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GMOサインは、契約完了を迅速に行うために大変便利なツールです。
また、Airtableで契約に関する情報を一元管理することで、契約情報へのアクセス性を高めることができます。
しかし、GMOサインで契約が完了するたびに、手入力でAirtableの情報を更新するのは、非常に手間がかかり業務の質を低下させる可能性があります。
本記事では、GMOサインとAirtableを連携することで、GMOサインで契約が完了したらAirtableの契約情報を自動で更新する方法をご紹介します。
自動化によるメリットと、プログラミングレスでアプリ連携する手順を詳しく解説します！
・GMOサインとAirtableを利用している方。
・GMOサインとAirtableを使用する中で、契約の管理を効率化したいと考えている方。
・GMOサインとAirtableをそれぞれ連携して、自動化をすでに検討している方。
GMOサインとAirtableを連携すると、GMOサインで契約が完了したらAirtableのデータベースを自動的に更新できるため、契約情報の整合性向上が期待できます。
手入力での転記作業は、ヒューマンエラーが発生しやすく、入力ミスや入力漏れによりトラブルが起こる可能性があります。
転記作業を自動化することによって、リアルタイムで契約情報を反映できるため、データの一貫性が保たれます。
これにより、契約内容の確認を素早く正確に行え、業務全体の信頼性を高められる可能性があります。
GMOサインの契約情報を手動でAirtableを更新する作業は、多くの時間と手間がかかります。
特に、契約情報の変更や更新が頻繁に発生する企業では、負担が大きくなります。
GMOサインとAirtableを連携すると、GMOサインで契約が完了したらAirtableの契約情報が自動で更新されるので、手入力の手間を削減し、作業時間を短縮することが可能です。
これにより、従業員は、他の高付加価値の業務に時間を割くことができるようになるため、業務全体の生産性の向上が期待できます。
Airtableは、データの視覚化やフィルタリングができるため、GMOサインの契約情報（契約日、契約満了日、契約期間など）をAirtableに自動で登録することで、契約に関連する情報を一元管理し可視化することが可能です。
これにより、各チームが契約情報をスムーズに確認でき、認識のずれや確認ミスを減らすことが可能です。
[Yoomとは]
ここからはYoomでGMOサインとAirtableを連携し、「GMOサインで契約が完了したらAirtableの情報を更新する」というフローの作成手順をご紹介します。
工程は、下記5ステップで完了します。
〈事前準備：Yoomへの登録〉
下記バナーの「詳細を見る」をクリックし、画面が切り替わったら「このテンプレートを試す」をクリックしてください。
Yoomの登録フォームに入力を行ったら登録完了です！
※すでに登録済みの方は、ログインしてください。
■概要
GMOサインで契約が完了したらAirtableの情報を更新するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.GMOサインで帳票類の管理を行う方
・契約の管理を効率的に行いたい方
・情報の可視化によって業務を効率化している方
2.Airtableでデータの管理を行う方
・顧客企業や契約情報の管理している方
■このテンプレートを使うメリット
GMOサインは迅速な契約完了を行うために有益なツールです。
併せてAirtableで関連する情報を一元管理することで、チーム全体が業務に使用する情報へのアクセス性を高めます。
しかし、GMOサインで契約の完了するたびに手作業でAirtableの情報を更新するのは、業務の質を低下させる可能性があります。
チーム全体が生産性向上のために建設的な業務へ注力したいと考える方にこのフローは適しています。
このフローを活用することで、GMOサインで契約が完了したら自動でAirtableの情報を更新し、手作業の手間を省き業務を効率化します。
契約完了をトリガーに自動で情報を更新することで、チームに共有する情報を最新に保ことができます。
■注意事項
・GMOサイン、AirtableのそれぞれとYoomを連携してください。
まずは、YoomのマイアプリにGMOサインとAirtableを登録します。
1. GMOサインの登録方法
左欄の「マイアプリ」をクリックして、「新規接続」からGMOサインを検索してください。
アカウント名は、任意で設定してください。
アクセストークンは「GMO」と入力して、追加をクリックしてください。
これでGMOサインのマイアプリ登録が完了です。
2. Airtableの登録方法
今度は、「新規接続」からAirtableを検索します。
「＋ペースを追加」から該当するワークスペースを選択して、「アクセスを許可する」をクリックします。
これでAirtableのマイアプリ登録が完了しました！
次は、マイプロジェクトにテンプレートコピーして、フローボットを作成していきます。
コピーがまだの場合は、フローボットテンプレートを下記よりコピーしてください。
■概要
GMOサインで契約が完了したらAirtableの情報を更新するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.GMOサインで帳票類の管理を行う方
