Salesforceでカスタムオブジェクトにレコードが追加されたら、GMOサインで契約書を送付する
試してみる
■概要
Salesforceのカスタムオブジェクトに新しいレコードが追加されるたびに、手作業で契約書を作成し、GMOサインで送付する業務は、時間と手間がかかるのではないでしょうか？
特に、迅速な契約締結が求められる場面では、この手作業がボトルネックとなり、機会損失に繋がる可能性もあります。
このワークフローを活用すれば、Salesforceへのレコード追加をトリガーとして、Googleドキュメントでの契約書発行からGMOサインでの送付までの一連の流れを自動化でき、これらの課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- SalesforceとGMOサインを利用し、契約書送付業務の効率化を検討している営業担当者の方
- カスタムオブジェクトのデータに基づいた契約書作成と送付を手作業で行っている法務・総務担当の方
- 契約プロセスの自動化を進め、業務の生産性向上を目指すマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Salesforceへのレコード追加からGMOサインでの契約書送付までが自動化されるため、手作業にかかっていた時間を削減し、コア業務に集中できます。
- 手作業による契約書作成時の情報入力ミスや、送付漏れといったヒューマンエラーのリスクを減らし、業務品質の向上に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Salesforce、Googleドキュメント、GMOサインをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでSalesforceを選択し、「カスタムオブジェクトに新規レコードが登録されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでSalesforceの「レコードを取得する」アクションを設定し、トリガーで検知したレコードの詳細情報を取得します。
- 次に、オペレーションでGoogleドキュメントの「書類を発行する」アクションを設定し、取得した情報をもとに契約書を自動で作成します。
- その後、オペレーションでGMOサインの「アクセストークンの生成」アクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでGMOサインの「封筒用文書の登録」アクションを設定し、発行した契約書をGMOサインにアップロードします。
- 最後に、オペレーションでGMOサインの「封筒への署名依頼」アクションを設定し、関係者へ契約書の署名を依頼します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Salesforceのトリガー設定「カスタムオブジェクトに新規レコードが登録されたら」では、対象とするカスタムオブジェクトのAPI参照名、取得するフィールド項目名、そしてマイドメインURLを任意で設定してください。
- Salesforceのオペレーション「レコードを取得する」では、取得したいレコードの条件を任意で設定します。
- Googleドキュメントのオペレーション「書類を発行する」では、使用する雛形書類と発行書類の連携、そしてSalesforceから取得した情報をどの部分に差し込むかの置換条件を任意で設定してください。
- GMOサインのオペレーション「アクセストークンを生成」では、ご自身のシークレットキーと顧客IDを任意で設定します。
- GMOサインのオペレーション「封筒用文書の登録」では、生成したアクセストークンなどを任意で設定してください。
- GMOサインのオペレーション「封筒への署名依頼」では、送付する封筒名、登録した文書リスト、そして自社の署名情報などを任意で設定します。
■注意事項
- Salesforce、Googleドキュメント、GMOサインのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
「Salesforceで管理している顧客情報や商談情報をもとに、GMOサインで契約書を送りたい」
「Salesforceの商談フェーズが変わったら、手動でGMOサインを操作して契約書を送付するのが手間だし、ミスも怖い…」
このように、日々の業務でSalesforceとGMOサインを利用する中で、二つのツール間のデータ手動連携に非効率さや煩わしさを感じていませんか？特に契約業務は、迅速かつ正確な対応が求められるため、手作業による遅延や入力ミスは避けたいところです。
もし、Salesforce上の特定の情報更新をトリガーとして、GMOサインでの契約書送付までを全自動化できる仕組みがあれば、これらの悩みから解放され、営業担当者や法務担当者は面倒な事務作業に時間を奪われることなく、より戦略的な業務に集中できる貴重な時間を確保できます。
今回ご紹介する自動化の設定は、専門的なプログラミング知識が一切不要なノーコードで簡単に実現でき、設定にかかる手間や時間もわずかなので、ぜひこの機会に導入して、日々の契約業務をもっとスマートに、もっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはSalesforceとGMOサインを連携するためのテンプレートが用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
Salesforceでカスタムオブジェクトにレコードが追加されたら、GMOサインで契約書を送付する
試してみる
■概要
Salesforceのカスタムオブジェクトに新しいレコードが追加されるたびに、手作業で契約書を作成し、GMOサインで送付する業務は、時間と手間がかかるのではないでしょうか？
特に、迅速な契約締結が求められる場面では、この手作業がボトルネックとなり、機会損失に繋がる可能性もあります。
このワークフローを活用すれば、Salesforceへのレコード追加をトリガーとして、Googleドキュメントでの契約書発行からGMOサインでの送付までの一連の流れを自動化でき、これらの課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- SalesforceとGMOサインを利用し、契約書送付業務の効率化を検討している営業担当者の方
- カスタムオブジェクトのデータに基づいた契約書作成と送付を手作業で行っている法務・総務担当の方
- 契約プロセスの自動化を進め、業務の生産性向上を目指すマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Salesforceへのレコード追加からGMOサインでの契約書送付までが自動化されるため、手作業にかかっていた時間を削減し、コア業務に集中できます。
- 手作業による契約書作成時の情報入力ミスや、送付漏れといったヒューマンエラーのリスクを減らし、業務品質の向上に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Salesforce、Googleドキュメント、GMOサインをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでSalesforceを選択し、「カスタムオブジェクトに新規レコードが登録されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでSalesforceの「レコードを取得する」アクションを設定し、トリガーで検知したレコードの詳細情報を取得します。
- 次に、オペレーションでGoogleドキュメントの「書類を発行する」アクションを設定し、取得した情報をもとに契約書を自動で作成します。
