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GMOサインは、契約の電子化を簡単かつ安全に行えるサービスであり、SPIRALは、顧客管理やデータベースの運用を一元化できるプラットフォームです。GMOサインとSPIRALを連携させることで、GMOサインで契約が完了するとGMOサインの情報をSPIRALに更新することができます。
これにより、契約から顧客情報の管理までのプロセスが自動化され、手作業によるミスを減らし、業務全体のスピードアップが期待できます。
本記事では、GMOサインとSPIRALを連携することで得られるメリットと、連携方法を具体的に紹介します。
GMOサインとSPIRALを連携させることで、契約に関するプロセスを一元化できます。契約書の作成、送付、署名、保存、顧客情報の管理は、別々のシステムで行われがちですが、GMOサインとSPIRALの連携により、これらの作業が統合されるため、作業の重複や複雑な手順の削減が期待できます。
特に業務のスピードが求められる場面では、効率的にプロセスを進めることができ、他の重要な業務にリソースを割く余裕が生まれるでしょう。
GMOサインの電子契約機能は、法的に有効な電子署名やタイムスタンプに対応しており、SPIRALとの連携により、契約データのセキュリティが強化されます。さらに、データ管理が自動化されるため、重要な顧客情報や契約書が常に最新の状態で安全に保存されるでしょう。これにより、コンプライアンスの維持や法的リスクの軽減が期待でき、企業全体の信頼性も向上するでしょう。監査対応や法的確認が必要な際にも、正確な情報を提供できるでしょう。
[Yoomとは]
それでは、実際にテンプレートを使用して「GMOサインで契約が完了したらSPIRALの情報を更新する」フローを一緒に作っていきましょう！
今回使用するテンプレートは、下のバナーの「試してみる」をクリックするとコピーできます。
■概要
GMOサインで契約が完了したらSPIRALの情報を更新するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.GMOサインで帳票類の管理を行う方
・契約書などの帳票類の一元管理に活用している方
・自動通知によって確実な管理を行なっている方
2.SPIRALでデータの蓄積を行う方
・取引や契約の情報を蓄積し、一元管理している方
■このテンプレートを使うメリット
GMOサインは契約の管理を効率化するために活用できるツールです。
しかし、GMOサインで契約が完了するたびに毎回SPIRALの情報を手作業で更新しなければいけないのは、モチベーションの低下につながることがあります。
チームのモチベーション低下を改善したいと考える方にこのフローは適しています。
このフローではGMOサインの契約が完了ごとに、登録しているSPIRALの情報を更新し、手作業の手間やかかる時間を省きます。
これまで手作業にかけけていた時間を他のコア業務に充てることで、チーム全体の業務効率化することができ、生産性向上につながります。
またこのフローに続けてチャットツールを連携することもでき、チームへの情報共有を効率化することもできます。
■注意事項
・GMOサイン、SPIRALのそれぞれとYoomを連携してください。
Yoomのアカウントをお持ちでない方は、以下の「Yoomのアカウント発行ページ」からアカウントを発行してください。
Yoomの基本的な操作は、「初めてのYoom」をご確認ください。
それでは、始めましょう！
(1)Yoomにログイン後、左欄にある「マイアプリ」を選択し「＋新規接続」をクリックします。
(2)マイアプリの新規接続一覧の中から、GMOサインをクリックします。
(3)「GMOサインの新規登録」画面から、アカウント名、アクセストークンを入力します。
GMOサインの詳しいマイアプリ登録方法は下記のサイトを参照ください。
入力が完了したら、「追加」をクリックします。
(4)次にSPIRALの連携を行います。同様にYoomの新規接続一覧の中からSPIRALをクリックします。
(5)SPIRALの新規登録画面から、アカウント名、アクセストークンを入力します。
APIエージェントの作成方法は下記のサイトをご参照ください。
入力が完了したら、「追加」をクリックします。
連携が完了するとYoomのマイアプリにGMOサインとSPIRALが登録されます。
これでマイアプリ登録が完了しました。
次に、テンプレートを使用してトリガーの設定をしましょう！
(1)先程ご紹介した、テンプレートを使用していきます。下のバナーの「試してみる」をクリックします。
■概要
GMOサインで契約が完了したらSPIRALの情報を更新するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.GMOサインで帳票類の管理を行う方
・契約書などの帳票類の一元管理に活用している方
・自動通知によって確実な管理を行なっている方
2.SPIRALでデータの蓄積を行う方
・取引や契約の情報を蓄積し、一元管理している方
■このテンプレートを使うメリット
GMOサインは契約の管理を効率化するために活用できるツールです。
しかし、GMOサインで契約が完了するたびに毎回SPIRALの情報を手作業で更新しなければいけないのは、モチベーションの低下につながることがあります。
