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ビジネスの現場では、契約の締結とその後の管理が重要なプロセスですよね。
でも、契約は文書の作成作業だけでなく、承認などの手順も多くて手間のかかる業務です。近年はアプリを導入して、業務負担を減らそうと取り組んでいる企業も多いのではないでしょうか。そこで今回は、GMOサインとMazricaを連携して、契約が締結がしたら、案件ステータスの更新を自動化する方法をご紹介したいと思います。
自動化によって、手作業によるミスを減らし、業務効率の大幅な向上が期待できます。
このブログでは、プログラミング不要で連携設定ができる方法も解説します。
ぜひ参考にしてみてください。
GMOサインとMazricaを連携すると、契約締結後に自動での案件ステータスの更新が可能になります。
今までのような手動での更新作業が不要となり、人的フローによるミスの減少が期待できます。
例えば、営業チームが新規の契約を締結した際、その情報が即座にMazricaに反映され、プロジェクトマネージャーや関係者がリアルタイムで状況を把握できます。
特に、複数の契約を同時に管理する必要がある企業にとっては管理業務の大幅な効率化が期待できます。
この連携により、業務プロセスの自動化が実現します。
例えば、契約が締結された瞬間にMazricaの案件ステータスが自動で「契約完了」に更新されるため、情報の遅延がなく、業務のスムーズな進行が期待できます。
プロジェクトマネージャーのようなプロジェクトの進行状況を常に把握する立場の人は、状況をリアルタイムで把握できるので、迅速かつ的確な対応が見込めます。
だけど、アプリの連携ってちょっとハードルが高いなと感じませんか。本来なら、GMOサインとMazricaという2つのアプリを連携させるには初期設定やシステムの習熟が必要な場合が多くて、設定やトラブルシューティングに時間がかかることがほとんどです。
でも、Yoomを利用すれば、簡単にノーコードでアプリの連携ができちゃうんです！
従来の連携と異なるYoomのメリットって何でしょうか？
Yoomは直感的に操作できるデザインなので、プログラミングの知識がなくても簡単に設定ができます。
だから、エンジニアじゃなくても気軽にアプリ連携にチャレンジできるんです。
Yoomは多様なテンプレートを提供しています。
テンプレートをコピーすれば一から作らなくていいので、初心者でも簡単にフローが作成できます。
またフローはユーザーのニーズに合わせて柔軟にカスタマイズできます。
連携可能なアプリがたくさんあるので、みなさんの業務フローに最適なアプリ連携を作れます！
まず、Yoomの公式サイトにアクセスし、アカウントを作成してください。
無料プランからはじめられますよ。
既にアカウントをお持ちの場合は、ログインしてください。
Yoomのアカウント発行ページ
※Yoomの基本的な操作はこちらを参考にしてください。
初めてのYoom
Yoomのアカウントにログインができたら、使用するアプリを登録します。
1)「マイアプリ登録」をクリックし、「新規作成」を選択してください。
2)登録したいアプリ(今回はGMOサインとMazrica)を選択し、使用するアカウントでログインしてください。
GMOサインの登録ができたら、もう一度「新規作成」をクリックして、Mazricaを登録をするという流れです。
GMOサインの詳しい設定方法はこちらを参考にしてください。
GMOサインとの連携について | Yoomヘルプセンター (intercom.help)
3)登録ができるとマイアプリにアイコンが表示されます。
GMOサインとMazricaのアイコンが表示されたか確認をしてください。
今回は、【GMOサインで締結が完了したら、Mazricaの案件ステータスを更新する】というフローを作成します。
このテンプレートは、GMOサインで締結の完了後すぐに、自動でMazricaの案件ステータスを更新することで手作業による手間を省きます。
このフローに続けて『メールを送る』というアクションの追加をすると、案件の締結をすぐに担当者へ知らせることもできます。
また事前にMazricaの案件IDをGMOサインの詳細情報に入力・管理しておくと、IDによる確実な案件取得も行えます。
1)テンプレートをコピーしてマイプロジェクトからフローボットを開きます。
先ほど紹介したテンプレートのアイコンをクリックしてコピーをします。
テンプレートをコピーすれば、組み立てを一からする必要もないので、簡単にフローが作成できます。
2)右上の「編集する」をクリックします。
タイトルはフローの内容がわかりやすいように記入してあります。
詳細も含め、変更可能です。
使用しやすいように変更してください。
3)「アプリトリガー 署名が完了したら」をクリックします。
4)トリガーアクションは「署名が完了したら」を選択して、「次へ」をクリックします。
5)WebhookURLをコピーし、対象アプリの管理画面で設定を行なってください。
Webhookイベントを送信、またはトリガーとなるイベントを実行し、「テスト」をクリックします。
テストが成功したら、「保存」します。
6)フローに戻ったら、「アプリと連携する アクセストークンの生成」のアイコンをクリックします。
8)アクションは「アクセストークンの生成」を選択し、「次へ」をクリックします。
9)シークレットキー、顧客IDはGMOサインにお問合せください。
項目が入力できたら、「テスト」をクリックします。
テストが成功したら、「保存」します。
10)フローに戻ったら、「アプリと連携する 文書詳細情報の取得」のアイコンをクリックします。
11)アクションは「文書詳細情報の取得」を選択し、「次へ」をクリックします。
12)シークレットキー、顧客IDはGMOサインにお問合せください。
アクセストークンとトランザクションIDは先に連携した内容のため、候補から選択できます。
項目が入力できたら、「テスト」をクリックします。
テストが成功したら、「保存」します。
13)フローに戻ったら、「アプリと連携する 案件情報の検索」のアイコンをクリックします。
14)検索キーワードに先に連携した候補から{{管理番号}}を選択します。
入力できたら、「テスト」をクリックします。
テストが成功したら、「保存」します。
※今回例として管理番号を使用しています。実務ではMazricaとGMOサインで照合できる項目をあらかじめ用意いただき、そちらを検索キーワードとして使用してください。
15)フローに戻ったら、「アプリと連携する 案件情報を更新」のアイコンをクリックします。
16)アクションは「案件情報を更新」を選択し、「次へ」をクリックします。
17)項目を入力します。
必要に応じて、先に連携したアウトプット情報を選択しながら入力します。
項目が入力できたら、「テスト」をクリックします。
テストが成功したら、「保存」します。
18)これで【GMOサインで締結が完了したら、Mazricaの案件ステータスを更新する】というフローの完成です。
19)最後にトリガーを「ON」に切り替えて、フローボットを起動させ、一度正しく作動するか確認してください。
まとめ
GMOサインとMazricaの連携によって、契約締結後の案件ステータス更新の自動化が実現できました。
今まで手動で行っていたステータスの更新業務が自動化されたので、人的フローによる重複や漏れなどのミスを軽減できるだけでなく、業務の大幅な効率化が期待できます。
Yoomを使えば、プログラミングの知識がなくても簡単にアプリの連携設定が可能です。
このブログで紹介したように初心者でも、テンプレートをコピーしてフローを作成できるので、とても気軽にアプリの連携に挑戦できます！
ぜひ、この機会にGMOサインとMazricaの連携を試してみてください。
また、ご紹介した連携以外にも、みなさんの業務にあったアプリ連携にチャレンジしてみてください！
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