GMOサインは、契約の電子化を簡単かつ安全に行えるサービスであり、SPIRALは、顧客管理やデータベースの運用を一元化できるプラットフォームです。GMOサインとSPIRALを連携させることで、GMOサインで契約が完了するとGMOサインの情報をSPIRALに更新することができます。
これにより、契約から顧客情報の管理までのプロセスが自動化され、手作業によるミスを減らし、業務全体のスピードアップが期待できます。
本記事では、GMOサインとSPIRALを連携することで得られるメリットと、連携方法を具体的に紹介します。
GMOサインとSPIRALを連携するメリット
メリット1：業務プロセスの一元化による効率化
GMOサインとSPIRALを連携させることで、契約に関するプロセスを一元化できます。契約書の作成、送付、署名、保存、顧客情報の管理は、別々のシステムで行われがちですが、GMOサインとSPIRALの連携により、これらの作業が統合されるため、作業の重複や複雑な手順の削減が期待できます。
特に業務のスピードが求められる場面では、効率的にプロセスを進めることができ、他の重要な業務にリソースを割く余裕が生まれるでしょう。
メリット2：コンプライアンスの強化とセキュリティ向上
GMOサインの電子契約機能は、法的に有効な電子署名やタイムスタンプに対応しており、SPIRALとの連携により、契約データのセキュリティが強化されます。さらに、データ管理が自動化されるため、重要な顧客情報や契約書が常に最新の状態で安全に保存されるでしょう。これにより、コンプライアンスの維持や法的リスクの軽減が期待でき、企業全体の信頼性も向上するでしょう。監査対応や法的確認が必要な際にも、正確な情報を提供できるでしょう。
[Yoomとは]
GMOサインとSPIRALの連携フローの作り方
それでは、実際にテンプレートを使用して「GMOサインで契約が完了したらSPIRALの情報を更新する」フローを一緒に作っていきましょう！
今回使用するテンプレートは、下のバナーの「試してみる」をクリックするとコピーできます。
GMOサインで契約が完了したらSPIRALの情報を更新する
試してみる
■概要
電子契約サービス「GMOサイン」で契約が完了したあと、顧客管理に利用している「SPIRAL」の情報を手作業で更新するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。また、手作業による更新では、対応漏れや入力ミスが発生する可能性もあります。このワークフローを活用すれば、GMOサイン上での契約締結をトリガーにして、SPIRALの顧客情報を自動で更新できるため、こうした契約関連業務の課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- GMOサインとSPIRALを併用しており、手作業での情報更新に手間を感じている方
- 契約締結後のステータス更新を自動化し、後続業務を効率化したいと考えている方
- 顧客情報の更新漏れやミスを防ぎ、データ管理の精度を高めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- GMOサインで署名が完了するとSPIRALの情報が自動で更新されるため、手作業の時間を短縮できます。
- 手動での情報更新作業が不要になることで、入力ミスや更新漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GMOサインとSPIRALをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGMOサインを選択し、「署名が完了したら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでGMOサインの「アクセストークンの生成」と「文書詳細情報の取得」アクションを順に設定します。
- 最後に、オペレーションでSPIRALの「レコードを検索」アクションで更新対象を特定し、「レコードを更新」アクションで情報を更新します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- GMOサインとの連携や各アクションの設定では、ご利用の環境に応じたシークレットキーや顧客IDなどを設定してください。
- SPIRALの各アクション設定では、情報の更新対象としたいアプリIDやデータベースIDなどを任意で設定してください。
■注意事項
- GMOサイン、SPIRALのそれぞれとYoomを連携してください。
- GMOサインでの署名依頼方法は「GMOサインで署名依頼を行う」をご参照ください。
- GMOサインの「署名が完了したら」トリガーは、API経由で署名位置の設定を実施した文書の場合のみ起動します。GMOサインの管理画面上で署名完了した文書では起動しませんのでご注意ください。
- 詳細は「GMOサインのアプリトリガーを利用する際の注意点」をご参照ください。
はじめる前に
Yoomのアカウントをお持ちでない方は、以下の「Yoomのアカウント発行ページ」からアカウントを発行してください。
Yoomの基本的な操作は、「初めてのYoom」をご確認ください。
Yoomのアカウント発行ページ
初めてのYoom
それでは、始めましょう！
ステップ1：GMOサインとSPIRALをマイアプリ連携
(1)Yoomにログイン後、左欄にある「マイアプリ」を選択し「＋新規接続」をクリックします。
