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「Gmailで受信した特定のメールをGoogleカレンダーに同期できたらいいのに…！」
「手動で予定を作成することが多くてちょっと手間だな…」
そんな課題を解決するのが、GmailとGoogleカレンダーのデータ連携による予定作成の自動化です！APIを活用すれば、Gmailで受信したメールをGoogleカレンダーに自動同期することができます！
そこで本記事では、GmailとGoogleカレンダーの連携方法の他、連携することで実現できる自動化のフローを具体的にご紹介します。
業務の効率化を考えている方は、ぜひチェックしてみてください！
とにかく早く試したい方へ
Yoomを利用することで、ノーコードで簡単にGmailとGoogle カレンダーの連携が可能です。
YoomにはあらかじめGmailとGoogle カレンダーを連携するためのテンプレートが用意されているため、APIの知識が無くても、登録するだけで今すぐ連携が実現できます。
■概要 日々の業務で受信する大量のメールの中から、会議の招待やアポイントの依頼などを手作業でカレンダーに登録するのは手間がかかる作業です。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定の条件を満たすメールを受信するだけで、AIが自動で内容を読み取りGoogleカレンダーへ予定として登録するため、重要な予定の見落としや登録漏れを防ぎ、スムーズなスケジュール管理を実現します。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
GmailとGoogle カレンダーを連携してできること
GmailとGoogle カレンダーのAPIを連携すれば、GmailのデータをGoogle カレンダーに自動的に連携することが可能です！
例えば、下記のようなデータ連携を人の手を介さず、自動的に実施することができます。
特定の条件を満たす受信メールをGoogle カレンダーの予定に登録する
条件で振り分けたメールから、スケジュールをGoogle カレンダーに登録します。
例えば「会議」「商談」などで振り分けたメールからスケジュールの登録が叶います。
Google カレンダーへの転記を手間に感じている営業事務担当者におすすめです。
■概要 日々の業務で受信する大量のメールの中から、会議の招待やアポイントの依頼などを手作業でカレンダーに登録するのは手間がかかる作業です。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定の条件を満たすメールを受信するだけで、AIが自動で内容を読み取りGoogleカレンダーへ予定として登録するため、重要な予定の見落としや登録漏れを防ぎ、スムーズなスケジュール管理を実現します。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
受信メールに含まれるICSファイルを自動でGoogle カレンダーに追加する
スケジュール情報をICSファイルとGoogle カレンダーで運用しており、情報を一元化したいと考えている方におすすめです。
スケジュール管理を担当している事務担当者は要チェックのフローです！
■概要 メールで受信した会議の招待（.icsファイル）を、都度手作業でGoogleカレンダーに登録するのは手間ではありませんか。登録漏れや二重登録などのミスが発生することもあります。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のラベルが付いたメールを受信した際に、添付されたICSファイルから予定を自動で抽出し、Googleカレンダーへ登録できます。面倒な日程調整の手間を省き、スムーズなスケジュール管理を実現します。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ■このワークフローのカスタムポイント
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
GmailとGoogle カレンダーの連携フローを作ってみよう ！
それでは、さっそく実際にGmailとGoogle カレンダーを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでGmailとGoogle カレンダーの連携を進めていきます。
まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
▼今回使用するアプリはこちら：Gmail／Google カレンダー
[Yoomとは]
今回は「特定の条件を満たす受信メールをGoogle カレンダーの予定に登録する」フローボットを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
■概要 メールで受信した会議の招待（.icsファイル）を、都度手作業でGoogleカレンダーに登録するのは手間ではありませんか。登録漏れや二重登録などのミスが発生することもあります。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のラベルが付いたメールを受信した際に、添付されたICSファイルから予定を自動で抽出し、Googleカレンダーへ登録できます。面倒な日程調整の手間を省き、スムーズなスケジュール管理を実現します。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ■このワークフローのカスタムポイント
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
ステップ1：マイアプリ登録
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
