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毎日たくさんのメールを受信していると、毎回Dropboxにファイルを保存するのが大変ですよね。
それに、ファイルの保存が漏れたり、ファイルを間違ったフォルダに保存してしまったりして、探すのに苦労した経験がある方も多いのではないでしょうか。
そこで本記事では、Gmailで受信したファイルを自動でDropboxに保存する方法をご紹介します！
ノーコードツールを使うことで、GmailとDropboxの自動化を簡単に設定できます。
すぐに利用することもできるので、ぜひ試してみてくださいね！
こんな方におすすめ
今すぐに試したい方へ
本記事ではノーコードツール「Yoom」を使用した連携方法をご紹介します。
難しい設定や操作は必要なく、非エンジニアの方でも簡単に実現できます。
下記のテンプレートから今すぐに始めることもできるので、ぜひお試しください！
Gmailで受信した添付ファイルをDropboxにアップロードするフローです。
[Yoomとは]
それではここからノーコードツールYoomを使って、「Gmailで受信した添付ファイルをDropboxにアップロードする」方法をご説明します。
GmailとDropboxの連携フローの作り方
Gmailで受信した添付ファイルをAPIを通じて受け取り、DropboxのAPIを活用してアップロードすることで自動化を実現できます。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
連携フローは大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。
ステップ1:GmailとDropboxをマイアプリ登録
GmailとDropboxをYoomに接続するマイアプリ登録を行いましょう。
最初に、マイアプリ登録を済ませておくと、自動化設定がスムーズです。
まず、Gmailのマイアプリ登録を行ってください。
Yoom画面左側の「マイアプリ」→「新規接続」をクリックしましょう。
検索欄でGmailを検索するか、一覧から選択してください。
以下の画面が表示されるので、Gmailにログインします。
続いて、Dropboxのマイアプリ登録を行ってください。
先ほどと同様に、検索欄からDropboxを検索するか、一覧から選択しましょう。
以下の画面が表示されたら、Dropboxにログインします。
GmailとDropboxがマイアプリに表示されれば、登録完了です。
ステップ2:テンプレートをコピー
自動化の設定をするため、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。
Gmailで受信した添付ファイルをDropboxにアップロードするフローです。
以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されるので、「タイトル」と「説明」を確認してください。
変更する場合は、以下の画面から変更しましょう。
最初に、Gmailの設定を行うので、「特定のラベルのメールを受信したら」をクリックします。
ステップ3:フローの起点となるGmailのトリガー設定とその後に続くDropboxのオペレーション設定
以下の画面が表示されたら、設定を確認してください。
以下の画面が表示されたら、「トリガーの起動間隔」を5分、10分、15分、30分、60分から選択します。
※プランによってトリガーの起動間隔は異なりますが、基本的に短い設定がおすすめです。
次に、「ラベル」を候補から選択しましょう。
枠内をクリックすると候補が表示されるので、該当するラベルを選択してください。
設定できたら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックします。
次に、Dropboxの設定を行うので、「ファイルをアップロード」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されるので、設定を確認してください。
以下の注意事項をご覧ください。
スクロールし、以下の設定を行いましょう。
以下は例ですので、任意で設定しましょう。
次に、「ファイルの添付方法」を設定してください。
「ファイル」は矢印をクリックして、取得した値を選択しましょう。
設定できたら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックします。
ステップ4:トリガーボタンをONにして、GmailとDropboxの連携動作を確認
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正常にフローボットが起動するかチェックしましょう。
今回使用したテンプレートはこちらです。
Gmailで受信した添付ファイルをDropboxにアップロードするフローです。
GmailやDropboxを使ったその他の自動化例
本日ご紹介した連携以外にもGmailやDropboxのAPIを活用することで様々な自動化を実現することが可能です。
もし気になるものがあれば、ぜひ試してみてください！
GmailとDropboxを連携した自動化例
Dropboxのフォルダ内でファイルの作成・更新がされたらGmailに通知したり、Gmailで投稿された書類データをOCRで読み取り、ファイル名を更新してDropboxに保存したりする連携も可能です。
また、Dropboxでファイルが格納されたらGmailに添付して送信することもできます。
Gmailで投稿された書類データをOCRで読み取りファイル名を更新しDropboxに格納するフローです。
■概要
Dropboxに保存したファイルを、手動でGmailに添付して送信する作業に手間を感じていませんか。こうした定型的な作業は、ファイルの添付忘れや宛先の間違いといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Dropboxの特定フォルダにファイルが格納されるだけで、Gmailでのメール送信までを自動化できます。これにより、手作業によるファイル共有の手間を省き、業務の正確性を高めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
・DropboxとGmailを使い、定型的なファイル共有を手作業で行っている方
・取引先やチームへのファイル送付を自動化し、業務効率を改善したい方
・ファイルの送信漏れや誤送信といったヒューマンエラーを未然に防ぎたい方
■注意事項
・DropboxとGmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
