【プログラミング不要】GmailのデータをSansanに自動的に連携する方法

2. Gmailに添付された名刺画像をOCRで解析しSansanに自動登録する

Gmailに添付された名刺画像をOCRで解析し、Sansanに自動登録するフローです。
AI技術を活用することで、入力ミスや抜け漏れといった人為的ミスを減らし、正確性の高い情報を管理できるでしょう。

GmailとSansanの連携フローを作ってみよう

それでは、さっそくGmailとSansanを連携したフローを作成してみましょう！

今回はYoomを使用して、ノーコードでGmailとSansanの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを作成しておきましょう。

[Yoomとは]

今回は、「Gmailで受信した問い合わせの連絡先をSansanに自動登録する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。

• GmailとSansanをマイアプリ連携
• テンプレートをコピー
• Gmailのトリガー設定と各アクション設定
• トリガーをONにして動作チェック

ステップ1：GmailとSansanをマイアプリ連携

まずは、GmailとSansanをマイアプリ登録します。
使用するアプリを事前にマイアプリ登録してYoomと連携しておくことで、後の設定がスムーズになります。

Yoomにログインしたら、左のメニュー欄にある「マイアプリ」をクリックし、右側に表示される「新規接続」をクリックしてください。

【Gmailのマイアプリ登録】

1. 検索窓でGmailと検索し、アプリ一覧からGmailを選択します。

2. 「Sign in with Google」をクリックしてください。

3. Yoomと連携したいGmailのメールアドレス・パスワードを入力し、【Yoomにログイン】の画面で「次へ」をクリックしましょう。

4. 「Yoomがアクセスできる情報を選択してください」欄では、「すべて選択」をチェックして「続行」をクリックします。

以上で、Gmailのマイアプリ登録は完了です。

【Sansanのマイアプリ登録】

1. 先ほど同様に検索窓でSansanと検索し、アプリ一覧からSansanを選択します。

※Sansanはチームプラン・サクセスプランでのみ利用できます。フリープラン・ミニプランの場合は、設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトがエラーとなりますので、ご注意ください。
なお、無料トライアル中は使用できるため、ぜひこの機会にお試しください！

2. 任意のアカウント名とYoomと連携したいアカウントのアクセストークンを入力します。
※「アクセストークン」は、Sansan管理画面から取得します。「設定＞外部サービス連携設定＞API Key」と進み、APIキーを取得してください。

以上で、Sansanのマイアプリ登録は完了です。

ステップ2：テンプレートをコピー

マイアプリ登録が完了したら、早速フローボットを設定していきましょう！
簡単に設定できるよう、テンプレートを使用します。以下のバナーにある「試してみる」をクリックし、テンプレートをコピーしてください。

クリックすると、お使いのYoom管理画面にテンプレートが自動でコピーされます。以下の画面が表示されるので「OK」をクリックしましょう。

ステップ3：Gmailのトリガー設定

1. まずは、フローボットを起動させるためのトリガー設定を行います。
コピーしたテンプレートの1番上にある、「特定のラベルのメールを受信したら」をクリックしてください。

2. 「Gmailと連携するアカウント情報」では、フローボットで使用したいアカウント情報を選択し、「次へ」をクリックします。

3. 「トリガーの起動間隔」を選択します。5分・10分・15分・30分・60分から選択可能ですが、基本的には最短の時間を設定しておくとよいでしょう。
※設定可能な最短の起動間隔はプランによって異なるので、ご注意ください。

3. Sansanに名刺登録する情報を取得したいラベルを設定します。
「ラベル」欄をクリックすると、連携しているアカウントから候補が表示されます。候補から運用に合ったものを選びましょう。

※Gmailではフィルタ機能によって受信したメールを自動で指定したラベルに振り分けることができます。
詳しくは公式サイトを参考に、フィルタ作成時にラベルを指定しておきましょう。

4. 設定が完了したらテストを行います。
指定したラベル宛に、実際にメールを送信しましょう。
※テスト用なので、仮の会社名や氏名（例：「テスト株式会社」や「テスト太郎」など）で問題ないです！

送信後、Yoomの画面に戻って「テスト」をクリックしてください。テストが成功すると、「アウトプット」に先ほど送信したメールの内容が抽出されます。

※アウトプットについて
‍アウトプットとは、トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
取得したアウトプットは、後続のオペレーション設定時の値としてご利用いただくことができ、フローボットを起動する度に、変動した値となります。詳しくはこちらをご参照ください。