チームのモチベーション低下を改善したいと考える方にこのフローは適しています。
このフローではGMOサインの契約が完了ごとに、登録しているSPIRALの情報を更新し、手作業の手間やかかる時間を省きます。
これまで手作業にかけけていた時間を他のコア業務に充てることで、チーム全体の業務効率化することができ、生産性向上につながります。
またこのフローに続けてチャットツールを連携することもでき、チームへの情報共有を効率化することもできます。
■注意事項
・GMOサイン、SPIRALのそれぞれとYoomを連携してください。
アプリトリガーの「署名が完了したら」をクリックします。
(2)GMOサインの「連携アカウントとアクションを選択」画面から、GMOサインと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、トリガーアクションは「署名が完了したら」のままで「次へ」をクリックします。
(3)「アプリトリガーのWebhookイベント受信設定」画面から、WebhookURLをコピーし、GMOサインの管理画面で設定を行ってください。
設定が完了したら、「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ、「保存する」をクリックします。
(1)次に、GMOサインと連携してアクセストークンの生成をします。
「アクセストークンの生成」をクリックします。
(2)「連携アカウントとアクションを選択」画面から、GMOサインと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、アクションは「アクセストークンの生成」のままで「次へ」をクリックします。
(3)「API接続設定」画面から、シークレットキー、顧客IDを入力します。
入力が完了したら、「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ、「保存する」をクリックします。
(1)次に、GMOサインの文書詳細情報を取得します。
「文書詳細情報の取得」をクリックします。
(2)「連携アカウントとアクションを選択」画面から、GMOサインと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、アクションは「文書詳細情報の取得」のままで「次へ」をクリックします。
(3)「API接続設定」画面から、シークレットキー、顧客ID、アクセストークンを入力します。
アクセストークンとトランザクションIDはアウトプットから選択してください。
入力が完了したら、「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ、「保存する」をクリックします。
(1)次に、SPIRALのレコードを更新する設定をします。
「レコードを検索」をクリックします。
(2)SPIRALの「連携アカウントとアクションを選択」画面から、SPIRAL(ver.2)と連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、アクションは「レコードを検索」のままで「次へ」をクリックします。
(3)「API接続設定」画面から、アプリID、データベースID、フィールド識別名、検索値を入力します。
・アプリID：候補から選択
・データベースID：候補から選択
・フィールド識別名：直接入力もしくは候補から選択
・検索値：直接入力もしくはアウトプットから選択
※レコード情報をアウトプットに追加する方法は下記のサイトをご参照ください。
入力が完了したら、「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ、「保存する」をクリックします。
(1)次に、SPIRALのレコードを更新する設定をします。
「レコードを更新」をクリックします。
(2)「連携アカウントとアクションを選択」画面から、SPIRAL(ver.2)と連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、アクションは「レコードを更新」のままで「次へ」をクリックします。
(3)「API接続設定」画面から、アプリID、データベースID、レコードID、フィールドの識別名、値を入力します。
入力が完了したら、「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ、「保存する」をクリックします。
(4)最後に、「トリガーをON」をクリックします。
これで、「GMOサインで契約が完了したらSPIRALの情報を更新する」フローボットの完成です。
今回使用したフローボットテンプレート
GMOサインで契約が完了したらSPIRALの情報を更新する
■概要
GMOサインで契約が完了したらSPIRALの情報を更新するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.GMOサインで帳票類の管理を行う方
・契約書などの帳票類の一元管理に活用している方
・自動通知によって確実な管理を行なっている方
2.SPIRALでデータの蓄積を行う方
・取引や契約の情報を蓄積し、一元管理している方
■このテンプレートを使うメリット
GMOサインは契約の管理を効率化するために活用できるツールです。