Dropboxのフォルダ内でファイルの作成・更新がされたら、Gmailにメールを送付するフローです。
Gmailを活用した自動化例
Gmailで受信したファイルをチャットツールに転送する
Gmailで受信したファイルをChatworkなどに自動で転送します。
■概要
「Gmailで添付ファイル付きメールを受信したらMicrosoft Teamsチャンネルにファイルを共有する」フローは、GmailとMicrosoft Teamsの連携を活用した業務ワークフローです。
手動でのファイル転送作業を省力化し、業務効率を向上させます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailで受信した添付ファイルをMicrosoft Teamsで共有したい方
・チーム内での情報共有を自動化し、効率化を図りたいビジネスパーソン
・Yoomを活用して、日常業務のプロセスを自動化したい方
・メール管理とチームコラボレーションの連携に課題を感じている管理者の方
・業務フローの自動化で時間を節約し、生産性を向上させたい企業の方
■注意事項
・GmailとMicrosoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Gmailで受け取ったファイルをChatworkに転送するフローです。
Gmailで届いたメールの内容をプロジェクト管理ツールにタスクとして追加する
Gmailで届いたメールの内容をAsanaやTrelloなどにタスクとして自動で追加します。
■概要
Gmailで特定のラベルのメールが届いたら、GitHubに課題を追加するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・顧客からメールで届く問い合わせやバグ報告をGitHubで管理している開発チームのメンバー
・営業やサポートのやり取りをGitHubのIssueとして整理したい方
・ユーザーからのフィードバックを迅速に対応したいプロダクトマネージャー
・メール内容の整理や転記を自動化し、GitHubのIssue登録の手間を減らしたい方
・複数のプロジェクトを並行して進めており、各ステークホルダーからのメール依頼を効率的に管理したい事業部マネージャー
■注意事項
・Gmail、GitHubのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Gmailで届いたメールの内容をAsanaにタスクとして自動的に追加するフローボットです。Gmailの転送設定でYoomのメールアドレスにメールを通知してご利用ください。
Gmailの内容を元に、Trelloに新規カードを作成するフローです。
リード詳細ページからGmailで定型メールを送信する
SalesforceやHubSpotなどの顧客管理ページから、定型メールを送信します。
HubSpotのコンタクトに登録されたリード宛にGmailで定型メールを送信するフローです。
Salesforceのリード詳細ページから、Gmailで定型メールを送信します。メールの文面などは任意の値に変更してご利用ください。
Notionデータベースの情報を用いて、Gmailでメールを自動で送付するフローです。
Dropboxを活用した自動化例
フォームで送信されたファイルをDropboxにアップロードする
Googleフォームなどで送信されたファイルをDropboxに自動でアップロードします。
■概要
Googleフォームでファイルを受け付ける際、都度ファイルを確認しDropboxに手動で保存する作業は手間がかかる上に、保存忘れなどのミスにつながる可能性があります。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されると、添付されたファイルが自動でDropboxの指定フォルダにアップロードされるため、こうした手作業をなくし、ファイル管理の正確性と迅速性を高めることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームで受け取ったファイルの管理を手作業で行っている方
・ファイルの保存漏れや手作業によるミスを防ぎたいと考えている方
・GoogleフォームとDropbox間の定型業務を自動化し効率化したい方
■注意事項
・Googleフォーム、Google Drive、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
■概要
フォームでファイルが送信されたら、承認依頼を送信しDropboxに格納するフローです。
提出されたファイルの管理と承認プロセスを自動化することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・フォームを多用しているチーム
・お問い合わせフォームや申請フォームから多くのファイルが送信されており、その管理に手間を感じている方
・承認プロセスを効率化したい管理者
・承認依頼の送信が手作業で煩雑になっているため、自動化で作業をスムーズにしたい方
・Dropboxを活用している企業
・ファイルの一元管理をDropboxで行っており、他のアプリと連携して業務を効率化したい方
・業務の自動化に興味がある方
・Yoomを利用して業務ワークフローを自動化し、日常業務の効率化を目指している方
■注意事項
・DropBoxのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
「フォームで送信されたファイルをDropboxに保存する」ワークフローは、オンラインフォームからアップロードされたファイルを自動的にDropboxに保管する仕組みです。
ワークフローを活用すれば、フォームで受け取ったファイルを自動的にDropboxに保存し、整理整頓が簡単になります。
業務ワークフローの自動化で、時間と労力を大幅に削減できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・オンラインフォームを頻繁に利用し、アップロードされたファイルの管理に手間を感じている方
・Dropboxを既に業務で活用しており、データの一元管理を目指しているチーム
・業務ワークフローの自動化を通じて、作業効率を向上させたいと考えているビジネスオーナー
・フォームからのデータを安全かつ整理された形で保存したいと望んでいるIT担当者
■注意事項
・DropboxとYoomを連携してください。
データベースにレコードが追加されたらDropboxにフォルダを作成する
Google スプレッドシートやNotionなどにレコードが追加されたら、Dropboxにフォルダを自動で作成します。
