GMOサインとGoogle Chatの連携により、契約管理の自動化が可能になります。
手動での確認や通知作業に時間を費やしている方にとって、この自動化は業務効率を向上させる手段となるかもしれません。
この記事では、アプリ連携の方法とメリットについて詳しく解説します。
ぜひYoomに無料登録して、アプリ連携による自動化を体験してください。
GMOサインとGoogle Chatを連携するメリット
メリット1: 進行状況の可視化とスムーズな対応
GMOサインからGoogle Chatへ契約完了通知を自動送信することで、契約の進行状況がリアルタイムで可視化されます。
これにより、次の業務へのスムーズな移行が可能になり、手動確認作業が不要になります。
自動通知により、問題発生時の作業短縮に繋がります。
メリット2: 情報の一元管理とチームの連携強化
Google Chatへの自動通知により、情報の行き違いや遅延が発生しにくくなります。
さらに、GMOサインでの契約状況がGoogle Workspace内で一元管理されるため、別システムを開く必要がなくなり、担当者は作業をGoogle Chatで完結できます。
これにより、営業や管理部門などチーム間の連携時に発生する情報確認の効率化に期待できます。
GMOサインとGoogle Chatの連携フローの作り方
ここからは実際にGMOサインとGoogle Chatの連携方法とフロー稼働までの設定方法を解説します。
大まかな流れは以下となっています。
・マイアプリ連携を行う
・テンプレートをコピーする
・GMOサインでアクセストークンを含むトリガー設定と、Google Chatのアクション設定を行う
・トリガーをONにし、フロー稼働の準備を完了する
Yoomでは上記フローをテンプレートとして配信しています。ぜひ以下のバナーからテンプレートをコピーしてみてください。
また、Yoomに登録済みの方はログインをし、まだ登録されていない方はこちらから無料登録をして設定を進めていきましょう。
GMOサインで契約が完了したらGoogle Chatに通知する
試してみる
■概要
GMOサインでの契約締結後、関係者への完了通知を手作業で行っていませんか？重要な契約だからこそ、迅速な情報共有が求められますが、都度の連絡は手間がかかり、通知漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、GMOサインで署名が完了したタイミングで、指定したGoogle Chatのスペースへ自動で通知が可能です。契約完了の確認漏れを防ぎ、スムーズな業務連携を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- GMOサインでの契約完了を、Google Chatを使ってチームに素早く共有したい方
- 手作業による契約完了の通知連絡に手間を感じている、法務や営業担当者の方
- 契約締結後の情報共有を自動化し、通知漏れなどのミスを防止したい方
■このテンプレートを使うメリット
- GMOサインで契約が完了するたびに、自動でGoogle Chatに通知が送信されるため、手作業での連絡に費やしていた時間を短縮できます。
- システムが自動で通知を行うことで、連絡漏れや遅延といったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有の実現に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GMOサインとGoogle ChatをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGMOサインを選択し、「署名が完了したら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでGMOサインの「アクセストークンを生成」アクションを設定し、API連携に必要な認証情報を取得します。
- さらに、同じくGMOサインの「文書詳細情報を取得」アクションで、完了した契約文書の情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Chatの「スペースにメッセージを送信」アクションを設定し、取得した情報を基に通知メッセージを送ります。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- GMOサインとの連携設定では、ご利用の環境に応じたシークレットキーや顧客IDなどを設定してください。
- Google Chatへの通知オペレーションでは、メッセージを送信したいスペースのIDやキー、送信するメッセージ内容を任意でカスタマイズできます。
■注意事項
ステップ1：GMOサインとGoogle Chatをマイアプリ連携
はじめにマイアプリ連携を行なっていきます。
Yoomにログイン後、画面左にある「マイアプリ」→「+新規接続」の順番でクリックをしてください。
次に表示される「マイアプリの新規接続」にてGMOサインを検索し、クリックをしてください。
次の画面で「アカウント名」と「アクセストークン」を入力してください。
アクセストークンの項目には「GMO」と入力するだけで大丈夫です。
入力が完了したら「追加」をクリックして、GMOサインのマイアプリ連携を完了させましょう。
次に、Google Chatをマイアプリ連携させていきます。
先ほどと同様「マイアプリの新規接続」からGoogle Chatを検索しましょう。
ここで2つのアプリが表示された場合、Google Chat（OAuth）を選択してください。
Google Chat（OAuth）の連携方法についてはこちらをご参照ください。
次の画面で「Sign in with Google」をクリックしましょう。
次の画面で「Client ID」と「Client Secret」を入力してください。
各項目の入力が完了したら「登録する」をクリックし、Google Chatのマイアプリ連携を完了させましょう。
これでGMOサインとGoogle Chatのマイアプリ連携が完了しました。
次は、マイプロジェクトにテンプレートコピーして、フローボットを作成していきます。
フローボットテンプレートを、下記よりコピーしてください
GMOサインで契約が完了したらGoogle Chatに通知する
試してみる
■概要
