次から次へとGmailにタスクが送られてくると、毎回Trelloに登録するの大変ですよね。
他の業務やタスクに追われている状況だと、タスクの登録漏れが発生することもあるのではないでしょうか。
そこでこの記事では、Gmailで受信した内容をTrelloに自動で登録する方法をご紹介します！
ノーコードで簡単にGmailとTrelloの自動化を設定できるので、プログラミング知識がなくても大丈夫です。
今日から利用することもできるので、ぜひ試してみてくださいね！
こんな方におすすめ
- GmailとTrelloでの業務効率化を考えている方
- Gmailで受信した内容をTrelloのカードに登録している方
- GmailとTrelloを連携してタスク登録時のミスや登録漏れを防ぎたい方
- タスクの管理や対応の効率化を図りたい方
- 業務を自動化するためにノーコードでアプリ同士を連携する方法を知りたい方
今すぐに試したい方へ
本記事ではノーコードツール「Yoom」を使用した連携方法をご紹介します。
難しい設定や操作は必要なく、非エンジニアの方でも簡単に実現できます。
下記のテンプレートから今すぐに始めることもできるので、ぜひお試しください！
Gmailでお問い合わせメールが届いたらTrelloにカードを作成する
試してみる
Gmailでお問い合わせメールが届いたらTrelloにカードを作成するフローです。
[Yoomとは]
それではここからノーコードツールYoomを使って、Gmailでお問い合わせメールが届いたらTrelloにタスクを登録する方法をご紹介します。
Gmailで問い合わせメールを受信したらTrelloにタスクを登録する方法
Gmailでメールを受信すると、APIを利用してその情報を受け取り、Trelloの提供するAPIを用いてカードを作成することで実現が可能です。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
- GmailとTrelloをマイアプリ登録
- テンプレートをコピー
- 起点となるGmailのトリガー設定と後に続くTrelloの通知設定
- トリガーをONにする
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方は、ログインしましょう。
ステップ1：GmailとTrelloをマイアプリ連携
今回使用するGmailとTrelloのマイアプリ登録を行いましょう。
先にマイアプリ登録を済ませておくと、今後の自動化設定がスムーズに行えます。
画面左側の「マイアプリ」をクリックし、その後画面右側の「新規接続」をクリックしましょう。
検索窓にGmailを入力し表示される候補をクリックします。
YoomとGmailの連携画面が表示されるので、「Sign in with Google」をクリックします。
今回連携したいアカウントを選択し、YoomとGmailの連携を進めましょう。
※認証時にはGmailへの権限をすべて許可します。
マイアプリにGmailが表示されます。
次にTrelloのマイアプリ登録を行いましょう。
Gmail同様、「マイアプリ」をクリックし、画面右側の「新規接続」を選択しましょう。
検索窓にTrelloを入力し、表示された候補をクリックしましょう。
連携のため必要事項を入力し、「追加」をクリックするとマイアプリ登録が完了します。
詳しいマイアプリ登録方法はこちらをご確認ください。
ステップ2：テンプレートをコピーする
自動化の設定をするため、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしましょう。
Gmailでお問い合わせメールが届いたらTrelloにカードを作成する
試してみる
Gmailでお問い合わせメールが届いたらTrelloにカードを作成するフローです。
以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。
ステップ3：起点となるGmailのトリガー設定と後に続くTrelloの設定
以下の赤枠内の箇所をクリックします。
連携アカウントとアクションを選択の画面が表示されるので、今回連携するGmailのアカウントで間違いないかを確認し、「次へ」をクリックしましょう。
以下の画像のような画面が表示されますので、赤枠の箇所を入力しましょう。
・トリガーの起動間隔：5分・10分・15分・30分・60分から選択できます。プランによって選択できる時間間隔が異なりますが、基本的に短い設定がおすすめです。
・ラベル：入力項目をクリックすると候補が表示されます。
以下の画面のように、候補から入力することが可能です。任意のラベルを選択しましょう。
内容入力ができたら「テスト」→「保存する」をクリックしましょう。
次にTrelloの設定を行います。
以下の赤枠の箇所をクリックしましょう。
API接続設定の画面が表示されるので、Trelloでカートを追加するための設定を行いましょう。
入力項目の下に注略があるので、参考にしながら入力を進めます。
説明の項目ではアウトプットが使用できます。
Trelloで追加するカードの内容を設定できるので、アウトプットを活用し入力しましょう。
入力ができたら「テスト」→「保存する」をクリックしましょう。
ステップ4：トリガーボタンをONにして、GmailとTrelloの連携動作を確認