Airtableで取引先が登録されたらDropboxにフォルダを作成するフローです。
Google スプレッドシートで行が追加されたら、Dropboxにフォルダを作成するフローです。
■概要
Notionでプロジェクトやタスクを管理する際、関連ファイルを保管するために都度Dropboxにフォルダを手動で作成していませんか？この作業は単純ですが、積み重なると大きな手間となり、フォルダの作成漏れなどのミスにも繋がりかねません。このワークフローを活用すれば、Notionのデータベースに新しいページが作成されると、自動でDropboxに連携したフォルダが作成され、こうした課題を解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・NotionとDropboxを併用し、情報とファイルの管理を効率化したいと考えている方
・手作業でのフォルダ作成に手間を感じており、入力ミスや作成漏れを防ぎたい方
・複数のツールを連携させた定型業務を自動化し、生産性の向上を目指す担当者の方
■注意事項
・NotionとDropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Web会議終了後に録画データをDropboxに保存する
Google MeetやZoomでWeb会議終了後に、録画データをDropboxに自動で保存します。
■概要
「Zoomミーティングが終了したら録画データをDropboxに自動保存する」ワークフローは、ZoomとDropboxの連携を活用して、会議録画の管理を効率化します。
ミーティング終了後、自動的に録画データがDropboxに保存されるため、手動での転送作業やデータ管理の手間を軽減できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Zoomを頻繁に利用し、ミーティング録画を効率的に管理したいビジネスパーソン
・録画データの保存や共有に時間を取られているチームリーダー
・Dropboxを既に活用しており、他のツールとの連携を強化したい企業
・ミーティング後のデータ整理を自動化して、業務効率を向上させたい管理者
・手動でのデータ保存作業を減らし、よりクリエイティブな業務に集中したい方
■注意事項
・Zoom、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Zoomのレコーディング情報を取得するためには、ミーティングデータがクラウドレコーディングされている必要があります。
・クラウドレコーディングはZoomの特定プランに限定されるためご注意ください。詳細はこちらをご参照ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご確認ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
■概要
「Google Meetで会議終了後、録画データをDropboxに格納する」ワークフローは、会議の記録を自動で整理・保管したい方に適した自動化フローです。
このフローを利用することで、Google Meetで録画されたデータを検出し、指定のDropboxフォルダに自動で格納することができ、効率化を図ることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google Meetの会議録画を定期的に行っており、その管理に課題を感じている方
・Dropboxで資料や記録を一元管理している企業やチームの担当者
・複数メンバーと共有する会議録画を、スムーズに保管・共有したいと考えている方
・Googleフォームやテキスト形式の議事メモと合わせて録画データも管理したい方
・業務データを正確かつ整理された形で残したい、バックオフィス・管理部門の方
■注意事項
・Google Meet、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
GmailとDropboxの連携メリットと具体例
メリット1:作業時間を節約できる
Gmailで受信したメールに添付されたファイルをDropboxに自動保存することで、手動でファイルをアップロードしたり、フォルダに整理したりする必要がなくなります。
たとえば、見積書をGmailで受信した場合、Dropboxの専用フォルダに自動で保存されます。
これにより、担当者は保存作業にかかっていた時間を他の重要な業務に充てることができ、業務の効率化を図れるのではないでしょうか。
特に、大量の添付ファイルを管理する業務においては、大きなメリットを享受できるはずです！
メリット2:チーム内でのファイル共有がスムーズになる
Dropboxにファイルを自動アップロードすれば、チーム内へ最新のデータをスムーズに共有できます。
Gmailの添付ファイルをわざわざ手動で保存する際に生じていたタイムラグを抑えられるので、業務の進行スピードも向上するかもしれません。
具体的には、顧客からの要望や資料の受け取りにGmailを活用する場合、チームメンバー全員が関連資料を確認しやすくなりますよね。
このように、関連資料がアップロードされていないといった事態を防げるので、情報共有が円滑化するのではないでしょうか。
メリット3:ファイルの紛失を防止する
GmailとDropboxを連携することで、重要な添付ファイルを紛失することを防ぐこともできます。
手動でファイルを保存すると、保存が漏れたり、異なるフォルダに保存してしまったりすることがありませんか。
添付ファイルがDropboxにアップロードされる自動化を活用することで、ファイルが指定のフォルダに確実に保存され、紛失を防げます。
たとえば、経理担当者が支払い明細や請求書をGmailで受信する場合、自動化することでDropboxに確実にファイルが保存されます。
これにより、ファイルの紛失を防げるだけでなく、支払い明細や請求書を確認するときも容易になるのではないでしょうか。
まとめ
GmailとDropboxを連携することで、作業時間の節約やチーム内へのファイル共有が容易になるはずです！
また、Gmailで添付されたファイルがDropboxに自動アップロードされることで、ファイルの紛失も防げます。
自動化によりファイルが適切に保存される環境が整うことで、安心して作業を進められるのではないでしょうか。
今回ご紹介したテンプレートを活用して、書類の管理を効率化させましょう。
Yoomの自動化は誰でも簡単に操作できるので、ぜひ試してみてくださいね！
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