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「問い合わせが集中すると、1件1件回答を作成するのに時間がかかってしまう」こういったお悩みはありませんか？
そんなときに活躍するのが、Gmailで受信した問い合わせ内容からAI（Dify）が回答案を生成し、担当者に提示してくれる仕組みです。この仕組みを使えば、メールの返信内容を一から作成する手間を省き、顧客へ迅速に返信できます。
通常、こうしたアプリ連携にはプログラミングが必要ですが、本記事で紹介するテンプレートを使えば、ノーコードで誰でも簡単に設定可能です。このフローボットの便利さと、具体的な設定方法について詳しくご紹介するので、ぜひ最後まで読んでくださいね。
こんな方におすすめ
このフローボットは、以下のような方にぴったりです。
今すぐに試したい方へ
本記事ではノーコードツール「Yoom」を使用した連携方法をご紹介します。
難しい設定や操作は必要なく、非エンジニアの方でも簡単に実現できます。
下記のテンプレートから今すぐに始めることもできるので、ぜひお試しください！
Gmailでお問い合わせメールを受信したら、回答内容をDifyで作成しGmailに通知するフローです。
[Yoomとは]
Gmailでお問い合わせメールを受信したら、回答案をDifyで生成し、Gmail（担当者宛）に送信する方法
Yoomのトリガー機能を活用して、Gmailの特定のラベルがついたメール情報を取得します。この取得した情報を基に、Difyへ指示を送り、AIが回答案を生成します。その回答案をGmailのAPI機能を通じて担当者・関係者に送信することで、問い合わせ情報の共有と対応がスムーズに行える仕組みを実現します。一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても可能です。
連携プロセス
事前に準備するもの
Gmail
Dify
ステップ1 マイアプリ連携の設定
ここでは連携するアプリ情報をYoomに登録する設定を行います。Yoomのワークスペースにログイン後、マイアプリ画面で＋新規接続をクリックします。
Yoomで接続可能なアプリの一覧が表示されます。検索窓から今回連携するアプリを検索し、マイアプリ登録を進めてください。
Gmail
検索結果からアプリ名をクリックします。
Dify
検索結果からアプリ名をクリックします。連携に必要な値を入力する画面が表示されます。
必須項目を入力して追加ボタンをクリックすると、Difyのマイアプリ登録が完了します。
ステップ2 Yoomのフローボットテンプレートをマイプロジェクトへコピーする
こちらのバナーから始められます。
Gmailでお問い合わせメールを受信したら、回答内容をDifyで作成しGmailに通知するフローです。
マイプロジェクトにテンプレートがコピーされます。マイプロジェクトは左のメニューバーからアクセスできます。
ステップ3 アプリトリガー「特定のラベルのメールを受信したら」
テンプレートの1つ目の工程をクリックします。
こちらではGmailの特定のラベルに届いたメールの情報を取得する設定を行います。
(1/2)連携アカウントとアクションを選択
この項目はすでに初期設定されています。
→次へをクリックします。
(1/2)アプリトリガーのAPI詳細設定
→テストをクリックします。 →成功します。 以下の項目が取得できます。取得した項目はDifyのプロンプト（指示文）に使用します。
→保存するをクリックします。
ステップ4 アプリと連携する「チャットメッセージを送信」
テンプレートの2つ目の工程をクリックします。
ここではDifyにプロンプト（指示文）を設定します。
(1/2)連携アカウントとアクションを選択
こちらは初期設定済みです。
→次へをクリックします。
(2/2)API接続設定
→テストをクリックします。 →成功 Difyの回答案（返答内容）を取得できます。
→保存するをクリックします。
ステップ5 メールを送る「メールを送る」
テンプレートの3つ目の工程をクリックします。
こちらでは担当者宛に、Difyで生成した回答案を送信する定型文を作成します。
(1/2)メールの設定
こちらは初期設定済みです。
◆メール内容
送信先を設定します。今回のフローでは、Difyの回答案を担当者に送信し、その回答案を基に担当者から顧客へ返信を行いますので宛先は【担当者のメールアドレス・またはメーリングリスト】を設定してください。
次に送信する定型文を作成します。
これまでの操作で取得したアウトプットを引用して定型文を作成します。編集欄をクリックすると、プルダウンが開き、取得したアウトプットが表示されます。
→次へをクリックします。
(2/2)メール送信のテスト
→テストをクリックします。 →成功
→保存するをクリックします。今回の工程は以上になります。
ステップ6 アプリトリガーをONにする
全ての工程が設定されると、設定完了のコンプリート画面が表示されます。
トリガーをONにして、テンプレート左上のトグルでフローボットを起動します。
プログラミング不要で、フローボットの設定が簡単に完了しました。今回使用したテンプレートは、こちらです。
Gmailでお問い合わせメールを受信したら、回答内容をDifyで作成しGmailに通知するフローです。
GmailやDifyを使ったその他の自動化例
本日ご紹介した連携以外にもGmailやDifyのAPIを活用することで様々な自動化を実現することが可能です。
もし気になるものがあれば、ぜひ試してみてください！
GmailとDifyを連携した自動化例
Gmailでお問い合わせメールを受信したら回答内容をDifyで作成しチャットツールに通知したり、Googleフォームの情報をもとにDifyで文章を生成してGmailで自動返信したりする連携も可能です。
