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Gmailで受信した領収書から登録番号を読み取り、適格請求書発行事業者公表システムで事業者の登録有無を確認しLINE WORKSに通知する方法
日々の業務で受信する多数の領収書の処理に、多くの時間と手間がかかっていませんか？
そこで今回は、Gmailで受信した領収書から登録番号を自動で読み取り、適格請求書発行事業者公表システムで事業者の登録有無を確認し、その結果をLINE WORKSに通知する方法をご紹介します。
この自動化フローを活用し、業務効率を向上させ、ヒューマンエラーを削減しましょう。
こんな方におすすめ
- GmailとLINE WORKSを日常業務で活用している方
- 領収書処理に多くの時間を割いている経理担当者
- ヒューマンエラーを削減し、正確な業務フローを構築したい方
- 複数部門で情報共有を迅速に行いたいチームリーダー
- 自動化を活用してルーティン業務を効率化したい企業のIT担当者
それではここからノーコードツールYoomを使って、Gmailで受信した領収書から登録番号を読み取り、適格請求書発行事業者公表システムで事業者の登録有無を確認しLINE WORKSに通知する方法をご説明します。
[Yoomとは]
Gmailで受信した領収書から登録番号を読み取り、適格請求書発行事業者公表システムで事業者の登録有無を確認しLINE WORKSに通知する方法
GmailのAPIを利用して受信した領収書を受け取り、
適格請求書発行事業者公表システムで事業者の登録有無を確認し、
LINE WORKSの提供するAPIを用いて、その結果を通知することで実現が可能です。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
今回は、以下のプロセスです。
一緒に設定していきましょう!
- Gmail・適格請求書発行事業者公表システム・LINE WORKSをマイアプリ連携する。
- テンプレートをコピーする。
- フロー起点のGmailのトリガー設定と、その後の適格請求書発行事業者公表システム・LINE WORKSのオペレーション設定を行う。
- トリガーボタンをONにして、Gmail・適格請求書発行事業者公表システム・LINE WORKSの連携フローの動作確認をする。
Yoomを利用していない方は、こちらから会員登録をしてください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。
■概要
インボイス制度の開始以降、受け取った領収書が適格請求書かを確認する業務が増えていませんか？Gmailで受信した領収書を目視で確認し、登録番号を公表システムで一件ずつ照合する作業は手間がかかり、ミスも発生しがちです。このワークフローを活用すれば、Gmailでの領収書受信をきっかけに、登録番号の読み取りから事業者情報の照合、結果の通知までを自動化し、経理業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受け取った領収書のインボイス対応確認に手間を感じている経理担当者の方
- 適格請求書発行事業者公表システムでの目視確認や手入力の作業をなくしたい方
- LINE WORKSを活用し、チームへの情報共有をより迅速かつ正確に行いたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでの領収書受信から事業者確認、通知までが自動化されるため、これまで手作業で行っていた確認業務にかかる時間を短縮することができます。
- OCRによる自動読み取りとシステム連携により、番号の転記ミスや確認漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、正確な業務遂行を支援します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Gmail、適格請求書発行事業者公表システム、LINE WORKSをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」を設定し、受信したメールに添付された領収書から登録番号を抽出します。
- 次に、オペレーションで適格請求書発行事業者公表システムを選択し、「登録番号から公表情報を取得」のアクションで事業者情報の有無を確認します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、事業者情報が取得できた場合のみ後続のアクションに進むよう条件を設定します。
- 最後に、オペレーションでLINE WORKSの「トークルームにメッセージを送信」を設定し、確認結果を任意のトークルームに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」では、領収書画像のどの部分からどのようなデータを抽出するかを任意で設定してください。
- 分岐機能では、取得した事業者情報をもとに「登録があった場合」や「登録がなかった場合」など、後続の処理に進むための条件を自由に設定することが可能です。
- LINE WORKSの「トークルームにメッセージを送信」では、通知先のトークルームを指定できるほか、メッセージ内容に前段のオペレーションで取得した事業者名などを埋め込む設定が可能です。
■注意事項
- Gmail、適格請求書発行事業者公表システム、LINE WORKSのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- LINE WORKSのマイアプリ登録方法の詳細は下記をご覧ください。
■概要
インボイス制度の開始以降、受け取った領収書が適格請求書かを確認する業務が増えていませんか？Gmailで受信した領収書を目視で確認し、登録番号を公表システムで一件ずつ照合する作業は手間がかかり、ミスも発生しがちです。このワークフローを活用すれば、Gmailでの領収書受信をきっかけに、登録番号の読み取りから事業者情報の照合、結果の通知までを自動化し、経理業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受け取った領収書のインボイス対応確認に手間を感じている経理担当者の方