- その後、オペレーションでGMOサインの「アクセストークンの生成」アクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでGMOサインの「封筒用文書の登録」アクションを設定し、発行した契約書をGMOサインにアップロードします。
- 最後に、オペレーションでGMOサインの「封筒への署名依頼」アクションを設定し、関係者へ契約書の署名を依頼します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Salesforceのトリガー設定「カスタムオブジェクトに新規レコードが登録されたら」では、対象とするカスタムオブジェクトのAPI参照名、取得するフィールド項目名、そしてマイドメインURLを任意で設定してください。
- Salesforceのオペレーション「レコードを取得する」では、取得したいレコードの条件を任意で設定します。
- Googleドキュメントのオペレーション「書類を発行する」では、使用する雛形書類と発行書類の連携、そしてSalesforceから取得した情報をどの部分に差し込むかの置換条件を任意で設定してください。
- GMOサインのオペレーション「アクセストークンを生成」では、ご自身のシークレットキーと顧客IDを任意で設定します。
- GMOサインのオペレーション「封筒用文書の登録」では、生成したアクセストークンなどを任意で設定してください。
- GMOサインのオペレーション「封筒への署名依頼」では、送付する封筒名、登録した文書リスト、そして自社の署名情報などを任意で設定します。
■注意事項
- Salesforce、Googleドキュメント、GMOサインのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
SalesforceとGMOサインを連携してできること
SalesforceとGMOサインのAPIを連携させれば、これまで手作業で行っていた両ツール間のデータ入力を自動化し、契約業務のフローを劇的に効率化できます。
例えば、Salesforceの商談フェーズが更新されたタイミングで、自動的にGMOサインから契約書を送付するといった連携が可能です。
ここでは、具体的な自動化の事例をいくつかご紹介します。
アカウント登録（30秒で完了）後、「試してみる」ボタンをクリックするだけで、すぐにテンプレートを利用した自動化を体験できるので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Salesforceでカスタムオブジェクトにレコードが追加されたら、GMOサインで契約書を送付する
Salesforceのカスタムオブジェクトに新しいレコードが追加されたことをきっかけに、そのレコード情報（顧客名、住所、契約内容など）を用いてGMOサインの契約書を自動で作成し、指定の宛先へ送付する連携です。
この仕組みにより、契約書作成から送付までの一連のプロセスが完全に自動化され、手作業による入力ミスや対応漏れを防ぎつつ、契約締結までの時間を大幅に短縮できます。
Salesforceでカスタムオブジェクトにレコードが追加されたら、GMOサインで契約書を送付する
試してみる
■概要
Salesforceのカスタムオブジェクトに新しいレコードが追加されるたびに、手作業で契約書を作成し、GMOサインで送付する業務は、時間と手間がかかるのではないでしょうか？
特に、迅速な契約締結が求められる場面では、この手作業がボトルネックとなり、機会損失に繋がる可能性もあります。
このワークフローを活用すれば、Salesforceへのレコード追加をトリガーとして、Googleドキュメントでの契約書発行からGMOサインでの送付までの一連の流れを自動化でき、これらの課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- SalesforceとGMOサインを利用し、契約書送付業務の効率化を検討している営業担当者の方
- カスタムオブジェクトのデータに基づいた契約書作成と送付を手作業で行っている法務・総務担当の方
- 契約プロセスの自動化を進め、業務の生産性向上を目指すマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Salesforceへのレコード追加からGMOサインでの契約書送付までが自動化されるため、手作業にかかっていた時間を削減し、コア業務に集中できます。
- 手作業による契約書作成時の情報入力ミスや、送付漏れといったヒューマンエラーのリスクを減らし、業務品質の向上に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Salesforce、Googleドキュメント、GMOサインをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでSalesforceを選択し、「カスタムオブジェクトに新規レコードが登録されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでSalesforceの「レコードを取得する」アクションを設定し、トリガーで検知したレコードの詳細情報を取得します。
- 次に、オペレーションでGoogleドキュメントの「書類を発行する」アクションを設定し、取得した情報をもとに契約書を自動で作成します。
- その後、オペレーションでGMOサインの「アクセストークンの生成」アクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでGMOサインの「封筒用文書の登録」アクションを設定し、発行した契約書をGMOサインにアップロードします。
- 最後に、オペレーションでGMOサインの「封筒への署名依頼」アクションを設定し、関係者へ契約書の署名を依頼します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Salesforceのトリガー設定「カスタムオブジェクトに新規レコードが登録されたら」では、対象とするカスタムオブジェクトのAPI参照名、取得するフィールド項目名、そしてマイドメインURLを任意で設定してください。
- Salesforceのオペレーション「レコードを取得する」では、取得したいレコードの条件を任意で設定します。
- Googleドキュメントのオペレーション「書類を発行する」では、使用する雛形書類と発行書類の連携、そしてSalesforceから取得した情報をどの部分に差し込むかの置換条件を任意で設定してください。
- GMOサインのオペレーション「アクセストークンを生成」では、ご自身のシークレットキーと顧客IDを任意で設定します。
- GMOサインのオペレーション「封筒用文書の登録」では、生成したアクセストークンなどを任意で設定してください。
- GMOサインのオペレーション「封筒への署名依頼」では、送付する封筒名、登録した文書リスト、そして自社の署名情報などを任意で設定します。
■注意事項
- Salesforce、Googleドキュメント、GMOサインのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
Salesforceの商談フェーズが指定のフェーズになったらGMOサインで契約書を送付する
Salesforceの商談ステータスが「契約準備」や「受注」といった特定のフェーズに変更されたタイミングをトリガーにして、GMOサインから契約書を自動で送付する連携です。
営業担当者がSalesforce上で商談の進捗を更新するだけで、契約手続きが自動的に開始されるため、担当者間の引き継ぎもスムーズになり、契約業務の遅延を未然に防ぎます。
Salesforceの商談フェーズが指定のフェーズになったらGMOサインで契約書を送付する
試してみる
■概要
