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GMOサインとDropboxを連携して、フォームに回答されたら契約書類を用いてGMOサインを送付し、書類をDropboxに格納する方法
デジタル化が進み、リモートワークで働く会社も増えた昨今、書類の管理もデジタル化したいと考えている方も多いのではないでしょうか。今回は、GMOサインとDropboxを自動連携させ、フォームに回答されたら契約書類を用いてGMOサインを送付し、書類をDropboxに格納する方法をご紹介します。紙で扱っていた書類をデータ管理にすることで、リモートでも契約が簡単に交わせるようになります。また、契約書のデータ管理を簡潔にまとめられるため、手作業で行っていた書類管理から解放され、業務効率が向上が期待できます。
こんな方におすすめ
- GMOサインとDropboxをそれぞれ利用しており、各アプリを連携して書類管理時の業務プロセスを効率化したい方
- 書類のデジタル化を推進したいと思っている企業の情報システム部門担当者企業担当者
- アナログな書類管理に課題を感じており、書類のデジタル化を実現したい営業事務担当者
GMOサインとDropboxを連携するメリットと具体例
メリット1. ペーパーレス化による業務効率向上が期待できる
GMOサインとDropboxを自動連携させることで、GMOサインでフォームに回答された後、そのままDropboxにデータを格納することで、今まで手作業で管理していた書類整理の手間が省けます。紙の書類を管理する必要がなくなり、印刷にかけていた時間や手間、郵送にかかるコストを削減できます。例えば、書類整理担当者の契約書の印刷や郵送にかかっていた時間を削減できるため、他の重要な業務に集中でき、業務効率の向上が期待できます。ペーパーレス化を推進している企業におすすめです。
メリット2. 契約書の自動共有によりプロジェクト推進力向上に繋がる
GMOサインで署名されたら、すぐにDropboxに格納されるため、スムーズに社内外の関係者と契約内容を共有できます。プロジェクトメンバー全員が同じファイルにアクセスできるため、契約内容を確認し、次の業務やステップに進めることができます。例えば、新規案件の託契約を締結後、Dropboxでプロジェクト専用フォルダに自動保存すれば、営業担当者や関係部署がすぐに確認をすることで、次の行動を開始できます。契約書作成担当部署と他部署との連携が円滑になり、プロジェクトの業務効率化に繋がります。
メリット3. セキュリティ強化と情報漏洩リスクの軽減に期待できる
GMOサインとDropboxの連携で、GMOサインで送付した書類内のファイルを自動でDropboxにもアップロードすることができます。
通常、それぞれのアプリを別々に使用して手作業で同様の操作を行う場合、Dropboxへのアップロード時に誤ったフォルダへの追加やアップロード漏れと言った情報漏えい、対応ミスなどのヒューマンエラーを誘発する可能性があります。
今回の連携では、フォームに回答されたのちすべて自動で一連のプロセスを完了させることができるので、このような課題の解決につながるでしょう。
特に、書類管理を頻繁に行う事務職の方にとっては効果的な自動化といえるかもしれません。
それではここからノーコードツールYoomを使って、GMOサインで締結した書類をDropboxに格納する方法をご説明します。
[Yoomとは]
フォーム回答されたら契約書類を用いてGMOサインを送付し、書類をDropboxに格納する方法
フォーム回答されたのち、GMOサインのAPIを用いて回答内容をGMOサイン上に設定および送付し、DropboxのAPIを用いて指定フォルダにデータを格納することで実現できます。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
フロー設定の流れは以下です。
- GMOサインとDropboxをマイアプリ登録
- テンプレートをコピー
- トリガー設定とオペレーション設定
- GMOサインとDropboxの自動化動作を確認
Yoomを初めて利用する方は、こちらから無料登録を行いましょう。
Yoomをご利用中の方はログインしてください。
■概要
フォームに回答されたら契約書類を用いてGMOサインを送付し、その書類をDropboxにも格納するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.オンラインフォームを活用している企業やチーム
- 顧客やクライアントからの情報をフォームで収集している担当者
- フォーム入力を基に契約書を作成・管理したい営業や法務担当者
2.GMOサインを利用している企業やチーム
