マーケティング担当者＆コンテンツ制作担当者必見！YouTubeのチャンネル運用はGmailとの連携でより効率化することができます。
Yoomを活用することで、シームレスな業務遂行が実現するはず！
本記事では、GmailとYouTubeの連携方法と導入するメリットについて解説します。
こんな方におすすめ
GmailとYouTubeを活用している方
GmailとYouTubeを連携して、業務効率化を考えている方
GmailとYouTubeを連携して、レポート収集作業の手間を削減したい方
GmailとYouTubeを連携して、情報共有プロセスの迅速化を図りたい方
今すぐに試したい方へ 本記事ではノーコードツール「Yoom」を使用した連携方法をご紹介します。
Gmailの情報からYouTubeのチャンネルレポートを取得し、メンバーにメールを送付する
試してみる
■概要
Gmailの情報からYouTubeのチャンネルレポートを取得し、メンバーにレポートの詳細をメールで送付するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.マーケティング部門
・YouTubeチャンネルのレポートを定期的に取得し、キャンペーンやプロモーション活動に活用したいチーム
・動画公開に伴うタスクやフォローアップを迅速に行いたいチーム
2.カスタマーサポートチーム
・新しい動画公開に対する顧客からの反応やフィードバックを管理し、迅速に対応したいチーム
3.コンテンツ制作チーム
・新しい動画の公開情報をトラッキングし、管理したいチーム
■このテンプレートを使うメリット
・Gmailで指定されたチャンネルID、期間を指定することでYouTubeのチャンネルレポートを効率的に取得することができます。
・取得したチャンネルレポートはGmailで指定されたアドレスに自動で送付されるため、メンバー間の情報共有を迅速に行うことができます。
■注意事項
・Gmail、YouTubeのそれぞれとYoomを連携させてください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・GmailをYoom連携し、Gmailをトリガーとして使用した際の転送処理については下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/7266653
[Yoomとは]
テンプレートを使った簡単な連携方法
事前に準備するもの
Googleアカウント（Gmail、YouTube） マイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
YouTubeのマイアプリ連携
以下の手順をご参照ください。
Gmailのマイアプリ連携
以下の手順をご参照ください。
ステップ1 Yoomのテンプレートをマイプロジェクトへコピーする
以下のバナーにある「試してみる」をクリックして、Yoomのワークスペースの「マイプロジェクト」にコピーしましょう。
Gmailの情報からYouTubeのチャンネルレポートを取得し、メンバーにメールを送付する
試してみる
■概要
Gmailの情報からYouTubeのチャンネルレポートを取得し、メンバーにレポートの詳細をメールで送付するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.マーケティング部門
・YouTubeチャンネルのレポートを定期的に取得し、キャンペーンやプロモーション活動に活用したいチーム
・動画公開に伴うタスクやフォローアップを迅速に行いたいチーム
2.カスタマーサポートチーム
・新しい動画公開に対する顧客からの反応やフィードバックを管理し、迅速に対応したいチーム
3.コンテンツ制作チーム
・新しい動画の公開情報をトラッキングし、管理したいチーム
■このテンプレートを使うメリット
・Gmailで指定されたチャンネルID、期間を指定することでYouTubeのチャンネルレポートを効率的に取得することができます。
・取得したチャンネルレポートはGmailで指定されたアドレスに自動で送付されるため、メンバー間の情報共有を迅速に行うことができます。
■注意事項
・Gmail、YouTubeのそれぞれとYoomを連携させてください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・GmailをYoom連携し、Gmailをトリガーとして使用した際の転送処理については下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/7266653
ステップ2 メールトリガーを設定「メールが届いたら」
編集画面の1番上にある赤枠をクリック。
(1/2)メールトリガーの条件設定
受信用アドレスの作成を行います。メールトリガーの設定方法についてはこちら
Yoomで受信したメールがトリガーになり、フローボットが動きます。
トリガー条件はカスタムできますが、検索箇所のデフォルトが「件名」だったため件名に「YouTube」の文言が含まれることを条件に設定してみます。
→次へ
(2/2)メールトリガーをテスト
ご自身のメールから設定したアドレス宛てにメールを送ってください。
→テスト
→保存
ステップ3 テキストからデータを抽出する
フローボットの２番めのフローをクリック。
(1/2)アクションを設定
こちらはデフォルトのままでOKです。
(2/2)詳細を設定
こちらも一旦デフォルトのまま進めましょう。
テスト→成功
→保存して次へ
AIを活用した「データの抽出（2タスク）」の設定方法については、こちら のページもご確認ください。
ステップ4 YouTube連携・設定「アプリと連携する チャンネルレポートを取得する」
YouTubeの連携と設定を行います。
(1/2)連携アカウントとアクションを選択
タイトル→デフォルトのままでOK
(2/2)API接続設定
こちらもデフォルトで項目が設定されています。
私が作成したときは、期間の開始日のところで、「時間」の表記が含まれる内容で設定するとエラーになりました。設定がうまくいかない時にご参照ください。
テスト→成功→保存
ステップ5 Gmail連携・設定「メールを送る」
(1/2)メールの設定
〜〜〜〜〜〜〜〜〜
タイトル→メールを送る
→次へ
(2/2)メールのテスト
先ほど設定したメールの内容をテストします。
→テストボタンをクリック
メールが送られてきたら連携完了です！
フローボットのメールトリガーを【ON】にしてフローボットを動かしてみましょう。
Gmailの情報からYouTubeのチャンネルレポートを取得し、メンバーにメールを送付する
試してみる
■概要