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正しくフローボットが起動するか、確認しましょう。
今回、ご紹介したテンプレートはこちら↓
Gmailでお問い合わせメールが届いたらTrelloにカードを作成する
試してみる
Gmailでお問い合わせメールが届いたらTrelloにカードを作成するフローです。
GmailやTrelloを使ったその他の自動化例
本日ご紹介した連携以外にもGmailやTrelloのAPIを活用することで様々な自動化を実現することが可能です。
もし気になるものがあれば、ぜひ試してみてください！
GmailとTrelloを連携した自動化例
Gmailの受信内容から特定の文章を抽出してTrelloに登録したり、Gmailの添付ファイルをOCRで読み取りTrelloのカードに登録したりする連携も可能です。
また、Trelloでカードが新たに作成されたらGmailに通知する連携も可能です。
Gmailの添付ファイルをOCRで読み取りTrelloに登録する
試してみる
■概要
Gmailに届く請求書や発注書などの添付ファイル、その都度内容を確認してTrelloへ手入力でタスク登録する作業に手間を感じていないでしょうか。こうした手作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーを引き起こす原因にもなります。このワークフローを活用すれば、Gmailで受信した特定の添付ファイルをOCR機能で自動でテキスト化し、その内容をTrelloカードとして登録できるため、一連の業務を円滑に進めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailで受信する請求書などの添付ファイルをTrelloで管理している方
・手作業によるデータ転記やタスク登録の手間を削減したいと考えている方
・タスク管理の初動を自動化し、対応漏れなどのミスをなくしたい方
■注意事項
・Trello、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
Gmailの内容を元に、Trelloに新規カードを作成する
試してみる
Gmailの内容を元に、Trelloに新規カードを作成するフローです。
Trelloでカードが新たに作成されたら、Gmailで通知する
試してみる
Trelloでカードが新たに作成されたら、Gmailに通知するフローです。
Gmailを活用した自動化例
Gmailで受信したファイルをチャットツールに転送する
Gmailで受信したファイルをSlackやChatworkなどに自動で転送します。
Gmailで受信したファイルをSlackに転送する
試してみる
■概要
「Gmailで受信したファイルをSlackに転送する」ワークフローは、メールで受け取ったファイルを自動的にSlackに共有する業務ワークフローです。
Yoomを活用して、GmailとSlackを連携させることで、ファイル共有の手間を省き、チーム内の情報共有をスムーズにします。
これにより、重要なファイルが迅速に必要なメンバーへ届くようになります。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailで受信するファイルをSlackで簡単に共有したい方
・手動でのファイル転送に時間を取られているチームリーダー情報共有を効率化し、業務のスピードアップを図りたいビジネスパーソン
・複数のSaaSアプリを活用し、業務を自動化したいIT担当者
・コラボレーションツールとしてSlackを積極的に活用している企業
■注意事項
・Gmail、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・GmailをYoom連携し、Gmailをトリガーとして使用した際の転送処理については下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/7266653
Gmailで添付ファイル付きメールを受信したらMicrosoft Teamsチャンネルにファイルを共有する
試してみる
■概要
「Gmailで添付ファイル付きメールを受信したらMicrosoft Teamsチャンネルにファイルを共有する」フローは、GmailとMicrosoft Teamsの連携を活用した業務ワークフローです。
手動でのファイル転送作業を省力化し、業務効率を向上させます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailで受信した添付ファイルをMicrosoft Teamsで共有したい方
・チーム内での情報共有を自動化し、効率化を図りたいビジネスパーソン
・Yoomを活用して、日常業務のプロセスを自動化したい方
・メール管理とチームコラボレーションの連携に課題を感じている管理者の方
・業務フローの自動化で時間を節約し、生産性を向上させたい企業の方
■注意事項
・GmailとMicrosoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Gmailで受け取ったファイルをChatworkに転送する
試してみる