・契約の管理を効率的に行いたい方
・情報の可視化によって業務を効率化している方
2.Airtableでデータの管理を行う方
・顧客企業や契約情報の管理している方
■このテンプレートを使うメリット
GMOサインは迅速な契約完了を行うために有益なツールです。
併せてAirtableで関連する情報を一元管理することで、チーム全体が業務に使用する情報へのアクセス性を高めます。
しかし、GMOサインで契約の完了するたびに手作業でAirtableの情報を更新するのは、業務の質を低下させる可能性があります。
チーム全体が生産性向上のために建設的な業務へ注力したいと考える方にこのフローは適しています。
このフローを活用することで、GMOサインで契約が完了したら自動でAirtableの情報を更新し、手作業の手間を省き業務を効率化します。
契約完了をトリガーに自動で情報を更新することで、チームに共有する情報を最新に保ことができます。
■注意事項
・GMOサイン、AirtableのそれぞれとYoomを連携してください。
1.バナーにカーソルを合わせ「詳細を見る」をクリック
2.移行したページの「このテンプレートを試す」をクリック
3.Yoomの登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログインしましょう。
まずは、「署名が完了したら」という項目をクリックしてください。
このページは、すでに設定されています。
そのまま「次へ」をクリックしてください。
（タイトルは変更可能です。）
上記画面のWebhookURLをコピーし、GMOサインの管理画面に設定してください。
Webhookを設定後、GMOサインにサンプルの署名を完了させます。
※注意事項）本フローボットは、契約日を追加する形で更新すると仮定して作成されています。AirtableのレコードIDをGMOサインの備考1に入力してください。
テストを行い、テストが成功したら、先ほど登録したサンプルの署名の「トランザクションID」がアウトプットとして取得されます。
アウトプットが正しく取得されたら「保存する」をクリックしてください。
次に、「アクセストークンの生成」という項目をクリックします。
このページは、すでに設定されています。
そのまま「次へ」をクリックしてください。
（タイトルは変更可能です。）
シークレットキーと顧客IDを、注釈を参考に入力してください。
テストを行い成功したら、アウトプットに「アクセストークン」が取得されます。
アウトプットが正しく取得されたら「保存する」をクリックしてください。
続いて、「文書詳細情報の取得」という項目をクリックしてください。
このページは、すでに設定されています。
そのまま「次へ」をクリックしてください。
（タイトルは変更可能です。）
シークレットキー・顧客IDは、ステップ3で入力したものを再び入力してください。
アクセストークンは、上記画像のように設定されています。
※設定方法）枠内をクリックし「アクセストークンの生成」のタブの中にある「アクセストークン」をクリックしてください。
※解説）上記のように設定することで、GMOサインの署名が完了したら、「アクセストークン」を自動で取得することができます。
トランザクションIDは、上記画像のように設定されています。
※設定方法）枠内をクリックし「署名が完了したら」のタブの中にある「トランザクションID」をクリックしてください。
※解説）上記のように設定することで、GMOサインの署名が完了したら、「トランザクションID」を自動で取得することができます。
テストを行い、アウトプットが正しく取得されたのを確認したら「保存する」をクリックしてください。
最後に、「レコードを更新」という項目をクリックしてください。
このページは、すでに設定されています。
そのまま「次へ」をクリックしてください。
（タイトルは変更可能です。）
ベースID・テーブルIDまたは名前を、注釈を参考に入力してください。
レコードIDは、上記画像のように設定されています。
解説）ステップ1で登録したGMOサインの署名の「備考1」に「AirtableのレコードID」を入力しているため、上記のように設定することで、自動でAirtableのレコードIDを反映することができます。
フィールド情報の値は、上記のように設定されています。
解説）上記のように設定することで、GMOサインに入力した「契約日」を自動でAirtableの値に反映することができます。
補足）上記の設定以外にも、追加で「契約満了日」や「更新期間」などを値に設定することで、必要な情報を自動で取得できます。
テストを行い、成功したら「保存する」をクリックします。
全ての設定が完了したら、上記画面が表示されるので、「トリガーをON」をクリックして、フローボットを起動させてください！
これで、「GMOサインで契約が完了したらAirtableの情報を更新する」フローボットの完成です。
■概要
GMOサインで契約が完了したらAirtableの情報を更新するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.GMOサインで帳票類の管理を行う方
・契約の管理を効率的に行いたい方
・情報の可視化によって業務を効率化している方
2.Airtableでデータの管理を行う方
