2024/07/19
アプリ同士の連携方法

GmailとGoogleカレンダーを連携して、Gmailで面談予約が入ったらGoogleスプレットシートに情報追加してGoogleカレンダーに予定を入れる方法

t.nakaya

目次

GmailとGoogleカレンダーの連携によるメリット

1. 面談予約管理の自動化
例えば、Gmailで面談予約が決まったら、自動的にGoogleスプレッドシートに記録され、Googleカレンダーに予定が反映されるように設定すれば、スケジュール管理がもっと楽になります。カレンダーに自動で反映されるため、ミスも減り、予約履歴の確認や統計データの取得も簡単になります。さらに、Googleカレンダーの通知機能を使えば、設定した予定のリマインダーが自動的に届くので、予定を忘れずに済みます。

2.デバイスの柔軟性と利便性
GmailとGoogleカレンダーの連携は、Googleアカウントがあれば無料で利用でき、パソコン、タブレット、スマートフォンなど、どのデバイスからでもアクセス可能です。外出先からスマートフォンで予定を確認・変更したり、タブレットで大画面を活用して詳細なスケジュールを把握することができ、自動的に最新のスケジュールが反映されるため、情報の一貫性が保たれ、柔軟で効率的なスケジュール管理が実現します。

3.効率的に時間を節約することが可能
メールで届いた情報が自動的にカレンダーに反映されるため、手動での入力が不要になり、時間の節約にもなります。これにより、迅速にスケジュール管理が可能です。
また、Googleカレンダーで共有カレンダーを作成し、チーム全員が簡単にアクセスできるようにすることで、全員の予定が一目で把握でき、スケジュール調整も効率的に進みます。

Yoomとは?

Yoomは、ご利用中のSaaSツールをあなたの業務フローに合わせて自動連携できるサービスです。
専門的な知識や複雑なコーディングは不要で、設定画面に必要な情報を入力・選択するだけで、業務フローボットを作成できます。
気になる方は、2週間の無料トライアルを体験できますので、Yoomの無料登録からアカウントを発行してみましょう。
Yoomでは、今回紹介したフローに加えて、複数のフローテンプレートをご用意しています。
あなたの業務フローに取り入れられるフローが見つかるかもしれません。詳細はテンプレ一覧をチェックしてください。

GmailとGoogleカレンダーの連携フローの作り方

ステップ1: マイアプリ連携

お使いのGoogle DriveとLINE WORKSをマイアプリ登録しましょう。
(1)連携方法はYoomにログインし、画面左側にあるマイアプリをクリックします。
(2)画面右側に+新規接続ボタンが表示されるので、クリックします。

Gmailのマイアプリ登録方法
(1)アプリの一覧からGmailを選択
(2)Sign in with Googleをクリック
(3)「Yoomにログイン」画面で連携したいアカウントを選択し、次へをクリック
(4)「YoomがGoogleアカウントへの追加アクセスを求めています」画面で続行をクリックするとマイアプリ登録が完了!

Googleスプレットシートのマイアプリ登録方法
(1)アプリの一覧からGoogle スプレッドシートを選択
(2)Sign in with Googleをクリック
(3)連携したいアカウントを選択し、次へをクリックするとマイアプリ登録が完了!

Googleカレンダーのマイアプリ登録方法
(1)アプリの一覧からGoogleカレンダーを選択
(2)Sign in with Googleをクリック
(3)連携したいアカウントを選択し、次へをクリックするとマイアプリ登録が完了!

Yoomへの登録完了後
(1)下のバナー先に飛び、「このテンプレートを試してみる」をクリック!

※このフローテンプレートにはAIオペレーションが含まれています。
加入プランによってはフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
(2)ワークスペース一覧からプロジェクトを任意で選択
※コピーしたテンプレートは(2)で選択したプロジェクト内の「マイプロジェクト」に格納されます。
(3)フローの一覧画面の右上にある「編集する」をクリック

ステップ2: トリガーを設定

まずはGmailからメールを転送し、メールトリガーを起動する方法をチェック!
(1)フローの一覧画面から「メールトリガー」をクリック
(2)タイトルを設定
※元々設定されているタイトルをそのまま使用してもOK!
(3)受信用アドレスの作成には任意で入力
(4)トリガー条件の各項目を設定

  • 検索箇所:プルダウンメニューから任意で選択
  • 検索条件:プルダウンメニューから任意で選択
  • 文字列:今回は、「面談予約」と設定

(5)次へをクリック

■メールトリガーをテスト
(6)テストでエラーが出なければ、保存するをクリック

ステップ3: テキストからデータを抽出する

(1)「テキストからデータを抽出する」をクリック
(2)タイトルを設定
※元々設定されているタイトルをそのまま使用してもOK!
(3)変換タイプはデータの抽出(2タスク)を設定
(4)次へをクリック