Gmailで受け取ったファイルをChatworkに転送するフローです。
リード詳細ページからGmailで定型メールを送信する
SalesforceやHubSpotなどの顧客管理ページから、定型メールを送信します。
HubSpotのコンタクトに登録されたリード宛にGmailで定型メールを送信する
試してみる
HubSpotのコンタクトに登録されたリード宛にGmailで定型メールを送信するフローです。
Salesforceのリード詳細ページからGmailで定型メールを送信
試してみる
Salesforceのリード詳細ページから、Gmailで定型メールを送信します。メールの文面などは任意の値に変更してご利用ください。
Notionデータベースの情報を用いて、Gmailでメールを自動で送付する
試してみる
Notionデータベースの情報を用いて、Gmailでメールを自動で送付するフローです。
Gmailで受け取ったファイルをクラウドストレージに保存する
Gmailで受け取ったファイルをGoogle DriveやDropBoxなどに自動で保存します。
Gmailで受信した添付ファイルをGoogle Driveにアップロードする
試してみる
■概要
Gmailで受信した請求書や重要書類の添付ファイルを、手動でGoogle Driveに保存する作業に手間を感じていませんか？
一つ一つ対応していると時間がかかり、保存忘れなどのミスが発生することもあります。
このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のラベルが付いたメールを受信した際に、添付ファイルを自動でGoogle Driveにアップロードすることが可能になり、ファイル管理業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailで受信する添付ファイルのダウンロードや整理に時間を要している方
・取引先からの請求書などをGoogle Driveで一元的に管理したい経理担当者の方
・手作業によるファイルの保存漏れや、格納場所の間違いなどのミスを防ぎたい方
■注意事項
・Gmail、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Gmailで投稿された書類データをOCRで読み取りファイル名を更新しBoxに格納する
試してみる
Gmailで投稿された書類データをOCRで読み取りファイル名を更新しBoxに格納するフローです。
Gmailで投稿された書類データをOCRで読み取りファイル名を更新しOneDriveに格納する
試してみる
Gmailで投稿された書類データをOCRで読み取りファイル名を更新しOneDriveに格納するフローです。
Trelloを活用した自動化例
フォームの回答内容をTrelloに登録する
Googleフォームなどで回答された内容をTrelloに自動で追加します。
Googleフォームで登録された情報をTrelloに登録する
試してみる
■概要
Googleフォームで受け付けた問い合わせやタスク依頼などを、都度Trelloに手作業で転記するのは手間がかかるのではないでしょうか。特に、多くの回答が寄せられる場合、入力ミスや転記漏れといったヒューマンエラーも発生しやすくなります。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されるだけでTrelloにカードが自動で作成されるため、こうした手作業による課題を解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームで受け付けた情報をTrelloでタスク管理しているご担当者様
・フォームからの依頼を手作業でTrelloに転記する作業に手間を感じている方
・フォームとタスク管理ツールの連携を自動化し、業務効率化を進めたい方
■注意事項
・Googleフォーム、TrelloのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
■概要「フォームの回答内容をTrelloに登録する」ワークフローは、各種フォームから収集したデータを自動でTrelloボードに反映させ、タスク管理をスムーズに行う業務ワークフローです。
手動でのデータ転記を省略し、フォームの回答がリアルタイムでTrelloに登録されるため、効率的な業務運営が可能になります。
■このテンプレートをおすすめする方
・GoogleフォームやTypeformなどを活用して顧客やチームからのフィードバックを収集しているマーケティング担当者
・イベント登録フォームの回答をTrelloで一元管理したいイベントオーガナイザー
・フォームのデータを手作業でTrelloに移行する手間を削減したいチームリーダー
・プロジェクト管理にTrelloを使用しており、外部からの情報収集を自動化したい方
・業務フローの効率化を図り、手間を減らしたい中小企業の経営者
■注意事項
・TrelloとYoomを連携してください。
Hubspotにフォームが送信されたら、Trelloにカードを作成する
試してみる
Hubspotにフォームが送信されたら、Trelloに新しいカードを作成するフローです。
カレンダーに予定が追加されたらTrelloにカードを作成する
