Gmailでメールを受信したらLINE WORKSに通知する方法

それではここからノーコードツールYoomを使って、「Gmailでメールを受信したらLINE WORKSに通知する」方法をご説明します。

[Yoomとは]

Gmailでメールを受信したら、LINE WORKSに通知する方法

Gmailでメッセージが投稿されたことをGmailのAPIを利用して受け取り、LINE WORKSの提供するAPIを用いてLINE WORKSにカードを登録することで実現ができます。一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。

今回は大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。

• GmailとLINE WORKSをマイアプリ登録
• テンプレートをコピー
• フローの起点となるGmailのトリガー設定と、その後に続くLINE WORKSのオペレーション設定
• トリガーボタンをONにして、GmailとLINE WORKSの連携動作を確認

Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方は、ログインしましょう。

ステップ1：GmailとLINE WORKSをマイアプリ登録

GmailとLINE WORKSをYoomに接続するマイアプリ登録を行います。
最初にマイアプリ登録を行うことで、自動化設定を簡単に行うことができます。

まず、Gmailのマイアプリ登録を行ってください。
Yoom画面左側の「マイアプリ」→「新規接続」をクリックします。

アプリ一覧と検索欄が表示されるので、どちらかを活用してGmailを選択します。
以下の画面が表示されたら、「Sign in with Google」をクリックします。

サインインするアカウントを選択し、「次へ」をクリックします。

アクセス許可を行うことで、Gmailのマイアプリ連携は完了です。

次に、LINE WORKSのマイアプリ登録を行います。
先ほどと同様に、LINE WORKSをアプリ一覧から探すか、検索欄で検索してください。

こちらを参考にして「クライアントID」「クライアントシークレット」「スコープ」を入力し、「追加」をクリックします。

これで、LINE WORKSのマイアプリ連携が完了します。

両方のマイアプリ登録が完了すると、GmailとLINE WORKSがマイアプリに表示されます。

次に、フローボットのテンプレートを使用して設定を進めましょう。
Yoomにログインし、以下のバナーの「試してみる」をクリックしてください。

「テンプレートがコピーされました！」と表示されるので、「OK」をクリックすることでコピーが完了します。

ステップ2：トリガーを設定

次に、Gmailのトリガーを設定します。「メールを受信したら」をクリックしてください。

「受信用アドレスの作成」を行ってください。
タイトルは自由に変更できます。
※不明な点はこちらをご参照ください。

トリガー条件を設定することで、設定した条件に合ったメールを受信した場合のみ通知するようにできます。
設定後、「次へ」をクリックします。

メールトリガーのテストを行います。
作成したメールアドレスにメールを送信し、「テスト」をクリックします。

テストが成功したら、「保存」をクリックしてください。

続いて、AIを利用してテキストからデータを抽出する設定をします。
「データを操作・変換する」をクリックしてください。

「変換タイプ」で任意の設定を選択してください。

「対象のテキスト」には、「アウトプット」から受信したメールの本文情報を入力します。

「抽出したい項目」は受信したメールの内容から抽出したい項目を設定します。
※今回はサンプルとして本文にテストと打ち込んだメールを送信したため、抽出する項目に「テスト」と設定しました。