(2)マイアプリの新規接続一覧の中から、GMOサインをクリックします。
(3)「GMOサインの新規登録」画面から、アカウント名、アクセストークンを入力します。
GMOサインの詳しいマイアプリ登録方法は下記のサイトを参照ください。
GMOサインとの連携について
入力が完了したら、「追加」をクリックします。
(4)次にSPIRALの連携を行います。同様にYoomの新規接続一覧の中からSPIRALをクリックします。
(5)SPIRALの新規登録画面から、アカウント名、アクセストークンを入力します。
APIエージェントの作成方法は下記のサイトをご参照ください。
APIエージェント管理
入力が完了したら、「追加」をクリックします。
連携が完了するとYoomのマイアプリにGMOサインとSPIRALが登録されます。
これでマイアプリ登録が完了しました。
次に、テンプレートを使用してトリガーの設定をしましょう！
ステップ2：GMOサインの署名設定
(1)先程ご紹介した、テンプレートを使用していきます。下のバナーの「試してみる」をクリックします。
GMOサインで契約が完了したらSPIRALの情報を更新する
試してみる
■概要
電子契約サービス「GMOサイン」で契約が完了したあと、顧客管理に利用している「SPIRAL」の情報を手作業で更新するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。また、手作業による更新では、対応漏れや入力ミスが発生する可能性もあります。このワークフローを活用すれば、GMOサイン上での契約締結をトリガーにして、SPIRALの顧客情報を自動で更新できるため、こうした契約関連業務の課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- GMOサインとSPIRALを併用しており、手作業での情報更新に手間を感じている方
- 契約締結後のステータス更新を自動化し、後続業務を効率化したいと考えている方
- 顧客情報の更新漏れやミスを防ぎ、データ管理の精度を高めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- GMOサインで署名が完了するとSPIRALの情報が自動で更新されるため、手作業の時間を短縮できます。
- 手動での情報更新作業が不要になることで、入力ミスや更新漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GMOサインとSPIRALをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGMOサインを選択し、「署名が完了したら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでGMOサインの「アクセストークンの生成」と「文書詳細情報の取得」アクションを順に設定します。
- 最後に、オペレーションでSPIRALの「レコードを検索」アクションで更新対象を特定し、「レコードを更新」アクションで情報を更新します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- GMOサインとの連携や各アクションの設定では、ご利用の環境に応じたシークレットキーや顧客IDなどを設定してください。
- SPIRALの各アクション設定では、情報の更新対象としたいアプリIDやデータベースIDなどを任意で設定してください。
■注意事項
- GMOサイン、SPIRALのそれぞれとYoomを連携してください。
- GMOサインでの署名依頼方法は「GMOサインで署名依頼を行う」をご参照ください。
- GMOサインの「署名が完了したら」トリガーは、API経由で署名位置の設定を実施した文書の場合のみ起動します。GMOサインの管理画面上で署名完了した文書では起動しませんのでご注意ください。
- 詳細は「GMOサインのアプリトリガーを利用する際の注意点」をご参照ください。
アプリトリガーの「署名が完了したら」をクリックします。
(2)GMOサインの「連携アカウントとアクションを選択」画面から、GMOサインと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、トリガーアクションは「署名が完了したら」のままで「次へ」をクリックします。
(3)「アプリトリガーのWebhookイベント受信設定」画面から、WebhookURLをコピーし、GMOサインの管理画面で設定を行ってください。
設定が完了したら、「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ、「保存する」をクリックします。
ステップ3：GMOサインと連携してアクセストークンを生成する
(1)次に、GMOサインと連携してアクセストークンの生成をします。
「アクセストークンの生成」をクリックします。
(2)「連携アカウントとアクションを選択」画面から、GMOサインと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、アクションは「アクセストークンの生成」のままで「次へ」をクリックします。
(3)「API接続設定」画面から、シークレットキー、顧客IDを入力します。
入力が完了したら、「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ、「保存する」をクリックします。
