Gmailで受信した領収書から登録番号を読み取り、適格請求書発行事業者公表システムで事業者の登録有無を確認しGoogle Chatに通知する方法

ステップ1:Gmail・適格請求書発行事業者公表システム・Google Chatをマイアプリ連携

まずGmail・適格請求書発行事業者公表システム・Google ChatをYoomに連携するため、マイアプリに登録します。

1.Yoom管理画面の左側で「マイアプリ」を選択し、「+新規接続」をクリックします。

2.続く画面で、Gmail・適格請求書発行事業者公表システム・Google Chat（OAuth）を検索して選択すると、次の画面に進みます。

＜Gmailの場合＞

・サインイン後、続く画面でボックスにチェックを入れて、「続行」をクリックすると、マイアプリに登録が完了します。

＜適格請求書発行事業者公表システムの場合＞

・アカウント名とアクセストークンを入力し、「追加」をクリックすると、マイアプリに登録が完了します。

＜Google Chat（OAuth）の場合＞

・「Sign in with Google」をクリックし、続く画面でClient IDとClient Secretを入力して「登録する」をクリックすると、マイアプリに登録が完了します。
※Client IDとClient Secretの取得方法は、こちらのヘルプページで解説しています。

※Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細はこちらを参照ください。

3.Gmail・適格請求書発行事業者公表システム・Google Chatを連携するためのテンプレートをコピーします。

・下記のリンクを開きます。

・「このテンプレートを試す」をクリックすると、コピーが完了します。

ステップ2:トリガーとなるGmailの設定

フローの起点となるトリガーアクションを設定します。
このフローではGmailで特定のラベルのメールを受信するとトリガーが起動します。

1.Yoom管理画面の「マイプロジェクト」を選択し、「【コピー】Gmailで受信した領収書から登録番号を読み取り、適格請求書発行事業者公表システムで事業者の登録有無を確認しGoogle Chatに通知する」をクリックします。
※テンプレートのタイトルは次の画面で任意に変更できます。

2.「アプリトリガー 特定のラベルのメールを受信したら」をクリックします。

3.Gmailと連携するアカウントを確認し、「次へ」をクリックします。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。

4.トリガーの起動間隔とラベルを設定し、テストを行います。
※トリガーの起動間隔は5分、10分、15分、30分、60分が用意されており、プランによって選択できる時間が変わります。選択した間隔ごとに一度、アプリ上でトリガーとなるアクションを確認し、アクションが実行されるとフローボットが起動します。登録番号の確認をすぐ行いたいときは、短い間隔の設定がおすすめです。
※ラベルは、枠をクリックして表示される「候補」から設定できます。

5.テストが成功すると、アウトプットにGmailから取得した情報が表示されます。
問題がなければ保存します。

ステップ3:適格請求書発行事業者公表システムで登録番号を確認する設定

次に、請求書の登録番号を適格請求書発行事業者公表システムで確認する設定を行います。

1.「画像・PDFから文字を読み取る 画像・PDFから文字を読み取る」をクリックします。
※AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
※OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。

2.アクションが下記のようになっていることを確認し、「次へ」をクリックします。
※タイトルは、任意に設定できます。

3.ファイルの添付方法と追加で抽出したい項目を設定し、テストを行います。
※ファイルの添付方法の右枠には、Gmailから取得した請求書を設定します。
※追加で抽出したい項目には、登録番号が記載された項目を設定します。

4.テストが成功すると、請求書から取得した登録番号がアウトプットに表示されます。
問題がなければ保存します。

5.「アプリと連携する 登録番号から公表情報を取得」をクリックします。

6.適格請求書発行事業者公表システムと連携するアカウントを確認し、「次へ」をクリックします。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。

7.登録番号を設定し、テストを行います。
※登録番号は、枠をクリックして表示されるアウトプットの「画像・PDFから文字を読み取る」から設定します。（値は二重括弧で表示されます）

8.テストが成功すると、登録番号に紐づいた情報がアウトプットに表示されます。
問題がなければ保存します。

9.「分岐　コマンドオペレーション」をクリックします。
※分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランも有料ですが、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。

10.分岐対象のアウトプットと分岐条件を下記のように設定して保存します。
この設定により、登録番号が実在する場合のみ、Google Chatへ通知します。
※タイトルは、任意に設定できます。

ステップ4:Google Chatの設定

最後に、Google Chatに通知する設定を行います。

1.「アプリと連携する メッセージを送信」をクリックします。

2.Google Chatと連携するアカウントを確認し、「次へ」をクリックします。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。