Gmailのマイアプリ連携
以下を参考にマイアプリ連携を行いましょう。
Google カレンダーのマイアプリ登録
「新規接続」クリック後に、検索窓でGoogle カレンダーを検索してください。
赤枠の「 Sign in with Google」をクリックして、Googleアカウントにログインします。
Yoomと連携したいGoogleアカウントを選択しましょう。
マイアプリに「Google カレンダー」が出てきたら、登録完了です！
ステップ2：テンプレートコピー
ここからは実際にフローボットを作成していきます！
まずは下記のバナーの「試してみる」をクリックして、テンプレートをコピーしてください。
■概要 日々の業務で受信する大量のメールの中から、会議の招待やアポイントの依頼などを手作業でカレンダーに登録するのは手間がかかる作業です。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定の条件を満たすメールを受信するだけで、AIが自動で内容を読み取りGoogleカレンダーへ予定として登録するため、重要な予定の見落としや登録漏れを防ぎ、スムーズなスケジュール管理を実現します。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
テンプレートがコピーできたら、以下の画面が出てきます。
「OK」をクリックして、次に進んで下さい。
ステップ3：アプリトリガーの設定
まずはアプリの起動設定を行います。
「特定のラベルのメールを受信したら」をクリックしてください。
以下の画面が出てきたら、連携するアカウント情報を確認して次に進んで下さい。
続いて、API接続設定です。
「トリガーの起動間隔」は、業務に合わせて選択してください。
トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
また、ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックしてください。
基本的にはそのプランの最短の起動間隔にして使うことをおすすめします。
「ラベル」は、候補から選択してください。
Gmailで使用している対象のラベルを選びましょう。
ラベルを使っていない方は、この機会にぜひ活用してみてください。
例えば「問い合わせ」や「商談」「クライアント」などで振り分け可能です。
振り分けたラベルに該当するメールを受信させ、テストしてください。
テストに成功したら、以下の画面が出てきます。
以下のアウトプットをこの後の設定時に引用することで、GmailとGoogle カレンダーのデータ連携を実現していきます！
「保存する」をクリックして、次に進んで下さい。
ステップ4：テキストからデータを抽出する設定
次に「テキストからデータを抽出する」をクリックしてください。
以下の画面を確認したら、次に進んで下さい。
続いて、アクション設定です。
変換の文字数は変換タイプから選べます。
変換タイプは「変更する」をクリックして選択可能です。
普段の業務に合わせて合うものを選んでください。
今回は3,500文字以内のデータからテキストを抽出で設定します。
詳細を設定しましょう。
「対象のテキスト」は、アウトプットから本文を選択してください。
ここに本文を設定することで、本文からデータを抽出し、その内容をGoogle カレンダーに登録可能になります。
抽出したい項目は以下設定例を参考に入力してください。
のちにスケジュール登録するため、予定の開始日や予定の開始時間は入力しておくのがおすすめです。
テストを行ってください。
以下のアウトプットをこの後の設定時に引用することが可能です！
「保存する」をクリックしてください。
ステップ5：予定を作成する設定
次に「予定を作成」をクリックしましょう。
以下画面が出てきたら、連携するアカウントを確認して次に進みましょう。
API接続設定です。
「カレンダーID」は候補から選択してください。
Google カレンダーのアカウントのメールアドレスを選択しましょう。
「予定のタイトル」は以下を参考に入力してください。
氏名はアウトプットから選択可能です。
「{{氏名}}さん商談」や「{{氏名}}さん会議」などでもOKです！
用途に合わせて、入力しましょう。
「予定の開始日」もアウトプットから「予定開始日」「予定の開始時間」を選びましょう。
本文のテキストからデータ抽出して「予定の開始日時」に入るイメージです。
ここで指定した時間は自動的に変換されます。詳しくはこちらの記事を確認してください。
「予定の終了日」もアウトプットから「予定終了日」「予定の終了時間」を選びましょう。
本文のテキストからデータ抽出して「予定の終了日時」に入ります。
「予定の説明」は、以下設定例を参考に入力しましょう。
「参加者のメールアドレス」には送信者のメールアドレスをアウトプットから選択しましょう。
「主催者以外の参加者が予定を変更できるかどうか」はプルダウンから選択できます。
「許可しない」にしておけば、こちらでしか変更ができません。
「タイムゾーン」は以下を参考に設定してください。
最後にテストを行いましょう。
エラーが出る場合は、正しく設定が行われている場合があります。
チェックポイントとしては、開始日時と終了日時の入力がうまく自動変換されていない場合があります。
その場合は、入力欄下の注意事項を参考に指定の形式で入力して試してみてくださいね。
テストの成功を確認したら、Google カレンダーに予定が登録されていることも確認してみてくださいね！
ステップ6：フローボットを自動化する確認
以下の画面が出てきたら、「トリガーをON」をクリックしてください。
全ての設定がこれで完了です！
Google カレンダーのデータをGmailに連携したい場合
今回はGmailからGoogle カレンダーへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にGoogle カレンダーからGmailへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Googleカレンダーで予定が作成されたらGmailでメールを送信する