しかし、GMOサインで契約が完了するたびに毎回SPIRALの情報を手作業で更新しなければいけないのは、モチベーションの低下につながることがあります。
チームのモチベーション低下を改善したいと考える方にこのフローは適しています。
このフローではGMOサインの契約が完了ごとに、登録しているSPIRALの情報を更新し、手作業の手間やかかる時間を省きます。
これまで手作業にかけけていた時間を他のコア業務に充てることで、チーム全体の業務効率化することができ、生産性向上につながります。
またこのフローに続けてチャットツールを連携することもでき、チームへの情報共有を効率化することもできます。
■注意事項
・GMOサイン、SPIRALのそれぞれとYoomを連携してください。
Yoomでは他にもGMOサインとSPIRALを使った自動化の例がたくさんありますので、いくつかご紹介します。
1.Googleフォームの情報からGMOサインで契約書を作成し、署名依頼を送付する
Googleフォームの情報をもとにGMOサインで自動で契約書を作成し、署名依頼を担当者に送付します。これにより、記載誤りや修正の手間を省くことができるでしょう。契約書の作成時間を削減したいと考えている方に、このフローはおすすめです。
2.GMOサインで書類の締結が完了したら、ファイルをGoogle Driveに格納する
Google Driveと連携することで、GMOサインで書類の締結が完了すると、ファイルが自動的にGoogle Driveへ格納されます。自動化で、格納先の誤りや格納漏れといったヒューマンエラーの防止に役立つでしょう。
■概要
GMOサインで書類の締結が完了したら、ファイルをGoogle Driveに格納するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.GMOサインを使用して契約業務を担当している方
・GMOサインを導入している企業
・GMOサインを使用して契約業務を担当している方
2.Google Driveでファイル管理を担当している方
・GMOサインで作成されたファイルをGoogle Driveに都度蓄積している方
・バックオフィス業務でGoogle Driveを使用している企業
3.手動によるGoogle Driveへのファイルの格納を自動化したいと考えている方
・日常的にGoogle Driveへのファイルの格納を担当している方
・業務の自動化を目指している中小企業の経営者
・GMOサインとGoogle Driveを連携して効率化を検討している方
■このテンプレートを使うメリット
・GMOサインで書類の締結が完了したら、ファイルを自動的にGoogle Driveへ格納できるため、業務の効率化を図ることができます。
・ファイル格納を自動化することで、格納先の誤り、格納漏れといったヒューマンエラーの防止に効果があります。
・Google Driveへファイル格納後にコミュニケーションツールから通知を出すことで、締結された書類の確認を特定のメンバーへ依頼することもできます。
■注意事項
・GMOサインとGoogle Driveを連携させてください。
・GMOサインでの署名依頼方法はこちらをご参照ください
3.Googleスプレッドシートで行が更新されたらSPIRALのレコードも更新する
Googleスプレッドシートで行を更新すると、SPIRALにその内容が反映されます。
このフローを使用することで、互いのアプリを確認しなくとも、片方のアプリを確認することで、同じ情報を確認することができます。
■概要
Google スプレッドシートで行が更新されたらSPIRALのレコードも更新するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Google スプレッドシートを業務で活用している方
・集めた情報を集約するために使用しているプロジェクトチーム
・外出先でも気軽に資料の確認を行いたいフィールドセールス担当者
2.SPIRALを使用してデータ管理を行う方
・キャンペーンの作成やデータ集計・分析を行うマーケティング担当者
・リード顧客の管理を行う営業アシスタント
■このテンプレートを使うメリット
Google スプレッドシートは個々により集めた情報を管理する場として有効的なツールです。
しかし、Google スプレッドシートで修正された情報を手入力でSPIRALを改めて編集することは、本来自動化できる業務に時間を割くことになります。。
手入力の手間を省き、業務の効率化をしたいと考える方にこのフローは適しています。
Google スプレッドシートの編集内容を引用して、自動でSPIRALの情報を更新することで手作業を省き、入力のためにかかっていた時間を節約します。
■注意事項
・Google スプレッドシート、SPIRALのそれぞれとYoomを連携してください。
さらに、GMOサインとSPIRALを使ったテンプレートを確認したい方は、以下のサイトをご覧ください。
GMOサインとSPIRALの連携することで、契約プロセスの効率化、自動化、そしてセキュリティ強化ができそうですね！
契約完了後の情報更新の自動化によって、ミスを防ぎつつ迅速な対応が可能となり、業務全体の生産性の向上が期待できます。また、業務プロセスの一元化により、手間を削減しながらリソースを効率的に活用できるでしょう。
本記事に興味を持った方は、この機会にぜひGMOサインとSPIRALの連携を検討してみてください。
