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日々の業務で受信する多数の領収書の処理に、多くの時間と手間がかかっていませんか？
そこで今回は、Gmailで受信した領収書から登録番号を自動で読み取り、適格請求書発行事業者公表システムで事業者の登録有無を確認し、その結果をLINE WORKSに通知する方法をご紹介します。
この自動化フローを活用し、業務効率を向上させ、ヒューマンエラーを削減しましょう。
それではここからノーコードツールYoomを使って、Gmailで受信した領収書から登録番号を読み取り、適格請求書発行事業者公表システムで事業者の登録有無を確認しLINE WORKSに通知する方法をご説明します。
[Yoomとは]
GmailのAPIを利用して受信した領収書を受け取り、
適格請求書発行事業者公表システムで事業者の登録有無を確認し、
LINE WORKSの提供するAPIを用いて、その結果を通知することで実現が可能です。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
今回は、以下のプロセスです。
一緒に設定していきましょう!
Yoomを利用していない方は、こちらから会員登録をしてください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。
マイアプリ連携を先にしておくと、後の設定がスムーズに進みます。
まず、ご利用中のGmailとYoomを連携していきます。
Yoomページの左側からマイアプリ→新規接続を選択します。
Gmailと検索し、ログインしましょう。
その後、この画面になるので、問題なければ続行をクリックします。
続いて適格請求書発行事業者公表システムと連携します。
必須項目を入力してください。
続いてLINE WORKSと検索します。
こちらを参考に、必須項目を設定してください。
Gmail・適格請求書発行事業者公表システム・LINE WORKSがマイアプリに連携されたらOKです。
テンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしましょう。
そのまま進むと、ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされています。
テンプレート名は、必要に応じて変更してください。
左側のマイプロジェクトをクリックすると先ほどコピーしたテンプレートが表示されます。
右側の三点リーダー(...)をクリックし、編集するを選択しましょう。
件名に「領収書」→添付ファイルありを選択し、フィルタを作成します。
ラベルを付ける項目で新規ラベルを作成し、下記のように設定しましょう。
それでは、アプリトリガーを設定していきます。
「特定のラベルのメールを受信したら」を選択しましょう。
タイトルは、任意で変更可能です。
連携するアカウント情報を確認し、次に進みます。
必須項目を入力してください。
ここでGmailに領収書を添付したテストメールを送信してください。
フローボットに戻り、テストします。
アウトプットが取得できたら保存しましょう。
続いて「画像・PDFから文字を読み取る」をクリックします。
項目の設定内容は変更せず、次に進みます。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能です。
フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
添付ファイルを選択し、テストしましょう。
下記のようにアウトプットが取得できたら保存します。
続いて「登録番号から公表情報を取得」をクリックします。
次に進み、そのままテストしてください。
こちらも下記のアウトプットに項目が反映したら保存します。
続いて「コマンドオペレーション」をクリックします。
デフォルトのまま変更せず、保存しましょう。
続いて「トークルームにメッセージを送信」をクリックします。
ボットID・トークルームIDの設定をお願いします。
メッセージはアウトプットを使って、以下のように設定しました。
こちらもテストし、成功したら保存します。
Yoomではテンプレートを、自身の業務に合わせてカスタマイズできます。
トリガーを変更し、Yoomの「フォームトリガー」を利用することができます。
URLを共有し、フォームに領収書ファイルを添付して送信してもらうことで、今回と同じ流れでフローが動きます。
送信ミスなどが防げますね。
最後のフローにデータベースアプリを追加することで、適格請求書発行事業者の情報を転記することができます。
データベースには他の情報も追記できるので、取引の進捗状況も一緒に管理できて便利です。
今回使用したフローボットはこちら↓
その他にも、YoomにはGmail・Google スプレッドシートを使ったテンプレートがあるので、いくつかご紹介します!
1.Gmailでメールを受信したら、LINE WORKSに通知するフローです。
代表して取引先とメールのやり取りをしている場合、必要に応じてチームに内容を連携する必要がありますよね。
このフローであれば内容を要約してLINE WORKSに通知できるので、共有の手間が省けます。
2.Gmailで受信した契約書をOCRで読み取りkintoneへ追加しLINE WORKSに通知するフローです。
契約書の内容を手動でテキスト化している場合、このフローが便利です。
自動化しておくことで、繁忙期にも安心して対応できますね。
3.Gmailでお問い合わせメールを受信したら回答内容をDifyで作成しLINE WORKSに通知するフローです。
問い合わせが多い場合、一次対応だけでも自動化できたら便利ですよね。
このフローを活用し、重要な問い合わせに集中できる時間を作りましょう。
手動での領収書確認作業には、多くの時間と手間がかかります。
特に、領収書から登録番号を抽出し、適格請求書発行事業者公表システムで登録状況を確認するプロセスは繰り返し作業が多く、担当者に大きな負担がかかることが課題です。
しかしこの自動化フローは、Gmailで受信した領収書から登録番号を自動的に抽出し、適格請求書発行事業者公表システムで登録状況をすぐに確認します。
その結果はLINE WORKSに自動通知されるため、確認作業を効率的に進めることが見込めます。
例えば、一日に多くの領収書を処理する企業で導入した場合、業務全体の時間削減に大きく寄与するでしょう。
手作業での登録番号確認には、数字の読み間違いや入力ミスといったヒューマンエラーがつきものです。
特に、大量の領収書を処理する場合、これらのミスが後々の業務に大きな影響を及ぼす可能性があります。
しかし、この自動化フローではAIが登録番号を正確に抽出し、適格請求書発行事業者公表システムと連携して正確な確認を行うため、ヒューマンエラーを最小限に抑えることができます。
さらに、確認結果は自動的にLINE WORKSに通知されるため、連携漏れのリスク軽減が期待できます。
例えば、経理部門がこのフローを利用すると、担当者が少なくても作業精度を保ちながら効率よく業務を進めることが見込めます。
適格請求書発行事業者公表システムでの登録確認結果がLINE WORKSへタイムリーに通知されることで、担当者が必要な情報をすぐに把握できる環境が整います。
例えば、確認結果が自動で通知されることで、関連するタスクの優先順位を素早く判断し、次の対応に移ることが可能です。
さらに、通知がチーム全体に共有されることで、情報の伝達ロスを防げそうです。
LINE WORKSの通知は履歴が残るため、後で確認が必要になった場合も簡単にアクセスして情報を再確認できますね。
今回は「Gmailで受信した領収書から登録番号を読み取り、適格請求書発行事業者公表システムで事業者の登録有無を確認しLINE WORKSに通知する」フローボットを紹介しました。
Gmailで受信した領収書の処理を自動化し、LINE WORKSで結果を共有することで、業務効率と正確性を向上させることが期待できます。
また、手作業の負担を軽減し、重要な業務に集中する時間を増やすことが見込めます。
ぜひこの機会に、自動化による業務改善を検討してみてください。
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