Googleカレンダーで予定を共有しており、コミュニケーションツールとしてGmailを活用している方におすすめのフローです。
Googleカレンダーで特定の予定が作成されたらGmailでメールを送信する
このテンプレートでは、「面接」や「重要会議」といった特定のキーワードを含む予定が作成された場合のみ、指定の宛先にメールを自動送信します。
これにより、本当に重要な予定に関する連絡だけを抽出し、無駄な通知を削減しながら情報伝達の精度を高めることが可能になるでしょう。
■概要 Googleカレンダーに新しい予定を登録するたびに、関係者へGmailで通知を送る作業は、定型業務でありながらも手間がかかるものです。このワークフローは、Googleカレンダーへの予定作成をトリガーとして、指定した内容のメールをGmailから自動で送信するため、手作業による連絡漏れや送信遅延を防ぎ、スムーズな情報共有を実現します。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
GmailとGoogle カレンダーの連携を活用したその他の自動化例
GmailとGoogle カレンダーの連携は、様々な業務の効率化にも活用できます。もし気になるものがあれば、ぜひこちらの自動化フローもお試しください！
Gmailの自動化例
Gmailはメールを送受信することが可能です。また、他のツールからの更新などを通知を受け取ることもできます。
有用なメールを素早く把握して業務のスピードアップが図れるようになるかもしれませんよね。
■概要 Gmailで受信したメールに添付されているファイルを、都度手動でMicrosoft Teamsのチャンネルに共有する作業は、手間がかかるだけでなく共有漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、特定のGmailを受信するだけで、添付ファイルを自動でMicrosoft Teamsの指定チャンネルに共有できるため、こうした定型業務を効率化し、よりスムーズな情報連携を実現できます。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項 ■概要 Googleフォームが送信されたら回答者に自動でGmailを返信するフローです。 ■このテンプレートをおすすめする方 1.業務効率化・自動化を進めたい方 ・定型的なメール送信作業を自動化して業務効率を向上させたい方 ・他のGoogle Workspaceアプリと連携した自動化フローを構築したい方 2.Googleフォームを活用して情報収集を行う方 ・Googleフォームの送信後に回答者へのお礼や確認メールを手動で送信する手間を省きたい方 ・回答者への対応漏れを防いで顧客満足度を高めたい方 ■このテンプレートを使うメリット Googleフォームは情報収集に非常に便利なツールですが、送信者への迅速な対応は顧客満足度向上や良好な関係構築に不可欠です。しかし、フォーム送信のたびに手動でGmailを返信するのは、時間と手間がかかってしまい対応漏れが発生するリスクもあります。 このフローを活用すれば、Googleフォームが送信されたら、自動的に回答者にGmailが返信されるため、対応者は手作業での返信作業を行う必要がなくなり業務効率が大幅に向上します。また人的ミスのリスクも軽減されることで、より迅速かつ正確な対応が可能になります。 ■注意事項 ・Googleフォーム、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。 ・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。 ■概要 HubSpotに新規コンタクトが登録されたらGmailでメールを送信するフローです。 ■このテンプレートをおすすめする方 1.営業部門 ・新しいリードや顧客情報をチーム全体で共有し、迅速に対応したい営業チーム ・新しいコンタクトに対するフォローアップをチームで連携して行いたい部門 2.カスタマーサポートチーム ・新しい顧客情報をタイムリーに把握し、迅速に対応したいサポートチーム ・顧客対応の一貫性を高め、全員で最新の情報を共有したい部門 3.マーケティング部門 ・新規顧客情報を基にキャンペーンを企画・実行したいチーム ・リードジェネレーションの結果をリアルタイムで確認し、次のアクションを計画したい部門 ■このテンプレートを使うメリット ・手動で新しいコンタクト情報を確認し、Gmailに通知する手間を省けるため、作業時間を大幅に短縮することができます。 ・Gmailで情報を共有することで、チームメンバー全員が最新のコンタクト情報を把握しやすくなります。 ■注意事項 ・HubSpot、GmailのそれぞれとYoomを連携させてください。 ■概要 ウェビナー開催後のフォローメールは重要ですが、参加者リストをもとに手作業で対応するのは時間がかかり、送信漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Zoomでのウェビナー終了をきっかけに、参加者情報をもとにGmailでフォローメールを自動で送信できます。この自動化により、迅速で確実なフォローアップが実現し、煩雑な手作業から解放されます。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■概要 日々多くの問い合わせメールが届き、一件ずつ内容を確認して返信する作業に時間を取られていませんか？定型的な問い合わせへの返信は、手間がかかる一方で迅速な対応が求められます。このワークフローは、特定のメール受信をきっかけにChatGPTが返信文案を自動で生成し、Gmailから返信するまでの一連の流れを自動化するため、こうした課題をスムーズに解消します。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
