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現代のビジネスシーンにおいて、重要なメールを見落とさずに効率的に共有することは、生産性を向上させるための重要な要素といえるでしょう。
Yoomを活用してGmailとLINE WORKSを連携することで、Gmailでメール受信時に自動でLINE WORKSに通知を送ることが可能になります。
これにより、情報共有速度が向上し、素早い業務対応が可能になるでしょう。
また、メールの見落としなどの業務ミスの防止も期待できます。
この記事では、Gmailでメールを受信時した際に自動でLINE WORKSに通知するフローの設定方法と導入するメリットについて解説します。
本記事ではノーコードツール「Yoom」を使用した連携方法をご紹介します。
難しい設定や操作は必要なく、非エンジニアの方でも簡単に実現できます。
下記のテンプレートから今すぐに始めることもできますので、ぜひお試しください！
■概要
Gmailでメールを受信したらYoomメールに転送し、メール文からAIで内容を取得・要約して、LINE WORKSに通知するフローです。
AIによるデータ抽出を活用することで、複雑な正規表現の設定が不要になりフローボット自体も短縮化が可能です。
■注意事項
・Gmailからメールを転送し、メールトリガーを起動する方法は下記を参照ください。
それではここからノーコードツールYoomを使って、「Gmailでメールを受信したらLINE WORKSに通知する」方法をご説明します。
[Yoomとは]
Gmailでメッセージが投稿されたことをGmailのAPIを利用して受け取り、LINE WORKSの提供するAPIを用いてLINE WORKSにカードを登録することで実現ができます。一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方は、ログインしましょう。
GmailとLINE WORKSをYoomに接続するマイアプリ登録を行います。
最初にマイアプリ登録を行うことで、自動化設定を簡単に行うことができます。
まず、Gmailのマイアプリ登録を行ってください。
Yoom画面左側の「マイアプリ」→「新規接続」をクリックします。
アプリ一覧と検索欄が表示されるので、どちらかを活用してGmailを選択します。
以下の画面が表示されたら、「Sign in with Google」をクリックします。
サインインするアカウントを選択し、「次へ」をクリックします。
アクセス許可を行うことで、Gmailのマイアプリ連携は完了です。
次に、LINE WORKSのマイアプリ登録を行います。
先ほどと同様に、LINE WORKSをアプリ一覧から探すか、検索欄で検索してください。
こちらを参考にして「クライアントID」「クライアントシークレット」「スコープ」を入力し、「追加」をクリックします。
これで、LINE WORKSのマイアプリ連携が完了します。
両方のマイアプリ登録が完了すると、GmailとLINE WORKSがマイアプリに表示されます。
次に、フローボットのテンプレートを使用して設定を進めましょう。
Yoomにログインし、以下のバナーの「試してみる」をクリックしてください。
■概要
Gmailでメールを受信したらYoomメールに転送し、メール文からAIで内容を取得・要約して、LINE WORKSに通知するフローです。
AIによるデータ抽出を活用することで、複雑な正規表現の設定が不要になりフローボット自体も短縮化が可能です。
■注意事項
・Gmailからメールを転送し、メールトリガーを起動する方法は下記を参照ください。
「テンプレートがコピーされました！」と表示されるので、「OK」をクリックすることでコピーが完了します。
次に、Gmailのトリガーを設定します。「メールを受信したら」をクリックしてください。
「受信用アドレスの作成」を行ってください。
タイトルは自由に変更できます。
※不明な点はこちらをご参照ください。
トリガー条件を設定することで、設定した条件に合ったメールを受信した場合のみ通知するようにできます。
設定後、「次へ」をクリックします。
メールトリガーのテストを行います。
作成したメールアドレスにメールを送信し、「テスト」をクリックします。
テストが成功したら、「保存」をクリックしてください。
続いて、AIを利用してテキストからデータを抽出する設定をします。
「データを操作・変換する」をクリックしてください。
「変換タイプ」で任意の設定を選択してください。
「対象のテキスト」には、「アウトプット」から受信したメールの本文情報を入力します。
「抽出したい項目」は受信したメールの内容から抽出したい項目を設定します。
※今回はサンプルとして本文にテストと打ち込んだメールを送信したため、抽出する項目に「テスト」と設定しました。
設定後、「テスト」をクリックしてください。
テストを実行すると、アウトプットに情報が表示されます。
情報が表示されたことを確認し、「保存する」をクリックしてください。
次に、AIを利用してテキストを要約する設定を行います。
「要約する」をクリックしてください。
アクションは任意の設定を選択してください。
タイトルは自由に変更できます。
「要約対象のテキスト」に「アウトプット」から取得した受信したメールの本文情報を入力します。
「文字数」と「要約の条件」は任意の設定を行ってください。
設定後、テストを実行し、「保存」をクリックします。
続いて、LINE WORKSのアクションを設定するので、「トークルームにメッセージを送信」をクリックしてください。
「LINE WORKSと連携するアカウント情報」を確認してください。
タイトルは自由に変更できますが、実行アクションは変更しなくて大丈夫です。
「APIの接続設定」を行います。
