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Gmailで受信したファイルをMicrosoft Teamsに送信する場合、ダウンロードをして、Microsoft Teamsにアクセスして、特定のチャネルにアップロードする、という手順を踏まなければなりません。
このような一連のフローは意外と手間がかかりますよね。
もっと素早く、自動でファイル共有ができたらいいのにと感じているのであれば、GmailとMicrosoft Teamsのアプリ連携をしましょう！
とは言え、「設定が難しそう…」と悩んでいませんか？
通常、GmailのメールをMicrosoft Teamsに自動通知したり、特定のメールをチームで共有したりするには、プログラミングの知識が必要になったりすることがあります。
しかし、エンジニアでなくても簡単に連携できる方法があるのをご存じでしょうか。
このブログでは、プログラミング不要のYoomを活用して、Gmailの受信メールをMicrosoft Teamsに自動通知する方法をわかりやすく順を追って説明します。
メールの見落とし防止やチームの業務効率化に役立つ実用的な連携フローをご紹介するので、ぜひチェックしてみてください！
とにかく早く試したい方へ
フローボットテンプレートを活用することでSalesforceとBacklogの連携を素早く実現できます。
今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
■概要
「Gmailで添付ファイル付きメールを受信したらMicrosoft Teamsチャンネルにファイルを共有する」フローは、GmailとMicrosoft Teamsの連携を活用した業務ワークフローです。
手動でのファイル転送作業を省力化し、業務効率を向上させます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailで受信した添付ファイルをMicrosoft Teamsで共有したい方
・チーム内での情報共有を自動化し、効率化を図りたいビジネスパーソン
・Yoomを活用して、日常業務のプロセスを自動化したい方
・メール管理とチームコラボレーションの連携に課題を感じている管理者の方
・業務フローの自動化で時間を節約し、生産性を向上させたい企業の方
■注意事項
・GmailとMicrosoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
GmailとMicrosoft Teamsを連携してできること
GmailとMicrosoft TeamsのAPIを連携すれば、GmailのデータをMicrosoft Teamsに自動的に連携することが可能です！
例えば、下記のようなデータ連携を人の手を介さず、自動的に実施することができます。
Gmailで受信した添付ファイルをMicrosoft Teamsで共有する
Gmailに届いた添付ファイル付きのメールを、自動的にMicrosoft Teamsの指定したチャンネルに共有できるフローです。チーム内での情報共有をスムーズに行いたい場合におすすめです。
■概要
「Gmailで添付ファイル付きメールを受信したらMicrosoft Teamsチャンネルにファイルを共有する」フローは、GmailとMicrosoft Teamsの連携を活用した業務ワークフローです。
手動でのファイル転送作業を省力化し、業務効率を向上させます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailで受信した添付ファイルをMicrosoft Teamsで共有したい方
・チーム内での情報共有を自動化し、効率化を図りたいビジネスパーソン
・Yoomを活用して、日常業務のプロセスを自動化したい方
・メール管理とチームコラボレーションの連携に課題を感じている管理者の方
・業務フローの自動化で時間を節約し、生産性を向上させたい企業の方
■注意事項
・GmailとMicrosoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Gmailで受信した応募メールをMicrosoft Teamsに通知する
求人媒体からの応募メールをGmailで受信すると、自動的にMicrosoft Teamsの指定したチャンネルに通知を送るフローです。採用チーム内で迅速に情報を共有したい場合に便利です。
Gmailで求人媒体からの応募メールを受信したら、Microsoft Teamsに通知するフローです。
■注意事項
・Gmail、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Gmailで受信した緊急度の高いメールをMicrosoft Teamsの特定ユーザーに通知する
Gmailで緊急度の高いメールを受信すると、自動的にMicrosoft Teamsの特定ユーザーへチャット通知を送るフローです。重要な連絡を素早く共有したい場合に役立ちます。
■概要
「緊急度の高いGmailを受信したらMicrosoft Teamsの特定ユーザーにチャットする」フローは、重要なメールを効率的にチームメンバーと共有する業務ワークフローです。
急を要するメールを見逃さず、適切なタイミングでチームに通知することで、対応の遅れや情報共有の不足を防ぎます。
■このテンプレートをおすすめする方
・重要なGmailの通知を見逃さないようにしたいビジネスパーソンの方
・Microsoft Teamsを活用してチーム内のコミュニケーションを強化したい管理者の方
・GmailとTeamsの連携を通じて業務フローを自動化したいIT担当者の方
・緊急対応が求められるプロジェクトを管理しているリーダーの方
■注意事項
・GmailとMicrosoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
GmailとMicrosoft Teamsの連携フローを作ってみよう