- 適格請求書発行事業者公表システムでの目視確認や手入力の作業をなくしたい方
- LINE WORKSを活用し、チームへの情報共有をより迅速かつ正確に行いたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでの領収書受信から事業者確認、通知までが自動化されるため、これまで手作業で行っていた確認業務にかかる時間を短縮することができます。
- OCRによる自動読み取りとシステム連携により、番号の転記ミスや確認漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、正確な業務遂行を支援します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Gmail、適格請求書発行事業者公表システム、LINE WORKSをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」を設定し、受信したメールに添付された領収書から登録番号を抽出します。
- 次に、オペレーションで適格請求書発行事業者公表システムを選択し、「登録番号から公表情報を取得」のアクションで事業者情報の有無を確認します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、事業者情報が取得できた場合のみ後続のアクションに進むよう条件を設定します。
- 最後に、オペレーションでLINE WORKSの「トークルームにメッセージを送信」を設定し、確認結果を任意のトークルームに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」では、領収書画像のどの部分からどのようなデータを抽出するかを任意で設定してください。
- 分岐機能では、取得した事業者情報をもとに「登録があった場合」や「登録がなかった場合」など、後続の処理に進むための条件を自由に設定することが可能です。
- LINE WORKSの「トークルームにメッセージを送信」では、通知先のトークルームを指定できるほか、メッセージ内容に前段のオペレーションで取得した事業者名などを埋め込む設定が可能です。
■注意事項
- Gmail、適格請求書発行事業者公表システム、LINE WORKSのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- LINE WORKSのマイアプリ登録方法の詳細は下記をご覧ください。
ステップ1:マイアプリ連携
マイアプリ連携を先にしておくと、後の設定がスムーズに進みます。
まず、ご利用中のGmailとYoomを連携していきます。
Yoomページの左側からマイアプリ→新規接続を選択します。
Gmailと検索し、ログインしましょう。
その後、この画面になるので、問題なければ続行をクリックします。
続いて適格請求書発行事業者公表システムと連携します。
必須項目を入力してください。
続いてLINE WORKSと検索します。
こちらを参考に、必須項目を設定してください。
Gmail・適格請求書発行事業者公表システム・LINE WORKSがマイアプリに連携されたらOKです。
ステップ2:トリガーやアクションを設定
テンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしましょう。
■概要
インボイス制度の開始以降、受け取った領収書が適格請求書かを確認する業務が増えていませんか？Gmailで受信した領収書を目視で確認し、登録番号を公表システムで一件ずつ照合する作業は手間がかかり、ミスも発生しがちです。このワークフローを活用すれば、Gmailでの領収書受信をきっかけに、登録番号の読み取りから事業者情報の照合、結果の通知までを自動化し、経理業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受け取った領収書のインボイス対応確認に手間を感じている経理担当者の方
- 適格請求書発行事業者公表システムでの目視確認や手入力の作業をなくしたい方
- LINE WORKSを活用し、チームへの情報共有をより迅速かつ正確に行いたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでの領収書受信から事業者確認、通知までが自動化されるため、これまで手作業で行っていた確認業務にかかる時間を短縮することができます。
- OCRによる自動読み取りとシステム連携により、番号の転記ミスや確認漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、正確な業務遂行を支援します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Gmail、適格請求書発行事業者公表システム、LINE WORKSをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」を設定し、受信したメールに添付された領収書から登録番号を抽出します。
- 次に、オペレーションで適格請求書発行事業者公表システムを選択し、「登録番号から公表情報を取得」のアクションで事業者情報の有無を確認します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、事業者情報が取得できた場合のみ後続のアクションに進むよう条件を設定します。
- 最後に、オペレーションでLINE WORKSの「トークルームにメッセージを送信」を設定し、確認結果を任意のトークルームに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」では、領収書画像のどの部分からどのようなデータを抽出するかを任意で設定してください。
- 分岐機能では、取得した事業者情報をもとに「登録があった場合」や「登録がなかった場合」など、後続の処理に進むための条件を自由に設定することが可能です。
- LINE WORKSの「トークルームにメッセージを送信」では、通知先のトークルームを指定できるほか、メッセージ内容に前段のオペレーションで取得した事業者名などを埋め込む設定が可能です。
■注意事項