Salesforceで商談が最終フェーズに進んだ後、契約書の作成からGMOサインでの署名依頼までを手作業で行い、手間を感じてはいないでしょうか。 このワークフローを活用すれば、Salesforceの商談フェーズ更新をきっかけとして、契約書の自動作成からGMOサインでの署名依頼までを自動で完結させることが可能です。重要な契約業務の迅速化と正確性の向上に繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方
- Salesforceでの商談管理からGMOサインでの契約締結までのプロセスを効率化したい方
- 手作業による契約書の作成や署名依頼の送付に時間がかかり、課題を感じている方
- 契約締結までのリードタイムを短縮し、営業活動を加速させたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Salesforceの商談フェーズが更新されると自動で署名依頼が送付されるため、契約業務にかかる時間を短縮できます。
- Salesforceの正確な情報をもとに書類作成と送付を行うので、手作業による入力ミスや送付漏れなどのヒューマンエラーを防ぐことに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、SalesforceとGMOサインをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでSalesforceを選択し、「アウトバウンドメッセージを受信したら」というアクションを設定します。この設定により、Salesforce側で特定の商談フェーズになった際にフローボットが起動します。
- 次に、オペレーションでSalesforceの「指定の商談情報を取得」「取引責任者を取得」「取引先情報を取得」アクションをそれぞれ設定し、契約書作成に必要な情報を取得します。
- 続いて、オペレーションでGoogleドキュメントの「書類を発行する」アクションを設定し、取得した情報をもとに契約書を自動で作成します。
- 最後に、オペレーションでGMOサインの各アクションを設定し、作成された契約書を登録した上で、取引先担当者へ署名依頼を送付します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleドキュメントの「書類を発行する」アクションでは、事前に用意したテンプレートをもとに書類が作成されます。
- 契約書には、テンプレートをもとに固定のテキストだけでなく、前段のオペレーションでSalesforceから取得した取引先名や金額といった情報を変数として埋め込むことが可能です。
- GMOサインの各アクション、固定のテキストおよびSalesforceから取得した情報を使って、各登録項目の設定を自由にカスタマイズできます。
■注意事項
- Salesforce、GMOサインのそれぞれとYoomを連携させてください。
- Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
- Salesforceでアウトバウンドメッセージを設定する方法は「Salesforceのアウトバウンドメッセージの設定方法」をご参照ください。
- GMOサインでの署名依頼方法は「GMOサインで署名依頼を行う」をご参照ください。
SalesforceとGMOサインの連携フローを作ってみよう
それでは、さっそく実際にSalesforceとGMOサインを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでSalesforceとGMOサインの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は「Salesforceでカスタムオブジェクトにレコードが追加されたら、GMOサインで契約書を送付する」フローを作成していきます！
フローは大きく分けて、以下の手順で作成していきます。
- SalesforceとGMOサインをマイアプリ連携
- テンプレートをコピーする
- Salesforceのトリガー設定と各アクション設定
- トリガーをONにして、フローの動作確認をする
Salesforceでカスタムオブジェクトにレコードが追加されたら、GMOサインで契約書を送付する
試してみる
■概要
Salesforceのカスタムオブジェクトに新しいレコードが追加されるたびに、手作業で契約書を作成し、GMOサインで送付する業務は、時間と手間がかかるのではないでしょうか？
特に、迅速な契約締結が求められる場面では、この手作業がボトルネックとなり、機会損失に繋がる可能性もあります。
このワークフローを活用すれば、Salesforceへのレコード追加をトリガーとして、Googleドキュメントでの契約書発行からGMOサインでの送付までの一連の流れを自動化でき、これらの課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- SalesforceとGMOサインを利用し、契約書送付業務の効率化を検討している営業担当者の方
- カスタムオブジェクトのデータに基づいた契約書作成と送付を手作業で行っている法務・総務担当の方
- 契約プロセスの自動化を進め、業務の生産性向上を目指すマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Salesforceへのレコード追加からGMOサインでの契約書送付までが自動化されるため、手作業にかかっていた時間を削減し、コア業務に集中できます。
- 手作業による契約書作成時の情報入力ミスや、送付漏れといったヒューマンエラーのリスクを減らし、業務品質の向上に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Salesforce、Googleドキュメント、GMOサインをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでSalesforceを選択し、「カスタムオブジェクトに新規レコードが登録されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでSalesforceの「レコードを取得する」アクションを設定し、トリガーで検知したレコードの詳細情報を取得します。
- 次に、オペレーションでGoogleドキュメントの「書類を発行する」アクションを設定し、取得した情報をもとに契約書を自動で作成します。
- その後、オペレーションでGMOサインの「アクセストークンの生成」アクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでGMOサインの「封筒用文書の登録」アクションを設定し、発行した契約書をGMOサインにアップロードします。
- 最後に、オペレーションでGMOサインの「封筒への署名依頼」アクションを設定し、関係者へ契約書の署名を依頼します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Salesforceのトリガー設定「カスタムオブジェクトに新規レコードが登録されたら」では、対象とするカスタムオブジェクトのAPI参照名、取得するフィールド項目名、そしてマイドメインURLを任意で設定してください。
- Salesforceのオペレーション「レコードを取得する」では、取得したいレコードの条件を任意で設定します。
- Googleドキュメントのオペレーション「書類を発行する」では、使用する雛形書類と発行書類の連携、そしてSalesforceから取得した情報をどの部分に差し込むかの置換条件を任意で設定してください。
- GMOサインのオペレーション「アクセストークンを生成」では、ご自身のシークレットキーと顧客IDを任意で設定します。
- GMOサインのオペレーション「封筒用文書の登録」では、生成したアクセストークンなどを任意で設定してください。
- GMOサインのオペレーション「封筒への署名依頼」では、送付する封筒名、登録した文書リスト、そして自社の署名情報などを任意で設定します。
■注意事項