ステップ4：文書詳細情報の取得
(1)次に、GMOサインの文書詳細情報を取得します。
「文書詳細情報の取得」をクリックします。
(2)「連携アカウントとアクションを選択」画面から、GMOサインと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、アクションは「文書詳細情報の取得」のままで「次へ」をクリックします。
(3)「API接続設定」画面から、シークレットキー、顧客ID、アクセストークンを入力します。
アクセストークンとトランザクションIDはアウトプットから選択してください。
入力が完了したら、「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ、「保存する」をクリックします。
ステップ5：SPIRALのレコードを検索する
(1)次に、SPIRALのレコードを更新する設定をします。
「レコードを検索」をクリックします。
(2)SPIRALの「連携アカウントとアクションを選択」画面から、SPIRAL(ver.2)と連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、アクションは「レコードを検索」のままで「次へ」をクリックします。
(3)「API接続設定」画面から、アプリID、データベースID、フィールド識別名、検索値を入力します。
・アプリID：候補から選択
・データベースID：候補から選択
・フィールド識別名：直接入力もしくは候補から選択
・検索値：直接入力もしくはアウトプットから選択
※レコード情報をアウトプットに追加する方法は下記のサイトをご参照ください。
「取得した値：アウトプット」を追加する方法
入力が完了したら、「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ、「保存する」をクリックします。
ステップ6：SPIRALのレコードを更新する
(1)次に、SPIRALのレコードを更新する設定をします。
「レコードを更新」をクリックします。
(2)「連携アカウントとアクションを選択」画面から、SPIRAL(ver.2)と連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、アクションは「レコードを更新」のままで「次へ」をクリックします。
(3)「API接続設定」画面から、アプリID、データベースID、レコードID、フィールドの識別名、値を入力します。
入力が完了したら、「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ、「保存する」をクリックします。
(4)最後に、「トリガーをON」をクリックします。
これで、「GMOサインで契約が完了したらSPIRALの情報を更新する」フローボットの完成です。
今回使用したフローボットテンプレート
GMOサインで契約が完了したらSPIRALの情報を更新する
GMOサインで契約が完了したらSPIRALの情報を更新する
試してみる
■概要
電子契約サービス「GMOサイン」で契約が完了したあと、顧客管理に利用している「SPIRAL」の情報を手作業で更新するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。また、手作業による更新では、対応漏れや入力ミスが発生する可能性もあります。このワークフローを活用すれば、GMOサイン上での契約締結をトリガーにして、SPIRALの顧客情報を自動で更新できるため、こうした契約関連業務の課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- GMOサインとSPIRALを併用しており、手作業での情報更新に手間を感じている方
- 契約締結後のステータス更新を自動化し、後続業務を効率化したいと考えている方
- 顧客情報の更新漏れやミスを防ぎ、データ管理の精度を高めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- GMOサインで署名が完了するとSPIRALの情報が自動で更新されるため、手作業の時間を短縮できます。
- 手動での情報更新作業が不要になることで、入力ミスや更新漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GMOサインとSPIRALをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGMOサインを選択し、「署名が完了したら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでGMOサインの「アクセストークンの生成」と「文書詳細情報の取得」アクションを順に設定します。
- 最後に、オペレーションでSPIRALの「レコードを検索」アクションで更新対象を特定し、「レコードを更新」アクションで情報を更新します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- GMOサインとの連携や各アクションの設定では、ご利用の環境に応じたシークレットキーや顧客IDなどを設定してください。
- SPIRALの各アクション設定では、情報の更新対象としたいアプリIDやデータベースIDなどを任意で設定してください。
■注意事項
- GMOサイン、SPIRALのそれぞれとYoomを連携してください。