それでは、さっそく実際にGmailとMicrosoft Teamsを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでGmailとMicrosoft Teamsの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行してください。
※今回連携するアプリの公式サイト：Gmail／Microsoft Teams
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は「Gmailで添付ファイル付きメールを受信したらMicrosoft Teamsチャンネルにファイルを共有する」フローボットを作成していきます！作成の流れは大きく分けて以下の通りです。
■概要
「Gmailで添付ファイル付きメールを受信したらMicrosoft Teamsチャンネルにファイルを共有する」フローは、GmailとMicrosoft Teamsの連携を活用した業務ワークフローです。
手動でのファイル転送作業を省力化し、業務効率を向上させます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailで受信した添付ファイルをMicrosoft Teamsで共有したい方
・チーム内での情報共有を自動化し、効率化を図りたいビジネスパーソン
・Yoomを活用して、日常業務のプロセスを自動化したい方
・メール管理とチームコラボレーションの連携に課題を感じている管理者の方
・業務フローの自動化で時間を節約し、生産性を向上させたい企業の方
■注意事項
・GmailとMicrosoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
ステップ1：Gmail・Microsoft Teams・OneDriveをマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
GmailとYoomのマイアプリ登録
Gmailのマイアプリ登録手順は以下の手順を参考に進めてください。
Microsoft TeamsとYoomのマイアプリ登録
※「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。
Microsoft365サービス群におけるマイアプリ登録手順と注意事項 | Yoomヘルプセンター
それではMicrosoft Teamsのマイアプリ登録手順も同様に以下の手順を参考に進めてください。
ステップ2：テンプレートをコピー
さてここからは、テンプレートを使って解説します。はじめにこちらのバナーをクリックしてください。
■概要
「Gmailで添付ファイル付きメールを受信したらMicrosoft Teamsチャンネルにファイルを共有する」フローは、GmailとMicrosoft Teamsの連携を活用した業務ワークフローです。
手動でのファイル転送作業を省力化し、業務効率を向上させます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailで受信した添付ファイルをMicrosoft Teamsで共有したい方
・チーム内での情報共有を自動化し、効率化を図りたいビジネスパーソン
・Yoomを活用して、日常業務のプロセスを自動化したい方
・メール管理とチームコラボレーションの連携に課題を感じている管理者の方
・業務フローの自動化で時間を節約し、生産性を向上させたい企業の方
■注意事項
・GmailとMicrosoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
1)最初に「試してみる」というアイコンをクリックしてください。
2) 以下の確認画面が表示されますので、「OK」をクリックします。
以下のように表示されたら、テンプレートのコピーができています。
タイトルや詳細はクリックすることで編集可能です。
また、コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに保存されているので、マイプロジェクトからも開くことができます。
ステップ3：Gmailのデータを取得する
設定右に「！」が表示されているアイコンを上から順番にクリックし、オペレーションを設定します。
まずは「アプリトリガー 特定のキーワードに一致するメールを受信したら」をクリックしてみましょう！
1) アクションは「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」を選択して、「次へ」をクリックします。
2) トリガーの起動間隔を選択してください。
トリガーの起動間隔は、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違いますが、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
各プランの内容についてはこちらを参考にしてください。
各プランの機能制限や使用上限の一覧 | Yoomヘルプセンター
キーワードはメールの絞り込みに必要です。
なお今回は請求書を絞り込んで通知する想定で、「請求書」としました。
完了したら「テスト」をクリックし、テスト成功後「保存」をクリックします。
ステップ4：分岐を設定
1) フローに戻り、「分岐 コマンドオペレーション」のアイコンをクリックします。
※分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。
フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
※ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
2) 分岐対象のアウトプットのオペレーションは「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」、アウトプットは「添付ファイル1」を選択し、分岐条件が「添付ファイル1」 アウトプットが空ではない」になっていることを確認して「保存」をクリックします。
