インボイス制度への対応で、領収書を処理する際に登録番号の確認作業が増えました。
これにより処理業務にかかる時間が増加したことや、確認漏れのリスクが生じることを課題に感じる方は多いのではないでしょうか。
また、事業規模を拡大したい場合には、手動による領収書対応がボトルネックになることがあります。
これらの課題は、Gmail、適格請求書発行事業者公表システム、Google Chatを連携して登録番号の確認作業を自動化することで解決が期待できます。
その結果、ヒューマンリソースの最適化や確認漏れの防止につながり、人件費をかけずに、業務の効率化を図れるでしょう。
本記事では、Gmail、適格請求書発行事業者公表システム、Google Chatをノーコードで連携する方法を紹介するので、参考にしてみてください。
こんな方におすすめ
- Gmail、適格請求書発行事業者公表システム、Google Chatを利用している方
- 請求書対応の効率化を図りたい方
- Gmailで受信した請求書の登録番号の確認漏れを削減したい方
- 取引件数が多く、手動での処理がボトルネックになっている部門や企業の責任者
それではここから、ノーコードツールYoomを使って、「Gmailで受信した領収書から登録番号を読み取り、適格請求書発行事業者公表システムで事業者の登録有無を確認しGoogle Chatに通知する」方法を紹介します。
[Yoomとは]
Gmailで受信した領収書から登録番号を読み取り、適格請求書発行事業者公表システムで事業者の登録有無を確認しGoogle Chatに通知する方法
この方法は、Gmailで請求書を受信したことをGmailのAPIを利用して受け取り、適格請求書発行事業者公表システムが提供するAPIを利用して登録番号を確認することで実現可能です。
さらに、Google Chatが提供するAPIを利用することで、Gmailや適格請求書発行事業者公表システムから取得した情報を指定のスペースに通知できます。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。
- Gmail、適格請求書発行事業者公表システム、Google Chatをマイアプリ登録
- テンプレートをコピー
- フローの起点となるGmailのトリガー設定、その後に続く適格請求書発行事業者公表システムとGoogle Chatの設定
- トリガーボタンをONにして、連携動作を確認
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方は、ログインしてください。
Gmailで受信した領収書から登録番号を読み取り、適格請求書発行事業者公表システムで事業者の登録有無を確認しGoogle Chatに通知する
試してみる
■概要
取引先からGmailで届く領収書の処理、特にインボイス制度の登録番号の確認に手間を感じていませんか。一件ずつPDFを開いて番号を確認し、公表システムで照合するのは時間もかかり、見落としのリスクもあります。このワークフローを活用すれば、Gmailでのメール受信をトリガーに、OCRで登録番号を読み取って適格請求書発行事業者公表システムで自動照合し、その結果をGoogle Chatへ通知するため、一連の確認作業を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- インボイス制度対応で、Gmailに届く多数の領収書の登録番号確認に追われている経理担当の方
- 目視での確認作業や関係者への連絡に時間がかかり、ヒューマンエラーを減らしたいと考えている方
- 適格請求書発行事業者公表システムでの照合作業を自動化し、本来の業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでの領収書受信から登録番号の照合、Google Chatへの通知までが自動化され、手作業で行っていた確認業務の時間を短縮します。
- OCRでの自動読み取りとシステム照合により、手作業による番号の転記ミスや確認漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減できます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Gmail、適格請求書発行事業者公表システム、Google ChatをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」アクションを設定し、領収書が添付されたメールを自動で検知します。
- 続いて、オペレーションのOCR機能で、受信したメールの添付ファイルから登録番号などの文字情報を読み取ります。
- 次に、オペレーションで適格請求書発行事業者公表システムを選択し、読み取った登録番号をもとに事業者の公表情報を取得します。
- その後の分岐機能で、事業者の登録有無などの条件に応じて後続の処理を分岐させます。
- 最後に、オペレーションでGoogle Chatを選択し、「メッセージを送信」アクションで照会結果を指定のスペースに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」では、登録番号以外にも、請求金額や発行日など、領収書から抽出したい項目を任意で設定できます。
- 分岐機能では、適格請求書発行事業者公表システムでの照会結果に基づき、「登録があった場合」と「なかった場合」でその後の処理を分けるなどの条件を設定可能です。