設定後、「テスト」をクリックしてください。

テストを実行すると、アウトプットに情報が表示されます。
情報が表示されたことを確認し、「保存する」をクリックしてください。

ステップ3：アクションを設定

次に、AIを利用してテキストを要約する設定を行います。
「要約する」をクリックしてください。

アクションは任意の設定を選択してください。
タイトルは自由に変更できます。

「要約対象のテキスト」に「アウトプット」から取得した受信したメールの本文情報を入力します。

「文字数」と「要約の条件」は任意の設定を行ってください。

設定後、テストを実行し、「保存」をクリックします。

続いて、LINE WORKSのアクションを設定するので、「トークルームにメッセージを送信」をクリックしてください。

「LINE WORKSと連携するアカウント情報」を確認してください。
タイトルは自由に変更できますが、実行アクションは変更しなくて大丈夫です。

「APIの接続設定」を行います。
注意事項を確認して、「ボットID」と「トークルームID」を設定してください。

「メッセージ」には、通知する内容を任意で設定してください。
「アウトプット」から取得したメールの情報やAIを利用して要約した内容を入力できます。

設定後、「テスト」を実行し、「テスト成功」と表示されたら「保存」をクリックしてください。

ステップ4：GmailとLINE WORKSの自動化の動作確認

最後に「トリガーをON」をクリックすると、自動化の設定は完了です。
これで、Gmailでメールを受信したら自動でLINE WORKSに通知されます。

今回使用したテンプレートはこちらです。

GmailやLINE WORKSを使ったその他の自動化例

今回ご紹介したフロー以外にもGmailやLINE WORKSのAPIを利用すれば、さまざまな業務の自動化を実現することができます。
いずれも簡単な設定で利用が可能になりますので、もし気になるものがあれば、ぜひお試しください！

GmailとLINE WORKSのその他の自動化例

LINE WORKSの投稿内容をもとにGmailでメールを送信したり、Gmailの受信内容を翻訳して通知することができます。
他にも、Yoomのメール機能と連携して、Gmailの受信内容をYoomメールに転送し、要約した上でLINE WORKSに通知することも可能です。

LINE WORKSを活用した自動化例

投稿や回答が行われたらLINE WORKSに通知する

異なるコミュニケーションツール間での情報共有を効率化でき、チームのコミュニケーション強化が期待できるでしょう。

リードが作成されたら、LINE WORKSに通知する

大切な顧客情報を見落とすことなく迅速に対応することができ、業務効率向上が図れます。

LINE WORKSでメッセージが投稿されたら情報を登録する

LINE WORKSの情報をもとに情報が自動追加されるため、共有プロセスにおける手動作業を省けるかもしれません。

Gmailを活用した自動化例

管理している宛先へ自動でメールを送る

手動での情報取得やメール作成・送信が不要になるため、宛先誤りや送信忘れを防げるようになるはずです。

特定の条件にマッチしたGmailのメール内容を通知する

特定の条件にマッチしたメールを迅速に受け取ることで、重要なメールを見逃すことなく迅速な対応が可能となります。

GmailとLINE WORKSの連携メリット

メリット1：社内連携の効率化

GmailとLINE WORKSを連携することで、Gmailの受信内容を自動でLINE WORKSに通知できます。
例えば、チームで共有すべきメールが届いた際、LINE WORKSのグループチャットに通知されるように設定することで、個別にメールを確認する手間を省き、素早く情報を共有できるようになるでしょう。
これにより、情報共有の遅延やミスを防ぎ、社内連携の強化やスムーズなタスク進行が実現するはずです。

メリット2：外出先での業務対応

GmailとLINE WORKSの連携で、営業担当者や現場作業員など、オフィス外での業務が多い従業員でも、メールを開かずにLINE WORKSの通知で重要な情報を素早く受け取れます。
例えば、外出中に顧客から緊急のメールが届いた場合でも、LINE WORKSに通知されるため、すぐに確認し対応できるようになるはずです。
顧客満足度の向上や会社の信頼感を高められるかもしれません。

メリット3：メールの見落とし防止

GmailとLINE WORKSを連携して、Gmailで受信したメールをLINE WORKSに通知することで、メールの見落としを防止できるでしょう。
例えば、複数のプロジェクトを進行している場合、プロジェクトごとに通知するチャットを分けることで、メールが埋もれてしまうのを防げると予想されます。
業務上のミスを防ぐことで、業務効率の向上につながりそうですね。

まとめ

今回は、GmailとLINE WORKSを連携させ、メールを受信したらLINE WORKSに通知する方法をご紹介しました。
この自動化により、個別にメールを確認する手間を省き、情報の見落としを防げるでしょう。
これにより、社内連携の強化や業務の効率化、顧客満足度の向上が期待できます。
この機会にぜひテンプレートを利用し、GmailとLINE WORKSを連携して業務の効率化を目指してください。

また、Yoomのアプリ連携はノーコードで設定ができ、誰でもすぐに始められます。ぜひ導入を検討してみてくださいね。