現代のビジネスシーンにおいて、重要なメールを見落とさずに効率的に共有することは、生産性を向上させるための重要な要素といえるでしょう。
Yoomを活用してGmailとLINE WORKSを連携することで、Gmailでメール受信時に自動でLINE WORKSに通知を送ることが可能になります。
これにより、情報共有速度が向上し、素早い業務対応が可能になるでしょう。
また、メールの見落としなどの業務ミスの防止も期待できます。
この記事では、Gmailでメールを受信時した際に自動でLINE WORKSに通知するフローの設定方法と導入するメリットについて解説します。
こんな方におすすめ
- GmailとLINE WORKSをそれぞれ活用し、各アプリを連携して業務効率化を目指したい方
- プロジェクト管理や社内連携において、効率化できるITツールを探しているIT担当者
- 外出先でのメール確認が多く、素早い業務対応を目指している営業担当者
- メールの見落としや情報共有によるミスを防ぎたいと考えているチームリーダー
今すぐに試したい方へ
本記事ではノーコードツール「Yoom」を使用した連携方法をご紹介します。
難しい設定や操作は必要なく、非エンジニアの方でも簡単に実現できます。
下記のテンプレートから今すぐに始めることもできますので、ぜひお試しください！
Gmailの受信内容をYoomメールに転送し、要約した上でLINE WORKSに通知する
試してみる
Gmailの受信内容をYoomメールに転送し、要約した上でLINE WORKSに通知するフローです。
それではここからノーコードツールYoomを使って、「Gmailでメールを受信したらLINE WORKSに通知する」方法をご説明します。
[Yoomとは]
Gmailでメールを受信したら、LINE WORKSに通知する方法
Gmailでメッセージが投稿されたことをGmailのAPIを利用して受け取り、LINE WORKSの提供するAPIを用いてLINE WORKSにカードを登録することで実現ができます。一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。
- GmailとLINE WORKSをマイアプリ登録
- テンプレートをコピー
- フローの起点となるGmailのトリガー設定と、その後に続くLINE WORKSのオペレーション設定
- トリガーボタンをONにして、GmailとLINE WORKSの連携動作を確認
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方は、ログインしましょう。
ステップ1：GmailとLINE WORKSをマイアプリ登録
GmailとLINE WORKSをYoomに接続するマイアプリ登録を行います。
最初にマイアプリ登録を行うことで、自動化設定を簡単に行うことができます。
まず、Gmailのマイアプリ登録を行ってください。
Yoom画面左側の「マイアプリ」→「新規接続」をクリックします。
アプリ一覧と検索欄が表示されるので、どちらかを活用してGmailを選択します。
以下の画面が表示されたら、「Sign in with Google」をクリックします。
サインインするアカウントを選択し、「次へ」をクリックします。
アクセス許可を行うことで、Gmailのマイアプリ連携は完了です。
次に、LINE WORKSのマイアプリ登録を行います。
先ほどと同様に、LINE WORKSをアプリ一覧から探すか、検索欄で検索してください。
こちらを参考にして「クライアントID」「クライアントシークレット」「スコープ」を入力し、「追加」をクリックします。
これで、LINE WORKSのマイアプリ連携が完了します。
両方のマイアプリ登録が完了すると、GmailとLINE WORKSがマイアプリに表示されます。
次に、フローボットのテンプレートを使用して設定を進めましょう。
Yoomにログインし、以下のバナーの「試してみる」をクリックしてください。
Gmailの受信内容をYoomメールに転送し、要約した上でLINE WORKSに通知する
試してみる
Gmailの受信内容をYoomメールに転送し、要約した上でLINE WORKSに通知するフローです。
「テンプレートがコピーされました！」と表示されるので、「OK」をクリックすることでコピーが完了します。
ステップ2：トリガーを設定
次に、Gmailのトリガーを設定します。「メールを受信したら」をクリックしてください。
「受信用アドレスの作成」を行ってください。
タイトルは自由に変更できます。
※不明な点はこちらをご参照ください。
トリガー条件を設定することで、設定した条件に合ったメールを受信した場合のみ通知するようにできます。
設定後、「次へ」をクリックします。
メールトリガーのテストを行います。
作成したメールアドレスにメールを送信し、「テスト」をクリックします。
テストが成功したら、「保存」をクリックしてください。
続いて、AIを利用してテキストからデータを抽出する設定をします。
