GmailとMicrosoft Teamsを連携して、Gmailで求人媒体からの応募メールを受信したらMicrosoft Teamsに通知する方法

連携フローは、大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。

• GmailとMicrosoft Teamsをマイアプリ登録
• Gmailで求人媒体からの応募メールを受信したら起動するトリガーの設定
• Microsoft Teamsに通知する設定
• テストと確認

ステップ1:GmailとMicrosoft Teamsとのマイアプリ連携

まず、Yoomのアカウントにログインします。
アカウントをお持ちでない場合は、まずYoomのアカウント発行ページにてアカウントを作成してください。

1.マイアプリをクリックした後、新規接続をクリックします。

2.入力欄からアプリ名で検索できます。
今回はGmailとMicrosoft Teamsをそれぞれ検索して、登録していきます。

Gmailのマイアプリ登録

では、Gmailから登録していきましょう！入力欄にGmailと入力するとGmailのアイコンが表示されるので、アイコンをクリックします。

1.以下の画面が出てきます。
「Sign in with Google」をクリックしてください。

2.以下の画面が出てきます。
連携するアカウントを選んでください。
アカウントをクリックすると、追加アクセスを求められる場合があります。内容を確認し、問題がなければ設定を完了してください。

Microsoft Teamsのマイアプリ登録

Microsoft Teamsも同じように検索して、アイコンをクリックします。
なお、Microsoft 365（旧Office 365）には、個人向けと法人向け（Microsoft 365 Business）のプランがあります。
法人向けのプランに入っていない場合、認証に失敗することもあるので確認してくださいね。

1.事前にMicrosoft 365にログインしておくと、入力を行わなくても瞬時にマイアプリ登録が完了します。
ログインしていない場合は、以下の画面が出てきます。
連携するアカウントを選択してください。

2.パスワードを入力してください。
入力が終わったらサインインをクリックします。

以上で、GmailとMicrosoft Teamsのマイアプリ登録は終了です。

マイアプリ登録が成功すると、以下の画面が表示されます。
マイアプリの画面にGmailとMicrosoft Teamsのアイコンが表示されているか確認してください。

その他、Yoomについての詳しい情報は、Yoomヘルプセンターをご確認ください。

テンプレートの選択

以下のリンクから「試してみる」をクリックしてください。

以下の表示が出たら、テンプレートのコピーが成功です。
コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに格納されます

ステップ2:Gmailで求人媒体からの応募メールを受信したら起動するトリガーの設定

1.まず、一番上の「特定のラベルのメールを受信したら」のアイコンをクリックします。

2.タイトルは自由に設定してください。
Gmailと連携するアカウント情報を入力します。
トリガーは「特定のラベルのメールを受信したら」を選択します。

3.トリガーの起動間隔とラベルを設定してください。
トリガーの起動時間は5分、10分、15分、30分、60分の間隔で間隔を選択できます。
※プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ラベルは入力欄をクリックすると候補が表示されるので、その中から選択してください。
設定が終わったら「テスト」をクリックし、問題がなければ「保存する」をクリックしてください。

ステップ3:Microsoft Teamsに通知する設定

1.最後に、「チャネルにメッセージを送る」のアイコンをクリックしてください。

2.Microsoft Teamsと連携するアカウント情報を入力します。
アクションは、「チャネルにメッセージを送る」を選択します。

3.チームID、チャネルID、メッセージを設定してください。
チームIDとチャネルIDは入力欄をクリックすると表示される候補の中から選択してください。
メッセージ内容は編集欄をクリックすると、以下の画面のようにGmailで取得した情報を引用できます。
改行やメンションも使えるので、活用してみてくださいね。
設定が終わったら「テスト」をクリックし、問題がなければ「保存する」をクリックしてください。

4.これで、【Gmailで求人媒体からの応募メールを受信したら、Microsoft Teamsに通知する】というフローが完成しました。

ステップ4:テストと確認

設定が完了すると、以下のような画面が表示されます。
「トリガーをON」ボタンをクリックすると、フローボットが起動します。

Yoomなら、ノーコードでサクッと設定完了！
以下のリンクから、この便利なフローをお試しください。

Gmailを使ったその他の自動化例

他にもGmailを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。

1.本文やタイトルが特定の条件にマッチしたGmailのメール内容をMicrosoft Teamsに通知するフローです。
このテンプレートを活用することで、Gmailに届く重要なメールを条件付きで選別し、Microsoft Teamsへ自動的に通知することができます。
これにより、重要なメールをリアルタイムで確認することが可能になり、見逃しを防ぐ助けとなるでしょう。