Gmailの情報からYouTubeのチャンネルレポートを取得し、メンバーにレポートの詳細をメールで送付するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.マーケティング部門
・YouTubeチャンネルのレポートを定期的に取得し、キャンペーンやプロモーション活動に活用したいチーム
・動画公開に伴うタスクやフォローアップを迅速に行いたいチーム
2.カスタマーサポートチーム
・新しい動画公開に対する顧客からの反応やフィードバックを管理し、迅速に対応したいチーム
3.コンテンツ制作チーム
・新しい動画の公開情報をトラッキングし、管理したいチーム
■このテンプレートを使うメリット
・Gmailで指定されたチャンネルID、期間を指定することでYouTubeのチャンネルレポートを効率的に取得することができます。
・取得したチャンネルレポートはGmailで指定されたアドレスに自動で送付されるため、メンバー間の情報共有を迅速に行うことができます。
■注意事項
・Gmail、YouTubeのそれぞれとYoomを連携させてください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・GmailをYoom連携し、Gmailをトリガーとして使用した際の転送処理については下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/7266653
GmailやYouTubeを使ったその他の自動化例
今回ご紹介したフロー以外にもGmailやYouTubeのAPIを利用すれば、さまざまな業務の自動化を実現することができます。
GmailとYouTubeのその他の自動化例 YouTubeに最新の動画を公開後にGmailに通知したり、Yoomのスケジュールトリガーを活用してレポートを取得し、自動作成した書類を送付することも可能です。
YouTubeに最新の動画が公開されたら、Gmailで通知する
試してみる
■概要
競合調査や情報収集のために特定のYouTubeチャンネルを定期的に確認しているものの、日々の業務に追われて最新動画の更新を見逃してしまうことはないでしょうか。このワークフローを活用すれば、指定したYouTubeチャンネルに新しい動画がアップロードされると、即座にGmailへ自動で通知を送ることができ、手作業での確認漏れや手間の課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
競合や業界の動向をYouTubeで定期的にチェックしているマーケティング・リサーチ担当者の方 チームで共有したいチャンネルの更新情報を、誰よりも早くキャッチしたいチームリーダーの方 手作業による情報収集を効率化し、最新情報の見逃しをなくしたいと考えているすべての方 ■このテンプレートを使うメリット
YouTubeチャンネルの更新を手動で巡回する必要がなくなり、情報収集にかかる時間を短縮することができます。 システムが自動で検知して通知するため、重要な動画の更新を見逃すといった人的な確認漏れを防ぎます。 ■フローボットの流れ
はじめに、YouTubeとGmailをYoomと連携します。 次に、トリガーでYouTubeを選択し、「YouTubeチャンネルで最新の動画が公開されたら」というアクションを設定し、対象のチャンネルを指定します。 最後に、Gmailの「メールを送る」アクションを設定し、動画のタイトルやURLなどを含んだ通知メールが自動で送信されるように設定します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Gmailの「メールを送る」アクションでは、通知を送信したい宛先（To）やCc、Bccを自由に設定することが可能です。 メールの件名や本文は、固定のテキストだけでなく、トリガーで取得した動画のタイトルやURL、チャンネル名などの情報を変数として埋め込むことができます。 ■注意事項
YouTube、GmailそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
毎週YouTubeのレポートを取得し、書類を自動作成してGmailで送信する
試してみる
■概要
YouTubeチャンネルの分析は重要ですが、毎週レポートを手作業で作成し関係者に共有するのは手間がかかる作業ではないでしょうか？
■このテンプレートをおすすめする方
YouTubeチャンネルを運営し、定期的なレポーティングに時間を要しているマーケティング担当者の方 Google スプレッドシートとGmailを用いて、手作業でレポート作成・共有を行っている方 定型的なレポート業務を自動化し、コンテンツ制作などのコア業務に集中したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
毎週決まった日時にレポートの取得から作成、送信までを自動化するため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。 手作業によるデータの転記ミスやレポートの送信漏れといった、ヒューマンエラーのリスクを軽減することに繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、YouTube、Google スプレッドシート、GmailをYoomと連携します。 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、「指定したスケジュールになったら」というアクションで、レポートを作成したい日時を設定します。 次に、オペレーションでデータ操作・変換機能の「1週間前の日付を取得」アクションを設定し、レポート期間の開始日を取得します。 続いて、オペレーションでYouTubeの「チャンネルレポートを取得」アクションを設定し、対象期間のレポートデータを取得します。 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「書類を発行する」アクションを設定し、取得したデータを用いてレポート書類を作成します。 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、作成した書類を添付して指定の宛先に送信します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
スケジュールトリガーでは、レポートを自動取得したい曜日や時間などを任意で設定してください。 データ操作・変換機能では、レポート期間に合わせて取得する日付のフォーマットなどを任意で設定できます。 YouTubeでチャンネルレポートを取得するアクションでは、対象のチャンネルIDやレポート期間などを任意で設定してください。 Google スプレッドシートで書類を発行するアクションでは、使用する雛形や発行後の書類の保存先、差し込む文字列などを任意で設定してください。 Gmailでメールを送信するアクションでは、送信先のメールアドレスや件名、本文の内容を任意で設定してください。 ■注意事項
