Gmailで面談予約が入ったらGoogle スプレットシートに情報追加してGoogleカレンダーに予定を入れる方法

(2)ワークスペース一覧からプロジェクトを任意で選択
※コピーしたテンプレートは(2)で選択したプロジェクト内の「マイプロジェクト」に格納されます。
(3)フローの一覧画面の右上にある「編集する」をクリック

ステップ2: トリガーを設定

まずはGmailからメールを転送し、メールトリガーを起動する方法をチェック！
(1)フローの一覧画面から「メールトリガー」をクリック
(2)タイトルを設定
※元々設定されているタイトルをそのまま使用してもOK！
(3)受信用アドレスの作成には任意で入力
(4)トリガー条件の各項目を設定

• 検索箇所：プルダウンメニューから任意で選択
• 検索条件：プルダウンメニューから任意で選択
• 文字列：今回は、「面談予約」と設定

(5)次へをクリック

■メールトリガーをテスト
(6)テストでエラーが出なければ、保存するをクリック

ステップ3: テキストからデータを抽出する

(1)「テキストからデータを抽出する」をクリック
(2)タイトルを設定
※元々設定されているタイトルをそのまま使用してもOK！
(3)変換タイプはデータの抽出（2タスク）を設定
(4)次へをクリック

■詳細を設定
(5)各項目を設定

• 対象のテキスト：アウトプットから{{本文}}を設定
• 抽出したい項目：対象のテキストから抽出したい項目をカンマ（,）区切りで指定(例：氏名,連絡先,面談日,面談時間)
  

(6)テストでエラーが出なければ、保存するをクリック

ステップ4: データベースを操作する

(1)「データベースを操作する」をクリック
(2)タイトルを設定
※元々設定されているタイトルをそのまま使用してもOK！
(3)連携するアカウント情報が正しいかを確認
※アカウント情報が表示されない場合は、+連携アカウントを追加をクリックして登録してください。
(4)実行アクションは「レコードを追加する」を選択
(5)データベースの連携の各項目を設定

• スプレッドシートID：候補から任意で選択
• スプレットシートのタブ名：候補から任意で選択
• テーブル範囲：テキストで指定

(6)次へをクリック

■データベース操作の詳細設定
(7)追加するレコードの値の各項目を設定

• 氏名：今回は、テキストで指定
• 連絡先：今回は、テキストで指定
• 面談日：今回は、テキストで指定
• 面談時間：今回は、テキストで指定

(8)テストをクリックし、Google スプレッドシートを確認！

(9)エラーが出なければ、保存するをクリック

ステップ5:Google スプレッドシートと連携する

(1)「アプリと連携する」をクリック
(2)タイトルを設定
※元々設定されているタイトルをそのまま使用してもOK！
(3)連携するアカウント情報が正しいかを確認
※アカウント情報が表示されない場合は、+連携アカウントを追加をクリックして登録してください。
(4)アクションは「値を取得する」を選択
(5)次へをクリック

■API接続設定
(6)各項目を設定

• スプレッドシートID：候補から任意で選択
• シート名：候補から任意で選択
• 範囲：テキストで指定
• 方向：プルダウンメニューから任意で選択
  

(7)テストでエラーが出なければ、保存するをクリック

ステップ6:Googleカレンダーと連携する

(1)「アプリと連携する」をクリック
(2)タイトルを設定
※元々設定されているタイトルをそのまま使用してもOK！
(3)連携するアカウント情報が正しいかを確認
※アカウント情報が表示されない場合は、+連携アカウントを追加をクリックして登録してください。
(4)アクションは「予定を作成」を選択
(5)次へをクリック

■API接続設定
(6)各項目を設定

• カレンダーID：候補から任意で選択
• 予定のタイトル：アウトプットから{{件名}}を設定
• 予定の開始日：アウトプットから{{面談日}}を設定
• 予定の開始時間：アウトプットから{{面談時間}}を設定
• 予定の終了日：アウトプットから{{面談日}}を設定
• 予定の終了時間：アウトプットから{{取得した値}}を設定
• 予定の説明：今回は、テキストを設定(例：面談予約が入りました！)

