・
「メールで届いた問い合わせ情報、いちいちSansanに手入力するの面倒だな…」
「メールで届いた名刺情報、自動でSansanに同期できたら楽なのに...」
そんなふうに思ったことはありませんか？GmailとSansanはどちらもビジネスにおいて便利なツールですが、ツール間の往復は手間が多く大変ですよね。
そこで便利なのが、GmailとSansanの連携です！
2つのアプリを連携することで、Gmailで受信した情報を自動でSansanに同期できるようになります。たとえば、Gmailで受信した名刺画像や問い合わせなど、様々な情報を基にしてSansanに名刺情報を自動登録することが可能に！
本記事では、誰でも簡単に実現できる、ノーコードでの連携手順を詳しく解説します。
アプリ連携による業務自動化を取り入れて、顧客情報の管理をもっとスマートにしませんか？ぜひ最後までチェックして、日々の業務効率をアップする参考にしてみてくださいね！
Yoomを利用することで、ノーコードで簡単にGmailとSansanの連携が可能です。
YoomにはあらかじめGmailとSansanを連携するためのテンプレートが用意されているため、APIの知識がなくても、登録するだけですぐに連携できます。
今すぐ試したい方は、以下のバナーの「試してみる」からスタートしましょう！
■概要
Webサイトからの問い合わせなど、Gmailで受け取った連絡先情報を手作業でSansanに登録していませんか？この作業は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスで顧客情報を誤って登録してしまうリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のラベルが付いたメールを受信した際にAIが自動で連絡先情報を抽出してSansanへ登録するため、こうした課題を円滑に解決できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
GmailとSansanをAPI連携すれば、GmailのデータをSansanに自動的に連携することが可能です！
気になる自動化例の「試してみる」をクリックして、Yoomのアカウントを作成すれば、すぐにGmailとSansanを連携できます。
登録はたったの30秒で完了するので、ぜひ気軽にお試しください！
Gmailで受信した問い合わせの連絡先をSansanに自動登録するフローです。
手作業による登録作業を省き、作業時間を節約！受信した問い合わせの連絡先を自動登録することで、顧客情報のデータ管理を効率化し、スムーズな営業活動をサポートします。
■概要
Webサイトからの問い合わせなど、Gmailで受け取った連絡先情報を手作業でSansanに登録していませんか？この作業は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスで顧客情報を誤って登録してしまうリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のラベルが付いたメールを受信した際にAIが自動で連絡先情報を抽出してSansanへ登録するため、こうした課題を円滑に解決できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
Gmailに添付された名刺画像をOCRで解析し、Sansanに自動登録するフローです。
AI技術を活用することで、入力ミスや抜け漏れといった人為的ミスを減らし、正確性の高い情報を管理できるでしょう。
■概要
オンラインでの名刺交換が増える中、画像で受け取った名刺情報を手作業で顧客管理システムに入力するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Gmailで受け取った名刺画像付きのメールをトリガーにOCR機能で情報を自動で読み取り、Sansanへ登録することが可能です。面倒な手入力をなくし、顧客情報の管理を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
それでは、さっそくGmailとSansanを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでGmailとSansanの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを作成しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は、「Gmailで受信した問い合わせの連絡先をSansanに自動登録する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
■概要
Webサイトからの問い合わせなど、Gmailで受け取った連絡先情報を手作業でSansanに登録していませんか？この作業は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスで顧客情報を誤って登録してしまうリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のラベルが付いたメールを受信した際にAIが自動で連絡先情報を抽出してSansanへ登録するため、こうした課題を円滑に解決できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
まずは、GmailとSansanをマイアプリ登録します。
使用するアプリを事前にマイアプリ登録してYoomと連携しておくことで、後の設定がスムーズになります。
Yoomにログインしたら、左のメニュー欄にある「マイアプリ」をクリックし、右側に表示される「新規接続」をクリックしてください。
【Gmailのマイアプリ登録】
1. 検索窓でGmailと検索し、アプリ一覧からGmailを選択します。
2. 「Sign in with Google」をクリックしてください。
3. Yoomと連携したいGmailのメールアドレス・パスワードを入力し、【Yoomにログイン】の画面で「次へ」をクリックしましょう。
