boardで顧客が登録されたら、Dropboxにフォルダを作成する
試してみる
■概要
boardで管理している顧客情報に関連するファイルをDropboxで保管しているものの、新しい顧客が増えるたびに手動でフォルダを作成する作業に手間を感じていませんか。この単純作業は時間がかかるだけでなく、フォルダ名の入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローは、boardへの顧客登録をきっかけにDropboxのフォルダ作成を自動化するため、Dropboxとboardを連携させた業務の非効率を解消し、管理業務を円滑に進めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
・boardでの顧客管理とDropboxでのファイル管理を手作業で行っており、連携させたいと考えている方
・Dropboxとboardを活用した定型業務を自動化し、ヒューマンエラーを削減したいと考えている方
・顧客管理に関連する業務の標準化を進め、チーム全体の生産性を向上させたいマネージャーの方
■注意事項
・boardとDropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・boardのマイアプリ連携方法は以下をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/5561686
「boardに新しい顧客情報を登録したら、関連資料を保管するためにDropboxにもフォルダを手動で作成している…」
「顧客が増えるたびにこの作業が発生して、地味に時間がかかるし、フォルダ名の付け間違いも怖い…」
boardとDropbox間での手作業による情報連携に、このような手間や限界を感じていませんか？
もし、boardに顧客が登録されたら、その情報をもとにDropboxに専用フォルダが自動で作成される仕組みがあれば、こうした日々の定型業務から解放されるはずです。そして顧客への提案やフォローアップといった、より創造的で重要な業務に集中できる時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化の方法は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できます。
作業時間の短縮とヒューマンエラーの削減に繋がるので、ぜひこの機会に導入して日々の業務をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはboardとDropboxを連携するためのテンプレートが用意されています。
今すぐ試したい方は、以下のバナーをクリックすることで、早速スタートできますよ！
boardで顧客が登録されたら、Dropboxにフォルダを作成する
試してみる
■概要
boardで管理している顧客情報に関連するファイルをDropboxで保管しているものの、新しい顧客が増えるたびに手動でフォルダを作成する作業に手間を感じていませんか。この単純作業は時間がかかるだけでなく、フォルダ名の入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローは、boardへの顧客登録をきっかけにDropboxのフォルダ作成を自動化するため、Dropboxとboardを連携させた業務の非効率を解消し、管理業務を円滑に進めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
・boardでの顧客管理とDropboxでのファイル管理を手作業で行っており、連携させたいと考えている方
・Dropboxとboardを活用した定型業務を自動化し、ヒューマンエラーを削減したいと考えている方
・顧客管理に関連する業務の標準化を進め、チーム全体の生産性を向上させたいマネージャーの方
■注意事項
・boardとDropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・boardのマイアプリ連携方法は以下をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/5561686
boardとDropboxを連携してできること
boardとDropboxのAPIを連携すれば、boardに登録された顧客情報をもとに、Dropboxに関連フォルダを自動で作成するといったことが可能になります。
これまで手作業で行っていたフォルダ作成やファイル管理の手間が不要になり、業務の正確性とスピードを向上させることができるでしょう。
ここでは、Yoomで実現できる具体的な自動化の例を複数ご紹介します。気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
boardで顧客が登録されたら、Dropboxにフォルダを作成する
boardに新しい顧客情報が登録されるたびに、その顧客名のフォルダをDropboxに自動で作成するので、手作業によるフォルダ作成の手間を完全に排除し、命名規則の統一も実現します。
これにより、誰が作業しても同じルールでフォルダが管理され、後から資料を探す際の時間も短縮できます。
boardで顧客が登録されたら、Dropboxにフォルダを作成する
試してみる
■概要
boardで管理している顧客情報に関連するファイルをDropboxで保管しているものの、新しい顧客が増えるたびに手動でフォルダを作成する作業に手間を感じていませんか。この単純作業は時間がかかるだけでなく、フォルダ名の入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローは、boardへの顧客登録をきっかけにDropboxのフォルダ作成を自動化するため、Dropboxとboardを連携させた業務の非効率を解消し、管理業務を円滑に進めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
・boardでの顧客管理とDropboxでのファイル管理を手作業で行っており、連携させたいと考えている方
・Dropboxとboardを活用した定型業務を自動化し、ヒューマンエラーを削減したいと考えている方
・顧客管理に関連する業務の標準化を進め、チーム全体の生産性を向上させたいマネージャーの方
■注意事項
・boardとDropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・boardのマイアプリ連携方法は以下をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/5561686
boardで特定条件に合う顧客が登録されたら、Dropboxにフォルダを作成する
boardに登録されたすべての顧客ではなく、特定の条件に合致する顧客情報が登録された際にのみ、Dropboxにフォルダを自動作成します。例えば「見込みランクが高い」顧客や「特定のサービスを契約した」顧客が登録された時だけフォルダを作成する設定が可能になるでしょう。
重要な顧客のファイル管理を優先的に自動化し、より戦略的な情報管理を実現できます。
boardで特定条件に合う顧客が登録されたら、Dropboxにフォルダを作成する
試してみる
■概要
クラウド型業務システム「board」で管理している顧客情報をもとに、「Dropbox」へ手作業でフォルダを作成していませんか？この作業は手間がかかるだけでなく、作成漏れや命名ミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローは、boardとDropboxを連携し、boardで特定の条件を満たす顧客が登録された際に、Dropboxに自動でフォルダを作成する業務フローを構築します。定型的なフォルダ作成業務から解放され、より重要な業務に集中できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・boardとDropboxを併用しており、手作業での顧客フォルダ作成に手間を感じている方
・boardへの登録情報をトリガーに、Dropboxでのフォルダ作成を自動化したいと考えている方
・顧客管理における手作業を削減し、業務の標準化とヒューマンエラーの防止を目指す方
■注意事項
・boardとDropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・boardのマイアプリ連携方法は以下をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/5561686
boardとDropboxの連携フローを作ってみよう
それでは、さっそく実際にboardとDropboxを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用してノーコードでboardとDropboxの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は「boardで顧客が登録されたら、Dropboxにフォルダを作成するフロー」を作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下の通りです。
- boardとDropboxをマイアプリ連携
- 該当のテンプレートをコピー
- boardのトリガー設定、分岐設定、Dropboxのアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
boardで顧客が登録されたら、Dropboxにフォルダを作成する
試してみる
■概要
boardで管理している顧客情報に関連するファイルをDropboxで保管しているものの、新しい顧客が増えるたびに手動でフォルダを作成する作業に手間を感じていませんか。この単純作業は時間がかかるだけでなく、フォルダ名の入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローは、boardへの顧客登録をきっかけにDropboxのフォルダ作成を自動化するため、Dropboxとboardを連携させた業務の非効率を解消し、管理業務を円滑に進めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
・boardでの顧客管理とDropboxでのファイル管理を手作業で行っており、連携させたいと考えている方
・Dropboxとboardを活用した定型業務を自動化し、ヒューマンエラーを削減したいと考えている方
・顧客管理に関連する業務の標準化を進め、チーム全体の生産性を向上させたいマネージャーの方
■注意事項
・boardとDropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・boardのマイアプリ連携方法は以下をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/5561686
ステップ1：boardとDropboxをマイアプリ連携する
Yoomにログイン後、boardとDropboxのマイアプリ連携を行いましょう。
左メニューバーの「マイアプリ」を選択し、右にある「新規接続」を選択します。
boardの場合
「新規接続」を選択すると「アプリ一覧」が表示されます。boardを検索して選択しましょう。
「アカウント名」と「アクセストークン」を入力して「追加」を選択しましょう。
boardのマイアプリ連携について、詳しくはこちらを参考にしてくださいね。
※ APIトークン生成の「Yoomからのアクセスを許可する操作」において、トリガーアクションはチェックを入れていなくとも動作しますが、1つはチェック項目がないと次に進めないため、迷う場合には「顧客」の「取得」などを選択しておくことをおすすめします。
「マイアプリ」にboardが表示されていれば連携完了です！
Dropboxの場合
「新規接続」を選択すると、「アプリ一覧」が表示されます。
Dropboxを検索して選択しましょう。
Yoomと連携するアカウント情報を入力し、「続行」を選択します。
「マイアプリ」にDropboxが表示されていれば連携完了です！
ステップ2：テンプレートをコピー
テンプレートをコピーして、フローを作っていきましょう。
バナーの「試してみる」を選択してください。
boardで顧客が登録されたら、Dropboxにフォルダを作成する
試してみる
■概要