Gmailでお問い合わせメールを受信したら回答内容をDifyで作成しSlackに通知するフローです。
Gmailでお問い合わせメールを受信したら回答内容をDifyで作成しChatworkに通知するフローです。
■概要
Googleフォームの情報をもとにDifyで文章を生成してGmailで自動返信するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Googleフォームを使用して回答を受信している方
・顧客からの問い合わせ受信にGoogleフォームを活用している方
・フォームからの問い合わせ対応の効率化を検討している方
2.Difyを業務に活用している方
・顧客からの問い合わせ内容に対する回答内容の作成に活用したいと考えている方
・日ごろからDifyを業務に活用し、テキストの作成を行っている方
■注意事項
・Googleフォーム、Dify、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
・Difyのマイアプリ連携方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9618925
Difyを活用した自動化例
チャットツールへのお問い合わせの回答をDifyで生成し返答する
ChatworkやSlackなどへのお問い合わせの回答をDifyで生成し自動で返信します。
Slackでメッセージが投稿されたら、Difyのチャットボットで自動生成し返答するフローです。
■概要
Microsoft Teamsでの問い合わせ対応、一つひとつに時間を取られていませんか？特に定型的な質問への返信は、手間がかかるものです。このワークフローを活用すれば、Teamsに投稿されたメッセージをきっかけに、DifyのAIチャットボットが内容を自動生成し返信するため、担当者の負担を軽減し、迅速な対応を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft Teamsでの定型的な問い合わせ対応に、多くの時間を費やしている方
・DifyなどのAIを活用して、カスタマーサポートや社内ヘルプデスクを効率化したい方
・手作業での返信業務を自動化し、コア業務に集中できる環境を整えたいチームリーダーの方
■注意事項
・Dify、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携させてください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Difyのマイアプリ連携方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9618925
Chatworkに新しいメッセージがルームに投稿されたら、Difyのチャットボットが返答内容を自動生成して投稿するフローです。
カスタマーサポートツールに送信されたお問い合わせの回答をDifyで作成してチャットツールに通知する
IntercomやZendeskなどに送信されたお問い合わせの回答をDifyで作成してGoogle ChatやLINE WORKSなどに自動通知します。
Intercomで新しい会話が作成されたら、回答内容をDifyで作成してGoogle Chatに通知するフローです。
Zendeskでチケットが作成されたら、回答内容をDifyで作成してLINE WORKSに通知するフローです。
Chat Plusでチケットが作成されたら、回答内容をDifyで作成してDiscordに通知するフローです。
フォームでお問い合わせがあったら回答をDifyで作成してチャットツールに通知する
Googleフォームなどでお問い合わせがあったら回答をDifyで作成してSlackやMicrosoft Teamsなどに自動で通知します。
Googleフォームでお問い合わせがあったら、回答内容をDifyで作成してMicrosoft Teamsに通知するフローです。
Googleフォームでお問い合わせがあったら、回答内容をDifyで作成してTelegramに通知するフローです。
■概要
フォームにお問い合わせがあったら、回答内容をDifyで作成してSlackに通知するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.問い合わせのフォームを活用している方
・顧客からの問い合わせをフォームで受信して対応を進めている方
・問い合わせ内容の確認や回答の作成に時間がかかっている方
2.Difyを導入している企業
・業務効率化でDifyを活用している方
・問い合せフォームとDifyを連携し回答内容の生成をスピーディーに行いたい方
■注意事項
・Dify、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・Difyのマイアプリ連携方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9618925
Gmailを活用した自動化例
Gmailで受信したファイルをチャットツールに転送する
Gmailで受信したファイルをChatworkなどに自動で転送します。
■概要
「Gmailで添付ファイル付きメールを受信したらMicrosoft Teamsチャンネルにファイルを共有する」フローは、GmailとMicrosoft Teamsの連携を活用した業務ワークフローです。
手動でのファイル転送作業を省力化し、業務効率を向上させます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailで受信した添付ファイルをMicrosoft Teamsで共有したい方
・チーム内での情報共有を自動化し、効率化を図りたいビジネスパーソン