「データを操作・変換する」をクリックしてください。
「変換タイプ」で任意の設定を選択してください。
「対象のテキスト」には、「アウトプット」から受信したメールの本文情報を入力します。
「抽出したい項目」は受信したメールの内容から抽出したい項目を設定します。
※今回はサンプルとして本文にテストと打ち込んだメールを送信したため、抽出する項目に「テスト」と設定しました。
設定後、「テスト」をクリックしてください。
テストを実行すると、アウトプットに情報が表示されます。
情報が表示されたことを確認し、「保存する」をクリックしてください。
ステップ3：アクションを設定
次に、AIを利用してテキストを要約する設定を行います。
「要約する」をクリックしてください。
アクションは任意の設定を選択してください。
タイトルは自由に変更できます。
「要約対象のテキスト」に「アウトプット」から取得した受信したメールの本文情報を入力します。
「文字数」と「要約の条件」は任意の設定を行ってください。
設定後、テストを実行し、「保存」をクリックします。
続いて、LINE WORKSのアクションを設定するので、「トークルームにメッセージを送信」をクリックしてください。
「LINE WORKSと連携するアカウント情報」を確認してください。
タイトルは自由に変更できますが、実行アクションは変更しなくて大丈夫です。
「APIの接続設定」を行います。
注意事項を確認して、「ボットID」と「トークルームID」を設定してください。
「メッセージ」には、通知する内容を任意で設定してください。
「アウトプット」から取得したメールの情報やAIを利用して要約した内容を入力できます。
設定後、「テスト」を実行し、「テスト成功」と表示されたら「保存」をクリックしてください。
ステップ4：GmailとLINE WORKSの自動化の動作確認
最後に「トリガーをON」をクリックすると、自動化の設定は完了です。
これで、Gmailでメールを受信したら自動でLINE WORKSに通知されます。
今回使用したテンプレートはこちらです。
Gmailの受信内容をYoomメールに転送し、要約した上でLINE WORKSに通知する
試してみる
Gmailの受信内容をYoomメールに転送し、要約した上でLINE WORKSに通知するフローです。
GmailやLINE WORKSを使ったその他の自動化例
今回ご紹介したフロー以外にもGmailやLINE WORKSのAPIを利用すれば、さまざまな業務の自動化を実現することができます。
いずれも簡単な設定で利用が可能になりますので、もし気になるものがあれば、ぜひお試しください！
GmailとLINE WORKSのその他の自動化例
LINE WORKSの投稿内容をもとにGmailでメールを送信したり、Gmailの受信内容を翻訳して通知することができます。
他にも、Yoomのメール機能と連携して、Gmailの受信内容をYoomメールに転送し、要約した上でLINE WORKSに通知することも可能です。
LINE WORKSの投稿内容をもとにGmailでメールを送信する
試してみる
■概要
「LINE WORKSの投稿内容をもとにGmailでメールを送信する」ワークフローは、定型的なメール送信作業を自動化します。
チャット上で必要な情報を投稿すると自動でGmailが送信されるため作業効率が向上します。
■このテンプレートをおすすめする方
・LINE WORKSを利用してコミュニケーションを行っている方
・チームでLINE WORKSを使って情報共有をしているが、重要な投稿内容を見逃してしまうことが多い方
・迅速に重要な情報を関係者全員に伝えたいと考える方
・社内ツールとしてGmailを利用している企業
・Gmailを日常的に使っていて、新着の重要情報をスピーディにチェックしたい方
■注意事項
・LINE WORKSとGmailのそれぞれとYoomを連携してください。
Gmailの受信内容を翻訳してLINE WORKSに通知する
試してみる
■概要
「Gmailの受信内容を翻訳してLINE WORKSに通知する」ワークフローは、情報共有の際に役立ちます。
翻訳した上で通知できるため、海外の取引先とやり取りすることが多い方におすすめです。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailを日常的に使用している方
・受信したメールの内容を迅速に把握したい方
・LINE WORKSを利用して社内やチーム内でのコミュニケーションを活発に行いたい方
・メールの翻訳が必要な場面が多い方
・受信メールの内容をスピーディに共有し、情報の行き違いを防ぎたい方
・手動でのメール管理に手間を感じている方
■注意事項
・GmailとLINE WORKSのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Gmailの受信内容をYoomメールに転送し、要約した上でLINE WORKSに通知する