- GMOサインを導入して契約書の電子署名を行っている担当者
3.Dropboxを利用している企業やチーム
- Dropboxを活用してファイルの保存や共有を行っている担当者
- 契約書や関連書類の安全な保管とバックアップを重要視している企業
4.ファイル保存までのプロセス自動化を推進している方
- フォーム入力から契約書類のサイン、ファイル保存までのプロセスを自動化したいIT担当者
- 手動での情報入力やファイル管理の手間を省きたい法務担当者
■このテンプレートを使うメリット
・フォーム、GMOサイン、Dropboxを連携することによって、契約業務を効率化しビジネススピードを加速させることが可能になります。
・契約書が自動的にDropboxに保存されるため、データの一貫性と正確性が保たれ、法務文書の管理がシンプルでスムーズになり、迅速な対応や効果的なリソース管理が可能で業務全体の生産性向上が期待できます。
■概要
フォームに回答されたら契約書類を用いてGMOサインを送付し、その書類をDropboxにも格納するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.オンラインフォームを活用している企業やチーム
- 顧客やクライアントからの情報をフォームで収集している担当者
- フォーム入力を基に契約書を作成・管理したい営業や法務担当者
2.GMOサインを利用している企業やチーム
- GMOサインを導入して契約書の電子署名を行っている担当者
3.Dropboxを利用している企業やチーム
- Dropboxを活用してファイルの保存や共有を行っている担当者
- 契約書や関連書類の安全な保管とバックアップを重要視している企業
4.ファイル保存までのプロセス自動化を推進している方
- フォーム入力から契約書類のサイン、ファイル保存までのプロセスを自動化したいIT担当者
- 手動での情報入力やファイル管理の手間を省きたい法務担当者
■このテンプレートを使うメリット
・フォーム、GMOサイン、Dropboxを連携することによって、契約業務を効率化しビジネススピードを加速させることが可能になります。
・契約書が自動的にDropboxに保存されるため、データの一貫性と正確性が保たれ、法務文書の管理がシンプルでスムーズになり、迅速な対応や効果的なリソース管理が可能で業務全体の生産性向上が期待できます。
ステップ1：GMOサインとDropboxをマイアプリ連携
Yoomにログイン後、GMOサインとDropboxをマイアプリに連携します。
マイアプリで「新規接続」をクリックします。
以下の画面が表示されたら、「アプリ名で検索」で「GMOサイン」と検索してマイアプリ登録をしてください。
次に、GMOサインの新規登録を行います。以下の項目を入力をしてください。
- アカウント名
- アクセストークン
GMOサインの連携方法はこちらをご覧ください。
次に「Dropbox」のマイアプリ登録を行います。
「GMOサイン」と同様に、アプリ名検索から「Dropbox」を検索してマイアプリ登録を行います。
以下の画面が表示されたら、メールアドレスを入力して、ログインしてください。
マイアプリに「GMOサイン」と「Dropbox」が表示されていれば、マイアプリ登録完了です。
ステップ2：テンプレートをコピーする
フローボットテンプレートをコピーしましょう。
下記バナーをクリックし、「試してみる」ボタンをクリックします。
■概要
フォームに回答されたら契約書類を用いてGMOサインを送付し、その書類をDropboxにも格納するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.オンラインフォームを活用している企業やチーム
- 顧客やクライアントからの情報をフォームで収集している担当者
- フォーム入力を基に契約書を作成・管理したい営業や法務担当者
2.GMOサインを利用している企業やチーム
- GMOサインを導入して契約書の電子署名を行っている担当者
3.Dropboxを利用している企業やチーム
- Dropboxを活用してファイルの保存や共有を行っている担当者
- 契約書や関連書類の安全な保管とバックアップを重要視している企業
4.ファイル保存までのプロセス自動化を推進している方
- フォーム入力から契約書類のサイン、ファイル保存までのプロセスを自動化したいIT担当者
- 手動での情報入力やファイル管理の手間を省きたい法務担当者
■このテンプレートを使うメリット
・フォーム、GMOサイン、Dropboxを連携することによって、契約業務を効率化しビジネススピードを加速させることが可能になります。
・契約書が自動的にDropboxに保存されるため、データの一貫性と正確性が保たれ、法務文書の管理がシンプルでスムーズになり、迅速な対応や効果的なリソース管理が可能で業務全体の生産性向上が期待できます。