- Google Chatの「メッセージを送信」では、通知先のスペースを指定できるほか、前段のオペレーションで取得した事業者名や登録状況をメッセージに含めるなど、内容を自由にカスタマイズできます。
■注意事項
- Gmail、適格請求書発行事業者公表システム、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336
ステップ1:Gmail・適格請求書発行事業者公表システム・Google Chatをマイアプリ連携
まずGmail・適格請求書発行事業者公表システム・Google ChatをYoomに連携するため、マイアプリに登録します。
1.Yoom管理画面の左側で「マイアプリ」を選択し、「+新規接続」をクリックします。
2.続く画面で、Gmail・適格請求書発行事業者公表システム・Google Chat（OAuth）を検索して選択すると、次の画面に進みます。
＜Gmailの場合＞
・サインイン後、続く画面でボックスにチェックを入れて、「続行」をクリックすると、マイアプリに登録が完了します。
＜適格請求書発行事業者公表システムの場合＞
・アカウント名とアクセストークンを入力し、「追加」をクリックすると、マイアプリに登録が完了します。
＜Google Chat（OAuth）の場合＞
・「Sign in with Google」をクリックし、続く画面でClient IDとClient Secretを入力して「登録する」をクリックすると、マイアプリに登録が完了します。
※Client IDとClient Secretの取得方法は、こちらのヘルプページで解説しています。
※Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細はこちらを参照ください。
3.Gmail・適格請求書発行事業者公表システム・Google Chatを連携するためのテンプレートをコピーします。
・下記のリンクを開きます。
Gmailで受信した領収書から登録番号を読み取り、適格請求書発行事業者公表システムで事業者の登録有無を確認しGoogle Chatに通知する
試してみる
■概要
取引先からGmailで届く領収書の処理、特にインボイス制度の登録番号の確認に手間を感じていませんか。一件ずつPDFを開いて番号を確認し、公表システムで照合するのは時間もかかり、見落としのリスクもあります。このワークフローを活用すれば、Gmailでのメール受信をトリガーに、OCRで登録番号を読み取って適格請求書発行事業者公表システムで自動照合し、その結果をGoogle Chatへ通知するため、一連の確認作業を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- インボイス制度対応で、Gmailに届く多数の領収書の登録番号確認に追われている経理担当の方
- 目視での確認作業や関係者への連絡に時間がかかり、ヒューマンエラーを減らしたいと考えている方
- 適格請求書発行事業者公表システムでの照合作業を自動化し、本来の業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでの領収書受信から登録番号の照合、Google Chatへの通知までが自動化され、手作業で行っていた確認業務の時間を短縮します。
- OCRでの自動読み取りとシステム照合により、手作業による番号の転記ミスや確認漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減できます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Gmail、適格請求書発行事業者公表システム、Google ChatをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」アクションを設定し、領収書が添付されたメールを自動で検知します。
- 続いて、オペレーションのOCR機能で、受信したメールの添付ファイルから登録番号などの文字情報を読み取ります。
- 次に、オペレーションで適格請求書発行事業者公表システムを選択し、読み取った登録番号をもとに事業者の公表情報を取得します。
- その後の分岐機能で、事業者の登録有無などの条件に応じて後続の処理を分岐させます。
- 最後に、オペレーションでGoogle Chatを選択し、「メッセージを送信」アクションで照会結果を指定のスペースに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」では、登録番号以外にも、請求金額や発行日など、領収書から抽出したい項目を任意で設定できます。
- 分岐機能では、適格請求書発行事業者公表システムでの照会結果に基づき、「登録があった場合」と「なかった場合」でその後の処理を分けるなどの条件を設定可能です。
- Google Chatの「メッセージを送信」では、通知先のスペースを指定できるほか、前段のオペレーションで取得した事業者名や登録状況をメッセージに含めるなど、内容を自由にカスタマイズできます。
■注意事項
- Gmail、適格請求書発行事業者公表システム、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336
