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「Gmailで受信した特定のメールをGoogleカレンダーに同期できたらいいのに…！」
「手動で予定を作成することが多くてちょっと手間だな…」
そんな課題を解決するのが、GmailとGoogleカレンダーのデータ連携による予定作成の自動化です！APIを活用すれば、Gmailで受信したメールをGoogleカレンダーに自動同期することができます！
そこで本記事では、GmailとGoogleカレンダーの連携方法の他、連携することで実現できる自動化のフローを具体的にご紹介します。
業務の効率化を考えている方は、ぜひチェックしてみてください！
とにかく早く試したい方へ
Yoomを利用することで、ノーコードで簡単にGmailとGoogle カレンダーの連携が可能です。
YoomにはあらかじめGmailとGoogle カレンダーを連携するためのテンプレートが用意されているため、APIの知識が無くても、登録するだけで今すぐ連携が実現できます。
■概要 日々の業務で受信する大量のメールの中から、会議の招待やアポイントの依頼などを手作業でカレンダーに登録するのは手間がかかる作業です。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定の条件を満たすメールを受信するだけで、AIが自動で内容を読み取りGoogleカレンダーへ予定として登録するため、重要な予定の見落としや登録漏れを防ぎ、スムーズなスケジュール管理を実現します。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
GmailとGoogle カレンダーを連携してできること
GmailとGoogle カレンダーのAPIを連携すれば、GmailのデータをGoogle カレンダーに自動的に連携することが可能です！
例えば、下記のようなデータ連携を人の手を介さず、自動的に実施することができます。
特定の条件を満たす受信メールをGoogle カレンダーの予定に登録する
条件で振り分けたメールから、スケジュールをGoogle カレンダーに登録します。
例えば「会議」「商談」などで振り分けたメールからスケジュールの登録が叶います。
Google カレンダーへの転記を手間に感じている営業事務担当者におすすめです。
■概要 日々の業務で受信する大量のメールの中から、会議の招待やアポイントの依頼などを手作業でカレンダーに登録するのは手間がかかる作業です。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定の条件を満たすメールを受信するだけで、AIが自動で内容を読み取りGoogleカレンダーへ予定として登録するため、重要な予定の見落としや登録漏れを防ぎ、スムーズなスケジュール管理を実現します。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
受信メールに含まれるICSファイルを自動でGoogle カレンダーに追加する
スケジュール情報をICSファイルとGoogle カレンダーで運用しており、情報を一元化したいと考えている方におすすめです。
スケジュール管理を担当している事務担当者は要チェックのフローです！
■概要 メールで受信した会議の招待（.icsファイル）を、都度手作業でGoogleカレンダーに登録するのは手間ではありませんか。登録漏れや二重登録などのミスが発生することもあります。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のラベルが付いたメールを受信した際に、添付されたICSファイルから予定を自動で抽出し、Googleカレンダーへ登録できます。面倒な日程調整の手間を省き、スムーズなスケジュール管理を実現します。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ■このワークフローのカスタムポイント
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
GmailとGoogle カレンダーの連携フローを作ってみよう ！
それでは、さっそく実際にGmailとGoogle カレンダーを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでGmailとGoogle カレンダーの連携を進めていきます。
まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
▼今回使用するアプリはこちら：Gmail／Google カレンダー
[Yoomとは]
今回は「特定の条件を満たす受信メールをGoogle カレンダーの予定に登録する」フローボットを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
■概要 メールで受信した会議の招待（.icsファイル）を、都度手作業でGoogleカレンダーに登録するのは手間ではありませんか。登録漏れや二重登録などのミスが発生することもあります。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のラベルが付いたメールを受信した際に、添付されたICSファイルから予定を自動で抽出し、Googleカレンダーへ登録できます。面倒な日程調整の手間を省き、スムーズなスケジュール管理を実現します。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ■このワークフローのカスタムポイント
