インボイス制度が施行されたことで、経理業務で取引先の登録番号の確認が必須となりました。しかし、毎回手動で領収書の登録番号を確認するのは時間と労力を浪費してしまいます。Yoomを活用してGmail・適格請求書発行事業者公表システム・Chatworkを連携することで、Gmailで受信した領収書から登録番号を自動で読み取り、適格請求書発行事業者公表システムで事業者の登録有無を確認し、その結果をChatworkに通知できます。これにより、登録番号を手動で確認する手間を省き、担当者の作業負担を軽減できます。また、確認漏れなどのヒューマンエラーのリスク防止にもつながるでしょう。この記事では、Gmailで受信した領収書から登録番号を適格請求書発行事業者公表システムで自動確認し、その結果をChatworkに通知するフローの設定方法と導入するメリットについて解説します。
こんな方におすすめ
- Gmail・適格請求書発行事業者公表システム・Chatworkをそれぞれ活用している方
- 現在の領収書管理に手間を感じている経理担当者
- 取引先の適格性確認作業を効率化したい経営者
- 経理業務や税務処理において、コンプライアンスを強化したい担当者
- Gmailと他ツールを連携して業務を効率化したいIT担当者
それではここからノーコードツールYoomを使って、「Gmailで受信した領収書から登録番号を読み取り、適格請求書発行事業者公表システムで事業者の登録有無を確認しChatworkに通知する」方法をご説明します。
[Yoomとは]
Gmailで受信した領収書の登録番号を自動確認しChatworkに通知する方法
Gmailで請求書を受信したことをGmailのAPIを利用して受け取り、適格請求書発行事業者公表システムが提供するAPIを利用し、登録番号を確認することで実現できます。さらにChatworkが提供するAPIを利用することで、Gmailや適格請求書発行事業者公表システムから取得した情報を指定のチャンネルに通知できます。一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。
- GmailとChatworkをマイアプリ登録
- テンプレートをコピー
- フローの起点となるGmailのトリガー設定と、その後に続く適格請求書発行事業者公表システムとChatworkのオペレーション設定
- トリガーボタンをONにして、Gmail・適格請求書発行事業者公表システム・Chatworkの連携動作を確認
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方は、ログインしましょう。
Gmailで受信した領収書から登録番号を読み取り、適格請求書発行事業者公表システムで事業者の登録有無を確認しChatworkに通知する
試してみる
■概要
Gmailで受信したPDFの領収書や請求書から、登録番号を目視で確認し、適格請求書発行事業者公表システムへ手入力する作業に手間を感じていませんか。この一連の作業は、時間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーが発生する原因にもなります。このワークフローを活用すれば、Gmailでのメール受信をきっかけに、OCRでの登録番号の読み取りから事業者情報の確認、Chatworkへの通知までを自動化し、経理業務の正確性と効率を高めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- インボイス制度対応で、領収書の登録番号確認を手作業で行っている経理担当者の方
- GmailやChatworkを利用しており、日々の定型業務の効率化を目指している方
- 手作業による確認ミスをなくし、経理業務の正確性を向上させたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailで領収書を受信するだけで登録番号の確認から通知までが完結するため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- OCRによる自動読み取りとシステム連携により、登録番号の転記ミスや公表システムでの確認漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Gmail、適格請求書発行事業者公表システム、ChatworkをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでOCR機能を選択し、「画像・PDFから文字を読み取る」アクションでメールに添付された領収書から登録番号を抽出します。
- 次に、適格請求書発行事業者公表システムで「登録番号から公表情報を取得」アクションを設定し、抽出した番号を照会します。
- その後、分岐機能を設定し、事業者情報が取得できた場合のみ後続のChatworkへの通知処理に進むよう設定します。
- 最後に、Chatworkの「メッセージを送る」アクションで、確認結果を指定のルームに通知するよう設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」では、登録番号だけでなく、請求日や金額など、領収書から抽出したい項目を任意で設定できます。
- 分岐機能では、公表システムで事業者情報が取得できたかどうかの条件を設定し、例えば情報が見つからなかった場合にのみ担当者に通知するといったカスタムが可能です。
- Chatworkの「メッセージを送る」では、通知先のルームや担当者を自由に設定できるほか、メッセージ本文に取得した事業者名や登録番号を組み込んで通知内容をカスタマイズできます。
■注意事項
- Gmail、適格請求書発行事業者公表システム、ChatworkのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
ステップ1:Gmail・適格請求書発行事業者公表システム・Chatworkをマイアプリ連携
Gmail・適格請求書発行業者公表システム・ChatworkをYoomに接続するマイアプリ登録を行います。
最初にマイアプリ登録を行うことで、自動化設定を簡単に行うことができます。
まず、Gmailのマイアプリ登録を行ってください。