注意事項を確認して、「ボットID」と「トークルームID」を設定してください。
「メッセージ」には、通知する内容を任意で設定してください。
「アウトプット」から取得したメールの情報やAIを利用して要約した内容を入力できます。
設定後、「テスト」を実行し、「テスト成功」と表示されたら「保存」をクリックしてください。
最後に「トリガーをON」をクリックすると、自動化の設定は完了です。
これで、Gmailでメールを受信したら自動でLINE WORKSに通知されます。
今回使用したテンプレートはこちらです。
■概要
Gmailでメールを受信したらYoomメールに転送し、メール文からAIで内容を取得・要約して、LINE WORKSに通知するフローです。
AIによるデータ抽出を活用することで、複雑な正規表現の設定が不要になりフローボット自体も短縮化が可能です。
■注意事項
・Gmailからメールを転送し、メールトリガーを起動する方法は下記を参照ください。
今回ご紹介したフロー以外にもGmailやLINE WORKSのAPIを利用すれば、さまざまな業務の自動化を実現することができます。
いずれも簡単な設定で利用が可能になりますので、もし気になるものがあれば、ぜひお試しください！
LINE WORKSの投稿内容をもとにGmailでメールを送信したり、Gmailの受信内容を翻訳して通知することができます。
他にも、Yoomのメール機能と連携して、Gmailの受信内容をYoomメールに転送し、要約した上でLINE WORKSに通知することも可能です。
■概要
LINE WORKSのトークルームで共有された情報を、都度Gmailで関係者にメールで共有していませんか？特に画像で送られてきた情報を手入力で転記するのは手間がかかり、ミスも発生しがちです。このワークフローを活用すれば、LINE WORKSの特定トークルームへの投稿をきっかけに、Gmailでのメール送信を自動化できます。OCR機能により画像内のテキストも読み取って本文に含められるため、転記作業の手間やヒューマンエラーを削減し、迅速な情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
海外の顧客やパートナーとのやり取りで、外国語のメール対応に時間を要したり、内容の把握が遅れてしまったりすることはありませんか。このワークフローは、Gmailで特定のメールを受信すると、その内容をAIが自動で翻訳し、LINE WORKSに通知する一連の流れを自動化します。これにより、言語の壁によるコミュニケーションの遅延を防ぎ、迅速な対応を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Gmailでメールを受信したらYoomメールに転送し、メール文からAIで内容を取得・要約して、LINE WORKSに通知するフローです。
AIによるデータ抽出を活用することで、複雑な正規表現の設定が不要になりフローボット自体も短縮化が可能です。
■注意事項
・Gmailからメールを転送し、メールトリガーを起動する方法は下記を参照ください。
異なるコミュニケーションツール間での情報共有を効率化でき、チームのコミュニケーション強化が期待できるでしょう。
■概要
Google Chatで投稿されたメッセージをLINE WORKSに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Google ChatとLINE WORKSを併用しているチーム
・部署間やプロジェクトチーム間でコミュニケーションツールが異なる場合に、Google ChatのメッセージをLINE WORKSに自動転送することで、情報共有を効率化したい方
・Google Chatの特定のスペースの投稿をLINE WORKSの特定のトークルームに通知し、重要な情報の見逃しを防ぎたい方
2.Google Chatの情報をLINE WORKSに集約して管理したい方
・Google ChatのメッセージをLINE WORKSにアーカイブし、過去のやり取りを検索しやすくしたい方
・LINE WORKSをメインのコミュニケーションツールとして利用しており、Google Chatからの通知も一元管理したい方
■このテンプレートを使うメリット
・コミュニケーションツールを切り替える手間が省け、業務効率が向上します。
・Google ChatとLINE WORKSを連携させることで、異なるコミュニケーションツール間での情報共有を効率化し、チームのコミュニケーションを円滑にします。
■注意事項
・Google Chat、LINE WORKSのそれぞれとYoomを連携させてください。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細はこちらをご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336
■概要
Outlookでメールを受信したら、メール文からAIで内容を取得・要約して、LINE WORKSに通知するフローです。
AIによるデータ抽出を活用することで、複雑な正規表現の設定が不要になりフローボット自体も短縮化が可能です。
■注意点
・Microsoft Outlookからメールを転送し、メールトリガーを起動する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/8878586
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
◼️概要
Googleフォームで回答が送信されたら、LINE WORKSの任意のトークルームに通知します。
投稿先のトークルームやメッセージ内容は任意の内容にカスタマイズ可能です。