4. 「Yoomがアクセスできる情報を選択してください」欄では、「すべて選択」をチェックして「続行」をクリックします。
以上で、Gmailのマイアプリ登録は完了です。
【Sansanのマイアプリ登録】
1. 先ほど同様に検索窓でSansanと検索し、アプリ一覧からSansanを選択します。
※Sansanはチームプラン・サクセスプランでのみ利用できます。フリープラン・ミニプランの場合は、設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトがエラーとなりますので、ご注意ください。
なお、無料トライアル中は使用できるため、ぜひこの機会にお試しください！
2. 任意のアカウント名とYoomと連携したいアカウントのアクセストークンを入力します。
※「アクセストークン」は、Sansan管理画面から取得します。「設定＞外部サービス連携設定＞API Key」と進み、APIキーを取得してください。
以上で、Sansanのマイアプリ登録は完了です。
マイアプリ登録が完了したら、早速フローボットを設定していきましょう！
簡単に設定できるよう、テンプレートを使用します。以下のバナーにある「試してみる」をクリックし、テンプレートをコピーしてください。
■概要
Webサイトからの問い合わせなど、Gmailで受け取った連絡先情報を手作業でSansanに登録していませんか？この作業は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスで顧客情報を誤って登録してしまうリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のラベルが付いたメールを受信した際にAIが自動で連絡先情報を抽出してSansanへ登録するため、こうした課題を円滑に解決できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
クリックすると、お使いのYoom管理画面にテンプレートが自動でコピーされます。以下の画面が表示されるので「OK」をクリックしましょう。
1. まずは、フローボットを起動させるためのトリガー設定を行います。
コピーしたテンプレートの1番上にある、「特定のラベルのメールを受信したら」をクリックしてください。
2. 「Gmailと連携するアカウント情報」では、フローボットで使用したいアカウント情報を選択し、「次へ」をクリックします。
3. 「トリガーの起動間隔」を選択します。5分・10分・15分・30分・60分から選択可能ですが、基本的には最短の時間を設定しておくとよいでしょう。
※設定可能な最短の起動間隔はプランによって異なるので、ご注意ください。
3. Sansanに名刺登録する情報を取得したいラベルを設定します。
「ラベル」欄をクリックすると、連携しているアカウントから候補が表示されます。候補から運用に合ったものを選びましょう。
※Gmailではフィルタ機能によって受信したメールを自動で指定したラベルに振り分けることができます。
詳しくは公式サイトを参考に、フィルタ作成時にラベルを指定しておきましょう。
4. 設定が完了したらテストを行います。
指定したラベル宛に、実際にメールを送信しましょう。
※テスト用なので、仮の会社名や氏名（例：「テスト株式会社」や「テスト太郎」など）で問題ないです！
送信後、Yoomの画面に戻って「テスト」をクリックしてください。テストが成功すると、「アウトプット」に先ほど送信したメールの内容が抽出されます。
※アウトプットについて
アウトプットとは、トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
取得したアウトプットは、後続のオペレーション設定時の値としてご利用いただくことができ、フローボットを起動する度に、変動した値となります。詳しくはこちらをご参照ください。
正しく送信したメールの内容が抽出できていることを確認し、「保存する」をクリックして設定完了です！
1. 続いて、受信したメールの内容からテキストデータを抽出する設定を行います。
テンプレートの「テキストからデータを抽出する」をクリックします。
2. 抽出したいデータの変換タイプを選択します。
デフォルトでは3,500文字に設定されていますが、より長い文章のメールも抽出したい場合は、7,000文字以上を選択しましょう。
3. 「対象テキスト」にGmailから抽出したいメールの内容を設定します。
入力欄をクリックして表示される「アウトプット」を選択すると、Gmailの受信メールから取得した情報を引用できます。
「特定のラベルのメールを受信したら」内のアウトプットから、「本文」を選択しましょう。
4. 「抽出したい項目」に会社名、姓、名、メールアドレスなど、名刺情報を登録する際に必要な項目を入力します。
ほかにも抽出したい項目がある場合は、カンマ（,）区切りで追加してください！
5. 設定が完了したら「テスト」をクリックします。
テストが成功すると、Gmailで受信したメールの内容から、「抽出したい項目」に指定した項目のテキストデータがアウトプットとして抽出されます。正しくテキストデータを抽出できていることを確認しましょう。
確認したら「保存する」をクリックしてください。
1. 最後に、Sansanに名刺データを登録する設定を行います。
テンプレートの1番下にある「名刺データを登録」をクリックしてください。
2. 「Sansanと連携するアカウント情報」では、ステップ1でYoomと連携したSansanのアカウントを選択し、「次へ」をクリックしましょう。
3. API接続設定画面に切り替わります。
「名刺交換日」から「その他の公開/非公開設定」までを、任意で必要な項目を設定してください。
「性」「名」「会社名」「メールアドレス」など、ステップ4でテキストデータを抽出した項目は、「テキストからデータを抽出する」設定時に取得したアウトプットを用いて設定することで、メールで受信した情報を引用できます。
名刺登録時に必要な項目の設定が完了したら、テストを実行してみましょう。
正しくSansanに名刺データが追加されていることを確認し、保存してください。
