Gmail・freee会計・OCRを連携して、Gmailで受信した領収書をOCRで読み取りfreee会計のファイルボックスに登録する方法

ステップ1：Gmailとfreee会計をマイアプリ連携

まず、Gmailとfreee会計をマイアプリに連携します。
Yoomにログイン後、ページ左側にある「マイアプリ」をクリックし、「+新規接続」からGmailを検索してください。

「Sign in with Google」をクリックします。

利用するアカウントを選択するか、「別のアカウントを使用」からサインインしましょう。

「Yoom にログイン」が表示されたら「次へ」をクリックします。

次のページでアクセス許可を行います。
「すべてを選択」にチェックを入れ、「続行」をクリックすると、Gmailの連携が完了します。

次に、「+新規接続」からfreee会計を検索しクリックしてください。

ログイン操作を行い、アプリ連携の開始画面で「許可する」をクリックするとfreee会計のマイアプリ連携が完了します。

次に、テンプレートを利用して設定を進めていきましょう。Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。

「テンプレートがコピーされました！」と表示されるので、「OK」をクリックしてコピーを完了してください。

ステップ2：Gmailでメールを受信したことを読み込む

次に、Gmailでメールを受信したことを読み込む設定を行います。
「特定のラベルのメールを受信したら」をクリックしてください。

次のページで「Gmailと連携するアカウント情報」を確認してください。
タイトルは編集可能ですが、トリガーアクションは変更せず「次へ」をクリックしてください。

API接続を設定します。
「トリガーの起動間隔」は5分、10分、15分、30分、60分から選択できます。
※プランによって最短の起動間隔が異なるためご注意ください。
「ラベル」は、入力欄をクリックし表示された候補から選択してください。
設定が完了したら、テスト用に領収書が添付されたメールを受信してください。

今回は、このような領収書をメールで受信しました。
準備ができたら、「テスト」をクリックしてください。

アウトプットを確認し、「保存する」をクリックしてください。

ステップ3：添付ファイルをOCRで読み取る

次に、添付ファイルをOCRで読み取る設定を行います。
「画像・PDFから文字を読み取る」をクリックしてください。

次のページで「タイトル」と「アクション」を任意で編集してください。
「アクション」は、デフォルトで「レシート・領収書を読み取る（5タスク）」が選択されています。
※（）内に表記されている消費タスク量にご注意ください。
※OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
設定が完了したら、「次へ」をクリックしてください。

次に、読み取りの詳細設定を行なっていきます。
「ファイルの添付方法」では「取得した値を使用」か「ファイルをアップロード」を選択できます。
今回は、先ほど設定したフォームから送信されたファイルを使用するので、「取得した値を使用」と「添付ファイル1」を選択してください。
「抽出したい項目」は注釈を参照し、デフォルト以外の抽出したい項目をカンマ区切りで追加してください。
「使用するAI」は、ChatGPTかClaudeを選択できます。デフォルトではClaudeを使用します。
設定が完了したら、「テスト」をクリックしてください。

アウトプットを確認し、「保存する」をクリックしてください。

ステップ4：freee会計のファイルボックスに登録する

次に、freee会計のファイルボックスに登録する設定を行います。
「ファイルボックスに証憑ファイルをアップロード」をクリックしてください。

タイトルの任意編集とアカウント情報の確認を行い、「次へ」をクリックしてください。

API接続の設定を行います。
「事業所ID」は、入力欄をクリックし表示された候補から選択してください。
「メモ」は、任意で設定できます。
「取引日」は、入力欄をクリックしOCRで読み取った「日付」を選択してください。
「ファイルの添付方法」は、デフォルトのまま変更せず「テスト」をクリックしてください。

freee会計とアウトプットを確認し、「保存する」をクリックしてください。

最後に「トリガーをON」をクリックし、フロー稼働の準備が完了です。これでGmailで受信した領収書をOCRで読み取り、freee会計のファイルボックスに自動登録することができます。

freee会計を使ったその他の自動化例

他にもfreee会計を使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します！

1. Salesforceからfreee会計に取引先を追加する

Salesforceの取引先情報がfreee会計に自動で追加されるため、手作業による登録の手間が軽減されます。これにより取引先情報の一貫性が保たれ、データの管理効率向上が期待されます。

2. Google スプレッドシートに行が追加されたら、freee会計に取引先を登録する

スプレッドシートに入力された取引先データがfreee会計に自動で登録されるため、手動での転記作業が不要になります。データの抜け漏れや入力ミスの防止にも貢献するでしょう。

3. 毎月月初にfreee会計で支払い期日が過ぎた取引をMicrosoft Teamsに通知する

支払い期日が過ぎた取引情報がMicrosoft Teamsに通知されることで、確認作業の手間を削減できます。経理担当者が支払い状況を把握しやすくなり、管理のスムーズ化が期待されます。

GmailとOCR機能の連携メリットと具体例

メリット1: 領収書処理の手間を削減し、経理業務を効率化

Gmailで受信した領収書をOCRで読み取り自動でfreee会計のファイルボックスに登録することで、経理業務の効率化が期待されます。
経理担当者は、従来受信した領収書を確認し、金額や日付を手入力していました。
しかし、この仕組みを導入することで領収書のデータ化から登録までのプロセスが自動化され、手作業による負担が軽減されます。
また、領収書の入力ミスや登録漏れが発生しにくくなるため、業務の正確性も向上するでしょう。
特に日々の経費精算に多くの時間を割いている企業では、経理担当者の作業負担の削減と処理スピードの向上が期待されます。

メリット2: 領収書の紛失リスクを低減し、管理の手間を削減

紙の領収書は紛失しやすく、必要なときに見つからないケースがあります。
経費精算時に「どこに保管したかわからない」といった状況になると、再発行の手間がかかり処理が遅れることもあります。
この仕組みを活用することでGmailで受信した領収書は自動でOCR処理されfreee会計のファイルボックスに登録されるため、紙の管理が不要になるでしょう。
これにより、領収書の紛失リスクが低減され必要なときにすぐにデータを検索できるようになります。特に外回りの多い営業職やフリーランスの方にとって経費の記録をスムーズに管理するための有効な手段となるでしょう。

メリット3: データの一元管理による経理業務の可視化と最適化

従来、領収書の管理は個別のファイルや紙ベースで行われることが多く、経費の状況をリアルタイムで把握するのが困難でした。
この仕組みを活用することで、Gmailで受信した領収書が自動でfreee会計のファイルボックスに登録されデータが一元管理されるようになるはずです。
これにより経費データの集計や分析が容易になり、企業の財務状況をより正確に把握しやすくなると予想されます。
また、部門ごとの経費の傾向を分析しコストの最適化に向けた判断をサポートします。
特に、経費の管理や予算配分の見直しを行いたい企業にとってデータの可視化が業務改善に貢献するでしょう。

まとめ

経理業務が忙しい時期には手作業での入力やデータ管理が負担になりがちで、どうにかして経理業務を自動化できないかと考えている方も多いかと思います。
今回ご紹介した自動化の仕組みを活用することで、Gmailで受信した領収書が自動でOCR処理されfreee会計に登録されるため、経理業務に関する手作業の負担が軽減されるでしょう。
さらに、領収書の紛失リスクを低減しながらデータの一元管理や経費処理の効率化が期待できます。
Yoomのアプリ連携は、プログラミングの知識がなくても簡単に導入できるので、ぜひ本記事を参考に試してみてください。