.png)
・
.avif)
「OpenAIで作成した文章をGmailの下書きに毎回コピー＆ペーストしている…」
「Gmailで受信した問い合わせメールの内容を把握するために、都度OpenAIに貼り付けて要約してもらっている…」
このように、日々の業務でOpenAIとGmailを利用する中で、二つのツール間での手作業による情報連携に手間や非効率さを感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">OpenAIでの処理結果を自動でGmailに送信したり、受信したメールの内容を自動でOpenAIに連携して要約する仕組み</span>があれば、こうした定型的な作業から解放され、より創造的で重要な業務に集中できる貴重な時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくてもノーコードで簡単に設定できるので、ぜひこの機会に導入して、日々の業務をもっと効率的に進めましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">OpenAIとGmailを連携するためのテンプレート</span>が用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
OpenAIとGmailのAPIを連携すれば、これまで手作業で行っていた情報連携を自動化することが可能になります。
例えば、フォームで受け付けた問い合わせ内容をOpenAIに要約させ、その結果をGmailで担当者に通知する、といった一連のフローを自動で実行できます。これにより、業務の効率化や対応速度の向上、ヒューマンエラーの削減に繋がります。
ここでは具体的な自動化例を複数ご紹介するので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Webサイトのフォームなどから受け付けたお客様からの問い合わせやご意見は、長文であることも少なくありませんよね。
このテンプレートを使えば、フォームで受信した内容をトリガーに、OpenAIが自動でテキストを要約し、その結果をGmailで担当者に通知するため、<span class="mark-yellow">内容を素早く把握して迅速な初期対応につなげることができます！</span>
すべての問い合わせに同じ優先順位で対応するのはなかなか大変ではないでしょうか。
そこでこの連携を活用すれば、「緊急」「クレーム」といった特定のキーワードを含む問い合わせがフォームで受信された場合にのみ、OpenAIによる要約とGmailでの通知を実行させることが可能です。
<span class="mark-yellow">対応の優先度が高い重要な連絡を見逃すことなく、効率的にハンドリングできます！</span>
それでは、さっそく実際にOpenAIとGmailを連携したフローを作成してみましょう！今回はYoomを使用して、ノーコードでOpenAIとGmailの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回はフォームで受信した内容をOpenAIで要約して、Gmailに通知するフローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
画面右側の「新規接続」をクリックし、検索窓にOpenAIと入力します。表示された候補をクリックしましょう。
※ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
※ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
以下の画像のような画面が表示されるので、内容に従って入力しましょう。OpenAIのマイアプリ登録についてはこちらをご確認ください。
マイアプリにOpenAIが表示されていればマイアプリ連携の完了です。
検索窓にGmailを入力し表示される候補をクリックします。
YoomとGmailの連携画面が表示されるので、赤枠の「Sign in with Google」をクリックします。
今回連携したいアカウントを選択し、YoomとGmailの連携を進めましょう。認証時にはGmailへの権限をすべて許可します。
マイアプリにGmailが表示されれば完了です！
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーのテンプレートの「このテンプレートを試してみる」のアイコンをクリックします。
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。これで、マイプロジェクトにテンプレートが保存されます。
フォームで回答が送信されたことを自動化のトリガーにするための設定を行います。
以下の赤枠をクリックしましょう。
Yoomフォームの設定画面が表示されるので、回答用のフォームを設定しましょう。Yoomのフォームに関してはこちらをご確認ください。
設定ができたら「次へ」をクリックします。
以下の画面が表示されます。「取得した値」の内容の箇所にこれからテストで使用するデータ＝フォームから送信される問い合わせ内容を、テストデータとして直接入力してください。また、取得した値をアウトプットと呼びます。アウトプットについて詳しくはこちらをご確認ください。
【Tips】
アウトプットは各アクションで取得でき、取得したアウトプットはそれ以降のアクションで活用可能です。
つまり、ここで取得したアウトプットをOpenAIで自動要約し、さらにその要約データをアウトプットとして取得することでGmailに自動送信可能となります！
入力できたら保存を押し、次へ進みます。
フォームで受信した内容をOpenAIで要約するための設定を行います。
以下の赤枠をクリックしましょう。
連携アカウントとアクションを選択する画面が表示されるので、今回連携するOpenAIのアカウントを確認し「次へ」をクリックします。
メッセージコンテンツには以下のように取得した値からフォームで得た回答を選択し入力しましょう。
