GmailとGoogleカレンダーを連携して、Gmailで面談予約が入ったらGoogleスプレットシートに情報追加してGoogleカレンダーに予定を入れる方法

Yoomとは？

Yoomは、ご利用中のSaaSツールをあなたの業務フローに合わせて自動連携できるサービスです。
専門的な知識や複雑なコーディングは不要で、設定画面に必要な情報を入力・選択するだけで、業務フローボットを作成できます。
気になる方は、2週間の無料トライアルを体験できますので、Yoomの無料登録からアカウントを発行してみましょう。
Yoomでは、今回紹介したフローに加えて、複数のフローテンプレートをご用意しています。
あなたの業務フローに取り入れられるフローが見つかるかもしれません。詳細はテンプレ一覧をチェックしてください。

GmailとGoogleカレンダーの連携フローの作り方

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ステップ1: マイアプリ連携

お使いのGoogle DriveとLINE WORKSをマイアプリ登録しましょう。
(1)連携方法はYoomにログインし、画面左側にあるマイアプリをクリックします。
(2)画面右側に+新規接続ボタンが表示されるので、クリックします。

Gmailのマイアプリ登録方法
(1)アプリの一覧からGmailを選択
(2)Sign in with Googleをクリック
(3)「Yoomにログイン」画面で連携したいアカウントを選択し、次へをクリック
(4)「YoomがGoogleアカウントへの追加アクセスを求めています」画面で続行をクリックするとマイアプリ登録が完了！‍

Googleスプレットシートのマイアプリ登録方法
(1)アプリの一覧からGoogle スプレッドシートを選択
(2)Sign in with Googleをクリック
(3)連携したいアカウントを選択し、次へをクリックするとマイアプリ登録が完了！‍

Googleカレンダーのマイアプリ登録方法
(1)アプリの一覧からGoogleカレンダーを選択
(2)Sign in with Googleをクリック
(3)連携したいアカウントを選択し、次へをクリックするとマイアプリ登録が完了！

Yoomへの登録完了後
(1)下のバナー先に飛び、「このテンプレートを試してみる」をクリック！

※このフローテンプレートにはAIオペレーションが含まれています。
加入プランによってはフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
(2)ワークスペース一覧からプロジェクトを任意で選択
※コピーしたテンプレートは(2)で選択したプロジェクト内の「マイプロジェクト」に格納されます。
(3)フローの一覧画面の右上にある「編集する」をクリック

ステップ2: トリガーを設定

まずはGmailからメールを転送し、メールトリガーを起動する方法をチェック！
(1)フローの一覧画面から「メールトリガー」をクリック
(2)タイトルを設定
※元々設定されているタイトルをそのまま使用してもOK！
(3)受信用アドレスの作成には任意で入力
(4)トリガー条件の各項目を設定

• 検索箇所：プルダウンメニューから任意で選択
• 検索条件：プルダウンメニューから任意で選択
• 文字列：今回は、「面談予約」と設定

(5)次へをクリック

■メールトリガーをテスト
(6)テストでエラーが出なければ、保存するをクリック

ステップ3: テキストからデータを抽出する

(1)「テキストからデータを抽出する」をクリック
(2)タイトルを設定
※元々設定されているタイトルをそのまま使用してもOK！
(3)変換タイプはデータの抽出（2タスク）を設定
(4)次へをクリック

■詳細を設定
(5)各項目を設定

• 対象のテキスト：アウトプットから{{本文}}を設定
• 抽出したい項目：対象のテキストから抽出したい項目をカンマ（,）区切りで指定(例：氏名,連絡先,面談日,面談時間)
  

(6)テストでエラーが出なければ、保存するをクリック

ステップ4: データベースを操作する

(1)「データベースを操作する」をクリック
(2)タイトルを設定
※元々設定されているタイトルをそのまま使用してもOK！
(3)連携するアカウント情報が正しいかを確認
※アカウント情報が表示されない場合は、+連携アカウントを追加をクリックして登録してください。
(4)実行アクションは「レコードを追加する」を選択
(5)データベースの連携の各項目を設定

• スプレッドシートID：候補から任意で選択
• スプレットシートのタブ名：候補から任意で選択
• テーブル範囲：テキストで指定

(6)次へをクリック

■データベース操作の詳細設定
(7)追加するレコードの値の各項目を設定

• 氏名：今回は、テキストで指定
• 連絡先：今回は、テキストで指定
• 面談日：今回は、テキストで指定
• 面談時間：今回は、テキストで指定

(8)テストをクリックし、Google スプレッドシートを確認！

(9)エラーが出なければ、保存するをクリック

ステップ5:Google スプレッドシートと連携する

(1)「アプリと連携する」をクリック
(2)タイトルを設定
※元々設定されているタイトルをそのまま使用してもOK！
(3)連携するアカウント情報が正しいかを確認
※アカウント情報が表示されない場合は、+連携アカウントを追加をクリックして登録してください。
(4)アクションは「値を取得する」を選択
(5)次へをクリック

■API接続設定
(6)各項目を設定

• スプレッドシートID：候補から任意で選択
• シート名：候補から任意で選択
• 範囲：テキストで指定
• 方向：プルダウンメニューから任意で選択
  

(7)テストでエラーが出なければ、保存するをクリック

ステップ6:Googleカレンダーと連携する

(1)「アプリと連携する」をクリック
(2)タイトルを設定
※元々設定されているタイトルをそのまま使用してもOK！
(3)連携するアカウント情報が正しいかを確認
※アカウント情報が表示されない場合は、+連携アカウントを追加をクリックして登録してください。
(4)アクションは「予定を作成」を選択
(5)次へをクリック

■API接続設定
(6)各項目を設定

• カレンダーID：候補から任意で選択
• 予定のタイトル：アウトプットから{{件名}}を設定
• 予定の開始日：アウトプットから{{面談日}}を設定
• 予定の開始時間：アウトプットから{{面談時間}}を設定
• 予定の終了日：アウトプットから{{面談日}}を設定
• 予定の終了時間：アウトプットから{{取得した値}}を設定
• 予定の説明：今回は、テキストを設定(例：面談予約が入りました！)

(7)テストをクリックし、Googleカレンダーを確認！

(8)エラーが出なければ、保存するをクリック
(9)フローの一覧画面に戻り、アプリトリガーをONに変更すればフローの設定は完了です！

GmailとGoogleカレンダーの連携フロー応用編

メールに記載された特定の文字列を抽出してGoogleカレンダーに追加するフローは、面談予約に限らず、ミーティングの予定やイベントのリマインダー、タスクの締切などのシーンで活用できます。
この機能により、手動でのスケジュール管理が不要になり、業務の効率が格段に向上します。ぜひお試しください！

まとめ

いかがでしたか？GmailとGoogleカレンダーの連携により、スケジュール管理が格段に楽になります。
手動での入力が不要となり、ミスが減少し、予定のリマインダーも自動で届くため、管理が一層効率的になります。
また、Yoomを利用することでノーコードで簡単に連携を設定できるため、技術的なハードルが低く、誰でも簡単に始めることができます。

ぜひ、この機会にGmailとGoogleカレンダーの連携を試してみてください。