■概要
フォームに回答されたら契約書類を用いてGMOサインを送付し、その書類をDropboxにも格納するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.オンラインフォームを活用している企業やチーム
- 顧客やクライアントからの情報をフォームで収集している担当者
- フォーム入力を基に契約書を作成・管理したい営業や法務担当者
2.GMOサインを利用している企業やチーム
- GMOサインを導入して契約書の電子署名を行っている担当者
3.Dropboxを利用している企業やチーム
- Dropboxを活用してファイルの保存や共有を行っている担当者
- 契約書や関連書類の安全な保管とバックアップを重要視している企業
4.ファイル保存までのプロセス自動化を推進している方
- フォーム入力から契約書類のサイン、ファイル保存までのプロセスを自動化したいIT担当者
- 手動での情報入力やファイル管理の手間を省きたい法務担当者
■このテンプレートを使うメリット
・フォーム、GMOサイン、Dropboxを連携することによって、契約業務を効率化しビジネススピードを加速させることが可能になります。
・契約書が自動的にDropboxに保存されるため、データの一貫性と正確性が保たれ、法務文書の管理がシンプルでスムーズになり、迅速な対応や効果的なリソース管理が可能で業務全体の生産性向上が期待できます。
テンプレートのコピーが完了すると、以下のような画面が表示されます。
ステップ3：契約書送付フォームの設定
以下のようなワークフロー作成画面が出現したら、まずは「契約書送付フォーム」の設定していきます。
以下を設定します。
- 送付先の会社名
- 送付先の担当者名
- 送付先メールアドレス
- 契約書ファイル
- 自社の担当者名
フォーム表示と詳細を確認しましょう。
ステップ4：承認操作の設定
以下を設定します。承認を依頼する内容は自由に設定できるので、必要に応じてカスマイズしてください。
- タイトル→必要に応じて文章を変更
- 承認者→自身で選択
- 承認の詳細→必要に応じて変更
- 承認完了条件→自身で選択
- 拒否時に返す操作
承認者設定は、以下から選択できます。
承認認識は以下からカスタムできます。
ステップ5：アクセストークンの生成の設定
次は「アクセストークンの生成」を設定していきます。
次に、連携設定をしていきます。
以下の項目を入力します。
- タイトル→必要に応じて変更
- アプリ→GMOサイン
- GMOサインと連携するアカウント情報
- アクション→アクセストークンの生成
API設定です。以下の項目を入力してください。
- シークレットキー
- 顧客ID
GMOサインの担当者に確認して入力してください。
ステップ6：封筒用文章の登録の設定
次に「封筒用文章の登録」を行います。
以下を設定します。
- タイトル→必要に応じて変更
- GMOサイン
- GMOサインと連携するアカウント情報→メールアドレスを確認
- アクション→封筒用文書の登録
次にAPI接続設定を行います。
- シークレットキー→直接入力
- 顧客ID→直接入力
- アクセストークン→ステップ5で生成したアクセストークンを使用
- 文章コード→任意で直接入力
- 備考→任意で入力
- ファイル添付方法→アウトプットを使用する
- ファイル→フォームに添付されたファイルデータを選択
ステップ7：封筒への署名依頼の設定
次に「封筒への署名依頼」を設定します。
以下を選択します。
- タイトル→必要に応じて変更
- アプリ→GMOサイン
- GMOサインと連携するアカウント情報→メールアドレス確認
- アクション→封筒への署名依頼
続いて、API接続設定を行います。
スクロールしながら、それぞれ選択していきます。
- シークレットキー
- 顧客ID
- アクセストークン
- 封筒名
- 送信担当所属
- 送信担当者名
- 署名完了通知メール
- メール送信エラー時通知先
- webhookの利用
- 文章リスト
- 自社署名者：メールアドレス
- 自社署名者：コメント
- 自社署名者：アクセスコード
- 自社署名情報
- 送信先署名者：名前
- 送信先署名者：会社名
- 送信先署名者：メールアドレス
- 送信先署名者：コメント
- 送信先署名者：アクセスコード
- 送信先署名情報
- 自社署名者：承認順
- 送信先署名者：承認順
「シークレットキー」と「顧客ID」は、自身で入力してください。
「アクセストークン」は、以下から選択しましょう。
「封筒名」は、フォームで回答された「送付会社名」などの項目を自由に設定できます。
封筒名以降も下にスクロールし、必要な内容の設定を行います。
