【プログラミング不要】GmailのデータをGoogle カレンダーに自動的に連携する方法

受信メールに含まれるICSファイルを自動でGoogle カレンダーに追加する

スケジュール情報をICSファイルとGoogle カレンダーで運用しており、情報を一元化したいと考えている方におすすめです。
スケジュール管理を担当している事務担当者は要チェックのフローです！

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GmailとGoogle カレンダーの連携フローを作ってみよう ！

それでは、さっそく実際にGmailとGoogle カレンダーを連携したフローを作成してみましょう！

今回はYoomを使用して、ノーコードでGmailとGoogle カレンダーの連携を進めていきます。
まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

[Yoomとは]

今回は「特定の条件を満たす受信メールをGoogle カレンダーの予定に登録する」フローボットを作成していきます！

作成の流れは大きく分けて以下です。

• GmailとGoogle カレンダーのマイアプリ連携
• テンプレートをコピーする
• トリガー設定およびアクション設定
• トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了

ステップ1：マイアプリ登録

まずはじめに「Gmail」と「Google カレンダー」のマイアプリ登録を行います。

左側の「マイアプリ」から、右の「新規接続」をクリックしてください。

Gmailのマイアプリ登録

アプリの一覧から「Gmail」を検索します。

以下の画面が出てきたら「 Sign in with Google」をクリックしてください。

使用したいGoogleアカウントを選択しましょう。
パスワードを入力して、Googleアカウントにログインしてください。

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マイアプリに「Gmail」が出てきたら、登録完了です！

Google カレンダーのマイアプリ登録

「新規接続」クリック後に、検索窓でGoogle カレンダーを検索してください。

赤枠の「 Sign in with Google」をクリックして、Googleアカウントにログインします。

Yoomと連携したいGoogleアカウントを選択しましょう。

マイアプリに「Google カレンダー」が出てきたら、登録完了です！

ステップ2：テンプレートコピー

ここからは実際にフローボットを作成していきます！

まずは下記のバナーの「試してみる」をクリックして、テンプレートをコピーしてください。

テンプレートがコピーできたら、以下の画面が出てきます。

「OK」をクリックして、次に進んで下さい。

ステップ3：アプリトリガーの設定

まずはアプリの起動設定を行います。

「特定のラベルのメールを受信したら」をクリックしてください。

以下の画面が出てきたら、連携するアカウント情報を確認して次に進んで下さい。

続いて、API接続設定です。

「トリガーの起動間隔」は、業務に合わせて選択してください。

トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。 
また、ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックしてください。
基本的にはそのプランの最短の起動間隔にして使うことをおすすめします。

「ラベル」は、候補から選択してください。
Gmailで使用している対象のラベルを選びましょう。

ラベルを使っていない方は、この機会にぜひ活用してみてください。
例えば「問い合わせ」や「商談」「クライアント」などで振り分け可能です。

振り分けたラベルに該当するメールを受信させ、テストしてください。
テストに成功したら、以下の画面が出てきます。

以下のアウトプットをこの後の設定時に引用することで、GmailとGoogle カレンダーのデータ連携を実現していきます！

「保存する」をクリックして、次に進んで下さい。

ステップ4：テキストからデータを抽出する設定

次に「テキストからデータを抽出する」をクリックしてください。

以下の画面を確認したら、次に進んで下さい。

続いて、アクション設定です。

変換の文字数は変換タイプから選べます。
変換タイプは「変更する」をクリックして選択可能です。

普段の業務に合わせて合うものを選んでください。

今回は3,500文字以内のデータからテキストを抽出で設定します。

詳細を設定しましょう。

「対象のテキスト」は、アウトプットから本文を選択してください。
ここに本文を設定することで、本文からデータを抽出し、その内容をGoogle カレンダーに登録可能になります。

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抽出したい項目は以下設定例を参考に入力してください。
のちにスケジュール登録するため、予定の開始日や予定の開始時間は入力しておくのがおすすめです。

テストを行ってください。

以下のアウトプットをこの後の設定時に引用することが可能です！

「保存する」をクリックしてください。

ステップ5：予定を作成する設定

次に「予定を作成」をクリックしましょう。

以下画面が出てきたら、連携するアカウントを確認して次に進みましょう。

API接続設定です。

「カレンダーID」は候補から選択してください。
Google カレンダーのアカウントのメールアドレスを選択しましょう。

「予定のタイトル」は以下を参考に入力してください。

氏名はアウトプットから選択可能です。
「{{氏名}}さん商談」や「{{氏名}}さん会議」などでもOKです！

用途に合わせて、入力しましょう。

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「予定の開始日」もアウトプットから「予定開始日」「予定の開始時間」を選びましょう。

本文のテキストからデータ抽出して「予定の開始日時」に入るイメージです。
ここで指定した時間は自動的に変換されます。詳しくはこちらの記事を確認してください。

「予定の終了日」もアウトプットから「予定終了日」「予定の終了時間」を選びましょう。

本文のテキストからデータ抽出して「予定の終了日時」に入ります。

「予定の説明」は、以下設定例を参考に入力しましょう。

「参加者のメールアドレス」には送信者のメールアドレスをアウトプットから選択しましょう。

「主催者以外の参加者が予定を変更できるかどうか」はプルダウンから選択できます。

「許可しない」にしておけば、こちらでしか変更ができません。

「タイムゾーン」は以下を参考に設定してください。

最後にテストを行いましょう。

エラーが出る場合は、正しく設定が行われている場合があります。
チェックポイントとしては、開始日時と終了日時の入力がうまく自動変換されていない場合があります。
その場合は、入力欄下の注意事項を参考に指定の形式で入力して試してみてくださいね。

テストの成功を確認したら、Google カレンダーに予定が登録されていることも確認してみてくださいね！

ステップ6：フローボットを自動化する確認

以下の画面が出てきたら、「トリガーをON」をクリックしてください。

全ての設定がこれで完了です！

とにかく早く試したい方へ

Yoomを利用することで、ノーコードで簡単にGmailとGoogle カレンダーの連携が可能です。

YoomにはあらかじめGmailとGoogle カレンダーを連携するためのテンプレートが用意されているため、APIの知識が無くても、登録するだけで今すぐ連携が実現できます。

Gmailの自動化例

Gmailはメールを送受信することが可能です。また、他のツールからの更新などを通知を受け取ることもできます。
有用なメールを素早く把握して業務のスピードアップが図れるようになるかもしれませんよね。

Google カレンダーの自動化例

Google カレンダーはスケジュールを登録することが可能です！
また、スケジュールの通知もできるため、日々のタスク管理などにも活用可能です。

終わりに

GmailとGoogleカレンダーを連携させることで、予定の管理や作成がスムーズになることが期待できるでしょう！
これまで手作業で行っていた予定の作成が簡略化されれば、一連のフローを手動で行うよりもスピーディーに完結できるはずです。

また、<span class="mark-yellow">Yoomは今回紹介した自動化以外にも多くのテンプレートを用意しています！</span>普段活用しているアプリ同士の連携が簡単に導入できれば、ストレスフリーなワークフローが実現可能かもしれません…！

さらに、連携に関してはプログラミング不要なため導入も簡単で、専門知識がなくてもスムーズに設定できるのが嬉しいポイントですよね！
この機会に業務の負担を減らし、快適な作業環境を整えるためにも、今すぐYoomに登録して自動化を導入しましょう！