3.スペースのリソース名とメッセージ内容を設定し、テストを行います。
※スペースのリソース名は、枠をクリックして表示される「候補」から設定できます。
※メッセージ内容には、定型文を直接入力できます。また、Gmailや適格請求書発行事業者公表システムの情報を反映させる場合は、アウトプットの「特定のラベルのメールを受信したら」や「登録番号から公表情報を取得」から設定します。（値は二重括弧で表示されます）

4.テストが成功すると、Google Chatにメッセージが通知されます。
問題がなければ保存します。

5.トリガーをONにすると、Gmailの特定のラベルで請求書を受信するたび、適格請求書発行事業者公表システムで事業者の登録有無を自動確認し、Google Chatに通知されます、

紹介したフローに不明点があれば、こちらのヘルプページを確認してみてください。

適格請求書発行事業者公表システムを使ったその他の自動化例

他にも適格請求書発行事業者公表システムを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。

1.Airtableで取引先が登録されたら適格請求書発行事業者公表システムの登録有無を自動で確認する

Airtableに取引先を手動登録する場合、情報を登録しても適格請求書発行事業者公表システムでの確認が漏れてしまう可能性があります。
このテンプレートを使えば、確認漏れを防ぎ、管理負担を軽減できるでしょう。

2.kintoneでステータスが更新されたら適格請求書発行事業者公表システムの登録有無を自動で確認する

kintoneで取引先のステータスを手動管理する場合、更新されたときに適格請求書発行事業者公表システムで登録番号を確認する手間がかかります。
このテンプレートを利用すれば、確認作業が自動化され、正確な業務プロセスが実現するでしょう。

3.Notionで取引先が登録されたら適格請求書発行事業者公表システムの登録有無を自動で確認する

Notionに登録した取引先の登録番号を、適格請求書発行事業者公表システムで手動確認するのは時間がかかります。
このテンプレートを利用すれば、登録番号の確認を自動化でき、業務の効率化が期待できます。

Gmail・適格請求書発行事業者公表システム・Google Chatを連携するメリットと具体例

メリット1:手動作業削減によるヒューマンリソースの最適化

受信した領収書の登録番号を確認する作業は、定型業務になりがちです。
担当者が領収書を1つずつ確認する場合、他の業務に割ける人員が減り、全体の生産性が低下してしまいます。
Gmail、適格請求書発行事業者公表システム、Google Chatを連携し、手動による確認作業を削減すれば、担当者は他の業務に対応でき、ヒューマンリソースの最適化を図れるでしょう。
例えば、人員不足に対応するため、経理スタッフを最小限に抑え、生産性の高い業務に人手を集中させることが効率的です。
こうした人的リソースの有効活用は、本連携を利用し、領収書の処理を自動化することで実現できるでしょう。

メリット2:確認漏れ防止による正確な処理プロセスの実現

手動での作業には、人為的ミスが発生するリスクがあります。
登録番号の確認漏れにより不適切な会計処理をしてしまうと、余計な修正作業が発生します。
Gmail、適格請求書発行事業者公表システム、Google Chatの連携により、登録番号の確認作業が自動化され、履歴をGoogle Chatに残すことで正確な処理プロセスが実現するでしょう。
例えば、1日に何十件もの領収書を処理する場合、どうしても確認漏れが発生しやすくなります。
この連携を利用すれば、確認負担が軽減し、請求書が増えても正確に処理できるでしょう。

メリット3:自動化による対応キャパシティの増加

手動での作業は、ボトルネックになることがあります。
登録番号の確認に時間がかかると、他の生産性の高い業務に対応できる人員がいなくなり、事業の拡大が難しくなります。
Gmail、適格請求書発行事業者公表システム、Google Chatを連携することで、登録番号の確認作業を自動化すれば、空いた時間で他の業務を行うことができ、対応可能なキャパシティの増加につながるでしょう。
例えば、スタートアップ企業のように、メンバーが複数の業務を行う場合、請求書の手動対応が規模拡大のボトルネックになることがあります。
この連携を利用すれば、人員を増やさずに業務を効率化でき、事業規模の拡大を図れるでしょう。

まとめ

受信した領収書の登録番号を手動で確認する作業は、時間と手間がかかります。
さらに、確認漏れが発生するリスクがあり、規模を拡大する際にはボトルネックになることがあります。
Gmail、適格請求書発行事業者公表システム、Google Chatを連携すれば、登録番号の確認作業を自動化でき、これらの課題解決が期待できます。
その結果、ヒューマンリソースの最適化につながり、正確な業務プロセスの実現や人件費をかけずに業務を効率化できるでしょう。
Gmail、適格請求書発行事業者公表システム、Google Chatの連携は、Yoomを利用することでノーコードで実現可能です。
本記事で解説した手順に沿って設定するだけで導入できるので、この機会に業務を自動化してみてください。