ビジネスの現場では、契約の締結とその後の管理が重要なプロセスですよね。
でも、契約は文書の作成作業だけでなく、承認などの手順も多くて手間のかかる業務です。近年はアプリを導入して、業務負担を減らそうと取り組んでいる企業も多いのではないでしょうか。そこで今回は、GMOサインとMazricaを連携して、契約が締結がしたら、案件ステータスの更新を自動化する方法をご紹介したいと思います。
自動化によって、手作業によるミスを減らし、業務効率の大幅な向上が期待できます。
このブログでは、プログラミング不要で連携設定ができる方法も解説します。
ぜひ参考にしてみてください。
GMOサインとMazricaを連携するメリット
メリット1: 契約管理の効率化
GMOサインとMazricaを連携すると、契約締結後に自動での案件ステータスの更新が可能になります。
今までのような手動での更新作業が不要となり、人的フローによるミスの減少が期待できます。
例えば、営業チームが新規の契約を締結した際、その情報が即座にMazricaに反映され、プロジェクトマネージャーや関係者がリアルタイムで状況を把握できます。
特に、複数の契約を同時に管理する必要がある企業にとっては管理業務の大幅な効率化が期待できます。
メリット2: 業務プロセスの自動化
この連携により、業務プロセスの自動化が実現します。
例えば、契約が締結された瞬間にMazricaの案件ステータスが自動で「契約完了」に更新されるため、情報の遅延がなく、業務のスムーズな進行が期待できます。
プロジェクトマネージャーのようなプロジェクトの進行状況を常に把握する立場の人は、状況をリアルタイムで把握できるので、迅速かつ的確な対応が見込めます。
YoomでGMOサインとMazricaを連携
だけど、アプリの連携ってちょっとハードルが高いなと感じませんか。本来なら、GMOサインとMazricaという2つのアプリを連携させるには初期設定やシステムの習熟が必要な場合が多くて、設定やトラブルシューティングに時間がかかることがほとんどです。
でも、Yoomを利用すれば、簡単にノーコードでアプリの連携ができちゃうんです！
従来の連携と異なるYoomのメリットって何でしょうか？
・簡単な設定
Yoomは直感的に操作できるデザインなので、プログラミングの知識がなくても簡単に設定ができます。
だから、エンジニアじゃなくても気軽にアプリ連携にチャレンジできるんです。
・柔軟なカスタマイズ
Yoomは多様なテンプレートを提供しています。
テンプレートをコピーすれば一から作らなくていいので、初心者でも簡単にフローが作成できます。
またフローはユーザーのニーズに合わせて柔軟にカスタマイズできます。
連携可能なアプリがたくさんあるので、みなさんの業務フローに最適なアプリ連携を作れます！
GMOサインとMazricaの連携フローの作り方
ステップ1:Yoom登録・ログインとアプリ登録
まず、Yoomの公式サイトにアクセスし、アカウントを作成してください。
無料プランからはじめられますよ。
既にアカウントをお持ちの場合は、ログインしてください。
Yoomのアカウント発行ページ
※Yoomの基本的な操作はこちらを参考にしてください。
初めてのYoom
GMOサインで締結が完了したら、Mazricaの案件ステータスを更新する
試してみる
■概要
GMOサインで電子契約の締結が完了した後、営業管理ツールであるMazricaの案件ステータスを手動で更新する作業に手間を感じていませんか？ この一連の作業は、更新漏れやタイムラグが発生しやすく、営業活動の正確な把握を妨げる一因にもなり得ます。 このワークフローを活用すれば、GMOサインでの締結完了を検知して、Mazricaの案件ステータスを自動で更新できるため、手作業によるミスを防ぎ、迅速な情報連携を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- GMOサインとMazricaを利用し、契約後のステータス更新を手作業で行っている営業担当者の方
- 案件管理の正確性を高め、更新漏れなどのヒューマンエラーをなくしたい営業マネージャーの方
- 契約締結から案件管理までの一連のフローを自動化し、営業活動を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- GMOサインでの契約締結後、Mazricaのステータス更新が自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
- 手動でのステータス変更に伴う、更新漏れや入力間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、案件情報を正確に管理することが可能になります
■フローボットの流れ
- はじめに、GMOサインとMazricaをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGMOサインを選択し、「署名が完了したら」というアクションを設定します
- 続いて、オペレーションでGMOサインの「アクセストークンの生成」と「文書詳細情報の取得」アクションを順に設定します
- 次に、オペレーションでMazricaを選択し、「案件情報を検索する」アクションを設定して、更新対象の案件を特定します
- 最後に、Mazricaの「案件情報を更新する」アクションを設定し、ステータスなどを変更します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- GMOサインとの連携設定において、シークレットキーや顧客IDは任意の値で設定してください
- Mazricaの案件情報を検索するアクションでは、検索のキーとなる項目やキーワードを任意で設定できます
- Mazricaの案件情報を更新するアクションでは、更新したいフィールドを任意で選択し、前段のGMOサインで取得した情報などを自由に設定することが可能です
■注意事項
- GMOサイン、MazricaのそれぞれとYoomを連携してください。
