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経費精算のたびに領収書をひとつずつ確認し手作業でデータを入力するのにはとても時間がかかりますよね。
「これが自動化できたら、もっと楽なのに…」と感じたことがある方も多いのではないでしょうか。
このように紙の領収書を管理する手間や、紛失してしまうリスクに頭を悩ませている方も少なくないはずです。
そこで本記事では、Gmailで受信した領収書をOCRで読み取りfreee会計のファイルボックスに自動登録する方法をご紹介します！
この仕組みを活用すれば領収書の管理が簡単になり手作業の負担が軽減されるだけでなく、データの正確性も向上するでしょう。
このアプリ連携は、プログラミングの知識がなくても簡単に導入できるので、ぜひ本記事を参考に試してみてください！
それではここからノーコードツールYoomを使って、Gmailで受信した領収書をOCRで読み取りfreee会計のファイルボックスに登録する方法をご説明します！
[Yoomとは]
まず、Gmailでメールを受信したことをGmailのAPIを利用して受け取ります。
その後、メールに添付されているファイルをOCRで読み取り、freee会計のファイルボックスに登録します。
この方法で自動化できます！
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。
Yoomに登録済みの方はログインし、未登録の方はこちらから無料登録をしてから設定を進めてください。
■概要
Gmailで受信する領収書PDFなどを、都度ダウンロードしてfreee会計に手動でアップロードする作業に手間を感じていませんか。件数が増えると経理担当者の負担となり、入力ミスなどの原因にもなり得ます。このワークフローを活用することで、Gmailで特定のメールを受信するだけで、添付された領収書ファイルをOCRで読み取り、freee会計のファイルボックスへ自動でアップロードできます。面倒な手作業を自動化し、より重要な業務に集中できる環境を構築します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
まず、Gmailとfreee会計をマイアプリに連携します。
Yoomにログイン後、ページ左側にある「マイアプリ」をクリックし、「+新規接続」からGmailを検索してください。
「Sign in with Google」をクリックします。
利用するアカウントを選択するか、「別のアカウントを使用」からサインインしましょう。
「Yoom にログイン」が表示されたら「次へ」をクリックします。
次のページでアクセス許可を行います。
「すべてを選択」にチェックを入れ、「続行」をクリックすると、Gmailの連携が完了します。
次に、「+新規接続」からfreee会計を検索しクリックしてください。
ログイン操作を行い、アプリ連携の開始画面で「許可する」をクリックするとfreee会計のマイアプリ連携が完了します。
次に、テンプレートを利用して設定を進めていきましょう。Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
■概要
Gmailで受信する領収書PDFなどを、都度ダウンロードしてfreee会計に手動でアップロードする作業に手間を感じていませんか。件数が増えると経理担当者の負担となり、入力ミスなどの原因にもなり得ます。このワークフローを活用することで、Gmailで特定のメールを受信するだけで、添付された領収書ファイルをOCRで読み取り、freee会計のファイルボックスへ自動でアップロードできます。面倒な手作業を自動化し、より重要な業務に集中できる環境を構築します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
「テンプレートがコピーされました！」と表示されるので、「OK」をクリックしてコピーを完了してください。
次に、Gmailでメールを受信したことを読み込む設定を行います。
「特定のラベルのメールを受信したら」をクリックしてください。
次のページで「Gmailと連携するアカウント情報」を確認してください。
タイトルは編集可能ですが、トリガーアクションは変更せず「次へ」をクリックしてください。
API接続を設定します。
「トリガーの起動間隔」は5分、10分、15分、30分、60分から選択できます。
※プランによって最短の起動間隔が異なるためご注意ください。
「ラベル」は、入力欄をクリックし表示された候補から選択してください。
設定が完了したら、テスト用に領収書が添付されたメールを受信してください。
今回は、このような領収書をメールで受信しました。
準備ができたら、「テスト」をクリックしてください。
アウトプットを確認し、「保存する」をクリックしてください。
次に、添付ファイルをOCRで読み取る設定を行います。
「画像・PDFから文字を読み取る」をクリックしてください。
次のページで「タイトル」と「アクション」を任意で編集してください。
「アクション」は、デフォルトで「レシート・領収書を読み取る（5タスク）」が選択されています。
※（）内に表記されている消費タスク量にご注意ください。
※OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
設定が完了したら、「次へ」をクリックしてください。
次に、読み取りの詳細設定を行なっていきます。
「ファイルの添付方法」では「取得した値を使用」か「ファイルをアップロード」を選択できます。
今回は、先ほど設定したフォームから送信されたファイルを使用するので、「取得した値を使用」と「添付ファイル1」を選択してください。
「抽出したい項目」は注釈を参照し、デフォルト以外の抽出したい項目をカンマ区切りで追加してください。
「使用するAI」は、ChatGPTかClaudeを選択できます。デフォルトではClaudeを使用します。
設定が完了したら、「テスト」をクリックしてください。
アウトプットを確認し、「保存する」をクリックしてください。
次に、freee会計のファイルボックスに登録する設定を行います。
「ファイルボックスに証憑ファイルをアップロード」をクリックしてください。
タイトルの任意編集とアカウント情報の確認を行い、「次へ」をクリックしてください。
API接続の設定を行います。
「事業所ID」は、入力欄をクリックし表示された候補から選択してください。
「メモ」は、任意で設定できます。
「取引日」は、入力欄をクリックしOCRで読み取った「日付」を選択してください。
「ファイルの添付方法」は、デフォルトのまま変更せず「テスト」をクリックしてください。
freee会計とアウトプットを確認し、「保存する」をクリックしてください。
最後に「トリガーをON」をクリックし、フロー稼働の準備が完了です。これでGmailで受信した領収書をOCRで読み取り、freee会計のファイルボックスに自動登録することができます。
■概要
