Gmailで受信した応募メールをMicrosoft Teamsに通知する
求人媒体からの応募メールをGmailで受信すると、自動的にMicrosoft Teamsの指定したチャンネルに通知を送るフローです。
採用チーム内で迅速に情報を共有したい場合に便利です。
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Gmailで受信したファイルをMicrosoft Teamsに送信する場合、ダウンロードをして、Microsoft Teamsにアクセスして、特定のチャネルにアップロードする、という手順を踏まなければなりません。
このような一連のフローは意外と手間がかかりますよね。
もっと素早く、自動でファイル共有ができたらいいのにと感じているのであれば、GmailとMicrosoft Teamsのアプリ連携をしましょう！
とは言え、「設定が難しそう…」と悩んでいませんか？
通常、GmailのメールをMicrosoft Teamsに自動通知したり、特定のメールをチームで共有したりするには、プログラミングの知識が必要になったりすることがあります。
しかし、エンジニアでなくても簡単に連携できる方法があるのをご存じでしょうか。
このブログでは、<span class="mark-yellow">プログラミング不要のYoomを活用して、Gmailの受信メールをMicrosoft Teamsに自動通知する方法をわかりやすく順を追って説明します。</span>
メールの見落とし防止やチームの業務効率化に役立つ実用的な連携フローをご紹介するので、ぜひチェックしてみてください！
フローボットテンプレートを活用することでSalesforceとBacklogの連携を素早く実現できます。今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
GmailとMicrosoft TeamsのAPIを連携すれば、GmailのデータをMicrosoft Teamsに自動的に連携することが可能です！
例えば、下記のようなデータ連携を人の手を介さず、自動的に実施することができます。
Gmailに届いた添付ファイル付きのメールを、自動的にMicrosoft Teamsの指定したチャンネルに共有できるフローです。
チーム内での情報共有をスムーズに行いたい場合におすすめです。
求人媒体からの応募メールをGmailで受信すると、自動的にMicrosoft Teamsの指定したチャンネルに通知を送るフローです。
採用チーム内で迅速に情報を共有したい場合に便利です。
Gmailで緊急度の高いメールを受信すると、自動的にMicrosoft Teamsの特定ユーザーへチャット通知を送るフローです。
重要な連絡を素早く共有したい場合に役立ちます。
それでは、さっそく実際にGmailとMicrosoft Teamsを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでGmailとMicrosoft Teamsの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらからアカウントを発行してください。
[Yoomとは]
今回はGmailで添付ファイル付きメールを受信したらMicrosoft Teamsチャンネルにファイルを共有するフローボットを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下の通りです。
1)Yoomのアカウントにログインしたら、次に使用するアプリを登録します。
「マイアプリ」をクリックし、「新規接続」を選択してください。
2)Yoomで接続可能なアプリ一覧が表示され、検索窓から1つずつアプリを検索します。
Gmailを選択できたら、Googleアカウントでログインしてください。
同様にMicrosoft Teamsを選択できたら、使用するアカウントでログインしてください。
詳しくはこちらをご確認ください。
Microsoft365サービス群におけるマイアプリ登録手順と注意事項 | Yoomヘルプセンター
3)登録が完了すると、マイアプリにアイコンが表示されます。
登録したアプリのアイコンが表示されるか確認してください。
さてここからは、テンプレートを使って解説します。はじめにこちらのバナーをクリックしてください。
1)最初に「このテンプレートを試す」というアイコンをクリックしてください。
2) 以下の確認画面が表示されますので、「OK」をクリックします。
以下のように表示されたら、テンプレートのコピーができています。
タイトルや詳細はクリックすることで編集可能です。
また、コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに保存されているので、マイプロジェクトからも開くことができます。
右に「！」が表示されているアイコンを上から順番にクリックし、オペレーションを設定します。
まずは「アプリトリガー 特定のキーワードに一致するメールを受信したら」をクリックしてみましょう！
1) アクションは「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」を選択して、「次へ」をクリックします。
3) トリガーの起動間隔を選択してください。
トリガーの起動間隔は契約プランに応じて異なります。
各プランの内容についてはこちらを参考にしてください。
各プランの機能制限や使用上限の一覧 | Yoomヘルプセンター
キーワードはメールの絞り込みに必要です。なお今回は請求書を絞り込んで通知する想定で、「請求書」としました。
完了したら「テスト」をクリックし、テスト成功後「保存」をクリックします。
1) フローに戻り、「分岐 コマンドオペレーション」のアイコンをクリックします。
※分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。
フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
※ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
2) 分岐対象のアウトプットのオペレーションは「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」、アウトプットは「添付ファイル1」を選択し、分岐条件が「添付ファイル1」 アウトプットが空ではない」になっていることを確認して「保存」をクリックします。
1) フローに戻り、「アプリと連携する ファイルをアップロード」のアイコンをクリックします。
2) アクションは「ファイルをアップロード」を選択して、「次へ」をクリックします。
3)必須項目を入力します。
ドライブIDはボックス内をクリックすることで表示される一覧から選択可能です。
また、格納先のフォルダ名は必要に応じて、ボックス下部の補足の通りに入力してください。
1) フローに戻り、「テキストからデータを抽出する 正規表現によるデータの抽出(GUID)」のアイコンをクリックします。
2) 変換タイプは「正規表現によるデータの抽出」を選択して、必須項目を入力します。
アウトプット情報を活用して入力できます。
必要に応じて候補から選択し、入力が完了したら「保存」します。
なお、詳しい内容についてはこちらを参考にしてください。
MicrosoftTeamsでファイルつきメッセージを送付する方法 | Yoomヘルプセンター
正規表現に関するヘルプページの一覧 | Yoomヘルプセンター
1) フローに戻り、「アプリと連携する チャネルにメッセージを送る」のアイコンをクリックします。
2) アクションは「チャネルにメッセージを送る」を選択して、「次へ」をクリックします。
3)必須項目を入力します。
メッセージにはアウトプット情報を活用して入力できます。
ファイルのGUIDは候補から{{抽出した値}}を選択し、入力が完了したら「テスト」をクリックします。
テスト完了後、「保存」します。
これで【Gmailで添付ファイル付きメールを受信したらMicrosoft Teamsチャンネルにファイルを共有する】というフローが完成です。
設定が完了すると、以下のような表示が出てくるので、「トリガーをON」をクリックします。
フローボットを起動し、正しく動作するか確認してください。
GmailやMicrosoft TeamsのAPIを活用すれば、様々な自動化の実現が可能です！
例えば以下のような自動化はいかがでしょうか。
受信したメッセージをデータベースツールに追加したり、他のメッセージツールに自動転送可能です。また、Google Driveへの自動保存やリネームも自動化できます。
AIを連携させることもできます。また、タスク管理ツールとの連携なども行えば、その日の作業が把握しやすくなるかもしれません。
Gmailで受信した添付ファイルをMicrosoft Teamsに自動的に送信可能にすることで、ファイル共有の手間を改善できるはずです！これにより、業務のスピード向上と共に、ファイルの共有漏れなども防げるようになるでしょう。
また、今回紹介した自動化例はほんの一部にすぎません。Yoomを活用すれば様々なフローを自動化可能です！プログラミング不要で簡単に導入できるため、どなたでもスムーズにオートメーション化が実現できます。
業務の負担を減らし、より迅速で快適な作業環境を整えるためにも、Yoomのアカウントを作成して自動化を導入しませんか？
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