boardで管理している顧客情報に関連するファイルをDropboxで保管しているものの、新しい顧客が増えるたびに手動でフォルダを作成する作業に手間を感じていませんか。この単純作業は時間がかかるだけでなく、フォルダ名の入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローは、boardへの顧客登録をきっかけにDropboxのフォルダ作成を自動化するため、Dropboxとboardを連携させた業務の非効率を解消し、管理業務を円滑に進めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
・boardでの顧客管理とDropboxでのファイル管理を手作業で行っており、連携させたいと考えている方
・Dropboxとboardを活用した定型業務を自動化し、ヒューマンエラーを削減したいと考えている方
・顧客管理に関連する業務の標準化を進め、チーム全体の生産性を向上させたいマネージャーの方
■注意事項
・boardとDropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・boardのマイアプリ連携方法は以下をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/5561686
テンプレートがコピーされました。「OK」を選択します。
次のステップから設定していきましょう。
ステップ3：boardのトリガーアクション設定
「新しい顧客が作成または更新されたら」を選択します。
タイトルと連携するアカウント情報を確認し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
トリガーの起動間隔を設定します。
【注意】
- トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
-
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
- なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
「APIキー」を設定します。APIキーの取得方法はこちらを参考にしてくださいね。
テスト用に顧客登録を行いましょう。今回は例として以下のように設定しました！
設定できたら「テスト」を行いましょう。
テストに成功すると「取得した値」に反映されます。
「取得した値」について、詳しくはこちらをご覧ください。
ここでは、boardに登録した顧客が反映されています。
ステップ4：分岐設定
「分岐する」を選択します。
【注意】
- 「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。
まずは「タイトル」を任意で設定しましょう。もちろんデフォルトの「分岐する」のままでもOKです。
「分岐対象の取得した値」「分岐条件」はデフォルトで設定されています。
ここでは、「作成日時」と「更新日時」の値が等しいときに分岐するように設定されています。
特に変更する必要がなければ「保存する」を選択しましょう。
詳しい設定方法についてはこちらをご覧ください。
ステップ5：Dropboxでフォルダを作成する
「フォルダを作成」を選択します。
タイトルと連携するアカウント情報を確認し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
次に進んだら「取得した値」を使って「フォルダのパス」を設定しましょう。
今回は例として、「test」というフォルダに「顧客名」のフォルダを作成したいと思うので、以下のように設定しました！
設定できたら「テスト」を行いましょう。
テストに成功すると「取得した値」に反映されるので、確認して「保存する」を選択しましょう。
Dropboxにフォルダが作成されました！
ステップ6：トリガーをONにする
設定完了です！トリガーをONにすると、フローボットが起動します。
Dropboxのデータをboardに連携したい場合
今回はboardからDropboxへデータを連携する方法をご紹介しました！
逆にDropboxからboardへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Dropboxにファイルが格納されたら、OCRで顧客情報を読み取りboardに追加する
Dropboxに名刺や申込書などの画像ファイルが格納されると、YoomのOCR機能がファイル内の文字情報を自動で読み取り、その内容をboardに新しい顧客情報として登録します。
この連携により、紙媒体からの面倒な手入力作業がなくなり、データ化にかかる時間と入力ミスを削減できます。
Dropboxにファイルが格納されたら、OCRで顧客情報を読み取りboardに追加する
試してみる
■概要
Dropboxに保存した請求書や名刺などの書類から、手作業で顧客情報をboardに転記していませんか？この定型的な作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスの原因にもなりかねません。このワークフローは、Dropboxにファイルが格納されると、AI-OCRが自動で文字情報を読み取り、boardへ顧客情報として登録します。Dropboxとboardを連携させることで、手作業による情報登録の手間を省き、業務を円滑に進めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
・Dropboxとboardを活用し、顧客情報の登録を手作業で行っている方
・請求書や名刺などの書類からboardへのデータ入力ミスをなくしたい方
・Dropboxへのファイル保存をトリガーに、様々な業務を自動化したい方
■注意事項
・DropboxとboardのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・OCRのオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
・boardのマイアプリ連携方法は以下をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/5561686
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は以下をご覧ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
Dropboxで特定条件に合うファイルが格納されたら、OCRで顧客情報を読み取りboardに追加する