- Gmail、適格請求書発行事業者公表システム、LINE WORKSのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- LINE WORKSのマイアプリ登録方法の詳細は下記をご覧ください。
■概要
インボイス制度の開始以降、受け取った領収書が適格請求書かを確認する業務が増えていませんか？Gmailで受信した領収書を目視で確認し、登録番号を公表システムで一件ずつ照合する作業は手間がかかり、ミスも発生しがちです。このワークフローを活用すれば、Gmailでの領収書受信をきっかけに、登録番号の読み取りから事業者情報の照合、結果の通知までを自動化し、経理業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受け取った領収書のインボイス対応確認に手間を感じている経理担当者の方
- 適格請求書発行事業者公表システムでの目視確認や手入力の作業をなくしたい方
- LINE WORKSを活用し、チームへの情報共有をより迅速かつ正確に行いたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでの領収書受信から事業者確認、通知までが自動化されるため、これまで手作業で行っていた確認業務にかかる時間を短縮することができます。
- OCRによる自動読み取りとシステム連携により、番号の転記ミスや確認漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、正確な業務遂行を支援します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Gmail、適格請求書発行事業者公表システム、LINE WORKSをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」を設定し、受信したメールに添付された領収書から登録番号を抽出します。
- 次に、オペレーションで適格請求書発行事業者公表システムを選択し、「登録番号から公表情報を取得」のアクションで事業者情報の有無を確認します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、事業者情報が取得できた場合のみ後続のアクションに進むよう条件を設定します。
- 最後に、オペレーションでLINE WORKSの「トークルームにメッセージを送信」を設定し、確認結果を任意のトークルームに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」では、領収書画像のどの部分からどのようなデータを抽出するかを任意で設定してください。
- 分岐機能では、取得した事業者情報をもとに「登録があった場合」や「登録がなかった場合」など、後続の処理に進むための条件を自由に設定することが可能です。
- LINE WORKSの「トークルームにメッセージを送信」では、通知先のトークルームを指定できるほか、メッセージ内容に前段のオペレーションで取得した事業者名などを埋め込む設定が可能です。
■注意事項
- Gmail、適格請求書発行事業者公表システム、LINE WORKSのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- LINE WORKSのマイアプリ登録方法の詳細は下記をご覧ください。
そのまま進むと、ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされています。
テンプレート名は、必要に応じて変更してください。
左側のマイプロジェクトをクリックすると先ほどコピーしたテンプレートが表示されます。
右側の三点リーダー(...)をクリックし、編集するを選択しましょう。
用意するもの
- Gmailのラベル設定
画像のマークをクリックします。
件名に「領収書」→添付ファイルありを選択し、フィルタを作成します。
ラベルを付ける項目で新規ラベルを作成し、下記のように設定しましょう。
それでは、アプリトリガーを設定していきます。
「特定のラベルのメールを受信したら」を選択しましょう。
タイトルは、任意で変更可能です。
連携するアカウント情報を確認し、次に進みます。
必須項目を入力してください。
-
トリガーの起動間隔:5分、10分、15分、30分、60分の間隔から選べます。
※プランによって起動間隔の選択内容が変わります。
ここでGmailに領収書を添付したテストメールを送信してください。
フローボットに戻り、テストします。
アウトプットが取得できたら保存しましょう。
続いて「画像・PDFから文字を読み取る」をクリックします。
項目の設定内容は変更せず、次に進みます。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能です。
フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
添付ファイルを選択し、テストしましょう。
下記のようにアウトプットが取得できたら保存します。
続いて「登録番号から公表情報を取得」をクリックします。
次に進み、そのままテストしてください。
こちらも下記のアウトプットに項目が反映したら保存します。
続いて「コマンドオペレーション」をクリックします。
デフォルトのまま変更せず、保存しましょう。
続いて「トークルームにメッセージを送信」をクリックします。
ボットID・トークルームIDの設定をお願いします。
メッセージはアウトプットを使って、以下のように設定しました。
こちらもテストし、成功したら保存します。
さらに自動化するには
Yoomではテンプレートを、自身の業務に合わせてカスタマイズできます。
トリガーを変更する
トリガーを変更し、Yoomの「フォームトリガー」を利用することができます。
URLを共有し、フォームに領収書ファイルを添付して送信してもらうことで、今回と同じ流れでフローが動きます。
送信ミスなどが防げますね。
データベースに情報を蓄積する
最後のフローにデータベースアプリを追加することで、適格請求書発行事業者の情報を転記することができます。
データベースには他の情報も追記できるので、取引の進捗状況も一緒に管理できて便利です。
今回使用したフローボットはこちら↓
■概要