- Salesforce、Googleドキュメント、GMOサインのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
ステップ1：SalesforceとGMOサインをマイアプリ連携
はじめに、SalesforceとGMOサインをYoomに接続するためのマイアプリ登録を行いましょう。
事前にマイアプリ登録を済ませておくと、自動化フローの設定がスムーズに進められますよ！
1.Yoomページ画面左側のマイアプリをクリックし、「新規接続」を選択します。
右上の検索窓に「Salesforce」と入力し、検索結果からSalesforceのアイコンを選択します。
※Salesforceは、チームプラン・サクセスプランをご利用の方向けのアプリです。フリープランやミニプランで使うと、フローボットのオペレーションやデータコネクトがエラーになってしまうのでご注意ください。
有料プラン（チームプラン・サクセスプラン）には2週間の無料トライアルがあります。トライアル期間中なら、普段は制限されているSalesforceも問題なくお試しいただけます。ぜひこの機会にいろいろと体験してみてくださいね。
2.表示された画面で、メールアドレス・パスワードを入力し、「ログイン」をクリックしましょう。
3.続いてGMOサインをマイアプリ登録します。
先ほどと同様に、連携可能なアプリ一覧からGMOサインを検索します。
次の画面で、必須項目を入力し、「追加」をクリックしましょう。
※今回は、テンプレート設定時にGoogle ドキュメントも使用するため、Google ドキュメントもマイアプリ登録しておきましょう。
先ほどと同様に、連携可能なアプリ一覧からGoogle ドキュメントを検索します。
次の画面で、「Sign in with Google」をクリックしましょう。
※認証時にアクセス権限を「全て許可」にしておいてください。
5.次の画面で、アカウントを選択し、その後の画面で「続行」をクリックしてください。
マイアプリにSalesforceとGMOサイン、Google ドキュメントが表示されていれば、登録完了です。
ステップ2：テンプレートをコピーする
ここから、実際にフローを作っていきましょう！
簡単に設定できるようテンプレートを利用します。以下のバナーの「試してみる」をクリックして、テンプレートをコピーしてください。
Salesforceでカスタムオブジェクトにレコードが追加されたら、GMOサインで契約書を送付する
試してみる
■概要
Salesforceのカスタムオブジェクトに新しいレコードが追加されるたびに、手作業で契約書を作成し、GMOサインで送付する業務は、時間と手間がかかるのではないでしょうか？
特に、迅速な契約締結が求められる場面では、この手作業がボトルネックとなり、機会損失に繋がる可能性もあります。
このワークフローを活用すれば、Salesforceへのレコード追加をトリガーとして、Googleドキュメントでの契約書発行からGMOサインでの送付までの一連の流れを自動化でき、これらの課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- SalesforceとGMOサインを利用し、契約書送付業務の効率化を検討している営業担当者の方
- カスタムオブジェクトのデータに基づいた契約書作成と送付を手作業で行っている法務・総務担当の方
- 契約プロセスの自動化を進め、業務の生産性向上を目指すマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Salesforceへのレコード追加からGMOサインでの契約書送付までが自動化されるため、手作業にかかっていた時間を削減し、コア業務に集中できます。
- 手作業による契約書作成時の情報入力ミスや、送付漏れといったヒューマンエラーのリスクを減らし、業務品質の向上に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Salesforce、Googleドキュメント、GMOサインをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでSalesforceを選択し、「カスタムオブジェクトに新規レコードが登録されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでSalesforceの「レコードを取得する」アクションを設定し、トリガーで検知したレコードの詳細情報を取得します。
- 次に、オペレーションでGoogleドキュメントの「書類を発行する」アクションを設定し、取得した情報をもとに契約書を自動で作成します。
- その後、オペレーションでGMOサインの「アクセストークンの生成」アクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでGMOサインの「封筒用文書の登録」アクションを設定し、発行した契約書をGMOサインにアップロードします。
- 最後に、オペレーションでGMOサインの「封筒への署名依頼」アクションを設定し、関係者へ契約書の署名を依頼します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Salesforceのトリガー設定「カスタムオブジェクトに新規レコードが登録されたら」では、対象とするカスタムオブジェクトのAPI参照名、取得するフィールド項目名、そしてマイドメインURLを任意で設定してください。
- Salesforceのオペレーション「レコードを取得する」では、取得したいレコードの条件を任意で設定します。
- Googleドキュメントのオペレーション「書類を発行する」では、使用する雛形書類と発行書類の連携、そしてSalesforceから取得した情報をどの部分に差し込むかの置換条件を任意で設定してください。
- GMOサインのオペレーション「アクセストークンを生成」では、ご自身のシークレットキーと顧客IDを任意で設定します。
- GMOサインのオペレーション「封筒用文書の登録」では、生成したアクセストークンなどを任意で設定してください。
- GMOサインのオペレーション「封筒への署名依頼」では、送付する封筒名、登録した文書リスト、そして自社の署名情報などを任意で設定します。
■注意事項
- Salesforce、Googleドキュメント、GMOサインのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
クリックすると、テンプレートがお使いのYoom画面に自動的にコピーされます。
「OK」をクリックして、設定を進めましょう！
※コピーしたテンプレートは、「マイプロジェクト」内の「フローボット」に、「【コピー】Salesforceでカスタムオブジェクトにレコードが追加されたら、GMOサインで契約書を送付する」という名前で格納されています。
「あれ？テンプレートどこいった？」となった際には、マイプロジェクトから確認してみてくださいね！
ステップ3：Salesforceのトリガー設定
フローの作成を始める前に、あらかじめYoomと連携するSalesforceで、カスタムオブジェクトにレコードを追加しておきましょう！
※後続のSalesforceのトリガー設定時のテストで必要になります。
テスト用のため、内容は架空の情報（「株式会社test」や「テスト太郎」など）でOKです！
次に、Google ドキュメントに、雛形書類を作成しておきましょう。
※後続の「書類を発行する」設定で必要になります。
置換したい箇所（可変となる箇所）を{}で囲ったファイルを作成してください。
※詳しい雛形書類作成方法や、書類を作成するアクションについては、こちらをご参照ください。
1.まずは、アプリトリガー設定です。
先ほどの画面で「OK」をクリックして、表示された画面のアプリトリガー「カスタムオブジェクトに新規レコードが登録されたら」をクリックしましょう。
2.連携アカウントとアカウント選択画面が表示されるので、設定内容を確認しましょう。
