GMOサインとSPIRALの連携で契約後のデータ更新を自動化する方法

はじめる前に

Yoomのアカウントをお持ちでない方は、以下の「Yoomのアカウント発行ページ」からアカウントを発行してください。
Yoomの基本的な操作は、「初めてのYoom」をご確認ください。

Yoomのアカウント発行ページ

初めてのYoom

それでは、始めましょう！

ステップ1：GMOサインとSPIRALをマイアプリ連携

(1)Yoomにログイン後、左欄にある「マイアプリ」を選択し「＋新規接続」をクリックします。

(2)マイアプリの新規接続一覧の中から、GMOサインをクリックします。
(3)「GMOサインの新規登録」画面から、アカウント名、アクセストークンを入力します。
GMOサインの詳しいマイアプリ登録方法は下記のサイトを参照ください。

GMOサインとの連携について

入力が完了したら、「追加」をクリックします。
(4)次にSPIRALの連携を行います。同様にYoomの新規接続一覧の中からSPIRALをクリックします。
(5)SPIRALの新規登録画面から、アカウント名、アクセストークンを入力します。
APIエージェントの作成方法は下記のサイトをご参照ください。

APIエージェント管理

入力が完了したら、「追加」をクリックします。
連携が完了するとYoomのマイアプリにGMOサインとSPIRALが登録されます。

これでマイアプリ登録が完了しました。
次に、テンプレートを使用してトリガーの設定をしましょう！

ステップ2：GMOサインの署名設定

(1)先程ご紹介した、テンプレートを使用していきます。下のバナーの「試してみる」をクリックします。

アプリトリガーの「署名が完了したら」をクリックします。

(2)GMOサインの「連携アカウントとアクションを選択」画面から、GMOサインと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、トリガーアクションは「署名が完了したら」のままで「次へ」をクリックします。

(3)「アプリトリガーのWebhookイベント受信設定」画面から、WebhookURLをコピーし、GMOサインの管理画面で設定を行ってください。

設定が完了したら、「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ、「保存する」をクリックします。

ステップ3：GMOサインと連携してアクセストークンを生成する

(1)次に、GMOサインと連携してアクセストークンの生成をします。
「アクセストークンの生成」をクリックします。

(2)「連携アカウントとアクションを選択」画面から、GMOサインと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、アクションは「アクセストークンの生成」のままで「次へ」をクリックします。

(3)「API接続設定」画面から、シークレットキー、顧客IDを入力します。

入力が完了したら、「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ、「保存する」をクリックします。

ステップ4：文書詳細情報の取得

(1)次に、GMOサインの文書詳細情報を取得します。
「文書詳細情報の取得」をクリックします。

(2)「連携アカウントとアクションを選択」画面から、GMOサインと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、アクションは「文書詳細情報の取得」のままで「次へ」をクリックします。

(3)「API接続設定」画面から、シークレットキー、顧客ID、アクセストークンを入力します。
アクセストークンとトランザクションIDはアウトプットから選択してください。

入力が完了したら、「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ、「保存する」をクリックします。

ステップ5：SPIRALのレコードを検索する

(1)次に、SPIRALのレコードを更新する設定をします。
「レコードを検索」をクリックします。

(2)SPIRALの「連携アカウントとアクションを選択」画面から、SPIRAL(ver.2)と連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、アクションは「レコードを検索」のままで「次へ」をクリックします。

(3)「API接続設定」画面から、アプリID、データベースID、フィールド識別名、検索値を入力します。
・アプリID：候補から選択
・データベースID：候補から選択
・フィールド識別名：直接入力もしくは候補から選択
・検索値：直接入力もしくはアウトプットから選択
※レコード情報をアウトプットに追加する方法は下記のサイトをご参照ください。

「取得した値：アウトプット」を追加する方法

入力が完了したら、「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ、「保存する」をクリックします。

ステップ6：SPIRALのレコードを更新する

(1)次に、SPIRALのレコードを更新する設定をします。
「レコードを更新」をクリックします。

(2)「連携アカウントとアクションを選択」画面から、SPIRAL(ver.2)と連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、アクションは「レコードを更新」のままで「次へ」をクリックします。

(3)「API接続設定」画面から、アプリID、データベースID、レコードID、フィールドの識別名、値を入力します。

入力が完了したら、「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ、「保存する」をクリックします。
(4)最後に、「トリガーをON」をクリックします。

これで、「GMOサインで契約が完了したらSPIRALの情報を更新する」フローボットの完成です。

GMOサインとSPIRALを使ったその他の自動化例

Yoomでは他にもGMOサインとSPIRALを使った自動化の例がたくさんありますので、いくつかご紹介します。

1.Googleフォームの情報からGMOサインで契約書を作成し、署名依頼を送付する

Googleフォームの情報をもとにGMOサインで自動で契約書を作成し、署名依頼を担当者に送付します。これにより、記載誤りや修正の手間を省くことができるでしょう。契約書の作成時間を削減したいと考えている方に、このフローはおすすめです。

2.GMOサインで書類の締結が完了したら、ファイルをGoogle Driveに格納する

Google Driveと連携することで、GMOサインで書類の締結が完了すると、ファイルが自動的にGoogle Driveへ格納されます。自動化で、格納先の誤りや格納漏れといったヒューマンエラーの防止に役立つでしょう。

3.Googleスプレッドシートで行が更新されたらSPIRALのレコードも更新する

Googleスプレッドシートで行を更新すると、SPIRALにその内容が反映されます。
このフローを使用することで、互いのアプリを確認しなくとも、片方のアプリを確認することで、同じ情報を確認することができます。

さらに、GMOサインとSPIRALを使ったテンプレートを確認したい方は、以下のサイトをご覧ください。

GMOサインを使用したフローボットテンプレート一覧

SPIRALを使用したフローボットテンプレート一覧

まとめ

GMOサインとSPIRALの連携することで、契約プロセスの効率化、自動化、そしてセキュリティ強化ができそうですね！
契約完了後の情報更新の自動化によって、ミスを防ぎつつ迅速な対応が可能となり、業務全体の生産性の向上が期待できます。また、業務プロセスの一元化により、手間を削減しながらリソースを効率的に活用できるでしょう。
本記事に興味を持った方は、この機会にぜひGMOサインとSPIRALの連携を検討してみてください。