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「boardに新しい顧客情報を登録したら、関連資料を保管するためにDropboxにもフォルダを手動で作成している…」
「顧客が増えるたびにこの作業が発生して、地味に時間がかかるし、フォルダ名の付け間違いも怖い…」
boardとDropbox間での手作業による情報連携に、このような手間や限界を感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">boardに顧客が登録されたら、その情報をもとにDropboxに専用フォルダが自動で作成される仕組み</span>があれば、こうした日々の定型業務から解放されるはずです。そして顧客への提案やフォローアップといった、より創造的で重要な業務に集中できる時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化の方法は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できます。
作業時間の短縮とヒューマンエラーの削減に繋がるので、ぜひこの機会に導入して日々の業務をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">boardとDropboxを連携するためのテンプレート</span>が用意されています。
今すぐ試したい方は、以下のバナーをクリックすることで、早速スタートできますよ！
boardとDropboxのAPIを連携すれば、boardに登録された顧客情報をもとに、Dropboxに関連フォルダを自動で作成するといったことが可能になります。
これまで手作業で行っていたフォルダ作成やファイル管理の手間が不要になり、業務の正確性とスピードを向上させることができるでしょう。
ここでは、Yoomで実現できる具体的な自動化の例を複数ご紹介します。気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
boardに新しい顧客情報が登録されるたびに、その顧客名のフォルダをDropboxに自動で作成するので、<span class="mark-yellow">手作業によるフォルダ作成の手間を完全に排除し、命名規則の統一も実現します。</span>
これにより、誰が作業しても同じルールでフォルダが管理され、後から資料を探す際の時間も短縮できます。
boardに登録されたすべての顧客ではなく、特定の条件に合致する顧客情報が登録された際にのみ、Dropboxにフォルダを自動作成します。例えば「見込みランクが高い」顧客や「特定のサービスを契約した」顧客が登録された時だけフォルダを作成する設定が可能になるでしょう。
<span class="mark-yellow">重要な顧客のファイル管理を優先的に自動化し、より戦略的な情報管理を実現できます。</span>
それでは、さっそく実際にboardとDropboxを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用してノーコードでboardとDropboxの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は「boardで顧客が登録されたら、Dropboxにフォルダを作成するフロー」を作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下の通りです。
Yoomにログイン後、boardとDropboxのマイアプリ連携を行いましょう。
左メニューバーの「マイアプリ」を選択し、右にある「新規接続」を選択します。
boardの場合
「新規接続」を選択すると「アプリ一覧」が表示されます。boardを検索して選択しましょう。
「アカウント名」と「アクセストークン」を入力して「追加」を選択しましょう。
boardのマイアプリ連携について、詳しくはこちらを参考にしてくださいね。
※ APIトークン生成の「Yoomからのアクセスを許可する操作」において、トリガーアクションはチェックを入れていなくとも動作しますが、1つはチェック項目がないと次に進めないため、迷う場合には「顧客」の「取得」などを選択しておくことをおすすめします。
「マイアプリ」にboardが表示されていれば連携完了です！
Dropboxの場合
「新規接続」を選択すると、「アプリ一覧」が表示されます。
Dropboxを検索して選択しましょう。
Yoomと連携するアカウント情報を入力し、「続行」を選択します。
「マイアプリ」にDropboxが表示されていれば連携完了です！
テンプレートをコピーして、フローを作っていきましょう。
バナーの「試してみる」を選択してください。
テンプレートがコピーされました。「OK」を選択します。
次のステップから設定していきましょう。
「新しい顧客が作成または更新されたら」を選択します。
タイトルと連携するアカウント情報を確認し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
トリガーの起動間隔を設定します。
【注意】
「APIキー」を設定します。APIキーの取得方法はこちらを参考にしてくださいね。
テスト用に顧客登録を行いましょう。今回は例として以下のように設定しました！
設定できたら「テスト」を行いましょう。
テストに成功すると「取得した値」に反映されます。
「取得した値」について、詳しくはこちらをご覧ください。