YouTube、Google スプレッドシート、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
Gmailを活用した自動化例 フォームで回答が送信されたら、Gmailに通知する
フォームで回答された情報をGmailで自動的に通知することで、関係者へ必要な情報を素早く共有できるようになるでしょう。
Googleフォームで回答が送信されたら、Gmailで通知する
試してみる
■概要
Googleフォームにお問い合わせやアンケートの回答があった際、都度フォームを確認する手間や、重要な回答を見逃してしまうことはないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されると、指定した宛先にGmailで通知を自動送信できます。これにより、回答を迅速に把握し、スピーディーな対応が可能になるため、機会損失のリスクを低減できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Googleフォームで受け付けたお問い合わせに、より迅速な対応をしたいと考えている担当者の方 フォームの回答内容を関係者へ速やかに共有し、業務連携をスムーズにしたいと考えている方 手動での回答確認による、対応漏れや確認の遅れといった課題を解消したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Googleフォームに回答が送信されるたびにGmailへ自動で通知されるため、手動で確認する手間を省き、時間を有効活用できます。 回答の見落としや担当者への共有漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、迅速で確実な対応の実現に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、GoogleフォームとGmailをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定して、対象のフォームを指定します。 最後に、Gmailの「メールを送る」アクションを設定し、通知先のメールアドレスや本文などを設定します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
通知のきっかけとなるGoogleフォームは、お問い合わせやアンケートなど、業務内容に合わせて自由に項目をカスタムしてください。 Gmailでメールを送るアクションでは、通知先のメールアドレスを任意に設定できます。また、件名や本文に、フォームの回答内容を埋め込むことも可能です。 ■注意事項
Googleフォーム、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 Googleフォームをトリガーとして使用する際、回答内容の取得方法 をご参照ください。
フォームで回答された内容をGeminiで要約してGmailで通知する
試してみる
■概要
Webサイトからの問い合わせやアンケートフォームに寄せられる長文の回答を、都度確認し要約する作業は手間がかかるものではないでしょうか。担当者への共有が遅れたり、要点がうまく伝わらないといった課題も起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Yoomのフォーム機能で受け付けた回答内容をGeminiが自動で要約し、Gmailで即座に通知することが可能です。面倒な確認・要約作業から解放され、迅速な情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
フォームで受け取った問い合わせ内容を、担当者にスピーディに共有したいと考えている方 アンケートやイベントの申込フォームなど、長文の回答を手作業で要約している方 GeminiやGmailといったツールを連携させ、日々の情報共有を効率化したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
フォームの回答を都度確認し要約する手間がなくなるため、本来注力すべきコア業務に時間を充てることができます。 AIによる自動要約と通知により、人による要約の抜け漏れや、担当者への共有忘れといったヒューマンエラーを防ぎます。 ■フローボットの流れ
はじめに、GeminiとGmailをYoomと連携します。 トリガーで、Yoomのフォーム機能を選択し、「情報入力フォーム」を設置して、回答を受け付ける準備をします。 次に、Geminiを選択し、フォームで受け取った回答内容を要約するよう「コンテンツを生成」アクションを設定します。 最後に、Gmailの「メールを送る」アクションを設定し、Geminiが生成した要約内容を指定の宛先に通知します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Yoomのフォーム機能では、問い合わせ受付やアンケート、社内申請など、利用シーンに合わせて質問項目を自由に作成、カスタマイズすることが可能です。 Geminiでコンテンツを生成するアクションでは、「箇条書きで要約して」「重要なポイントを3つに絞って」など、プロンプトを任意で設定し、希望する形式の要約文を生成できます。 ■注意事項
Gemini、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
フォームの送信内容をChatGPTで要約し、Gmailで共有する
試してみる
■概要
お問い合わせフォームやアンケートなど、日々届く回答の確認とチームへの共有に手間を感じていませんか？特に内容が長文の場合、要点を把握するだけでも時間がかかります。このワークフローは、フォームが送信されるとChatGPTが自動で内容を要約し、指定の宛先にGmailで送信します。情報共有の迅速化と確認作業の効率化を実現し、本来の業務に集中できる環境作りをサポートします。
■このテンプレートをおすすめする方
お問い合わせフォームから届く回答の確認と、その後の共有作業に手間を感じている方 アンケートなどの長い回答内容を都度確認するのに時間がかかり、要点だけを把握したい方 ChatGPTとGmailを連携させ、定型的な情報共有のプロセスを自動化したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