試してみる
Gmailの受信内容をYoomメールに転送し、要約した上でLINE WORKSに通知するフローです。
LINE WORKSを活用した自動化例
投稿や回答が行われたらLINE WORKSに通知する
異なるコミュニケーションツール間での情報共有を効率化でき、チームのコミュニケーション強化が期待できるでしょう。
Googleフォームで回答が送信されたらLINE WORKSに通知
試してみる
Googleフォームから回答が送信されたら、LINE WORKSの特定のトークルームに通知します。
Outlookでメールを受信したら、LINE WORKSに通知
試してみる
Outlookでメールを受信したら、メール文からAIで内容を取得・要約して、LINE WORKSに通知するフローです。
Google Chatで投稿されたら、LINE WORKSに通知する
試してみる
Google Chatで投稿されたメッセージをLINE WORKSに通知するフローです。
リードが作成されたら、LINE WORKSに通知する
大切な顧客情報を見落とすことなく迅速に対応することができ、業務効率向上が図れます。
HubSpotのコンタクトにリードが登録されたら、LINE WORKSに通知する
試してみる
HubSpotのコンタクトにリードが登録されたら、LINE WORKSに通知するフローです。
Microsoft Dynamics365 Salesでリードが作成されたら、LINE WORKSに通知する
試してみる
Microsoft Dynamics365 Salesでリードが作成されたら、LINE WORKSに通知するフローです。
Salesforceに新規リードが登録されたらLINE WORKSに通知
試してみる
Salesforceに新規リードが登録されたことを検知し、LINE WORKSの指定のチャンネルに通知します。
LINE WORKSでメッセージが投稿されたら情報を登録する
LINE WORKSの情報をもとに情報が自動追加されるため、共有プロセスにおける手動作業を省けるかもしれません。
LINE WORKSで投稿された内容をAsanaに追加する
試してみる
LINE WORKSで投稿された内容をAsanaに追加するフローです。
LINE WORKSでメッセージが投稿されたらTrelloにカードを登録する
試してみる
LINE WORKSでメッセージが投稿されたらTrelloにカードを登録するフローです。
LINE WORKSで特定のメッセージが投稿されたらBacklogに課題を登録する
試してみる
LINE WORKSで特定のメッセージが投稿されたらBacklogに課題を登録するフローです。
Gmailを活用した自動化例
管理している宛先へ自動でメールを送る
手動での情報取得やメール作成・送信が不要になるため、宛先誤りや送信忘れを防げるようになるはずです。
Zoomウェビナー終了後、Gmailでフォローメールを自動送信する
試してみる
■概要
Zoomウェビナー終了後、Gmailでフォローメールを自動送信するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1. Zoomでウェビナーを頻繁に開催する方
・ウェビナー終了後に参加者へのフォローメールを欠かさず送りたいが、手動での作業に手間を感じている方
・ウェビナーの参加者に迅速かつ効率的にフォローメールを送りたい方
2. Gmailを主要なコミュニケーション手段として利用している方
・Gmailを日常的に使っており、テンプレートメールを自動化することで業務効率を上げたい方
・参加者全員に個別にメールを送る手間を省きたい方
■注意事項
・ZoomとGmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
指定日時にNotionから顧客情報を取得し、Gmailで定型文を送信する
試してみる
■概要
指定日時にNotionから顧客情報を取得し、Gmailで定型文を送信するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Notionで顧客情報を管理している企業の営業やカスタマーサポートの担当者
・定期的な顧客へのフォローアップメールの送信作業を負担に感じている方
・契約の更新時期や期限に合わせ、顧客にリマインドメールを送信する必要のある法人営業担当者やアシスタント
・条件に合致する複数の顧客に対して、スケジュールを決めてクーポンなどの案内を送りたい方
■注意事項
・Notion、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Googleスプレッドシート上のリストそれぞれにメールを送信する
試してみる
■概要
・Googleスプレッドシート内にある顧客リストのアドレスに対して、メールを一度に送信します。
・同じ処理を繰り返す処理を用いることで、顧客別に社名や担当者名を変換してメールを送付することができます。
