・
GMOサインとGoogle Chatの連携により、契約管理の自動化が可能になります。
手動での確認や通知作業に時間を費やしている方にとって、この自動化は業務効率を向上させる手段となるかもしれません。
この記事では、アプリ連携の方法とメリットについて詳しく解説します。
ぜひYoomに無料登録して、アプリ連携による自動化を体験してください。
GMOサインからGoogle Chatへ契約完了通知を自動送信することで、契約の進行状況がリアルタイムで可視化されます。
これにより、次の業務へのスムーズな移行が可能になり、手動確認作業が不要になります。
自動通知により、問題発生時の作業短縮に繋がります。
Google Chatへの自動通知により、情報の行き違いや遅延が発生しにくくなります。
さらに、GMOサインでの契約状況がGoogle Workspace内で一元管理されるため、別システムを開く必要がなくなり、担当者は作業をGoogle Chatで完結できます。
これにより、営業や管理部門などチーム間の連携時に発生する情報確認の効率化に期待できます。
ここからは実際にGMOサインとGoogle Chatの連携方法とフロー稼働までの設定方法を解説します。
大まかな流れは以下となっています。
・マイアプリ連携を行う
・テンプレートをコピーする
・GMOサインでアクセストークンを含むトリガー設定と、Google Chatのアクション設定を行う
・トリガーをONにし、フロー稼働の準備を完了する
Yoomでは上記フローをテンプレートとして配信しています。ぜひ以下のバナーからテンプレートをコピーしてみてください。
また、Yoomに登録済みの方はログインをし、まだ登録されていない方はこちらから無料登録をして設定を進めていきましょう。
■概要
GMOサインで契約が完了したらGoogle Chatに自動通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.電子署名サービスとしてGMOサインを利用している方
・契約業務を少しでも効率化して生産性を向上させたい方
・GMOサインにログインして契約完了の有無を確認しているバックオフィス担当者
2.社内のコミュニケーションツールとしてGoogle Chatを利用している企業
・Google Chatで契約業務に関わるやりとりを行なっている方
・契約が完了したらGoogle Chatで通知を受信した方
■このテンプレートを使うメリット
このテンプレートを活用すると、GMOサインで契約が完了した際に自動でGoogle Chatに通知が届くようになります。
これにより、契約完了をすぐに把握でき、スムーズに契約後の処理に取り掛かることができます。
また、GMOサインにログインして契約状況を確認する手間が省けるため、他の業務に集中しやすくなるでしょう。その結果、生産性の向上に寄与します。
さらに、このテンプレートはチーム内での情報共有にも役立ちます。
たとえば、契約完了後に確認事項が発生した場合でも、Google Chatの通知をもとにそのままチームメンバーとコミュニケーションを取ることができるため、メンバー間の連携が一層強化されます。
■注意事項
・GMOサインとGoogle ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336
はじめにマイアプリ連携を行なっていきます。
Yoomにログイン後、画面左にある「マイアプリ」→「+新規接続」の順番でクリックをしてください。
次に表示される「マイアプリの新規接続」にてGMOサインを検索し、クリックをしてください。
次の画面で「アカウント名」と「アクセストークン」を入力してください。
アクセストークンの項目には「GMO」と入力するだけで大丈夫です。
入力が完了したら「追加」をクリックして、GMOサインのマイアプリ連携を完了させましょう。
次に、Google Chatをマイアプリ連携させていきます。
先ほどと同様「マイアプリの新規接続」からGoogle Chatを検索しましょう。
ここで2つのアプリが表示された場合、Google Chat（OAuth）を選択してください。
Google Chat（OAuth）の連携方法についてはこちらをご参照ください。
次の画面で「Sign in with Google」をクリックしましょう。
次の画面で「Client ID」と「Client Secret」を入力してください。
各項目の入力が完了したら「登録する」をクリックし、Google Chatのマイアプリ連携を完了させましょう。
これでGMOサインとGoogle Chatのマイアプリ連携が完了しました。
次は、マイプロジェクトにテンプレートコピーして、フローボットを作成していきます。
フローボットテンプレートを、下記よりコピーしてください
■概要
