【GMOサインAPI】各種アプリとの連携方法から活用事例まで徹底解説。

GMOサインAPIを利用して実現できる自動化の例

1.契約書を作成し、署名依頼を送付する

GMOサインAPIを利用すれば、登録された情報をもとに契約書の作成や送付を自動化することができます。
これにより、契約書作成にかかる時間を削減し、業務の効率化が期待できます。
さらに、デジタルツールを活用することで、契約書の作成・送付が迅速かつ正確に行えるため、契約プロセスの透明性と信頼性の向上も見込めます。

また、承認フローを設定することで、担当部署の上長への連絡も自動化でき、依頼漏れや承認漏れといったリスクの軽減が期待できます。
Yoomではさまざまなサービスとの連携が可能で、それぞれのサービスに対応したテンプレートも用意されています。
普段使用しているサービスと連携できるテンプレートを活用し、GMOサインAPIを使って契約書の作成・送付を自動化しましょう！

2.契約書の格納を自動化

書類の締結が完了すると、GMOサインAPIを通じてデータベースに格納することが可能です。
契約書を自動的に指定したフォルダやレコードに格納でき、手間のかかるデータ管理業務の効率化が期待できます。
自動化により、格納先の誤りや格納漏れといったヒューマンエラーの防止にも効果が見込めます。
例えば営業部でクライアントとの契約書締結後、その書類をGMOサイン APIを通じて社内のデータベースに自動で格納するシステムを導入すれば、各契約のデータベース更新が即時に行われ、作業の効率化が期待できます。

3.契約が完了したら更新

GMOサインAPIを利用して、GMOサインの契約が完了したら、情報を更新することもできます。
自動化により手作業の手間が省け、業務の効率化が見込めます。
例えば、総務部ではGMOサインAPIを利用してGMOサインで契約完了後Microsoft Excelの契約情報の更新を自動化できます。
取引や顧客の情報をMicrosoft Excelで蓄積している場合、手入力による修正が必要なく、ヒューマンエラーを回避することで、共有する情報の正確性を高く保つことが期待できます。
さらに、これまで手作業にかけていた時間を他の業務に充てることで、業務全体のスムーズな進行も期待できます。

4.ステータスが更新されたら契約書を作成・送付

特定のステータスに更新されると、GMOサインAPIを利用して自動的に契約書が作成され、署名依頼が送信されます。
今まで、ステータスの状況をこまめに確認する必要がありましたが、ツール間を行き来することなく、契約書の作成から署名依頼の送信まで自動で行えます。
例えば、営業推進部では、新規取引の契約プロセスを迅速化するために、GMOサインAPIを活用しNotionでステータスに更新されると自動的に契約書が作成され、署名依頼が送信されます。
これにより、担当者は手作業での契約書作成や署名依頼送信業務を行う必要がなくなり、より重要な業務への集中が期待できます。
また、契約手続きの迅速化にも繋がることで、ビジネスチャンスを逃すリスクの軽減も見込めます。

5.承認されたら契約書を作成・送付

社内での承認がされたら、自動的にGMOサインAPIを用いて契約書が作成され、署名依頼の送信も可能です。
社内の承認状況をこまめに確認する必要がなくなり、社内フローの円滑化にも期待ができます。
例えば、法務部で社内承認を得た契約の手続きを迅速に行うために、GMOサインAPIを活用しGaroonでワークフローが承認されたら、Googleドキュメントの雛形を使用して契約書を作成し、GMOサインで送付することができます。
承認されたワークフローに基づいて契約書が自動的に作成され、GMOサインで送付されるため、手動での書類作成や送付作業が不要になります。
書類の品質を維持しつつ社内規定に準拠した書類作成が可能になり、時間と労力を節約し作業の正確の向上が見込めます。

GMOサインAPIの利用をおすすめしたい方

・契約書の管理に手間を感じている方
・スピーディーな契約完了を目指している方
・契約書の情報の正確性を保ちたいと考えている方
・契約書作成や署名依頼の手作業を減らし、業務効率を上げたい方

まとめ

今回はGMOサインAPIと各種APIとの連携方法から実際の利用例まで紹介しました。
GMOサインAPIを用いることで、契約に関連する『契約締結前』や『契約締結後』のタスクを自動化できます。
Yoomを活用すればプログラミング知識がなくても、誰でも簡単に自動化を導入できます。

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