ステップ8：Dropboxのアクション設定
次に「ファイルをDropboxに格納する」を設定していきます。
まずは以下を設定していきます。
- タイトル→必要に応じて変更
- アプリ→Dropbox
- Dropboxと連携するアカウント情報→メールアドレスを確認
- アクション→ファイルをアップロード
次にAPI接続設定です。
- フォルダのパス→必要に応じて設定
- ファイル名→必須項目。フォームトリガーなどで取得したファイル名をアウトプットとして使用することも可能です。
- ファイルの添付方法→「アウトプットを使用する」を選択
- ファイル→フォーム内で設定したファイルデータを選択
「ファイル名」は、ファイル名にしたいものを選びましょう。
「契約書ファイル」にすれば、契約書ファイル名がDropboxに保存される時のファイル名になります。
以下の画面が出てきたら、全ての設定が完了です！
全ての設定が完了したら、「トリガーをON」をクリックしてみましょう。
ステップ9：GMOサインとDropboxの自動化動作の確認
最後に、GMOサインとDropboxの連携動作を確認してみてください。
今回使用したテンプレートは以下です。
■概要
フォームに回答されたら契約書類を用いてGMOサインを送付し、その書類をDropboxにも格納するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.オンラインフォームを活用している企業やチーム
- 顧客やクライアントからの情報をフォームで収集している担当者
- フォーム入力を基に契約書を作成・管理したい営業や法務担当者
2.GMOサインを利用している企業やチーム
- GMOサインを導入して契約書の電子署名を行っている担当者
3.Dropboxを利用している企業やチーム
- Dropboxを活用してファイルの保存や共有を行っている担当者
- 契約書や関連書類の安全な保管とバックアップを重要視している企業
4.ファイル保存までのプロセス自動化を推進している方
- フォーム入力から契約書類のサイン、ファイル保存までのプロセスを自動化したいIT担当者
- 手動での情報入力やファイル管理の手間を省きたい法務担当者
■このテンプレートを使うメリット
・フォーム、GMOサイン、Dropboxを連携することによって、契約業務を効率化しビジネススピードを加速させることが可能になります。
・契約書が自動的にDropboxに保存されるため、データの一貫性と正確性が保たれ、法務文書の管理がシンプルでスムーズになり、迅速な対応や効果的なリソース管理が可能で業務全体の生産性向上が期待できます。
■概要
フォームに回答されたら契約書類を用いてGMOサインを送付し、その書類をDropboxにも格納するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.オンラインフォームを活用している企業やチーム
- 顧客やクライアントからの情報をフォームで収集している担当者
- フォーム入力を基に契約書を作成・管理したい営業や法務担当者
2.GMOサインを利用している企業やチーム
- GMOサインを導入して契約書の電子署名を行っている担当者
3.Dropboxを利用している企業やチーム
- Dropboxを活用してファイルの保存や共有を行っている担当者
- 契約書や関連書類の安全な保管とバックアップを重要視している企業
4.ファイル保存までのプロセス自動化を推進している方
- フォーム入力から契約書類のサイン、ファイル保存までのプロセスを自動化したいIT担当者
- 手動での情報入力やファイル管理の手間を省きたい法務担当者
■このテンプレートを使うメリット
・フォーム、GMOサイン、Dropboxを連携することによって、契約業務を効率化しビジネススピードを加速させることが可能になります。
・契約書が自動的にDropboxに保存されるため、データの一貫性と正確性が保たれ、法務文書の管理がシンプルでスムーズになり、迅速な対応や効果的なリソース管理が可能で業務全体の生産性向上が期待できます。
その他のGMOサインやDropboxを使った自動化例
他にもGMOサインやDropboxを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるため、いくつか紹介します
1. フォームに回答されたら契約書類を用いてGMOサインを送付し、その書類をDropboxにも格納するフロー
フォーム回答されたら、契約書をGMOサインに送付して、その書類をDropboxにも格納してくれます。
GMOサインを導入している企業の方、書類作成担当者におすすめです。全ての作業を連携して自動化することで、業務効率化に繋がります。
■概要
