boardで顧客が登録されたら、Dropboxにフォルダを作成する
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■概要
boardで管理している顧客情報に関連するファイルをDropboxで保管しているものの、新しい顧客が増えるたびに手動でフォルダを作成する作業に手間を感じていませんか。この単純作業は時間がかかるだけでなく、フォルダ名の入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローは、boardへの顧客登録をきっかけにDropboxのフォルダ作成を自動化するため、Dropboxとboardを連携させた業務の非効率を解消し、管理業務を円滑に進めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- boardでの顧客管理とDropboxでのファイル管理を手作業で行っており、連携させたいと考えている方
- Dropboxとboardを活用した定型業務を自動化し、ヒューマンエラーを削減したいと考えている方
- 顧客管理に関連する業務の標準化を進め、チーム全体の生産性を向上させたいマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- boardに新しい顧客が登録されると、自動でDropboxにフォルダが作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮し、より重要な業務に集中できます。
- 手作業によるフォルダ名の入力ミスや作成漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、顧客管理業務の正確性を向上させます。
■フローボットの流れ
- はじめに、boardとDropboxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでboardを選択し、「新しい顧客が作成または更新されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、新規で顧客が作成された場合のみ、後続の処理が実行されるようにします。
- 最後に、オペレーションでDropboxの「フォルダを作成」アクションを設定し、boardから取得した顧客情報を基にした名称でフォルダを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Dropboxでフォルダを作成するアクションでは、どのフォルダ内に新しい顧客フォルダを作成するか、作成先の親フォルダを任意で指定してください。
- 作成するフォルダ名は、boardから取得した顧客名や顧客IDといった情報を組み合わせて、自社の運用ルールに合わせた形式に自由に設定することが可能です。
■注意事項
- boardとDropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- boardのマイアプリ連携方法はこちらをご参照ください。
「boardに新しい顧客情報を登録したら、関連資料を保管するためにDropboxにもフォルダを手動で作成している…」
「顧客が増えるたびにこの作業が発生して、地味に時間がかかるし、フォルダ名の付け間違いも怖い…」
boardとDropbox間での手作業による情報連携に、このような手間や限界を感じていませんか？
もし、boardに顧客が登録されたら、その情報をもとにDropboxに専用フォルダが自動で作成される仕組みがあれば、こうした日々の定型業務から解放されるはずです。そして顧客への提案やフォローアップといった、より創造的で重要な業務に集中できる時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化の方法は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できます。
作業時間の短縮とヒューマンエラーの削減に繋がるので、ぜひこの機会に導入して日々の業務をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはboardとDropboxを連携するためのテンプレートが用意されています。
今すぐ試したい方は、以下のバナーをクリックすることで、早速スタートできますよ！
boardで顧客が登録されたら、Dropboxにフォルダを作成する
試してみる
■概要
boardで管理している顧客情報に関連するファイルをDropboxで保管しているものの、新しい顧客が増えるたびに手動でフォルダを作成する作業に手間を感じていませんか。この単純作業は時間がかかるだけでなく、フォルダ名の入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローは、boardへの顧客登録をきっかけにDropboxのフォルダ作成を自動化するため、Dropboxとboardを連携させた業務の非効率を解消し、管理業務を円滑に進めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- boardでの顧客管理とDropboxでのファイル管理を手作業で行っており、連携させたいと考えている方
- Dropboxとboardを活用した定型業務を自動化し、ヒューマンエラーを削減したいと考えている方
- 顧客管理に関連する業務の標準化を進め、チーム全体の生産性を向上させたいマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- boardに新しい顧客が登録されると、自動でDropboxにフォルダが作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮し、より重要な業務に集中できます。
- 手作業によるフォルダ名の入力ミスや作成漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、顧客管理業務の正確性を向上させます。
■フローボットの流れ
- はじめに、boardとDropboxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでboardを選択し、「新しい顧客が作成または更新されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、新規で顧客が作成された場合のみ、後続の処理が実行されるようにします。
- 最後に、オペレーションでDropboxの「フォルダを作成」アクションを設定し、boardから取得した顧客情報を基にした名称でフォルダを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Dropboxでフォルダを作成するアクションでは、どのフォルダ内に新しい顧客フォルダを作成するか、作成先の親フォルダを任意で指定してください。
- 作成するフォルダ名は、boardから取得した顧客名や顧客IDといった情報を組み合わせて、自社の運用ルールに合わせた形式に自由に設定することが可能です。
■注意事項
- boardとDropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- boardのマイアプリ連携方法はこちらをご参照ください。