連携するアカウント情報には、ステップ1で連携したアカウント情報が反映されています。
トリガーアクションはそのままにして、「次へ」をクリックしてください。
3.表示された画面で、詳細を設定します。
「トリガーの起動間隔」を選択してください。基本的には、最短の起動時間で設定することをおすすめします。
※トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
※Yoomプランの詳しい説明は、こちらを参照してみてください。
4.「カスタムオブジェクトのAPI参照名」「取得するフィールド項目名」「マイドメインURL」は、入力欄下の説明に従って、入力してください。
5.入力を終えたら「テスト」をクリックし、「取得した値」にデータが抽出されていることを確認してください。
確認したら「保存する」をクリックしましょう。
取得した値は、後続の設定で活用できます！
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値です。
取得した値は、後続のオペレーション設定時の値としてご利用いただくことができ、フローボットを起動する度に、変動した値となります。
※詳しくは、こちらをご参照ください。
ステップ4：データベースの設定
1.データベースを操作する「レコードを取得する」をクリックしてください。
「Salesforceと連携するアカウント情報」を確認し、「実行アクション」はそのままで、データベースの連携の各項目を設定していきます。
2.「マイドメインURL」は、入力欄下の説明に従って、入力してください。
「オブジェクトのAPI参照名」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択してください。
候補は、連携しているアカウントに紐づいて表示されます。
各項目を入力・確認し、「次へ」をクリックします。
3.詳細設定を行います。
「取得したいレコードの条件」は、入力欄をクリックして表示される取得した値から選択してください。
※左側には、「一意の値となる項目」を設定します。右側は、左側で設定した「一意の値となる項目」に対応する項目を、取得した値から選択します。
設定完了後は「テスト」を行い、レコードのデータが取得されることを確認してください。
※今回、後続の設定で使用する「取得した値の項目名」を追加しています。
「取得する値を追加」をクリックします。
次に表示されるポップアップ画面で、「項目名」を入力し、「保存するカラム名」をプルダウンから選択します。
最後に、「保存」をクリックします。
確認後、保存しましょう。
ステップ5：書類発行の設定
1.「書類を発行する」をクリックしましょう。
2.「Googleドキュメントと連携するアカウント情報」はそのままで、「雛形書類の連携」と「発行書類」をそれぞれ設定していきましょう。
「ドキュメントのファイルID」は、事前に作成した雛形書類のファイルIDを、入力欄をクリックして表示される候補から選択するか、入力欄下の説明に従って、入力してください。
候補は、連携しているアカウントに紐づいて表示されます。
「書類を発行する」の設定方法
「格納先のGoogle DriveフォルダID」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択するか、入力欄下の説明に従って、入力してください。
発行する書類を格納したいフォルダを選択しましょう！
「出力ファイル名」は、入力欄をクリックして表示される取得した値から選択できます。
今回は、以下画像のように設定しました。
各項目を設定・確認し、「次へ」をクリックします。
3.置換条件の設定を行います。
「置換後の文字列」の各項目は、入力欄をクリックして表示される取得した値から選択してください。
入力を終えたら「テスト」を実行し、書類の発行に成功したら「保存する」をクリックします。
ステップ6：GMOサインのアクセストークン生成設定
1.アプリと連携する「アクセストークンの生成」をクリックしましょう。
各項目を確認し、「次へ」をクリックします。
2.API接続設定を行います。
「シークレットキー」「顧客ID」は、GMOサインにお問合せし、入力してください。
入力を終えたら「テスト」を実行し、アクセストークンの生成に成功したら「保存する」をクリックします。
ステップ7：GMOサインの文書登録設定
1.アプリと連携する「封筒用文書の登録」をクリックしましょう。
各項目を確認し、「次へ」をクリックします。
2.API接続設定を行います。
「シークレットキー」「顧客ID」は、GMOサインにお問合せし、入力してください。
「アクセストークン」は、入力欄をクリックして表示される取得した値から選択してください。
「ファイルの添付方法」「ファイル」は、プルダウンから、以下画像のように選択してください。
入力を終えたら「テスト」を実行し、文書の登録に成功したら「保存する」をクリックします。
ステップ8：GMOサインの署名依頼設定
1.アプリと連携する「封筒への署名依頼」をクリックしましょう。
※・GMOサインでの署名依頼方法はこちらをご参照ください。
各項目を確認し、「次へ」をクリックします。
2.API接続設定を行います。
「シークレットキー」「顧客ID」は、GMOサインにお問合せし、入力してください。
「アクセストークン」は、入力欄をクリックして表示される取得した値から選択してください。
「封筒名」は、入力欄をクリックして表示される取得した値から選択してください。
文書リストの各項目を設定していきます。
「文書コード」「文書名」は、入力欄をクリックして表示される取得した値から選択してください。
※「文書名」は、「レコードを取得する」の項目から選択しましょう。
「自社署名者：メールアドレス」は、任意のメールアドレスを設定してください。
自社署名情報の各項目を設定していきます。
「文書コード」は、入力欄をクリックして表示される取得した値から選択してください。
「依頼内容」は、プルダウンから選択してください。
「送信先署名者：名前」は、入力欄をクリックして表示される取得した値から選択してください。
「送信先署名者：メールアドレス」は、入力欄をクリックして表示される取得した値から選択してください。
先ほどの「自社署名情報」の設定と同様に、送信先署名情報の各項目を設定していきます。
「文書コード」は、入力欄をクリックして表示される取得した値から選択してください。
「依頼内容」は、プルダウンから選択してください。
「自社署名者：承認順」「送信先署名者：承認順」は、承認を行う順番を入力してください。
設定完了後は「テスト」を行い、実際にGMOサインで契約書が送付されることを確認してください。
確認後、保存しましょう。
ステップ9：トリガーボタンをONにして、フローの動作確認をする
全ての設定が完了すると、下図のようなポップアップが表示されます。赤枠部分の「トリガーをON」をクリックすると、設定したフローボットが起動するので動作確認をしましょう！
GMOサインのデータをSalesforceに連携したい場合
今回はSalesforceからGMOサインへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にGMOサイン側でのアクションをきっかけにSalesforceのデータを更新したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
契約後のステータス管理などを自動化したい方におすすめです。
GMOサインで署名が完了したら、Salesforceにレコードを追加する
GMOサインで送信した契約書への署名が完了したタイミングで、その情報をSalesforceに自動で反映させる連携です。
例えば、署名完了の事実をSalesforceの活動履歴に記録したり、商談フェーズを「契約済み」に自動で更新したりできます。
この連携により、契約ステータスの手動更新の手間が一切なくなり、営業担当者や管理者が常に最新の契約状況をSalesforce上で把握できるようになります。