正しく送信したメールの内容が抽出できていることを確認し、「保存する」をクリックして設定完了です！

ステップ4：テキストデータの抽出設定

1. 続いて、受信したメールの内容からテキストデータを抽出する設定を行います。
テンプレートの「テキストからデータを抽出する」をクリックします。

2. 抽出したいデータの変換タイプを選択します。
デフォルトでは3,500文字に設定されていますが、より長い文章のメールも抽出したい場合は、7,000文字以上を選択しましょう。

3. 「対象テキスト」にGmailから抽出したいメールの内容を設定します。
入力欄をクリックして表示される「アウトプット」を選択すると、Gmailの受信メールから取得した情報を引用できます。
「特定のラベルのメールを受信したら」内のアウトプットから、「本文」を選択しましょう。

4. 「抽出したい項目」に会社名、姓、名、メールアドレスなど、名刺情報を登録する際に必要な項目を入力します。
ほかにも抽出したい項目がある場合は、カンマ（,）区切りで追加してください！

5. 設定が完了したら「テスト」をクリックします。
テストが成功すると、Gmailで受信したメールの内容から、「抽出したい項目」に指定した項目のテキストデータがアウトプットとして抽出されます。正しくテキストデータを抽出できていることを確認しましょう。

確認したら「保存する」をクリックしてください。

ステップ5：Sansanのアクション設定

1. 最後に、Sansanに名刺データを登録する設定を行います。
テンプレートの1番下にある「名刺データを登録」をクリックしてください。

2. 「Sansanと連携するアカウント情報」では、ステップ1でYoomと連携したSansanのアカウントを選択し、「次へ」をクリックしましょう。

3. API接続設定画面に切り替わります。

「名刺交換日」から「その他の公開/非公開設定」までを、任意で必要な項目を設定してください。
「性」「名」「会社名」「メールアドレス」など、ステップ4でテキストデータを抽出した項目は、「テキストからデータを抽出する」設定時に取得したアウトプットを用いて設定することで、メールで受信した情報を引用できます。

名刺登録時に必要な項目の設定が完了したら、テストを実行してみましょう。
正しくSansanに名刺データが追加されていることを確認し、保存してください。

ステップ6：トリガーをONにして動作チェック

以上で、すべての設定が完了です。
設定が完了すると、以下のポップアップが表示されます。「トリガーをON」にし、実際にフローが正常に動作するかをチェックしましょう！

SansanのデータをGmailに連携したい場合

今回はGmailからSansanへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にSansanからGmailへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。

1. Sansanに名刺情報が登録されたらGmailを自動送信する

Sansanに名刺情報が登録されたら、Gmailを自動送信するフローです。
たとえば、名刺交換のお礼メールの自動送信や、社内共有の自動通知が可能に！対応の抜け漏れや入力ミスを防止し、効率的な顧客フォローや社内共有に期待できます。

2. Sansanで名刺情報が更新されたらGmailで通知する

Sansanで名刺情報が更新されたら、Gmailで更新内容などを通知するフローです。
情報更新の把握漏れによるトラブルを防止し、スムーズな営業活動をサポートします。

GmailやSansanのAPIを使ったその他の自動化例

Sansanとの連携以外でも、GmailのAPIを使用してさまざまな業務を自動化することが可能です。もし気になるものがあれば、ぜひこちらもお試しください！

Gmailを使ったその他の便利な自動化例

Gmailに届いたメールの内容をチャットツールに自動通知したり、受信ファイルをクラウドストレージにアップすることも可能です。また、AIを活用した自動返信もできます。

Sansanを使ったその他の便利な自動化例

Sansanで登録された名刺情報を他のデータベースにも登録したり、名刺画像を自動的にクラウドストレージにアップすることも可能です。また、メールやフォームから取得した情報をもとに、Sansanに名刺情報を自動登録することもできます！

終わりに

いかがでしたか？GmailとSansanを連携することで、手動でのデータ入力の手間を省けるだけでなく、情報の抜け漏れといった人為的ミスを防げるのも大きなメリット。また、自動化により速やかな名刺情報の登録を実現することで、スムーズな営業活動をサポートします。
Yoomを使えば、一見難しそうなアプリ連携も、プログラミング不要で実現できるのも魅力ですよね！

「本当にプログラミング一切なしで設定できるの？」「連携したらどれくらい効率アップするか気になる...」と思った方は、ぜひまずは無料アカウントを作成して、気軽にアプリ連携を試してみてください。アカウント作成はたったの30秒で完了！作成後すぐにGmailとSansanを連携でき、業務自動化を体験できます。

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フローは自由にカスタマイズできるので、使い方は無限大です。ぜひ自社の業務に合う最適な連携フローを作ってみてくださいね！

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本記事を参考に、業務自動化による効率的な顧客管理を体験してみてください。