ステップ1:YoomにGMOサインとAirtableをマイアプリ登録する
まずは、YoomのマイアプリにGMOサインとAirtableを登録します。
1. GMOサインの登録方法
左欄の「マイアプリ」をクリックして、「新規接続」からGMOサインを検索してください。
アカウント名は、任意で設定してください。
アクセストークンは「GMO」と入力して、追加をクリックしてください。
これでGMOサインのマイアプリ登録が完了です。
2. Airtableの登録方法
今度は、「新規接続」からAirtableを検索します。
「+ペースを追加」から該当するワークスペースを選択して、「アクセスを許可する」をクリックします。
これでAirtableのマイアプリ登録が完了しました!
ステップ2:GMOサインの署名が完了したら起動するトリガーの設定
まずは、「署名が完了したら」という項目をクリックしてください。
このページは、すでに設定されています。
そのまま「次へ」をクリックしてください。
(タイトルは変更可能です。)
上記画面のWebhookURLをコピーし、GMOサインの管理画面に設定してください。
Webhookを設定後、GMOサインにサンプルの署名を完了させます。
※注意事項)本フローボットは、契約日を追加する形で更新すると仮定して作成されています。AirtableのレコードIDをGMOサインの備考1に入力してください。
テストを行い、テストが成功したら、先ほど登録したサンプルの署名の「トランザクションID」がアウトプットとして取得されます。
アウトプットが正しく取得されたら「保存する」をクリックしてください。
ステップ3:GMOサインのアクセストークンを生成する
次に、「アクセストークンの生成」という項目をクリックします。
このページは、すでに設定されています。
そのまま「次へ」をクリックしてください。
(タイトルは変更可能です。)
シークレットキーと顧客IDを、注釈を参考に入力してください。
テストを行い成功したら、アウトプットに「アクセストークン」が取得されます。
アウトプットが正しく取得されたら「保存する」をクリックしてください。
ステップ4:GMOサインの文書詳細情報を取得する
続いて、「文書詳細情報の取得」という項目をクリックしてください。
このページは、すでに設定されています。
そのまま「次へ」をクリックしてください。
(タイトルは変更可能です。)
シークレットキー・顧客IDは、ステップ3で入力したものを再び入力してください。
アクセストークンは、上記画像のように設定されています。
※設定方法)枠内をクリックし「アクセストークンの生成」のタブの中にある「アクセストークン」をクリックしてください。
※解説)上記のように設定することで、GMOサインの署名が完了したら、「アクセストークン」を自動で取得することができます。
トランザクションIDは、上記画像のように設定されています。
※設定方法)枠内をクリックし「署名が完了したら」のタブの中にある「トランザクションID」をクリックしてください。
※解説)上記のように設定することで、GMOサインの署名が完了したら、「トランザクションID」を自動で取得することができます。
テストを行い、アウトプットが正しく取得されたのを確認したら「保存する」をクリックしてください。
ステップ5:Airtableのレコードを更新する
最後に、「レコードを更新」という項目をクリックしてください。
このページは、すでに設定されています。
そのまま「次へ」をクリックしてください。
(タイトルは変更可能です。)
ベースID・テーブルIDまたは名前を、注釈を参考に入力してください。
レコードIDは、上記画像のように設定されています。
解説)ステップ1で登録したGMOサインの署名の「備考1」に「AirtableのレコードID」を入力しているため、上記のように設定することで、自動でAirtableのレコードIDを反映することができます。
フィールド情報の値は、上記のように設定されています。
解説)上記のように設定することで、GMOサインに入力した「契約日」を自動でAirtableの値に反映することができます。
補足)上記の設定以外にも、追加で「契約満了日」や「更新期間」などを値に設定することで、必要な情報を自動で取得できます。
テストを行い、成功したら「保存する」をクリックします。
全ての設定が完了したら、上記画面が表示されるので、「トリガーをON」をクリックして、フローボットを起動させてください!
これで、「GMOサインで契約が完了したらAirtableの情報を更新する」フローボットの完成です。
このフローを使った具体的な利用シーン
利用シーン1:財務部門の請求管理
GMOサインの契約完了後の情報がAirtableに自動で反映されるため、財務部門では、請求書作成や支払い管理を効率化することが可能です。
自動反映により、契約情報と請求情報が一致するため、ミスの発生を防ぎ、スムーズな財務管理が期待できます。
利用シーン2:法務部門の契約データ管理
法務部門では、多数の契約書を一元管理する必要があります。
AirtableとGMOサインを連携させることで、契約が完了するたびにAirtableに最新情報が自動で反映されるため、手入力の手間を省き、正確なデータを維持することが可能です。
利用シーン3:顧客へのフォローアップ
GMOサインの契約完了後にAirtableが自動更新されるため、営業担当者やカスタマーサポートは、素早く最新の情報にアクセスできます。
顧客への迅速なフォローアップや、適切なタイミングでサービスを提供することが可能になります。
GMOサインやAirtableを使ったその他の自動化例の紹介
Yoomでは、GMOサインやAirtableを使用した自動化例を多数ご用意しています。
今回は3つのフローボットをご紹介します。
1.Googleフォームの情報からGMOサインで契約書を作成し、署名依頼を自動送付するフローです。
このフローを活用すると、GMOサインでの契約書作成にかかっていた時間を削減できるため、効率化が期待できます。