ステップ5：One Driveのアクションを設定
1) フローに戻り、「アプリと連携する ファイルをアップロード」のアイコンをクリックします。
2) アクションは「ファイルをアップロード」を選択して、「次へ」をクリックします。
3)必須項目を入力します。
ドライブIDはボックス内をクリックすることで表示される一覧から選択可能です。
また、格納先のフォルダ名は必要に応じて、ボックス下部の補足の通りに入力してください。
設定後、テストを実行しましょう。
テストが成功し、アウトプット（取得した値）に情報が追加でき、OneDriveにファイルをアップロードできたら保存します。
ステップ6：データを抽出する
1) フローに戻り、「テキストからデータを抽出する 正規表現によるデータの抽出(GUID)」のアイコンをクリックします。
2) 変換タイプは「正規表現によるデータの抽出」を選択して、必須項目を入力します。
アウトプット（取得した値）情報を活用して入力できます。
必要に応じて候補から選択し、入力が完了したら「保存」します。
なお、詳しい内容についてはこちらを参考にしてください。
MicrosoftTeamsでファイルつきメッセージを送付する方法 | Yoomヘルプセンター
正規表現に関するヘルプページの一覧 | Yoomヘルプセンター
ステップ8：Microsoft Teamsのアクションを設定
1) フローに戻り、「アプリと連携する チャネルにメッセージを送る」のアイコンをクリックします。
2) アクションは「チャネルにメッセージを送る」を選択して、「次へ」をクリックします。
3)必須項目を入力します。
チームIDとチャネルIDは候補から選択しましょう。
メッセージにはアウトプット（取得した値）を活用して入力できます。
ファイルのGUIDはアウトプット（取得した値）から「{抽出した値」を選択しましょう。
入力が完了したら「テスト」をクリックします。
テスト完了後、「保存」します。
これで【Gmailで添付ファイル付きメールを受信したらMicrosoft Teamsチャンネルにファイルを共有する】というフローが完成です。
ステップ9：テストと確認
設定が完了すると、以下のような表示が出てくるので、「トリガーをON」をクリックします。
フローボットを起動し、正しく動作するか確認してください。
Microsoft TeamsのデータをGmailに連携したい場合
今回はGmailからMicrosoft Teamsへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にMicrosoft TeamsからGmailへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Microsoft Teamsでメッセージが投稿されたら、Gmailに通知する
特定のMicrosoft Teamsチャネルに新しいメッセージが投稿されるたびに、その内容を自動でGmailに通知するフローです。
Microsoft Teamsを常に開いていなくても重要な更新を見逃すことを防ぎ、関係者への情報共有も迅速に行えるため、コミュニケーションの速度と確実性の向上に期待できます。
Microsoft Teamsで特定条件のメッセージが投稿されたら、Gmailに通知する
Microsoft Teamsに投稿されたメッセージの中から、「至急」や「要確認」といった特定のキーワードが含まれるものや、特定のユーザーからの投稿あった場合にのみ、その内容をGmailに通知することも可能です。メッセージの内容に応じて処理を分岐させることで、全ての通知に目を通す手間を省き、重要な情報だけを効率的にGmailで受け取ることが可能になるでしょう。
GmailやMicrosoft TeamsのAPIを使ったその他の自動化例
GmailやMicrosoft TeamsのAPIを活用すれば、様々な自動化の実現が可能です！
例えば以下のような自動化はいかがでしょうか。
Gmailを使った自動化例
受信したメッセージをデータベースツールに追加したり、他のメッセージツールに自動転送可能です。また、Google Driveへの自動保存やリネームも自動化できます。
Microsoft Teamsを使った自動化例
AIを連携させることもできます。また、タスク管理ツールとの連携なども行えば、その日の作業が把握しやすくなるかもしれません。
まとめ
Gmailで受信した添付ファイルをMicrosoft Teamsに自動的に送信可能にすることで、ファイル共有の手間を改善できるはずです！これにより、業務のスピード向上と共に、ファイルの共有漏れなども防げるようになるでしょう。
また、今回紹介した自動化例はほんの一部にすぎません。Yoomを活用すれば様々なフローを自動化可能です！プログラミング不要で簡単に導入できるため、どなたでもスムーズにオートメーション化が実現できます。業務の負担を減らし、より迅速で快適な作業環境を整えるためにも、Yoomのアカウントを作成して自動化を導入しませんか？
Q：連携が失敗した時に気づく方法はありますか？
A：
登録しているメールアドレス宛に通知が届きます。
メールにエラーの詳細が記載されているので、内容を修正しましょう。
修正後、再度フローボットを起動してください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。通知先については、メール以外にSlackやChatworkに通知することも可能です。
Q：添付ファイルが複数ある場合はどうなりますか？
A：
複数のファイルがある場合は、一つずつ送信する必要があります。
Q：この設定はどのプランで実現できますか？
A：
「分岐」オペレーションを活用しているため、ミニプラン以上でご利用いただけます。ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。
無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。
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