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日常的に契約締結作業の多い営業担当者や法務担当者にとって、契約書をフォルダに保存するのって手間ですよね。
1日1件ペースならすぐにできますが、何件も抱えていたら保存作業だけで時間がなくなります。
契約が締結されてすぐに、書類の保存までを自動化できたら負担が少なくなりますよね。
本記事では「GMOサインで書類の締結が完了したら、ファイルをDropboxに格納する」テンプレートのご紹介をします。
GMOサインとDropboxを連携することにより、書類の管理が容易になります。
メリットについて以下にまとめたので、最後までご覧ください。
GMOサインとDropboxの連携により、効率的に書類の管理ができるというメリットが挙げられます。
たとえば、GMOサインで契約書の署名完了後に、自動的にDropboxにファイルを保存することが可能です。
今までは契約締結後の書類を手動でDropboxに保存していたと思いますが、自動化を取り入れることでその作業はなくなります。
手動で書類を管理していると、保存先を誤ったりすることもありますよね。
そうなれば、全てのフォルダを開いて探さなくてはいけないので、かえって時間がかかってしまいます。
頻繁に契約締結が行われる営業担当者や法務担当者にとって、便利な機能と言えます。
GMOサインとDropboxの連携により、情報漏洩リスクが抑えられるというメリットがあります。
Dropboxのセキュリティ機能が高いため、情報漏洩リスクから書類を守ってくれます。
締結完了後の書類は指定フォルダに保存されるので、他のフォルダに保存されることはありません。
これにより、大事な書類が内部でも外部でも漏れてしまうという事態が起こりにくくなります。
日頃から機密情報を扱っている医療業界や金融業界の方にオススメの自動化機能です。
アプリ連携をして自動化したい気持ちはあるけど、その時間を割いていられないという方もいらっしゃるでしょう。
たしかに、アプリ連携をするには、コードを入力するイメージがあって知識がないとできないし、その分時間もかかってしまいます。
しかし、Yoomではノーコードでアプリの連携ができるため、難しい作業はほとんどありません。
アプリの連携は15~20分ほどあれば完了するので、その日のうちから自動化の導入が叶います。
他の業務の間にサクッとできるので、短時間でできるのは大きなメリットです。
わざわざ何時間も作業を中断して、アプリ連携をしていたら効率化どころか非効率になってしまいます。
Yoomを導入して、時間も作業も効率化させましょう。
今回は「GMOサインで書類の締結が完了したら、ファイルをDropboxに格納する」テンプレートの設定をご紹介します。
■概要
GMOサインで書類の締結が完了したら、ファイルをDropboxに格納するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.GMOサインを使用して契約業務を担当している方
・GMOサインを導入している企業
・GMOサインを使用して契約業務を担当している方
2.Dropboxでファイル管理を担当している方
・GMOサインで作成されたファイルをDropboxに都度蓄積している方
・Dropboxに格納されたファイルを共有し、業務を進めている方
3.手動によるDropboxへのファイル格納を自動化したいと考えている方
・日常的にDropboxへのファイル格納を担当している方
・業務の自動化を目指している中小企業の経営者
・GMOサインとDropboxを連携して効率化を検討している方
■このテンプレートを使うメリット
締結された書類を管理しているとファイルをどこに格納したのか、または、ファイルを格納したかどうかを忘れてしまうことがあります。
確認するためには、毎回Dropboxにアクセスする必要があり、業務を阻害する一因となります。
このテンプレートは、GMOサインで書類の締結が完了したら自動的にファイルをDropboxに格納することができます。
自動的に締結書類が指定フォルダに格納されるため、ファイルの格納場所が不明になることや格納漏れを無くすことができ、これまでの手間を減らすことができます。
また、テンプレートをカスタマイズすることで、Dropboxへファイルが格納された後にコミュニケーションツールに通知を出すことができます。
スマートフォンのDropboxのアプリケーションからもファイルを確認できるため、確認先の上長に対して迅速に連携することも可能です。
■注意事項
・GMOサインとDropboxを連携させてください。
・GMOサインでの署名依頼方法はこちらをご参照ください
4ステップで設定が完了するので、煩わしいことはありません。
Yoomを利用していない方はこちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方はログインしておきましょう。
YoomにGMOサインとDropboxを接続するマイアプリ登録を行います。
マイアプリ登録をしておくことで、自動化の設定が素早くできます。
まずは、GMOサインのマイアプリ登録からしていきましょう。
画面左側にある「マイアプリ」→「新規接続」をクリックしてください。
アプリ名が一覧で表示されるので、GMOサインを探すか、「アプリ名で検索」から検索しましょう。
以下の画面に移行するので、設定方法をこちらから確認して入力してください。
Dropboxのマイアプリ登録を行うので、先ほどと同様にDropboxを選択します。
以下の画面に移行するので、Dropboxにログインしましょう。
マイアプリ登録が完了したら、自身のマイアプリ欄に表示されます。
自動化の設定をするので、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。
■概要
GMOサインで書類の締結が完了したら、ファイルをDropboxに格納するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.GMOサインを使用して契約業務を担当している方
・GMOサインを導入している企業
・GMOサインを使用して契約業務を担当している方
2.Dropboxでファイル管理を担当している方
