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Gmailで受信した取引先からの請求書データをNotionに手動転記しているのであれば、画像読み取り機能のAI-OCRを活用した自動化の導入がおすすめです。
AI-OCRを活用することで、請求書内の「会社名、商品内容、金額、日付」といったデータを読み取り、自動的にNotionへ格納できます。
本来データ転記には手間がかかることに加え、入力ミスなどのヒューマンエラーも付きものですが、今回紹介する自動化を導入することによりこれらを払拭できるかもしれません。
事務作業が今よりも簡単になる可能性もあります。業務改善を図りたい方は、アプリ連携による自動化をぜひお試しください！
それではここからノーコードツールYoomを使って、「Gmailで受信した請求書をOCRで読み取り、Notionデータベースに追加する」方法をご説明します。
[Yoomとは]
まず、特定のラベルに振り分けている送信先から受信した添付ファイル付きのメールのみをGmailのAPIを活用して取得します。
次に、添付されているファイルの内容をAI-OCRで読み取り、「会社名、金額、日付」などの文字を抽出してデータ化することが可能です。
最後にNotionのAPIを活用してデータ化した文字列を取得し、指定したデータベースへ登録します。
このような連携の実現には、一般的にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に導入できます。
今回の連携フローは大きく分けて以下のプロセスの通りです。
まずはじめに、Yoomの登録を行いましょう。
Yoomは2週間のトライアルが可能です。実際に操作をして使用感を確かめることができます。
1.検索する
Gmailのアイコンをクリックします。
2.サインイン
赤枠をクリックしてください。
3.アカウント選択
連携するアカウントを選択します。
確認して了承したら次へを押します。
4.連携完了
画面が切り替わり、上記の表示がされれば連携完了です。
1.Notionの準備
NotionとYoomを連携するにあたり、現段階でNotionの準備をしておく必要があります。
請求書データを格納するデータベースを用意しましょう。
2.検索する
Notionを検索し、Notionのアイコンをクリックします。
3.アクセスリクエスト
画像のようにアクセスのリクエストについて表示がされます。
確認し、「ページを選択する」をクリックしてください。
4.ページを選択する
Notionで作成済みのページが表示されます。
先ほど用意したページを選択し、「アクセスを許可する」を押しましょう。
5.連携完了
Yooｍの画面に戻り、上記の表示が出たら連携完了です。
次に、今回使用するテンプレートをコピーしてください。
1.上のバナーの「詳細を見る」をクリック
2.移行した画面下部の「このテンプレートを試してみる」をクリック
3.Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログインしましょう。
フローボットのテンプレートが「マイプロジェクト」にコピーされると、上記の表示がされます。
画像のようなページに移行するので、詳細な設定を行っていきましょう。
1.マイプロジェクトを開く
画面左側のメニューから「マイプロジェクト」を開きましょう。
2.コピーしたテンプレートを開く
「【コピー】Gmailで受信した請求書をOCRで読み取り、Notionデータベースに追加する」をクリックします。
3.アプリトリガーを選択
Gmailのアイコンの「特定のラベルのメールを受信したら」をクリックします。
タイトルなどの設定は完了しているため、次へを押しましょう。
4.トリガーの起動間隔の設定
各項目を設定します。
まずは起動間隔を設定しましょう。
トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ラベルはボックスをクリックすることで選択可能です。
一覧表示されるため、ラベル別けで受信している請求書が格納されるものを選択してください。
ここまでできたら、テスト用の請求書をGmailに送信しましょう。
5.テストの実行
設定が完了したらテストボタンを押してください。
画像のようなテスト成功画面が表示されたら保存を押しましょう。
続けて分岐の設定を行います。
2.分岐する
分岐アイコンの「添付ファイルの有無で分岐」を選択してください。
※分岐アクションは有料プランのみご利用いただけます。
※有料プランは2週間のトライアルが可能です。
2.分岐条件を設定する
テンプレートを活用しているため設定は完了しています。そのため、画像と同じ状態になっているか確認をしましょう。
この設定は「添付ファイルがある場合のみ次のステップへ進む」というものになります。
設定が完了したら保存をクリックしてください。
1.画像・PDFから文字を読み取る
「画像・PDFから文字を読み取る」をクリックします。
タイトルなどの設定は完了しているため、次へを押しましょう。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
2.必須項目の設定
赤枠のようになっているか確認をしましょう。
次はどのような項目を抽出するのか設定します。ボックス下部の補足の通り、デフォルトで抽出する文字列はあらかじめ指定済みです。そのため、追加で抽出したい内容がある場合は記載してください。
今回は別途で消費税なども抽出してみます。
4.テストと保存
ここまで設定できたらテストボタンを押します。