boardとDropboxを連携してできること
boardとDropboxのAPIを連携すれば、boardに登録された顧客情報をもとに、Dropboxに関連フォルダを自動で作成するといったことが可能になります。
これまで手作業で行っていたフォルダ作成やファイル管理の手間が不要になり、業務の正確性とスピードを向上させることができるでしょう。
ここでは、Yoomで実現できる具体的な自動化の例を複数ご紹介します。気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
boardで顧客が登録されたら、Dropboxにフォルダを作成する
boardに新しい顧客情報が登録されるたびに、その顧客名のフォルダをDropboxに自動で作成するので、手作業によるフォルダ作成の手間を完全に排除し、命名規則の統一も実現します。
これにより、誰が作業しても同じルールでフォルダが管理され、後から資料を探す際の時間も短縮できます。
boardで顧客が登録されたら、Dropboxにフォルダを作成する
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■概要
boardで管理している顧客情報に関連するファイルをDropboxで保管しているものの、新しい顧客が増えるたびに手動でフォルダを作成する作業に手間を感じていませんか。この単純作業は時間がかかるだけでなく、フォルダ名の入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローは、boardへの顧客登録をきっかけにDropboxのフォルダ作成を自動化するため、Dropboxとboardを連携させた業務の非効率を解消し、管理業務を円滑に進めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- boardでの顧客管理とDropboxでのファイル管理を手作業で行っており、連携させたいと考えている方
- Dropboxとboardを活用した定型業務を自動化し、ヒューマンエラーを削減したいと考えている方
- 顧客管理に関連する業務の標準化を進め、チーム全体の生産性を向上させたいマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- boardに新しい顧客が登録されると、自動でDropboxにフォルダが作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮し、より重要な業務に集中できます。
- 手作業によるフォルダ名の入力ミスや作成漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、顧客管理業務の正確性を向上させます。
■フローボットの流れ
- はじめに、boardとDropboxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでboardを選択し、「新しい顧客が作成または更新されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、新規で顧客が作成された場合のみ、後続の処理が実行されるようにします。
- 最後に、オペレーションでDropboxの「フォルダを作成」アクションを設定し、boardから取得した顧客情報を基にした名称でフォルダを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Dropboxでフォルダを作成するアクションでは、どのフォルダ内に新しい顧客フォルダを作成するか、作成先の親フォルダを任意で指定してください。
- 作成するフォルダ名は、boardから取得した顧客名や顧客IDといった情報を組み合わせて、自社の運用ルールに合わせた形式に自由に設定することが可能です。
■注意事項
- boardとDropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- boardのマイアプリ連携方法はこちらをご参照ください。
boardで特定条件に合う顧客が登録されたら、Dropboxにフォルダを作成する
boardに登録されたすべての顧客ではなく、特定の条件に合致する顧客情報が登録された際にのみ、Dropboxにフォルダを自動作成します。例えば「見込みランクが高い」顧客や「特定のサービスを契約した」顧客が登録された時だけフォルダを作成する設定が可能になるでしょう。
重要な顧客のファイル管理を優先的に自動化し、より戦略的な情報管理を実現できます。
boardで特定条件に合う顧客が登録されたら、Dropboxにフォルダを作成する
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■概要
クラウド型業務システム「board」で管理している顧客情報をもとに、「Dropbox」へ手作業でフォルダを作成していませんか？この作業は手間がかかるだけでなく、作成漏れや命名ミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローは、boardとDropboxを連携し、boardで特定の条件を満たす顧客が登録された際に、Dropboxに自動でフォルダを作成する業務フローを構築します。定型的なフォルダ作成業務から解放され、より重要な業務に集中できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- boardとDropboxを併用しており、手作業での顧客フォルダ作成に手間を感じている方
- boardへの登録情報をトリガーに、Dropboxでのフォルダ作成を自動化したいと考えている方
- 顧客管理における手作業を削減し、業務の標準化とヒューマンエラーの防止を目指す方
■このテンプレートを使うメリット
- boardで特定条件の顧客が登録されると、自動でDropboxにフォルダが作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手動でのフォルダ作成時に起こりがちな、作成漏れやフォルダ名の入力間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、正確な情報管理を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、boardとDropboxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでboardを選択し、「新しい顧客が作成または更新されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件に合致した場合のみ、後続の処理に進むよう設定します。
- 最後に、オペレーションでDropboxの「フォルダを作成」アクションを設定し、任意の場所にフォルダが作成されるようにします。
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能の設定では、フォルダ作成の対象としたい顧客の条件（特定のステータスや情報など）を任意で設定してください。