GMOサインで契約が完了したらGoogle Chatに自動通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.電子署名サービスとしてGMOサインを利用している方
・契約業務を少しでも効率化して生産性を向上させたい方
・GMOサインにログインして契約完了の有無を確認しているバックオフィス担当者
2.社内のコミュニケーションツールとしてGoogle Chatを利用している企業
・Google Chatで契約業務に関わるやりとりを行なっている方
・契約が完了したらGoogle Chatで通知を受信した方
■このテンプレートを使うメリット
このテンプレートを活用すると、GMOサインで契約が完了した際に自動でGoogle Chatに通知が届くようになります。
これにより、契約完了をすぐに把握でき、スムーズに契約後の処理に取り掛かることができます。
また、GMOサインにログインして契約状況を確認する手間が省けるため、他の業務に集中しやすくなるでしょう。その結果、生産性の向上に寄与します。
さらに、このテンプレートはチーム内での情報共有にも役立ちます。
たとえば、契約完了後に確認事項が発生した場合でも、Google Chatの通知をもとにそのままチームメンバーとコミュニケーションを取ることができるため、メンバー間の連携が一層強化されます。
■注意事項
・GMOサインとGoogle ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336
1.バナーにカーソルを合わせ「詳細を見る」をクリック
2.移行したページの「このテンプレートを試す」をクリック
3.Yoomの登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログインしましょう。
次にGMOサインでのトリガー設定を行なっていきます。
GMOサインのアプリトリガーを利用する際の注意点については、こちらで詳しく解説しておりますので事前にご確認ください。
注意点の確認が完了したら「署名が完了したら」をクリックし設定を進めていきましょう。
次の画面にて「GMOサインと連携するアカウント情報」に正しいアカウント情報が選択されているか確認しましょう。
GMOサインで複数のアカウントを利用している場合、別のアカウントが選択されている場合があります。
また、「タイトル」は編集可能ですがトリガーアクションは変更せず「次へ」をクリックして先に進みましょう。
次の画面で表示されるWebhook URLをコピーし、GMOサインで設定を行います。その後「テスト」をクリックしてください。
テスト成功が確認できたら、アウトプット項目に情報が反映されているか確認し、「保存する」をクリックしましょう。
次は「アクセストークンの生成」をクリックしましょう。
次の画面では先ほどと同様に正しいアカウントが選択されているか確認を行なってください。
確認ができたらタイトルを任意で編集しアクションは変更せず「次へ」をクリックし先に進みましょう。
次の画面でアクセストークンの生成を行います。「シークレットキー」と「顧客ID」を入力し「テスト」をクリックします。
その後、画面を下へスクロールしテスト成功とアウトプット内容を確認したら「保存をする」をクリックして設定完了です。
次にGMOサインからデータを取得する設定を行なっていきます。「文書詳細情報の取得」をクリックして設定を進めていきましょう。
こちらも先ほどと同様、アカウント情報とタイトルを確認、必要に応じて編集してください。
アクションは変更せずに「次へ」をクリックして先に進みます。
次の画面でも先ほどと同様に「シークレットキー」と「顧客ID」を入力します。アクセストークンはステップ3で取得済みとなっていますので、「テスト」をクリックして設定を進めましょう。
テスト成功の表示が出たらアウトプットにて情報の取得ができているか確認を行なってください。
情報が正しく取得できていることが確認できたら、文書詳細情報の取得設定は完了です。
次にGoogle Chatへメッセージを送信するアクション設定を行います。「スペースにメッセージを送信」をクリックしてください。
次の画面も先ほどと同様、アカウント情報の確認とタイトルの任意編集画面です。
各設定が完了したらアクションは変更せず「次へ」をクリックして先に進みましょう。
次の画面の「スペースID」で通知メッセージを送信するGoogle Chatのスペースを指定できます。
次にGoogle Chatから「キー」と「トークン」を取得し、入力しましょう。
なおGoogle Chatでスペースにメッセージを送る方法についてはこちらでも解説しております。
「メッセージ内容」を任意で編集することも可能です。メッセージ内をクリックすると、GMOサインから取得した情報を引用することができます。
全て入力し終えたら「テスト」をクリックしましょう。
テスト成功を確認したら「保存する」をクリックし設定を完了させましょう。