■詳細を設定
(5)各項目を設定

  • 対象のテキスト:アウトプットから{{本文}}を設定
  • 抽出したい項目:対象のテキストから抽出したい項目をカンマ(,)区切りで指定(例:氏名,連絡先,面談日,面談時間)

(6)テストでエラーが出なければ、保存するをクリック

ステップ4: データベースを操作する

(1)「データベースを操作する」をクリック
(2)タイトルを設定
※元々設定されているタイトルをそのまま使用してもOK!
(3)連携するアカウント情報が正しいかを確認
※アカウント情報が表示されない場合は、+連携アカウントを追加をクリックして登録してください。
(4)実行アクションは「レコードを追加する」を選択
(5)データベースの連携の各項目を設定

  • スプレッドシートID:候補から任意で選択
  • スプレットシートのタブ名:候補から任意で選択
  • テーブル範囲:テキストで指定

(6)次へをクリック

■データベース操作の詳細設定
(7)追加するレコードの値の各項目を設定

  • 氏名:今回は、テキストで指定
  • 連絡先:今回は、テキストで指定
  • 面談日:今回は、テキストで指定
  • 面談時間:今回は、テキストで指定

(8)テストをクリックし、Google スプレッドシートを確認!

(9)エラーが出なければ、保存するをクリック

ステップ5:Google スプレッドシートと連携する

(1)「アプリと連携する」をクリック
(2)タイトルを設定
※元々設定されているタイトルをそのまま使用してもOK!
(3)連携するアカウント情報が正しいかを確認
※アカウント情報が表示されない場合は、+連携アカウントを追加をクリックして登録してください。
(4)アクションは「値を取得する」を選択
(5)次へをクリック

■API接続設定
(6)各項目を設定

  • スプレッドシートID:候補から任意で選択
  • シート名:候補から任意で選択
  • 範囲:テキストで指定
  • 方向:プルダウンメニューから任意で選択

(7)テストでエラーが出なければ、保存するをクリック

ステップ6:Googleカレンダーと連携する

(1)「アプリと連携する」をクリック
(2)タイトルを設定
※元々設定されているタイトルをそのまま使用してもOK!
(3)連携するアカウント情報が正しいかを確認
※アカウント情報が表示されない場合は、+連携アカウントを追加をクリックして登録してください。
(4)アクションは「予定を作成」を選択
(5)次へをクリック

■API接続設定
(6)各項目を設定

  • カレンダーID:候補から任意で選択
  • 予定のタイトル:アウトプットから{{件名}}を設定
  • 予定の開始日:アウトプットから{{面談日}}を設定
  • 予定の開始時間:アウトプットから{{面談時間}}を設定
  • 予定の終了日:アウトプットから{{面談日}}を設定
  • 予定の終了時間:アウトプットから{{取得した値}}を設定
  • 予定の説明:今回は、テキストを設定(例:面談予約が入りました!)

(7)テストをクリックし、Googleカレンダーを確認!

(8)エラーが出なければ、保存するをクリック
(9)フローの一覧画面に戻り、アプリトリガーをONに変更すればフローの設定は完了です!

GmailとGoogleカレンダーの連携フロー応用編

メールに記載された特定の文字列を抽出してGoogleカレンダーに追加するフローは、面談予約に限らず、ミーティングの予定やイベントのリマインダー、タスクの締切などのシーンで活用できます。
この機能により、手動でのスケジュール管理が不要になり、業務の効率が格段に向上します。ぜひお試しください!

まとめ

いかがでしたか?GmailとGoogleカレンダーの連携により、スケジュール管理が格段に楽になります。
手動での入力が不要となり、ミスが減少し、予定のリマインダーも自動で届くため、管理が一層効率的になります。
また、Yoomを利用することでノーコードで簡単に連携を設定できるため、技術的なハードルが低く、誰でも簡単に始めることができます。

ぜひ、この機会にGmailとGoogleカレンダーの連携を試してみてください。

この記事を書いた人
t.nakaya
歯科衛生士からIT業界へ転職し、前職ではWeb会社でディレクターサポートとしてWebページのリプレイスなどを手がけてきました。この経験を活かし、今はYoomの魅力を皆さんにお伝えすることに全力を注いでいます。技術とユーザー目線を融合させたアプローチで、Yoomを通じて皆さんの業務効率を向上させるお手伝いを心からしたいと考えています。
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