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
ステップ1：マイアプリ登録
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
Gmailのマイアプリ連携
以下を参考にマイアプリ連携を行いましょう。
Google カレンダーのマイアプリ登録
「新規接続」クリック後に、検索窓でGoogle カレンダーを検索してください。
赤枠の「 Sign in with Google」をクリックして、Googleアカウントにログインします。
Yoomと連携したいGoogleアカウントを選択しましょう。
マイアプリに「Google カレンダー」が出てきたら、登録完了です！
ステップ2：テンプレートコピー
ここからは実際にフローボットを作成していきます！
まずは下記のバナーの「試してみる」をクリックして、テンプレートをコピーしてください。
■概要 日々の業務で受信する大量のメールの中から、会議の招待やアポイントの依頼などを手作業でカレンダーに登録するのは手間がかかる作業です。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定の条件を満たすメールを受信するだけで、AIが自動で内容を読み取りGoogleカレンダーへ予定として登録するため、重要な予定の見落としや登録漏れを防ぎ、スムーズなスケジュール管理を実現します。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
テンプレートがコピーできたら、以下の画面が出てきます。
「OK」をクリックして、次に進んで下さい。
ステップ3：アプリトリガーの設定
まずはアプリの起動設定を行います。
「特定のラベルのメールを受信したら」をクリックしてください。
以下の画面が出てきたら、連携するアカウント情報を確認して次に進んで下さい。
続いて、API接続設定です。
「トリガーの起動間隔」は、業務に合わせて選択してください。
トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
また、ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックしてください。
基本的にはそのプランの最短の起動間隔にして使うことをおすすめします。
「ラベル」は、候補から選択してください。
Gmailで使用している対象のラベルを選びましょう。
ラベルを使っていない方は、この機会にぜひ活用してみてください。
例えば「問い合わせ」や「商談」「クライアント」などで振り分け可能です。
振り分けたラベルに該当するメールを受信させ、テストしてください。
テストに成功したら、以下の画面が出てきます。
以下のアウトプットをこの後の設定時に引用することで、GmailとGoogle カレンダーのデータ連携を実現していきます！
「保存する」をクリックして、次に進んで下さい。
ステップ4：テキストからデータを抽出する設定
次に「テキストからデータを抽出する」をクリックしてください。
以下の画面を確認したら、次に進んで下さい。
続いて、アクション設定です。
変換の文字数は変換タイプから選べます。
変換タイプは「変更する」をクリックして選択可能です。
普段の業務に合わせて合うものを選んでください。
今回は3,500文字以内のデータからテキストを抽出で設定します。
詳細を設定しましょう。
「対象のテキスト」は、アウトプットから本文を選択してください。
ここに本文を設定することで、本文からデータを抽出し、その内容をGoogle カレンダーに登録可能になります。
抽出したい項目は以下設定例を参考に入力してください。
のちにスケジュール登録するため、予定の開始日や予定の開始時間は入力しておくのがおすすめです。
テストを行ってください。
以下のアウトプットをこの後の設定時に引用することが可能です！
「保存する」をクリックしてください。
ステップ5：予定を作成する設定
次に「予定を作成」をクリックしましょう。
以下画面が出てきたら、連携するアカウントを確認して次に進みましょう。
API接続設定です。
「カレンダーID」は候補から選択してください。
Google カレンダーのアカウントのメールアドレスを選択しましょう。
「予定のタイトル」は以下を参考に入力してください。
氏名はアウトプットから選択可能です。
「{{氏名}}さん商談」や「{{氏名}}さん会議」などでもOKです！
用途に合わせて、入力しましょう。
「予定の開始日」もアウトプットから「予定開始日」「予定の開始時間」を選びましょう。
本文のテキストからデータ抽出して「予定の開始日時」に入るイメージです。
ここで指定した時間は自動的に変換されます。詳しくはこちらの記事を確認してください。
「予定の終了日」もアウトプットから「予定終了日」「予定の終了時間」を選びましょう。
本文のテキストからデータ抽出して「予定の終了日時」に入ります。
