【簡単設定】GMOサインのデータをkintoneに自動的に連携する方法

GMOサインで契約が完了したらkintoneの情報を更新する

GMOサインで契約の署名が完了すると、その情報を自動的にkintoneの該当レコードに反映するフローです。
契約状況の更新を自動化することで、手作業による更新ミスを防ぎ、最新の契約情報を関係者とスピーディーに共有できます。
契約管理の負担を軽減し、業務の効率化が期待できます。

GMOサインとkintoneの連携フローを作ってみよう 

それでは、さっそく実際にGMOサインとkintoneを連携したフローを作成してみましょう！

今回はYoomを使用して、ノーコードでGMOサインとkintoneの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行してください。

[Yoomとは]

今回はGMOサインで署名が完了したら、kintoneにレコードを追加するフローボットを作成していきます！

作成の流れは大きく分けて以下の通りです。

• GMOサインとkintoneをマイアプリ連携
• テンプレートをコピーする
• GMOサインのトリガー設定およびkintoneのアクション設定
• トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了

ステップ1：GMOサインとkintoneをマイアプリ連携

【事前準備　GMOサイン】
GMOサインのマイアプリ登録には、シークレットキーと顧客ID、アクセストークンが必要となります。

シークレットキーと顧客IDについては、GMOサインにお問い合わせください。

アクセストークンは設定が必要です。
詳しい設定方法はこちらを参考にしてください。
GMOサインとの連携について | Yoomヘルプセンター (intercom.help)

【事前準備　kintone】
kintoneのマイアプリ登録には、サブドメイン、クライアントID、クライアントシークレットの取得が必要です。
サブドメインはkintoneにログインした際のURLの●●部分がとなるため、こちらの値をコピーします。例)https://●●●●.cybozu.com/k/#/portal
また、クライアントID、クライアントシークレットはkintoneにログインして、歯車アイコンから「cybozu.com共通管理」に入り設定します。
詳しい設定方法はこちらを参考にしてください。
kintoneマイアプリ登録方法 | Yoomヘルプセンター

1)Yoomのアカウントにログインしたら、次に使用するアプリを登録します。
「マイアプリ」をクリックし、「新規接続」を選択してください。

2)Yoomで接続可能なアプリ一覧が表示され、検索窓から1つずつアプリを検索します。

【GMOサインの場合】
GMOサインを選択したら、アカウント名には「任意の文字列」をアクセストークンには事前準備した値を入力し、「追加」します。

【kintoneの場合】
kintoneが選択できたら、事前に取得した情報を使って入力し、「追加」をクリックします。

3)登録が完了すると、マイアプリにアイコンが表示されます。
登録したアプリのアイコンが表示されるか確認してください。

ステップ2：テンプレートをコピー

さてここからは、テンプレートを使って解説します。
はじめにこちらのバナーをクリックしてください。

1)最初に「このテンプレートを試す」というアイコンをクリックしてください。

2) 以下の確認画面が表示されますので、「OK」をクリックします。

以下のように表示されたら、テンプレートのコピーができています。

タイトルや詳細はクリックすることで編集可能です。
また、コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに保存されているので、マイプロジェクトからも開くことができます。

ステップ3：GMOサインで署名が完了したら起動するトリガーを設定

右に「！」が表示されているアイコンを上から順番にクリックし、オペレーションを設定します。
1)まずは「アプリトリガー　署名が完了したら」をクリックしてみましょう！

2) アクションは「署名が完了したら」が選択されていることを確認して、「次へ」をクリックします。
なお、GMOサインでの署名完了をトリガーにする際の注意点は以下を参照してください。
GMOサインのアプリトリガーを利用する際の注意点 | Yoomヘルプセンター

3)WebhookURLをコピーし、アプリの管理画面で設定を行なってください。
Webhookイベントを送信、またはトリガーとなるイベント（今回の場合は署名が完了したら）を実行して「テスト」をクリックし、テストが完了したら「保存」します。

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ステップ5：GMOサインのアクセストークンを生成するアクションを設定

1) フローに戻り、「アプリと連携する　アクセストークンの生成」のアイコンをクリックします。

2) アクションは「アクセストークンの生成」が選択されていることを確認し、「次へ」をクリックします。

3)必須項目を入力します。
事前に取得した、シークレットキーと顧客IDを入力し、テストをクリックします。

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入力ができたら、「テスト」をクリックします。
テスト完了後、「保存」します。

