Gmailで受信した領収書から登録番号を読み取り、適格請求書発行事業者公表システムで事業者の登録有無を確認しGoogle Chatに通知する

■概要

取引先からGmailで届く領収書の処理、特にインボイス制度の登録番号の確認に手間を感じていませんか。一件ずつPDFを開いて番号を確認し、公表システムで照合するのは時間もかかり、見落としのリスクもあります。このワークフローを活用すれば、Gmailでのメール受信をトリガーに、OCRで登録番号を読み取って適格請求書発行事業者公表システムで自動照合し、その結果をGoogle Chatへ通知するため、一連の確認作業を効率化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• インボイス制度対応で、Gmailに届く多数の領収書の登録番号確認に追われている経理担当の方
• 目視での確認作業や関係者への連絡に時間がかかり、ヒューマンエラーを減らしたいと考えている方
• 適格請求書発行事業者公表システムでの照合作業を自動化し、本来の業務に集中したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailでの領収書受信から登録番号の照合、Google Chatへの通知までが自動化され、手作業で行っていた確認業務の時間を短縮します。
• OCRでの自動読み取りとシステム照合により、手作業による番号の転記ミスや確認漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減できます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Gmail、適格請求書発行事業者公表システム、Google ChatをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」アクションを設定し、領収書が添付されたメールを自動で検知します。
3. 続いて、オペレーションのOCR機能で、受信したメールの添付ファイルから登録番号などの文字情報を読み取ります。
4. 次に、オペレーションで適格請求書発行事業者公表システムを選択し、読み取った登録番号をもとに事業者の公表情報を取得します。
5. その後の分岐機能で、事業者の登録有無などの条件に応じて後続の処理を分岐させます。
6. 最後に、オペレーションでGoogle Chatを選択し、「メッセージを送信」アクションで照会結果を指定のスペースに通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• OCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」では、登録番号以外にも、請求金額や発行日など、領収書から抽出したい項目を任意で設定できます。
• 分岐機能では、適格請求書発行事業者公表システムでの照会結果に基づき、「登録があった場合」と「なかった場合」でその後の処理を分けるなどの条件を設定可能です。
• Google Chatの「メッセージを送信」では、通知先のスペースを指定できるほか、前段のオペレーションで取得した事業者名や登録状況をメッセージに含めるなど、内容を自由にカスタマイズできます。

■注意事項

• Gmail、適格請求書発行事業者公表システム、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。

https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336