・Yoomを活用して、日常業務のプロセスを自動化したい方
・メール管理とチームコラボレーションの連携に課題を感じている管理者の方
・業務フローの自動化で時間を節約し、生産性を向上させたい企業の方
■注意事項
・GmailとMicrosoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Gmailで受け取ったファイルをChatworkに転送するフローです。
Gmailで受信した内容をデータベースに追加する
Gmailで受信した内容をGoogle スプレッドシートやkintoneなどに自動で追加します。
Gmailで受信したお問い合わせメールの内容をkintoneに登録するフローです。
Gmailで受け取ったアンケート結果をMicrosoft Excelに格納するフローです。
■注意事項
・GmailとMicrosoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Gmailで受信したメール内容からAIで情報を抽出し、任意のスプレッドシートに連携するフローボットです。Yoomで作成したメールアドレスにGmailからメールを転送する形でご利用ください。
SFAやCRMからGmailで定型メールを送信する
SalesforceやHubSpotなどの顧客管理ページから、1クリックで定型メールを送信します。
HubSpotのコンタクトに登録されたリード宛にGmailで定型メールを送信するフローです。
Salesforceのリード詳細ページから、Gmailで定型メールを送信します。メールの文面などは任意の値に変更してご利用ください。
Notionデータベースの情報を用いて、Gmailでメールを自動で送付するフローです。
GmailとAI（Dify）を連携した問い合わせ対応のメリット
カスタマーサポート担当者、チームリーダー、サポートチーム全体の視点から、連携のメリットを掘り下げます。
1.回答案の自動生成で対応スピードをアップ
Gmailで受信した問い合わせメールの内容をもとに、Difyが自動で回答案を生成します。この回答案は担当者や指定したメーリングリストに送信されるため、担当者やチームで回答案を確認できます。従来であれば、問い合わせ内容を読んで必要な情報を調べ、それをもとに一から回答文を作成する手順が必要でした。この仕組みを使えば、Difyが自動的に適切な回答案を生成し、それを基に内容を調整して送信できるため、一から回答を作成する手順を省けます。その結果、対応スピードが格段に向上し、迅速に顧客対応を行えるようになります。
具体的には、お客様から「アカウントにログインできない」という問い合わせがあった場合、Difyが過去の対応履歴や設定済みのテンプレートを基に、「パスワードのリセット手順」を含む回答案を生成します。この案が担当者に共有され、担当者は案を確認し、必要に応じて微調整し返信できます。これにより、従来の対応方法と比べて返信スピードの向上が可能と考えられます。
2.AIが一貫性のある回答を生成し対応のばらつきを防ぐ
Difyは企業のルールやトーンを学習して、一貫性のある回答案を生成します。この仕組みで担当者ごとの回答のばらつきを防ぎ、統一された対応が可能になります。
例えば、新人スタッフが「返品手続きについて」という問い合わせを受けた場合でも、Difyが企業の返品ポリシーを反映した回答案を提示します。この案を参考にすることで、経験が浅いスタッフでも正確な対応を進められます。その結果、チーム全体での回答に一貫性が生まれ、顧客の信頼向上にもつながります。
さらに、チームリーダーにとっては、スタッフ全員がDifyを活用して統一された対応を行うことで、個々のスキルや経験に依存しない運営が可能となります。これにより、スタッフの育成にも集中しやすくなり、チーム全体の成長が期待できます。
3. 業務の属人化を防ぐ仕組み
専門知識が必要な問い合わせでは、一部のスタッフや責任者に案件が集中しがちです。このような状況をDifyがサポートします。Difyは問い合わせ内容を分析し、難易度が高い問い合わせにも対応できる回答案を生成します。これにより、担当者全員がこの回答案を参考に対応を進められるため、負担が特定の人に集中する状況を緩和できます。
例えば、「契約書の解釈に関する詳細な説明を求められる」という問い合わせがあった場合、Difyは過去の対応履歴や設定した回答テンプレートを基に、的確な回答案を提示します。この案を活用すれば、担当者が知識や経験に関係なく、適切に顧客に対応することが可能になります。その結果、属人化が防がれ、負担の偏りが解消されます。
また、働きやすい環境が整うことで、スタッフ全体のモチベーション向上にもつながります。チームリーダーにとっても、スタッフ全員が安定して対応できる環境が整うため、育成や運営に余裕が生まれると期待できます。
まとめ
今回ご紹介したGmailとDifyの連携フローボットを活用することで、顧客からの問い合わせに対する返信プロセスを大幅に短縮できます。また、AIが企業のルールを学習して回答案を生成するため、回答の一貫性を保つことができ、顧客対応の品質が向上します。
また、難しい問い合わせにも対応可能な仕組みを活用することで、業務の属人化を緩和し、負担の偏りを減らせます。Yoomのフローボットテンプレートでは、あらかじめ必要な設定が組み込まれています。そのため、個人のアカウントを紐付けるなど、基本的な設定を追加するだけで導入を進められます。
直感的な操作で簡単に構築できるため、プログラミングスキルがなくても安心して使い始められます。
ノーコードでスピーディに導入し、迅速かつ統一感のある対応を実現してください！
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