インボイス制度の開始以降、受け取った領収書が適格請求書かを確認する業務が増えていませんか？Gmailで受信した領収書を目視で確認し、登録番号を公表システムで一件ずつ照合する作業は手間がかかり、ミスも発生しがちです。このワークフローを活用すれば、Gmailでの領収書受信をきっかけに、登録番号の読み取りから事業者情報の照合、結果の通知までを自動化し、経理業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受け取った領収書のインボイス対応確認に手間を感じている経理担当者の方
- 適格請求書発行事業者公表システムでの目視確認や手入力の作業をなくしたい方
- LINE WORKSを活用し、チームへの情報共有をより迅速かつ正確に行いたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでの領収書受信から事業者確認、通知までが自動化されるため、これまで手作業で行っていた確認業務にかかる時間を短縮することができます。
- OCRによる自動読み取りとシステム連携により、番号の転記ミスや確認漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、正確な業務遂行を支援します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Gmail、適格請求書発行事業者公表システム、LINE WORKSをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」を設定し、受信したメールに添付された領収書から登録番号を抽出します。
- 次に、オペレーションで適格請求書発行事業者公表システムを選択し、「登録番号から公表情報を取得」のアクションで事業者情報の有無を確認します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、事業者情報が取得できた場合のみ後続のアクションに進むよう条件を設定します。
- 最後に、オペレーションでLINE WORKSの「トークルームにメッセージを送信」を設定し、確認結果を任意のトークルームに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」では、領収書画像のどの部分からどのようなデータを抽出するかを任意で設定してください。
- 分岐機能では、取得した事業者情報をもとに「登録があった場合」や「登録がなかった場合」など、後続の処理に進むための条件を自由に設定することが可能です。
- LINE WORKSの「トークルームにメッセージを送信」では、通知先のトークルームを指定できるほか、メッセージ内容に前段のオペレーションで取得した事業者名などを埋め込む設定が可能です。
■注意事項
- Gmail、適格請求書発行事業者公表システム、LINE WORKSのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- LINE WORKSのマイアプリ登録方法の詳細は下記をご覧ください。
■概要
インボイス制度の開始以降、受け取った領収書が適格請求書かを確認する業務が増えていませんか？Gmailで受信した領収書を目視で確認し、登録番号を公表システムで一件ずつ照合する作業は手間がかかり、ミスも発生しがちです。このワークフローを活用すれば、Gmailでの領収書受信をきっかけに、登録番号の読み取りから事業者情報の照合、結果の通知までを自動化し、経理業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受け取った領収書のインボイス対応確認に手間を感じている経理担当者の方
- 適格請求書発行事業者公表システムでの目視確認や手入力の作業をなくしたい方
- LINE WORKSを活用し、チームへの情報共有をより迅速かつ正確に行いたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでの領収書受信から事業者確認、通知までが自動化されるため、これまで手作業で行っていた確認業務にかかる時間を短縮することができます。
- OCRによる自動読み取りとシステム連携により、番号の転記ミスや確認漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、正確な業務遂行を支援します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Gmail、適格請求書発行事業者公表システム、LINE WORKSをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」を設定し、受信したメールに添付された領収書から登録番号を抽出します。
- 次に、オペレーションで適格請求書発行事業者公表システムを選択し、「登録番号から公表情報を取得」のアクションで事業者情報の有無を確認します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、事業者情報が取得できた場合のみ後続のアクションに進むよう条件を設定します。
- 最後に、オペレーションでLINE WORKSの「トークルームにメッセージを送信」を設定し、確認結果を任意のトークルームに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」では、領収書画像のどの部分からどのようなデータを抽出するかを任意で設定してください。
- 分岐機能では、取得した事業者情報をもとに「登録があった場合」や「登録がなかった場合」など、後続の処理に進むための条件を自由に設定することが可能です。
- LINE WORKSの「トークルームにメッセージを送信」では、通知先のトークルームを指定できるほか、メッセージ内容に前段のオペレーションで取得した事業者名などを埋め込む設定が可能です。
■注意事項
- Gmail、適格請求書発行事業者公表システム、LINE WORKSのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- LINE WORKSのマイアプリ登録方法の詳細は下記をご覧ください。
Gmail・LINE WORKSを使ったその他の自動化例
その他にも、YoomにはGmail・Google スプレッドシートを使ったテンプレートがあるので、いくつかご紹介します!