(7)テストをクリックし、Googleカレンダーを確認！

(8)エラーが出なければ、保存するをクリック
(9)フローの一覧画面に戻り、アプリトリガーをONに変更すればフローの設定は完了です！

Gmail,Googleカレンダー,Google スプレッドシートを使ったその他の自動化例

本日ご紹介した連携以外にもGmailやGoogleカレンダー、Google スプレッドシートのAPIを活用することで様々な自動化を実現することが可能です。

もし気になるものがあれば、ぜひ試してみてください！

‍‍GmailとGoogleカレンダーを連携した自動化例

Gmailを受信したらGoogleカレンダーに予定を登録したり、Gmailで受信したICSファイルを自動でGoogleカレンダーに追加したりすることもできます。
また、毎日、当日のGoogleカレンダーの予定をまとめてGmailで送信する連携も可能です。

Gmailを活用した自動化例

リード詳細ページからGmailで定型メールを送信する

SalesforceやHubSpotなどの顧客管理ページから、定型メールを送信します。

Gmailで受け取ったファイルをクラウドストレージに保存する

Gmailで受け取ったファイルをGoogle DriveやDropBoxなどに自動で保存します。

Googleカレンダーを活用した自動化例

‍フォームで送信された内容をもとにGoogleカレンダーに予定を追加する

GoogleフォームやHubSpotのフォームなどで送信された内容をもとにGoogleカレンダーに予定を自動で追加します。

タスク管理アプリに課題が登録されたらGoogleカレンダーに予定を追加する

AsanaやTrelloなどに課題が登録されたら、Googleカレンダーに自動で予定を追加します。

Google スプレッドシートを活用した自動化例

Google スプレッドシートで行が追加されたらチャットツールに通知する

Google スプレッドシートで行が追加されたことをSlackやDiscordなどに自動で通知します。

Web会議終了後に音声を文字起こししてGoogle スプレッドシートに追加する

Google MeetやZoomでWeb会議が終了したら、音声を文字起こししてGoogle スプレッドシートに自動で追加します。

ご紹介したテンプレート以外にも、あなたの業務フローに取り入れられるフローが見つかるかもしれません。
ぜひテンプレート一覧もチェックしてみてくださいね。

GmailとGoogleカレンダーの連携によるメリット‍

1. 面談予約管理の自動化
‍例えば、Gmailで面談予約が決まったら、自動的にGoogleスプレッドシートに記録され、Googleカレンダーに予定が反映されるように設定できます。
これにより、スケジュール管理がもっと楽になるのではないでしょうか。
受信した内容がGoogleカレンダーに自動で反映されるため、ミスも減り、予約履歴の確認や統計データの取得も簡単になるはずです。
さらに、Googleカレンダーの通知機能を使えば、設定した予定のリマインドが自動的に届くので、予定を忘れずに済みますね。‍

2.デバイスの柔軟性と利便性
GmailとGoogleカレンダーの連携は、Googleアカウントがあれば無料で利用でき、パソコン、タブレット、スマートフォンなど、どのデバイスからでもアクセスできますよね。
外出先からスマートフォンで予定を確認・変更したり、タブレットで詳細なスケジュールを把握したりすることができて便利です。
また、自動的に最新のスケジュールが反映されるため、情報の一貫性が保たれ、柔軟で効率的なスケジュール管理ができるのではないでしょうか。‍

3.効率的に時間を節約することが可能
メールで届いた情報が自動的にGoogleカレンダーに反映されるため、手動での入力が不要になり、時間の節約になるはずです。
これにより、迅速なスケジュール管理につながります。
また、Googleカレンダーで共有カレンダーを作成し、チーム全員が簡単にアクセスできるようにすれば、全員の予定が一目で把握でき、スケジュール調整も効率的に進みそうですね。

まとめ

いかがでしたか？
GmailとGoogleカレンダーの連携により、スケジュール管理が格段に楽になるはずです。
手動での入力が不要となり、ミスが減少し、予定のリマインドも自動で届くので、管理が一層効率的になるのではないでしょうか。
また、Yoomを利用することでノーコードで簡単に連携を設定できるので、技術的なハードルが低く、誰でも簡単に始めることができます。

ぜひ、この機会にGmailとGoogleカレンダーの連携を試してみてくださいね！