Gmailで受信した添付ファイルをDropboxに自動アップロードする方法

以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。

以下の画面が表示されるので、「タイトル」と「説明」を確認してください。
変更する場合は、以下の画面から変更しましょう。
最初に、Gmailの設定を行うので、「特定のラベルのメールを受信したら」をクリックします。

ステップ3:フローの起点となるGmailのトリガー設定とその後に続くDropboxのオペレーション設定

以下の画面が表示されたら、設定を確認してください。

• 「タイトル」→自由に変更可能
• 「Gmailと連携するアカウント情報」→アカウントに相違がないか確認
• 「トリガーアクション」→特定のラベルのメールを受信したら
  

以下の画面が表示されたら、「トリガーの起動間隔」を5分、10分、15分、30分、60分から選択します。
※プランによってトリガーの起動間隔は異なりますが、基本的に短い設定がおすすめです。

次に、「ラベル」を候補から選択しましょう。
枠内をクリックすると候補が表示されるので、該当するラベルを選択してください。
設定できたら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックします。

次に、Dropboxの設定を行うので、「ファイルをアップロード」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されるので、設定を確認してください。

• 「タイトル」→自由に変更可能
• 「Dropboxと連携するアカウント情報」→アカウントに相違がないか確認
• 「アクション」→ファイルをアップロード
  

以下の注意事項をご覧ください。

スクロールし、以下の設定を行いましょう。

• 「フォルダのパス」→説明の通りに設定
• 「ファイル名」→説明の通りに設定するか、アウトプットを活用して設定
  Gmailのアウトプットを活用して、設定を行ってください。
  アウトプットは赤枠内の矢印をクリックすると表示されます。

以下は例ですので、任意で設定しましょう。

次に、「ファイルの添付方法」を設定してください。
「ファイル」は矢印をクリックして、取得した値を選択しましょう。
設定できたら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックします。

ステップ4:トリガーボタンをONにして、GmailとDropboxの連携動作を確認

最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正常にフローボットが起動するかチェックしましょう。

今回使用したテンプレートはこちらです。

GmailやDropboxを使ったその他の自動化例

本日ご紹介した連携以外にもGmailやDropboxのAPIを活用することで様々な自動化を実現することが可能です。

もし気になるものがあれば、ぜひ試してみてください！

‍GmailとDropboxを連携した自動化例

Dropboxのフォルダ内でファイルの作成・更新がされたらGmailに通知したり、Gmailで投稿された書類データをOCRで読み取り、ファイル名を更新してDropboxに保存したりする連携も可能です。
また、Dropboxでファイルが格納されたらGmailに添付して送信することもできます。

Gmailを活用した自動化例

Gmailで受信したファイルをチャットツールに転送する

Gmailで受信したファイルをSlackやChatworkなどに自動で転送します。

Gmailで届いたメールの内容をプロジェクト管理ツールにタスクとして追加する

Gmailで届いたメールの内容をAsanaやTrelloなどにタスクとして自動で追加します。

リード詳細ページからGmailで定型メールを送信する

SalesforceやHubSpotなどの顧客管理ページから、定型メールを送信します。

Dropboxを活用した自動化例

フォームで送信されたファイルをDropboxにアップロードする

Googleフォームなどで送信されたファイルをDropboxに自動でアップロードします。

データベースにレコードが追加されたらDropboxにフォルダを作成する

Google スプレッドシートやNotionなどにレコードが追加されたら、Dropboxにフォルダを自動で作成します。

Web会議終了後に録画データをDropboxに保存する

Google MeetやZoomでWeb会議終了後に、録画データをDropboxに自動で保存します。

GmailとDropboxの連携メリットと具体例

メリット1:作業時間を節約できる

Gmailで受信したメールに添付されたファイルをDropboxに自動保存することで、手動でファイルをアップロードしたり、フォルダに整理したりする必要がなくなります。
たとえば、<span class="mark-yellow">見積書をGmailで受信した場合、Dropboxの専用フォルダに自動で保存されます。</span>
これにより、担当者は保存作業にかかっていた時間を他の重要な業務に充てることができ、業務の効率化を図れるのではないでしょうか。
特に、大量の添付ファイルを管理する業務においては、大きなメリットを享受できるはずです！

メリット2:チーム内でのファイル共有がスムーズになる

Dropboxにファイルを自動アップロードすれば、チーム内へ最新のデータをスムーズに共有できます。
Gmailの添付ファイルをわざわざ手動で保存する際に生じていたタイムラグを抑えられるので、業務の進行スピードも向上するかもしれません。
具体的には、<span class="mark-yellow">顧客からの要望や資料の受け取りにGmailを活用する場合、チームメンバー全員が関連資料を確認しやすくなりますよね。</span>
このように、関連資料がアップロードされていないといった事態を防げるので、情報共有が円滑化するのではないでしょうか。

メリット3:ファイルの紛失を防止する

GmailとDropboxを連携することで、重要な添付ファイルを紛失することを防ぐこともできます。
手動でファイルを保存すると、保存が漏れたり、異なるフォルダに保存してしまったりすることがありませんか。
<span class="mark-yellow">添付ファイルがDropboxにアップロードされる自動化を活用することで、ファイルが指定のフォルダに確実に保存され、紛失を防げます。</span>
たとえば、経理担当者が支払い明細や請求書をGmailで受信する場合、自動化することでDropboxに確実にファイルが保存されます。
これにより、ファイルの紛失を防げるだけでなく、支払い明細や請求書を確認するときも容易になるのではないでしょうか。

まとめ

GmailとDropboxを連携することで、作業時間の節約やチーム内へのファイル共有が容易になるはずです！
また、Gmailで添付されたファイルがDropboxに自動アップロードされることで、ファイルの紛失も防げます。
自動化によりファイルが適切に保存される環境が整うことで、安心して作業を進められるのではないでしょうか。

今回ご紹介したテンプレートを活用して、書類の管理を効率化させましょう。
Yoomの自動化は誰でも簡単に操作できるので、ぜひ試してみてくださいね！