フォーム送信から内容の要約、メールでの共有までを自動化し、情報確認や転記にかかっていた時間を短縮します。 手作業による情報の転記ミスや共有漏れを防ぎ、迅速かつ正確な情報伝達を実現するため、対応の質向上に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、ChatGPTとGmailをYoomと連携します。 次に、トリガーでフォームトリガー機能を選択し、「回答フォーム」で任意のフォームを作成・設定します。 次に、オペレーションでChatGPTを選択し、トリガーで受け取ったフォームの回答内容を要約するように設定します。 最後に、オペレーションでGmailを選択し、ChatGPTが要約した内容を本文に含めて、指定の宛先にメールを送信するように設定します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Gmailでメールを送信するアクションでは、共有したいメンバーに合わせて送信先（To, Cc, Bcc）を任意で設定してください。 メールの件名や本文には、フォームで受け付けた回答内容やChatGPTが生成した要約など、前段のフローで取得した情報を変数として埋め込むことが可能です。 ■注意事項
ChatGPT、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。 ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）https://openai.com/ja-JP/api/pricing/ ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。 Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
Gmailで特定のラベルのメールが届いたらコンテンツを追加する
受信した特定のラベルのメールからAIで必要な情報を抽出するため、メールの見落としや作成漏れなどを抑えられるかもしれません。
Gmailで特定のラベルのメールが届いたら、Zendeskにチケットを作成する
試してみる
■概要
Gmailに届くお問い合わせなどをZendeskへ手作業で起票していませんか？この作業は単純ですが、対応漏れや入力ミスが許されず、大きな負担になりがちです。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のラベルが付いたメールを受信するだけで、Zendeskにチケットが自動で作成されるため、手作業による対応業務を効率化し、顧客対応の迅速化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
Gmail経由の問い合わせをZendeskで管理しているカスタマーサポート担当の方 手作業でのチケット起票による対応漏れや遅延の発生に課題を感じている方 問い合わせ対応業務を自動化し、チームの生産性を向上させたいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Gmailの受信をトリガーにZendeskのチケットが自動で作成されるため、手作業での転記やシステム間の画面遷移に費やしていた時間を短縮できます。 手作業による対応漏れや、メール内容の転記ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、対応品質の安定化に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、GmailとZendeskをYoomと連携します。 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」アクションを設定します。 続いて、オペレーションでOCR機能の「テキストからデータを抽出する」を設定し、受信したメールの本文から必要な情報を抽出します。 最後に、オペレーションでZendeskの「チケットを作成」を設定し、前のステップで抽出した情報を件名や詳細にマッピングしてチケットを作成します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Gmailのトリガー設定では、フローを起動するきっかけとなるメールのラベルを任意で指定できます。また、フローの起動間隔も設定可能です。 OCR機能の設定では、チケット作成に利用したい情報（例：氏名、会社名、問い合わせ内容など）を抽出項目として任意で設定します。対象のテキストには、トリガーで取得したメール本文などをアウトプットから指定できます。 Zendeskでチケットを作成するアクションでは、利用しているZendeskのサブドメインを設定します。また、チケットの件名や詳細には、前のステップで抽出した情報を埋め込むなど、自由にカスタマイズが可能です。 ■注意事項
Gmail、ZendeskのそれぞれとYoomを連携してください。 Zendeskはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Gmailで特定のラベルのメールが届いたら、GitHubに課題を追加する
試してみる
■概要
Gmailに届く特定のメール、例えばバグ報告などを確認し、手動でGitHubにIssueを作成する作業に手間を感じていませんか。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のラベルが付いたメールを受信するだけで、自動的にGitHubに課題が追加されるため、手作業による手間や対応漏れを防ぎ、開発プロセスをよりスムーズにします。
■このテンプレートをおすすめする方
GmailとGitHubを連携させて、バグ報告や機能要望の管理を効率化したい開発者の方 ユーザーからの問い合わせメールを基に、手動でGitHubのIssueを作成している方 メールを起点としたタスク管理のプロセスを自動化し、対応漏れを防ぎたいチームリーダーの方 ■このテンプレートを使うメリット
Gmailで特定ラベルのメールを受信した際に自動でGitHubに課題が追加されるため、手作業での転記時間を短縮できます。 手作業による情報の入力ミスや、重要なメールの見落としによる対応漏れといったヒューマンエラーを防ぎます。 ■フローボットの流れ
