ■概要 Gmailで受信したメールの内容からAIで情報を抽出し、任意のスプレッドシートに連携するフローボットです。 Yoomで作成したメールアドレスにGmailからメールを転送する形でご利用ください。 ■このテンプレートをおすすめする方 ・特定のメールをリスト管理したい方。 ■このテンプレートを使うメリット このテンプレートを利用することで、受け取ったメールから特定の内容を抽出してスプレッドシートで管理することが ■注意事項 ・Gmail、スプレッドシートそれぞれとYoomのアカウント連携が必要です。 ・AIで抽出する内容や、格納先のスプレッドシートの設定は自由に変更してご利用ください。 ・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
まず、Gmailとkintoneを連携させることで、お問い合わせ内容を一元管理できる点が挙げられます。
これにより、問い合わせの見落としや対応漏れのリスクを減少させることができます。
これにより、担当者はお問い合わせの情報を管理しやすくなります。
お問い合わせから得られた重要な知見を有効活用することができるため、顧客満足度の向上に寄与します。
・スプレッドシートの機能を利用してメールの分析を行いたい方。
可能になるため問い合わせメールの分析や数値管理可能です。顧客サポートの業務改善などで特にメリットが期待できます。
SFAやCRMからGmailで定型メールを送信する
SalesforceやHubSpotなどの顧客管理ページから、1クリックで定型メールを送信します。
■概要 HubSpotのコンタクトに登録されたリード宛にGmailで定型メールを送信するフローです。 Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。 Chrome拡張機能を使用したトリガーを使用することで、HubSpot上から直接トリガーを起動させることができます。 ■このテンプレートをおすすめする方 1.HubSpotでリード管理を行っている方 ・HubSpotを利用して新規リードを管理しているが、追跡やフォローアップの手間を感じている方 ・リードに対して迅速に定型メールを送信し、スムーズなコミュニケーションを図りたい方 2.Gmailを日常的に利用している方 ・定型メールの自動送信により、業務効率を向上させたいと考える方 ■このテンプレートを使うメリット HubSpotのコンタクトに登録されたリードに対してGmailで定型メールを送信することで、リードへのタイムリーなフォローが可能になります。 また、定型メールを使うことで、メールの内容が統一され、プロフェッショナルな印象を与えることができます。 ■注意事項 ・HubSpotとGmailのそれぞれとYoomを連携してください。 ・Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法はこちらをご参照ください。 ■概要 Notionデータベースの情報を用いて、Gmailでメールを自動で送付するフローです。 ■このテンプレートをおすすめする方 1.Notionで顧客情報やタスク管理を行っている方 ・Notionのデータベースに登録されている情報をもとに、顧客への定期的な連絡やタスクの期限通知などのメールをGmailで自動送信したい方 ・手動でのメール作成・送信の手間を省いて業務効率を向上させたい方 ・顧客情報やタスクの進捗状況に応じてパーソナライズされたメールをGmailで送信したい方 2.マーケティング担当者 ・Notionで管理している顧客情報をもとにセグメント化されたメールマーケティングを自動化したい方 ・イベントやキャンペーンのお知らせなどを対象となる顧客に自動で送信したい方 3.プロジェクトマネージャー ・Notionで管理しているタスクの期限が近づいたら担当者にリマインダーメールをGmailで自動送信したい方 ・プロジェクトの進捗状況を関係者に定期的にメールで報告したい方 ■このテンプレートを使うメリット Notionはプロジェクト管理や情報共有に役立つツールですが、データベースに登録された情報を基にGmailを手動で作成・送信するのは、非効率的で時間がかかる作業です。特に、定期的な連絡や大量のデータに基づくメール送信が必要な場合は手作業ではミスが発生しやすく業務のボトルネックになる可能性があります。 このフローを導入することで、Notionデータベースの情報をトリガーとしてGmailが作成・送信され、手作業によるメール作成・送信作業を行うことなく、貴重な時間を他の業務に充てることができます。また、自動化によって送信ミスや情報漏洩のリスクも軽減されて、正確かつ効率的な情報共有が可能となります。 ■注意事項 ・NotionとGmailのそれぞれとYoomを連携してください。