GMOサインで署名が完了したら、Salesforceにレコードを追加する
試してみる
■概要
GMOサインで契約手続きが完了した後、その情報を手作業でSalesforceに入力していませんか。この作業は時間がかかる上に、入力ミスなどのヒューマンエラーも発生しやすく、業務のボトルネックになりがちです。このワークフローを活用すれば、GMOサインでの署名完了をトリガーとして、Salesforceへ関連情報を含むレコードを自動で追加でき、こうした課題の解消に繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方
- GMOサインとSalesforce間のデータ連携を手作業で行い、非効率を感じている方
- 契約締結後の顧客情報をSalesforceで迅速かつ正確に管理したい営業担当者
- 手入力による情報登録のミスを削減し、業務全体の効率化を目指している方
■このテンプレートを使うメリット
- GMOサインでの署名完了後、Salesforceへの情報登録が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業によるデータ転記がなくなるため、入力間違いや情報の登録漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GMOサインとSalesforceをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGMOサインを選択し、「署名が完了したら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでGMOサインの「アクセストークンの生成」アクションを設定します。
- さらに、オペレーションでGMOサインの「文書詳細情報の取得」アクションを設定し、署名が完了した文書の詳細情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでSalesforceの「レコードを追加する」アクションを設定し、取得した情報をもとにSalesforceへ新しいレコードを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Salesforceの「レコードを追加する」アクションにおいて、レコードを追加する対象のオブジェクト（例：取引先、商談、リードなど）を任意で指定してください。
- Salesforceに追加するレコードの各項目に対して、GMOサインから取得したどの情報を割り当てるか、あるいは固定値を入力するかなど、自社の運用に合わせて柔軟に設定が可能です。
■注意事項
- GMOサイン、SalesforceのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
- GMOサインでの署名依頼方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6169138
GMOサインで特定条件に合う署名が完了したら、Salesforceにレコードを追加する
GMOサインで署名が完了した契約のうち、特定の条件（例：契約金額が100万円以上、特定の契約プランなど）に合致するものだけを抽出し、Salesforceに情報を連携する自動化フローです。
条件分岐の仕組みを用いることで、重要な契約のみをマネージャーに通知したり、特定のフィールドにフラグを立てたりといった、より高度で業務ルールに即したデータ連携を実現できます。
GMOサインで特定条件に合う署名が完了したら、Salesforceにレコードを追加する
試してみる
■概要
GMOサインで署名が完了した書類の情報を、都度Salesforceへ手作業で入力するのは手間がかかり、入力ミスや対応漏れも気になるところではないでしょうか。このワークフローを利用することで、GMOサインでの署名完了をトリガーとして、Salesforceへ自動でレコードを追加でき、これらの課題を解消し業務の効率化に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
- GMOサインとSalesforce間で、手作業による情報登録に手間を感じている方
- 契約締結後の顧客情報をSalesforceで管理し、迅速な対応を目指す営業担当者
- 契約関連業務の自動化を進め、ヒューマンエラーを削減したい法務・管理部門の方
■このテンプレートを使うメリット
- GMOサインでの署名完了後、Salesforceへのレコード追加が自動で行われるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による情報入力の際に起こり得る、転記ミスや入力漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減につながります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GMOサインとSalesforceをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGMOサインを選択し、「署名が完了したら」というアクションを設定し、署名完了を検知する設定をします。
- 続いて、オペレーションでGMOサインの「アクセストークンを生成する」アクションを設定し、API連携に必要な認証情報を取得します。
- 次に、オペレーションでGMOサインの「文書詳細情報を取得する」アクションを設定し、署名された文書の詳細情報を取得します。
- その後、オペレーションで分岐機能を設定し、取得した文書詳細情報に基づいて、Salesforceへレコードを追加するかどうかを判断します。
- 最後に、オペレーションでSalesforceの「レコードを追加する」アクションを設定し、指定したオブジェクトに必要な情報を登録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能では、GMOサインから取得した文書の情報（特定の契約条件など）、任意の情報に基づいて、Salesforceへ情報を登録するかどうかの条件を柔軟に設定できます。
- Salesforceにレコードを追加する設定では、どのオブジェクト（例：取引先、商談、カスタムオブジェクトなど）に情報を登録するかを指定でき、さらに各項目に対して、GMOサインから取得したどの情報を割り当てるか、または固定値を設定するかなど、詳細なマッピングが可能です。
■注意事項
- GMOサイン、SalesforceのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
- GMOサインでの署名依頼方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6169138
SalesforceとGMOサインのAPIを使ったその他の自動化例
今回ご紹介した連携以外にも、SalesforceやGMOサインを活用することで、営業支援や契約業務を短縮できます。
顧客管理から契約書の発行・送付まで、一連の業務をシームレスに自動化するテンプレートが多数揃っていますので、ぜひ試してみてくださいね！
Salesforceを使った便利な自動化例
Salesforceは、入力フォームやリード登録、商談情報の活用など、営業や顧客対応の自動化に強みがあります。
Google スプレッドシートや基幹システム、Gmailなど他ツールと連携することで、データの活用や通知業務がスムーズになりますよ！
Salesforceと連携可能な問い合わせフォームを作成する
試してみる
◼️概要
Salesforceと連携するお問い合わせフォームを自由に作成し、フォームに情報が送信されたらSalesforceのリードオブジェクトに情報を登録することが可能です。
フォームの内容やSalesforceの登録内容は自由に変更してご利用ください。