はじめに、GmailとGitHubをYoomと連携します。 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、「テキストからデータを抽出する」アクションでメール本文から必要な情報を抽出します。 最後に、オペレーションでGitHubの「Issueを作成」アクションを設定し、抽出した情報を基に課題を作成します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Gmailのトリガー設定では、どのラベルが付いたメールを対象にするか、またフローを起動する間隔を任意で設定してください。 OCR機能の設定では、対象とするテキスト（メール本文など）や、そこから抽出したい項目を任意で指定できます。 GitHubでIssueを作成するアクションでは、課題を追加するオーナー名やリポジトリ名、Issueのタイトルや本文などを任意で設定してください。 ■注意事項
Gmail、GitHubのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Gmailで特定のラベルのメールが届いたら、Google スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
Gmailに届くお問い合わせや資料請求などの重要なメールを、都度Google スプレッドシートに手作業で転記していませんか。この定型的な作業は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスや転記漏れといったヒューマンエラーの原因にもなります。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のラベルが付いたメールの受信をきっかけに、メール内容の抽出・要約からGoogle スプレッドシートへの追加までを自動化し、こうした課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
GmailとGoogle スプレッドシートで問い合わせやリード情報を手動で管理している方 メールからのデータ転記作業をなくし、より重要な業務に時間を活用したいと考えている方 手作業による情報入力のミスを防止し、データ管理の正確性を高めたいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Gmailへのメール受信からGoogle スプレッドシートへの情報追加までが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。 人の手によるデータ転記作業がなくなるため、入力ミスや項目漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データ管理の品質向上に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、GmailとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションでOCR機能を設定し、受信したメール本文から「テキストからデータを抽出する」アクションで必要な情報を抽出します。 さらに、オペレーションでAI機能を設定し、「要約する」アクションで抽出したテキストなどを指定の条件で要約します。 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出・要約したデータを指定のシートに追加します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Gmailのトリガー設定では、フローボットを起動するきっかけとしたいメールのラベルや、メールをチェックする間隔を任意で指定してください。 OCR機能では、メール本文のどのテキストから、どのような項目（例：会社名、氏名など）を抽出するかを自由に設定できます。 AI機能では、要約対象のテキストや文字数を指定できるほか、「箇条書きで」といった要約の条件や言語も設定することが可能です。 Google スプレッドシートにレコードを追加するアクションでは、書き込み先のシートやタブ、テーブル範囲を指定し、どの列にどのデータを追加するかを設定します。 ■注意事項
Gmail、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
指定日時に顧客情報を取得し、Gmailで定型文を送信する
指定したスケジュールでGmailの定型文が自動的に送信されるので、手動での情報取得やメール作成・送信が不要になり、宛先誤りや送信忘れを防ぐことができます。
指定日時にGoogle スプレッドシートから顧客情報を取得し、Gmailで定型文を送信する
試してみる
■概要
Google スプレッドシートで管理している顧客リストをもとに、定期的な案内メールを手作業で送信する業務は、手間がかかる上に宛先間違いなどのミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、指定した日時にGoogle スプレッドシートから顧客情報を自動で取得し、Gmailで定型メールを送信する一連の業務を自動化できるため、こうした課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
Google スプレッドシートで顧客管理を行い、定期的にメールを送信している営業やマーケティング担当の方 手作業でのメール送信に時間がかかり、本来注力すべき業務に集中できていない方 メール送信時の宛先や内容の入力ミスを防ぎ、業務の正確性を向上させたいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
指定した日時にメールが自動送信されるため、定期的な連絡業務にかかっていた時間を短縮し、より生産性の高い業務に集中できます。 手作業による顧客情報の転記ミスや送信漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な顧客対応の実現に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google スプレッドシートとGmailをYoomと連携します。 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を選択し、「スケジュールトリガー」アクションでフローを起動したい日時を設定します。 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートを選択し、「データベースを操作する」アクションで送信対象の顧客リストが記載されたシートの情報を取得します。 次に、繰り返し処理機能の「繰り返し処理する」アクションで、取得した顧客リストの情報を一件ずつ処理するよう設定します。 最後に、オペレーションでGmailを選択し、「メールを送る」アクションで、取得した顧客情報をもとにメールを送信するよう設定します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