- Dropboxでフォルダを作成するアクションでは、フォルダの作成先となる親フォルダと、新しく作成するフォルダの名称を任意で設定してください。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■注意事項
- boardとDropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- boardのマイアプリ連携方法はこちらをご参照ください。
boardとDropboxの連携フローを作ってみよう
それでは、さっそく実際にboardとDropboxを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用してノーコードでboardとDropboxの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は「boardで顧客が登録されたら、Dropboxにフォルダを作成するフロー」を作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下の通りです。
- boardとDropboxをマイアプリ連携
- 該当のテンプレートをコピー
- boardのトリガー設定、分岐設定、Dropboxのアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
boardで顧客が登録されたら、Dropboxにフォルダを作成する
試してみる
■概要
boardで管理している顧客情報に関連するファイルをDropboxで保管しているものの、新しい顧客が増えるたびに手動でフォルダを作成する作業に手間を感じていませんか。この単純作業は時間がかかるだけでなく、フォルダ名の入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローは、boardへの顧客登録をきっかけにDropboxのフォルダ作成を自動化するため、Dropboxとboardを連携させた業務の非効率を解消し、管理業務を円滑に進めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- boardでの顧客管理とDropboxでのファイル管理を手作業で行っており、連携させたいと考えている方
- Dropboxとboardを活用した定型業務を自動化し、ヒューマンエラーを削減したいと考えている方
- 顧客管理に関連する業務の標準化を進め、チーム全体の生産性を向上させたいマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- boardに新しい顧客が登録されると、自動でDropboxにフォルダが作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮し、より重要な業務に集中できます。
- 手作業によるフォルダ名の入力ミスや作成漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、顧客管理業務の正確性を向上させます。
■フローボットの流れ
- はじめに、boardとDropboxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでboardを選択し、「新しい顧客が作成または更新されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、新規で顧客が作成された場合のみ、後続の処理が実行されるようにします。
- 最後に、オペレーションでDropboxの「フォルダを作成」アクションを設定し、boardから取得した顧客情報を基にした名称でフォルダを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Dropboxでフォルダを作成するアクションでは、どのフォルダ内に新しい顧客フォルダを作成するか、作成先の親フォルダを任意で指定してください。
- 作成するフォルダ名は、boardから取得した顧客名や顧客IDといった情報を組み合わせて、自社の運用ルールに合わせた形式に自由に設定することが可能です。
■注意事項
- boardとDropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- boardのマイアプリ連携方法はこちらをご参照ください。
ステップ1：boardとDropboxをマイアプリ連携する
Yoomにログイン後、boardとDropboxのマイアプリ連携を行いましょう。
左メニューバーの「マイアプリ」を選択し、右にある「新規接続」を選択します。
boardの場合
「新規接続」を選択すると「アプリ一覧」が表示されます。boardを検索して選択しましょう。
「アカウント名」と「アクセストークン」を入力して「追加」を選択しましょう。
boardのマイアプリ連携について、詳しくはこちらを参考にしてくださいね。
※ APIトークン生成の「Yoomからのアクセスを許可する操作」において、トリガーアクションはチェックを入れていなくとも動作しますが、1つはチェック項目がないと次に進めないため、迷う場合には「顧客」の「取得」などを選択しておくことをおすすめします。
「マイアプリ」にboardが表示されていれば連携完了です！
Dropboxの場合
「新規接続」を選択すると、「アプリ一覧」が表示されます。
Dropboxを検索して選択しましょう。
Yoomと連携するアカウント情報を入力し、「続行」を選択します。
「マイアプリ」にDropboxが表示されていれば連携完了です！
ステップ2：テンプレートをコピー
テンプレートをコピーして、フローを作っていきましょう。
バナーの「試してみる」を選択してください。
boardで顧客が登録されたら、Dropboxにフォルダを作成する
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■概要
boardで管理している顧客情報に関連するファイルをDropboxで保管しているものの、新しい顧客が増えるたびに手動でフォルダを作成する作業に手間を感じていませんか。この単純作業は時間がかかるだけでなく、フォルダ名の入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローは、boardへの顧客登録をきっかけにDropboxのフォルダ作成を自動化するため、Dropboxとboardを連携させた業務の非効率を解消し、管理業務を円滑に進めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- boardでの顧客管理とDropboxでのファイル管理を手作業で行っており、連携させたいと考えている方
- Dropboxとboardを活用した定型業務を自動化し、ヒューマンエラーを削減したいと考えている方
- 顧客管理に関連する業務の標準化を進め、チーム全体の生産性を向上させたいマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- boardに新しい顧客が登録されると、自動でDropboxにフォルダが作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮し、より重要な業務に集中できます。
- 手作業によるフォルダ名の入力ミスや作成漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、顧客管理業務の正確性を向上させます。
