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「Gmailで受信した特定のメールをGoogleカレンダーに同期できたらいいのに…！」
「手動で予定を作成することが多くてちょっと手間だな…」
そんな課題を解決するのが、GmailとGoogleカレンダーのデータ連携による予定作成の自動化です！APIを活用すれば、Gmailで受信したメールをGoogleカレンダーに自動同期することができます！
そこで本記事では、GmailとGoogleカレンダーの連携方法の他、連携することで実現できる自動化のフローを具体的にご紹介します。
業務の効率化を考えている方は、ぜひチェックしてみてください！
とにかく早く試したい方へ
Yoomを利用することで、ノーコードで簡単にGmailとGoogle カレンダーの連携が可能です。
YoomにはあらかじめGmailとGoogle カレンダーを連携するためのテンプレートが用意されているため、APIの知識が無くても、登録するだけで今すぐ連携が実現できます。
Gmailで指定のラベルのメールが届いたら、テキストから値を抽出しGoogleカレンダーに登録するフローです。
■注意事項
・Gmail、GoogleカレンダーのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
GmailとGoogle カレンダーを連携してできること
GmailとGoogle カレンダーのAPIを連携すれば、GmailのデータをGoogle カレンダーに自動的に連携することが可能です！
例えば、下記のようなデータ連携を人の手を介さず、自動的に実施することができます。
特定の条件を満たす受信メールをGoogle カレンダーの予定に登録する
条件で振り分けたメールから、スケジュールをGoogle カレンダーに登録します。
例えば「会議」「商談」などで振り分けたメールからスケジュールの登録が叶います。
Google カレンダーへの転記を手間に感じている営業事務担当者におすすめです。
Gmailで指定のラベルのメールが届いたら、テキストから値を抽出しGoogleカレンダーに登録するフローです。
■注意事項
・Gmail、GoogleカレンダーのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
受信メールに含まれるICSファイルを自動でGoogle カレンダーに追加する
スケジュール情報をICSファイルとGoogle カレンダーで運用しており、情報を一元化したいと考えている方におすすめです。
スケジュール管理を担当している事務担当者は要チェックのフローです！
■概要
このワークフローでは、受信したメールに自動的に添付されたICSファイルを検出し、Googleカレンダーに自動追加が可能です。これにより、スケジュール管理がスムーズに行え、業務効率が向上するでしょう。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailで頻繁にICSファイルを受信し、Googleカレンダーに手動で追加している方
・ビジネスミーティングやイベントのスケジュール管理に煩雑さを感じているビジネスパーソン
・スケジュール管理の自動化を通じて業務効率化を図りたい企業の管理者
・複数のカレンダーを使用しており、情報の一元管理を目指している方
・手動入力によるヒューマンエラーを減らしたいと考えている方
■注意事項
・Gmail、GoogleカレンダーのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
GmailとGoogle カレンダーの連携フローを作ってみよう ！
それでは、さっそく実際にGmailとGoogle カレンダーを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでGmailとGoogle カレンダーの連携を進めていきます。
まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
▼今回使用するアプリはこちら：Gmail／Google カレンダー
[Yoomとは]
今回は「特定の条件を満たす受信メールをGoogle カレンダーの予定に登録する」フローボットを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
■概要
このワークフローでは、受信したメールに自動的に添付されたICSファイルを検出し、Googleカレンダーに自動追加が可能です。これにより、スケジュール管理がスムーズに行え、業務効率が向上するでしょう。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailで頻繁にICSファイルを受信し、Googleカレンダーに手動で追加している方
・ビジネスミーティングやイベントのスケジュール管理に煩雑さを感じているビジネスパーソン
・スケジュール管理の自動化を通じて業務効率化を図りたい企業の管理者
・複数のカレンダーを使用しており、情報の一元管理を目指している方
・手動入力によるヒューマンエラーを減らしたいと考えている方
■注意事項
・Gmail、GoogleカレンダーのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ステップ1：マイアプリ登録
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
Gmailのマイアプリ連携
以下を参考にマイアプリ連携を行いましょう。
Google カレンダーのマイアプリ登録
「新規接続」クリック後に、検索窓でGoogle カレンダーを検索してください。
赤枠の「 Sign in with Google」をクリックして、Googleアカウントにログインします。
Yoomと連携したいGoogleアカウントを選択しましょう。
マイアプリに「Google カレンダー」が出てきたら、登録完了です！