フォームに回答されたら契約書類を用いてGMOサインを送付し、その書類をDropboxにも格納するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.オンラインフォームを活用している企業やチーム
- 顧客やクライアントからの情報をフォームで収集している担当者
- フォーム入力を基に契約書を作成・管理したい営業や法務担当者
2.GMOサインを利用している企業やチーム
- GMOサインを導入して契約書の電子署名を行っている担当者
3.Dropboxを利用している企業やチーム
- Dropboxを活用してファイルの保存や共有を行っている担当者
- 契約書や関連書類の安全な保管とバックアップを重要視している企業
4.ファイル保存までのプロセス自動化を推進している方
- フォーム入力から契約書類のサイン、ファイル保存までのプロセスを自動化したいIT担当者
- 手動での情報入力やファイル管理の手間を省きたい法務担当者
■このテンプレートを使うメリット
・フォーム、GMOサイン、Dropboxを連携することによって、契約業務を効率化しビジネススピードを加速させることが可能になります。
・契約書が自動的にDropboxに保存されるため、データの一貫性と正確性が保たれ、法務文書の管理がシンプルでスムーズになり、迅速な対応や効果的なリソース管理が可能で業務全体の生産性向上が期待できます。
■概要
フォームに回答されたら契約書類を用いてGMOサインを送付し、その書類をDropboxにも格納するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.オンラインフォームを活用している企業やチーム
- 顧客やクライアントからの情報をフォームで収集している担当者
- フォーム入力を基に契約書を作成・管理したい営業や法務担当者
2.GMOサインを利用している企業やチーム
- GMOサインを導入して契約書の電子署名を行っている担当者
3.Dropboxを利用している企業やチーム
- Dropboxを活用してファイルの保存や共有を行っている担当者
- 契約書や関連書類の安全な保管とバックアップを重要視している企業
4.ファイル保存までのプロセス自動化を推進している方
- フォーム入力から契約書類のサイン、ファイル保存までのプロセスを自動化したいIT担当者
- 手動での情報入力やファイル管理の手間を省きたい法務担当者
■このテンプレートを使うメリット
・フォーム、GMOサイン、Dropboxを連携することによって、契約業務を効率化しビジネススピードを加速させることが可能になります。
・契約書が自動的にDropboxに保存されるため、データの一貫性と正確性が保たれ、法務文書の管理がシンプルでスムーズになり、迅速な対応や効果的なリソース管理が可能で業務全体の生産性向上が期待できます。
2. GMOサインで契約が完了したらSlackに通知するフロー
GMOサインで契約完了後、Slackに自動通知してくれます。
大事な契約などの際に署名完了のタイミングを通知してくれるため、次の業務をスムーズに行うことが可能です。
社内のコミュニケーションツールを主にSlackを活用している企業の方におすすめです。
■概要GMOサインで電子契約を進める中で、契約完了のステータスを都度確認したり、関係者へ手動で連絡したりする作業に手間を感じていませんか？ 確認漏れや連絡の遅延は、その後の業務進行に影響を及ぼす可能性もあります。 このワークフローを活用すれば、GMOサインで契約が完了したタイミングで、自動でSlackへ通知を送ることが可能です。これにより、契約状況の確認業務を効率化し、関係者への迅速な情報共有を実現します。■このテンプレートをおすすめする方- GMOサインでの契約締結後のステータス確認や連絡を手作業で行っている方
- 契約完了の情報を関係部署へ迅速に共有し、業務を円滑に進めたい方
- Slackを活用して、契約管理に関する通知プロセスを自動化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット- GMOサインで署名が完了すると自動でSlackに通知が届くため、都度確認する手間を削減できます
- 手作業による連絡漏れや確認の遅延を防ぎ、契約完了後の業務へスムーズに移行することが可能です
■フローボットの流れ- はじめに、GMOサインとSlackをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGMOサインを選択し、「署名が完了したら」というアクションを設定します
- 続いて、オペレーションでGMOサインの「アクセストークンの生成」と「文書詳細情報の取得」アクションを設定し、完了した契約の情報を取得します