Dropbox内の特定のフォルダにファイルが格納された場合や、ファイル名に特定のキーワードが含まれる場合など、指定した条件に合うファイルが格納された時のみOCR処理を実行し、boardに顧客情報を登録します。
例えば「新規名刺」フォルダに格納されたファイルのみを処理対象とすることで、意図しないファイルの処理を防ぎ、より正確でクリーンな顧客データベースの構築を実現できるでしょう。
Dropboxで特定条件に合うファイルが格納されたら、OCRで顧客情報を読み取りboardに追加する
試してみる
■概要
Dropboxに保管された申込書や請求書などのファイルから、手作業でboardへ顧客情報を入力する作業に時間を取られていませんか。このワークフローは、そうした手入力による手間や転記ミスといった課題を解決するために設計されました。Dropboxの特定フォルダにファイルが格納されると、OCR機能が自動で文字情報を読み取り、boardへ顧客情報として登録します。Dropboxとboardを連携させることで、定型業務を自動化し、より付加価値の高い業務へ集中できる環境を構築します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Dropboxに格納したファイルからboardへ手作業で情報を転記している方
・ファイル管理と顧客管理のプロセスを自動化し、業務効率を改善したい方
・手作業による顧客情報の入力ミスや登録漏れなどの課題を解消したい方
■注意事項
・DropboxとboardのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・分岐はミニ以上、OCRのオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
・boardのマイアプリ連携方法は以下をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/5561686
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は以下をご覧ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
boardやDropboxのAPIを使ったその他の自動化例
boardとDropboxの連携だけでなく、様々なアプリケーションと組み合わせることで日々の業務効率をさらに高めることができるでしょう。
Yoomには幅広い自動化例が用意されているため、ご自身の業務スタイルに合ったものを自由に試してみてください。
boardを使った便利な自動化例
案件の登録と同時にデータベースへ記録し、チャットツールでのチームへの周知や、ドライブへの資料整理も自動で完了。さらに、外部サービスで新たなパートナー情報が追加された際にも、boardに情報を集約可能です。
タスク管理システムでの課題発生時にも案件が取り込まれるため、情報の漏れも防止できますよ。
Airtableで発注先が登録されたらboardに追加する
試してみる
Airtableで発注先が登録されたらboardに追加するフローです。
Backlogで課題が登録されたら、boardに案件を追加する
試してみる
■概要
「Backlogで課題が登録されたら、boardに案件を追加する」業務ワークフローは、Backlogで新しい課題が生まれるたびにboardへの登録を自動化します。
Backlogとboard連携により、手入力の手間や抜け漏れを減らし、チームの進捗管理をスムーズに。
■このテンプレートをおすすめする方
・Backlogで課題管理を行いながら、boardにも同じ情報を手作業で転記していて面倒を感じているプロジェクト担当者
・タスクの登録漏れや二重入力が原因で進捗管理にミスが生じやすいチームリーダー
・Backlogとboardの連携を活用して、小規模チームでもタスクを漏れなく可視化したいスタートアップ
・Backlogでの課題登録をトリガーにした自動化を検討中のIT部門や業務改善担当者
・フローボットによる業務ワークフローを導入して手作業をなくし、他の自動化シナリオへ拡張したいシステム管理者
■注意事項
・Backlog、boardのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・boardのマイアプリ連携方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/5561686
boardで案件が登録されたら、Google Driveにフォルダを作成する
試してみる
boardで新規案件が登録されたら、Google Driveに連携して案件名のフォルダを作成するフローです。
boardに新しい案件が登録されたら、Googleスプレッドシートにレコードを登録する
試してみる
boardに新しい案件が登録されたら、Googleスプレッドシートにレコードを登録するフローです。
boardに新しい案件が登録されたら、Slackに通知する
試してみる
boardに新しい案件が登録されたら、Slackのチャンネルに通知するフローです。
Dropboxを使った便利な自動化例
Dropboxに新しいファイルがアップロードされた際に、業務管理ツールへのデータ追加や、データベースの更新、コミュニケーションツールへの速やかな通知が自動で行えるようになります。
注文処理後の見積書保存や、開発ツールとの連携によるフォルダ作成も手間なく実現でき、煩雑な作業を一括管理できる環境が整うでしょう。
Dropboxでファイルがアップロードされたら、Microsoft Teamsで通知する
試してみる
■概要
「Dropboxでファイルがアップロードされたら、Microsoft Teamsで通知する」フローは、ファイル管理とチームコミュニケーションをスムーズにする業務ワークフローです。
Dropboxに新しいファイルが追加された際に、自動的にMicrosoft Teamsに通知が送られるため、チーム全体が最新の情報を迅速に共有できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Dropboxを日常的に利用しており、ファイルの共有状況をチーム内で迅速に把握したい方
・Microsoft Teamsを活用しているが、通知設定が煩雑で効率的に管理できていない方