Yoom画面左側の「マイアプリ」→「新規接続」をクリックします。
アプリ一覧と検索欄が表示されるので、どちらかを活用してGmailを選択します。
以下の画面が表示されたら、「Sign with Google」をクリックします。
サインインするアカウントを選択します。
「続行」をクリックしてアクセスを許可することで、Gmailのマイアプリ連携が完了します。
次に、適格請求書発行事業者公表システムのマイアプリ登録を行います。
先ほどと同様に、適格請求書発行事業者公表システムをアプリ一覧から探すか、検索欄で検索してください。
説明を確認し、「アカウント名」「アクセストークン」を入力して、「追加」をクリックします。
これで適格請求書発行事業者公表システムのマイアプリ連携が完了します。
次に、Chatworkのマイアプリ登録を行います。
Chatworkをアプリ一覧から探すか、検索欄で検索してください。
必要な情報を入力し、「ログイン」をクリックします。
以下の画面でアクセス許可を行うと、Chatworkのマイアプリ連携が完了します。
全てのマイアプリ登録が完了すると、Gmail・適格請求書発行事業者公表システム・Chatworkがマイアプリに表示されます。
ステップ2：テンプレートをコピー
次に、フローボットのテンプレートを使用して設定を進めましょう。
Yoomにログインし、以下のバナーの「試してみる」をクリックしてください。
Gmailで受信した領収書から登録番号を読み取り、適格請求書発行事業者公表システムで事業者の登録有無を確認しChatworkに通知する
試してみる
■概要
Gmailで受信したPDFの領収書や請求書から、登録番号を目視で確認し、適格請求書発行事業者公表システムへ手入力する作業に手間を感じていませんか。この一連の作業は、時間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーが発生する原因にもなります。このワークフローを活用すれば、Gmailでのメール受信をきっかけに、OCRでの登録番号の読み取りから事業者情報の確認、Chatworkへの通知までを自動化し、経理業務の正確性と効率を高めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- インボイス制度対応で、領収書の登録番号確認を手作業で行っている経理担当者の方
- GmailやChatworkを利用しており、日々の定型業務の効率化を目指している方
- 手作業による確認ミスをなくし、経理業務の正確性を向上させたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailで領収書を受信するだけで登録番号の確認から通知までが完結するため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- OCRによる自動読み取りとシステム連携により、登録番号の転記ミスや公表システムでの確認漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Gmail、適格請求書発行事業者公表システム、ChatworkをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでOCR機能を選択し、「画像・PDFから文字を読み取る」アクションでメールに添付された領収書から登録番号を抽出します。
- 次に、適格請求書発行事業者公表システムで「登録番号から公表情報を取得」アクションを設定し、抽出した番号を照会します。
- その後、分岐機能を設定し、事業者情報が取得できた場合のみ後続のChatworkへの通知処理に進むよう設定します。
- 最後に、Chatworkの「メッセージを送る」アクションで、確認結果を指定のルームに通知するよう設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」では、登録番号だけでなく、請求日や金額など、領収書から抽出したい項目を任意で設定できます。
- 分岐機能では、公表システムで事業者情報が取得できたかどうかの条件を設定し、例えば情報が見つからなかった場合にのみ担当者に通知するといったカスタムが可能です。
- Chatworkの「メッセージを送る」では、通知先のルームや担当者を自由に設定できるほか、メッセージ本文に取得した事業者名や登録番号を組み込んで通知内容をカスタマイズできます。
■注意事項
- Gmail、適格請求書発行事業者公表システム、ChatworkのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
「テンプレートがコピーされました！」と表示されるので、「OK」をクリックすることでコピーが完了します。
ステップ3：トリガーを設定
次に、Gmailのトリガーを設定します。「特定のラベルのメールを受信したら」をクリックしてください。
「Gmailと連携するアカウント情報」を確認してください。
タイトルは自由に変更できますが、トリガーアクションはそのままで「次へ」をクリックしてください。
続いて、APIの設定をします。「トリガーの起動間隔」は5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
「ラベル」は候補から選択してください。
設定後、「テスト」をクリックしてください。
テストを実行すると、アウトプットに情報が表示されます。
情報が表示されたことを確認したら、「保存する」をクリックしてください。
ステップ4：領収書の読み取り設定
次に、AIを利用して画像・PDFから文字を読み取る設定します。「AIを利用して画像・PDFから文字を読み取る」をクリックしてください。
※AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。
フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
タイトルとアクションを確認して「次へ」をクリックします。
「ファイルの添付方法」を設定します。
右枠には受信したメールに添付されていたファイルを選択してください。
「追加で抽出したい項目」は任意で設定してください。
設定後、テストを行い、「保存」をクリックしてください。