- 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、取得した情報を基に任意のチャンネルへメッセージを送信します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- GMOサインとの連携設定では、ご利用の環境に応じたシークレットキーや顧客IDなどを設定してください
- Slackの通知設定では、メッセージを投稿したいチャンネルIDや、通知するメッセージ内容を任意に設定できます
■注意事項- GMOサイン、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- GMOサインでの署名依頼方法は「GMOサインで署名依頼を行う」をご参照ください。
- GMOサインの「署名が完了したら」トリガーは、API経由で署名位置の設定を実施した文書の場合のみ起動します。GMOサインの管理画面上で署名完了した文書では起動しませんのでご注意ください。
- 詳細は「GMOサインのアプリトリガーを利用する際の注意点」をご参照ください。
- GMOサインでの契約締結後のステータス確認や連絡を手作業で行っている方
- 契約完了の情報を関係部署へ迅速に共有し、業務を円滑に進めたい方
- Slackを活用して、契約管理に関する通知プロセスを自動化したいと考えている方
- GMOサインで署名が完了すると自動でSlackに通知が届くため、都度確認する手間を削減できます
- 手作業による連絡漏れや確認の遅延を防ぎ、契約完了後の業務へスムーズに移行することが可能です
- はじめに、GMOサインとSlackをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGMOサインを選択し、「署名が完了したら」というアクションを設定します
- 続いて、オペレーションでGMOサインの「アクセストークンの生成」と「文書詳細情報の取得」アクションを設定し、完了した契約の情報を取得します
- 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、取得した情報を基に任意のチャンネルへメッセージを送信します
■このワークフローのカスタムポイント
- GMOサインとの連携設定では、ご利用の環境に応じたシークレットキーや顧客IDなどを設定してください
- Slackの通知設定では、メッセージを投稿したいチャンネルIDや、通知するメッセージ内容を任意に設定できます
- GMOサイン、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- GMOサインでの署名依頼方法は「GMOサインで署名依頼を行う」をご参照ください。
- GMOサインの「署名が完了したら」トリガーは、API経由で署名位置の設定を実施した文書の場合のみ起動します。GMOサインの管理画面上で署名完了した文書では起動しませんのでご注意ください。
- 詳細は「GMOサインのアプリトリガーを利用する際の注意点」をご参照ください。
3. GMOサインで契約が完了したらGoogleスプレッドシートの情報を更新するフロー
GMOサインで契約が完了したらGoogle スプレッドシートの情報を更新するフローです。
契約後の署名情報の入力作業を自動化することにより、業務効率が向上します。
Googleスプレッドシートで情報の管理をしている企業の方におすすめです。
■概要電子契約サービス「GMOサイン」で契約が完了した際、管理用のGoogle スプレッドシートにステータスを手動で更新する作業は、手間がかかる上に更新漏れのリスクも伴います。特に契約件数が多い場合には、担当者の大きな負担となることも少なくありません。このワークフローを活用すれば、GMOサインで契約が完了した情報をトリガーとして、Google スプレッドシートの情報を自動で更新できるため、こうした契約管理にまつわる課題を解消します。■このテンプレートをおすすめする方- GMOサインでの契約完了後、Google スプレッドシートへの手動更新に手間を感じている方
- 契約ステータスの更新漏れや入力ミスを防ぎ、正確な情報管理を実現したい法務・営業担当者の方
- 契約管理業務の自動化を推進し、より重要なコア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット- GMOサインでの署名完了を検知して、自動でGoogle スプレッドシートの情報が更新されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業でのデータ転記が不要になることで、更新漏れや入力間違いといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、契約情報の正確性を保ちます。
