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デジタル化が進み、リモートワークで働く会社も増えた昨今、書類の管理もデジタル化したいと考えている方も多いのではないでしょうか。今回は、GMOサインとDropboxを自動連携させ、フォームに回答されたら契約書類を用いてGMOサインを送付し、書類をDropboxに格納する方法をご紹介します。紙で扱っていた書類をデータ管理にすることで、リモートでも契約が簡単に交わせるようになります。また、契約書のデータ管理を簡潔にまとめられるため、手作業で行っていた書類管理から解放され、業務効率が向上が期待できます。
GMOサインとDropboxを自動連携させることで、GMOサインでフォームに回答された後、そのままDropboxにデータを格納することで、今まで手作業で管理していた書類整理の手間が省けます。紙の書類を管理する必要がなくなり、印刷にかけていた時間や手間、郵送にかかるコストを削減できます。例えば、書類整理担当者の契約書の印刷や郵送にかかっていた時間を削減できるため、他の重要な業務に集中でき、業務効率の向上が期待できます。ペーパーレス化を推進している企業におすすめです。
GMOサインで署名されたら、すぐにDropboxに格納されるため、スムーズに社内外の関係者と契約内容を共有できます。プロジェクトメンバー全員が同じファイルにアクセスできるため、契約内容を確認し、次の業務やステップに進めることができます。例えば、新規案件の託契約を締結後、Dropboxでプロジェクト専用フォルダに自動保存すれば、営業担当者や関係部署がすぐに確認をすることで、次の行動を開始できます。契約書作成担当部署と他部署との連携が円滑になり、プロジェクトの業務効率化に繋がります。
GMOサインとDropboxの連携で、GMOサインで送付した書類内のファイルを自動でDropboxにもアップロードすることができます。
通常、それぞれのアプリを別々に使用して手作業で同様の操作を行う場合、Dropboxへのアップロード時に誤ったフォルダへの追加やアップロード漏れと言った情報漏えい、対応ミスなどのヒューマンエラーを誘発する可能性があります。
今回の連携では、フォームに回答されたのちすべて自動で一連のプロセスを完了させることができるので、このような課題の解決につながるでしょう。
特に、書類管理を頻繁に行う事務職の方にとっては効果的な自動化といえるかもしれません。
それではここからノーコードツールYoomを使って、GMOサインで締結した書類をDropboxに格納する方法をご説明します。
[Yoomとは]
フォーム回答されたのち、GMOサインのAPIを用いて回答内容をGMOサイン上に設定および送付し、DropboxのAPIを用いて指定フォルダにデータを格納することで実現できます。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
フロー設定の流れは以下です。
Yoomを初めて利用する方は、こちらから無料登録を行いましょう。
Yoomをご利用中の方はログインしてください。
Yoomにログイン後、GMOサインとDropboxをマイアプリに連携します。
マイアプリで「新規接続」をクリックします。
以下の画面が表示されたら、「アプリ名で検索」で「GMOサイン」と検索してマイアプリ登録をしてください。
次に、GMOサインの新規登録を行います。以下の項目を入力をしてください。
GMOサインの連携方法はこちらをご覧ください。
次に「Dropbox」のマイアプリ登録を行います。
「GMOサイン」と同様に、アプリ名検索から「Dropbox」を検索してマイアプリ登録を行います。
以下の画面が表示されたら、メールアドレスを入力して、ログインしてください。
マイアプリに「GMOサイン」と「Dropbox」が表示されていれば、マイアプリ登録完了です。
フローボットテンプレートをコピーしましょう。
下記バナーをクリックし、「試してみる」ボタンをクリックします。
テンプレートのコピーが完了すると、以下のような画面が表示されます。
以下のようなワークフロー作成画面が出現したら、まずは「契約書送付フォーム」の設定していきます。
以下を設定します。
フォーム表示と詳細を確認しましょう。
以下を設定します。承認を依頼する内容は自由に設定できるので、必要に応じてカスマイズしてください。
承認者設定は、以下から選択できます。
承認認識は以下からカスタムできます。
次は「アクセストークンの生成」を設定していきます。
次に、連携設定をしていきます。
以下の項目を入力します。
API設定です。以下の項目を入力してください。
GMOサインの担当者に確認して入力してください。
次に「封筒用文章の登録」を行います。
以下を設定します。
次にAPI接続設定を行います。
次に「封筒への署名依頼」を設定します。
以下を選択します。
続いて、API接続設定を行います。
スクロールしながら、それぞれ選択していきます。
「シークレットキー」と「顧客ID」は、自身で入力してください。
「アクセストークン」は、以下から選択しましょう。
「封筒名」は、フォームで回答された「送付会社名」などの項目を自由に設定できます。
封筒名以降も下にスクロールし、必要な内容の設定を行います。
次に「ファイルをDropboxに格納する」を設定していきます。
まずは以下を設定していきます。
次にAPI接続設定です。
「ファイル名」は、ファイル名にしたいものを選びましょう。
「契約書ファイル」にすれば、契約書ファイル名がDropboxに保存される時のファイル名になります。
以下の画面が出てきたら、全ての設定が完了です！
全ての設定が完了したら、「トリガーをON」をクリックしてみましょう。
最後に、GMOサインとDropboxの連携動作を確認してみてください。
今回使用したテンプレートは以下です。
他にもGMOサインやDropboxを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるため、いくつか紹介します
1. フォームに回答されたら契約書類を用いてGMOサインを送付し、その書類をDropboxにも格納するフロー
フォーム回答されたら、契約書をGMOサインに送付して、その書類をDropboxにも格納してくれます。
GMOサインを導入している企業の方、書類作成担当者におすすめです。全ての作業を連携して自動化することで、業務効率化に繋がります。
2. GMOサインで契約が完了したらSlackに通知するフロー
GMOサインで契約完了後、Slackに自動通知してくれます。
大事な契約などの際に署名完了のタイミングを通知してくれるため、次の業務をスムーズに行うことが可能です。
社内のコミュニケーションツールを主にSlackを活用している企業の方におすすめです。
3. GMOサインで契約が完了したらGoogleスプレッドシートの情報を更新するフロー
GMOサインで契約が完了したらGoogle スプレッドシートの情報を更新するフローです。
契約後の署名情報の入力作業を自動化することにより、業務効率が向上します。
Googleスプレッドシートで情報の管理をしている企業の方におすすめです。
社内の書類の管理もデジタル化に一元したい方、ペーパーレス化を進めたいという方に向けて、GMOサインとDropboxを自動連携する方法をご紹介しました。Yoomを使用して、GMOサインの署名後にDropboxに書類を自動保存させることで、情報共有が円滑になり、業務効率の向上が期待できます。今まで手作業で行っていた書類整理の手間を省けるだけでなく、ヒューマンエラーの防止にも繋がります。
ぜひこの機会にYoomを活用して、アプリ連携による自動化を体験してみてくださいね。
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