・「このテンプレートを試す」をクリックすると、コピーが完了します。
ステップ2:トリガーとなるGmailの設定
フローの起点となるトリガーアクションを設定します。
このフローではGmailで特定のラベルのメールを受信するとトリガーが起動します。
1.Yoom管理画面の「マイプロジェクト」を選択し、「【コピー】Gmailで受信した領収書から登録番号を読み取り、適格請求書発行事業者公表システムで事業者の登録有無を確認しGoogle Chatに通知する」をクリックします。
※テンプレートのタイトルは次の画面で任意に変更できます。
2.「アプリトリガー 特定のラベルのメールを受信したら」をクリックします。
3.Gmailと連携するアカウントを確認し、「次へ」をクリックします。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。
4.トリガーの起動間隔とラベルを設定し、テストを行います。
※トリガーの起動間隔は5分、10分、15分、30分、60分が用意されており、プランによって選択できる時間が変わります。選択した間隔ごとに一度、アプリ上でトリガーとなるアクションを確認し、アクションが実行されるとフローボットが起動します。登録番号の確認をすぐ行いたいときは、短い間隔の設定がおすすめです。
※ラベルは、枠をクリックして表示される「候補」から設定できます。
5.テストが成功すると、アウトプットにGmailから取得した情報が表示されます。
問題がなければ保存します。
ステップ3:適格請求書発行事業者公表システムで登録番号を確認する設定
次に、請求書の登録番号を適格請求書発行事業者公表システムで確認する設定を行います。
1.「画像・PDFから文字を読み取る 画像・PDFから文字を読み取る」をクリックします。
※AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
※OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
2.アクションが下記のようになっていることを確認し、「次へ」をクリックします。
※タイトルは、任意に設定できます。
3.ファイルの添付方法と追加で抽出したい項目を設定し、テストを行います。
※ファイルの添付方法の右枠には、Gmailから取得した請求書を設定します。
※追加で抽出したい項目には、登録番号が記載された項目を設定します。
4.テストが成功すると、請求書から取得した登録番号がアウトプットに表示されます。
問題がなければ保存します。
5.「アプリと連携する 登録番号から公表情報を取得」をクリックします。
6.適格請求書発行事業者公表システムと連携するアカウントを確認し、「次へ」をクリックします。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。
7.登録番号を設定し、テストを行います。
※登録番号は、枠をクリックして表示されるアウトプットの「画像・PDFから文字を読み取る」から設定します。（値は二重括弧で表示されます）
8.テストが成功すると、登録番号に紐づいた情報がアウトプットに表示されます。
問題がなければ保存します。
9.「分岐 コマンドオペレーション」をクリックします。
※分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランも有料ですが、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
10.分岐対象のアウトプットと分岐条件を下記のように設定して保存します。
この設定により、登録番号が実在する場合のみ、Google Chatへ通知します。
※タイトルは、任意に設定できます。
ステップ4:Google Chatの設定
最後に、Google Chatに通知する設定を行います。
1.「アプリと連携する メッセージを送信」をクリックします。
2.Google Chatと連携するアカウントを確認し、「次へ」をクリックします。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。
3.スペースのリソース名とメッセージ内容を設定し、テストを行います。
※スペースのリソース名は、枠をクリックして表示される「候補」から設定できます。
※メッセージ内容には、定型文を直接入力できます。また、Gmailや適格請求書発行事業者公表システムの情報を反映させる場合は、アウトプットの「特定のラベルのメールを受信したら」や「登録番号から公表情報を取得」から設定します。（値は二重括弧で表示されます）
4.テストが成功すると、Google Chatにメッセージが通知されます。
問題がなければ保存します。
5.トリガーをONにすると、Gmailの特定のラベルで請求書を受信するたび、適格請求書発行事業者公表システムで事業者の登録有無を自動確認し、Google Chatに通知されます、
紹介したフローに不明点があれば、こちらのヘルプページを確認してみてください。
Gmailで受信した領収書から登録番号を読み取り、適格請求書発行事業者公表システムで事業者の登録有無を確認しGoogle Chatに通知する
試してみる
■概要