作成したフォームはURLをシェアしたり、公開して利用することが可能です。
◼️注意事項
・フォームの内容を自由に変更してご利用ください。
・SalesforceとYoomの連携設定が必要です。
・Yoomのチームプラン以上でご利用いただけます。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
Salesforceと連携した入力フォームを作成する
試してみる
◼️概要
Salesforceの任意のオブジェクトと連携可能な入力フォームを作成し、フォームで送信された情報を自由にSalesforce上に格納することが可能です。
フォームの項目や内容を自由に変更してご利用ください。
Salesforceの対象のオブジェクトはリードや取引先など任意のオブジェクトを選択いただけます。
◼️注意事項
・SalesforceとYoomの連携設定が必要です。
・Yoomのチームプラン以上でご利用いただけます。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
Salesforceの情報を基幹システムに登録する
試してみる
■概要
Salesforceで管理している顧客情報を、基幹システムに転記する作業に手間を感じていませんか？手作業によるコピー＆ペーストは、入力ミスや転記漏れの原因となり、データの整合性を保つ上で大きな課題です。このワークフローを利用すれば、Salesforceのリード詳細ページからワンクリックでRPAにより基幹システムへの情報登録が自動化されるため、こうした問題をスムーズに解消します。Chrome拡張機能を使用したトリガーを使用することで、Salesforce上から直接トリガーを起動させることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Salesforceの情報を基幹システムへ手作業で登録している営業担当者の方
- データ転記作業における入力ミスをなくし、業務の正確性を向上させたい方
- 定型的な入力作業を自動化し、より重要なコア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Salesforceの画面から直接フローを起動し、RPAが自動で入力するため、手作業での転記にかかる時間を短縮できます。
- 手作業でのコピー＆ペーストが不要になるため、入力ミスや転記漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保てます。
■フローボットの流れ
- はじめに、SalesforceをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでSalesforceのクローム拡張機能を選択し、「リード詳細ページから起動」するよう設定します。
- 最後に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、基幹システムへのログインや項目への情報入力を自動化します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- RPA機能のオペレーションでは、実際に情報を登録したい基幹システムのURLや、ログインから情報入力、登録ボタンのクリックといった一連のブラウザ操作を自由に設定してください。
■注意事項
- SalesforceとYoomを連携してください。
- Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
- ブラウザを操作するオペレーションの設定方法はこちらをご参照ください。
- ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
- Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法はこちらをご参照ください。
Salesforceにリードが登録されたら、Google スプレッドシートの特定の範囲を別タブにコピーする
試してみる
■概要
Salesforceに新しいリードが登録されるたびに、手作業でGoogle スプレッドシートへ情報を転記していると、多くの時間と手間を要し、入力ミスのリスクも伴うのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Salesforceへのリード登録をトリガーとして、Google スプレッドシートの特定範囲を別タブへ自動でコピーできるため、これらの課題を円滑に解消し、より重要な業務へ集中できるようになります。
■このテンプレートをおすすめする方
- SalesforceとGoogle スプレッドシート間で、煩雑な手作業によるデータ連携を行っている営業担当者の方
- リード情報の転記ミスや入力漏れを防ぎ、データ精度の向上を目指しているチームのマネージャーの方
- 繰り返し発生する定型的なデータ入力業務から解放され、コア業務へ注力したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Salesforceにリードが登録されると、Google スプレッドシートへ情報が自動でコピーされるため、これまで手作業に費やしていたデータ入力や転記の時間を短縮できます。
- 手作業に伴うデータ転記時の入力間違いや記載漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、常に正確なデータ管理の実現に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、マイアプリ連携画面にてSalesforceおよびGoogle スプレッドシートをYoomと連携させます。
- 次に、フローボットのトリガーとしてSalesforceを選択し、「リードオブジェクトに新規レコードが登録されたら」というアクションを設定することで、新しいリードの登録を起点にフローが自動で起動するようになります。
- 続けて、Salesforceを選択し、同じく「リードオブジェクトに新規レコードが登録されたら」アクション（これはトリガーで検知された新規リードの具体的な情報を取得するためのステップです）を設定し、必要なリード情報を取得します。
- その後、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「複数のレコードを取得する」アクションを設定し、コピー元のシートや参照したいデータの範囲を指定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能の「コマンドオペレーション」を設定し、取得したSalesforceのリード情報やGoogle スプレッドシートのデータに基づいて、特定の条件を満たした場合にのみ後続の処理に進むよう、詳細なロジックを定義します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、条件に合致し整形されたリード情報を、指定した別のシートやタブに新しい行として自動で追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能で利用するコマンドオペレーションでは、Google スプレッドシートへレコードを追加する際の具体的な条件をユーザーの業務に合わせて自由に設定することが可能です。例えば、Salesforceから取得したリードの特定の項目（業種やリードソースなど）の値に基づいて、コピーを実行するか否かを判断させる、といった詳細なカスタマイズが行えます。
■注意事項
- SalesforceとGoogle スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Salesforceおよび繰り返しオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリ・機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