テスト成功と表示されます。これによりアップロードしたファイルのデータの読み取りが完了しました。
尚、Notionに格納可能なデータは、下部にあるアウトプットに記載されています。
ここまで設定が完了したら保存をクリックしてください。
続けて、Notionへ格納する設定を行います。
1.データベースを操作する
Notionのアイコンの「レコードを追加する」をクリックします。
画面を下へスクロールしましょう。
2.データベースの連携
使用するデータベースのIDを設定します。
ボックスをクリックすると、連携済みのデータベースが一覧表示されます。
今回使用するデータベースを選択してください。
選択ができたら、次へを押します。
3.追加するレコードの値の設定
画像のような画面に移行します。
これらのボックスは用意したNotionに依存しているため、画像とは異なる場合がありますが、設定方法は同様となります。
ボックスの中をクリックし、データの挿入を行います。
赤枠をクリックしましょう。
ボックスの項目名と等しいデータを選択しましょう。
画像では、ボックス名が「会社名」となっているため、選択するデータは「発行元の企業」となります。
4.テストの実行
必要な項目を埋めたら、画面下部にあるテストボタンを押しましょう。
青く「テスト成功」と表示されたら設定完了です。保存を押してください。
5.トリガーをONにする
フローボットの作成が完了すると、上記のような表示がされます。トリガーは初期設定ではOFFの状態なので、ONにしましょう。
以上でフローボットの作成は完了です。
今回使用したフローボットテンプレート
Gmailで受信した請求書をOCRで読み取り、Notionデータベースに追加する
Yoomには自動化だけでなく、業務を円滑に進めるための工夫と機能が詰まっています。
例えば、今回紹介した自動化を、よりニーズに沿ったものにアレンジすることも可能です。
最後にコミュニケーションツールを入れ込むことで、請求書を受信したこと、Notionに格納したことの2つを通知できます。
これにより、請求書の取りこぼしがより防ぎやすくなるかもしれません。
データベースを異なるアプリに変更可能です。データベースだけではなく、Gmailを他のアプリに変更することもできます。
このように、様々なアプリ同士を連携することで自動化の幅が広がり、あらゆる業務の改善に繋げられることが期待できます。
他にも、Gmail・Notion・OCRを使った自動化の例をいくつか紹介します。
1.お問い合わせメールから情報抽出・Gmailで一次メール返信し、Notionに格納する
送信元の会社名などを自動抽出した後に返信メールに流用し、「お問い合わせありがとうございます」などの一次メールを作成可能です。
2.Notionデータベースの情報で請求書を作成しGmailでメールを送信する
Notionの特定のレコードから請求書を自動作成してGmailで送信できます。Notionに格納してあるデータをそのまま流用して請求書を作成するため、事務作業の負担軽減となるはずです。
3.Gmailで受信した領収書をOCRで読み取り、Notionのデータベースに登録する
今回のフローの領収書Verもあります。併用することで毎月の請求書、領収書の処理が自動化できるかもしれません。
今回の連携を行うことで、Gmailで特定のラベルに指定しているメールの請求書ファイルの内容を自動でNotionに格納できます。そのため、時間の節約となるはずです。
例えば、通常であれば添付ファイルの処理を行う際、まずはダウンロードし、必要であれば印刷した後、目視確認、Notionにアクセスして手動転記という工程を踏む必要がありますよね。これを複数回行わなければならない場合かなりの負担となるはずです。
しかし今回の連携を導入すれば、添付ファイルの内容は自動でNotionに格納されるため、処理に手を煩わせる必要がなくなります。これにより、時間の節約ができるかもしれません。
請求書の内容を正確に転記できないと間違ったデータを保管し続けることとなりますよね。今回の連携はこのようなリスク回避になる可能性もあります。
例えば、ヒューマンエラーの代表格と言えばタイピングミス、見間違いによる情報の取りこぼしなどではないでしょうか。このようなエラーを防止できれば、Notionのデータは正確性を保ちやすくなるかもしれません。
また、AIを活用することで一連の作業は素早く完了します。つまり、従来の手作業よりも素早く業務を進めることが可能になるでしょう。
結果として業務効率の向上も期待できるのではないでしょうか。
今回の連携による自動化を導入すれば、請求書処理という定型業務の負担を軽減できるようになるでしょう。
例えば、請求書は毎月、半年、年など、ある一定の間隔で送付されるものです。そのため、特定の週や月などに偏って届くことがありますよね。このような繁忙期に全ての作業を手動で行うとなると、かなりの業務負担になるのではないでしょうか。
そこでAI-OCRを活用し、Notionへの転記作業を自動化すれば、例え多くの請求書が送付されても全ては自動で完結されます。
そのため、毎月定期的に行わなければならない定型業務の負担の軽減が見込めるでしょう
AIを活用した自動化は、業務負担を軽減する大変便利な機能です。今回のような画像の読み取り機能を導入すれば、今まで手動で行っていた業務が自動化し、時間の節約になるかもしれません。
また、入力作業の自動化はヒューマンエラー防止にも役立ちます。これにより正しいデータが保管しやすくなることも期待できるでしょう。
限りある時間の節約をするためにも、今回のようなアプリ連携で業務フローを自動化し、リソースの確保をしてみるのがおすすめです。
ぜひこの機会にYoomを利用してみてくださいね！