1.Gmailでメールを受信したら、LINE WORKSに通知するフローです。
代表して取引先とメールのやり取りをしている場合、必要に応じてチームに内容を連携する必要がありますよね。
このフローであれば内容を要約してLINE WORKSに通知できるので、共有の手間が省けます。
■概要Gmailに届く重要なメールの確認やチームへの共有を手作業で行っていませんか？大量のメールの中から必要な情報を探し出し、要点をまとめてLINE WORKSへ転記する作業は、時間がかかるだけでなく、共有漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、特定のGmailで受信した内容をAIが自動で要約し、LINE WORKSへ通知する一連の流れを自動化できるため、情報共有の迅速化と効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方- Gmailで受信した問い合わせ内容を、LINE WORKSを使ってチームに共有している担当者の方
- 重要なメールの見落としを防ぎ、LINE WORKSで迅速に内容を把握したいと考えている方
- GmailとLINE WORKS間の情報連携に手間を感じ、業務を効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット- Gmailの受信から内容の要約、LINE WORKSへの通知までが自動化されるため、手作業での転記や共有にかかる時間を短縮できます。
- システムが自動で処理を行うことで、手作業による転記ミスや重要な情報の共有漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、GmailとLINE WORKSをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでメールトリガーを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定し、特定のGmailの内容をYoomのメールアドレスに転送するように設定します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「データを抽出する」アクションを設定し、受信したメールの本文などを指定します。
- さらに、オペレーションでAI機能の「要約する」アクションを設定し、抽出した本文の要約を生成します。
- 最後に、オペレーションでLINE WORKSの「トークルームにメッセージを送信」アクションを設定し、要約した内容を指定のトークルームに送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- LINE WORKSの「トークルームにメッセージを送信」オペレーションでは、通知を送信したい任意のトークルームIDを設定してください。
- 送信するメッセージの内容は、固定のテキストと、トリガーや前段のオペレーションで取得したメールの件名やAIによる要約結果などを変数として組み合わせ、自由にカスタマイズすることが可能です。
■注意事項・Gmail、LINE WORKSのそれぞれとYoomを連携してください。・Gmailからメールを転送し、メールトリガーを起動する方法は「Gmailからメールを転送し、メールトリガーを起動する方法」を参照ください。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信した問い合わせ内容を、LINE WORKSを使ってチームに共有している担当者の方
- 重要なメールの見落としを防ぎ、LINE WORKSで迅速に内容を把握したいと考えている方
- GmailとLINE WORKS間の情報連携に手間を感じ、業務を効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailの受信から内容の要約、LINE WORKSへの通知までが自動化されるため、手作業での転記や共有にかかる時間を短縮できます。
- システムが自動で処理を行うことで、手作業による転記ミスや重要な情報の共有漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとLINE WORKSをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでメールトリガーを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定し、特定のGmailの内容をYoomのメールアドレスに転送するように設定します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「データを抽出する」アクションを設定し、受信したメールの本文などを指定します。
- さらに、オペレーションでAI機能の「要約する」アクションを設定し、抽出した本文の要約を生成します。
- 最後に、オペレーションでLINE WORKSの「トークルームにメッセージを送信」アクションを設定し、要約した内容を指定のトークルームに送信します。
■このワークフローのカスタムポイント
- LINE WORKSの「トークルームにメッセージを送信」オペレーションでは、通知を送信したい任意のトークルームIDを設定してください。
- 送信するメッセージの内容は、固定のテキストと、トリガーや前段のオペレーションで取得したメールの件名やAIによる要約結果などを変数として組み合わせ、自由にカスタマイズすることが可能です。
■注意事項
2.Gmailで受信した契約書をOCRで読み取りkintoneへ追加しLINE WORKSに通知するフローです。