以上で、すべての設定が完了です。
設定が完了すると、以下のポップアップが表示されます。「トリガーをON」にし、実際にフローが正常に動作するかをチェックしましょう！
今回はGmailからSansanへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にSansanからGmailへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Sansanに名刺情報が登録されたら、Gmailを自動送信するフローです。
たとえば、名刺交換のお礼メールの自動送信や、社内共有の自動通知が可能に！対応の抜け漏れや入力ミスを防止し、効率的な顧客フォローや社内共有に期待できます。
■概要
Sansanに名刺情報が登録されたらGmailを自動送信するフローです。
SansanとGmailを連携することで、登録情報が自動的にGmailに連携されるため、顧客や社内への連絡漏れを防ぐことができます。
■注意事項
・Sansan、GmailそれぞれとYoomを連携してください。
・Sansanはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。
・フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
Sansanで名刺情報が更新されたら、Gmailで更新内容などを通知するフローです。
情報更新の把握漏れによるトラブルを防止し、スムーズな営業活動をサポートします。
■概要
Sansanで管理している名刺情報は重要な資産ですが、情報が更新された際に手動で確認し、関係者に共有する作業は手間がかかる上に、見落としのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Sansanで名刺情報が更新されたタイミングをきっかけに、Gmailで関係者に自動で通知を送ることができます。これにより、重要な情報の見落としを防ぎ、迅速な対応を支援します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
Sansanとの連携以外でも、GmailのAPIを使用してさまざまな業務を自動化することが可能です。もし気になるものがあれば、ぜひこちらもお試しください！
Gmailに届いたメールの内容をチャットツールに自動通知したり、受信ファイルをクラウドストレージにアップすることも可能です。また、AIを活用した自動返信もできます。
■概要
Googleスプレッドシート内にある顧客リストのアドレスに対して、メールを一度に送信します。
同じ処理を繰り返す処理を用いることで、顧客別に社名や担当者名を変換してメールを送付することができます。
実際のフローボットの動き：https://youtu.be/dUv9YYx5wHo
■注意事項
・今回使用している同じ処理を繰り返す操作はチームプラン以上でご利用可能となっています。
※フリープランの場合でも、1度2週間の有料プランのトライアルが実施可能です。Yoomワークスペース(管理画面)の左下プラン変更からお申込が可能ですので、有料プランの機能検証の際はこちらをご活用くださいませ。
※無料トライアルでできることと開始方法および注意点：https://intercom.help/yoom/ja/articles/9115350
■概要
Gmailで受信した書類ファイルや音声ファイルなどを、都度手作業でOneDriveに保存していませんか？手作業での保存は手間がかかるだけでなく、保存漏れや誤ったフォルダへの格納といったヒューマンエラーも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のラベルが付いたメールを受信すると、添付ファイルが自動でOneDriveに格納されるため、こうしたファイル管理の課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
ウェビナー開催後のフォローメールは重要ですが、参加者リストをもとに手作業で対応するのは時間がかかり、送信漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Zoomでのウェビナー終了をきっかけに、参加者情報をもとにGmailでフォローメールを自動で送信できます。この自動化により、迅速で確実なフォローアップが実現し、煩雑な手作業から解放されます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■概要
日々多くの問い合わせメールが届き、一件ずつ内容を確認して返信する作業に時間を取られていませんか？定型的な問い合わせへの返信は、手間がかかる一方で迅速な対応が求められます。このワークフローは、特定のメール受信をきっかけにChatGPTが返信文案を自動で生成し、Gmailから返信するまでの一連の流れを自動化するため、こうした課題をスムーズに解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
日々の業務で大量に届くメールの中から、問い合わせやシステムアラートといった重要なメールを探すのに手間がかかっていませんか。他のメールに埋もれてしまい、対応が遅れてしまうことも少なくありません。このワークフローを活用すれば、Gmailで受信した特定のメールを自動でSlackに通知できるため、重要な連絡の見落としを防ぎ、迅速な初動対応を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
Sansanで登録された名刺情報を他のデータベースにも登録したり、名刺画像を自動的にクラウドストレージにアップすることも可能です。また、メールやフォームから取得した情報をもとに、Sansanに名刺情報を自動登録することもできます！
■概要
Googleフォームに登録された情報をSansanに登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.フォーム運用を担当している方
・顧客向けのアンケートや問い合わせ用のフォームをGoogleフォームで運用している方