- GMOサインでの署名依頼方法は「GMOサインで署名依頼を行う」をご参照ください。
- GMOサインの「署名が完了したら」トリガーは、API経由で署名位置の設定を実施した文書の場合のみ起動します。GMOサインの管理画面上で署名完了した文書では起動しませんのでご注意ください。
- 詳細は「GMOサインのアプリトリガーを利用する際の注意点」をご参照ください。
Yoomのアカウントにログインができたら、使用するアプリを登録します。
1)「マイアプリ登録」をクリックし、「新規作成」を選択してください。
2)登録したいアプリ(今回はGMOサインとMazrica)を選択し、使用するアカウントでログインしてください。
GMOサインの登録ができたら、もう一度「新規作成」をクリックして、Mazricaを登録をするという流れです。
GMOサインの詳しい設定方法はこちらを参考にしてください。
GMOサインとの連携について | Yoomヘルプセンター (intercom.help)
3)登録ができるとマイアプリにアイコンが表示されます。
GMOサインとMazricaのアイコンが表示されたか確認をしてください。
ステップ2: テンプレートの選択
今回は、【GMOサインで締結が完了したら、Mazricaの案件ステータスを更新する】というフローを作成します。
このテンプレートは、GMOサインで締結の完了後すぐに、自動でMazricaの案件ステータスを更新することで手作業による手間を省きます。
このフローに続けて『メールを送る』というアクションの追加をすると、案件の締結をすぐに担当者へ知らせることもできます。
また事前にMazricaの案件IDをGMOサインの詳細情報に入力・管理しておくと、IDによる確実な案件取得も行えます。
GMOサインで締結が完了したら、Mazricaの案件ステータスを更新する
試してみる
■概要
GMOサインで電子契約の締結が完了した後、営業管理ツールであるMazricaの案件ステータスを手動で更新する作業に手間を感じていませんか？ この一連の作業は、更新漏れやタイムラグが発生しやすく、営業活動の正確な把握を妨げる一因にもなり得ます。 このワークフローを活用すれば、GMOサインでの締結完了を検知して、Mazricaの案件ステータスを自動で更新できるため、手作業によるミスを防ぎ、迅速な情報連携を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- GMOサインとMazricaを利用し、契約後のステータス更新を手作業で行っている営業担当者の方
- 案件管理の正確性を高め、更新漏れなどのヒューマンエラーをなくしたい営業マネージャーの方
- 契約締結から案件管理までの一連のフローを自動化し、営業活動を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- GMOサインでの契約締結後、Mazricaのステータス更新が自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
- 手動でのステータス変更に伴う、更新漏れや入力間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、案件情報を正確に管理することが可能になります
■フローボットの流れ
- はじめに、GMOサインとMazricaをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGMOサインを選択し、「署名が完了したら」というアクションを設定します
- 続いて、オペレーションでGMOサインの「アクセストークンの生成」と「文書詳細情報の取得」アクションを順に設定します
- 次に、オペレーションでMazricaを選択し、「案件情報を検索する」アクションを設定して、更新対象の案件を特定します
- 最後に、Mazricaの「案件情報を更新する」アクションを設定し、ステータスなどを変更します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- GMOサインとの連携設定において、シークレットキーや顧客IDは任意の値で設定してください
- Mazricaの案件情報を検索するアクションでは、検索のキーとなる項目やキーワードを任意で設定できます
- Mazricaの案件情報を更新するアクションでは、更新したいフィールドを任意で選択し、前段のGMOサインで取得した情報などを自由に設定することが可能です
■注意事項
- GMOサイン、MazricaのそれぞれとYoomを連携してください。
- GMOサインでの署名依頼方法は「GMOサインで署名依頼を行う」をご参照ください。
- GMOサインの「署名が完了したら」トリガーは、API経由で署名位置の設定を実施した文書の場合のみ起動します。GMOサインの管理画面上で署名完了した文書では起動しませんのでご注意ください。
- 詳細は「GMOサインのアプリトリガーを利用する際の注意点」をご参照ください。
ステップ3: GMOサインとMazricaの連携設定
1)テンプレートをコピーしてマイプロジェクトからフローボットを開きます。
先ほど紹介したテンプレートのアイコンをクリックしてコピーをします。
テンプレートをコピーすれば、組み立てを一からする必要もないので、簡単にフローが作成できます。
2)右上の「編集する」をクリックします。
タイトルはフローの内容がわかりやすいように記入してあります。
詳細も含め、変更可能です。
使用しやすいように変更してください。
3)「アプリトリガー 署名が完了したら」をクリックします。
4)トリガーアクションは「署名が完了したら」を選択して、「次へ」をクリックします。
5)WebhookURLをコピーし、対象アプリの管理画面で設定を行なってください。
Webhookイベントを送信、またはトリガーとなるイベントを実行し、「テスト」をクリックします。
テストが成功したら、「保存」します。
