Gmailで受信した領収書から登録番号を読み取り、適格請求書発行事業者公表システムで事業者の登録有無を確認しDiscordに通知する方法

ステップ1：Gmail、適格請求書発行事業者公表システム、Discordをマイアプリ連携

はじめに使用するアプリのマイアプリ登録を行いましょう。
事前にマイアプリに登録しておくと、フローの設定がスムーズになりますよ。

【Gmailのマイアプリ登録】
まず、Yoomの画面左にあるマイメニューにアクセスし、画面右の新規接続ボタンを押します。

次に検索窓にGmailと入力し、表示された候補から「Gmail」を選択します。
以下の画面が表示されたら、「Sign in with Google」をクリックしましょう。

連携するアカウントを選択しましょう。

内容を確認して、「次へ」をクリックしましょう。

連携するアカウントや内容に問題なければ「続行」をクリックします。

【適格請求書発行事業者公表システムのマイアプリ登録】
まず、検索窓に適格請求書発行事業者公表システムと入力し、表示された候補から「適格請求書発行事業者公表システム」を選択します。
「アカウント名」に任意の名称を、「アクセストークン」にyoomと入力したら、「追加」をクリックしましょう。

【Discordのマイアプリ登録】
検索窓にDiscordと入力し、表示された候補から「Discord」を選択します。
「アカウント名」にYoomBotと入力し、「アクセストークン」にBotトークンを設定しましょう。
※詳しい設定方法はこちらを参考にしてください。

Gmail、適格請求書発行事業者公表システム、Discordがマイアプリに表示されれば、登録完了です。

ステップ2：Gmail「特定のラベルのメールを受信したら」トリガーを設定

いよいよ自動化の設定を行っていきます。
以下のバナーの「試してみる」をクリックし、フローボットをコピーしましょう。

クリックすると以下のような画像が出てくるのでOKを押します。

以下の画面が表示されたら「タイトル」と「説明」を確認しましょう。
変更が必要な場合は、該当箇所をクリックすることで変更可能です。

最初にGmailの「特定のラベルを受信したら」をクリックし、下記の設定をします。

「タイトル」→必要に応じて変更可能
「Gmailと連携するアカウント情報」→アカウントが合っているか確認
「トリガーアクション」→特定のラベルのメールを受信したら

設定が完了したら、「次へ」をクリックします。

以下の画面が表示されたらそれぞれの項目を設定しましょう。

「トリガーの起動間隔」→プルダウンから選択し、設定しましょう
※トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

「ラベル」→候補から設定してください

今回は「領収書」というラベルを作成して設定しました。
設定が完了したら、サンプルの領収書を添付したメールを送信し、テストを行いましょう。
送信後、Yoomの画面で「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックして完了です。

ステップ3：適格請求書発行事業者公表システム「登録番号から公表情報を取得」、Discord「メッセージを送る」アクションを設定

YoomのAI機能を使って、受信した領収書の登録番号を取得するアクションを設定しましょう。
「画像・PDFから文字を読み取る」をクリックし、設定しましょう。
※AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。

「タイトル」→必要に応じて変更可能
「アクション」→レシート・領収書を読み取る

設定が完了したら、「次へ」をクリックします。

詳細を設定しましょう。

「ファイルの添付方法」→取得した値を使用、添付ファイルをそれぞれ選択してください
「追加で抽出したい項目」→設定は不要

今回必要な「登録番号」はデフォルトで取得できるため、特に追加で抽出したい項目の設定は不要です。
設定が完了したら「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックします。

取得した登録番号を適格請求書発行事業者公表システムで検索します。
「登録番号から公表情報を取得」をクリックし、下記の設定をしましょう。

「タイトル」→必要に応じて変更可能
「適格請求書発行事業者公表システムと連携するアカウント情報」→アカウントが合っているか確認
「アクション」→登録番号から公表情報を取得

設定が完了したら、「次へ」をクリックします。

詳細を設定します。
「登録番号」に先ほど領収書の読み取りで取得したアウトプットを設定します。
アウトプットを使用して設定することで、フロー起動ごとに値を変動させることができます。
※アウトプットについて詳しくはこちらをご覧ください。

入力欄をクリックし、「画像・PDFから文字を読み取る」の候補から「登録番号」を選択します。
設定が完了したら「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックしましょう。

登録番号の検索を適格請求書発行事業者公表システムで行うと、登録のない番号は情報の取得ができません。
そこで、「分岐」を使用し、<span class="mark-yellow">情報の取得ができたかどうかで進行先を分けるオペレーションを設定</span>します。
※分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。

今回はテンプレートを使用しているため、設定内容を確認しましょう。
「コマンドオペレーション」をクリックします。

「タイトル」→必要に応じて変更可能
「分岐対象のアウトプット」→オペレーション：登録番号から公表情報を取得、アウトプット：登録番号
「分岐条件」→アウトプットが空ではない

分岐対象に設定するアウトプットは、適格請求書発行事業者公表システムのアクションで取得した「登録番号」のアウトプットを選択するよう注意しましょう。
「特定のラベルのメールを受信したら」にも「登録番号」のアウトプットがありますが、そちらを使用しないようにしましょう。

確認後、「保存する」をクリックします。

最後に、適格請求書発行事業者公表システムで情報が取得できた場合にDiscordに送信する設定をしましょう。
「メッセージを送信」をクリックし、下記の設定を行いましょう。