GMOサインでの契約締結後、関係者への完了通知を手作業で行っていませんか？重要な契約だからこそ、迅速な情報共有が求められますが、都度の連絡は手間がかかり、通知漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、GMOサインで署名が完了したタイミングで、指定したGoogle Chatのスペースへ自動で通知が可能です。契約完了の確認漏れを防ぎ、スムーズな業務連携を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- GMOサインでの契約完了を、Google Chatを使ってチームに素早く共有したい方
- 手作業による契約完了の通知連絡に手間を感じている、法務や営業担当者の方
- 契約締結後の情報共有を自動化し、通知漏れなどのミスを防止したい方
■このテンプレートを使うメリット
- GMOサインで契約が完了するたびに、自動でGoogle Chatに通知が送信されるため、手作業での連絡に費やしていた時間を短縮できます。
- システムが自動で通知を行うことで、連絡漏れや遅延といったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有の実現に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GMOサインとGoogle ChatをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGMOサインを選択し、「署名が完了したら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでGMOサインの「アクセストークンを生成」アクションを設定し、API連携に必要な認証情報を取得します。
- さらに、同じくGMOサインの「文書詳細情報を取得」アクションで、完了した契約文書の情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Chatの「スペースにメッセージを送信」アクションを設定し、取得した情報を基に通知メッセージを送ります。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- GMOサインとの連携設定では、ご利用の環境に応じたシークレットキーや顧客IDなどを設定してください。
- Google Chatへの通知オペレーションでは、メッセージを送信したいスペースのIDやキー、送信するメッセージ内容を任意でカスタマイズできます。
■注意事項
1.バナーにカーソルを合わせ「詳細を見る」をクリック
2.移行したページの「このテンプレートを試す」をクリック
3.Yoomの登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログインしましょう。
ステップ2：トリガーを設定
次にGMOサインでのトリガー設定を行なっていきます。
GMOサインのアプリトリガーを利用する際の注意点については、こちらで詳しく解説しておりますので事前にご確認ください。
注意点の確認が完了したら「署名が完了したら」をクリックし設定を進めていきましょう。
次の画面にて「GMOサインと連携するアカウント情報」に正しいアカウント情報が選択されているか確認しましょう。
GMOサインで複数のアカウントを利用している場合、別のアカウントが選択されている場合があります。
また、「タイトル」は編集可能ですがトリガーアクションは変更せず「次へ」をクリックして先に進みましょう。
次の画面で表示されるWebhook URLをコピーし、GMOサインで設定を行います。その後「テスト」をクリックしてください。
テスト成功が確認できたら、アウトプット項目に情報が反映されているか確認し、「保存する」をクリックしましょう。
ステップ3：アクセストークンの設定
次は「アクセストークンの生成」をクリックしましょう。
次の画面では先ほどと同様に正しいアカウントが選択されているか確認を行なってください。
確認ができたらタイトルを任意で編集しアクションは変更せず「次へ」をクリックし先に進みましょう。
次の画面でアクセストークンの生成を行います。「シークレットキー」と「顧客ID」を入力し「テスト」をクリックします。
その後、画面を下へスクロールしテスト成功とアウトプット内容を確認したら「保存をする」をクリックして設定完了です。
ステップ4：データ取得の設定
次にGMOサインからデータを取得する設定を行なっていきます。「文書詳細情報の取得」をクリックして設定を進めていきましょう。
こちらも先ほどと同様、アカウント情報とタイトルを確認、必要に応じて編集してください。
アクションは変更せずに「次へ」をクリックして先に進みます。
次の画面でも先ほどと同様に「シークレットキー」と「顧客ID」を入力します。アクセストークンはステップ3で取得済みとなっていますので、「テスト」をクリックして設定を進めましょう。
テスト成功の表示が出たらアウトプットにて情報の取得ができているか確認を行なってください。
情報が正しく取得できていることが確認できたら、文書詳細情報の取得設定は完了です。
ステップ5. アクションの設定
次にGoogle Chatへメッセージを送信するアクション設定を行います。「スペースにメッセージを送信」をクリックしてください。
次の画面も先ほどと同様、アカウント情報の確認とタイトルの任意編集画面です。
各設定が完了したらアクションは変更せず「次へ」をクリックして先に進みましょう。
次の画面の「スペースID」で通知メッセージを送信するGoogle Chatのスペースを指定できます。
次にGoogle Chatから「キー」と「トークン」を取得し、入力しましょう。
なおGoogle Chatでスペースにメッセージを送る方法についてはこちらでも解説しております。
「メッセージ内容」を任意で編集することも可能です。メッセージ内をクリックすると、GMOサインから取得した情報を引用することができます。
全て入力し終えたら「テスト」をクリックしましょう。
テスト成功を確認したら「保存する」をクリックし設定を完了させましょう。
最後に「トリガーをON」をクリックしてフロー起動の準備を完了させましょう。
これでGMOサインで契約完了が確認されるとGoogle Chatに自動で通知が送信されるようになりました。
GMOサインで契約が完了したらGoogle Chatに通知する
試してみる
■概要