スケジュールトリガー機能の設定では、フローを起動させたい任意のスケジュール（毎日、毎週、特定の日時など）を設定してください。 Google スプレッドシートのオペレーションでは、レコードを取得するために、対象のスプレッドシートID、シートのタブ名、テーブル範囲を正しく設定してください。 繰り返し処理機能では、前段のオペレーションで取得した一覧データを変数として用い、繰り返し処理の条件をカスタマイズすることが可能です。 Gmailでメールを送信するアクションでは、送信するメールの件名や本文を自由にカスタマイズできます。スプレッドシートから取得した氏名などを本文に差し込むことも可能です。 ■注意事項
Google スプレッドシート、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
指定日時にNotionから顧客情報を取得し、Gmailで定型文を送信する
試してみる
■概要
Notionに蓄積した顧客リストへ、定期的にメールを送信する業務を手作業で行っていませんか。件数が増えるほど作業時間は増え、宛先や内容の間違いといったヒューマンエラーのリスクも高まります。このワークフローを活用すれば、指定した日時にNotionから顧客情報を自動で取得し、Gmailで定型文メールを送信する一連の流れを自動化できるため、こうした課題を解消し、確実な顧客コミュニケーションを実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
Notionで顧客管理を行い、定期的なメール連絡を効率化したいと考えている方 Gmailを使った手動での一斉送信に時間や手間を感じているマーケティング担当者の方 顧客へのフォローアップ漏れや送信ミスを防ぎ、コミュニケーションを確実に行いたい方 ■このテンプレートを使うメリット
指定日時にNotionからの情報取得とGmailでのメール送信が自動で行われるため、手作業で対応していた時間を短縮できます。 人の手による作業を介さないことで、宛先の入力ミスや送信漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、コミュニケーションの品質向上に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、NotionとGmailをYoomと連携します。 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を選択し、「スケジュールトリガー」アクションでフローを起動させたい日時や頻度を設定します。 オペレーションでNotionの「データベースを操作する」アクションを設定し、送信対象となる顧客情報が格納されたデータベースを取得します。 オペレーションで繰り返し処理機能の「繰り返し処理する」アクションを設定し、取得した顧客情報を一件ずつ処理するようにします。 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、繰り返し処理の中で各顧客にメールを送信します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
スケジュールトリガー機能では、このワークフローを起動したい日時や頻度（毎日、毎週など）を任意で設定してください。 Notionから情報を取得するオペレーションでは、対象となるデータベースIDを正しく指定する必要があります。 繰り返し処理機能では、取得したデータの中から特定の条件に合う顧客だけに絞ってメールを送るなど、処理の対象をカスタマイズできます。 Gmailでメールを送信するアクションでは、件名や本文を自由に編集でき、Notionから取得した顧客名などの情報を差し込むことも可能です。 ■注意事項
Notion、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
指定日時にkintoneから顧客情報を取得し、Gmailで定型文を送信する
試してみる
■概要
定期的な顧客への連絡で、kintoneから情報を確認してGmailでメールを作成・送信する作業は、手間がかかる定型業務ではないでしょうか。この手作業は、対応漏れや宛先間違いといったミスの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、指定した日時にkintoneから顧客情報を自動で取得し、Gmailでの定型文送信までを自動化できるため、こうした課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
kintoneとGmailを使い、顧客への定期連絡を手作業で行っている方 定型的なフォローアップメールの送信に時間がかかり、効率化したいと考えている方 手作業によるメールの送信漏れや誤送信などのヒューマンエラーを防止したい方 ■このテンプレートを使うメリット
指定した日時にkintoneからの情報取得とGmailでのメール送信が自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。 手作業による情報の転記ミスやメールの送信漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、kintoneとGmailをYoomと連携します。 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を選択し、ワークフローを起動したい日時や頻度を設定します。 次に、オペレーションでkintoneの「データベースを操作する」アクションを設定し、送信対象となる顧客情報を取得します。 次に、オペレーションで分岐機能の「処理の繰り返し」を設定し、取得した顧客リストの件数分、メール送信処理を繰り返すように設定します。 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、kintoneから取得した情報をもとに定型文のメールを送信します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
スケジュールトリガー設定では、ワークフローを起動させたい日時や繰り返し頻度を任意で設定してください。 kintoneのオペレーション設定では、情報を取得したいアプリのIDを任意で設定してください。 分岐機能では、繰り返し対象を最大15件まで設定可能です。 Gmailのオペレーションでは、送信するメールの件名や本文の内容を自由にカスタマイズできます。 ■注意事項