取引先からGmailで届く領収書の処理、特にインボイス制度の登録番号の確認に手間を感じていませんか。一件ずつPDFを開いて番号を確認し、公表システムで照合するのは時間もかかり、見落としのリスクもあります。このワークフローを活用すれば、Gmailでのメール受信をトリガーに、OCRで登録番号を読み取って適格請求書発行事業者公表システムで自動照合し、その結果をGoogle Chatへ通知するため、一連の確認作業を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- インボイス制度対応で、Gmailに届く多数の領収書の登録番号確認に追われている経理担当の方
- 目視での確認作業や関係者への連絡に時間がかかり、ヒューマンエラーを減らしたいと考えている方
- 適格請求書発行事業者公表システムでの照合作業を自動化し、本来の業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでの領収書受信から登録番号の照合、Google Chatへの通知までが自動化され、手作業で行っていた確認業務の時間を短縮します。
- OCRでの自動読み取りとシステム照合により、手作業による番号の転記ミスや確認漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減できます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Gmail、適格請求書発行事業者公表システム、Google ChatをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」アクションを設定し、領収書が添付されたメールを自動で検知します。
- 続いて、オペレーションのOCR機能で、受信したメールの添付ファイルから登録番号などの文字情報を読み取ります。
- 次に、オペレーションで適格請求書発行事業者公表システムを選択し、読み取った登録番号をもとに事業者の公表情報を取得します。
- その後の分岐機能で、事業者の登録有無などの条件に応じて後続の処理を分岐させます。
- 最後に、オペレーションでGoogle Chatを選択し、「メッセージを送信」アクションで照会結果を指定のスペースに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」では、登録番号以外にも、請求金額や発行日など、領収書から抽出したい項目を任意で設定できます。
- 分岐機能では、適格請求書発行事業者公表システムでの照会結果に基づき、「登録があった場合」と「なかった場合」でその後の処理を分けるなどの条件を設定可能です。
- Google Chatの「メッセージを送信」では、通知先のスペースを指定できるほか、前段のオペレーションで取得した事業者名や登録状況をメッセージに含めるなど、内容を自由にカスタマイズできます。
■注意事項
- Gmail、適格請求書発行事業者公表システム、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336
適格請求書発行事業者公表システムを使ったその他の自動化例
他にも適格請求書発行事業者公表システムを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。
1.Airtableで取引先が登録されたら適格請求書発行事業者公表システムの登録有無を自動で確認する
Airtableに取引先を手動登録する場合、情報を登録しても適格請求書発行事業者公表システムでの確認が漏れてしまう可能性があります。
このテンプレートを使えば、確認漏れを防ぎ、管理負担を軽減できるでしょう。
Airtableで取引先が登録されたら、適格請求書発行事業者の登録有無を自動で確認する
試してみる
■概要
取引先が増えるたびに、手作業で適格請求書発行事業者の登録状況を確認する業務は、手間がかかる上に確認漏れなどのミスも発生しがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Airtableに新しい取引先情報が登録されると、適格請求書発行事業者公表システムと自動で連携し、登録状況の確認からAirtableへの情報更新までを完結できます。これにより、面倒な手作業をなくし、正確な取引先管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Airtableで取引先を管理しており、インボイス制度への対応を効率化したい経理担当者の方
- 取引先の登録から請求書発行までを担当し、手作業での事業者番号確認を自動化したい方
- データベースの情報を常に最新かつ正確な状態に保ち、業務全体の生産性を高めたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Airtableへのレコード登録をきっかけに事業者情報の確認が自動で実行されるため、手作業での確認業務にかかる時間を短縮できます。
- 手作業による登録番号の入力ミスや確認漏れを防ぎ、常に正確な取引先情報を維持することでヒューマンエラーのリスクを軽減します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Airtableと適格請求書発行事業者公表システムをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでAirtableを選択し、「レコードが登録されたら」というアクションを設定して、監視対象のテーブルなどを指定します。