- GMOサインでの署名依頼方法は「GMOサインで署名依頼を行う」をご参照ください。
- GMOサインの「署名が完了したら」トリガーは、API経由で署名位置の設定を実施した文書の場合のみ起動します。GMOサインの管理画面上で署名完了した文書では起動しませんのでご注意ください。
- 詳細は「GMOサインのアプリトリガーを利用する際の注意点」をご参照ください。
GMOサインとSPIRALを使ったその他の自動化例
Yoomでは他にもGMOサインとSPIRALを使った自動化の例がたくさんありますので、いくつかご紹介します。
1.Googleフォームの情報からGMOサインで契約書を作成し、署名依頼を送付する
Googleフォームの情報をもとにGMOサインで自動で契約書を作成し、署名依頼を担当者に送付します。これにより、記載誤りや修正の手間を省くことができるでしょう。契約書の作成時間を削減したいと考えている方に、このフローはおすすめです。
Googleフォームの情報からGMOサインで契約書を作成し、署名依頼を送付する
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■概要
Googleフォームで受け付けた申し込み情報をもとに、一件ずつ契約書を作成してGMOサインで送付する作業は、手間がかかる上に転記ミスなどのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されるだけで、Googleドキュメントの雛形から契約書を自動で作成し、GMOサインでの署名依頼までを自動化することが可能です。これにより、契約業務の効率化とミスの削減を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- GoogleフォームとGMOサインを利用した契約業務に手間を感じている法務・営業担当者の方
- フォームからの契約書作成・送付フローを自動化し、業務を効率化したい方
- 手作業による契約書の作成や送付における、入力ミスや対応漏れなどのリスクをなくしたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームに回答があるだけで契約書の作成から署名依頼までが自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- フォームの情報を直接書類に反映させるため、手作業による転記ミスや署名依頼の送付漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Googleフォーム、Googleドキュメント、GMOサインをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで承認依頼機能を設定し、フォームの内容を任意の担当者に確認依頼します。
- 承認後、オペレーションで書類発行機能を設定し、Googleドキュメントの雛形から契約書を自動で作成します。
- 次に、オペレーションでGMOサインの「アクセストークンの生成」「封筒用文書の登録」を設定します。
- 最後に、オペレーションでGMOサインの「封筒への署名依頼」を設定し、作成した契約書の署名依頼を送付します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、連携対象としたいフォームのIDを任意で設定してください。
- 承認依頼機能では、任意の承認者を設定できるほか、依頼文や対応時の入力フォームを自由にカスタマイズすることが可能です。
- 書類発行機能では、任意の雛形書類に、Googleフォームで取得した値を変数として埋め込めます。また、書類名や保存先のフォルダも自由に設定可能です。
- GMOサインの各アクションでは、登録項目に固定値を設定したり、前段のフローで取得した値を変数として埋め込んだりといったカスタムができます。
■注意事項
- Googleフォーム、Googleドキュメント、GMOサインのそれぞれとYoomを連携してください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は「Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法」を参照ください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- GMOサインでの署名依頼方法は「GMOサインで署名依頼を行う」をご参照ください。
- 事前に書類の雛形を作成しておいてください。作成方法の詳細については「『書類を発行する』の設定方法」をご参照ください。
2.GMOサインで書類の締結が完了したら、ファイルをGoogle Driveに格納する
Google Driveと連携することで、GMOサインで書類の締結が完了すると、ファイルが自動的にGoogle Driveへ格納されます。自動化で、格納先の誤りや格納漏れといったヒューマンエラーの防止に役立つでしょう。
GMOサインで書類の締結が完了したら、ファイルをGoogle Driveに格納する
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■概要
