GmailとDropboxを連携して、Gmailで受信した添付ファイルをDropboxに自動アップロードする方法

Gmailで受信したメールに添付されたファイルを手作業でDropboxに保存するのは、作業時間や手間が多くかかるでしょう。
そこで今回は、Gmailに添付されたファイルをDropboxに自動アップロードする方法を解説します。
この自動化を導入することで、わざわざ該当するフォルダに整理する必要がなくなり、ファイルの管理がしやすくなるでしょう。
また、添付ファイルが確実にDropboxに保存されるため、書類の紛失リスクを減らせます。

こんな方におすすめ

Gmailに添付されたファイルをDropboxに自動的にアップロードしたい方
Dropboxを活用し、チーム内でのファイル共有をスムーズに行いたい方
添付ファイルの紛失を防止し、書類の保管を確実に行いたい経理担当者

GmailとDropboxの連携メリットと具体例

メリット1:作業時間を節約できる

Gmailで受信したメールに添付されたファイルをDropboxに自動保存することで、手動でファイルをアップロードしたり、フォルダに整理したりする必要がなくなります。
たとえば、見積書をGmailで受信し、Dropboxに管理する場合、ファイルの自動アップロードにより、手間と時間を削減できます。
これにより、担当者は作業にかかっていた時間を他の重要な業務に充てることができるでしょう。
この自動化は、大量の添付ファイルを管理する業務において、特に有効な自動化が期待できます。

メリット2:チーム内でのファイル共有がスムーズになる

Dropboxにファイルを自動アップロードすれば、チーム内へ最新のデータを共有できるでしょう。
これにより、Gmailの添付ファイルを確認し、手作業でアップロードする手間が省けるため、プロジェクトの進行スピードを向上できるかもしれません。
具体的には、顧客からの要望や資料の受け取りにGmailを活用する場合、チームメンバー全員が関連資料を確認しやすくなるでしょう。
その結果、関連資料がアップロードされていないといった事態を防ぎ、必要な書類の確認がしやすくなります。

メリット3:ファイルの紛失を防止する

GmailとDropboxを連携することで、重要な添付ファイルが受信メールで埋もれるリスクを軽減できます。
Dropboxにアップロードされる自動化を活用することで、ファイルの紛失を防ぎ、ファイルの保存が適切に行われるでしょう。
たとえば、経理担当者が支払い明細や請求書を管理する場合、Gmailで多くのメールを受信していても、自動化によってDropboxに確実にファイルが保存されます。
これにより、支払い明細や請求書を確認する際でも、フォルダに整理されるため、確認も容易になると見込まれます。

それではここからノーコードツールYoomを使って、「Gmailで受信した添付ファイルをDropboxにアップロードする」方法をご説明します。

[Yoomとは]

GmailとDropboxの連携フローの作り方

Gmailで受信した添付ファイルをAPIを通じて受け取り、DropboxのAPIを活用してアップロードすることで自動化を実現できます。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。

連携フローは大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。

GmailとDropboxをマイアプリ登録
テンプレートをコピー
フローの起点となるGmailのトリガー設定とその後に続くDropboxのオペレーション設定
トリガーボタンをONにして、GmailとDropboxの連携動作を確認

Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。

ステップ1:GmailとDropboxをマイアプリ登録

GmailとDropboxをYoomに接続するマイアプリ登録を行いましょう。
最初に、マイアプリ登録を済ませておくと、自動化設定がスムーズです。

まず、Gmailのマイアプリ登録を行ってください。
Yoom画面左側の「マイアプリ」→「新規接続」をクリックしましょう。

検索欄でGmailを検索するか、一覧から選択してください。

以下の画面が表示されるので、Gmailにログインします。

続いて、Dropboxのマイアプリ登録を行ってください。
先ほどと同様に、検索欄からDropboxを検索するか、一覧から選択しましょう。
以下の画面が表示されたら、Dropboxにログインします。

GmailとDropboxがマイアプリに表示されれば、登録完了です。

ステップ2:テンプレートをコピー

自動化の設定をするため、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。

以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。

以下の画面が表示されるので、「タイトル」と「説明」を確認してください。
変更する場合は、以下の画面から変更しましょう。
最初に、Gmailの設定を行うので、「特定のラベルのメールを受信したら」をクリックします。

ステップ3:フローの起点となるGmailのトリガー設定とその後に続くDropboxのオペレーション設定

以下の画面が表示されたら、設定を確認してください。

「タイトル」→自由に変更可能
「Gmailと連携するアカウント情報」→アカウントに相違がないか確認
「トリガーアクション」→特定のラベルのメールを受信したら

以下の画面が表示されたら、「トリガーの起動間隔」を5分、10分、15分、30分、60分から選択します。
※プランによってトリガーの起動間隔は異なるので、注意してください。

次に、「ラベル」を候補から選択しましょう。
枠内をクリックすると候補が表示されるので、該当するラベルを選択してください。
設定できたら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックします。

次に、Dropboxの設定を行うので、「ファイルをアップロード」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されるので、設定を確認してください。

「タイトル」→自由に変更可能
「Dropboxと連携するアカウント情報」→アカウントに相違がないか確認
「アクション」→ファイルをアップロード

以下の注意事項をご覧ください。

スクロールし、以下の設定を行いましょう。

「フォルダのパス」→説明の通りに設定
「ファイル名」→説明の通りに設定するか、アウトプットを活用して設定
Gmailのアウトプットを活用して、設定を行ってください。
アウトプットは赤枠内の矢印をクリックすると表示されます。

以下は例ですので、任意で設定しましょう。

次に、「ファイルの添付方法」を設定してください。
「ファイル」は矢印をクリックして、取得した値を選択しましょう。
設定できたら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックします。

ステップ4:トリガーボタンをONにして、GmailとDropboxの連携動作を確認

最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正常にフローボットが起動するかチェックしましょう。

今回使用したテンプレートはこちらです。

その他のGmailやDropboxを使った自動化の例

他にもGmailやDropboxを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。

1.Dropboxのフォルダ内でファイルの作成・更新がされたら、自動的にGmailにメールを送付するフローです。
ファイル作成や更新がGmailで送付されるため、ファイルデータを確認したい方におすすめです。
Gmail上でファイル情報を確認できるため、どんなファイルが届いたか確認しやすくなるでしょう。

2.Gmailで投稿された書類データをOCRで読み取り、ファイル名を更新し、Dropboxに自動格納するフローです。
‍AIで書類データを読み取ることで、手動でファイルを確認したり、ファイル名を登録する必要がなくなります。
頻繁にGmailでファイルのやり取りを行っている方におすすめの自動化です。

3.Dropboxでファイルがアップされたら、自動でOCRでファイル内容を読み取り、Google スプレッドシートに追加するフローです。
Dropboxにアップロードされたファイル内容がGoogle スプレッドシートに自動追加されるため、転記する手間が省けます。
AIでファイルを読み取るため、膨大なファイル量を取り扱っている場合におすすめの自動化です。

まとめ

GmailとDropboxを連携することで、作業時間の節約やチーム内へのファイル共有が容易になるでしょう。
Gmailで添付されたファイルをDropboxに自動アップロードできるため、データ紛失のリスクを防ぎます。
また、チームメンバーがデータにスムーズにアクセスできる環境が整うでしょう。
ファイルが適切に保存されることで、安心してデータ管理することが期待できます。

今回ご紹介したテンプレートを活用して、書類の管理を効率化させましょう。
Yoomの自動化は誰でも簡単に操作できるので、無料登録で試してみてください。