■フローボットの流れ
- はじめに、boardとDropboxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでboardを選択し、「新しい顧客が作成または更新されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、新規で顧客が作成された場合のみ、後続の処理が実行されるようにします。
- 最後に、オペレーションでDropboxの「フォルダを作成」アクションを設定し、boardから取得した顧客情報を基にした名称でフォルダを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Dropboxでフォルダを作成するアクションでは、どのフォルダ内に新しい顧客フォルダを作成するか、作成先の親フォルダを任意で指定してください。
- 作成するフォルダ名は、boardから取得した顧客名や顧客IDといった情報を組み合わせて、自社の運用ルールに合わせた形式に自由に設定することが可能です。
■注意事項
- boardとDropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- boardのマイアプリ連携方法はこちらをご参照ください。
テンプレートがコピーされました。「OK」を選択します。
次のステップから設定していきましょう。
ステップ3：boardのトリガーアクション設定
「新しい顧客が作成または更新されたら」を選択します。
タイトルと連携するアカウント情報を確認し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
トリガーの起動間隔を設定します。
【注意】
- トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
-
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
- なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
「APIキー」を設定します。APIキーの取得方法はこちらを参考にしてくださいね。
テスト用に顧客登録を行いましょう。今回は例として以下のように設定しました！
設定できたら「テスト」を行いましょう。
テストに成功すると「取得した値」に反映されます。
「取得した値」について、詳しくはこちらをご覧ください。
ここでは、boardに登録した顧客が反映されています。
ステップ4：分岐設定
「分岐する」を選択します。
【注意】
- 「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。
まずは「タイトル」を任意で設定しましょう。もちろんデフォルトの「分岐する」のままでもOKです。
「分岐対象の取得した値」「分岐条件」はデフォルトで設定されています。
ここでは、「作成日時」と「更新日時」の値が等しいときに分岐するように設定されています。
特に変更する必要がなければ「保存する」を選択しましょう。
詳しい設定方法についてはこちらをご覧ください。
ステップ5：Dropboxでフォルダを作成する
「フォルダを作成」を選択します。
タイトルと連携するアカウント情報を確認し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
次に進んだら「取得した値」を使って「フォルダのパス」を設定しましょう。
今回は例として、「test」というフォルダに「顧客名」のフォルダを作成したいと思うので、以下のように設定しました！
設定できたら「テスト」を行いましょう。
テストに成功すると「取得した値」に反映されるので、確認して「保存する」を選択しましょう。
Dropboxにフォルダが作成されました！
ステップ6：トリガーをONにする
設定完了です！トリガーをONにすると、フローボットが起動します。
Dropboxのデータをboardに連携したい場合
今回はboardからDropboxへデータを連携する方法をご紹介しました！
逆にDropboxからboardへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Dropboxにファイルが格納されたら、OCRで顧客情報を読み取りboardに追加する
Dropboxに名刺や申込書などの画像ファイルが格納されると、YoomのOCR機能がファイル内の文字情報を自動で読み取り、その内容をboardに新しい顧客情報として登録します。
この連携により、紙媒体からの面倒な手入力作業がなくなり、データ化にかかる時間と入力ミスを削減できます。
Dropboxにファイルが格納されたら、OCRで顧客情報を読み取りboardに追加する
試してみる
■概要
Dropboxに保存した請求書や名刺などの書類から、手作業で顧客情報をboardに転記していませんか？この定型的な作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスの原因にもなりかねません。このワークフローは、Dropboxにファイルが格納されると、AI-OCRが自動で文字情報を読み取り、boardへ顧客情報として登録します。Dropboxとboardを連携させることで、手作業による情報登録の手間を省き、業務を円滑に進めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- Dropboxとboardを活用し、顧客情報の登録を手作業で行っている方
- 請求書や名刺などの書類からboardへのデータ入力ミスをなくしたい方
- Dropboxへのファイル保存をトリガーに、様々な業務を自動化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Dropboxにファイルが保存されると、boardへ自動で顧客情報が登録されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
- 手作業によるデータ転記が不要になるため、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を高めます
■フローボットの流れ
- はじめに、DropboxとboardをYoomと連携します
- 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを取得します
- 次に、オペレーションでAI機能の「OCRで文字を抽出」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します
- 最後に、オペレーションでboardの「顧客の登録」アクションを設定し、抽出した情報をもとに顧客情報を登録します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AI機能の「OCRで文字を抽出」オペレーションでは、読み取ったファイルの中からどのテキスト情報を抽出するかを設定します。例えば、請求書から「会社名」「請求金額」などを指定して抽出できます
- boardの「顧客の登録」オペレーションでは、OCRで抽出した情報をboardのどの項目に登録するかを紐付けます。「会社名」の情報を「顧客名」のフィールドに追加するなど、自由に設定してください