6)フローに戻ったら、「アプリと連携する アクセストークンの生成」のアイコンをクリックします。
8)アクションは「アクセストークンの生成」を選択し、「次へ」をクリックします。
9)シークレットキー、顧客IDはGMOサインにお問合せください。
項目が入力できたら、「テスト」をクリックします。
テストが成功したら、「保存」します。
10)フローに戻ったら、「アプリと連携する 文書詳細情報の取得」のアイコンをクリックします。
11)アクションは「文書詳細情報の取得」を選択し、「次へ」をクリックします。
12)シークレットキー、顧客IDはGMOサインにお問合せください。
アクセストークンとトランザクションIDは先に連携した内容のため、候補から選択できます。
項目が入力できたら、「テスト」をクリックします。
テストが成功したら、「保存」します。
13)フローに戻ったら、「アプリと連携する 案件情報の検索」のアイコンをクリックします。
14)検索キーワードに先に連携した候補から{{管理番号}}を選択します。
入力できたら、「テスト」をクリックします。
テストが成功したら、「保存」します。
※今回例として管理番号を使用しています。実務ではMazricaとGMOサインで照合できる項目をあらかじめ用意いただき、そちらを検索キーワードとして使用してください。
15)フローに戻ったら、「アプリと連携する 案件情報を更新」のアイコンをクリックします。
16)アクションは「案件情報を更新」を選択し、「次へ」をクリックします。
17)項目を入力します。
必要に応じて、先に連携したアウトプット情報を選択しながら入力します。
項目が入力できたら、「テスト」をクリックします。
テストが成功したら、「保存」します。
18)これで【GMOサインで締結が完了したら、Mazricaの案件ステータスを更新する】というフローの完成です。
ステップ4: テストと確認
19)最後にトリガーを「ON」に切り替えて、フローボットを起動させ、一度正しく作動するか確認してください。
GMOサインで締結が完了したら、Mazricaの案件ステータスを更新する
試してみる
■概要
GMOサインで電子契約の締結が完了した後、営業管理ツールであるMazricaの案件ステータスを手動で更新する作業に手間を感じていませんか？ この一連の作業は、更新漏れやタイムラグが発生しやすく、営業活動の正確な把握を妨げる一因にもなり得ます。 このワークフローを活用すれば、GMOサインでの締結完了を検知して、Mazricaの案件ステータスを自動で更新できるため、手作業によるミスを防ぎ、迅速な情報連携を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- GMOサインとMazricaを利用し、契約後のステータス更新を手作業で行っている営業担当者の方
- 案件管理の正確性を高め、更新漏れなどのヒューマンエラーをなくしたい営業マネージャーの方
- 契約締結から案件管理までの一連のフローを自動化し、営業活動を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- GMOサインでの契約締結後、Mazricaのステータス更新が自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
- 手動でのステータス変更に伴う、更新漏れや入力間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、案件情報を正確に管理することが可能になります
■フローボットの流れ
- はじめに、GMOサインとMazricaをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGMOサインを選択し、「署名が完了したら」というアクションを設定します
- 続いて、オペレーションでGMOサインの「アクセストークンの生成」と「文書詳細情報の取得」アクションを順に設定します
- 次に、オペレーションでMazricaを選択し、「案件情報を検索する」アクションを設定して、更新対象の案件を特定します
- 最後に、Mazricaの「案件情報を更新する」アクションを設定し、ステータスなどを変更します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- GMOサインとの連携設定において、シークレットキーや顧客IDは任意の値で設定してください
- Mazricaの案件情報を検索するアクションでは、検索のキーとなる項目やキーワードを任意で設定できます
- Mazricaの案件情報を更新するアクションでは、更新したいフィールドを任意で選択し、前段のGMOサインで取得した情報などを自由に設定することが可能です
■注意事項
- GMOサイン、MazricaのそれぞれとYoomを連携してください。
- GMOサインでの署名依頼方法は「GMOサインで署名依頼を行う」をご参照ください。
- GMOサインの「署名が完了したら」トリガーは、API経由で署名位置の設定を実施した文書の場合のみ起動します。GMOサインの管理画面上で署名完了した文書では起動しませんのでご注意ください。
- 詳細は「GMOサインのアプリトリガーを利用する際の注意点」をご参照ください。
まとめ
GMOサインとMazricaの連携によって、契約締結後の案件ステータス更新の自動化が実現できました。
今まで手動で行っていたステータスの更新業務が自動化されたので、人的フローによる重複や漏れなどのミスを軽減できるだけでなく、業務の大幅な効率化が期待できます。
Yoomを使えば、プログラミングの知識がなくても簡単にアプリの連携設定が可能です。
このブログで紹介したように初心者でも、テンプレートをコピーしてフローを作成できるので、とても気軽にアプリの連携に挑戦できます！
ぜひ、この機会にGMOサインとMazricaの連携を試してみてください。
また、ご紹介した連携以外にも、みなさんの業務にあったアプリ連携にチャレンジしてみてください！