2.CRMツールで顧客データを管理している方
・Sansanを活用して顧客データを一元管理している方
■このテンプレートを使うメリット
Googleフォームはビジネスニーズに合わせてフォームを作成することができ、データ収集の効率化に役立ちます。
また、対面での名刺交換が難しい状況においてGoogleフォームを活用することで、場所を問わず連絡先の交換や収集をすることができます。
しかし、収集した名刺データをSansanに手動で登録している場合、1件ずつ手動で登録するのは時間がかかり非効率的です。
このテンプレートを利用することで、名刺データの件数が多い場合でも、Sansanへのデータ登録はシームレスに行われるため、管理業務の負担を軽減することが可能です。
■注意事項
・Googleフォーム、SansanのそれぞれとYoomを連携してください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法はこちらを参照ください。
・Sansanはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Salesforceに新しいリードが登録されるたびに、Sansanにも手動で情報を入力していませんか。こうした繰り返し作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Salesforceにリードが登録されると、その情報が自動でSansanにも追加されます。これにより、面倒なデータ入力作業から解放され、顧客情報管理の正確性と効率を高めます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Sansanに新しい名刺の情報が登録されたら、Notionのデータベースにレコードを追加するフローです。
SansanとNotionを連携することで、新しい名刺情報が自動的にNotionに追加されるので、手作業による入力の手間が省けたり、情報管理の抜けや漏れをなくすことができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・SansanとNotionを普段から業務で利用しており、２つのアプリケーション間での転記や操作日常的に発生している方。
・Sansan上の顧客情報とNotion上の顧客情報を連携することで、営業効率を向上したい方。
■このテンプレートを使うメリット
連絡先などの顧客情報はSansan上で管理しているが、議事録や共有物などの情報はNotionで管理をしているといった
方にはSansan上二登録された顧客情報を瞬時にNotionに連携が可能なため業務に自動化・効率化が期待できます。また転記作業による転記ミスを防止することも期待できます。
■注意事項
・Sansan、NotionそれぞれとYoomを連携してください。
・Sansanはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
■概要
Outlookで受信したメールに記載されている署名情報などを、都度手作業でSansanへ登録する業務に手間を感じていませんか。このワークフローは、Outlookで特定のメールを受信した際に、AIが自動でメール本文から会社名や氏名、連絡先といった情報を抽出し、Sansanへ名刺情報として登録する処理を自動化します。手入力の手間や転記ミスをなくし、顧客情報の管理を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Sansanで名刺画像が登録されたらGoogle Driveにアップするフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.名刺データの管理でSansanを利用している方
・名刺交換をする機会が多い方
・名刺情報をSansanでデジタル化して管理している方
2.Google Driveでファイル管理を行う方
・部門間のファイル共有でGoogle Driveを活用している方
■このテンプレートを使うメリット
Sansanは名刺情報をデジタル化することができ、営業活動や顧客管理を効率化することができます。
しかし、名刺情報をGoogle Driveに手動でアップロードして他部門のメンバーと共有している場合、対応漏れが発生する恐れがあります。
このテンプレートは、Sansanで名刺画像が登録されると自動でGoogle Driveにアップロードすることができます。
手動によるアップロード作業を効率化できるため、Google Drive上から常に最新の情報を確認することが可能です。
このフローの後にチャットツールと連携することで、名刺画像のアップロードを任意のメンバーに通知することもできます。
■注意事項
・Sansan、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・Sansanはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
いかがでしたか？GmailとSansanを連携することで、手動でのデータ入力の手間を省けるだけでなく、情報の抜け漏れといった人為的ミスを防げるのも大きなメリット。また、自動化により速やかな名刺情報の登録を実現することで、スムーズな営業活動をサポートします。
Yoomを使えば、一見難しそうなアプリ連携も、プログラミング不要で実現できるのも魅力ですよね！
「本当にプログラミング一切なしで設定できるの？」「連携したらどれくらい効率アップするか気になる...」と思った方は、ぜひまずは無料アカウントを作成して、気軽にアプリ連携を試してみてください。アカウント作成はたったの30秒で完了！作成後すぐにGmailとSansanを連携でき、業務自動化を体験できます。
フローは自由にカスタマイズできるので、使い方は無限大です。ぜひ自社の業務に合う最適な連携フローを作ってみてくださいね！
Yoomを活用して、日々の業務をもっとラクに、もっと効率的に。
本記事を参考に、業務自動化による効率的な顧客管理を体験してみてください。