- 続いて、オペレーションで適格請求書発行事業者公表システムを選択し、「登録番号から公表情報を取得」アクションで、Airtableから取得した法人番号をもとに事業者情報を取得します。
- 次に、オペレーションで「分岐機能」を設定し、事業者情報が取得できたかどうかで、後続の処理を分けます。
- 最後に、オペレーションでAirtableの「レコードを更新」アクションを設定し、分岐の結果に応じて登録ステータスなどを更新します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能では、「適格請求書発行事業者公表システム」で取得した公表情報の有無といった条件を設定し、後続のAirtableへの更新内容などを任意にカスタマイズすることが可能です。
■注意事項
- Airtableと適格請求書発行事業者公表システムのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
2.kintoneでステータスが更新されたら適格請求書発行事業者公表システムの登録有無を自動で確認する
kintoneで取引先のステータスを手動管理する場合、更新されたときに適格請求書発行事業者公表システムで登録番号を確認する手間がかかります。
このテンプレートを利用すれば、確認作業が自動化され、正確な業務プロセスが実現するでしょう。
kintoneでステータスが更新されたら、適格請求書発行事業者の登録有無を自動で確認する
試してみる
■概要
kintoneで管理している取引先のステータスが更新されるたびに、適格請求書発行事業者公表システムを開いて登録番号を確認する作業は、手間がかかる上に確認漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、kintoneのステータス更新をきっかけに、適格請求書発行事業者の登録有無を自動で確認し、その結果をkintoneのレコードに自動で反映させることができ、確認業務の効率化と正確性の向上を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- kintoneで取引先情報を管理しており、インボイス制度への対応に追われている経理担当者の方
- 取引先の情報更新を手作業で行っており、確認漏れや作業負荷に課題を感じている方
- SaaS間の連携を自動化し、請求書発行や契約手続きの正確性を高めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- kintoneのステータスが更新されると自動で情報照会が実行されるため、これまで手作業で行っていた確認業務の時間を短縮することができます。
- システムが自動で処理を行うことで、登録番号の確認漏れや入力内容の不備といったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、kintoneと適格請求書発行事業者公表システムをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでkintoneを選択し、「ステータスが更新されたら（Webhook起動）」のアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでkintoneの「レコードを取得する」アクションを設定し、ステータスが更新されたレコードの詳細情報を取得します。
- 次に、オペレーションで適格請求書発行事業者公表システムの「登録番号から公表情報を取得」アクションを設定します。
- その後、オペレーションで「分岐機能」を使用し、取得した登録情報の有無によって後続の処理を分岐させます。
- 最後に、オペレーションでkintoneの「レコードを更新する」アクションを設定し、確認結果を該当のレコードに反映させます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能では、前段のオペレーションで適格請求書発行事業者公表システムから取得した情報を利用し、後続のオペレーションを分岐させるための条件を任意でカスタマイズできます。
■注意事項
- kintoneと適格請求書発行事業者公表システムのそれぞれとYoomを連携してください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
3.Notionで取引先が登録されたら適格請求書発行事業者公表システムの登録有無を自動で確認する
Notionに登録した取引先の登録番号を、適格請求書発行事業者公表システムで手動確認するのは時間がかかります。
このテンプレートを利用すれば、登録番号の確認を自動化でき、業務の効率化が期待できます。
Notionで取引先が登録されたら、適格請求書発行事業者の登録有無を自動で確認する
試してみる
■概要
Notionで取引先を管理する際、インボイス制度に対応するために適格請求書発行事業者の登録状況を都度確認する作業は、手間がかかり入力ミスの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Notionに新しい取引先情報が登録されると、自動で適格請求書発行事業者公表システムを照会し、登録の有無を確認できます。手作業による確認業務から解放され、正確な情報管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Notionで取引先情報を管理しており、経理処理も行っているバックオフィス担当者の方
