Gmailで受信した請求書から登録番号を読み取り、適格請求書発行事業者公表システムで事業者の登録有無を確認しChatworkに通知する方法

ステップ1：Gmail、適格請求書発行事業者公表システム、Chatworkをマイアプリ連携

はじめに使用するアプリのマイアプリ登録を行いましょう。
事前にマイアプリに登録しておくと、フローの設定がスムーズになりますよ。

【Gmailのマイアプリ登録】
まず、Yoomの画面左にあるマイメニューにアクセスし、画面右の新規接続ボタンを押します。

次に検索窓にGmailと入力し、表示された候補から「Gmail」を選択します。
以下の画面が表示されたら、「Sign in with Google」をクリックしましょう。

連携するアカウントを選択しましょう。

内容を確認して、「次へ」をクリックしましょう。

連携するアカウントや内容に問題なければ、「続行」をクリックします。

【適格請求書発行事業者公表システムのマイアプリ登録】
検索窓に適格請求書発行事業者公表システムと入力し、表示された候補から「適格請求書発行事業者公表システム」を選択します。
「アカウント名」に任意の名称を、「アクセストークン」にyoomと入力したら、「追加」をクリックしましょう。

【Chatworkのマイアプリ登録】
検索窓にChatworkと入力し、表示された候補から「Chatwork」を選択します。
すでにChatworkにログインしている場合、以下の画面が表示されるので「許可」をクリックしましょう。

マイアプリにGmail、適格請求書発行事業者公表システム、Chatworkが表示されれば、登録完了です。

ステップ2：Gmail「特定のラベルのメールを受信したら」のトリガーを設定

ここからは自動化の設定を行っていきましょう。
以下のバナーの「試してみる」をクリックしてフローボットをコピーしてくださいね。

クリックすると以下のような画像が出てくるのでOKを押します。

以下の画面が表示されたら「タイトル」と「説明」を確認しましょう。
変更が必要な場合は、該当箇所をクリックすることで変更可能です。

最初にGmailの設定を行うため、「特定のラベルを受信したら」をクリックしましょう。
クリックしたら下記の設定を行っていきます。

「タイトル」→必要に応じて変更可能
「Gmailと連携するアカウント情報」→アカウントが合っているか確認
「トリガーアクション」→特定のラベルのメールを受信したら

設定が完了したら、「次へ」をクリックします。

詳細の設定を行いましょう。

「トリガーの起動間隔」→選択し、設定しましょう
※トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

「ラベル」→候補から設定してください

今回は請求書というラベルを作成し、設定しました。
実際にサンプルの請求書を添付したメールを送信し設定したラベルで受信したら、Yoomの画面で「テスト」を実行しましょう。
成功したら「保存する」をクリックして完了です。

ステップ3：適格請求書発行事業者公表システム「登録番号から公表情報を取得」、Chatwork「メッセージを送る」のアクションを設定

次に、YoomのAI機能を使って、受信した請求書から指定の項目の値を取得します。
「画像・PDFから文字を読み取る」をクリックしましょう。
※AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。

「タイトル」→必要に応じて変更可能
「アクション」→請求書を読み取る

設定が完了したら、「次へ」をクリックします。

画面が切り替わったら、注意事項に目を通し詳細の設定を行います。

「ファイルの添付方法」→取得した値を使用を選択し、先ほどメールで受信した添付ファイルを選択してください
「追加で抽出したい項目」→登録番号

デフォルトで抽出する項目に加えて、今回のフローの鍵となる「登録番号」を取得できるように設定しましょう。
設定が完了したら「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックします。

取得した登録番号を適格請求書発行事業者公表システムで検索します。
「登録番号から公表情報を取得」をクリックし、下記の設定をしましょう。

「タイトル」→必要に応じて変更可能
「適格請求書発行事業者公表システムと連携するアカウント情報」→アカウントが合っているか確認
「アクション」→登録番号から公表情報を取得

設定が完了したら、「次へ」をクリックします。

情報を取得したい登録番号を設定します。
「登録番号」に先ほど AIオペレーションで取得したアウトプットを設定します。
アウトプットを使用して設定することで、値をフロー起動ごとに変動させ動的に対応することができます。
※アウトプットについて詳しくはこちらをご覧ください。

入力欄をクリックし、「画像・PDFから文字を読み取る」の候補から「登録番号」を選択します。
設定が完了したら「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックしましょう。

登録番号の検索を適格請求書発行事業者公表システムで行うと、登録のあるものに関しては詳細情報が所得でき、登録のないものは情報の取得ができません。
そこで情報が取得できたか否かで「分岐」を使って進行先を分けるオペレーションを設定します。
※分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。

今回はテンプレートを使用しているため、特に変更する箇所はありませんが、内容を確認していきましょう。
「コマンドオペレーション」をクリックします。

「タイトル」→必要に応じて変更可能
「分岐対象のアウトプット」→オペレーション：登録番号から公表情報を取得、アウトプット：登録番号
「分岐条件」→アウトプットが空ではない

分岐対象のアウトプットで選択しているのは、適格請求書発行事業者公表システムのアクションで取得した「登録番号」のアウトプットを使用しましょう。
受信した請求書をAIで読み取り、取得した「登録番号」のアウトプットと混同しないように注意してください。

設定を確認したら「保存する」をクリックしましょう。

最後に、適格請求書発行事業者公表システムで検索した際に情報が取得できたら、その情報をChatworkに送信します。
「メッセージを送る」をクリックし、下記の設定を行いましょう。