ステップ2：テンプレートコピー
ここからは実際にフローボットを作成していきます！
まずは下記のバナーの「試してみる」をクリックして、テンプレートをコピーしてください。
Gmailで指定のラベルのメールが届いたら、テキストから値を抽出しGoogleカレンダーに登録するフローです。
■注意事項
・Gmail、GoogleカレンダーのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
テンプレートがコピーできたら、以下の画面が出てきます。
「OK」をクリックして、次に進んで下さい。
ステップ3：アプリトリガーの設定
まずはアプリの起動設定を行います。
「特定のラベルのメールを受信したら」をクリックしてください。
以下の画面が出てきたら、連携するアカウント情報を確認して次に進んで下さい。
続いて、API接続設定です。
「トリガーの起動間隔」は、業務に合わせて選択してください。
トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
また、ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックしてください。
基本的にはそのプランの最短の起動間隔にして使うことをおすすめします。
「ラベル」は、候補から選択してください。
Gmailで使用している対象のラベルを選びましょう。
ラベルを使っていない方は、この機会にぜひ活用してみてください。
例えば「問い合わせ」や「商談」「クライアント」などで振り分け可能です。
振り分けたラベルに該当するメールを受信させ、テストしてください。
テストに成功したら、以下の画面が出てきます。
以下のアウトプットをこの後の設定時に引用することで、GmailとGoogle カレンダーのデータ連携を実現していきます！
「保存する」をクリックして、次に進んで下さい。
ステップ4：テキストからデータを抽出する設定
次に「テキストからデータを抽出する」をクリックしてください。
以下の画面を確認したら、次に進んで下さい。
続いて、アクション設定です。
変換の文字数は変換タイプから選べます。
変換タイプは「変更する」をクリックして選択可能です。
普段の業務に合わせて合うものを選んでください。
今回は3,500文字以内のデータからテキストを抽出で設定します。
詳細を設定しましょう。
「対象のテキスト」は、アウトプットから本文を選択してください。
ここに本文を設定することで、本文からデータを抽出し、その内容をGoogle カレンダーに登録可能になります。
抽出したい項目は以下設定例を参考に入力してください。
のちにスケジュール登録するため、予定の開始日や予定の開始時間は入力しておくのがおすすめです。
テストを行ってください。
以下のアウトプットをこの後の設定時に引用することが可能です！
「保存する」をクリックしてください。
ステップ5：予定を作成する設定
次に「予定を作成」をクリックしましょう。
以下画面が出てきたら、連携するアカウントを確認して次に進みましょう。
API接続設定です。
「カレンダーID」は候補から選択してください。
Google カレンダーのアカウントのメールアドレスを選択しましょう。
「予定のタイトル」は以下を参考に入力してください。
氏名はアウトプットから選択可能です。
「{{氏名}}さん商談」や「{{氏名}}さん会議」などでもOKです！
用途に合わせて、入力しましょう。
「予定の開始日」もアウトプットから「予定開始日」「予定の開始時間」を選びましょう。
本文のテキストからデータ抽出して「予定の開始日時」に入るイメージです。
ここで指定した時間は自動的に変換されます。詳しくはこちらの記事を確認してください。
「予定の終了日」もアウトプットから「予定終了日」「予定の終了時間」を選びましょう。
本文のテキストからデータ抽出して「予定の終了日時」に入ります。
「予定の説明」は、以下設定例を参考に入力しましょう。
「参加者のメールアドレス」には送信者のメールアドレスをアウトプットから選択しましょう。
「主催者以外の参加者が予定を変更できるかどうか」はプルダウンから選択できます。
「許可しない」にしておけば、こちらでしか変更ができません。
「タイムゾーン」は以下を参考に設定してください。
最後にテストを行いましょう。
エラーが出る場合は、正しく設定が行われている場合があります。
チェックポイントとしては、開始日時と終了日時の入力がうまく自動変換されていない場合があります。
その場合は、入力欄下の注意事項を参考に指定の形式で入力して試してみてくださいね。
テストの成功を確認したら、Google カレンダーに予定が登録されていることも確認してみてくださいね！
ステップ6：フローボットを自動化する確認
以下の画面が出てきたら、「トリガーをON」をクリックしてください。
全ての設定がこれで完了です！
Google カレンダーのデータをGmailに連携したい場合
今回はGmailからGoogle カレンダーへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にGoogle カレンダーからGmailへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Googleカレンダーで予定が作成されたらGmailでメールを送信する
Googleカレンダーで予定を共有しており、コミュニケーションツールとしてGmailを活用している方におすすめのフローです。
■概要
「Googleカレンダーで予定が作成されたらGmailでメールを送信する」ワークフローは、情報共有の迅速化に役立ちます。
自動で定型文を送信できるため、送信漏れの防止も期待できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleカレンダーを利用してスケジュール管理を行っている方
・コミュニケーションツールとしてGmailを活用している方
・予定に関連する重要な情報を迅速に共有したいと考える方