kintone、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
YouTubeを活用した自動化例 チャンネルレポートを取得した後に追加する
自動でデータ追加がされるため、手作業によるダウンロードや転記作業をなくせるかもしれません。
最新のYoutubeチャンネルレポートを取得し、Microsoft Excelに追加する
試してみる
■概要
最新のYoutubeチャンネルレポートを取得し、Microsoft Excelのデータベースに追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.YouTubeチャンネル運用者・マーケティング担当者
・YouTubeチャンネルの分析データを定期的にMicrosoft Excelで管理・分析したい方
・手作業でのデータ収集や転記の手間を省きたい方
・Microsoft Excelの関数やグラフ機能を活用してチャンネルの成長を分析したい方
2.YouTube チャンネルのレポート作成担当者
・チャンネルレポートを手作業で作成する時間を短縮したい方
・最新のデータを自動でMicrosoft Excelに取り込んで常に最新のレポートを作成したい方
・Microsoft Excelでレポートをカスタマイズして関係者へ共有したい方
3.経営層・マネージャー
・YouTubeチャンネルのKPIをMicrosoft Excelで可視化して戦略策定に役立てたい方
・チャンネルの成長を時系列で追跡して改善点を把握したい方
・Microsoft Excelでレポートを自動生成することで報告業務の効率化を図りたい方
■このテンプレートを使うメリット
YouTubeチャンネルの分析データは、動画コンテンツの改善や戦略立案に不可欠な情報です。しかし、YouTubeからレポートを手動でダウンロードしてMicrosoft Excelに転記する作業は、入力の手間とミスの発生がしやすいものです。
このフローを活用することにより、YouTubeからのチャンネルレポートを取得とMicrosoft Excelへ自動でデータ追加がされるため、手作業によるダウンロードや転記作業が不要になります。これにより、入力ミスやデータ不整合のリスクを軽減して業務の効率化になります。
■注意事項
・YouTubeとMicrosoft Excelを連携させてください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
前日のYouTubeのチャンネルレポートをNotionに追加する
試してみる
■概要
前日のYouTubeのチャンネルレポートをNotionのデータベースにレコードを追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.YouTuberや動画コンテンツ制作者
・YouTubeチャンネルの分析データをNotionで一元管理したい方
・毎日の動画パフォーマンスをNotionで記録し、分析・改善に役立てたい方
・手作業でのデータ転記の手間を省きたい方
2.マーケティング担当者
・YouTubeチャンネルの分析データをNotionで共有し、チームで連携して改善策を検討したい方
・Notionのデータベース機能を活用して、動画パフォーマンスの傾向を分析したい方
■このテンプレートを使うメリット
・YouTubeチャンネルレポートを手動でNotionに転記する手間が省け、大幅な時間短縮につながります。
・毎日自動でレポートが記録されるため、長期的なトレンド分析に役立ちます。
■注意事項
・YouTube、NotionのそれぞれとYoomを連携させてください。
最新のYoutubeチャンネルレポートを取得し、Google スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
YouTubeチャンネルのレポート作成は重要な業務ですが、定期的にデータを手動で取得し、表計算ソフトにまとめる作業は手間がかかるものです。また、手作業による転記ミスが発生するリスクもあります。 このワークフローを活用すれば、指定したスケジュールで自動的にYouTubeチャンネルのレポートを取得し、Google スプレッドシートにデータを追加する作業を自動化できるため、こうした課題を円滑に削減します。
■このテンプレートをおすすめする方
YouTubeチャンネルを運用しており、定期的なレポート作成業務を効率化したいマーケティング担当者の方 YouTubeの分析データをGoogle スプレッドシートで管理しており、手作業でのデータ転記を減らしたい方 データ集計におけるヒューマンエラーを防ぎ、迅速かつ正確なレポート作成を目指している方 ■このテンプレートを使うメリット
指定したスケジュールでYouTubeチャンネルのレポートが自動でGoogle スプレッドシートに追加されるため、データ集計や転記の手間を省くことができます。 手作業によるデータ転記が不要になることで、入力ミスや更新漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、レポートデータの正確性を高めることに繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、YouTube Analytics APIとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、「指定したスケジュールになったら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションでYouTube Analytics APIを選択し、「チャンネルレポートを取得する」アクションを設定します。 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、取得したレポートデータを指定のスプレッドシートに追加します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント
スケジュールトリガーでは、レポートを自動取得したい日時（毎日、毎週、毎月など）を任意で設定してください。 YouTube Analytics APIのオペレーションで、レポートを取得したい対象のチャンネルIDを任意で設定してください。 Google スプレッドシートのオペレーションでは、レポートデータを記録したいスプレッドシートやシートを任意で設定してください。 ■注意事項
YouTube Analytics APIとGoogle スプレッドシートそれぞれでアカウントとの連携設定が必要です。