ステップ5：適格請求書発行事業者公表システムのアクション設定
次に、「登録番号から公表情報を取得」をクリックしてください。
「適格請求書発行事業者公表システムと連携するアカウント情報」を確認してください。
タイトルは自由に変更できますが、トリガーアクションはそのままで「次へ」をクリックしてください。
「登録番号」は、「アウトプット」からAIを利用して読み取った情報を入力します。
設定後、「テスト」を実行し、「保存」をクリックしてください。
ステップ6：分岐の条件設定
次に、「コマンドオペレーション」をクリックします。
分岐条件を設定できます。
※分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。
フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
今回は、以下のような分岐条件になっていることを確認し、保存してください。
ステップ7：Chatworkのアクション設定
Chatworkのアクションを設定します。「メッセージを送る」をクリックしてください。
次に、「Chatworkと連携するアカウント情報」を確認してください。
タイトルは自由に変更できますが、実行アクションは変更しないでください。
「API接続設定」を行います。
「ルームID」は候補から選択してください。
「メッセージ内容」には、通知する内容を任意で設定してください。
「アウトプット」から、ここまでの設定で取得した情報を入力できます。
設定後、「テスト」をクリックし、「テスト成功」と表示されたら「保存」をクリックしてください。
ステップ8：Gmailや適格請求書発行事業者公表システム・Chatworkの自動化の動作確認
最後に「トリガーをON」をクリックすると、自動化の設定は完了です。
これでGmailで受信した領収書から登録番号を読み取り、適格請求書発行事業者公表システムで事業者の登録有無を確認しChatworkに通知できます。
今回使用したテンプレートはこちらです。
Gmailで受信した領収書から登録番号を読み取り、適格請求書発行事業者公表システムで事業者の登録有無を確認しChatworkに通知する
試してみる
■概要
Gmailで受信したPDFの領収書や請求書から、登録番号を目視で確認し、適格請求書発行事業者公表システムへ手入力する作業に手間を感じていませんか。この一連の作業は、時間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーが発生する原因にもなります。このワークフローを活用すれば、Gmailでのメール受信をきっかけに、OCRでの登録番号の読み取りから事業者情報の確認、Chatworkへの通知までを自動化し、経理業務の正確性と効率を高めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- インボイス制度対応で、領収書の登録番号確認を手作業で行っている経理担当者の方
- GmailやChatworkを利用しており、日々の定型業務の効率化を目指している方
- 手作業による確認ミスをなくし、経理業務の正確性を向上させたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailで領収書を受信するだけで登録番号の確認から通知までが完結するため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- OCRによる自動読み取りとシステム連携により、登録番号の転記ミスや公表システムでの確認漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Gmail、適格請求書発行事業者公表システム、ChatworkをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでOCR機能を選択し、「画像・PDFから文字を読み取る」アクションでメールに添付された領収書から登録番号を抽出します。
- 次に、適格請求書発行事業者公表システムで「登録番号から公表情報を取得」アクションを設定し、抽出した番号を照会します。
- その後、分岐機能を設定し、事業者情報が取得できた場合のみ後続のChatworkへの通知処理に進むよう設定します。
- 最後に、Chatworkの「メッセージを送る」アクションで、確認結果を指定のルームに通知するよう設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」では、登録番号だけでなく、請求日や金額など、領収書から抽出したい項目を任意で設定できます。
- 分岐機能では、公表システムで事業者情報が取得できたかどうかの条件を設定し、例えば情報が見つからなかった場合にのみ担当者に通知するといったカスタムが可能です。
- Chatworkの「メッセージを送る」では、通知先のルームや担当者を自由に設定できるほか、メッセージ本文に取得した事業者名や登録番号を組み込んで通知内容をカスタマイズできます。
■注意事項
- Gmail、適格請求書発行事業者公表システム、ChatworkのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
適格請求書発行事業者公表システムを使ったその他の自動化の例
他にも適格請求書発行事業者公表システムを使った自動化の例がYoomには多数あるので、いくつか紹介します。
1.Outlookで受信した請求書の適格請求書発行事業者の登録有無を適格請求書発行事業者公表システムで確認し、Slackに通知するフロー
この連携によって、Outlookで受信した請求書の適格請求書発行事業者の登録有無を適格請求書発行事業者公表システムで確認し、 Slackに通知できます。
これにより、手動での登録確認作業を省き、業務の効率化が期待できます。
Outlookで受信した請求書の適格請求書発行事業者の登録有無を適格請求書発行事業者公表システムで確認しSlackに通知する
試してみる
■概要