・迅速な情報共有を必要とするビジネス環境で働いている方
・情報共有作業の手間を削減したい方
・ビジネスの効率化を図りたいと考えている方
■注意事項
・GoogleカレンダーとGmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Googleカレンダーで特定の予定が作成されたらGmailでメールを送信する
このテンプレートでは、「面接」や「重要会議」といった特定のキーワードを含む予定が作成された場合のみ、指定の宛先にメールを自動送信します。
これにより、本当に重要な予定に関する連絡だけを抽出し、無駄な通知を削減しながら情報伝達の精度を高めることが可能になるでしょう。
■概要
Googleカレンダーに新しい予定を登録するたびに、関係者へGmailで通知を送る作業は、定型業務でありながらも手間がかかるものです。
このワークフローは、Googleカレンダーへの予定作成をトリガーとして、指定した内容のメールをGmailから自動で送信するため、手作業による連絡漏れや送信遅延を防ぎ、スムーズな情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleカレンダーの予定作成後、Gmailでの連絡を手作業で行っている方
・重要な会議やアポイントの通知を、関係者に漏れなく自動で周知したい方
・GmailとGoogleカレンダーを連携させ、より効率的なスケジュール管理を目指す方
■注意事項
・Googleカレンダー、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
GmailとGoogle カレンダーの連携を活用したその他の自動化例
GmailとGoogle カレンダーの連携は、様々な業務の効率化にも活用できます。もし気になるものがあれば、ぜひこちらの自動化フローもお試しください！
Gmailの自動化例
Gmailはメールを送受信することが可能です。また、他のツールからの更新などを通知を受け取ることもできます。
有用なメールを素早く把握して業務のスピードアップが図れるようになるかもしれませんよね。
■概要
「Gmailで添付ファイル付きメールを受信したらMicrosoft Teamsチャンネルにファイルを共有する」フローは、GmailとMicrosoft Teamsの連携を活用した業務ワークフローです。
手動でのファイル転送作業を省力化し、業務効率を向上させます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailで受信した添付ファイルをMicrosoft Teamsで共有したい方
・チーム内での情報共有を自動化し、効率化を図りたいビジネスパーソン
・Yoomを活用して、日常業務のプロセスを自動化したい方
・メール管理とチームコラボレーションの連携に課題を感じている管理者の方
・業務フローの自動化で時間を節約し、生産性を向上させたい企業の方
■注意事項
・GmailとMicrosoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Googleフォームが送信されたら回答者に自動でGmailを返信するフローです。
HubSpotに新規コンタクトが登録されたらGmailでメールを送信するフローです。
■概要
Zoomウェビナー終了後、Gmailでフォローメールを自動送信するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1. Zoomでウェビナーを頻繁に開催する方
・ウェビナー終了後に参加者へのフォローメールを欠かさず送りたいが、手動での作業に手間を感じている方
・ウェビナーの参加者に迅速かつ効率的にフォローメールを送りたい方
2. Gmailを主要なコミュニケーション手段として利用している方
・Gmailを日常的に使っており、テンプレートメールを自動化することで業務効率を上げたい方
・参加者全員に個別にメールを送る手間を省きたい方
■注意事項
・ZoomとGmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
このワークフローでは、GmailとChatGPTの連携を活用して、顧客からの問い合わせ対応を自動化することが可能です。この自動化により、対応のスピードと精度が向上し、担当者の業務負担を軽減できるでしょう。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailを使用して多数の問い合わせメールを受け取っているサポート担当者の方
・ChatGPTとGmailの連携を通じて業務の自動化を図りたいIT担当者の方
・顧客対応の迅速化と品質向上を目指している経営者の方
・業務効率を高めつつ、顧客満足度を維持・向上させたい企業の担当者の方
■注意事項
・ChatGPTとGmailそれぞれとYoomを連携してください。
・ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
https://openai.com/ja-JP/api/pricing/
・ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
Google カレンダーの自動化例
Google カレンダーはスケジュールを登録することが可能です！
また、スケジュールの通知もできるため、日々のタスク管理などにも活用可能です。
■概要
「Notionの情報をもとにGoogleカレンダーに予定を作成する」ワークフローは、予定の作成業務を自動化してくれます。
Notion上のデータと連動して、ワンクリックでGoogleカレンダーに予定を作成できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Notionを活用して情報を整理・管理している方
・日々の予定をスピーディに把握したいと考えている方
・複数のツールを連携させて業務効率を向上させたい方
・Googleカレンダーを用いてスケジュール管理を行っている方