GMOサインを使った便利な自動化例
GMOサインは、入力フォームやkintone、Notionなどで管理された情報をもとに、契約書を自動で作成・送付可能です。
人手を介さずに電子契約を完結させられるため、契約業務の迅速化・省力化の効果をもたらすはずです！
AirtableからGMOサインで契約書を送信する
試してみる
■概要
AirtableからGMOサインで契約書を送信するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Airtableで契約管理を担当している方
・Airtableで契約関連の情報を一元管理している方
・AirtableとGMOサイトを連携して効率化を図りたい方
2.業務でGMOサインを利用している方
・契約書の作成や送信の業務を担当している方
・GMOサインからの契約書の作成や送信を自動化したい方
■このテンプレートを使うメリット
GMOサインは契約書をデジタル化することができ、契約書の作成や送付を効率化できるのがメリットです。
しかし、契約関連の情報をAirtableで管理している場合、書類の作成や送付を手作業で行う必要があるため、時間がかかり非効率的だと感じているかもしれません。
このテンプレートは、Airtableのステータスのレコードが更新されると、自動でGMOサインから契約書を送信することができます。
Airtableからの操作のみで書類の作成や送付を自動化できるため、GMOサインによる手動作業が不要となり、業務を効率化することができます。
また、手動による作成や送付を自動化することにより、ヒューマンエラーの発生を防止することも可能です。
■注意事項
・Airtable、GMOサインのそれぞれとYoomを連携してください。
・GMOサインでの署名依頼方法はこちらをご参照ください
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
kintoneのデータで契約書を作成し、GMOサインで送付する
試してみる
■概要
YoomのChrome拡張機能を使用してkintoneのレコード詳細ページからYoomのフローボットを起動し、Googleドキュメントの雛形から契約書のPDFを発行します。
発行したPDFをGMOサインで自動的に送付します。
契約書の雛形はGoogleドキュメントで自由に作成が可能です。
■注意事項
・kintone、GMOサイン、GoogleドキュメントそれぞれとYoomを連携してください。
・YoomのChrome拡張機能をダウンロードしてご利用ください。
・GMOサインで送付先のみ署名を行う方法で書類を送付します。
Notionデータベースの情報を用いて、GMOサインで契約書を作成して送付する
試してみる
■概要
Notionデータベースの情報を用いて、GMOサインで契約書を作成して送付するフローです。
Chrome拡張機能を使用したトリガーを使用することで、Notion上から直接トリガーを起動させることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Notionを業務に活用している企業
・データベースに契約情報の詳細を登録している方
・取引先企業の情報の一元管理を行っている方
2.GMOサインを活用して契約書の作成管理を行っている企業
・契約締結の効率化に活用している方
■このテンプレートを使うメリット
Notionは情報の一元管理を行うことで、業務に必要な情報へのアクセス性を高めることが期待できるツールです。
しかし、Notionに登録された情報を手入力して毎回契約書の作成を行うのは、ミスの発生リスクを高めるかもしれません。
情報の精度を維持したまま帳票の作成を行いたいと考えている方にこのフローは適しています。
このフローを活用することで、Notionの情報を引用して自動でGMOサインのテンプレートを使用した契約書を作成し送信まで完了することができます。
自動化によって手作業を大幅に省きヒューマンエラーを回避することで、正確性の高い契約書の作成を行うことができます。
■注意事項
・Notion、GMOサインのそれぞれとYoomを連携してください。
・Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法はこちらをご参照ください。
・GMOサインでのテンプレート署名依頼方法はこちらをご参照ください。
kintoneから1クリックで契約書を作成しGMOサインで送付する
試してみる
■概要
kintoneから1クリックで契約書を作成しGMOサインで送付するフローです。
Chrome拡張機能を使用したトリガーを使用することで、kintone上から直接トリガーを起動させることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.kintoneを業務に活用している方
・個人情報や企業情報の一元管理に活用している方
・サブテーブル（テーブル）を活用して更新ごとに契約書の詳細内容を登録している方
2.GMOサインで契約書を管理している方
・契約締結までの業務の効率化に活用している方
■このテンプレートを使うメリット
kintoneは契約ごとの詳細情報をレコードのサブテーブル（テーブル）を活用して管理することで、帳票作成を円滑に行うことができるツールです。
しかし契約書を作成ごとにkintoneの情報を手入力するのは、手間も時間もかかり効率的とは言えません。
契約書作成業務の効率化を行いたいと考えている方にこのフローは有効的です。
このフローを使用すると、kintoneのサブテーブル（テーブル）の情報を引用して自動で契約書を作成しGMOサインで送付することができます。
契約書に関わる一連の業務を自動化することで、手作業の手間や時間を大幅に省くことができ、業務を効率化します。
また入力作業を省くことで、手作業によるヒューマンエラーのリスクを回避することにも繋がります。
■注意事項
・kintone、GMOサインのそれぞれとYoomを連携してください。
・Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法はこちらをご参照ください。
入力フォームの情報をもとにGMOサインで契約書を送付
試してみる
■概要
入力フォームで入力した情報をもとに、GMOサインで契約書を自動的に送付します。
■設定方法
1. アクセストークンの生成
2. 封筒用文書（契約書ファイル）の登録
3. 署名依頼の設定
入力フォームに必要情報を入力することで、契約書の送付が可能です。
■注意事項
・フローボットの設定内容を適宜変更してご利用ください。
・GMOサインとYoomの連携を行う必要があります。
・事前にGMOサインにて「シークレットキー」「顧客ID」の取得をお願いいたします。
まとめ
SalesforceとGMOサインの連携を自動化することで、これまで手作業で行っていたSalesforceからGMOサインへの情報転記や契約書送付作業の手間を完全に削減し、ヒューマンエラーの発生を防ぐことができます。
これにより、契約プロセス全体が迅速かつ正確に進み、担当者は煩雑な事務作業から解放され、顧客とのリレーション構築や新たな商談創出といった、本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整うはずです！
今回ご紹介したような業務自動化は、ノーコード連携ツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面をクリックして設定をしていくだけの直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もしSalesforceやGMOサインに関連する業務の自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
