Gmailで問い合わせメールを受信したらTrelloにタスクを登録する方法

以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。

ステップ3：起点となるGmailのトリガー設定と後に続くTrelloの設定

以下の赤枠内の箇所をクリックします。
連携アカウントとアクションを選択の画面が表示されるので、今回連携するGmailのアカウントで間違いないかを確認し、「次へ」をクリックしましょう。

以下の画像のような画面が表示されますので、赤枠の箇所を入力しましょう。

・トリガーの起動間隔：5分・10分・15分・30分・60分から選択できます。プランによって選択できる時間間隔が異なりますが、基本的に短い設定がおすすめです。
・ラベル：入力項目をクリックするとアウトプットが表示されます。
以下の画面のように、候補から入力することが可能です。任意のラベルを選択しましょう。

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内容入力ができたら「テスト」→「保存する」をクリックしましょう。

次にTrelloの設定を行います。
以下の赤枠の箇所をクリックしましょう。

API接続設定の画面が表示されるので、Trelloでカートを追加するための設定を行いましょう。
入力項目の下に注略があるので、参考にしながら入力を進めます。

説明の項目ではアウトプットが使用できます。
Trelloで追加するカードの内容を設定できるので、アウトプットを活用し入力しましょう。

入力ができたら「テスト」→「保存する」をクリックしましょう。

ステップ4：トリガーボタンをONにして、GmailとTrelloの連携動作を確認‍

最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正しくフローボットが起動するか、確認しましょう。

今回、ご紹介したテンプレートはこちら↓

GmailやTrelloを使ったその他の自動化例

本日ご紹介した連携以外にもGmailやTrelloのAPIを活用することで様々な自動化を実現することが可能です。

もし気になるものがあれば、ぜひ試してみてください！

‍GmailとTrelloを連携した自動化例

Gmailの受信内容から特定の文章を抽出してTrelloに登録したり、Gmailの添付ファイルをOCRで読み取りTrelloのカードに登録したりする連携も可能です。
また、Trelloでカードが新たに作成されたらGmailに通知する連携も可能です。

Gmailを活用した自動化例

Gmailで受信したファイルをチャットツールに転送する

Gmailで受信したファイルをSlackやChatworkなどに自動で転送します。

リード詳細ページからGmailで定型メールを送信する

SalesforceやHubSpotなどの顧客管理ページから、定型メールを送信します。

Gmailで受け取ったファイルをクラウドストレージに保存する

Gmailで受け取ったファイルをGoogle DriveやDropBoxなどに自動で保存します。

Trelloを活用した自動化例

フォームの回答内容をTrelloに登録する

Googleフォームなどで回答された内容をTrelloに自動で追加します。

カレンダーに予定が追加されたらTrelloにカードを作成する

GoogleカレンダーやOutlookのカレンダーに予定が追加されたらTrelloにカードを自動で作成します。

Trelloでカードが登録されたらデータベースにレコードを追加する

Trelloでカードが登録されたら、Google スプレッドシートやMicrosoft Excelにレコードを自動で追加します。

GmailとTrelloを連携するメリットと具体例

メリット1：対応スピードと効率の向上

Gmailで受信したメールを確認した後、担当者が個別にタスク管理ツールに情報を転記する作業は時間と手間がかかりますよね。
このプロセスを自動化することで、メールの情報が自動でTrelloのカードに反映されるので、メンバーはスムーズにタスクに着手できるのではないでしょうか。
結果として、効率的にタスクを消化することにつながり、目標達成の前倒しにつながるかもしれません。

メリット2：タスク進捗の透明性向上

Trelloの最大の特長は、タスクの進捗状況を可視化できる点ではないでしょうか。
Gmailからタスクが自動登録されることで、リーダーは新しいタスクを把握しやすくなりますよね。
これにより、リーダーが担当者をスムーズに振り分けやすくなるはずです。
その結果、メンバーも効率的にタスクをこなしていけるのではないでしょうか。

メリット3：タスクの抜け漏れを防止

Gmailの内容を手動でTrelloに登録すると、タスクの登録が漏れてしまうことがありませんか。
業務やタスクに追われていると、どうしても人為的ミスが発生しやすいですよね。
この自動化を利用すれば、確実にタスクが登録されるので、対応漏れを防ぐことにつながります。
結果として、着実にタスクを消化できるだけでなく、リーダーのタスク管理の負担も軽減するのではないでしょうか。

まとめ

Gmailで受信した内容をTrelloのカードに自動で登録する方法をご紹介しました。
これにより、業務の効率化や透明性の向上につながるはずです。
また、正確なタスク管理も可能になり、リーダーの負担軽減にもつながります。

GmailとTrelloの連携は、Yoomを使うことでノーコードで簡単に実現できます。
今日から利用することもできるので、ぜひ試してみてくださいね！