「タイトル」→必要に応じて変更可能
「Chatworkと連携するアカウント情報」→アカウントが合っているか確認
「アクション」→メッセージを送る

設定が完了したら、「次へ」をクリックします。

メッセージ送信の詳細を設定しましょう。

「ルームID」→候補から選択してください

メッセージ内容の設定を行いましょう。
今回は以下のように内容を作成しました！
アウトプットと入力を合わせて作成することで、定型文でも登録番号や取得した情報の値だけ変動させることができますよ。
業務に合わせて通知内容を設定してみてくださいね。

設定できたら「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックしましょう。

ステップ4：Gmail、適格請求書発行事業者公表システム、Chatworkの自動化の動作確認

最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正しくフローボットが起動するかどうかを確認しましょう。

設定おつかれ様でした！

さらに自動化するには

登録番号が見つからなかった場合も通知する

今回は分岐のオペレーションで「登録番号から公表情報を取得」の「登録番号」が空ではない場合、メッセージを送信しました。
フローが停止してしまった場合、登録のメールアドレスには通知が届きますが、「登録番号」が空だった場合にChatworkへ通知することもできます。
登録番号が確認できない場合の対応をChatworkで送信することで、チームメンバー全員が問題をいち早く認識し、素早い対応へとつながるでしょう。

データベースを活用した情報の一元管理

多くの情報を管理する企業の場合、情報の一元管理によってメンバーが情報にアクセスしやすくなるというメリットがあります。
そこで、データベースと連携して、契約書と登録番号などの情報を蓄積するのはどうでしょうか？
Microsoft ExcelやGoogle スプレッドシートなどのアプリに連携することもできますし、Yoom独自のデータベースと連携することもできます。

YoomのデータベースはMicrosoft ExcelやGoogle スプレッドシートと同じように使用できます。
以下のように項目を設定すれば、今回受信した請求書から登録番号まで情報の集約ができますよ！

Gmailや適格請求書発行事業者公表システムを使ったその他の自動化例

他にもGmailや適格請求書発行事業者公表システムを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。

1.決まった日時に起動して、特定のアドレスに自動でメールを送る

はじめに紹介するのは、指定した時刻に自動でメールを送信するフローです。送信の日時やメールの内容は設定可能です。定期的にメールを送信する方は送信漏れを防止することができるでしょう。

2.Gmailで指定のラベルのメールが届いたら、テキストから値を抽出しGoogleカレンダーに登録する

次に紹介するのは、メールを受信したらその内容でGoogleカレンダーに予定の作成を行うフローです。AIによるデータの抽出を活用し自動で予定の作成を行うことで、登録にかかる手間を削減できるかもしれませんね。

3.kintoneでステータスが更新されたら、適格請求書発行事業者の登録有無を自動で確認する

最後に紹介するのは、kintoneと適格請求書発行事業者公表システムの連携フローです。レコードの登録をトリガーに自動で確認し、結果を更新します。手作業による手間を省いて、業務進行の円滑化につながるでしょう。

Gmailと適格請求書発行事業者公表システムの連携メリットと具体例

それではここからは、今回も連携を使用することで得られるかもしれないメリットについて紹介します。

業務効率化による人件費削減

従来、請求書登録番号を手動で確認し、適格請求書発行事業者公表システムで登録の有無を確認する作業は、多くの時間と労力を必要とします。このプロセスを自動化することで、担当者の作業負担を大幅に削減できるかもしれません。また、ヒューマンエラーなどの発生リスクも軽減されるため、事務処理の品質向上が期待されます。 例えば、毎月数百枚の請求書を処理する経理部門では、この自動化により人件費の削減と業務効率の向上が期待できます。受信する請求書の量が多い企業ほど、大幅な人件費削減効果が見込めます。

コンプライアンス遵守の強化

インボイス制度の導入により、適格請求書の発行事業者かどうかを確認することは企業にとって重要な意味を持ちます。この自動化システムにより、確認漏れや記録ミスを防ぎ、法令を遵守した取引を確実に行うことができるでしょう。特に、新規取引先企業との契約に関して、登録番号の有無を確認できる仕組みは効果が期待できます。結果として、税務調査や社内監査時におけるリスクを軽減し、信頼性の高い企業運営のサポートができるかもしれません。

取引先との信頼関係の構築

請求書に記載された登録番号の確認作業を迅速かつ正確に行うことで、取引先に対してスムーズな取引処理が可能となるでしょう。また、受け取った請求書に詳細不明な登録番号が記載されているケースや、適格請求書発行事業者ではない企業からの請求が紛れ込むリスクの回避にもつながります。例えば、登録未確認の取引先に対して早期に連絡を取り、必要な対応を促すことが可能になり、トラブルを未然に防ぐことにつながるでしょう。このような対応の積み重ねが、取引先との信頼関係構築につながります。

まとめ

この連携を活用し、受信した請求書から登録番号を抽出し、適格請求書発行事業者公表システムで登録有無を確認し、その結果をChatworkに通知するという一連の作業を自動化することで多くのメリットを享受することができるでしょう。業務効率の向上やヒューマンエラーの防止、コンプライアンス遵守の強化が期待できます。ぜひYoomを活用した連携を業務に取り入れ、請求書処理を効率化してみませんか？業務全体の効率化へとつながるかもしれませんよ。