契約書の内容を手動でテキスト化している場合、このフローが便利です。
自動化しておくことで、繁忙期にも安心して対応できますね。
■概要
Gmailで受信した契約書をOCRで読み取りkintoneへ追加しLINE WORKSに通知するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Gmailを用いた業務管理を行っている企業や個人の方
・Gmailで重要な契約書のやり取りを頻繁に行っている方
2.kintoneを活用してデータ管理や業務管理を行っている企業
・kintoneで契約書の管理や分析を行っている方
3.LINE WORKSをコミュニケーションツールとして利用している方
・LINE WORKSを利用してチーム内の情報共有を行っている方
■このテンプレートを使うメリット
Gmailで受信した契約書をOCRで読み取り、kintoneに追加しLINE WORKSに通知することで、多くのメリットがあります。
まず作業の自動化により、手入力によるミスが減少します。
また、契約書の処理速度が向上し、迅速な情報共有が可能となります。
その結果、業務の効率化が実現し、重要なビジネス情報がスピーディにチーム全体に共有されることで、意思決定のスピードアップにもつながります。
■注意事項
・Gmail、kintone、LINE WORKSのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・LINE WORKSのマイアプリ登録方法の詳細はこちらをご覧ください。
■概要
Gmailで受信した契約書をOCRで読み取りkintoneへ追加しLINE WORKSに通知するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Gmailを用いた業務管理を行っている企業や個人の方
・Gmailで重要な契約書のやり取りを頻繁に行っている方
2.kintoneを活用してデータ管理や業務管理を行っている企業
・kintoneで契約書の管理や分析を行っている方
3.LINE WORKSをコミュニケーションツールとして利用している方
・LINE WORKSを利用してチーム内の情報共有を行っている方
■このテンプレートを使うメリット
Gmailで受信した契約書をOCRで読み取り、kintoneに追加しLINE WORKSに通知することで、多くのメリットがあります。
まず作業の自動化により、手入力によるミスが減少します。
また、契約書の処理速度が向上し、迅速な情報共有が可能となります。
その結果、業務の効率化が実現し、重要なビジネス情報がスピーディにチーム全体に共有されることで、意思決定のスピードアップにもつながります。
■注意事項
・Gmail、kintone、LINE WORKSのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・LINE WORKSのマイアプリ登録方法の詳細はこちらをご覧ください。
3.Gmailでお問い合わせメールを受信したら回答内容をDifyで作成しLINE WORKSに通知するフローです。
問い合わせが多い場合、一次対応だけでも自動化できたら便利ですよね。
このフローを活用し、重要な問い合わせに集中できる時間を作りましょう。
■概要
Gmailで受信するお問い合わせへの対応に手間や時間を取られていませんか？特に、一件ずつ内容を確認して回答文を作成し、関係者に共有する作業は大きな負担になりがちです。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信した際に、Difyが自動で回答文を生成しLINE WORKSへ通知するため、お問い合わせ対応にかかる一連の作業を効率化し、担当者の負担を軽減します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信するお問い合わせへの回答作成や社内共有に手間を感じている担当者の方
- 生成AIを活用して、属人化しがちな顧客対応業務の品質を均一化したいと考えている方
- LINE WORKSでの情報連携を迅速化し、チーム全体の対応速度を向上させたい方
■このテンプレートを使うメリット
- メールの受信から回答文の生成、社内通知までを自動化するため、これまで手作業で行っていた対応業務の時間を短縮することができます。
- Difyが回答案を作成することで、担当者による回答内容のばらつきを防ぎ、対応品質の標準化と属人化の解消に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Gmail、Dify、LINE WORKSをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。これにより、指定したラベルが付与されたメールのみを対象にフローを起動できます。
- 次に、オペレーションでDifyの「チャットメッセージを送信」アクションを設定し、受信したメール本文を基に回答内容を生成するよう指示します。
- 最後に、オペレーションでLINE WORKSの「トークルームにメッセージを送信」アクションを設定し、Difyで生成されたテキストを指定の宛先に通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Difyの「チャットメッセージを送信」アクションでは、どのような回答テキストを作成するかをプロンプトで任意に設定してください。例えば、自社サービスの特徴を踏まえた回答を生成するよう指示することも可能です。
- LINE WORKSの「トークルームにメッセージを送信」アクションでは、メッセージの送信先を任意で設定できます。また、Difyが生成したテキストに加え、「至急ご確認ください」などの固定のテキストを組み合わせて通知内容をカスタムすることも可能です。