GMOサインでの契約締結後、関係者への完了通知を手作業で行っていませんか？重要な契約だからこそ、迅速な情報共有が求められますが、都度の連絡は手間がかかり、通知漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、GMOサインで署名が完了したタイミングで、指定したGoogle Chatのスペースへ自動で通知が可能です。契約完了の確認漏れを防ぎ、スムーズな業務連携を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- GMOサインでの契約完了を、Google Chatを使ってチームに素早く共有したい方
- 手作業による契約完了の通知連絡に手間を感じている、法務や営業担当者の方
- 契約締結後の情報共有を自動化し、通知漏れなどのミスを防止したい方
■このテンプレートを使うメリット
- GMOサインで契約が完了するたびに、自動でGoogle Chatに通知が送信されるため、手作業での連絡に費やしていた時間を短縮できます。
- システムが自動で通知を行うことで、連絡漏れや遅延といったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有の実現に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GMOサインとGoogle ChatをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGMOサインを選択し、「署名が完了したら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでGMOサインの「アクセストークンを生成」アクションを設定し、API連携に必要な認証情報を取得します。
- さらに、同じくGMOサインの「文書詳細情報を取得」アクションで、完了した契約文書の情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Chatの「スペースにメッセージを送信」アクションを設定し、取得した情報を基に通知メッセージを送ります。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- GMOサインとの連携設定では、ご利用の環境に応じたシークレットキーや顧客IDなどを設定してください。
- Google Chatへの通知オペレーションでは、メッセージを送信したいスペースのIDやキー、送信するメッセージ内容を任意でカスタマイズできます。
■注意事項
GMOサインを使ったその他の自動化例
YoomにはGMOサインを利用したさまざまなフローが用意されています。
今回は厳選したフローをいくつかご紹介します。
1. 契約書作成と送付の自動化
このフローは、Googleフォームの情報を基にGMOサインで契約書を作成し、署名依頼を送る動作を自動化します。
今回紹介したフローと組み合わせれば、契約関連の作業効率化を図ることができます。
Googleフォームの情報からGMOサインで契約書を作成し、署名依頼を送付する
試してみる
■概要
Googleフォームで受け付けた申し込み情報をもとに、一件ずつ契約書を作成してGMOサインで送付する作業は、手間がかかる上に転記ミスなどのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されるだけで、Googleドキュメントの雛形から契約書を自動で作成し、GMOサインでの署名依頼までを自動化することが可能です。これにより、契約業務の効率化とミスの削減を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- GoogleフォームとGMOサインを利用した契約業務に手間を感じている法務・営業担当者の方
- フォームからの契約書作成・送付フローを自動化し、業務を効率化したい方
- 手作業による契約書の作成や送付における、入力ミスや対応漏れなどのリスクをなくしたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームに回答があるだけで契約書の作成から署名依頼までが自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- フォームの情報を直接書類に反映させるため、手作業による転記ミスや署名依頼の送付漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Googleフォーム、Googleドキュメント、GMOサインをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで承認依頼機能を設定し、フォームの内容を任意の担当者に確認依頼します。
- 承認後、オペレーションで書類発行機能を設定し、Googleドキュメントの雛形から契約書を自動で作成します。
- 次に、オペレーションでGMOサインの「アクセストークンの生成」「封筒用文書の登録」を設定します。
- 最後に、オペレーションでGMOサインの「封筒への署名依頼」を設定し、作成した契約書の署名依頼を送付します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、連携対象としたいフォームのIDを任意で設定してください。
- 承認依頼機能では、任意の承認者を設定できるほか、依頼文や対応時の入力フォームを自由にカスタマイズすることが可能です。
- 書類発行機能では、任意の雛形書類に、Googleフォームで取得した値を変数として埋め込めます。また、書類名や保存先のフォルダも自由に設定可能です。
- GMOサインの各アクションでは、登録項目に固定値を設定したり、前段のフローで取得した値を変数として埋め込んだりといったカスタムができます。
■注意事項
- Googleフォーム、Googleドキュメント、GMOサインのそれぞれとYoomを連携してください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は「Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法」を参照ください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- GMOサインでの署名依頼方法は「GMOサインで署名依頼を行う」をご参照ください。
- 事前に書類の雛形を作成しておいてください。作成方法の詳細については「『書類を発行する』の設定方法」をご参照ください。
2. 情報管理を自動化
こちらは、GMOサインで契約書に署名されたらGoogle スプレッドシートの情報を自動更新できるフローです。
手動チェック業務が省かれ業務が効率化されるため、スムーズな契約管理に期待できます。