■注意事項
- DropboxとboardのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRのオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
- boardのマイアプリ連携方法はこちらをご参照ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちらをご覧ください。
Dropboxで特定条件に合うファイルが格納されたら、OCRで顧客情報を読み取りboardに追加する
Dropbox内の特定のフォルダにファイルが格納された場合や、ファイル名に特定のキーワードが含まれる場合など、指定した条件に合うファイルが格納された時のみOCR処理を実行し、boardに顧客情報を登録します。
例えば「新規名刺」フォルダに格納されたファイルのみを処理対象とすることで、意図しないファイルの処理を防ぎ、より正確でクリーンな顧客データベースの構築を実現できるでしょう。
Dropboxで特定条件に合うファイルが格納されたら、OCRで顧客情報を読み取りboardに追加する
試してみる
■概要
Dropboxに保管された申込書や請求書などのファイルから、手作業でboardへ顧客情報を入力する作業に時間を取られていませんか。このワークフローは、そうした手入力による手間や転記ミスといった課題を解決するために設計されました。Dropboxの特定フォルダにファイルが格納されると、OCR機能が自動で文字情報を読み取り、boardへ顧客情報として登録します。Dropboxとboardを連携させることで、定型業務を自動化し、より付加価値の高い業務へ集中できる環境を構築します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Dropboxに格納したファイルからboardへ手作業で情報を転記している方
- ファイル管理と顧客管理のプロセスを自動化し、業務効率を改善したい方
- 手作業による顧客情報の入力ミスや登録漏れなどの課題を解消したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Dropboxにファイルが追加されるだけで、boardへの顧客登録が自動で完了するため、データ入力にかかっていた時間を削減できます
- 人の手による転記作業がなくなることで、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性が向上します
■フローボットの流れ
- はじめに、DropboxとboardをYoomと連携します
- 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件を満たすファイルの場合のみ、後続の処理に進むよう設定します
- 条件に合致した場合、オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定します
- 次に、AI機能の「OCRで文字を抽出」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルから顧客情報を読み取ります
- 最後に、オペレーションでboardの「顧客の登録」アクションを設定し、抽出した情報を紐付けて顧客データを登録します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能の設定では、ファイル名やファイル形式など、処理対象としたいファイルの条件を任意で設定してください
- OCRで抽出する情報と、boardに登録する顧客情報の項目（会社名、担当者名、連絡先など）を、自社の運用に合わせて設定してください
■注意事項
- DropboxとboardのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニ以上、OCRのオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
- boardのマイアプリ連携方法はこちらをご参照ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちらをご覧ください。
boardやDropboxのAPIを使ったその他の自動化例
boardとDropboxの連携だけでなく、様々なアプリケーションと組み合わせることで日々の業務効率をさらに高めることができるでしょう。
Yoomには幅広い自動化例が用意されているため、ご自身の業務スタイルに合ったものを自由に試してみてください。
boardを使った便利な自動化例
案件の登録と同時にデータベースへ記録し、チャットツールでのチームへの周知や、ドライブへの資料整理も自動で完了。さらに、外部サービスで新たなパートナー情報が追加された際にも、boardに情報を集約可能です。
タスク管理システムでの課題発生時にも案件が取り込まれるため、情報の漏れも防止できますよ。
Airtableで発注先が登録されたらboardに追加する
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■概要
Airtableで発注先が登録されたらboardに追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Airtableを活用して業務を進めている方
・発注先の情報をAirtableで一元管理している方
・Airtableのデータを他のツールにも連携して利用している方
2.業務でboardを活用している方
・請求業務でboardを利用している方
・発注先の追加を自動化したい方
■このテンプレートを使うメリット
boardは請求業務で利用することができ、請求書の作成や送信を効率化できるのがメリットです。
しかし、発注先の管理においてAirtableのデータを都度手動でboardに連携している場合、発注先の誤入力や入力漏れが発生する可能性があります。
このテンプレートは、Airtableで発注先が登録されるとboardにも自動で追加することができ、手動による入力作業を効率化できます。
boardへの発注先の追加が自動化されることで、スピーディーな情報反映が行われるため、業務スピードを向上させることが可能です。
また、チャットツールと連携することでboardへ発注先が登録されると通知を出せるため、チーム内の情報共有もスムーズになります。
■注意事項
・Airtable、boardのそれぞれとYoomを連携させてください。
・boardのマイアプリ連携方法はこちらをご参照ください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Backlogで課題が登録されたら、boardに案件を追加する
試してみる
■概要
Backlogで新しい課題が登録されるたび、手動でboardに情報を転記していませんか。こうした繰り返し作業は手間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーも発生しがちです。このワークフローを活用すれば、Backlogへの課題登録をトリガーにboardへの案件追加が自動化でき、業務効率の向上とミスの削減に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Backlogとboardを利用し、案件登録を手作業で行っているプロジェクト担当者