◼️設定方法
1.GoogleフォームとLINE WORKSをYoomと連携してください。（マイアプリ連携）
2.「フォームに回答が送信されたら」というトリガーでフォームのIDを設定し、テストを実行してください。
3.テストが成功すると、フォームの回答情報が取得できるため、回答情報の中から取得したい情報を[＋]マークのボタンで選択し、アウトプットに格納してください。
4.「トークルームにメッセージを送信」というオペレーションで、Googleフォームから取得した回答内容をもとに、対象のトークルームやメッセージ内容を設定してください。
◼️注意事項
・Googleフォーム、LINE WORKSそれぞれとのアカウント連携が必要です。
・Googleフォームの質問内容の設定を適宜変更してご利用ください。
大切な顧客情報を見落とすことなく迅速に対応することができ、業務効率向上が図れます。
■概要
HubSpotのコンタクトにリードが登録されたら、LINE WORKSに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.顧客管理にHubSpotを活用しているマーケティングチーム
・HubSpotを利用してリード情報を一元管理している方
・見込み顧客へのフォローアップを効率化したい方
2.LINE WORKSを業務コミュニケーションツールとして利用している企業
・リード情報をLINE WORKSで迅速に把握したい方
■このテンプレートを使うメリット
このテンプレートを利用すると、新しくHubSpotに追加されたリード情報をLINE WORKS上で迅速に確認できます。
HubSpotにアクセスする手間を省くことができるため、リード情報を確認しやすくなり、その後の対応もスムーズに行うことができます。
適切なフォローアップができるため、顧客体験の向上に寄与します。
また、メンバーへの情報共有の手段としても有効です。
通知されたリード情報をもとに、そのままチャット上でやりとりができるため、メンバーとの連携も強化されるでしょう。
■注意事項
・ HubSpotとLINE WORKSのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・LINE WORKSのマイアプリ連携方法はこちらをご参照ください。
■概要
Microsoft Dynamics365 Salesで新しいリードが作成された際、関係者への情報共有を手作業で行うことに手間を感じていないでしょうか。情報伝達の遅れは、貴重な営業機会の損失に繋がることもあります。このワークフローを活用すれば、Microsoft Dynamics365 Salesでリードが作成されると同時に、LINE WORKSへ自動で通知されるため、迅速かつ漏れのない情報共有を実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
LINE WORKSの情報をもとに情報が自動追加されるため、共有プロセスにおける手動作業を省けるかもしれません。
■概要
LINE WORKSで受けた依頼や報告を、都度Backlogに転記する作業に手間を感じていませんか？この手作業は、対応漏れや入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用することで、LINE WORKSの特定のメッセージ投稿をきっかけに、自動でBacklogに課題を登録できるため、これらの課題を解消し、迅速かつ正確なタスク管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
■このワークフローのカスタムポイント
■概要
LINE WORKSでメッセージが投稿されたらTrelloにカードを登録するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.LINE WORKSを活用している方
・メッセージの内容を効率的に管理し、タスクの確認漏れを防ぎたいと考える方
2.タスク管理ツールとしてTrelloを利用している方
・タスクの追加作業を手間に感じている方
■このテンプレートを使うメリット
LINE WORKSとTrelloを連携させることで、タスクの管理がスムーズに行えるというメリットがあります。
メッセージが投稿された際に自動的にTrelloにカードとして登録されるため、手動での入力作業が不要となり、タスクを見逃すリスクが減少します。
また、スピーディに進捗の可視化ができるため、進捗状況をすぐに把握することができます。
これにより、メンバー全員が常に最新の情報を共有することができ、プロジェクトの管理が効率化されるでしょう。
さらに、タスクの整理が簡単になることで、メンバー間の連携も強化され、チーム全体の生産性が向上します。
■注意事項
・LINE WORKSとTrelloのそれぞれとYoomを連携してください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
LINE WORKSで投稿された内容をAsanaに追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.LINE WORKSを利用してコミュニケーションをとっている方
・チームメンバーと日常的にLINE WORKSでやり取りしており、重要なタスクの見逃しを防ぎたい方
・LINE WORKSに投稿された内容をプロジェクト管理ツールに簡単に反映させたい方
2.Asanaをプロジェクト管理・タスク管理ツールとして活用している企業
・LINE WORKSでの指示やタスク情報を漏れなくAsanaで管理したい方
■このテンプレートを使うメリット
このテンプレートを利用すると、タスク管理の効率化を図ることができます。