- 適格請求書発行事業者の登録確認を手作業で行い、非効率だと感じている方
- 取引開始時の確認業務を自動化し、ヒューマンエラーをなくしたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Notionへの登録だけで事業者登録の照会が自動で行われるため、これまで手作業での確認に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業による登録番号の確認漏れや、Notionへの転記ミスといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、正確な情報管理に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Notionと適格請求書発行事業者公表システムをYoomと連携します。
- トリガーでNotionを選択し、「特定のデータソースのページが作成・更新されたら」というアクションを設定します。
- オペレーションの分岐機能で、特定の条件（例：登録番号が入力済み）の場合に後続の処理へ進むよう設定します。
- Notionの「レコードを取得する（ID検索）」アクションで、トリガーとなったページの情報を取得します。
- 適格請求書発行事業者公表システムの「登録番号から公表情報を取得」アクションで、登録情報を照会します。
- 再度、分岐機能を設定し、照会結果に応じて処理を分岐させます。
- 最後に、Notionの「レコードを更新する（ID検索）」アクションで、照会結果を元のページに反映させます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- ワークフロー内の分岐機能では、Notionから取得した情報や適格請求書発行事業者公表システムでの照会結果をもとに、後続の処理を分岐させる条件を任意で設定できます。例えば、登録があった場合のみNotionの特定の項目を更新する、といったカスタマイズが可能です。
■注意事項
- Notionと適格請求書発行事業者公表システムのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Gmail・適格請求書発行事業者公表システム・Google Chatを連携するメリットと具体例
メリット1:手動作業削減によるヒューマンリソースの最適化
受信した領収書の登録番号を確認する作業は、定型業務になりがちです。
担当者が領収書を1つずつ確認する場合、他の業務に割ける人員が減り、全体の生産性が低下してしまいます。
Gmail、適格請求書発行事業者公表システム、Google Chatを連携し、手動による確認作業を削減すれば、担当者は他の業務に対応でき、ヒューマンリソースの最適化を図れるでしょう。
例えば、人員不足に対応するため、経理スタッフを最小限に抑え、生産性の高い業務に人手を集中させることが効率的です。
こうした人的リソースの有効活用は、本連携を利用し、領収書の処理を自動化することで実現できるでしょう。
メリット2:確認漏れ防止による正確な処理プロセスの実現
手動での作業には、人為的ミスが発生するリスクがあります。
登録番号の確認漏れにより不適切な会計処理をしてしまうと、余計な修正作業が発生します。
Gmail、適格請求書発行事業者公表システム、Google Chatの連携により、登録番号の確認作業が自動化され、履歴をGoogle Chatに残すことで正確な処理プロセスが実現するでしょう。
例えば、1日に何十件もの領収書を処理する場合、どうしても確認漏れが発生しやすくなります。
この連携を利用すれば、確認負担が軽減し、請求書が増えても正確に処理できるでしょう。
メリット3:自動化による対応キャパシティの増加
手動での作業は、ボトルネックになることがあります。
登録番号の確認に時間がかかると、他の生産性の高い業務に対応できる人員がいなくなり、事業の拡大が難しくなります。
Gmail、適格請求書発行事業者公表システム、Google Chatを連携することで、登録番号の確認作業を自動化すれば、空いた時間で他の業務を行うことができ、対応可能なキャパシティの増加につながるでしょう。
例えば、スタートアップ企業のように、メンバーが複数の業務を行う場合、請求書の手動対応が規模拡大のボトルネックになることがあります。
この連携を利用すれば、人員を増やさずに業務を効率化でき、事業規模の拡大を図れるでしょう。
まとめ
受信した領収書の登録番号を手動で確認する作業は、時間と手間がかかります。
さらに、確認漏れが発生するリスクがあり、規模を拡大する際にはボトルネックになることがあります。
Gmail、適格請求書発行事業者公表システム、Google Chatを連携すれば、登録番号の確認作業を自動化でき、これらの課題解決が期待できます。
その結果、ヒューマンリソースの最適化につながり、正確な業務プロセスの実現や人件費をかけずに業務を効率化できるでしょう。
Gmail、適格請求書発行事業者公表システム、Google Chatの連携は、Yoomを利用することでノーコードで実現可能です。
本記事で解説した手順に沿って設定するだけで導入できるので、この機会に業務を自動化してみてください。