■実際のフローボットの動き
https://youtu.be/dUv9YYx5wHo
■注意事項
・今回使用している同じ処理を繰り返す操作はチームプラン以上でご利用可能となっています。
※フリープランの場合でも、1度2週間の有料プランのトライアルが実施可能です。
Yoomワークスペース(管理画面)の左下プラン変更からお申込が可能ですので、有料プランの機能検証の際はこちらをご活用くださいませ。
無料トライアルでできることと開始方法および注意点▼
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9115350
特定の条件にマッチしたGmailのメール内容を通知する
特定の条件にマッチしたメールを迅速に受け取ることで、重要なメールを見逃すことなく迅速な対応が可能となります。
本文やタイトルが特定の条件にマッチしたGmailのメール内容をSlackに通知する
試してみる
本文やタイトルが特定の条件にマッチしたGmailのメール内容をSlackに通知するフローです。
■注意事項
・GmailとSlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
本文やタイトルが特定の条件にマッチしたGmailのメール内容をMicrosoft Teamsに通知する
試してみる
本文やタイトルが特定の条件にマッチしたGmailのメール内容をMicrosoft Teamsに通知するフローです。
■注意事項
・GmailとMicrosoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Gmailで特定条件のメールを受信したら、Discordに通知する
試してみる
■概要
「Gmailで特定条件のメールを受信したら、Discordに通知する」フローは、メール管理を効率化する業務ワークフローです。
Gmailで受信する重要なメールを自動的にDiscordに送信することで、チーム内での情報共有が迅速かつ確実に行えます。
これにより、重要な通知を見逃すことなく、業務のスムーズな進行をサポートします。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailを日常的に使用しており、特定のメールを見逃したくないビジネスユーザーの方
・Discordを利用してチーム内で情報共有を強化したい方 メールの受信と通知を自動化し、業務効率を向上させたい担当者
・特定条件に基づいて重要なメールをフィルタリングし、即座に通知を受け取りたい方
・ITツールを活用して業務ワークフローを最適化したい企業のIT担当者
■注意事項
・Gmail、DiscordのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
GmailとLINE WORKSの連携メリット
メリット1：社内連携の効率化
GmailとLINE WORKSを連携することで、Gmailの受信内容を自動でLINE WORKSに通知できます。
例えば、チームで共有すべきメールが届いた際、LINE WORKSのグループチャットに通知されるように設定することで、個別にメールを確認する手間を省き、素早く情報を共有できるようになるでしょう。
これにより、情報共有の遅延やミスを防ぎ、社内連携の強化やスムーズなタスク進行が実現するはずです。
メリット2：外出先での業務対応
GmailとLINE WORKSの連携で、営業担当者や現場作業員など、オフィス外での業務が多い従業員でも、メールを開かずにLINE WORKSの通知で重要な情報を素早く受け取れます。
例えば、外出中に顧客から緊急のメールが届いた場合でも、LINE WORKSに通知されるため、すぐに確認し対応できるようになるはずです。
顧客満足度の向上や会社の信頼感を高められるかもしれません。
メリット3：メールの見落とし防止
GmailとLINE WORKSを連携して、Gmailで受信したメールをLINE WORKSに通知することで、メールの見落としを防止できるでしょう。
例えば、複数のプロジェクトを進行している場合、プロジェクトごとに通知するチャットを分けることで、メールが埋もれてしまうのを防げると予想されます。
業務上のミスを防ぐことで、業務効率の向上につながりそうですね。
まとめ
今回は、GmailとLINE WORKSを連携させ、メールを受信したらLINE WORKSに通知する方法をご紹介しました。
この自動化により、個別にメールを確認する手間を省き、情報の見落としを防げるでしょう。
これにより、社内連携の強化や業務の効率化、顧客満足度の向上が期待できます。
この機会にぜひテンプレートを利用し、GmailとLINE WORKSを連携して業務の効率化を目指してください。
また、Yoomのアプリ連携はノーコードで設定ができ、誰でもすぐに始められます。ぜひ導入を検討してみてくださいね。
.avif)
.png)
.avif)