取引先からOutlookで受信する請求書について、都度ファイルを開いて適格請求書発行事業者の登録番号を確認し、その結果をSlackに手入力で報告する作業は手間がかかる業務ではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、請求書メールの受信をトリガーに、OCRによる登録番号の読み取りから適格請求書発行事業者公表システムでの照合、Slackへの結果通知までを自動化し、経理業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- インボイス制度への対応で、請求書の確認業務に手間を感じている経理担当者の方
- OutlookとSlackを日常的に利用し、手作業での情報連携を効率化したい方
- 手作業による確認ミスや通知漏れを防ぎ、業務の正確性を高めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- 請求書の受領から登録有無の確認、Slackへの通知までが自動処理されるため、これまで手作業で行っていた時間を短縮できます。
- 手作業による登録番号の転記ミスや確認漏れ、社内への通知忘れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務品質の向上に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Outlook、適格請求書発行事業者公表システム、SlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」を設定します。
- オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」と「メールの添付ファイルをダウンロード」を順に設定し、請求書ファイルを取得します。
- OCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」で、ダウンロードした請求書ファイルから登録番号をテキストデータとして抽出します。
- 適格請求書発行事業者公表システムの「登録番号から公表情報を取得」で、抽出した登録番号の照合を行います。
- 分岐機能で登録の有無といった照合結果に応じて処理を分け、Slackの「チャンネルにメッセージを送る」で関係者に結果を通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、起動のきっかけとなるメールの件名（例：「請求書」）やキーワード、対象のメールフォルダIDを任意で設定できます。
- OCR機能では、読み取り対象のファイルや抽出したい項目、使用するAIの種類、言語などを業務に合わせて自由に設定してください。
- 適格請求書発行事業者公表システムのオペレーションでは、前段のOCR機能で取得した登録番号の出力結果を指定します。
- 分岐機能では、事業者登録の有無など前段で取得した情報をもとに、後続のSlackへの通知内容などを変更するための条件をカスタマイズできます。
- Slackにメッセージを送るオペレーションでは、通知先のチャンネルIDや、登録有無の結果を記載したメッセージ内容などを任意で設定できます。
■注意事項
- Outlook、適格請求書発行事業者公表システム、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプラン、チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
2.kintoneでステータスが更新されたら、適格請求書発行事業者の登録有無を自動で確認するフロー
この連携によって、kintoneでステータスが更新されると適格請求書発行事業者の登録有無を自動で確認します。
これにより、登録状況の確認が不要となり、取引先情報を効率的に管理できるでしょう。
kintoneでステータスが更新されたら、適格請求書発行事業者の登録有無を自動で確認する
試してみる
■概要
kintoneで管理している取引先のステータスが更新されるたびに、適格請求書発行事業者公表システムを開いて登録番号を確認する作業は、手間がかかる上に確認漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、kintoneのステータス更新をきっかけに、適格請求書発行事業者の登録有無を自動で確認し、その結果をkintoneのレコードに自動で反映させることができ、確認業務の効率化と正確性の向上を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- kintoneで取引先情報を管理しており、インボイス制度への対応に追われている経理担当者の方
- 取引先の情報更新を手作業で行っており、確認漏れや作業負荷に課題を感じている方
- SaaS間の連携を自動化し、請求書発行や契約手続きの正確性を高めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- kintoneのステータスが更新されると自動で情報照会が実行されるため、これまで手作業で行っていた確認業務の時間を短縮することができます。
- システムが自動で処理を行うことで、登録番号の確認漏れや入力内容の不備といったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、kintoneと適格請求書発行事業者公表システムをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでkintoneを選択し、「ステータスが更新されたら（Webhook起動）」のアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでkintoneの「レコードを取得する」アクションを設定し、ステータスが更新されたレコードの詳細情報を取得します。
- 次に、オペレーションで適格請求書発行事業者公表システムの「登録番号から公表情報を取得」アクションを設定します。
- その後、オペレーションで「分岐機能」を使用し、取得した登録情報の有無によって後続の処理を分岐させます。