https://openai.com/ja-JP/api/pricing/
Google カレンダーの自動化例
Google カレンダーはスケジュールを登録することが可能です！
また、スケジュールの通知もできるため、日々のタスク管理などにも活用可能です。
■概要 Notionでタスクやプロジェクト情報を管理し、Googleカレンダーでスケジュールを調整する際、手作業での情報転記に手間を感じていませんか。二重入力の手間や転記ミスは、業務効率の低下を招く一因です。このワークフローを活用すれば、NotionのページからワンクリックでGoogleカレンダーへ予定を自動で登録できます。手作業による非効率やヒューマンエラーの課題を解消し、スムーズなスケジュール管理を実現します。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項 ・NotionとGoogleカレンダーのそれぞれとYoomを連携してください。 ・Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法は下記をご参照ください。 https://intercom.help/yoom/ja/articles/8831921 ■概要 「Googleカレンダーで予定が作成されたら、Discordに通知する」ワークフローは、予定の共有に役立ちます。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット GoogleカレンダーとDiscordを連携させることで、予定が共有されるのがスムーズになります。 ■注意事項 ■概要 Googleカレンダーで管理している予定を、別途Google スプレッドシートに転記して管理している方も多いのではないでしょうか。しかし、手作業での転記は手間がかかるだけでなく、入力漏れや記載ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Googleカレンダーに新しい予定が作成されるたびに、その内容を自動でGoogle スプレッドシートの指定した行に追加でき、面倒な転記作業から解放され正確な予定管理を実現します。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項 ■概要 重要な会議やクライアントとの打ち合わせなど、チームで共有すべき予定は多いものの、その都度Slackで通知するのは手間がかかるのではないでしょうか。また、手作業での共有は、忙しい時ほど漏れや間違いが発生しやすくなります。このワークフローを活用すれば、Googleカレンダーに予定が作成されると同時に、指定したSlackチャンネルへ自動で通知が送られ、こうした課題をスムーズに解消できます。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項 ■概要 フォームで受け付けた打ち合わせや面談の予約をカレンダーに登録し、案内メールを送信するといった一連の対応業務には手間がかかりますよね。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
予定が作成されたら、自動で通知されるためチーム間の情報共有として有効です。
これにより予定の変更や新規作成を即座に把握しやすくなり、対応が遅れることがなくなります。
連携により、通知が素早く届くため、スケジュール管理がより確実になります。
これにより、予定の変更にも迅速に対応でき、メンバー間の情報共有が強化されるでしょう。
その結果、業務全体の効率が向上し、よりスムーズにプロジェクトを進行できるようになるでしょう。
このワークフローを活用すれば、フォームの送信をトリガーとして、Googleカレンダーへの予定登録とGmailでのメール送信を自動化できます。
日程調整の課題を解消し、業務の効率化を実現しましょう。
予定のタイトルや開始・終了日時などには、フォームで取得した値を埋め込むことが可能です。
まとめ
GmailとGoogleカレンダーを連携させることで、予定の管理や作成がスムーズになることが期待できるでしょう！
これまで手作業で行っていた予定の作成が簡略化されれば、一連のフローを手動で行うよりもスピーディーに完結できるはずです。
また、Yoomは今回紹介した自動化以外にも多くのテンプレートを用意しています！普段活用しているアプリ同士の連携が簡単に導入できれば、ストレスフリーなワークフローが実現可能かもしれません…！
さらに、連携に関してはプログラミング不要なため導入も簡単で、専門知識がなくてもスムーズに設定できるのが嬉しいポイントですよね！
この機会に業務の負担を減らし、快適な作業環境を整えるためにも、今すぐYoomに登録して自動化を導入しましょう！
Q：この連携は無料プランでも利用できますか？
A：
今回ご紹介したGmailとGoogle カレンダーの連携はYoomのフリープランで利用可能です。フリープランは月100タスクまで無料なため、この連携は33件まで利用できます。有料プランも2週間の無料体験が可能ですので、利用タスク数に応じてぜひ試してみてくださいね！
Q：予定登録と同時にSlack通知など別のアクションも追加できますか？
A：
はい、可能です。Google カレンダーで予定を作成した後の「＋」をクリックし、次のアクションを設定することでSlackなどのチャットツールへの通知を行うことができます。
Q：予定の自動登録に失敗した場合、どうなりますか？
A：
連携が失敗した場合、Yoomのアカウント作成時に登録したメールアドレスに通知が送信されます。通知内容に掲載されているリンクからエラーの原因を確認することができます。エラー内容を確認し、修正が必要な場合は、Yoomのヘルプページを参考にしてみてください。
また以下のサポート窓口を使用することも可能です。