このフローを活用することで、手作業でメールを送る手間が省け、業務の効率化が図れます。
これにより、リードナーチャリングが効果的に行われ、最終的には売上の向上につながるでしょう。
■このワークフローのカスタムポイント
GmailとAI（Dify）を連携した問い合わせ対応のメリット
カスタマーサポート担当者、チームリーダー、サポートチーム全体の視点から、連携のメリットを掘り下げます。
1.回答案の自動生成で対応スピードをアップ
Gmailで受信した問い合わせメールの内容をもとに、Difyが自動で回答案を生成します。この回答案は担当者や指定したメーリングリストに送信されるため、担当者やチームで回答案を確認できます。従来であれば、問い合わせ内容を読んで必要な情報を調べ、それをもとに一から回答文を作成する手順が必要でした。この仕組みを使えば、Difyが自動的に適切な回答案を生成し、それを基に内容を調整して送信できるため、一から回答を作成する手順を省けます。その結果、対応スピードが格段に向上し、迅速に顧客対応を行えるようになります。
具体的には、お客様から「アカウントにログインできない」という問い合わせがあった場合、Difyが過去の対応履歴や設定済みのテンプレートを基に、「パスワードのリセット手順」を含む回答案を生成します。この案が担当者に共有され、担当者は案を確認し、必要に応じて微調整し返信できます。これにより、従来の対応方法と比べて返信スピードの向上が可能と考えられます。
2.AIが一貫性のある回答を生成し対応のばらつきを防ぐ
Difyは企業のルールやトーンを学習して、一貫性のある回答案を生成します。この仕組みで担当者ごとの回答のばらつきを防ぎ、統一された対応が可能になります。
例えば、新人スタッフが「返品手続きについて」という問い合わせを受けた場合でも、Difyが企業の返品ポリシーを反映した回答案を提示します。この案を参考にすることで、経験が浅いスタッフでも正確な対応を進められます。その結果、チーム全体での回答に一貫性が生まれ、顧客の信頼向上にもつながります。
さらに、チームリーダーにとっては、スタッフ全員がDifyを活用して統一された対応を行うことで、個々のスキルや経験に依存しない運営が可能となります。これにより、スタッフの育成にも集中しやすくなり、チーム全体の成長が期待できます。
3. 業務の属人化を防ぐ仕組み
専門知識が必要な問い合わせでは、一部のスタッフや責任者に案件が集中しがちです。このような状況をDifyがサポートします。Difyは問い合わせ内容を分析し、難易度が高い問い合わせにも対応できる回答案を生成します。これにより、担当者全員がこの回答案を参考に対応を進められるため、負担が特定の人に集中する状況を緩和できます。
例えば、「契約書の解釈に関する詳細な説明を求められる」という問い合わせがあった場合、Difyは過去の対応履歴や設定した回答テンプレートを基に、的確な回答案を提示します。この案を活用すれば、担当者が知識や経験に関係なく、適切に顧客に対応することが可能になります。その結果、属人化が防がれ、負担の偏りが解消されます。
また、働きやすい環境が整うことで、スタッフ全体のモチベーション向上にもつながります。チームリーダーにとっても、スタッフ全員が安定して対応できる環境が整うため、育成や運営に余裕が生まれると期待できます。
まとめ
今回ご紹介したGmailとDifyの連携フローボットを活用することで、顧客からの問い合わせに対する返信プロセスを大幅に短縮できます。また、AIが企業のルールを学習して回答案を生成するため、回答の一貫性を保つことができ、顧客対応の品質が向上します。
また、難しい問い合わせにも対応可能な仕組みを活用することで、業務の属人化を緩和し、負担の偏りを減らせます。Yoomのフローボットテンプレートでは、あらかじめ必要な設定が組み込まれています。そのため、個人のアカウントを紐付けるなど、基本的な設定を追加するだけで導入を進められます。
直感的な操作で簡単に構築できるため、プログラミングスキルがなくても安心して使い始められます。
ノーコードでスピーディに導入し、迅速かつ統一感のある対応を実現してください！
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