「タイトル」→必要に応じて変更可能
「Discordと連携するアカウント情報」→アカウントが合っているか確認
「アクション」→メッセージを送信

設定が完了したら、「次へ」をクリックします。

詳細の設定を行いましょう。

「チャンネル ID」→送信先のチャンネルのURLから取得し、設定してください
「メッセージ内容」→任意で設定してください

メッセージ内容は以下のように設定しました！
アウトプットと直接入力を併せて設定することもできるので、業務に合わせて内容を設定してみてくださいね。

ステップ4：Gmail、適格請求書発行事業者公表システム、Discordの自動化の動作確認

最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正しくフローボットが起動するかどうかを確認しましょう。

設定おつかれ様でした！

さらに自動化するには

トリガーに「フォームトリガー」を活用する

今回はGmailで「特定のラベルのメールを受信したら」をトリガーとしましたが、Yoomのフォームトリガーを活用するのはどうでしょうか？
領収書送信用フォームを使用することで、特定の誰かのGmailを連携せずとも、URLを知っている人であれば領収書の送信でフローを起動することができますよ！
さらに、フローの起動間隔時間の設定が不要で、フォームが送信され次第、起動することができます。
結果を得るまでのタイムラグをなくしたい方には、フォームトリガーの活用がおすすめです。

データベースに情報を蓄積する

今回の連携に「データベースに情報を追加」するアクションを追加するのもおすすめです。
GoogleスプレッドシートやMicrosoft Excelに加え、Yoom独自のデータベースも利用できるので、状況に合わせたアプリで設定可能です。
OCR機能を活用し、領収書から取得した情報と検索結果を一つのデータベースに登録することで、情報のバックアップを作成できますよ。
さらに、領収書を一枚一枚確認しなくても、一元管理されたデータベースで情報を確認できるため、アクセス性の向上も期待できます。

Gmailや適格請求書発行事業者公表システムやDiscordを使ったその他の自動化例

他にもGmailや適格請求書発行事業者公表システムやDiscordを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。

1.Gmailで受信した契約書をOCRで読み取りkintoneへ追加しDiscordに通知する

はじめに紹介するのは、受信した契約書をOCRで読み取りkintoneにレコードを追加するフローです。読み取った情報を自動で追加することでデータの一元管理につながりそうですね。

2.Discordのチャンネルでメッセージが送信されたら、Gmailにメールを送付する

次に紹介するのは、Discordに投稿された内容をGmailで送信するフローです。異なるコミュニケーションツールを活用している場合、この連携によってスムーズに情報の共有を行うことができるでしょう。

3.Notionで取引先が登録されたら、適格請求書発行事業者の登録有無を自動で確認する

最後に紹介するのは、Notionに情報が登録されたことをトリガーとしたフローです。登録された情報から登録番号の検索を行い、その結果を元のレコードに更新することで、確認漏れを防ぐことができるかもしれません。

Gmailと適格請求書発行事業者公表システムの連携メリットと具体例

経理業務の効率化

領収書を手作業で一枚一枚確認し、登録番号の確認作業は時間がかかり、人為ミスが発生するリスクがあります。この連携を活用することで、Gmailで受信した領収書からAIを使用し、自動で登録番号の情報を取得します。さらに、適格請求書発行事業者公表システムでの登録状況を自動で確認し、結果をDiscordで受信できます。この自動化により、経理担当者が確認作業に費やす時間を削減でき、戦略的な業務に集中することが可能になるでしょう。また、自動化を導入することでヒューマンエラーの回避を実現できるでしょう。 結果として、経理部門全体の生産性が向上し、人のリソースをより有効活用できるかもしれません。

取引先選定プロセスの精度向上

領収書の登録番号を自動で検索することで、登録番号が確認できない事業者を迅速に特定できるため、信頼性の低い取引先と契約するリスクを軽減します。また、未登録の取引先が判明した場合、登録状況を確認することにより、企業としての取引の透明性が認められ、ビジネス上のトラブルを未然に防ぐことが可能となるでしょう。さらに、この仕組みを活用することで、結果を確認するまでの速度が向上し、万が一番号の確認が取れない場合にも、迅速な対応をとることにつながります。

インボイス制度への迅速な対応と税務調査リスクの軽減

2023年10月から始まったインボイス制度に関して、適格請求書発行事業者の確認は必須です。この連携により、領収書に記載された登録番号を適格請求書発行事業者公表システムで確認できるため、インボイス制度に対応した領収書かどうかをスピーディーに確認することができるでしょう。特に、多くの取引先を持つ企業にとっては、登録状況確認を自動化することで、法令順守にかかる労力の削減につながるかもしれません。また、不正確な請求書や未確認の事業者との取引があった場合、税務調査におけるリスクが発生しますが、この連携で請求書内容をチェックし、適格請求書発行事業者として登録されていない事業​​者の識別につながります。これにより、事前にリスクを排除し、税務調査に対する安心感を高めることが期待出来ます。

まとめ

Gmail、適格請求書発行事業者公表システム、Discordを連携することで、主に経理業務において多くのメリットを得ることが期待出来ます。具体的には、登録番号の確認効率化や取引先の信頼性向上、インボイス制度への対応強化ができるかもしれません。この自動化により、単純作業に費やす時間と労力を削減し、本来注力すべき戦略的な業務にリソースを集中させることで、チーム全体の生産性にも良い影響を与えることができるでしょう。
ぜひ、Yoomを活用した連携を業務に取り入れ、業務プロセスの効率化を実現してみてくだいね。