■注意事項
- Gmail、Dify、LINE WORKSをYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Gmailで受信するお問い合わせへの対応に手間や時間を取られていませんか？特に、一件ずつ内容を確認して回答文を作成し、関係者に共有する作業は大きな負担になりがちです。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信した際に、Difyが自動で回答文を生成しLINE WORKSへ通知するため、お問い合わせ対応にかかる一連の作業を効率化し、担当者の負担を軽減します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信するお問い合わせへの回答作成や社内共有に手間を感じている担当者の方
- 生成AIを活用して、属人化しがちな顧客対応業務の品質を均一化したいと考えている方
- LINE WORKSでの情報連携を迅速化し、チーム全体の対応速度を向上させたい方
■このテンプレートを使うメリット
- メールの受信から回答文の生成、社内通知までを自動化するため、これまで手作業で行っていた対応業務の時間を短縮することができます。
- Difyが回答案を作成することで、担当者による回答内容のばらつきを防ぎ、対応品質の標準化と属人化の解消に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Gmail、Dify、LINE WORKSをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。これにより、指定したラベルが付与されたメールのみを対象にフローを起動できます。
- 次に、オペレーションでDifyの「チャットメッセージを送信」アクションを設定し、受信したメール本文を基に回答内容を生成するよう指示します。
- 最後に、オペレーションでLINE WORKSの「トークルームにメッセージを送信」アクションを設定し、Difyで生成されたテキストを指定の宛先に通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Difyの「チャットメッセージを送信」アクションでは、どのような回答テキストを作成するかをプロンプトで任意に設定してください。例えば、自社サービスの特徴を踏まえた回答を生成するよう指示することも可能です。
- LINE WORKSの「トークルームにメッセージを送信」アクションでは、メッセージの送信先を任意で設定できます。また、Difyが生成したテキストに加え、「至急ご確認ください」などの固定のテキストを組み合わせて通知内容をカスタムすることも可能です。
■注意事項
- Gmail、Dify、LINE WORKSをYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Gmail・適格請求書発行事業者公表システム・LINE WORKSを連携するメリットと具体例
メリット1：領収書確認作業の効率化
手動での領収書確認作業には、多くの時間と手間がかかります。
特に、領収書から登録番号を抽出し、適格請求書発行事業者公表システムで登録状況を確認するプロセスは繰り返し作業が多く、担当者に大きな負担がかかることが課題です。
しかしこの自動化フローは、Gmailで受信した領収書から登録番号を自動的に抽出し、適格請求書発行事業者公表システムで登録状況をすぐに確認します。
その結果はLINE WORKSに自動通知されるため、確認作業を効率的に進めることが見込めます。
例えば、一日に多くの領収書を処理する企業で導入した場合、業務全体の時間削減に大きく寄与するでしょう。
メリット2：ヒューマンエラーの削減
手作業での登録番号確認には、数字の読み間違いや入力ミスといったヒューマンエラーがつきものです。
特に、大量の領収書を処理する場合、これらのミスが後々の業務に大きな影響を及ぼす可能性があります。
しかし、この自動化フローではAIが登録番号を正確に抽出し、適格請求書発行事業者公表システムと連携して正確な確認を行うため、ヒューマンエラーを最小限に抑えることができます。
さらに、確認結果は自動的にLINE WORKSに通知されるため、連携漏れのリスク軽減が期待できます。
例えば、経理部門がこのフローを利用すると、担当者が少なくても作業精度を保ちながら効率よく業務を進めることが見込めます。
メリット3：タイムリーな通知で迅速な対応を実現
適格請求書発行事業者公表システムでの登録確認結果がLINE WORKSへタイムリーに通知されることで、担当者が必要な情報をすぐに把握できる環境が整います。
例えば、確認結果が自動で通知されることで、関連するタスクの優先順位を素早く判断し、次の対応に移ることが可能です。
さらに、通知がチーム全体に共有されることで、情報の伝達ロスを防げそうです。
LINE WORKSの通知は履歴が残るため、後で確認が必要になった場合も簡単にアクセスして情報を再確認できますね。
まとめ
今回は「Gmailで受信した領収書から登録番号を読み取り、適格請求書発行事業者公表システムで事業者の登録有無を確認しLINE WORKSに通知する」フローボットを紹介しました。
Gmailで受信した領収書の処理を自動化し、LINE WORKSで結果を共有することで、業務効率と正確性を向上させることが期待できます。
また、手作業の負担を軽減し、重要な業務に集中する時間を増やすことが見込めます。
ぜひこの機会に、自動化による業務改善を検討してみてください。
プログラミング知識なしで手軽に構築できます。