- 最後に、オペレーションでkintoneの「レコードを更新する」アクションを設定し、確認結果を該当のレコードに反映させます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能では、前段のオペレーションで適格請求書発行事業者公表システムから取得した情報を利用し、後続のオペレーションを分岐させるための条件を任意でカスタマイズできます。
■注意事項
- kintoneと適格請求書発行事業者公表システムのそれぞれとYoomを連携してください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
3.Notionで取引先が登録されたら、適格請求書発行事業者の登録有無を自動で確認するフロー
この連携によって、Notionで取引先が登録された際、適格請求書発行事業者の登録有無を自動で確認します。
これにより、手動での確認作業が不要になるので、ヒューマンエラーの防止につながるでしょう。
Notionで取引先が登録されたら、適格請求書発行事業者の登録有無を自動で確認する
試してみる
■概要
Notionで取引先を管理する際、インボイス制度に対応するために適格請求書発行事業者の登録状況を都度確認する作業は、手間がかかり入力ミスの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Notionに新しい取引先情報が登録されると、自動で適格請求書発行事業者公表システムを照会し、登録の有無を確認できます。手作業による確認業務から解放され、正確な情報管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Notionで取引先情報を管理しており、経理処理も行っているバックオフィス担当者の方
- 適格請求書発行事業者の登録確認を手作業で行い、非効率だと感じている方
- 取引開始時の確認業務を自動化し、ヒューマンエラーをなくしたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Notionへの登録だけで事業者登録の照会が自動で行われるため、これまで手作業での確認に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業による登録番号の確認漏れや、Notionへの転記ミスといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、正確な情報管理に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Notionと適格請求書発行事業者公表システムをYoomと連携します。
- トリガーでNotionを選択し、「特定のデータソースのページが作成・更新されたら」というアクションを設定します。
- オペレーションの分岐機能で、特定の条件（例：登録番号が入力済み）の場合に後続の処理へ進むよう設定します。
- Notionの「レコードを取得する（ID検索）」アクションで、トリガーとなったページの情報を取得します。
- 適格請求書発行事業者公表システムの「登録番号から公表情報を取得」アクションで、登録情報を照会します。
- 再度、分岐機能を設定し、照会結果に応じて処理を分岐させます。
- 最後に、Notionの「レコードを更新する（ID検索）」アクションで、照会結果を元のページに反映させます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- ワークフロー内の分岐機能では、Notionから取得した情報や適格請求書発行事業者公表システムでの照会結果をもとに、後続の処理を分岐させる条件を任意で設定できます。例えば、登録があった場合のみNotionの特定の項目を更新する、といったカスタマイズが可能です。
■注意事項
- Notionと適格請求書発行事業者公表システムのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Gmail・適格請求書発行事業者公表システム・Chatworkを連携するメリットと具体例
メリット1：登録番号を自動確認して経理業務を効率化
Gmail・適格請求書発行事業者公表システム・Chatworkを連携することで、登録番号を自動確認し、結果をChatworkに通知できます。
例えば、月末や繁忙期には、取引先の領収書の登録番号を自動確認し、結果をChatworkに通知することで、確認作業にかかる時間を大幅に削減できます。
これにより、担当者は他の業務に集中でき、業務の生産性向上が期待できます。
メリット2：自動登録確認によるコンプライアンスの強化
Gmail・適格請求書発行事業者公表システム・Chatworkの連携によって、受信した領収書の登録番号を自動で確認できます。
例えば、インボイス制度では取引先が適格請求書発行事業者でない場合、仕入税額控除が適用されません。領収書の登録番号を自動確認することで、適格な事業者かを素早く判断できます。
これにより、適格な事業者と取引を行うことで、税務署からの指摘リスクを低減し、事業のコンプライアンス強化につながります。
メリット3：通知記録による経理プロセスの透明性向上
Gmail・適格請求書発行事業者公表システム・Chatworkを連携すると、登録番号の確認作業が一元管理され、確認内容や結果の通知記録がChatworkに残ります。
例えば、問題が起こった場合でも、通知の履歴を確認することで、素早く対処できるでしょう。
これにより、通知が記録されることで、プロセスの透明性が向上し、不要なトラブルの回避や社内連携の強化につながるでしょう。
まとめ
今回は、Gmail・適格請求書発行事業者公表システム・Chatworkを連携させ、Gmailで受信した領収書から登録番号を読み取り、適格請求書発行事業者公表システムで事業者の登録有無を確認しChatworkに通知する方法をご紹介しました。
この自動化により、手動で登録番号を確認する手間を省き、ヒューマンエラーを防げるでしょう。
これにより、業務の生産性向上やコンプライアンスの強化、業務プロセスの透明性向上が期待できます。
この機会にぜひテンプレートを活用して、Gmail・適格請求書発行事業者公表システム・Chatworkを連携し、業務の効率化を目指してください。
また、Yoomのアプリ連携はノーコードで設定ができ、誰でもすぐに始められます。ぜひ導入を検討してみてください。
