【GMOサインAPI】各種アプリとの連携方法から活用事例まで徹底解説。

GMOサインAPIを利用して実現できる自動化の例

1.契約書を作成し、署名依頼を送付する

GMOサインAPIを利用すれば、登録された情報をもとに契約書の作成や送付を自動化できます。
これにより、契約書作成にかかる時間が削減すれば、業務が効率化しそうですね。
さらに、デジタルツールを活用することで、契約書の作成・送付が迅速かつ正確に行えるので、契約プロセスの透明性と信頼性も向上するのではないでしょうか。

また、承認フローを設定することで、担当部署の上長への連絡も自動化でき、依頼漏れや承認漏れといったリスクも軽減できますよ。
Yoomではさまざまなサービスとの連携が可能で、それぞれのサービスに対応したテンプレートも用意されています。
普段使用しているサービスと連携できるテンプレートを活用し、GMOサインAPIを使って契約書の作成・送付を自動化しましょう！

2.契約書の格納を自動化

書類の締結が完了すると、GMOサインAPIを通じてフォルダやデータベースに格納することができます。
契約書を自動的に指定したフォルダやレコードに格納できれば、手間のかかるデータ管理業務も効率化するのではないでしょうか。
また、自動化により、格納先の誤りや格納漏れといったヒューマンエラーの防止にもつながります。
例えば、営業部でクライアントとの契約書締結後、その書類をGMOサイン APIを通じて社内のデータベースに自動で格納するシステムを導入すれば、各契約のデータベース更新が即時に行われ、作業が効率化しますね。

3.契約が完了したら更新

GMOサインAPIを利用して、GMOサインの契約が完了したら、情報を更新することもできます。
自動化により手作業の手間が省けるので、業務が効率化するはず。
例えば、総務部ではGMOサインAPIを利用してGMOサインで契約完了後Microsoft Excelの契約情報の更新を自動化できます。
取引や顧客の情報をMicrosoft Excelで蓄積している場合、手入力による修正が必要なく、ヒューマンエラーを回避することで、共有する情報の正確性を高く保つことが期待できますね。
さらに、これまで手作業にかけていた時間を他の業務に充てることで、業務全体のスムーズな進行につながるのではないでしょうか。

4.ステータスが更新されたら契約書を作成・送付

特定のステータスに更新されると、GMOサインAPIを利用して自動的に契約書が作成され、署名依頼が送信されます。
今まで、ステータスの状況をこまめに確認する必要がありましたが、ツール間を行き来することなく、契約書の作成から署名依頼の送信まで自動で行えれば便利ですよね。
例えば、営業推進部では、新規取引の契約プロセスを迅速化するために、GMOサインAPIを活用してNotionでステータスに更新されたら自動的に契約書が作成され、署名依頼が送信される仕組みを利用できます。
これにより、担当者は手作業での契約書作成や署名依頼の送信業務を行う必要がなくなり、より重要な業務へ集中できるのではないでしょうか。
また、契約手続きの迅速化にも繋がることで、ビジネスチャンスを逃すリスクも軽減しそうですね。

5.承認されたら契約書を作成・送付

社内での承認にあわせて、自動的にGMOサインAPIを用いて契約書を作成し、署名依頼が送信される連携もできます。
社内の承認状況をこまめに確認する必要がなくなれば、社内フローが円滑化するのではないでしょうか。
例えば法務部なら、社内承認を得た契約の手続きを迅速に行うために、GMOサインAPIを活用してGaroonでワークフローが承認されたら、Googleドキュメントの雛形を使用して契約書を作成し、GMOサインで送付することができます。
承認されたワークフローに基づいて契約書が自動的に作成され、GMOサインで送付されるれば、手動での書類作成や送付作業が不要になりますね。
書類の品質を維持しつつ社内規定に準拠した書類作成ができるので、時間と労力を節約し作業の正確性が向上するはずです。

まとめ

今回はGMOサインAPIと各種APIとの連携方法から実際の利用例までを紹介しました。
GMOサインAPIを使えば、契約に関連する『締結前』や『締結後』のタスクを自動化できます。
Yoomを活用すればプログラミング知識がなくても、誰でも簡単に自動化を導入できるので、この機会にぜひ試してみてくださいね！