・ファイルアップロード時の通知を自動化し、手動での確認作業を減らしたいチームリーダー
・業務ワークフローの自動化を通じて、チームのコミュニケーションを強化したい経営者
■注意事項
・Dropbox、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Amazonで注文情報が作成されたら見積書を作成してDropBoxに保存する
試してみる
■概要
「Amazonで注文情報が作成されたら見積書を作成してDropBoxに保存する」フローは、Amazonでの注文データを自動的に収集し、見積書をPDFで生成してDropBoxに保存する業務ワークフローです。
注文が確定すると自動で必要な書類が作成されクラウド上に保存されるため、業務の効率化とデータ管理の精度向上が期待できます。これにより日常業務の負担を軽減し、より重要な業務に集中することが可能となります。
■このテンプレートをおすすめする方
・Amazonを利用してオンラインショップを運営しており、注文管理を効率化したい方
・見積書や請求書の作成作業を自動化し、業務の負担を軽減したい経理担当者
・複数のSaaSアプリを連携させて業務フローを最適化したいIT担当者
・手動でのデータ入力によるヒューマンエラーを減らし、正確な情報管理を実現したい企業の方
・業務ワークフローの自動化を通じて時間を節約し、業務効率を向上させたい中小企業の経営者
・クラウドストレージを活用してデータの一元管理を図りたい方
■注意事項
・Amazon、DropBoxのそれぞれとYoomを連携してください。
BubbleでThingが作成されたらDropboxにフォルダを作成する
試してみる
BubbleでThingが作成されたらDropboxにフォルダを作成するフローです。
Dropboxでファイルが更新されたら、Google スプレッドシートを更新する
試してみる
■概要
「Dropboxでファイルが更新されたら、Google スプレッドシートを更新する」ワークフローは、ファイル管理とデータ整理を自動化する業務ワークフローです。
Dropbox内のファイル変更を検知し、関連情報をGoogle スプレッドシートに自動で反映させることで、手動更新の手間を省き、最新データの一元管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・DropboxとGoogle スプレッドシートを日常的に使用しているビジネスユーザーの方
・ファイルの更新情報を手動でGoogle スプレッドシートに入力しており、効率化を図りたい方
・データの一貫性を保ちつつ、業務の自動化を推進したいチームリーダーや管理者の方
・複数のSaaSアプリを連携させて業務ワークフローを最適化したい企業の方
■注意事項
・Dropbox、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
Dropboxで特定条件に合うファイルが格納されたら、OCRで読み取りCodaに行を追加する
試してみる
■概要
Dropboxに保存した請求書や契約書などのファイルを、一つひとつ確認してCodaに手入力で転記していませんか？この作業は時間がかかる上に、入力ミスや対応漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。このワークフローは、CodaとDropboxを連携させることで、Dropboxの特定フォルダにファイルが格納された際に、ファイル内の情報を読み取り、自動でCodaのテーブルに行を追加します。これにより、手作業による情報管理の非効率を解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・DropboxとCodaを用いて、ファイルやタスクなどの情報を管理している方
・Dropboxに格納されたファイルの情報を、手作業でCodaに転記している方
・CodaとDropboxの連携を自動化し、チーム全体の業務効率を高めたいと考えている方
■注意事項
・DropboxとCodaのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・分岐はミニプラン以上、OCRのオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は以下をご覧ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
まとめ
boardとDropboxの連携を自動化することで、顧客ごとのフォルダ作成や紙の名刺情報からのデータ入力といった定型業務から解放され、ヒューマンエラーを防ぎつつ、より迅速で正確な情報管理が可能になります。
担当者は単純作業に追われることなく、顧客との関係構築や戦略的な業務といった、本来注力すべきコア業務に集中できるでしょう！
今回ご紹介したような業務自動化は、ノーコード連携ツール「Yoom」を使うことで、プログラミングの知識がない方でも、画面の指示に従って操作するだけで直感的に構築可能です！
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomがもたらす業務効率化を体験してみてください！
よくあるご質問
Q：連携がエラーで止まった場合、どこで原因を確認し、どう対処すれば良いですか？
A：フローボットがエラーになると、Yoomに登録したメールアドレスに通知が来ます。
参考：エラー時の対応方法について
Q：YoomにboardやDropboxのAPIキーを連携する際のセキュリティは安全ですか？
A：Yoomではアプリを連携して使用しますが、入力内容はYoomに共有されることはありませんのでセキュリティ上は安全です。
また、ログインセキュリティとして、2要素認証やSAML認証（プランにより異なります）の設定などが行えるため、顧客情報のセキュリティが外部漏洩といった点も安全です。
参考：マイアプリ連携でのIDやパスワードについて／各セキュリティについて
Q：フォルダ作成時に、SlackやChatworkに「〇〇のフォルダを作成しました」と通知を送れますか？
A：はい、可能です。SlackやChatworkもYoomと連携しているので、まずはマイアプリ登録を実施し、フローボットでそれぞれのアプリのメッセージ通知に該当するアクションを設定してください。
参考：「アプリと連携する」の設定方法