GMOサインで契約が完了したらGoogle スプレッドシートの情報を更新する
試してみる
■概要
電子契約サービス「GMOサイン」で契約が完了した際、管理用のGoogle スプレッドシートにステータスを手動で更新する作業は、手間がかかる上に更新漏れのリスクも伴います。特に契約件数が多い場合には、担当者の大きな負担となることも少なくありません。
このワークフローを活用すれば、GMOサインで契約が完了した情報をトリガーとして、Google スプレッドシートの情報を自動で更新できるため、こうした契約管理にまつわる課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- GMOサインでの契約完了後、Google スプレッドシートへの手動更新に手間を感じている方
- 契約ステータスの更新漏れや入力ミスを防ぎ、正確な情報管理を実現したい法務・営業担当者の方
- 契約管理業務の自動化を推進し、より重要なコア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- GMOサインでの署名完了を検知して、自動でGoogle スプレッドシートの情報が更新されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業でのデータ転記が不要になることで、更新漏れや入力間違いといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、契約情報の正確性を保ちます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GMOサインとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGMOサインを選択し、「署名が完了したら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでGMOサインの「アクセストークンを生成する」アクションを設定し、続けて「文書詳細情報を取得する」アクションを設定します
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを更新する」アクションを設定し、取得した情報をもとに特定のレコードを更新します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- GMOサインとの連携設定では、ご利用の環境に応じたシークレットキーや顧客IDなどを任意で設定してください。
- Google スプレッドシートでレコードを更新するアクションでは、更新対象としたいスプレッドシートのIDなどを任意で設定してください。
■注意事項
- GMOサイン、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- GMOサインでの署名依頼方法は「GMOサインで署名依頼を行う」をご参照ください。
- GMOサインの「署名が完了したら」トリガーは、API経由で署名位置の設定を実施した文書の場合のみ起動します。GMOサインの管理画面上で署名完了した文書では起動しませんのでご注意ください。
- 詳細は「GMOサインのアプリトリガーを利用する際の注意点」をご参照ください。
3. 契約書の署名完了通知
こちらは、GMOサインで契約書の署名が完了したら、自動でSlackに通知するフローです。
手動による報告漏れや遅延がなくなるため、スムーズな情報共有に期待できます。
GMOサインで署名が完了したらSlackで通知する
試してみる
■概要
GMOサインを用いた契約締結業務において、署名完了のステータス確認や関係者への連絡に手間を感じていませんか？ 手動での確認作業は対応の遅れにつながることもあり、円滑な業務進行の妨げになる場合があります。 このワークフローを活用すれば、GMOサインで署名が完了したタイミングで自動的にSlackへ通知されるため、契約業務の進捗管理が効率化され、スムーズな情報共有が実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- GMOサインでの契約締結状況を都度確認している法務や営業担当者の方
- 署名完了の連絡を手作業で行っており、対応漏れや遅延を防ぎたい方
- GMOサインとSlackを連携させ、契約業務の進捗管理を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- GMOサインで署名が完了すると自動で通知が飛ぶため、進捗確認や連絡の手間を省き、時間を有効活用できます
- 関係者への情報共有が自動化されることで、手動での連絡漏れや遅延といったヒューマンエラーを防止します
■フローボットの流れ
- はじめに、GMOサインとSlackをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGMOサインを選択し、「署名が完了したら」というアクションを設定します
- 続いて、オペレーションでGMOサインの「アクセストークンの生成」「封筒状態の取得」「文書の取得」アクションを順に設定し、完了した契約の詳細情報を取得します
- 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、取得した情報を指定のチャンネルに通知します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- GMOサインの設定では、ご利用の環境に応じたシークレットキーや顧客IDなどを任意で設定してください
- Slackにメッセージを送る設定では、通知先のチャンネルIDや、契約者名などを含めた通知メッセージの内容を任意で設定可能です
■注意事項
- GMOサイン、SlackのそれぞれとYoomを連携してください
- GMOサインでの署名依頼方法は「GMOサインで署名依頼を行う」をご参照ください
- GMOサインの「署名が完了したら」トリガーは、API経由で署名位置の設定を実施した文書の場合のみ起動します。GMOサインの管理画面上で署名完了した文書では起動しませんのでご注意ください
- 詳細は「GMOサインのアプリトリガーを利用する際の注意点」をご参照ください
まとめ
GMOサインとGoogle Chatの連携により、契約管理の自動化が実現し、業務効率の向上に期待できます。
また、情報の一元管理が可能になることで、チーム間の連携時に発生する確認作業の削減に繋がります。
ぜひYoomを使ってアプリの自動化を体験してください。