ここでは、boardに登録した顧客が反映されています。
「分岐する」を選択します。
【注意】
まずは「タイトル」を任意で設定しましょう。もちろんデフォルトの「分岐する」のままでもOKです。
「分岐対象の取得した値」「分岐条件」はデフォルトで設定されています。
ここでは、「作成日時」と「更新日時」の値が等しいときに分岐するように設定されています。
特に変更する必要がなければ「保存する」を選択しましょう。
詳しい設定方法についてはこちらをご覧ください。
「フォルダを作成」を選択します。
タイトルと連携するアカウント情報を確認し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
次に進んだら「取得した値」を使って「フォルダのパス」を設定しましょう。
今回は例として、「test」というフォルダに「顧客名」のフォルダを作成したいと思うので、以下のように設定しました！
設定できたら「テスト」を行いましょう。
テストに成功すると「取得した値」に反映されるので、確認して「保存する」を選択しましょう。
Dropboxにフォルダが作成されました！
設定完了です！トリガーをONにすると、フローボットが起動します。
今回はboardからDropboxへデータを連携する方法をご紹介しました！
逆にDropboxからboardへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Dropboxに名刺や申込書などの画像ファイルが格納されると、YoomのOCR機能がファイル内の文字情報を自動で読み取り、その内容をboardに新しい顧客情報として登録します。
この連携により、<span class="mark-yellow">紙媒体からの面倒な手入力作業がなくなり、データ化にかかる時間と入力ミスを削減できます。</span>
Dropbox内の特定のフォルダにファイルが格納された場合や、ファイル名に特定のキーワードが含まれる場合など、指定した条件に合うファイルが格納された時のみOCR処理を実行し、boardに顧客情報を登録します。
例えば「新規名刺」フォルダに格納されたファイルのみを処理対象とすることで、<span class="mark-yellow">意図しないファイルの処理を防ぎ、より正確でクリーンな顧客データベースの構築を実現できるでしょう。</span>
boardとDropboxの連携だけでなく、様々なアプリケーションと組み合わせることで日々の業務効率をさらに高めることができるでしょう。
Yoomには幅広い自動化例が用意されているため、ご自身の業務スタイルに合ったものを自由に試してみてください。
案件の登録と同時にデータベースへ記録し、チャットツールでのチームへの周知や、ドライブへの資料整理も自動で完了。さらに、外部サービスで新たなパートナー情報が追加された際にも、boardに情報を集約可能です。
タスク管理システムでの課題発生時にも案件が取り込まれるため、情報の漏れも防止できますよ。
Dropboxに新しいファイルがアップロードされた際に、業務管理ツールへのデータ追加や、データベースの更新、コミュニケーションツールへの速やかな通知が自動で行えるようになります。
注文処理後の見積書保存や、開発ツールとの連携によるフォルダ作成も手間なく実現でき、煩雑な作業を一括管理できる環境が整うでしょう。
boardとDropboxの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">顧客ごとのフォルダ作成や紙の名刺情報からのデータ入力といった定型業務から解放され、ヒューマンエラーを防ぎつつ、より迅速で正確な情報管理が可能になります。</span>
担当者は単純作業に追われることなく、顧客との関係構築や戦略的な業務といった、本来注力すべきコア業務に集中できるでしょう！
今回ご紹介したような業務自動化は、ノーコード連携ツール「Yoom」を使うことで、プログラミングの知識がない方でも、画面の指示に従って操作するだけで直感的に構築可能です！
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomがもたらす業務効率化を体験してみてください！
Q：連携がエラーで止まった場合、どこで原因を確認し、どう対処すれば良いですか？
A：フローボットがエラーになると、Yoomに登録したメールアドレスに通知が来ます。
参考：エラー時の対応方法について
Q：YoomにboardやDropboxのAPIキーを連携する際のセキュリティは安全ですか？
A：Yoomではアプリを連携して使用しますが、入力内容はYoomに共有されることはありませんのでセキュリティ上は安全です。
また、ログインセキュリティとして、2要素認証やSAML認証（プランにより異なります）の設定などが行えるため、顧客情報のセキュリティが外部漏洩といった点も安全です。
参考：マイアプリ連携でのIDやパスワードについて／各セキュリティについて
Q：フォルダ作成時に、SlackやChatworkに「〇〇のフォルダを作成しました」と通知を送れますか？
A：はい、可能です。SlackやChatworkもYoomと連携しているので、まずはマイアプリ登録を実施し、フローボットでそれぞれのアプリのメッセージ通知に該当するアクションを設定してください。
参考：「アプリと連携する」の設定方法
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