■フローボットの流れ- はじめに、GMOサインとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGMOサインを選択し、「署名が完了したら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでGMOサインの「アクセストークンを生成する」アクションを設定し、続けて「文書詳細情報を取得する」アクションを設定します
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを更新する」アクションを設定し、取得した情報をもとに特定のレコードを更新します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション■このワークフローのカスタムポイント- GMOサインとの連携設定では、ご利用の環境に応じたシークレットキーや顧客IDなどを任意で設定してください。
- Google スプレッドシートでレコードを更新するアクションでは、更新対象としたいスプレッドシートのIDなどを任意で設定してください。
■注意事項- GMOサイン、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- GMOサインでの署名依頼方法は「GMOサインで署名依頼を行う」をご参照ください。
- GMOサインの「署名が完了したら」トリガーは、API経由で署名位置の設定を実施した文書の場合のみ起動します。GMOサインの管理画面上で署名完了した文書では起動しませんのでご注意ください。
- 詳細は「GMOサインのアプリトリガーを利用する際の注意点」をご参照ください。
- GMOサインでの契約完了後、Google スプレッドシートへの手動更新に手間を感じている方
- 契約ステータスの更新漏れや入力ミスを防ぎ、正確な情報管理を実現したい法務・営業担当者の方
- 契約管理業務の自動化を推進し、より重要なコア業務に集中したいと考えている方
- GMOサインでの署名完了を検知して、自動でGoogle スプレッドシートの情報が更新されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業でのデータ転記が不要になることで、更新漏れや入力間違いといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、契約情報の正確性を保ちます。
- はじめに、GMOサインとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGMOサインを選択し、「署名が完了したら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでGMOサインの「アクセストークンを生成する」アクションを設定し、続けて「文書詳細情報を取得する」アクションを設定します
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを更新する」アクションを設定し、取得した情報をもとに特定のレコードを更新します
- GMOサインとの連携設定では、ご利用の環境に応じたシークレットキーや顧客IDなどを任意で設定してください。
- Google スプレッドシートでレコードを更新するアクションでは、更新対象としたいスプレッドシートのIDなどを任意で設定してください。
- GMOサイン、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- GMOサインでの署名依頼方法は「GMOサインで署名依頼を行う」をご参照ください。
- GMOサインの「署名が完了したら」トリガーは、API経由で署名位置の設定を実施した文書の場合のみ起動します。GMOサインの管理画面上で署名完了した文書では起動しませんのでご注意ください。
- 詳細は「GMOサインのアプリトリガーを利用する際の注意点」をご参照ください。
まとめ
社内の書類の管理もデジタル化に一元したい方、ペーパーレス化を進めたいという方に向けて、GMOサインとDropboxを自動連携する方法をご紹介しました。Yoomを使用して、GMOサインの署名後にDropboxに書類を自動保存させることで、情報共有が円滑になり、業務効率の向上が期待できます。今まで手作業で行っていた書類整理の手間を省けるだけでなく、ヒューマンエラーの防止にも繋がります。
ぜひこの機会にYoomを活用して、アプリ連携による自動化を体験してみてくださいね。
プログラミング知識なしで手軽に構築できます。