・GMOサインで作成されたファイルをDropboxに都度蓄積している方
・Dropboxに格納されたファイルを共有し、業務を進めている方
3.手動によるDropboxへのファイル格納を自動化したいと考えている方
・日常的にDropboxへのファイル格納を担当している方
・業務の自動化を目指している中小企業の経営者
・GMOサインとDropboxを連携して効率化を検討している方
■このテンプレートを使うメリット
締結された書類を管理しているとファイルをどこに格納したのか、または、ファイルを格納したかどうかを忘れてしまうことがあります。
確認するためには、毎回Dropboxにアクセスする必要があり、業務を阻害する一因となります。
このテンプレートは、GMOサインで書類の締結が完了したら自動的にファイルをDropboxに格納することができます。
自動的に締結書類が指定フォルダに格納されるため、ファイルの格納場所が不明になることや格納漏れを無くすことができ、これまでの手間を減らすことができます。
また、テンプレートをカスタマイズすることで、Dropboxへファイルが格納された後にコミュニケーションツールに通知を出すことができます。
スマートフォンのDropboxのアプリケーションからもファイルを確認できるため、確認先の上長に対して迅速に連携することも可能です。
■注意事項
・GMOサインとDropboxを連携させてください。
・GMOサインでの署名依頼方法はこちらをご参照ください
以下の画面に移行するので、「タイトル」と「説明」を確認しましょう。
変更したい場合は、以下のページより変更可能です。
初めにGMOサインの設定から行うので、「署名が完了したら」をクリックします。
以下の画面に移行したら、設定を確認してください。
以下の画面に移行するので、こちらの注意点を読んでから、設定を行いましょう。
赤枠をクリックしてWebhookURLをコピーして、GMOサインの管理画面で設定を行います。
Webhookイベントを送信、またはトリガーとなるイベントを実行して、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしましょう。
次にGMOサインでアクセストークンを生成する設定をするので、「アクセストークンの生成」をクリックしてください。
以下の画面に移行するので、設定を確認しましょう。
以下の画面に移行するので、こちらを確認して「シークレットキー」と「顧客ID」を設定してください。
※アクセストークンの有効期限は30分です。
「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックします。
次にGMOサインで指定された文書のダウンロードURLを取得する設定を行うので、「文書の取得」をクリックしましょう。
※未署名、署名済みどちらの文書も取得できます。
以下の画面に移行したら、設定を確認してください。
以下の画面に移行したら、設定を行いましょう。
「シークレットキー」、「顧客ID」、「アクセストークン」→任意で設定
※「アクセストークンの生成」のオペレーションを作成し、取得してください。
アクセストークンの有効期限は30分です。
アクセストークンの有効期限が切れた場合は再度アクセストークンを取得してください。
他に必要な項目があれば、設定をしましょう。
「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックします。
次にDropboxにファイルをアップロードする設定を行うので、「ファイルをアップロード」をクリックしましょう。
以下の画面に移行するので、設定を行いましょう。
「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックします。
最後にアプリトリガーを「ON」にすることで、自動化の設定は完了します。
■概要
GMOサインで書類の締結が完了したら、ファイルをDropboxに格納するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.GMOサインを使用して契約業務を担当している方
・GMOサインを導入している企業
・GMOサインを使用して契約業務を担当している方
2.Dropboxでファイル管理を担当している方
・GMOサインで作成されたファイルをDropboxに都度蓄積している方
・Dropboxに格納されたファイルを共有し、業務を進めている方
3.手動によるDropboxへのファイル格納を自動化したいと考えている方
・日常的にDropboxへのファイル格納を担当している方
・業務の自動化を目指している中小企業の経営者
・GMOサインとDropboxを連携して効率化を検討している方
■このテンプレートを使うメリット
締結された書類を管理しているとファイルをどこに格納したのか、または、ファイルを格納したかどうかを忘れてしまうことがあります。
確認するためには、毎回Dropboxにアクセスする必要があり、業務を阻害する一因となります。
このテンプレートは、GMOサインで書類の締結が完了したら自動的にファイルをDropboxに格納することができます。
自動的に締結書類が指定フォルダに格納されるため、ファイルの格納場所が不明になることや格納漏れを無くすことができ、これまでの手間を減らすことができます。
また、テンプレートをカスタマイズすることで、Dropboxへファイルが格納された後にコミュニケーションツールに通知を出すことができます。
スマートフォンのDropboxのアプリケーションからもファイルを確認できるため、確認先の上長に対して迅速に連携することも可能です。
■注意事項
・GMOサインとDropboxを連携させてください。
・GMOサインでの署名依頼方法はこちらをご参照ください
本記事では「GMOサインで書類の締結が完了したら、ファイルをDropboxに格納する」というテンプレートをご紹介しました。
GMOサインとDropboxの連携によって、契約書の管理がしやすくなるため、時間短縮にもなります。
また、Yoomを利用したアプリ連携や自動化により、ノーコードで簡単にできるところも魅力的です。
Yoomではたくさんのアプリと連携ができるので、他のアプリとも連携させてくださいね。
ノーコードのアプリ連携が気になっている方は、無料登録から始めてみましょう。