GoogleカレンダーやOutlookのカレンダーに予定が追加されたらTrelloにカードを自動で作成します。
Outlookのカレンダーに予定が追加されたらTrelloにカードを作成する
試してみる
■概要
「Outlookのカレンダーに予定が追加されたらTrelloにカードを作成する」フローは、スケジュール管理とタスク管理をシームレスにつなぐ業務ワークフローです。
Outlookカレンダーで予定を入力すると、自動的にTrelloにカードが生成され、チームのタスク管理が効率化されます。
これにより、手動での入力作業を減らし、情報の一元化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Outlookカレンダーでの予定管理とTrelloでのタスク管理を併用している方
・手動でのタスク登録に時間を取られ、業務効率化を図りたいチームリーダー
・複数のツール間で情報を連携させたいプロジェクトマネージャー
・ミーティングやイベントの予定を自動でタスク化し、漏れを防ぎたいビジネスパーソン
・業務フローの自動化を通じて、チームの生産性を向上させたい経営者
■注意事項
・Outlook、TrelloのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Googleカレンダーで新規予定が作成されたら、Trelloにカードを作成する
試してみる
■概要
「Googleカレンダーで新規予定が作成されたら、Trelloにカードを作成する」フローは、スケジュール管理とタスク管理をシームレスに連携させる業務ワークフローです。
Googleカレンダーに予定を追加すると、自動的にTrelloにカードが生成され、タスクの可視化と追跡が簡単に行えます。
これにより、予定とタスクの管理が一元化され、効率的な業務運営が実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・GoogleカレンダーとTrelloを同時に利用しており、情報の二重入力に手間を感じている方
・スケジュールとタスク管理を一元化して業務効率化を図りたいビジネスプロフェッショナル
・チームでのプロジェクト管理において、予定とタスクの連携を強化したいリーダー
・日々の予定管理とタスク管理をスムーズに行いたいフリーランスや個人事業主
■注意事項
・Googleカレンダー、TrelloのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Trelloでカードが登録されたらデータベースにレコードを追加する
Trelloでカードが登録されたら、Google スプレッドシートやMicrosoft Excelにレコードを自動で追加します。
Trelloが起動したらGoogleスプレッドシートにtrelloの情報を追加
試してみる
Trelloが起動したら、Googleスプレッドシートに追加されたカード内容を登録するフローです。
Trelloでカードが登録されたらMicrosoft Excelにレコードを追加する
試してみる
Trelloでカードが登録されたらMicrosoft Excelにレコードを追加するフローです。
Trelloでカードが登録されたらNotionに追加する
試してみる
Trelloでカードが登録されたらNotionに追加するフローです。
GmailとTrelloを連携するメリットと具体例
メリット1：対応スピードと効率の向上
Gmailで受信したメールを確認した後、担当者が個別にタスク管理ツールに情報を転記する作業は時間と手間がかかりますよね。
このプロセスを自動化することで、メールの情報が自動でTrelloのカードに反映されるので、メンバーはスムーズにタスクに着手できるのではないでしょうか。
結果として、効率的にタスクを消化することにつながり、目標達成の前倒しにつながるかもしれません。
メリット2：タスク進捗の透明性向上
Trelloの最大の特長は、タスクの進捗状況を可視化できる点ではないでしょうか。
Gmailからタスクが自動登録されることで、リーダーは新しいタスクを把握しやすくなりますよね。
これにより、リーダーが担当者をスムーズに振り分けやすくなるはずです。
その結果、メンバーも効率的にタスクをこなしていけるのではないでしょうか。
メリット3：タスクの抜け漏れを防止
Gmailの内容を手動でTrelloに登録すると、タスクの登録が漏れてしまうことがありませんか。
業務やタスクに追われていると、どうしても人為的ミスが発生しやすいですよね。
この自動化を利用すれば、確実にタスクが登録されるので、対応漏れを防ぐことにつながります。
結果として、着実にタスクを消化できるだけでなく、リーダーのタスク管理の負担も軽減するのではないでしょうか。
まとめ
Gmailで受信した内容をTrelloのカードに自動で登録する方法をご紹介しました。
これにより、業務の効率化や透明性の向上につながるはずです。
また、正確なタスク管理も可能になり、リーダーの負担軽減にもつながります。
GmailとTrelloの連携は、Yoomを使うことでノーコードで簡単に実現できます。
今日から利用することもできるので、ぜひ試してみてくださいね！
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