【Tips】
このようにアウトプットを活用することで、フォームから問い合わせなどが送信される度に自動要約可能となります。
なお、テキストを直接入力した部分は固定値とされるため、下記画像のように「以下の内容を要約してください」などのプロンプトは手入力し、毎回変動することが望ましい「内容」はアウトプットを活用しましょう。
ロールはuserを選択することをおすすめします。
モデルIDはgpt-4oを選択しました。
出力を格納するかは任意で選択します。
推理努力も任意で入力しましょう。
その他の設定についても入力を進めましょう。
入力ができたら「テスト」をクリックし、回答の生成ができているか確認します。
以下の画面にOpenAIから取得した情報が表示されていることを確認し、「保存する」をクリックしましょう。
OpenAIで要約した内容をGmailに送信するための設定を行います。
以下の赤枠をクリックしましょう。
連携アカウントとアクションを選択する画面が表示されるので、今回連携するGmailのアカウントを確認し「次へ」をクリックします。
メール内容を入力していきましょう。
「From」「To」は必須項目のため必ず入力します。
「CC」などは任意で入力しましょう。
「件名」には以下のように入力しています。
「本文」には取得した値を使用してOpenAIの生成されたコンテンツを入力しました。
「次へ」をクリックするとメールのテスト送信が行える画面になります。
テスト送信を行い実際にメールが送信できているか確認しましょう。
確認ができたら「保存する」をクリックします。
以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」をクリックすることで、フローボットが自動で起動します。
設定お疲れ様でした！
今回はOpenAIからGmailへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にGmailからOpenAIへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。Gmailで受信したメールをトリガーとして、OpenAIで内容を処理するといった逆方向の自動化も簡単に実現できます。
毎日大量に届くメールの中から、重要な情報を一つひとつ確認するのは大変な作業です。
この自動化フローを設定すれば、Gmailでメールを受信するたびにOpenAIがその内容を自動で要約し、指定したSlackチャンネルに通知するため、<span class="mark-yellow">メールチェックにかかる時間を削減し、重要な情報を見逃さずにチーム全体で共有できます。</span>
特定の差出人や件名に含まれるキーワードなど、あらかじめ設定した条件に合致するメールだけを処理したい場合に最適なテンプレートです。
例えば、重要顧客からのメールや「請求書」という件名のメールだけをトリガーとしてOpenAIに要約させ、Slackに通知することで、<span class="mark-yellow">対応が必須なメールに素早く気づき、業務の抜け漏れを効果的に防ぐことができます。</span>
OpenAIやGmailのAPIを活用することで、テキスト解析やコミュニケーション管理を効率化できます。
Yoomにはこれらの業務を自動化できるテンプレートが多数用意されているので、ぜひご活用ください！
OpenAIを取り入れることで、文章の要約や自然言語処理を業務に組み込めます。
たとえば、フォームやメールで送信された情報を自動で要約し、SlackやGoogle Chatに通知すれば、担当者が必要な情報をスムーズに把握できます。
さらに、Zoomの会議内容を文字起こししてOpenAIで要約すれば、会議後の議事録作成を効率化できます。メールの受信内容から返信文を自動生成するなど、日常業務をスムーズに進める仕組みも構築可能です！
Gmailの自動化では、受信したメールを起点にさまざまなタスクを効率化できます。
たとえば、受信内容をAIで解析し、Asanaにタスクを自動追加することで、タスク管理が漏れなく行えます。また、特定ラベルのメールを受け取った際にDiscordやLINE WORKSへ通知すれば、チーム全体で素早く情報共有できます！
さらに、メール内容をもとにSalesforceへリードを登録することで、営業活動を効率的に進められるでしょう。
OpenAIとGmailの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたOpenAIとGmail間のコピー＆ペースト作業や、長文メールの内容を確認する手間を削減し、ヒューマンエラーを防ぐことができます。
</span>これにより、担当者は情報連携のタイムラグや確認漏れといったストレスから解放され、より迅速かつ正確な情報に基づいて、本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築可能です。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらの登録フォームから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：要約の文字数や形式は指定できますか？
A：はい、可能です。OpenAIで要約を行うフローで、OpenAIに対して指示を出すことができます。「箇条書きにして」などを入力することで要約文を箇条書きで生成することが可能です。
Q：英語の問い合わせを日本語で要約できますか？
A：はい、可能です。OpenAIへの指示に「英語の文章は日本語に翻訳して」など指示を出すことで英語での問い合わせにも対応できます。
Q：処理エラーが起きたらどうなりますか？
A：エラーが発生した際や連携が失敗した場合、Yoomに登録されているメールアドレスに通知が送信されます。エラーの対応方法について、詳しくはこちらご確認ください。
.png)
.avif){kind=small}
.webp)
.webp)