2.Facebook広告でリード情報が登録されたら、リードへGmailを送付しMicrosoft Teamsに通知するフローです。
‍このテンプレートを利用することで、Facebook広告で取得したリード情報を手動で入力する必要がなくなります。
チームのチャネルに自動で通知が届くので、リード情報をみんなとスムーズに共有できて便利です。

3.Gmailで受信した契約書をOCRで読み取りkintoneへ追加しMicrosoft Teamsに通知するフローです。
このテンプレートを活用することで、OCR機能によって契約書の内容を自動で読み取り、kintoneに記録を残せるだけでなく、Microsoft Teamsへの通知も同時に行われます。
これにより、契約書に関連する情報をチーム全体で迅速に共有できるようになるでしょう。

GmailとMicrosoft Teamsの連携のメリットと具体例

メリット1:応募者への迅速な対応が可能に

採用活動において、応募者への迅速な対応は非常に重要です。
しかし、説明会や面接などで外出している場合、メールの確認が遅れ、応募者への第一報の連絡が遅れてしまうこともあります。
特に優秀な人材は、複数の企業に応募していることが多いため、対応が遅れると他社に取られてしまう可能性があります。
せっかく自社に興味を持ってくれたのに、連絡が遅れたせいでチャンスを逃してしまうのはもったいないですよね。
自動化により、応募メールがGmailに届くと同時にMicrosoft Teamsの担当チャンネルに通知が送信されます。
これにより、担当者は迅速に応募情報を把握でき、すぐに応募者へ返信したり、社内で選考の調整を進めたりすることが可能になります。
初動対応が早ければ早いほど、応募者に「この企業は対応がスムーズで信頼できる」と感じてもらいやすくなるでしょう。
結果として、採用プロセス全体がスムーズに進みやすくなり、優秀な人材の確保につながる可能性が高まるでしょう。

メリット2:チームでの情報共有がスムーズに

採用活動では、求人媒体からの応募メールをもとに情報を共有しながら選考を進めることが多いですが、チーム全体での共有がスムーズにいかないこともあります。
特に、メールでのやりとりが中心だと、情報が特定の担当者に偏りやすく、チーム全体に行き渡るまでに時間がかかることがあります。
また、複数人で選考を進めている場合、情報共有の不足から選考の重複や判断のばらつきが生じる可能性もあります。
自動化により、応募情報がMicrosoft Teamsのチャンネルに自動で通知されるようになります。
これにより、誰かが手動でメールを転送したり、別途共有のためのメッセージを送ったりする手間がなくなり、情報共有のスピードが向上します。
また、Microsoft Teams上で応募情報が一元的に通知されることで、「どの応募者から連絡があったか」をすぐに把握できるようになります。
結果として、応募状況をメンバー全員が迅速に把握しやすくなります。
特に、多拠点のチームやリモートワーク環境では、迅速な連携が可能になり、スムーズな選考プロセスを実現しやすくなるでしょう。

メリット3:採用担当者の負担軽減

採用活動では、さまざまな求人媒体を活用することが一般的です。
しかし、その分だけ応募メールの管理が複雑になり、採用担当者にとって大きな負担となり得ます。
特に、大量の応募がある場合、メールの管理に時間を取られ、本来注力すべき選考業務に十分な時間を確保できないこともあります。
また、確認作業に追われることで、応募者一人ひとりのスキルや経験をじっくりと吟味する余裕がなくなり、採用の質に影響が出る可能性もあります。
自動化により、新しい応募があるたびにMicrosoft Teamsへ自動通知が届くため、メールボックスを頻繁にチェックする必要がなくなります。
これにより、複数の求人媒体からの応募情報が一元管理されるため、いちいち各媒体のメールボックスを開いて確認する必要がなくなります。
メールのチェックにかかる時間を削減できることで、面接の準備や応募者とのやり取りにより多くの時間を使えるようになるかもしれません。
結果として、採用担当者の業務負担を軽減するだけでなく、採用活動全体の質の向上につながるでしょう。

まとめ

GmailとMicrosoft Teamsを連携することで、求人サイトからの応募メールをGmailで受け取ったときに、Microsoft Teamsに自動で通知が届くようにできるようになりましたね！これがあると、いちいちメールをチェックしに行かなくてもいいし、「あ、見落とした！」なんてことも防ぎやすくなるかもしれません。
その結果、応募者対応もスムーズになって、初期対応のタイミングを逃さずに済むかもしれませんね！
「ノーコードで自動化できるって本当？」って驚くかもしれませんが、これが本当なんです。
あらかじめ用意された豊富なテンプレートの中から、自分の業務に合ったものを選ぶところからスタート。
テンプレートを選んだら、次はちょっとした設定を行うだけで簡単に自動化できちゃいます！
まずはYoomで、自動化への第一歩を踏み出してみませんか？