GMOサインで締結が完了した書類を、手作業でGoogle Driveに格納する業務は手間がかかるだけでなく、保存漏れやファイル名の誤りといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。 このワークフローを活用すれば、GMOサインでの署名完了をきっかけに、契約書ファイルをGoogle Driveの指定フォルダへ自動で格納できるため、こうした課題を円滑に解消し、契約書管理を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- GMOサインで締結した契約書を、都度手作業でGoogle Driveに格納している方
- 契約書ファイルの保存漏れや管理の属人化に課題を感じている法務・総務担当者の方
- 電子契約後のファイル保管プロセスを自動化し、業務効率を改善したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- GMOサインでの締結完了後、自動でGoogle Driveにファイルが格納されるため、手作業でのアップロードや管理に費やしていた時間を削減できます
- 手作業によるファイルの保存忘れや格納先の指定ミスといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、確実なファイル管理を実現します
■フローボットの流れ
- はじめに、GMOサインとGoogle DriveをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGMOサインを選択し、「署名が完了したら」というアクションを設定します
- 続いて、オペレーションでGMOサインの「アクセストークンの生成」「文書の取得」「文書をダウンロード」を順番に設定し、締結が完了した文書ファイルをダウンロードします
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」を設定し、ダウンロードしたファイルを指定のフォルダに格納します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- GMOサインを連携する際に、ご利用の環境に応じたシークレットキーや顧客ID、アクセストークンなどを設定してください
- Google Driveにファイルをアップロードするオペレーションでは、格納先のフォルダIDやアップロードする際のファイル名などを任意で設定できます
■注意事項
- GMOサイン、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- GMOサインでの署名依頼方法は「GMOサインで署名依頼を行う」をご参照ください。
- GMOサインの「署名が完了したら」トリガーは、API経由で署名位置の設定を実施した文書の場合のみ起動します。GMOサインの管理画面上で署名完了した文書では起動しませんのでご注意ください。
- 詳細は「GMOサインのアプリトリガーを利用する際の注意点」をご参照ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
3.Googleスプレッドシートで行が更新されたらSPIRALのレコードも更新する
Googleスプレッドシートで行を更新すると、SPIRALにその内容が反映されます。
このフローを使用することで、互いのアプリを確認しなくとも、片方のアプリを確認することで、同じ情報を確認することができます。
Google スプレッドシートで行が更新されたらSPIRALのレコードも更新する
試してみる
■概要
Google スプレッドシートで行が更新されたらSPIRALのレコードも更新するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Google スプレッドシートを業務で活用している方
・集めた情報を集約するために使用しているプロジェクトチーム
・外出先でも気軽に資料の確認を行いたいフィールドセールス担当者
2.SPIRALを使用してデータ管理を行う方
・キャンペーンの作成やデータ集計・分析を行うマーケティング担当者
・リード顧客の管理を行う営業アシスタント
■このテンプレートを使うメリット
Google スプレッドシートは個々により集めた情報を管理する場として有効的なツールです。
しかし、Google スプレッドシートで修正された情報を手入力でSPIRALを改めて編集することは、本来自動化できる業務に時間を割くことになります。。
手入力の手間を省き、業務の効率化をしたいと考える方にこのフローは適しています。
Google スプレッドシートの編集内容を引用して、自動でSPIRALの情報を更新することで手作業を省き、入力のためにかかっていた時間を節約します。
■注意事項
・Google スプレッドシート、SPIRALのそれぞれとYoomを連携してください。
さらに、GMOサインとSPIRALを使ったテンプレートを確認したい方は、以下のサイトをご覧ください。
GMOサインを使用したフローボットテンプレート一覧
SPIRALを使用したフローボットテンプレート一覧
まとめ
GMOサインとSPIRALの連携することで、契約プロセスの効率化、自動化、そしてセキュリティ強化ができそうですね！
契約完了後の情報更新の自動化によって、ミスを防ぎつつ迅速な対応が可能となり、業務全体の生産性の向上が期待できます。また、業務プロセスの一元化により、手間を削減しながらリソースを効率的に活用できるでしょう。
本記事に興味を持った方は、この機会にぜひGMOサインとSPIRALの連携を検討してみてください。