LINE WORKSの情報をもとにAsanaにタスクが自動追加されるため、手動での追加作業が削減されます。
これにより、担当者は余った時間を他の業務に充てることができるため、業務効率化に寄与します。
また、自動でタスクが追加されるため、タスクの把握漏れが削減されます。
あとで追加しようと思っていたタスクを追加し忘れて対応漏れが出てしまった、という事態を未然に防止できます。
■注意事項
・LINE WORKSとAsanaのそれぞれとYoomを連携してください。
・LINE WORKSのマイアプリ連携方法はこちらをご参照ください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
手動での情報取得やメール作成・送信が不要になるため、宛先誤りや送信忘れを防げるようになるはずです。
■概要
ウェビナー開催後のフォローメールは重要ですが、参加者リストをもとに手作業で対応するのは時間がかかり、送信漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Zoomでのウェビナー終了をきっかけに、参加者情報をもとにGmailでフォローメールを自動で送信できます。この自動化により、迅速で確実なフォローアップが実現し、煩雑な手作業から解放されます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■概要
Notionに蓄積した顧客リストへ、定期的にメールを送信する業務を手作業で行っていませんか。件数が増えるほど作業時間は増え、宛先や内容の間違いといったヒューマンエラーのリスクも高まります。このワークフローを活用すれば、指定した日時にNotionから顧客情報を自動で取得し、Gmailで定型文メールを送信する一連の流れを自動化できるため、こうした課題を解消し、確実な顧客コミュニケーションを実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
特定の条件にマッチしたメールを迅速に受け取ることで、重要なメールを見逃すことなく迅速な対応が可能となります。
■概要
日々の業務で大量に届くメールの中から、問い合わせやシステムアラートといった重要なメールを探すのに手間がかかっていませんか。他のメールに埋もれてしまい、対応が遅れてしまうことも少なくありません。このワークフローを活用すれば、Gmailで受信した特定のメールを自動でSlackに通知できるため、重要な連絡の見落としを防ぎ、迅速な初動対応を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Gmailで受信する大量のメールの中から、特定の内容だけをチームに共有する作業は手間がかかる上に、見落としのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のキーワードを含むメールを受信した際に、その内容を自動でDiscordに通知できます。重要な情報の共有を自動化し、コミュニケーションの迅速化と業務の効率化を支援します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Gmailに届く大量のメールの中から、重要なものを見逃してしまったり、チームへの共有が遅れてしまったりすることはありませんか？
手作業で特定のメールを探し出し、転送する作業は手間がかかるだけでなく、対応漏れのリスクも伴います。
このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のキーワードを含むメールを受信した際に、その内容を自動でMicrosoft Teamsへ通知するため、迅速な情報共有と対応漏れの防止に繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
GmailとLINE WORKSを連携することで、Gmailの受信内容を自動でLINE WORKSに通知できます。
例えば、チームで共有すべきメールが届いた際、LINE WORKSのグループチャットに通知されるように設定することで、個別にメールを確認する手間を省き、素早く情報を共有できるようになるでしょう。
これにより、情報共有の遅延やミスを防ぎ、社内連携の強化やスムーズなタスク進行が実現するはずです。
GmailとLINE WORKSの連携で、営業担当者や現場作業員など、オフィス外での業務が多い従業員でも、メールを開かずにLINE WORKSの通知で重要な情報を素早く受け取れます。
例えば、外出中に顧客から緊急のメールが届いた場合でも、LINE WORKSに通知されるため、すぐに確認し対応できるようになるはずです。
顧客満足度の向上や会社の信頼感を高められるかもしれません。
GmailとLINE WORKSを連携して、Gmailで受信したメールをLINE WORKSに通知することで、メールの見落としを防止できるでしょう。
例えば、複数のプロジェクトを進行している場合、プロジェクトごとに通知するチャットを分けることで、メールが埋もれてしまうのを防げると予想されます。
業務上のミスを防ぐことで、業務効率の向上につながりそうですね。
今回は、GmailとLINE WORKSを連携させ、メールを受信したらLINE WORKSに通知する方法をご紹介しました。
この自動化により、個別にメールを確認する手間を省き、情報の見落としを防げるでしょう。
これにより、社内連携の強化や業務の効率化、顧客満足度の向上が期待できます。
この機会にぜひテンプレートを利用し、GmailとLINE WORKSを連携して業務の効率化を目指してください。
また、Yoomのアプリ連携はノーコードで設定ができ、誰でもすぐに始められます。ぜひ導入を検討してみてくださいね。