- 課題管理と案件管理の連携に手間を感じ、業務の効率化を目指しているチームの方
- 手作業による情報入力ミスを減らし、業務品質の向上を考えている管理者
■このテンプレートを使うメリット
- Backlogへの課題登録と同時にboardへ案件が自動追加されるため、手作業の時間を削減し他の業務に集中できます。
- 手動でのデータ転記が不要になることで、入力ミスや情報の登録漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、BacklogおよびboardをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでBacklogを選択し、「新しい課題が追加されたら」というアクションを設定します。これにより、Backlogに新しい課題が登録されるとフローが起動します。
- 続いて、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、Backlogの課題情報から必要なデータを抽出します。
- 最後に、オペレーションでboardの「案件の登録（一括請求）」アクションを設定し、抽出したデータを用いてboardに新しい案件を登録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AI機能の「テキストからデータを抽出する」オペレーションでは、Backlogの課題から具体的にどの情報を抽出したいか、その項目やAIへの指示内容を任意で設定することが可能です。
- boardの「案件の登録（一括請求）」オペレーションでは、登録する案件情報に対して、固定の値を設定したり、あらかじめ用意された選択肢から選んだり、前のステップでAI機能により抽出した値を動的に埋め込むなど、柔軟なカスタマイズができます。
■注意事項
boardで案件が登録されたら、Google Driveにフォルダを作成する
試してみる
■概要
boardで新規案件が登録されたら、Google Driveに連携して案件名のフォルダを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.取引先企業の帳票類を管理し、処理する必要のある方
・営業アシスタントや経理担当
・事務職員やオフィスマネージャー
2.Google Driveでデータの格納を行う方
・企業情報ごとにフォルダを作成している営業アシスタント
・共有フォルダを使用して各部署で情報共有している企業の担当者
3.手入力の作業を減らし、自動化したいと考える方
・業務効率化を目指している中小企業の経営者
・多方面のタスクを抱える事務担当者
■このテンプレートを使うメリット
・ファイルの格納用フォルダを登録内容を基にして、自動で作成することができます。
・boardで新規案件が登録されたら、Google Driveへのフォルダ作成を自動化することで、手作業による作成の手間を省き、業務の効率が向上します。
・boardに登録された案件ごとに専用のフォルダが自動で作成されるため、関連ファイルを整理しやすく、必要な情報をすぐに見つけることができます。
■注意事項
・board、Google DriveのそれぞれとYoomを連携させてください。
boardに新しい案件が登録されたら、Googleスプレッドシートにレコードを登録する
試してみる
■概要
boardに新しい案件が登録されたら、Googleスプレッドシートにレコードを登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.boardとGoogleスプレッドシートを併用している営業チーム
・手作業でのデータ入力の手間を省き、リード管理を効率化したい方
2.boardとGoogleスプレッドシートを併用しているマーケティングチーム
・boardで案件情報を管理し、Googleスプレッドシートで案件ごとのマーケティング施策の効果測定や分析を行いたい方
・案件情報とマーケティングデータを一元管理し、データに基づいた施策改善をしたい方
■このテンプレートを使うメリット
・boardで案件が登録されたら、自動でGoogleスプレッドシートにレコードが登録されるため、手作業による入力の手間が省くことができ、業務効率が大幅に向上します。
・boardで案件が登録されると、すぐににGoogleスプレッドシートにレコードが登録されるので常に最新の情報を保つことができます。
・案件情報をboardとGoogleスプレッドシートで一元管理できるため、情報を探す手間が省けることにより、業務効率の改善につながります。
■注意事項
・board、GoogleスプレッドシートのそれぞれとYoomを連携させてください。
boardに新しい案件が登録されたら、Slackに通知する
試してみる
■概要
boardに新しい案件が登録されたら、Slackに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.boardとSlackを併用している営業チーム・プロジェクト管理チーム
・boardで案件情報を管理し、Slackでチームコミュニケーションを行っている方
・新規案件の登録をSlackでリアルタイムに通知し、チームメンバーに共有したい方
・案件登録後の対応をSlack上で迅速に行いたい方
2.Slackを活用している企業やチーム
・Slackを導入している企業
・日常的にSlackを使用してチーム内のコミュニケーションを行っているチームメンバー
■このテンプレートを使うメリット
・boardに案件登録と同時にSlackに通知が届くため、チームメンバーはすぐに案件情報を把握することができます。
・boardに案件登録さると直ぐにSlackのチャンネルへ通知されるため、顧客からの問い合わせや要望に迅速に対応することができます。
・Slack上での情報共有により、チーム全体で商談の進捗状況を把握しやすくなり、適切なタイミングでフォローアップやサポートを行うことができます。
・案件に関する情報がSlack上で共有されることで、課題を早期に発見して対応することができます。
・Slackのチャンネルへの通知内容や通知先などを自由にカスタマイズでき、自社の運用に合わせて柔軟に対応することができます。
■注意事項
・board、SlackのそれぞれとYoomを連携させてください。
Dropboxを使った便利な自動化例
Dropboxに新しいファイルがアップロードされた際に、業務管理ツールへのデータ追加や、データベースの更新、コミュニケーションツールへの速やかな通知が自動で行えるようになります。
注文処理後の見積書保存や、開発ツールとの連携によるフォルダ作成も手間なく実現でき、煩雑な作業を一括管理できる環境が整うでしょう。
Dropboxでファイルがアップロードされたら、Microsoft Teamsで通知する
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■概要