YouTubeに最新の動画が公開されたら通知する
手動でのチェックや通知設定が不要になる他、チーム全体に一斉通知ができるため、情報共有がスムーズに行えます。
YouTubeに最新の動画が公開されたら、Discordに通知する
試してみる
■概要
YouTubeの指定のチャンネルに最新の動画が公開されたら、Discordに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.YouTubeチャンネルの運営者・管理者
・新しい動画の公開情報をチームメンバーに迅速に共有したい方
・動画公開後の反応をDiscord上で確認して次の動画制作に活かしたい方
・Discord上で動画の宣伝や拡散を促したい方
2.主要となるコミュニケーションツールとしてDiscordを活用している方
・メンバー間でDiscordのやりとりが多い方
・Discordによる通知を手軽に受け取りたい方
■このテンプレートを使うメリット
YouTubeは膨大な量の動画コンテンツが毎日アップロードされるプラットフォームです。マーケティングや競合分析の担当者にとっては最新の動画情報をいち早く入手することは非常に重要ですが、手動で新着動画を確認するのは非効率的です。
このフローを使用することで、新着動画が公開されると同時にDiscordに通知されて、担当者はYouTubeを定期的にチェックする必要がなくなることで時間を節約することができます。また動画情報がDiscord上で一元管理されることで、チームメンバー間での情報共有が容易になり迅速な対応が可能になり業務の効率化になります。
■注意事項
・YouTubeとDiscordを連携させてください。
YouTubeに最新の動画が公開されたら、Microsoft Teamsに通知する
試してみる
■概要
YouTubeの指定のチャンネルに最新の動画が公開されたら、Microsoft Teamsに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.YouTubeチャンネルの運営者・管理者
・新しい動画の公開情報をチームメンバーに迅速に共有したい方
・動画公開後の反応をMicrosoft Teams上で確認して次の動画制作に活かしたい方
・Microsoft Teams上で動画の宣伝や拡散を促したい方
2.主要となるコミュニケーションツールとしてMicrosoft Teamsを使用している方
・メンバー間でMicrosoft Teamsのやりとりが多い方
・Microsoft Teamsによる通知を手軽に受け取りたい方
■このテンプレートを使うメリット
YouTubeは日々膨大な量の動画コンテンツがアップロードされるプラットフォームです。マーケティング担当者や競合分析を行う担当者にとっては最新の動画情報をいち早くキャッチすることは非常に重要ですが、手入力で新着動画をチェックするのは非効率的です。
このフローを使用することにより、新着動画の公開と同時にMicrosoft Teamsに通知されることで担当者はわざわざYouTubeをチェックする必要がなくなり、貴重な時間を他の業務に充てることができます。またMicrosoft Teams上で動画情報が一元管理されることでチームメンバー間での情報共有もスムーズに行うことができ迅速な対応も可能となります。
■注意事項
・YouTubeとMicrosoft Teamsを連携させてください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
YouTubeに最新の動画が公開されたら、Gmailで通知する
試してみる
■概要
競合調査や情報収集のために特定のYouTubeチャンネルを定期的に確認しているものの、日々の業務に追われて最新動画の更新を見逃してしまうことはないでしょうか。このワークフローを活用すれば、指定したYouTubeチャンネルに新しい動画がアップロードされると、即座にGmailへ自動で通知を送ることができ、手作業での確認漏れや手間の課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
競合や業界の動向をYouTubeで定期的にチェックしているマーケティング・リサーチ担当者の方 チームで共有したいチャンネルの更新情報を、誰よりも早くキャッチしたいチームリーダーの方 手作業による情報収集を効率化し、最新情報の見逃しをなくしたいと考えているすべての方 ■このテンプレートを使うメリット
YouTubeチャンネルの更新を手動で巡回する必要がなくなり、情報収集にかかる時間を短縮することができます。 システムが自動で検知して通知するため、重要な動画の更新を見逃すといった人的な確認漏れを防ぎます。 ■フローボットの流れ
はじめに、YouTubeとGmailをYoomと連携します。 次に、トリガーでYouTubeを選択し、「YouTubeチャンネルで最新の動画が公開されたら」というアクションを設定し、対象のチャンネルを指定します。 最後に、Gmailの「メールを送る」アクションを設定し、動画のタイトルやURLなどを含んだ通知メールが自動で送信されるように設定します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Gmailの「メールを送る」アクションでは、通知を送信したい宛先（To）やCc、Bccを自由に設定することが可能です。 メールの件名や本文は、固定のテキストだけでなく、トリガーで取得した動画のタイトルやURL、チャンネル名などの情報を変数として埋め込むことができます。 ■注意事項
YouTube、GmailそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
GmailとYouTubeを連携する メリットその1 チーム連携の強化が見込める
Gmailで指定されたID、期間を指定することでYouTubeのチャンネルレポートを効率的に取得できる可能性があります。
その2 対応の迅速化につながる
チャンネルレポートを自動的に収集・分析することで、視聴者動向やエンゲージメントを迅速に把握できるようになるはずです。
まとめ
いかがでしたでしょうか。今回はYouTubeとGmailの連携でできる自動化をご紹介しました。
これまで手動で行ってきた共有も、自動化することでよりタイムリーな進行ができるのではないでしょうか。
連携によって劇的に減る業務もあれば、こういった小さな連携でも積み重ねで時間短縮になり、その分コミュニケーションをしっかり行って関係性が良くなる場合もあります。
Yoomではノーコードでアプリの連携を行うことができ、日常的な作業が自動化可能です。
では、また〜！