・手動での予定入力が手間だと感じている方
・チームでの情報共有をスムーズに行いたいと考えている方
■注意事項
・NotionとGoogleカレンダーのそれぞれとYoomを連携してください。
・Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/8831921
■概要
「Googleカレンダーで予定が作成されたら、Discordに通知する」ワークフローは、予定の共有に役立ちます。
予定が作成されたら、自動で通知されるためチーム間の情報共有として有効です。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleカレンダーで予定を管理している方
・スケジュール変更や予定追加の情報をスピーディに確認したい方
・タスク管理やプロジェクト進行を効率化したいと考えている方
・コミュニケーションツールとしてDiscordを利用している方
・Googleカレンダーのスケジュールをすぐにチームメンバーと共有したい方
・通知の手動管理が煩雑で、見逃しを防ぐために自動化を考えている方
■注意事項
・GoogleカレンダーとDiscordのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
「Googleカレンダーで予定が作成されたら、Google スプレッドシートに追加する」ワークフローは、予定管理を効率化します。
Googleカレンダーの情報をデータとして管理できるので過去の履歴を検索しやすくなります。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleカレンダーを利用してスケジュール管理をしている方
・日々の予定を把握し、スプレッドシートで管理したい方
・チームでスケジュールを共有し、スピーディに対応したいと考えている方
・定期的にGoogleカレンダーの情報をスプレッドシートに反映させたい方
・手動でのデータ転記に手間を感じている方
・予定の見逃しや入力ミスを防ぎ、効率的にスケジュールを管理したい方
■注意事項
・GoogleカレンダーとGoogle スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
「Googleカレンダーに予定が作成されたらSlackに通知する」フローは、スケジュール管理とチームコミュニケーションを効率化する業務ワークフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
・GoogleカレンダーとSlackを日常的に利用しているチームの方
・スケジュールの共有や通知を自動化したいビジネスパーソン
・情報共有の効率化を図りたいマネージャーやチームリーダー
・手動での通知作業に時間を取られている方
■注意事項
・Googleカレンダー、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
フォームの情報からGoogleカレンダーで予定を作成して、資料やリンクをGmailで送信するフローです。
日常業務のスケジュール管理と情報共有をスムーズに行う業務ワークフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
・スケジュール管理に手間を感じている方
定期的なイベントやミーティングを多く管理しており効率的にスケジュール管理したい方
・フォーム機能を業務に活用したいと考えている方
フォームを通じて集まる情報を効果的に活用し、関係者に迅速に共有したいと考えているチームリーダーや事務担当者
・GoogleカレンダーやGmailを日常的に利用している方
ツールを連携させて業務を自動化したいと考えている企業の方
・PDFでの資料共有やリンクの一括送信を行なっている方
情報の送信業務を効率化し、情報の統一管理を目指している方
■注意事項
・Googleカレンダー、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
まとめ
GmailとGoogleカレンダーを連携させることで、予定の管理や作成がスムーズになることが期待できるでしょう！
これまで手作業で行っていた予定の作成が簡略化されれば、一連のフローを手動で行うよりもスピーディーに完結できるはずです。
また、Yoomは今回紹介した自動化以外にも多くのテンプレートを用意しています！普段活用しているアプリ同士の連携が簡単に導入できれば、ストレスフリーなワークフローが実現可能かもしれません…！
さらに、連携に関してはプログラミング不要なため導入も簡単で、専門知識がなくてもスムーズに設定できるのが嬉しいポイントですよね！
この機会に業務の負担を減らし、快適な作業環境を整えるためにも、今すぐYoomに登録して自動化を導入しましょう！
Q：この連携は無料プランでも利用できますか？
A：
今回ご紹介したGmailとGoogle カレンダーの連携はYoomのフリープランで利用可能です。フリープランは月100タスクまで無料なため、この連携は33件まで利用できます。有料プランも2週間の無料体験が可能ですので、利用タスク数に応じてぜひ試してみてくださいね！
Q：予定登録と同時にSlack通知など別のアクションも追加できますか？
A：
はい、可能です。Google カレンダーで予定を作成した後の「＋」をクリックし、次のアクションを設定することでSlackなどのチャットツールへの通知を行うことができます。
Q：予定の自動登録に失敗した場合、どうなりますか？
A：
連携が失敗した場合、Yoomのアカウント作成時に登録したメールアドレスに通知が送信されます。通知内容に掲載されているリンクからエラーの原因を確認することができます。エラー内容を確認し、修正が必要な場合は、Yoomのヘルプページを参考にしてみてください。
また以下のサポート窓口を使用することも可能です。
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