Dropboxに新しいファイルがアップロードされるたびに、手動で確認しMicrosoft Teamsへ通知する作業は手間がかかる上に、見落としや連絡漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Dropboxの特定フォルダへのファイルアップロードをトリガーに、Microsoft Teamsへ自動で通知できるようになるため、ファイル共有の確認と通知に関する課題をスムーズに解消し、情報共有の迅速化が可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- DropboxとMicrosoft Teams間でファイル共有と通知を手作業で行っている方
- ファイルの見落としを防ぎ、チーム内での情報共有を迅速化したいと考えている方
- 日々の定型業務を自動化し、コア業務に集中できる時間を確保したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Dropboxへのファイルアップロード後の確認やMicrosoft Teamsへの通知作業が自動化されるため、手作業に費やしていた時間を他の業務に充てることができます。
- 手作業による通知漏れや連絡の遅延といったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、DropboxとMicrosoft TeamsをYoomと連携させます。
- 次に、トリガーとしてDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。この設定で、指定したフォルダ内でのファイルの動きをYoomが検知できるようになります。
- 最後に、オペレーションとしてMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定します。ここで、Dropboxでファイルが追加または更新された際に送信される通知メッセージの内容や送信先チャネルを指定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Microsoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションでは、通知を送信する先のチャネルを任意で選択できます。
- 送信するメッセージ内容には、固定のテキストを設定するだけでなく、Dropboxのトリガーから取得したファイル名や更新日時といった情報を動的な値として埋め込むことも可能です。これにより、具体的で分かりやすい通知を自動で作成できます。
■注意事項
- Dropbox、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Amazonで注文情報が作成されたら見積書を作成してDropBoxに保存する
試してみる
■概要
AmazonでのEC運営において、注文情報をもとに手作業で見積書を作成し、Dropboxに保存する業務は、手間がかかる上にミスの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Amazon Seller Centralで注文情報が作成されるだけで、Google スプレッドシートを雛形にした見積書の自動作成からDropboxへの保存までを一貫して実行し、これらの課題の解決に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Amazon Seller Centralを利用し、手作業での見積書作成に時間を取られているEC担当者の方
- 注文処理から書類保管までの一連の業務で、転記ミスや保存漏れを防ぎたいと考えている方
- 受発注管理の業務を効率化し、コア業務に集中したいと考えているチームの方
■このテンプレートを使うメリット
- Amazon Seller Centralに注文情報が作成されると、見積書の発行からDropboxへの保存までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による情報の転記やファイルの保存作業が不要になるため、入力間違いや保存漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、マイアプリ連携画面でAmazon Seller Central、Google スプレッドシート、DropboxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでAmazon Seller Centralを選択し、「注文情報が作成されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでYoomの「書類を発行」機能を選択し、Google スプレッドシートのテンプレートを使って見積書を発行するように設定します。
- 最後に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロード」アクションを選択し、発行した書類を指定のフォルダにアップロードするように設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 書類を発行する機能では、見積書の雛形となるGoogle スプレッドシートを自由に設定でき、書類内の各項目には固定値や、トリガーで取得した注文情報を変数として設定することが可能です。
- Dropboxにファイルをアップロードする設定では、保存先のフォルダを自由に指定できます。また、ファイル名もカスタマイズ可能で、固定値や注文情報から取得した顧客名などの変数を組み合わせて設定できます。
■注意事項
- Amazon Seller Central、Google スプレッドシート、DropBoxのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
BubbleでThingが作成されたらDropboxにフォルダを作成する
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■概要
BubbleでThingが作成されたらDropboxにフォルダを作成するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士の連携が行えます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Bubbleを利用してアプリケーションやウェブサイトを構築している企業
・新しいデータ（Thing）が作成されるたびに、自動でクラウド上にフォルダを生成し、効率的にファイル管理を行いたい方
2.クラウドストレージサービスとしてDropboxを活用している企業
・Dropboxを日常的に利用していて、データの整理や共有を簡単に行いたい方
・Dropboxで管理しているデータを他のツールやアプリと連携させて、スムーズな業務フローを実現させたい方
■このテンプレートを使うメリット
BubbleとDropboxを連携させることで、Thingが作成された際に自動でDropboxにフォルダが作成されるというメリットがあります。
これにより、手作業でのフォルダ作成が不要になり、作業時間を短縮できます。
また、手作業によるヒューマンエラーが減少し、信頼性の高いファイル管理が可能となります。
例えば、間違ったフォルダ名で作成してしまったり、同じフォルダを重複作成したりといったことを削減できます。
■注意事項
・BubbleとDropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Dropboxでファイルが更新されたら、Google スプレッドシートを更新する
試してみる
■概要
Dropboxに保存しているファイルの更新状況を、管理用のGoogle スプレッドシートに手作業で転記していませんか？
このような定型業務は、手間がかかる上に転記ミスなどのヒューマンエラーが発生する原因にもなります。
このワークフローを活用すれば、Dropboxで特定のファイルが更新されると、自動でGoogle スプレッドシートのレコードを更新できます。
手作業による更新作業をなくし、効率的なファイル管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- DropboxとGoogle スプレッドシートでファイル管理を行っている方
- 手作業での情報更新に手間を感じ、ミスを減らしたいと考えている方
- ファイル管理業務を自動化し、コア業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Dropboxでのファイル更新をトリガーに、Google スプレッドシートが自動で更新されるため、手作業での転記時間を短縮できます。
- 手作業による情報の転記が不要になるため、入力ミスや更新漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、DropboxとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートを選択し、「レコードを更新する」アクションを設定し、更新対象のシートやセルを指定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- トリガーに設定しているDropboxは、BoxやGoogle Driveなどの他のストレージアプリに変更してワークフローを構築することも可能です。
- オペレーションに設定しているGoogle スプレッドシートは、Airtableやkintoneなどの他のデータベースアプリに変更できます。
■注意事項
- Dropbox、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
Dropboxで特定条件に合うファイルが格納されたら、OCRで読み取りCodaに行を追加する
試してみる
■概要
Dropboxに保存した請求書や契約書などのファイルを、一つひとつ確認してCodaに手入力で転記していませんか？この作業は時間がかかる上に、入力ミスや対応漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。このワークフローは、CodaとDropboxを連携させることで、Dropboxの特定フォルダにファイルが格納された際に、ファイル内の情報を読み取り、自動でCodaのテーブルに行を追加します。これにより、手作業による情報管理の非効率を解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- DropboxとCodaを用いて、ファイルやタスクなどの情報を管理している方
- Dropboxに格納されたファイルの情報を、手作業でCodaに転記している方
- CodaとDropboxの連携を自動化し、チーム全体の業務効率を高めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Dropboxへのファイル格納をトリガーにCodaへ自動で行が追加されるため、これまで手作業で行っていた転記作業の時間を短縮できます
- 人の手による転記作業が不要になることで、入力ミスや対応漏れなどのヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を維持することに繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、DropboxとCodaをYoomと連携します
- 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、ファイル名などの特定の条件に応じて後続の処理を分岐させます
- 条件に合致した場合、Dropboxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定します
- 次に、AI機能のOCRを設定し、ダウンロードしたファイルから必要なテキスト情報を抽出します
- 最後に、オペレーションでCodaの「テーブルに行を追加」を設定し、OCRで抽出した情報をCodaのテーブルに自動で追加します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- オペレーションの分岐機能で設定する条件は、ファイル名に「請求書」という特定の文字列が含まれる場合など、実際の業務内容に応じて自由に設定してください
- AI機能のOCRでどの情報を抽出し、その情報をCodaのどの列に追加するかは、管理したい項目に合わせて任意で設定することが可能です
■注意事項
- DropboxとCodaのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上、OCRのオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちらをご覧ください。
まとめ
boardとDropboxの連携を自動化することで、顧客ごとのフォルダ作成や紙の名刺情報からのデータ入力といった定型業務から解放され、ヒューマンエラーを防ぎつつ、より迅速で正確な情報管理が可能になります。
担当者は単純作業に追われることなく、顧客との関係構築や戦略的な業務といった、本来注力すべきコア業務に集中できるでしょう！
今回ご紹介したような業務自動化は、ノーコード連携ツール「Yoom」を使うことで、プログラミングの知識がない方でも、画面の指示に従って操作するだけで直感的に構築可能です！
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomがもたらす業務効率化を体験してみてください！
よくあるご質問
Q：連携がエラーで止まった場合、どこで原因を確認し、どう対処すれば良いですか？
A：フローボットがエラーになると、Yoomに登録したメールアドレスに通知が来ます。
参考：エラー時の対応方法について
Q：YoomにboardやDropboxのAPIキーを連携する際のセキュリティは安全ですか？
A：Yoomではアプリを連携して使用しますが、入力内容はYoomに共有されることはありませんのでセキュリティ上は安全です。
また、ログインセキュリティとして、2要素認証やSAML認証（プランにより異なります）の設定などが行えるため、顧客情報のセキュリティが外部漏洩といった点も安全です。
参考：マイアプリ連携でのIDやパスワードについて／各セキュリティについて
Q：フォルダ作成時に、SlackやChatworkに「〇〇のフォルダを作成しました」と通知を送れますか？
A：はい、可能です。SlackやChatworkもYoomと連携しているので、まずはマイアプリ登録を実施し、フローボットでそれぞれのアプリのメッセージ通知に該当するアクションを設定してください。
参考：「アプリと連携する」の設定方法
