そのまま進むと、ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされています。
テンプレート名は、必要に応じて変更してください。
左側のマイプロジェクトをクリックすると先ほどコピーしたテンプレートが表示されます。
右側の三点リーダー(...)をクリックし、編集するを選択しましょう。
用意するもの
- Gmailのラベル設定
画像のマークをクリックします。
件名に「領収書」→添付ファイルありを選択し、フィルタを作成します。
ラベルを付ける項目で新規ラベルを作成し、下記のように設定しましょう。
それでは、アプリトリガーを設定していきます。
「特定のラベルのメールを受信したら」を選択しましょう。
タイトルは、任意で変更可能です。
連携するアカウント情報を確認し、次に進みます。
必須項目を入力してください。
- トリガーの起動間隔:5分、10分、15分、30分、60分の間隔から選べます。
※プランによって起動間隔の選択内容が変わります。
ここでGmailに領収書を添付したテストメールを送信してください。
フローボットに戻り、テストします。
アウトプットが取得できたら保存しましょう。
続いて「画像・PDFから文字を読み取る」をクリックします。
項目の設定内容は変更せず、次に進みます。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能です。
フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
添付ファイルを選択し、テストしましょう。
下記のようにアウトプットが取得できたら保存します。
続いて「登録番号から公表情報を取得」をクリックします。
次に進み、そのままテストしてください。
こちらも下記のアウトプットに項目が反映したら保存します。
続いて「コマンドオペレーション」をクリックします。
デフォルトのまま変更せず、保存しましょう。
続いて「トークルームにメッセージを送信」をクリックします。
ボットID・トークルームIDの設定をお願いします。
メッセージはアウトプットを使って、以下のように設定しました。
こちらもテストし、成功したら保存します。
さらに自動化するには
Yoomではテンプレートを、自身の業務に合わせてカスタマイズできます。
トリガーを変更する
トリガーを変更し、Yoomの「フォームトリガー」を利用することができます。
URLを共有し、フォームに領収書ファイルを添付して送信してもらうことで、今回と同じ流れでフローが動きます。
送信ミスなどが防げますね。
データベースに情報を蓄積する
最後のフローにデータベースアプリを追加することで、適格請求書発行事業者の情報を転記することができます。
データベースには他の情報も追記できるので、取引の進捗状況も一緒に管理できて便利です。
今回使用したフローボットはこちら↓