・顧客企業や契約情報の管理している方
■このテンプレートを使うメリット
GMOサインは迅速な契約完了を行うために有益なツールです。
併せてAirtableで関連する情報を一元管理することで、チーム全体が業務に使用する情報へのアクセス性を高めます。
しかし、GMOサインで契約の完了するたびに手作業でAirtableの情報を更新するのは、業務の質を低下させる可能性があります。
チーム全体が生産性向上のために建設的な業務へ注力したいと考える方にこのフローは適しています。
このフローを活用することで、GMOサインで契約が完了したら自動でAirtableの情報を更新し、手作業の手間を省き業務を効率化します。
契約完了をトリガーに自動で情報を更新することで、チームに共有する情報を最新に保ことができます。
■注意事項
・GMOサイン、AirtableのそれぞれとYoomを連携してください。
GMOサインの契約完了後の情報がAirtableに自動で反映されるため、財務部門では、請求書作成や支払い管理を効率化することが可能です。
自動反映により、契約情報と請求情報が一致するため、ミスの発生を防ぎ、スムーズな財務管理が期待できます。
法務部門では、多数の契約書を一元管理する必要があります。
AirtableとGMOサインを連携させることで、契約が完了するたびにAirtableに最新情報が自動で反映されるため、手入力の手間を省き、正確なデータを維持することが可能です。
GMOサインの契約完了後にAirtableが自動更新されるため、営業担当者やカスタマーサポートは、素早く最新の情報にアクセスできます。
顧客への迅速なフォローアップや、適切なタイミングでサービスを提供することが可能になります。
Yoomでは、GMOサインやAirtableを使用した自動化例を多数ご用意しています。
今回は3つのフローボットをご紹介します。
1.Googleフォームの情報からGMOサインで契約書を作成し、署名依頼を自動送付するフローです。
このフローを活用すると、GMOサインでの契約書作成にかかっていた時間を削減できるため、効率化が期待できます。
2.GMOサインで書類の締結が完了したら、ファイルをGoogle Driveに自動で格納するフローです。
このフローを活用することで、ファイル格納を自動化できるため、格納先の誤り、格納漏れといったヒューマンエラーの防止が期待できます。
■概要
GMOサインで書類の締結が完了したら、ファイルをGoogle Driveに格納するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.GMOサインを使用して契約業務を担当している方
・GMOサインを導入している企業
・GMOサインを使用して契約業務を担当している方
2.Google Driveでファイル管理を担当している方
・GMOサインで作成されたファイルをGoogle Driveに都度蓄積している方
・バックオフィス業務でGoogle Driveを使用している企業
3.手動によるGoogle Driveへのファイルの格納を自動化したいと考えている方
・日常的にGoogle Driveへのファイルの格納を担当している方
・業務の自動化を目指している中小企業の経営者
・GMOサインとGoogle Driveを連携して効率化を検討している方
■このテンプレートを使うメリット
・GMOサインで書類の締結が完了したら、ファイルを自動的にGoogle Driveへ格納できるため、業務の効率化を図ることができます。
・ファイル格納を自動化することで、格納先の誤り、格納漏れといったヒューマンエラーの防止に効果があります。
・Google Driveへファイル格納後にコミュニケーションツールから通知を出すことで、締結された書類の確認を特定のメンバーへ依頼することもできます。
■注意事項
・GMOサインとGoogle Driveを連携させてください。
・GMOサインでの署名依頼方法はこちらをご参照ください
3.Airtableで取引先が登録されたらOneDriveにフォルダを自動で作成するフローです。
このフローを活用すると、OneDriveへのフォルダ作成が自動化されるため、ヒューマンエラーの発生を防止し、業務効率の向上が期待できます。
■概要
Airtableで取引先情報を管理しているものの、関連書類を保管するために都度OneDriveにフォルダを手作業で作成する業務に手間を感じていませんか。このワークフローを活用すれば、Airtableに新しい取引先レコードが登録されると、自動でOneDriveに取引先名のフォルダが作成されるため、手作業によるファイル管理の煩雑さを解消し、業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
本記事では、GMOサインとAirtableを連携することで、GMOサインで契約が完了したらAirtableの契約情報を自動で更新する方法をご紹介しました！
今回ご紹介したフローを活用すると、転記作業を自動化できるため、入力の手間が省け、データの一貫性向上が期待できますよ。
Yoomを使用するとプログラミングレスで、アプリ連携することが可能です！
多種多様のフローをご用意しているので、ぜひフローボットテンプレート一覧から、ご自身の業務に活用できるフローを探して、便利な自動化をお試しください。