Gmailで受信する領収書PDFなどを、都度ダウンロードしてfreee会計に手動でアップロードする作業に手間を感じていませんか。件数が増えると経理担当者の負担となり、入力ミスなどの原因にもなり得ます。このワークフローを活用することで、Gmailで特定のメールを受信するだけで、添付された領収書ファイルをOCRで読み取り、freee会計のファイルボックスへ自動でアップロードできます。面倒な手作業を自動化し、より重要な業務に集中できる環境を構築します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
他にもfreee会計を使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します！
Salesforceの取引先情報がfreee会計に自動で追加されるため、手作業による登録の手間が軽減されます。これにより取引先情報の一貫性が保たれ、データの管理効率向上が期待されます。
■概要
Salesforceで管理している取引先情報を、会計処理のためにfreee会計へ手入力で転記する作業に手間を感じていませんか？
この作業は重要ですが、時間がかかり、入力ミスが発生する可能性もあります。
このワークフローを活用すれば、Salesforceの取引先ページからワンクリックでfreee会計に取引先情報を登録でき、こうした課題の解決に繋がり、業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
スプレッドシートに入力された取引先データがfreee会計に自動で登録されるため、手動での転記作業が不要になります。データの抜け漏れや入力ミスの防止にも貢献するでしょう。
■概要
Google スプレッドシートに行が追加されたら、freee会計に取引先を登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Google スプレッドシートで取引先情報を管理している方
・取引先情報の追加をしているバックオフィス業務の担当者
・顧客リストを管理する営業担当者
2.業務でfreee会計を使用している方
・freee会計への取引先の登録を手動で行っている方
・Google スプレッドシートとfreee会計を連携して業務を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
Google スプレッドシートはデータ管理に役立つツールで、共同編集にも適しています。
しかし、Google スプレッドシートに追加した取引先をfreee会計にも登録する場合、誤入力や入力漏れといったミスが発生する可能性があります。
freee会計への取引先の登録を自動化したい方に、このテンプレートは適しています。
Google スプレッドシートで取引先が追加されるとfreee会計にも自動で登録されるため、手動による作業を効率化することが可能です。
また、ツール間のデータの一貫性が保てるため、常に最新の情報を確認することができ、スピーディーに業務を進めることができます。
■注意事項
・Google スプレッドシート、freee会計のそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
支払い期日が過ぎた取引情報がMicrosoft Teamsに通知されることで、確認作業の手間を削減できます。経理担当者が支払い状況を把握しやすくなり、管理のスムーズ化が期待されます。
■概要
毎月月初にfreee会計で支払い期日が過ぎた取引をMicrosoft Teamsに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.freee会計を利用している経理担当者
・支払い期限超過の取引を見逃したくない方
・毎月初めにまとめて支払い期限超過の取引を確認したい方
・Microsoft Teamsでチームメンバーに通知し、迅速な対応を促したい方
2.freee会計を利用している経営者・管理者
・支払い期限超過の取引を把握し、資金繰りの改善に役立てたい方
・経理担当者にリマインドを送信し、業務効率化を図りたい方
■このテンプレートを使うメリット
・手作業での確認作業が不要になり、経理担当者の負担を軽減できます。
・Microsoft Teamsで通知することで、チームメンバーに迅速に情報を共有し、対応を促すことができます。
■注意事項
・freee会計、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携させてください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Gmailで受信した領収書をOCRで読み取り自動でfreee会計のファイルボックスに登録することで、経理業務の効率化が期待されます。
経理担当者は、従来受信した領収書を確認し、金額や日付を手入力していました。
しかし、この仕組みを導入することで領収書のデータ化から登録までのプロセスが自動化され、手作業による負担が軽減されます。
また、領収書の入力ミスや登録漏れが発生しにくくなるため、業務の正確性も向上するでしょう。
特に日々の経費精算に多くの時間を割いている企業では、経理担当者の作業負担の削減と処理スピードの向上が期待されます。
紙の領収書は紛失しやすく、必要なときに見つからないケースがあります。
経費精算時に「どこに保管したかわからない」といった状況になると、再発行の手間がかかり処理が遅れることもあります。
この仕組みを活用することでGmailで受信した領収書は自動でOCR処理されfreee会計のファイルボックスに登録されるため、紙の管理が不要になるでしょう。
これにより、領収書の紛失リスクが低減され必要なときにすぐにデータを検索できるようになります。特に外回りの多い営業職やフリーランスの方にとって経費の記録をスムーズに管理するための有効な手段となるでしょう。
従来、領収書の管理は個別のファイルや紙ベースで行われることが多く、経費の状況をリアルタイムで把握するのが困難でした。
この仕組みを活用することで、Gmailで受信した領収書が自動でfreee会計のファイルボックスに登録されデータが一元管理されるようになるはずです。
これにより経費データの集計や分析が容易になり、企業の財務状況をより正確に把握しやすくなると予想されます。
また、部門ごとの経費の傾向を分析しコストの最適化に向けた判断をサポートします。
特に、経費の管理や予算配分の見直しを行いたい企業にとってデータの可視化が業務改善に貢献するでしょう。
経理業務が忙しい時期には手作業での入力やデータ管理が負担になりがちで、どうにかして経理業務を自動化できないかと考えている方も多いかと思います。
今回ご紹介した自動化の仕組みを活用することで、Gmailで受信した領収書が自動でOCR処理されfreee会計に登録されるため、経理業務に関する手作業の負担が軽減されるでしょう。
さらに、領収書の紛失リスクを低減しながらデータの一元管理や経費処理の効率化が期待できます。
Yoomのアプリ連携は、プログラミングの知識がなくても簡単に導入できるので、ぜひ本記事を参考に試してみてください。