ステップ6：GMOサインの文書詳細情報を取得するアクションを設定

1) フローに戻り、「アプリと連携する　文書詳細情報の取得」のアイコンをクリックします。

2) アクションは「文書詳細情報の取得」が選択されていることを確認し、「次へ」をクリックします。

3)必須項目を入力します。

アクセストークンやトランザクションの入力には先ほど取得したGMOサインのアウトプットを選択できます。
該当する項目をアウトプットから選択してください。
アウトプットについて | Yoomヘルプセンター

入力ができたら、「テスト」をクリックします。
テスト完了後、「保存」します。

ステップ7：kintoneにレコードを追加するアクションを設定

1) フローに戻り、「データベースを操作する　レコードを追加する」のアイコンをクリックします。

2) アクションは「レコードを追加する」が選択されていることを確認し、「次へ」をクリックします。

アプリIDはボックスをクリックすると連携済みのIDが表示されるので、使用したいIDを選択してください。

3)必須項目を入力します。

追加するレコードの値の入力には先ほど取得したGMOサインのアウトプットを選択できます。
該当する項目をアウトプットから選択してください。

入力ができたら、「テスト」をクリックします。
テスト完了後、「保存」します。

これで【GMOサインで署名が完了したら、kintoneにレコードを追加する】というフローが完成です。

ステップ5：テストと確認

設定が完了すると、以下のような表示が出てくるので、「トリガーをON」をクリックします。
フローボットを起動し、正しく動作するか確認してください。

kintoneの情報をGMOサインに連携したい場合 

今回はGMOサインからの問い合わせをkintoneに登録する方法をご紹介しましたが、逆にkintoneの情報をGMOサインに連携したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。

kintoneでレコードが追加されたら、書類を作成してGMOサインで署名依頼を送付する

kintoneで新しいレコードが追加されると、自動的に書類を生成し、GMOサインを通じて署名依頼を送付するフローです。
これにより、契約書や同意書の作成・送付を効率化し、手作業によるミスを防ぎながらスムーズな電子署名プロセスが期待できます。
また、署名の進捗状況を追跡できるため、契約締結のスピードアップも見込めます。

kintoneでステータスが更新されたらGMOサインで契約書を作成し、署名依頼を送付する

kintoneのステータスが特定の段階に更新されると、自動的に契約書を作成し、GMOサインを通じて署名依頼を送付するフローです。
これにより、契約プロセスを効率化し、手作業の負担を軽減し、迅速な契約締結が見込めます。
署名依頼の送付状況や進捗も把握しやすくなり、スムーズな業務運用が期待できます。

GMOサインやkintoneのAPIを使ったその他の自動化例

GMOサインやkintoneのAPIを活用すれば、様々な自動化の実現が可能です！
例えば以下のような自動化はいかがでしょうか。

GMOサインを使った自動化例

契約書が署名完了したら、自動で関係者へ通知を送ったり、契約データをクラウドストレージに保存できます。
さらに、CRMと連携して契約情報を自動登録し、進捗管理を効率化することも可能です！

kintoneを使った自動化例

データが登録・更新されたら、自動で通知を送ったり、関連するレコードを更新できます。
さらに、外部のツールと連携することで、見積書の自動作成やワークフローの承認プロセスを効率化することも可能です！

終わりに

GMOサインとkintone連携を行うことで、kintoneへの転記作業が簡略化できることがお分かりいただけましたかと思います！
さらに、kintoneのデータをGMOサインに連携することも可能なため、契約書の作成や契約データの格納作業が今よりもスピーディーに完結し、作業効率の向上が見込めるかもしれません。
結果としてリソースに余裕が生まれ、業務負担軽減なども期待できるはずです！

Yoomは初心者の方でも簡単にアプリ連携ができるよう、シンプルで使いやすい仕様になっています。プログラミングなどの難しい知識は必要ありません。
そのため、今まで自動化の導入をあきらめていた方でもチャレンジしやすくなっています！

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登録は30秒で完了し、その後はすぐに操作可能です。実際に体験してみて、使用感を確かめてみてくださいね！