最後に「トリガーをON」をクリックしてフロー起動の準備を完了させましょう。
これでGMOサインで契約完了が確認されるとGoogle Chatに自動で通知が送信されるようになりました。
■概要
GMOサインで契約が完了したらGoogle Chatに自動通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.電子署名サービスとしてGMOサインを利用している方
・契約業務を少しでも効率化して生産性を向上させたい方
・GMOサインにログインして契約完了の有無を確認しているバックオフィス担当者
2.社内のコミュニケーションツールとしてGoogle Chatを利用している企業
・Google Chatで契約業務に関わるやりとりを行なっている方
・契約が完了したらGoogle Chatで通知を受信した方
■このテンプレートを使うメリット
このテンプレートを活用すると、GMOサインで契約が完了した際に自動でGoogle Chatに通知が届くようになります。
これにより、契約完了をすぐに把握でき、スムーズに契約後の処理に取り掛かることができます。
また、GMOサインにログインして契約状況を確認する手間が省けるため、他の業務に集中しやすくなるでしょう。その結果、生産性の向上に寄与します。
さらに、このテンプレートはチーム内での情報共有にも役立ちます。
たとえば、契約完了後に確認事項が発生した場合でも、Google Chatの通知をもとにそのままチームメンバーとコミュニケーションを取ることができるため、メンバー間の連携が一層強化されます。
■注意事項
・GMOサインとGoogle ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336
YoomにはGMOサインを利用したさまざまなフローが用意されています。
今回は厳選したフローをいくつかご紹介します。
このフローは、Googleフォームの情報を基にGMOサインで契約書を作成し、署名依頼を送る動作を自動化します。
今回紹介したフローと組み合わせれば、契約関連の作業効率化を図ることができます。
こちらは、GMOサインで契約書に署名されたらGoogle スプレッドシートの情報を自動更新できるフローです。
手動チェック業務が省かれ業務が効率化されるため、スムーズな契約管理に期待できます。
■概要
GMOサインで契約が完了したらGoogle スプレッドシートの情報を更新するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.GMOサインで帳票類の管理を行う方
・スピーディーな契約完了を目指している方
・契約書に関連する一連の業務を担当している方
2.Google スプレッドシートでデータの蓄積を行う方
・シートで情報の一元管理を行い、業務に活用している方
■このテンプレートを使うメリット
GMOサインは迅速の契約完了を行うために活用できるツールです。
しかしGMOサインで契約が完了したら、Google スプレッドシートの情報を毎回手作業で更新するのは、本来自動化できる業務に時間を割くことになります。
作業にかかる手間を自動化によって省きたいと考えている方にこのフローは適しています。
このフローを活用するとGMOサインで契約が完了したら、Google スプレッドシートの登録情報を自動で更新し、作業の手間を省きます。
作業にかかっていた時間を省くことで、コア業務にチーム全体が集中することができ、生産性向上へと繋げることができます。
またヒューマンエラーの発生を防ぐことにもつながるため、情報の精度を保つことができます。
■注意事項
・GMOサイン、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
こちらは、GMOサインで契約書の署名が完了したら、自動でSlackに通知するフローです。
手動による報告漏れや遅延がなくなるため、スムーズな情報共有に期待できます。
■概要
GMOサインで契約書の署名が完了したらSlackに通知します。
■設定方法
1.「署名が完了したら」で表示されるWebhookURLをGMOサイン担当者へ共有してください。
2.GMOサインにて各アクションを手順に従い設定し、最後にSlackで通知したいチャンネルを指定してください。
■注意事項
・フローボットの設定内容を適宜変更してご利用ください。
・GMOサインとYoomの連携を行う必要があります。
・事前にGMOサインに「シークレットキー」「顧客ID」を準備してください。
GMOサインとGoogle Chatの連携により、契約管理の自動化が実現し、業務効率の向上に期待できます。
また、情報の一元管理が可能になることで、チーム間の連携時に発生する確認作業の削減に繋がります。
ぜひYoomを使ってアプリの自動化を体験してください。
.avif){kind=small}
